Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord

Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord Sted: Bristol hotel, Oslo Tid: 20. oktober 2014 kl 09.45-17.45 21. oktober 2014 kl 09.00-14.00 Til stede: Se vedlagte deltageroversikt INNLEDNING Bjørn Ole Gleditsch ønsket velkommen og gikk gjennom programmet. KOMMUNESTRUKTUR Kommunalminister Jan Tore Sanner orienterte om kommunestrukturreformen og svarte på forberedte spørsmål. Statsråden oppfordret til at det utarbeides et notat fra kommunene til departementet hvor viktige uavklarte spørsmål reises slik at det kan avholdes et møte mellom statsråden/departementet og kommunene innen kort tid. Statsråden orienterte om at en søknad som sendes innen februar kan forventes behandlet innen sommeren 2015. ORIENTERING OM FORHANDLINGSUTVALGETS ARBEID Erlend Larsen orienterte om forhandlingsutvalgets arbeid frem til 20. oktober 2014, herunder - Tidsplan - Resultatet av forhandlingsutvalgets arbeid. Sluttprodukt - «Overordnet drøftingsdokument» - Tema til drøfting KULTURBYGGING Bjarne Sommerstad innledet om viktigheten av kulturbygging. Egil Hjertaker holdt foredraget «Brobygging over ulike kulturer. Hvordan skape ny kultur?», jfr vedlegg. Han anbefalte at det arbeides med følgende trinn: 1) Klargjøre hvilken felles kultur vi ønsker å utvikle 2) Identifisere de elementene vi ønsker å starte med 3) Utvikle felles styringsdokumenter 4) Tilføre kompetanse på noen viktige områder 5) Starte arbeidet med å implementere 1

Deretter var det diskusjoner i 6 grupper. Følgende innspill ble nevnt etter gruppearbeidet: - Det er en berikelse at det er er kulturforskjeller mellom kommunene - Små kommuner kan ha kortere vei til beslutningene - Kulturforskjeller kan være en styrke ved en eventuell sammenslåing, men man må bygge en felles administrativ kultur i den nye kommunen - Det er fint om vi kan ivareta dagens kulturer, men vi må også være åpne for å endre kulturen - Vi tror det er mulig å danne en ny kultur i den nye kommunen INNSPILL FRA HOVEDTILLITSVALGTE De hovedtillitsvalgte innledet med temaet «Hva skal til for å lykkes med etableringen av den nye kommunen?» Arne Antonsen snakket på vegne av Fagforbundet i det tre kommunene. De ga uttrykk for at: - de tre fagforbundene har tro på sammenslåingsprosjektet - de tre fagforbundene ønsker et administrasjonsutvalg hvor de ansattes representanter møter formannskapet i den nye kommunen - at det å bare ta overordnede beslutninger på nåværende tidspunkt kan være risikofylt, da det vil være mange uavklarte spørsmål samt at engasjementet kunne vært større om flere spørsmål ble drøftet - de tillitsvalgte må delta som gode deltakere og rådgivere i prosessen - det må bli gode overgangsordninger - det må lages en god og fleksibel framdriftsplan - det må lages gode personalpolitiske retningslinjer - det må være en god og forutsigbar prosess - det er viktig å skape engasjement - prosessen ikke må ta for lang tid Siv Breitve snakket på vegne av Utdanningsforbundet i de tre kommunene. De ga uttrykk for at: - de ønsker å være deltagende aktør - de ønsker reell medbestemmelse - de ønsker å være med på tidligst mulig tidspunkt - de ønsker en plan for involvering av tillitsvalgte - de ønsker å spille på lag, og de ønsker å bli brukt aktivt - de ønsker å bidra til å finne de beste løsningene - de ønsker å få med det beste fra hver kommune - man lytter til fagmiljøene - god kommunikasjon er viktig Det var en generell diskusjon rundt innspillene fra de tillitsvalgte. Forhandlingsutvalget vil drøfte en plan for involvering av de tillitsvalgte. ØKONOMIFORVALTNING OG ØKONOMISTYRING Gisle Dahn innledet om prinsipper for økonomiforvaltning og økonomistyring, jfr vedlagte presentasjon. Det viktigste prinsippet i økonomistyringen er å sette tæring etter næring. Det var enighet om å slutte seg til rådmennenes forslag til innspill til forhandlingsutvalget. 2

KOMMUNENAVN OG SYMBOLER Ole Sverre Lund innledet. Det var en generell debatt om kommunenavnet. Det var bred enighet om at kommunenavnet skulle være Sandefjord. Navnet Gokstad ble også foreslått. Det foreslås at det igangsettes en prosess hvor spørsmålet om kommunens symboler og ordførerkjede avklares. KOMMUNEBANE Lars Joakim Tveit innledet om mulig etterbruk av dagens jernbanetrase til ny kommunebane. Det ble en generell debatt om temaet. Følgende ble uttalt fra seminaret: Det vurderes å benytte eksisterende jernbanetrase til kommunebane når ny jernbanetrase er bygget i Vestfold. I tillegg til teknisk løsning, kostnader og tidsplan skal også miljøhensyn og samfunnsøkonomisk lønnsomhet vurderes. Saken tas opp i Plattform Vestfold. Det må aktivt arbeides med spørsmålet om ny vei på strekningen Kodal - Fokserød. Veistrekningen Borgeskogen Andebu ble også tatt opp, samt et utbedret buss- og togtilbud. EIERSKAP SANDEFJORD LUFTHAVN TORP Gisle Dahn innledet om eierskapet i Sandefjord lufthavn AS. En juridisk betenkning fra PwC fastslår følgende: En sammenslåing av Sandefjord og Stokke kommuner innebærer ikke en overgang av aksjer etter vedtektene. Øvrige aksjonærer har derfor ikke innløsningsrett. Mulige prinsipper for forvaltning av eierskapet, jfr vedlagte presentasjon, ble drøftet. TEMA I GJENSTÅENDE MØTER I FORHANDLINGSUTVALGET Lars Joakim Tveit redegjorde for møteplanen i forhandlingsutvalget ut året, samt for de planlagte temaene på de fastsatte møtene. Det ble gitt innspill om at forhandlingsutvalgene også drøfter: - Administrativ organisering - Plan for tillitsvalgtes medvirkning - Spørsmål som skal sendes kommunalministeren og planlegging av møte med han - Oppvekstspørsmål 3

- Drift og tjenesteyting FOLKEVALGTES RAMMEBETINGELSER Ole Sverre Lund delte ut en skisse til reglement for godtgjørelser og andre rammevilkår for folkevalgte i ny SAS-kommune Skissen drøftes i forhandlingsutvalget 4. november 2014. Eventuelle innspill sendes ordførerne. FORHANDLINGSUTVALGETS ANBEFALING Lars Joakim Tveit delte ut første utkast til dokumentet Forhandlingsutvalgets anbefaling. Det ble en generell debatt om temaet. Når det gjelder punktet politisk organisering ble det gitt innspill om at ordning med medbestemmelse (evt administrasjonsutvalg), eldreråd og brukerråd blir avklart. INFORMASJONSBROSJYRE TIL INNBYGGERE Lars Joakim Tveit orienterte om tankene om å utarbeide informasjonsbrosjyre til samtlige husstander i de tre kommunene. Han foreslo å bruke pengene fra Fylkesmannen i Vestfold til dette. Det ble gitt tilslutning til ideen om informasjonsbrosjyre. Det ble gitt innspill om at innbyggerne kan inviteres til å komme med forslag/ideer til nytt kommunevåpen. Det ble også gitt innspill om et eventuelt samarbeid med Sandefjords Blad om utarbeidelse av brosjyren. OPPSUMMERING Bjørn Ole Gleditsch ba om tilbakemeldinger til prosessen. Det ble en generell diskusjon rundt prosessen om kommunesammenslåing og om seminaret i Oslo. De tillitsvalgte ønsket å være en positiv bidragsyter i kommunesammenslåingsprosessen, og de ønsket at det skal være et administrasjonsutvalg i den nye kommunen. Forhandlingsutvalget vil forsøke å finne en dato før jul hvor gruppeledere og tillitsvalgte kan møtes for å drøfte siste versjon av forhandlingsutvalgets anbefaling. Gruppelederne og tillitsvalgte skal kunne gis innspill til temaer til denne samlingen. Det er ønskelig å vite konsekvensene av å utsette vedtakene i kommunestyrene en måned. Fremtidige investeringer og investeringsbehov er et ønsket tema på de gjenværende tema. 4

Vedlegg: - Liste møtedeltagere - Plansjer som blir brukt på seminaret - Orientering om forhandlingsutvalgets arbeid - Brobygging over ulike kulturer. Hvordan skape ny kultur? - Prinsipper for økonomiforvaltning og økonomistyring - Kommunenavn, symboler - Kommunebane - Eierskap Sandefjord lufthavn - Plan for tema i gjenstående møter - «Overordnet drøftingsdokument» - Skisse til reglement: «Folkevalgtes rammebetingelser» - Første skisse til forhandlingsutvalgets anbefaling - Juridisk vurdering aksjer Sandefjord lufthavn Torp AS 5

Vedlegg 1 DELTAGERLISTE: Navn Funksjon Kommune Gruppe Merknad Gleditsch, Bjørn Ole Ordfører Sandefjord 1* Andersen, Vidar Varaordfører Sandefjord 2* Istre, Morten Gruppeleder AP Sandefjord 3 Anmarkrud, Frode Falch Gruppeleder SV Sandefjord 4 Mathiassen, Tor Steinar Gruppeleder H Sandefjord 5 Haraldsen, Steinar Gruppeleder PP Sandefjord 6 Virik, Kari Gruppeleder V Sandefjord 1 Mentzoni, Bror Lennart Gruppeleder Krf Sandefjord 2 Dahn, Gisle Rådmann Sandefjord - Kjær, Lars Petter Ass rådmann Sandefjord 3 Gunnufsen, Roar HTV FF Sandefjord 4 Opheim, Cecilie HTV NSF Sandefjord 5 Sommerstad, Bjarne Ordfører Andebu 3* Rui-Haugerød, Jan Tore Varaordfører Andebu 4* Håkonsen, Hilde Hoff Gruppeleder AP Andebu 6 Holmen, Lars Viggo Gruppeleder H Andebu 1 Eriksen, Helene Gruppeleder V Andebu 5 Gran, Harry Gruppeleder FrP Andebu 6 Strøm, Dagfinn Gruppeleder KrF Andebu 1 Lund, Ole Sverre Rådmann Andebu - Rismyhr, Stein Økonomisjef Andebu 2 Sørensen, Anne Merete HTV FF Andebu 3 Breitve, Siv HTV UF Andebu 4 Larsen, Erlend Ordfører Stokke 5* Standal, Roy Anders Varaordfører Stokke 6* Aabol, Nils Ingar Gruppeleder AP Stokke 1 Østgård, Grethe Gruppeleder H Stokke 2 Nilsen, Øivind Gruppeleder KrF Stokke 3 Pettersen, Kåre Gruppeleder V Stokke 4 Ikke middag Undem, Jill Eirin Gruppeleder SP Stokke 5 Antonsen, Jan Magnar Gruppeleder SV Stokke 6 Tveit, Lars Joakim Rådmann Stokke Lien, Trondar Rådgiver Stokke 1 Antonsen, Arne HTV FF Stokke 2 Torhaug, Ida Marie HTV UF Stokke 3 Botne, Camilla Søvik HTV NSF Stokke 4 * = Gruppeleder 6

Vedlegg 2 Lysbilde 1 Lysbilde 2 Lysbilde 3 7

Lysbilde 4 Lysbilde 5 Lysbilde 6 8

Lysbilde 7 Vedlegg 3 Lysbilde 1 Mulig overordnet prinsipp: Økonomiforvaltning Kommunens økonomi skal være i balanse og robust i et langsiktig perspektiv. Lysbilde 2 Mulig praktisk håndtering: Budsjett og økonomiplan har som mål: Stabilt tjenestetilbud. Unngå bruk av ressurser til unødvendige, midlertidige omstillinger. Økonomiplan bør innrettes slik at: Etatenes netto driftsutgifter ikke er større enn frie inntekter Kraftfondet opprettholdes. Avkastning brukes til å (med-)finansiere investeringer, -ikke til drift. Samlet gjeld bør ikke øke på sikt. Netto driftsresultat er i samsvar med TBUs anbefaling (tidligere 3% av driftsinntektene under vurdering pga moms) 9

Lysbilde 3 Saksbehandling Budsjett- og økonomiplan skal baseres på grundige vurderinger av kommuneprp, statsbudsjett og kommunens økonomiske rammevilkår. Kommuneplanen skal være styrende for innretning av budsjett- og økonomiplan. Saksutredninger generelt skal synliggjøre økonomiske konsekvenser av alternative valg og vise budsjettdekning for foreslått løsning der dette er aktuelt. Forslag som fremmes skal vise budsjettdekning der dette er relevant. Lysbilde 4 Økonomistyring og effektivisering Alle kommunens virksomheter skal utvise budsjettdisiplin, lojalt til kommunestyrets budsjettvedtak. Kommunen skal ha et program for effektivisering basert på: Kultur for kontinuerlig forbedring Prosjektbaserte gjennomganger av virksomhetsområder Prinsipper og oppnådde resultater vurderes en gang i valgperioden. Prosjekter defineres i budsjettsammenheng eller i egne saker. Lysbilde 5 Kraftfondet Avkastningen av fondet skal benyttes til å finansiere investeringer uavhengig av tidligere kommunegrenser Prinsipper for finansforvaltningen vurderes av kommunestyret en gang pr. valgperiode. Kraftfondets forvaltning skal sikre at krav til avkastning er tilpasset kommunens evne til å håndtere risiko: Profesjonell, diversifisert forvaltning med definert mandat Kursreguleringsfond tilpasset risikoprofilen Ekstern uavhengig risikovurdering av forvaltningen 10

Lysbilde 6 Vedtatte investeringer Mulig prinsipp: Investeringsprosjekter innarbeidet i de tidligere kommunenes økonomiplaner når søknad om sammenslåing vedtas, prioriteres i den nye kommunens budsjett og økonomiplan. Det er en forutsetning at prosjektene er fullfinansiert i balansert budsjett/økonomiplan. Vedlegg 4 Ny SAS-kommune Lysbilde 1 Navn og symboler Seminar SAS-gruppeledere, tillitsvalgte m. fl., Oslo 20.-21. oktober 2014 Lysbilde 2 Kommunenavn Kommunenavn i dag Sandefjord kommune Andebu kommune Stokke kommune 3, pkt. 3 i kommuneloven Endring i en kommunes navn avgjøres av Kongen 25, pkt. a i inndelingsloven.. forslag til navn på den nye kommune. Navn på ny SAS-kommune. kommune 11

Lysbilde 3 Kommunevåpen I dag Sandefjord kommune : Se over Andebu kommune : Se over Stokke kommune : Se over Normalforskrifter for kommunenes bruk av kommunevåpen Mulige løsninger Bruke ett av de tre som gjelder i dagens kommuner Utvikle et nytt for ny SAS-kommune Innspill til drøfting Det gjennomføres prosess etter vedtak om sammenslåing i 2015 som skal resultere i forslag til kommunevåpen for ny SAS-kommune Lysbilde 4 Ordførerkjede I dag Hver kommune har sitt eget ordførerkjede Innspill til drøfting Det gjennomføres prosess etter vedtak om sammenslåing i 2015 som skal resultere i forslag til ordførerkjede for ny SAS-kommune 12

Vedlegg 5 Lysbilde 1 Kommunebane Lysbilde 2 Kommunebane 13

Lysbilde 3 Kommunebane Mulig konklusjon i forhandlingsutvalget: Det vurderes å benytte eksisterende jernbanetrase til kommunebane når ny jernbanetrase er bygget i Vestfold. I tillegg til teknisk løsning, kostnader og tidsplan skal også miljøhensyn og samfunnsøkonomisk lønnsomhet vurderes. Vedlegg 6 Lysbilde 1 Forvaltning av eierskap i SL AS Juridisk vurdering 25. september 2014: En sammenslåing av Sandefjord og Stokke kommuner innebære ikke en overgang av aksjer etter vedtektene. Øvrige aksjonærer har derfor ikke innløsningsrett. Lysbilde 2 Mulig prinsipp Overordnede prinsipper - eierskap generelt: Egen sak til kommunestyret hver valgperiode Rolleavklaring (I): Selskapsstrategi (styret) vs. eierstrategi (kommunen) Rolleavklaring (II): Formannskapet avklarer kommunens eierposisjon i aktuelle saker Kommunestyret i saker av stor betydning for kommunen Eierskap i SL AS Iht. overordnede prinsipper SL AS videreutvikles innenfor forsvarlige miljømessige og økonomiske rammer: En motor i næringsutvikling Attraktivt tilbud til innbyggere Valg av styre: Kompetanse tilpasset selskapets utfordringer Styret som kollegium komplementær kompetanse Finansiering: Legge til rette for ønsket utvikling Økonomisk utbytte - over tid - iht. de verdier som selskapet representerer Areal/kommuneplan legge til rette for ønsket utvikling 14

Lysbilde 3 Konsekvenser av helhetsplan Settes på agendaen 4. november: Hvilke konsekvenser har styrets vedtak om helhetsplan mht. søknad om sammenslåing av kommunene? Hva bør innarbeides i dokumentet: forhandlingsutvalgets anbefaling? Utvikling av Torp Øst Krav til utbytte/kapitaltilførsel Vedlegg 7 Lysbilde 1 Tema gjenstående møter FORHANDLINGSUTVALGETS GJENSTÅENDE MØTER 4. november: Andebu 19. november: Sandefjord 9. desember: Stokke Lysbilde 2 4. november, Andebu Sammensetning av kommunestyret fra 01.01.17. - Valg 2016 eller - «Forhandlet» sammensetning av nytt kstyre Forhandlingsutvalgets anbefaling Første utkast Konsekvenser av helhetsplan Torp 15

Lysbilde 3 19. November, Sandefjord Forhandlingsutvalgets anbefaling 2. utkast Folkevalgt reglement Informasjonsbrosjyre til innbyggerne Departementets verktøy for prosesstøtte Lysbilde 4 9. desember, Stokke Gjennomgang av de tre søknadsdokumentene Forhandlingsutvalgets anbefaling Søknad om kommunesammenslåing Saksutredningen Aktiviteter våren 2015 16

Vedlegg 8 Overordnet drøftingsdokument Stokke, Sandefjord og Andebu 17

Hvilken felles historie vil forhandlingsutvalgenes medlemmer i de tre kommunene fortelle om hva vi skal realisere sammen i en ny felles kommune? Hvilken visjon ønsker vi å formidle? Mål for kommunereformen: 1. Styrke lokaldemokratiet og gi større kommuner flere oppgaver. 2. Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne. 3. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner. 4. Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling. Hvordan skal vi innfri disse målene i vår nye kommune? 18

For å svare på dette har vi satt opp dette forslaget til drøftingspunkter/overskrifter med utgangspunkt i de 10 kriteriene som ekspertutvalget har rettet mot kommunene (det som står med blå skrift er hentet fra arbeidsdokumentet vi tidligere har fått oversendt fra Erlend Larsen): Tilstrekkelig kapasitet vurdering av styrker og svakheter innenfor ulike virksomhetsområder. Relevant kompetanse sterke/utsatte fagmiljøer, gode administrasjonskunnskaper, områder hvor man i dag trenger samarbeid eller hjelp fra andre. - Administrativ organisering Tilstrekkelig distanse tilstrekkelig distanse mellom saksbehandler og innbyggerne, habilitet Effektiv tjenesteproduksjon potensielle stordriftsfordeler, nærhet til tjenester (lokalt), effektiviseringsgevinster. - Drift av virksomheter og tjenesteyting Økonomisk soliditet økonomisk situasjon, sårbarhet - Kraftfondene - Investeringer Valgfrihet bredde i tilbudet til innbyggerne, sårbarhet Samfunnsutviklingsområder infrastruktur, tettstedsutvikling, arbeidsplasser, næring, kompetanse på området - Veinett - Jernbanen - Næring - Torp - Beredskap - Mobildekning/bredbåndsutvikling - Kollektivtrafikk - Bosettingsmønster Lokaldemokrati valgdeltakelse i lokalvalg, medvirkningsorganer, politisk organisering, interkommunale samarbeid - Her har vi allerede drøftet politisk organisering, godtgjøring og reglement. Lokal identitet skape en tilhørighet og identitet til ny kommune, samtidig som man ivaretar den lokale identiteten 19

- Navn og symboler - Nærhet til tjenester Resultatet av drøftingene rundt disse temaene vil gi politikere og innbyggere en reell mulighet for å vurdere behov for sammenslåing, og hvilken retning den nye kommunen vil sette fokus for å styrke svake sider, bevaring av sterke sider og ambisjonen for videre utvikling. Vedlegg 8 A Ulike faser i endringsprosesser Philip Kotter, en professor i ledelse på Harvard Business School, har oppsummert erfaringene fra rundt 100 institusjoner som har gjennomgått relativt omfattende endringsprosesser (Kotter 1995). Lærdommen fra suksesseksemplene er at 20

endringsprosesser går igjennom ulike faser og vanligvis over et ganske langt tidsrom. Å hoppe over steg skaper bare en illusjon av tempo og gir aldri et tilfredsstillende resultat, ifølge ham. Åtte steg for å omforme institusjonen: 1. Etablere en følelse av nødvendighet - kartlegge situasjonen - identifisere og diskutere problemer og muligheter - reformbegrunnelse: gjensidig fordel som man som den enkelte institusjon ikke kan nå alene 2. Etablere en innflytelsesrik styringskoalisjon - etablere en gruppe med tilstrekkelig makt til å lede endringsprosessen - institusjonsledelsen må være med i den indre kjerne - styringsorgan må involveres 3. Skape en visjon - visjon som et middel for å påskynde endringsprosessen - utvikle strategier for å nå visjonen 4. Kommunisere visjonen - bruke enhver mulighet til å kommunisere den nye visjonen og strategien - lære opp nye aktører gjennom bruk av koalisjonen 5. Sørge for at andre handler i henhold til visjonen - bli kvitt hindringer til endringen - endre systemer eller strukturer som undergraver visjonen - oppmuntre utradisjonelle ideer, aktiviteter og handlinger 6. Planlegge for og skape kortsiktige og langsiktige gevinster - fusjoner preges ofte av mangelfull planlegging - forberedt på det uventede - planlegge for kortsiktige mål - planlegge for langsiktige mål - skape konkrete forbedringer - se og belønne ansatte som oppnår forbedringer - markering av milepæler underveis sikrer framdrift i fusjonsprosessen - planlegge for det uforutsette 7. Konsolidere forbedringene og legge til rette for ytterligere forandringer - endre systemer, strukturer og politikk som ikke passer med visjonen. - ansette, forfremme og utvikle ansatte som kan iverksette visjonen - revitalisere prosessen gjennom nye prosjekter, tema og endringsagenter 8. Institusjonalisere nye handlemåter - påpeke forbindelseslinjene mellom ny atferd og suksess Vedlegg 9 21

22

23

24

25

26

27