Hattfjelldal kommune ArkivKode: FE - 420, TI - &21 Arkivsak: <Sas_ArkivSakID> JournalpostID: 18/1781 Saksbehandler: Anne Haugberg Dato: 22.03.2018 Virkemidler i omstillingsprosessen 2018 Utvalg Møtedato Saksnummer Partssammensatt utvalg 11.04.2018 004/18 Rådmannens innstilling: Prosjektgruppen for omstillingsprosessen anbefaler at Hattfjelldal kommune stiller følgende virkemidler til disposisjon for partene i det videre arbeid med omstillingsprosessen: sluttpakke tilsvarende 3 måneders lønn. kjøp av coaching-tjenester til overtallige. I tillegg kommer generell opplæring i nye arbeidsoppgaver ved en eventuell omplassering/ endringsoppsigelse internt i virksomheten, bruk av bedriftshelsetjenestens tjenester til enkeltpersoner ved behov og NAVs virkemiddelapparat for personer som blir arbeidsledige. Partssammensatt utvalg tar prosjektgruppens anbefaling på bruk av virkemidler i Partssammensatt utvalg 11.04.2018: Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. P- 004/18 Vedtak: Prosjektgruppen for omstillingsprosessen anbefaler at Hattfjelldal kommune stiller følgende virkemidler til disposisjon for partene i det videre arbeid med omstillingsprosessen: sluttpakke tilsvarende 3 måneders lønn. kjøp av coaching-tjenester til overtallige. I tillegg kommer generell opplæring i nye arbeidsoppgaver ved en eventuell omplassering/ endringsoppsigelse internt i virksomheten, bruk av bedriftshelsetjenestens tjenester til enkeltpersoner ved behov og NAVs virkemiddelapparat for personer som blir arbeidsledige. Partssammensatt utvalg tar prosjektgruppens anbefaling på bruk av virkemidler i Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 11.04.2018 Mona Vik Formannskapssekretær
Habilitet: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Oppsummering av saken: På bakgrunn av at det i kommunestyret i sak nr.: 002/18 ble signalisert at partssammensatt utvalg skulle ta endelig stilling til hvordan midlene som kommunestyret bevilget til omstillingsprosessen skal benyttes, fremmes det derfor sak om bruk av virkemidler i omstillingsprosessen. Prosjektgruppen har siden januar i år vurdert mulige virkemidler i omstillingsprosessen. De har etter grundige vurderinger kommet frem til at Hattfjelldal kommune bør gi tilbud om sluttpakke tilsvarende 3 måneders lønn til alle som bli overtallige og til medarbeidere som har fylt eller fyller 62 år i løpet av 2018. Videre vil man kjøpe coaching-tjenester til personer som blir overtallige for å sette dem bedre i stand til å finne seg nytt arbeid og gjøre dem bevisst på egen økonomisk situasjon, ved overgang fra det å være lønnsmottaker i Hattfjelldal kommune til å bli dagpengemottaker hos NAV. Prosjektgruppen gjør videre oppmerksom på at ved omplassering til nye arbeidsoppgaver har den/de omplasserte krav på samme opplæring som f.eks. en nyansatt medarbeider har. Videre kjøper arbeidsgiver i dag individrettede tjenester til enkeltpersoner fra bedriftshelsetjenesten som et ledd i sitt HMS-arbeid, og partene er innforstått med at behovet for slike tjenester kan øke i omstillingsprosesser. Prosjektgruppen har også hatt samtaler med lokal NAV-leder i forhold til hva NAV kan bidra med overfor personer som blir arbeidsledig som et resultat av omstillingsprosessen. Saksopplysninger: Kommunestyret bevilget i sak nr.: 002/18 fire millioner kroner til dekning av kostnader i omstillingsprosessen, samtidig som rådmannen i saken la opptil at styringsgruppen for omstillingsprosjektet skal fatte et konkret vedtak på bruken midlene og hvilke virkemidler som skal benyttes. Rådmannen informerte den 15.02.2018 partssammensatt utvalg om at Telemarksforskning var valgt som tilbyder av utrednings- og analysearbeid i omstillingsprosessen. Oppdraget har en kostnadsramme på kr. 331.500,- ekskl. mva. Resultatet av omstillingsprosessen i Hattfjelldal kommune forventes å bli at flere medarbeidere vil bli overtallige, og at kommunen som arbeidsgiver derfor vil måtte gå til oppsigelse av disse. Ihht. Hovedavtalen kapittel B 1-4-1 plikter arbeidsgiver i forbindelse med omstilling og utviklingsarbeid å drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd i forhold til bl.a. mulige alternative løsningsmodeller ved avgang (som f.eks. etterlønnsordninger). Prosjektgruppen for omstillingsprosessen har siden januar i år vurdert mulige virkemidler i omstillingsprosessen. Etter grundige vurderinger har man kommet frem til at tilbud om sluttpakke og kjøp coaching-tjenester til overtallige er de riktige virkemidlene. I tillegg kommer NAVs tilbud til arbeidsledige, generell opplæring i nye arbeidsoppgaver ved omplassering/endringsoppsigelse og bruk av bedriftshelsetjenestens tjenester til enkeltpersoner ved behov. Begrepsdefinisjoner: Arbeidstakere som blir utpekt som overtallige, vil ha rett til å få tilbud om «annet passende arbeid» om dette finnes, jf. arbeidsmiljøloven 15-7. Begrepet annet passende arbeid må forstås vidt. Så lenge man er kvalifisert for stillingen vurderes det som «annet passende arbeid» selv om dette er utenfor arbeidstakers interesse felt. Et eksempel her kan være en person som er ansatt som lærer, men som pga. nedbemanningsprosessen gis tilbud om assistentstilling.
Av hovedtariffavtalen kapittel 1 3 punkt 3.4.1 følger det: «Ved omplassering/overgang til lavere lønnet stilling i samme kommune pga. omorganisering, sykdom, skade, rasjonalisering eller andre grunner som ikke skyldes arbeidstakers forhold, skal arbeidstakeren beholde sin nåværende lønnsplassering som en personlig ordning. Omplassering: Hvis en kan plassere en medarbeider inn i en ny stilling uten at grunnpreget i stillingen endres kalles dette omplassering og ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett. Et eksempel på dette er at man får endret arbeidssted for tiden, mens stillingstittel og stillingskode er uendret. Endringsoppsigelse: Hvis en virksomhet derimot har «annet passende arbeid» å tilby, men stillingens grunnpreg blir vesentlig endret benytter man seg av en endringsoppsigelse. Ved en endringsoppsigelse mottar arbeidstakeren en ordinær oppsigelse samtidig som vedkommende mottar tilbud om en annen jobb i virksomheten. Et eksempel her er fra stilling som sykepleier til stilling som hjelpepleier. Ved en endringsoppsigelse gjelder de samme kravene til saklighet som ved oppsigelse. Oppsigelse: Når en virksomhet ikke har annet passende arbeid å tilby, vil arbeidstakere som er overtallige bli oppsagt og etter endt oppsigelsestid være ute av vår virksomhet. De må da søke om dagpenger fra NAV hvis de ikke har fått seg ny jobb innen oppsigelsestidens utløp. Virkemidler i omstillingsprosessen: Prosjektgruppen har kommet frem til at følgende virkemidler vurderes som riktige i forbindelse med omstillingsprosessen 2018. Sluttpakke: Det tilbys 3 måneders lønn i sluttpakke. Til grunn for vurderingen av lengden på sluttpakker inngår: kommunens økonomiske situasjon at en forventer at antall overtallige vil bli langt høyere enn i 2016 at ansatte som blir overtallige gjennom tilbudet vil føle en viss grad av rettferdighet Hvem skal få tilbud om sluttpakke: Alle som blir overtallige skal kunne søke og få tilbud om sluttpakker mot at de fraskriver seg retten til å gå til søksmål m.m. etter bestemmelsene i aml. 17-3 til 17-5. Alle faste medarbeidere som fyller eller har fylt 62 år i 2018. «Coaching til overtallige»: Virkemidlet «coaching til overtallige» går ut på at Hattfjelldal kommune kjøper tjenester fra private firma som kan lære opp overtallige i hvordan man skriver gode søknader m/cv, intervjutrening o.l., i tillegg til eventuelt å gi personlig økonomisk veiledning til de som blir overtallige. Andre virkemidler: Vi vil benytte oss av bedriftshelsetjenestens tilbud om kjøp av f.eks. psykologtjenester til enkeltpersoner ved behov. Personer som får nye arbeidsoppgaver og eller endret arbeidssted for tiden etter omstillingsprosessen, vil på lik linje med eventuelle nye medarbeidere få opplæring i sine nye arbeidsoppgaver. NAV vil bidra med sine virkemidler til personer som blir overtallige.
Vurdering: Prosjektgruppen har fått opplysninger fra lokal NAV-leder om hvilke virkemidler NAV har til rådighet for personer som blir arbeidsledige, og hva de kan bistå med både overfor den enkelte arbeidstaker og overfor arbeidsgiver. På tross av dette har prosjektgruppen drøftet behovet for å stille ytterligere virkemidler til disposisjon i forbindelse med årets omstillingsprosess. Bakgrunnen for dette er at partene forventer at omstillingsprosessen vil få relativt store personellmessige konsekvenser, med tanke på at driften må reduseres i størrelsesorden 15 millioner kroner. En må derfor forutsette at Hattfjelldal kommune vil komme i en overtallighetssituasjon. Hvor mange som blir overtallige har man foreløpig ikke oversikt over, men antallet kan bli betydelig. Ved å ha konkrete virkemidler å tilby overtallige vil dette kunne bidra til at omstillingsprosessen kan bli litt enklere enn uten slike virkemidler. Svært mange av dem som blir overtallige i nedbemanningsprosesser opplever dette som et personlig nederlag, selv om de rasjonelt sett aksepterer årsaken til at nettopp de blir overtallige. Partene mener at de som blir overtallige i større grad vil oppleve en form for rettferdighet hvis de opplever at arbeidsgiver tilbyr dem noe ekstra utover lovens minimumskrav (lønn fra arbeidsgiver med tilhørende arbeidsplikt i oppsigelsestiden). Målet med bruk av virkemidler er å minimere usikkerheten i omstillingsprosessen mest mulig, samtidig som arbeidsgiver vil få bedre kontroll på kostnadene i prosessen. Virkemidlet «sluttpakke» ble også benyttet ved omstillingsprosessen i 2016. Den gang var sluttpakken på 6 måneders lønn til den enkelte. Prosjektgruppen har etter grundige vurderinger kommet frem til at sluttpakkens størrelse denne gangen bør ligge på 3 måneders lønn. Årsaken til dette er at man forventer at det blir langt flere som blir overtallige nå enn i 2016. I 2016 var det kun 3 personer som søkte og fikk innvilget sluttpakke. Det å tilby sluttpakke kan bidra til at bemanningsreduksjonen i større grad skjer gjennom en grad av «frivillighet». Noe som igjen vil bidra til å forenkle prosessen, samtidig som har kontroll med kostnadene. Utbetaling av sluttpakker vil være en engangs kostnad for virksomheten. Prosjektgruppen har kommet frem til at alle som har fylt eller fyller 62 år i løpet av 2018 vil kunne søke om å bli tilstått en sluttpakke tilsvarende 3 måneders lønn, mot å si opp sin stilling i kommunen frivillig for å gå over i pensjonistenes rekker. På denne måten håper partene å kunne få frigitt noen årsverk, som enten kan inndras direkte eller som kan benyttes til omplassering av personer som blir overtallig i samme eller annen enhet i virksomheten. Det gjøres dog oppmerksom på at arbeidsgiver her vil foreta en konkret vurdering av den enkeltes søknad opp mot arbeidsgivers behov for kompetanse. Videre har partene kommet frem til at alle som blir overtallige, dvs. mottar oppsigelse fra arbeidsgiver, skal kunne søke om og få innvilget sluttpakke tilsvarende 3 måneders lønn mot at de fraskriver seg retten til å gå til søksmål m.m. i henhold til arbeidsmiljøloven 17-3 til 17-5. Ved store nedbemanninger i det private er det relativt vanlig at arbeidsgiver engasjerer firma til å coache/veilede/råde medarbeidere som blir overtallige i hvordan de bør gå frem for å søke nytt arbeid, utforme skriftlige søknader m/cv, hvordan opptrer man på intervju o.l., i tillegg til eventuelt å tilby personlig økonomisk rådgivning. De aller fleste som blir overtallige vil ha rett fra dagpenger fra NAV, men dagpengene utgjør ca. 62,4% av lønna man mottok fra arbeidsgiver. Gjennom økonomisk rådgivning kan man få svar på spørsmål som: 1) Bør du ta spesielle hensyn slik at dagpengene dekker dine økonomiske forpliktelser m.m. 2) Hvordan vil en jobb som dagpendler/ukependler påvirke økonomien til deg og din familie osv. Partene mener at denne type tjenester vil være et godt hjelpemiddel til de som blir overtallige, både i forhold til å finne seg nytt arbeid og for å kunne ivareta sine økonomiske forpliktelser under endrede økonomiske forutsetninger. For dess bedre informasjon den enkelte har, dess enklere er det å gjøre de nødvendige tilpasninger inntil situasjonen igjen normaliserer seg. Videre signaliserer arbeidsgiver gjennom denne type tiltak at vi bryr oss om hva som faktisk skjer med dem, selv om de ikke lenger har et ansettelsesforhold i Hattfjelldal kommune. Siden administrasjonen foreløpig ikke har innhentet tilbud på kjøp av slike tjenester kan man ikke opplyse hva dette tiltaket konkret vil koste Hattfjelldal kommune. Både kjøp av individrettete tjenester fra bedriftshelsetjenesten og opplæring av medarbeidere i
nye arbeidsoppgaver er oppgaver som inngår i kommunens ordinære drift i dag, jf. lov- og avtaleverk. Administrasjonen ser derfor ikke behov for å kommentere dette ytterligere utover informasjon gitt under punktet Administrative og økonomiske konsekvenser. Administrative og økonomiske konsekvenser: De administrative og økonomiske konsekvensene vil variere i forhold til de ulike tiltakene og virkemidlene. Avtalen med Telemarksforskning har en kjent kostnadsramme, og selv om engasjementet av Telemarksforskning er et ledd i omstillingsprosessen kan det ikke omtales som et virkemiddel i prosessen. En velger likevel å omtale forholdet siden funnene som Telemarksforskning gjør i sitt arbeid vil få administrative og økonomiske konsekvenser, men man vet ikke omfanget av dette før rapporten fra arbeidet foreligger og kommunestyret har fattet sitt vedtak. Kostnadene knyttet til Telemarksforskning skal for øvrig også dekkes av bevilgningen på fire millioner kroner. Kostnadene ved kjøp av coaching-tjenester til overtallige vil være et kjent beløp når tilbud fra potensielle leverandører foreligger og antall personer som vil benytte seg av tilbudet er kjent. Virkemidlet gir ubetydelige administrative konsekvenser, utover det å ha kontakt med leverandør og å informere overtallige om tiltaket. I forhold til bruk av sluttpakker er de økonomiske konsekvensene av dette p.t. ukjent, siden vi ikke vet hvor mange som ønsker å benytte seg av dette tilbudet. Denne usikkerheten må vurderes opp mot det faktum at hvis vi får mange overtallige, men få som benytter seg av tilbudet, vil kommunen uansett pådra seg lønnskostnader av ukjent størrelse. Bakgrunnen for dette er at man da kan anta at dess sto flere av de overtallige vil kreve å stå i stillingen til saken er avgjort ved dom. De administrative konsekvensene av virkemidlet begrenser seg til å informere om tilbudet, behandle søknader og inngå avtale om sluttpakke med den enkelte. Basert på erfaringene fra omstillingsprosessen 2016 forventes de administrative og økonomiske konsekvensene av kjøp av individrettede tjenester fra bedriftshelsetjenestene å bli ubetydelige og kunne håndteres innenfor ordinær drift. Opplæring av ansatte som pga. av omplassering får nye arbeidsoppgaver, medfører ingen særskilte administrative og økonomiske konsekvenser. Dette er ordinære kostnader virksomheten får i forbindelse med enhver rekruttering av nye medarbeidere eller ved omplassering pga. helsemessige forhold o.l. Det gjøres oppmerksom på kostnadsrammen på fire millioner kroner for omstillingsprosjektet kan bli overskredet hvis prosessen ikke er sluttført som planlagt innen 31.12.2018 og/eller at antallet som søker og får innvilget sluttpakke blir høyere enn estimatet som er gjort på svært usikre antakelser om resultatet av omstillingsprosessen. Kontering: Kostnader i forbindelse med omstillingsprosessen konteres ansvar 700 Omstilling. Konklusjon/anbefaling: Det anbefales at partssammensatt utvalg tar prosjektgruppens anbefaling til virkemidler i