Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Rådhuset, Formannskapssalen i 2. etg. 23.10.2017 Fra sak: Til sak: 39/17 48/17 Fra kl.: Til kl.: 10:00 13:15 Følgende medlemmer møtte: Morten Remman (leder) Anbu Ratnasingam Fredrik Dobak Kvensjø Rakel A. Norum Marit Hienn (vara for Eva Opshaug) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Eva Opshaug FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Konstituert rådmann Lars Norman Andersen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 39/17 40/17. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Fra kommunens revisor, KomRev NORD IKS, møtte: Oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessen og kontaktrevisor Annita Hakvåg 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.
Sak 39/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 15. september 2017 Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 15. september 2017 godkjennes. Ingen av møtedeltakerne hadde noen kommentarer til protokollen fra sist avholdte kontrollutvalgsmøte. Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 15. september godkjennes. Sak 40/17 Skolestruktur kontrollutvalgets leder orienterer Orientering fra kontrollutvalgets leder tas til etterretning. Saken tas opp igjen på neste kontrollutvalgsmøte. Saken er oppfølging av kontrollutvalgets sak 14/17 fra 21. april 2017. Det var forventet at det i løpet av høsten 2017 skulle foreligge en endelig plan for skolestruktur. Kontrollutvalgets leder orienterte om sakens status, og konstituert rådmann Lars Norman Andersen supplerte med ytterligere informasjon. Foreløpig status er at Bjerkvik, Ankenes, Håkvik og Skjomen barneskoler skal opprettholdes. Status for barneskole i Narvik er fremdeles uavklart. Bygging av ny midlertidig ungdomsskole på Framnes er i rute, og det ser pr nå ut til at den skal kunne stå klar til bruk årsskiftet 2017/2018. Kontrollutvalget drøftet videre hvilke spørsmål det ønskes svar på når administrasjonen inviteres til neste kontrollutvalgsmøte for å redegjøre. Orientering fra kontrollutvalgets leder og konstituert rådmann tas til etterretning. Saken følges opp igjen på neste kontrollutvalgsmøte. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 23. oktober 2017 sak 39/17 48/17 Side 2 av 6
Sak 41/17 Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor - orienteringssak Presentasjon av ny oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. Narvik kommune har med virkning fra og med 1. september 2017 fått ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Inge Johannessen var tilstede i møtet, og ga en kort presentasjon av seg selv. Presentasjon av ny oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. Sak 42/17 Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Kontaktrevisor Annita Hakvåg og oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessen fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og redegjorde for KomRev NORD s plan for revisjon av årsregnskapet til Narvik kommune. Revisorene beskrev en del sentrale risikoer, samt hvordan revisjonen arbeider for å kunne konkludere på årsregnskap m.m, herunder en beskrivelse av revisjonshandlinger tilknyttet sentrale risikoer for de vesentligste postene i regnskapet, og de svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Sak 43/17 Svar på oppsummeringsbrev Narvik kommune - orienteringssak Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Narvik kommune 2016 tas til orientering. Enhetsleder økonomi, Sølvi A. Simonsen, hadde i kommet med et tilsvar til revisors oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet til Narvik kommune 2016. Svarbrevet var datert 15.9.17. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 23. oktober 2017 sak 39/17 48/17 Side 3 av 6
Revisor var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i svarbrevet, og kontrollutvalget fattet følgende Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Narvik kommune 2016 tas til orientering. Sak 44/17 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF - orienteringssak Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF tas til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF. Kontrollutvalget fattet følgende Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF tas til orientering. Sak 45/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune tas til orientering. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatet redegjorde for status i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 23. oktober 2017 sak 39/17 48/17 Side 4 av 6
Sak 46/17 Selskapskontroll Narvikgården AS Ingen Kontrollutvalget vedtok i sak 35/16 den 25. november 2016 Plan for selskapskontroll 2016 2019. I planen fremstår Narvikgården AS som det første selskapet hvor det skal gjennomføres en selskapskontroll. Kontrollutvalget drøftet i møtet hvordan en slik selskapskontroll kunne gjennomføres, og hvem som kunne gjennomføre den. Kontrollutvalget drøftet videre hva som skulle fokuseres på gjennom selskapskontrollen. Utover det som generelt kontrolleres gjennom en vanlig eierskapskontroll, ønsker kontrollutvalget at det i tillegg fokuseres på Fullmakter daglig leder Transaksjoner nærstående Kontrollutvalget fattet følgende Sekretariatet utarbeider prosjektskisse for selskapskontroll av Narvikgården AS for fremlegg i neste møte. Sak 47/17 Invitasjon til deltakelse i utredning av kontrollutvalgets revisjons- og sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune Kontrollutvalget anbefaler ikke endring av revisjons- og sekretariatsordning, og ønsker ikke å gå videre med invitasjonen fra Nordland fylkeskommune. I Fylkestingets møte 12. juni 2017 ble sak 079/2017 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune og sak 080/2017 Utredning av revisjonsordningen i Nordland fylkeskommune behandlet. Med bakgrunn i vedtakene har kontrollutvalgene for kommunene i Nordland mottatt kopi av invitasjon til Andøy kommunes kontrollutvalg til å delta i arbeidet med å etablere nytt interkommunalt sekretariatsselskap og revisjonsselskap i Nordland. Av saksdokumenter knyttet til vedtakene i Nordland fylkeskommune fremgår det at Salten kommunerevisjon, Ytre Helgeland kommunerevisjon og kommunerevisjonen i Lofoten skal være del i utredningsprosessen vedrørende dannelse av felles revisjonsenhet. Narvik kommune har i dag ikke tilknytning til noen av disse involverte partene. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 23. oktober 2017 sak 39/17 48/17 Side 5 av 6
Sekretariatet redegjorde for mottatt invitasjon i møtet, og kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget anbefaler ikke endring av revisjons- og sekretariatsordning på nåværende tidspunkt, og ønsker ikke å gå videre med invitasjonen fra Nordland fylkeskommune. Sak 48/17 Eventuelt 48.1/17 Fellesmøte kontrollutvalgene Narvik, Tysfjord og Ballangen Med bakgrunn i at kommunene Narvik, Ballangen og Tysfjord (øst) skal slås sammen, ønsker kontrollutvalget i Narvik kommune å ta initiativ til et fellesmøte for de berørte kontrollutvalgene. Kontrollutvalget i Narvik kommune ønsker å invitere til slikt fellesmøte i begynnelsen av 2018. Sekretariatet retter forespørsel til kontrollutvalgene i Tysfjord og Ballangen, om det er ønskelig med et slikt fellesmøte. Neste møte er berammet til mandag 4. desember 2017. Møte ble deretter hevet ca. kl. 13:15. Narvik, 23. oktober 2017 Morten Remman Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 23. oktober 2017 sak 39/17 48/17 Side 6 av 6