Rekruttering funksjonalitet Rutiner for Oppland fylkeskommune

Visma Enterprise HRM Rekruttering funksjonalitet Rutiner for Oppland fylkeskommune Sist oppdatert 13.02.2017

Innholdsfortegnelse 1 Opprette en rekrutteringssak (steg 1-7)... 3 2 Utlysning av stilling... 11 3 Bestilling av annonser... 11 4 Integrasjon mot P360... 12 5 Registrering av søknader mottatt pr post eller epost... 12 6 Søkere som ber om unntatt offentlighet... 13 7 Bekreftelse på mottatt søknad... 14 8 Søknadsfristen er ute - søkerlister... 15 9 Søker trekker seg... 16 10 vurdering av søkere... 16 11 Intervju avtale... 16 12 Innstilling og tilbud... 18 13 Jobbsøker takker nei... 19 14 Jobbsøker takker ja Overføring til HRM... 19 15 Overføring av dokumenter til personalmappe... 20 16 Avslutte tilsettingsprosessen... 20 Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 2 av 20

1 OPPRETTE EN REKRUTTERINGSSAK (STEG 1-7) Rekrutteringsmodulen i Visma brukes ved ekstern og intern utlysing av ledige stillinger i hele Oppland fylkeskommune. Når stillingen legges inn ved gjennomføring av stegene 1-7. Arbeidet med utlysing av stillinger gjøres i Rekrutteringsadministrasjon. Alle felt i veiviseren må fylles ut før det blir lagret. Endringer kan gjøres i etterkant. Start arbeidsprosessen ved å velge «Ny stilling» fra menyen. Steg 1 Stillingsinformasjon Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 3 av 20

Alle felt merket med * må fylles ut: Tittel: Tittelen i stillingsinformasjon skal være ensartet for at vi umiddelbart skal se hvilken skole eller fagenhet annonsen gjelder. Overskriften skal skrives slik: NG vgs, avd Otta Undervisningsstilling i norsk og engelsk Vinstra vgs Elevassistent Karrieresenteret Hadeland Karriererådgiver Tannklinikken Dovre Tannlege Regionalenheten Rådgiver plan Jobbkategori: Må alltid fylles ut. Øvrige stillinger er for eksempel elevassistent, kantinemedarbeider, agronom. Lokasjon: Den fagenheten/skolen/tannklinikken der det er ledig stilling. Skolene velger lokasjonslogo fagenhetene bruker selskapslogo (dvs. OFKs logo). Disse boksene skal alltid være huket av: Skal stillingen legges på Enterprise Web Begrens innsyn til saksbehandler (bare angitte saksbehandlere får innsyn i saken) Skal overføres til sakarkiv Ved intern utlysing skal det også hukes av for: Kun intern stillingsutlysning Ordningsverdi: Hopp over denne (sett 0) Stilling: Alle undervisningsstillinger knyttes til stilling «Undervisningsstilling» i stillingsregisteret (stilling 8888 i tabell 4016 ikke knyttet til off. st.kode). Lønn/gr/ramme: Legg inn G ved valg at st.kode 8888. Still.type: Velg stillingstype LF eller LV for lærer- og skolelederstillinger. Utlysingsdato: Legg inn dd. Stillingene legges ut fortløpende på nett. Annonser i avisene kommer i fellesannonser på torsdager. Søknadsfrist: Sett søknadsfrist på onsdager. Normalt 3 uker søknadsfrist Tiltredelsesdato: Sett inn den datoen da stillingen er ledig (anslå tidspunkt har ingen praktisk betydning og vises ikke i annonsen). Vår referanse: I tillegg til det automatiske løpenummeret legges inn årstall og saksbehandlers initialer slik: 478/17 GH. Søknad merkes: Bruk det samme som vår referanse. For å få blå pil på knappen Neste, dvs. få mulighet til å gå videre til neste steg må du ut av det sist registrerte feltet med musepekeren. Sett markøren i et av de åpne feltene nederst. Saksbehandlingsstart: Ikke nødvendig Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 4 av 20

Husk: Trykk Neste Steg 2 - Lønnsopplysninger og kontering Kontering MÅ alltid fylles ut med ansvar og funksjon. Stillinger i HTA kap 4 (tabell 4016) får opp forslag i tråd med minstelønnssatsene. Dette kan bli stående, da det ikke har noen betydning for endelig lønnsplassering. Det legges ikke inn lønnsopplysninger for stillinger i kap 3 og 5. Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 5 av 20

Steg 3 - Kontakt/saksbehandler/antall stillinger Kontaktpersoner: Personer som framkommer i stillingsannonsen og er de som kan svare på stillingens innhold (vanligvis fagenhetsleder/avdelingsleder og alltid rektor). Det bør være 2 kontaktpersoner Saksbehandler: De(n) som skal behandle tilsettingssaken i rekrutteringsmodulen, inkl. ledere som skal ha innsyn, legges inn. Det kan være hensiktsmessig at samme saksbehandler har ansvar for hele prosessen på en stilling. Det er viktig å definere riktig rolle på de personene som legges inn. Marker personens navn, høyre-klikk og velg Endre person: Hovedkontakten: Den som kan svare på stillingens innhold, gangen i prosessen og som søker kan henvende seg til (saksbehandler /leder) Tilbudskontakt: Rolleinnehaver skriver under følgebrev til arbeidsavtale, som reell saksbehandler, se også om brevtyper i Steg 7 Sak-/arkivbruker: Saksbehandler som skal stå som saksansvarlig i P360. Det må alltid settes hake for Sak-/arkivbruker for å få automatisk saksnummer i P360 Telefonnummer skrives slik: 333 22 333 (tre-to-tre tall for mobiltelefon), 22 22 22 22 (to-to-to-to tall for fasttelefon) Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 6 av 20

Flere opplysninger om personen/rollen bør legges inn (navn, stillingsbenevnelse, telefonnummer mv.). Dette er avgjørende for at informasjonen i brevene skal bli riktig: Antall stillinger: Her kan det legges inn stillinger med ulike prosenter for eksempel en stilling 100 % og en stilling 80 % (ikke to stillinger på 180 %). Stillingsprosentene kan justeres senere i prosessen. Steg - 4 Spørsmål Her kan dere velge standard spørsmål fra forhåndsdefinert liste. Nye spørsmål legges inn ved behov ta kontakt med HR for oppretting av nye spørsmål. Steg 5 Stillingsbeskrivelse Teksttyper (fete overskrifter i annonsen) kommer automatisk opp i den rekkefølgen de ligger i oversikten. Slett de teksttypene som ikke er aktuelle. Teksttype/ Overskrift i annonseteksten Logotekst Ingress Innhold Dette punktet fungerer som en «lokal ingress». Her er det lagt inn en standard tekst for hver skole, hver tannklinikk og for sentraladministrasjonen. Teksten kommer opp automatisk og skal ikke endres. Ved behov for endringer, meld fra til Marianne Mobæk slik at endringen gjøres i malen. Det skal ikke skrives noe i feltet Beskrivelse. Ingressen legges inn i den store boksen under Beskrivelsesfeltet. Ingressen er 1-2 setninger om stillingen, for eksempel: Gjøvik videregående skole har ledig inntil 100 % fast Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 7 av 20

Om fagenheten undervisningsstilling i norsk fra 1. januar 2016. Valdres videregående skole har ledig 75 % vikariat i matematikk fra 15. januar 2016. Tannhelsetjenesten søker tannhelsesekretær i 50 % fast stilling til Tannklinikken Hadeland fra 1. februar 2016. Regionalenheten søker rådgiver innen vann- og fiskeforvaltning i et 3-årig engasjement. Legg inn kort beskrivelse av fagenheten (skolene og tannhelsetjenesten skal ikke velge denne teksttypen) Vi søker deg som Vi tilbyr Om stillingen Arbeidsoppgaver Ønskede kvalifikasjoner Ønskede egenskaper Søknad Her skal det stå noen egenskaper og eventuelle kvalifikasjoner som er viktige for denne stillingen, og hvilken type person vi er ute etter. Tenk gjennom hvilke egenskaper som er viktige for denne stillingen, og hvorfor. Skriv hva vi kan tilby søkeren. Hvilke utviklingsmuligheter har man i stillingen? Hvorfor er det fint å jobbe hos oss? osv. Standardtekst som kommer automatisk bør ligge til slutt Legg inn stillingstype og beskrivelse av arbeidsområdet Stillingsprosent Tiltredelse Lengde på vikariat Teamtilhørighet osv. Beskrivelse av arbeidsoppgaver og ansvar. Vær konkret, slik at søkeren forstår hva som ligger i stillingen. Nødvendige og ønskede kvalifikasjoner beskrives her. Utdanning, erfaring osv. Nødvendige og ønskede egenskaper for stillingen. Vil kanskje ikke være nødvendig å bruke når man har med Vi søker deg som. Her er det lagt inn standard tekst på alle jobbkategoriene Søknad nynorsk Her er det lagt inn standard nynorsk tekst på de fleste jobbkategoriene. («nynorsk» fjernes etterpå slik at det også vil stå bare Søknad som overskrift på nynorske utlysninger) Husk å sjekke helheten i annonsen til slutt (Vis-knappen + Velg skriver + Åpne). Kan eventuelt sendes til rektor/fagenhetsleder for info. Dette må gjøres før saksbehandler setter status «Klar for utlysing». Annonsen skrives ut og legges på saken i P360 (se også kommentar etter steg 7). Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 8 av 20

Steg 6 Medier Huk av for aktuelle medier der det skal annonseres NAV, Oppland.no, LinkedIn og Facebook er standard for alle annonser. I tillegg må det krysses av for Finn.no og fagblader når de benyttes. Dette feltet er informasjon til annonsemottaket og vil ligge som valg for søkerne til å svare på hvor de har sett annonsen. Annonsemottaket vil alltid kvalitetssikre annonseteksten før annonsene legges ut. Steg 7 - Velg brevtype Følgende brevtyper er standard i Visma Enterprise: Bekreftelsesbrev bekreftelse på mottatt søknad på norsk og nynorsk Intervju innkalling til intervju Tilbud arbeidsavtalen og personalreglementet vedlegges Avslag avslagsbrev på søknad på norsk og nynorsk Kontrakt -arbeidsavtale (velg en av de 6 arbeidsavtalene som er tilgjengelige) Egendefinert brev/melding til søkerne for eksempel i forbindelse med spørsmål om Unntatt offentlighet Trukket søknad brev som bekrefter trukket søknad Brevtype ikke kan endres senere i prosessen. Alle brevtyper (med unntak av Tilbud vedlagt Arbeidsavtale) sendes som vedlegg til epost til søker. Det må velges riktig Kontrakt-arbeidsavtale: Undervisningspersonalet: Velg Arbeidsavtale om fast tilsetting i undervisningsstilling eller Arbeidsavtale om tidsbegrenset tilsetting i undervisningsstilling Skoleledere: Velg Arbeidsavtale om fast tilsetting som skoleleder eller Arbeidsavtale om tidsbegrenset tilsetting som skoleleder Øvrige ansatte: Velg Arbeidsavtale om fast tilsetting eller Arbeidsavtale om midlertidig tilsetting Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 9 av 20

Husk å angi hvem som signerer alle brevene. Hvis ikke dette gjøres, blir alle brevene sendt uten signatur. Kontrakt=arbeidsavtale, tilbud=følgebrev. Disse sendes alltid ut i to eksemplarer via posten. Redigering av annonse og stillingsinformasjon Når steg 1-7 er gjennomført er det mulig å gå tilbake og redigere annonsen og stillingsinformasjonen. Gå inn på fana Stilling via veiviser for ny stilling og gjør eventuelle korrigeringer før annonsen klargjøres. Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 10 av 20

2 UTLYSING AV STILLING Saksbehandler setter status til «Klar for utlysning» og velg «Send stillingsutlysning pr e-post» til annonse@oppland.org Skriv i e-posten hvilke aviser, nettsteder mv. dere ønsker at stillingen skal annonseres i hvis det er flere enn de som er angitt i Steg 6 Medier. Tips: Send kopi av eposten til deg selv for å ha dokumentasjon på hvilke medier som er bestilt for annonsering. Annonsemottaket setter status til Utlyst (skal ikke gjøres av saksbehandler). Dersom det blir aktuelt med 2. gangs utlysing eller utvidet søknadsfrist, må det legges inn ny søknadsfrist og eventuelt endre søknadstekst før det sendes mail til Marianne Mobæk som annonserer på nytt. Send e-mail til hver og en søker som allerede har søkt stilling hvor det informeres om at stillingen har utvidet søknadsfrist og om de opprettholder sin søknad. 3 BESTILLING AV ANNONSER Ønsker dere andre aviser, fagblader eller nettsteder utover standard, så skriv det i e-posten. På nett Alle stillinger legges ut på nav.no, og de som ønsker kan få stillingen utlyst på finn.no (kr 5100 + mva. pr heltidsstilling, kr 2400 + mva. for deltidsstilling - priser per 02.02.17) Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 11 av 20

4 INTEGRASJON MOT P360 Innkomne papirsøknader skal IKKE journalføres når de kommer til arkivet, men sendes rett til den saksbehandler som har saken. Saksbehandler registrerer søknaden i Rekrutteringsmodulen. I Rekruttering blir alle aktuelle dokumenter automatisk overført til Public 360. Det opprettes automatisk sak når utlysningsteksten settes med status «Utlyst». Første søknad blir registrert i Rekruttering og søknadene blir overført til arkivsaken. Man får ikke tak i saksnr i P360 før første søknad kommer inn. I tillegg vil all korrespondanse med søker automatisk bli overført til P360. Integrasjon/overføring av dokumenter til Public 360 gjøres en gang pr døgn. Annonsen legges manuelt inn i P360 som internt notat (N-notat). Husk at det er siste versjon av annonsen som skal legges inn. Marianne Mobæk legges inn i feltet Mottaker. 5 REGISTRERING AV SØKNADER MOTTATT PR POST ELLER EPOST Søknader mottatt pr. post eller e-post, må legges inn manuelt i Rekruttering. For innlegging av ny søker - stå på aktuell stilling under Oversikt over stillinger - høyreklikk og velg Ny søker. Legg alltid inn 11-siffer fødselsnummer hvis dette er oppgitt. Gjennomfør de nødvendige stegene. Registrering kan bare gjøres så lenge status er «Utlyst». Som et minimum må det legges inn utdanning og erfaring + yrkestittel (krav i offentlig søkerliste). Husk å sjekke om personen ligger i basen allerede før du starter registreringen. Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 12 av 20

Søknad som kommer pr. post: Søknadsteksten kan scannes og legges som vedlegg i søknadsbildet. Søknad som kommer som epost: Søknadsteksten kan kopieres inn i søknadsfeltet (ctr c/ctr v). Utdanning og praksis må registreres manuelt. Registrering av utenlandske søkere: Velg land Sett postnummer til 0000 Sett poststed til landets navn. 6 SØKERE SOM BER OM UNNTATT OFFENTLIGHET OFK bruker det egendefinert brevet for å gi tilbakemelding til disse når begrunnelsen for å be om unntatt offentlighet ikke blir akseptert. OFK har utarbeidet en standard tekst som dere må ha liggende lett tilgjengelig og kopiere denne inn i brevet: «Etter en grundig vurdering av din begrunnelse for å be om konfidensiell behandling av søknad til stilling som (stillingstittel), kan Oppland fylkeskommune dessverre ikke ta hensyn til denne. Begrunnelsen er at hensynet til offentlighetens interesser er mer tungtveiende enn de argumenter du har gitt i din søknad. Avisene vil få tilgang til offentlig søkerliste... (dato senest søknadsfristen). Før denne fristen ber vi om å få bekreftelse fra deg på at meldingen er mottatt, og om dette har noen konsekvens for din søknad. Det vises til bestemmelsene i offentlighetslovens 25.» Hovedregelen er at unntak ikke gis. Det vises til reglene i «Rutinebeskrivelse for tilsettingsprosessen» pkt 4.3. 1. Søknaden fra søkeren settes med status Mangel (stå i fanen «Oversikt over jobbsøkere», høyreklikk på Meny + Mangel) inntil det foreligger tilbakemelding fra søker om de opprettholder eller trekker søknaden. Dette må gjøres før status settes til Søkere vurderes. 2. Det kommer opp en ny boks, legg inn overskrift Unntatt offentlighet og lim inn fylkeskommunens standard tekst (se over). 3. Trykk deretter OK og gå til stillingen, høyreklikk og send egendefinert brev. 4. Hvis dere ønsker å se på brevet før utsending: Gå til Logg 5. Svar fra søker (epost el) skal også overføres til P360-saken (UO 25) 6. Dersom anmodningen om unntak godkjennes: La hake for UO bli stående og legg inn kommentar om dette 7. Dersom anmodningen om unntak IKKE godtas: Husk å slette hake for UO Husk å sette status fra Mangel til Ny søker på søknaden når vedkommende bekrefter at stillingen kan være offentlig. Sett alltid "flagget" tilbake til ny søker(blått) Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 13 av 20

7 BEKREFTELSE PÅ MOTTATT SØKNAD Det bør daglig kontrolleres om nye søknader er mottatt. Bekreftelse på mottatt søknad skal sendes søker innen 3 dager på følgende måte: 1. Klikk på den utlyste stillingen (venstre side), velg fanen Søkere (høyre side) og dobbeltklikk på søker for å få opp personlige opplysninger 2. Sjekk at søkerne har lagt inn epostadresse 3. Lukk bildet med X i høyre hjørne 4. Hvis dere ønsker å se bekreftelsesbrevet før det sendes: Klikk på stillingen, velg Meny + Logg + Brev. Trykk på navnet til søker + Velg funksjon + Vis brev 5. For å sende brevet pr epost: Klikk på stillingen, velg Meny + Brev + Send bekreftelsesbrev 6. For å sjekke at epost er sendt: Klikk på stillingen, velg Meny + Logg + Brev NB! Du kan høyre-klikke på stillingen i stedet for å velge Meny. Statuskoder I oversikten over søkere vises status for søker ved et flagg. Fargen på flagget endres automatisk når status på søker endres, for eksempel fra ny søker (blått flagg) til søker vurdert (grønt flagg). Søkeren kan følge med på eget statusflagg på sine jobbsøknader. Det er derfor viktig at flaggfargen stemmer med faktisk situasjon for den enkelte søker. Status trukket og status avslag har samme flaggfarge. Utilsiktet endring av flagg på søker Hvis du har gitt en søker feil statusflagg: Marker søkeren, høyreklikk og velg riktig status. Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 14 av 20

8 SØKNADSFRISTEN ER UTE - SØKERLISTER Husk at status på stillingen og personene er helt avgjørende i arbeidsprosessen i rekruttering. 1. Kontroller at søknader som er mottatt pr. post, er registrert og at bekreftelse på mottatt søknad er sendt til samtlige søkere. 2. Status på søker må endres fra Mangel til Ny søker når de ikke skal unntas offentlighet (flagget blir endret) + ta bort hake på unntatt offentlighet på søker 3. Status på stillingen endres nå fra Utlyst til Søkere vurderes. 4. Når stillingen endres fra Utlyst til Søkere vurderes, kommer det opp en boks som heter sammenligning - velg OK. 5. «Sammenligning» kan brukes hvis ønskelig. Når bildet lukkes genereres søkerlistene automatisk og legger seg under vedlegg Følgende søkerlister finnes i modulen: Forenklet finnes i to utgaver Intern (= fullstendig oversikt over alle søkerne) legges i P360 som x-notat (UO 25) Offentlig (= den som kan gå til pressen, navn på dem som er unntatt offentlighet fremkommer ikke) legges i P360 som x-notat dersom noen har fått innvilget UO (UO 25) Utvidet sendes til søkere som etterspør utvidet søkerliste (og er part i saken, dvs. er selv søkere til aktuell stilling), jfr forvaltningsforskriften kap 5 om partsinnsyn i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning. Gjør oppmerksom på at søkerlisten er unntatt offentlighet etter 6.4 og at søker kan selv ta ut søkerliste på Visma/Meg selv/søknader. Intern inneholder bl.a. søknadstekst og svar på spørsmål. Brukes utelukkende i den interne saksbehandlingen (denne rapporten lages ikke automatisk) se bilde over Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 15 av 20

9 SØKER TREKKER SEG Dersom en søker ønsker å trekke søknaden sin velg trukket søknad på personen fra status i midtfeltet. Søker har mulighet til å trekke seg direkte på Internett/Min side før søknadsfristens utløp. Dette sees i oversikten over søkere ved at status (flaggfargen) på vedkommende er endret til oransje. NB! For at det skal fremkomme hvem som trekker søknaden sin, må det hukes av for alle statustyper under fanene Søkere Søke på jobbsøkere. Det skal sendes epost på trukket søknad fra venstre felt uansett på hvilken måte vedkommende har trukket søknaden. 10 VURDERING AV SØKERE Rekruttering har flere muligheter både for sortering og rangering. Hvis det i søknaden er lagt inn et avgjørende spørsmål for eksempel om søker har fullført praktisk pedagogisk utdanning PPU), kan søkerlisten sorteres etter dem som har svart ja. Det kan kjøres sammenligning på flere områder, for eksempel spørsmål, utdanning, arbeidserfaring. Den automatiske vurderingen foretas ut fra antall vekttall/studiepoeng og antall år med arbeidserfaring. Det foretas ikke vurdering av hvor relevant dette er. Resultatet av sammenligningen vises i kolonnen Sammenligning i Oversikt over jobbsøkere. 1. Nå må status på aktuelle søkere endres til Vurdert. Status Vurdert kan ikke endres tilbake 2. Ikke sett status til Avslag på noen søkere før tilsetting er foretatt og den tilsatte har bekreftet at stillingen mottas. Bakgrunnen for dette er at søkerne kan følge med på status på Internett/Min side. 3. Alle som skal inn til intervju må ha status Vurdert først 4. Eventuelt kan alle søkerne settes til Vurdert (grønt flagg) 11 INTERVJUAVTALE Nå er tiden inne for å avgjøre hvem som skal inn til intervju. Velg ut hvem som skal innkalles og endre status til Intervju for disse. Status kan ikke endres tilbake. Det er derfor viktig at status Intervju ikke settes på noen av søkerne før det er helt avklart. Oversikt over hvem som har denne statusen, finner du under fanen Intervju. Før intervjubrev sendes til søker kan det være greit å gjøre avtale pr telefon. Velg Intervju/Nytt intervju via flagget på alle søkerne som skal intervjues Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 16 av 20

Innkalling til dem som skal delta i intervjuet: 1. Legg inn dato, klokkeslett (start-slutt) og status Avtalt 2. Legg inn navnene på de som skal delta i intervjuet (møtedeltakere), eventuelt også deg selv som kopimottaker for å få søknadsteksten til personalmappa. Husk å trykke Varsle 3. Velg Send møtedeltakerne får da epost vedlagt annonsetekst og søknaden til den som skal intervjues 4. Ved behov kan du endre brevforslaget som ligger klart, eller du kan endre hvem som skal signere bre vet. Høyreklikk på markert brev og klikk på aktuell valgmulighet 5. Utsendelse av intervjubrev: Sjekk Logg/Brev (hvis ønskelig) Høyreklikk på markert brev 6. Brevet overføres automatisk til P360 7. Dersom det blir endringer i intervjutidspunktet: Trykk på Avlyst og velg Nytt intervju 8. Etter intervjuet settes status til Gjennomført på intervjubildet på den enkelte som har vært inne til intervju 9. Ved 2. gangs intervju: Velg Nytt møte 10. Hvis intervjuet ikke gjennomføres: Velg Avlyst Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 17 av 20

12 INNSTILLING OG TILBUD Innstilling med rekkefølge og begrunnelse skrives direkte i P360 (vanlig FR-sak) I Rekruttering legger vi inn de innstilte i rekkefølge (normalt 3). Bruk knappene nederst i bildet for eventuelt å justere rekkefølgen For å innstille søker må status på søker endres til Innstilt (turkis flagg) Når tilsettingen er foretatt Velg Personlige opplysninger på den som er tilsatt som nr 1 og sjekk at fødselsnummer er riktig (11 siffer) Sjekk CV at all arbeidserfaring og eventuell annen ansiennitetsgivende perioder er lagt inn korrekt iht attester (pga ansiennitetsberegning). Ansiennitetsdatoen settes til den 1. i måneden Trykk på den tilsatte, velg Tilbud + Lag nytt tilbud Fyll ut alle felt Feltet Gyldig til gjelder hvor lenge tilbudet er gyldig forslag kommer på 10 dager er normalt greit Huske å legge inn riktig st.kode for undervisningsstilling (som er utlyst i st.kode 8888 Undervisningsstilling) Sjekk at Lokasjon er fylt ut Sjekk kontering og legg inn Art (dersom det ikke er gjort tidligere) Lønnsopplysninger fylles ut (husk eget vedtak fra HR for kap 3 og 5). Feltet Grunnlønn er/skal fylles ut. Ved eget vedtak om lønn ut over minstelønn (grunnlønn) i kap 4, legges differansen inn i feltet Tillegg under feltet Grunnlønn Når tilbudet er ferdig endrer du status til Endelig Tilbudsbrev og arbeidsavtale produseres samtidig når tilbudet settes til status Endelig 1. Når status på tilbudet settes til Endelig, får du spørsmål om arbeidskontrakten (= arbeidsavtalen) skal skrives ut samtidig - svar JA Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 18 av 20

2. Hvilken brevmal ønsker du å benytte til dette tilbudsbrevet: Velg mal + bokmål eller nynorsk 3. Ønsker du å legge arbeidskontrakt i kø for utsendelse til søker - svar JA 4. Lukk bildet (tilbudsbrev og kontrakt skal IKKE sendes fra Brev) 5. Gå inn i Logg/Brev 6. Gå inn på Rediger brev for eventuelle endringer. Husk å lagre 7. Gå inn på Rediger brev for å skrive ut arbeidskontrakten/arbeidsavtale. Husk å legge inn prøvetid og eventuelle andre felter (stillingsprosent, underskrifter mv). Husk å lagre arbeidsavtalene 8. Tilbudsbrev og to eksemplarer av arbeidsavtalen underskrives og sendes pr. post 9. Arbeidsavtalen journalføres først når den kommer underskrevet tilbake 13 JOBBSØKER TAKKER NEI Dersom jobbsøker som har fått tilbud, takker nei til jobben, endres status på tilbudet til Avslått. Det er da aktuelt å gi tilbud til den personen som er tilsatt som nr. 2 14 JOBBSØKER TAKKER JA OVERFØRING TIL HRM 1. Kontroller at jobbsøker har returnert underskrevet arbeidsavtale og at alle data er riktig 2. Klikk på jobbsøker. Korriger eventuelt tiltredelsesdato før status på tilbudet endres til Akseptert 3. Når statusen er endret, blir alle data om denne personen tilgjengelig for import til lønn. (søker legger seg over i oversikt over Søkere med tilbud, som kan lastes inni Enterprise HRM via rutine for nyansatt) 4. Lukk bildet 5. Husk å sende lønnsmelding, kopi av arbeidsavtalen og kopi av 1. side av FR-vedtaket til HR Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 19 av 20

15 OVERFØRING AV DOKUMENTER TIL PERSONALMAPPE Når søkeren har returnert underskrevet arbeidsavtale, opprettes personalmappe i P360. Følgende dokumenter som gjelder den tilsatte, overføres til personalmappa: Søknad med CV og tekst Vitnemål og attester (levert ved intervju) Underskrevet arbeidsavtale Søknadstekst hentes ved å høyre-klikke på personen + Søknad/Søknad. 16 AVSLUTTE TILSETTINGSPROSESSEN Husk å avslutte stillingene (slik at søkerne får rødt flagg). 1. Før du avslutter tilsettingsprosessen, må du kontrollere at statusen på den som fikk stillingen, er satt til Akseptert (hvitt flagg) 2. Status på stillingen settes til Avsluttet. Dette gjøres i venstre side av skjermbildet. Svar Ja på spørsmål om søkerne skal gis Avslag. Avslagsbrev blir da produsert til øvrige søkere 3. Åpne fanen Søker på jobbsøkere og sett hake på alle flagg. Alle søkere vises da med riktig status 4. Før avslagsbrevene sendes kan disse sjekkes via Logg/Brev 5. Dersom noen av søkerne ber om navn på den/de som er tilsatt, kan det informeres om dette i epost. Det er ikke mulig å flette dette inn i avslagsbrevet. Visma Enterprise HRM Rekruttering Side 20 av 20