Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 17. mars 2011 Formannskapssalen Fra sak: Til sak: 01/2011 06/2011 Fra kl.: Til kl.: 11.00 15.30 Følgende medlemmer møtte: Viggo Johansen (leder) Alfhild Larsen (nestleder) Svein Helge Nøstdal IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Mari Hegge, økonomileder (sak 02/11) Ante Eriksen, leder for service (sak 02/11) Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Elsa Saghaug Jan Egil Dørum 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 17-03-2011 sak 01/11 til 06/11 Side 1
Sak 01/10 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 21. oktober 2010. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 21. oktober 2010 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet så slikt : Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 21. oktober godkjennes. Sak 02/10 Regnskap for Tysfjord kommune 2009. Oppdragsansvarlig revisor, utførende revisor, økonomileder og leder for service i kommunen var tilsted i møtet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Det ble en meget omfattende diskusjon om regnskapet for 2009 og status for regnskapet 2010. Kontrollutvalget hadd flere spørsmål rundt regnskapet og rutiner som ble besvart. Etter at økonomileder og leder for service hadde forlatt møtet hadde kontrollutvalget en oppsummering av gjennomgangen av regnskapet og avga slik UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget mener det er svært kritikkverdig at kommunens administrasjon ikke har klart å avlegge regnskapet på et langt tidligere tidspunkt. Forholdet er tatt opp med administrasjonen av kontrollutvalget ved flere anledninger, hvor det er gitt uttrykk fra administrasjonen om at regnskapet vil være ferdigstilt snart. Siste slik tilbakemelding var at regnskapet skulle behandles av kommunestyret i desember 2010. Det rettes kritikk av administrasjonens håndtering av dette forholdet. 2: Kontrollutvalget vil få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot revisjonens forbehold i revisjonsberetningen om at det ikke er etablert rutiner for vurdering og oppfølging av kortsiktige fordringer som sikrer korrekt verdsettelse. Kontrollutvalget forutsetter at det etableres rutiner slik at gjeldende regler for dette området etterfølges i fremtiden. Kontrollutvalget vil anmode om at administrasjonen orienterer kommunestyret om antatt størrelse på usikre fordringer i forbindelse med kommunestyrets behandling av regnskapet. 2-2: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot revisjonens forbehold om at det er avsatt kr. 1.6 millioner for mye til bundne driftsfond som ikke skulle vært avsatt. Kontrollutvalget vil anmode om at administrasjonen orienterer kommunestyret om forholdet. Det må også foretas en gjennomgang av bundne fond i balanseregnskapet og fremlegge sak for kommunestyret for hvordan disse skal behandles. Dette må innarbeides i regnskapet for 2010. 2-3: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot revisjonens presiseringer, herunder at det er vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap. Kontrollutvalget forutsetter at dette følges opp slik at forholdet mellom regnskap og budsjett tilfredsstiller kravene slik disse er forklart i revisjonsbrev nr. 6. 2-4: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen har presisert at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftens tidsfrist for avleggelse av regnskapet. Kontrollutvalget vil anmode kommunestyret om å pålegge Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 17-03-2011 sak 01/11 til 06/11 Side 2
administrasjonen å fremlegge plan for arbeid med etablering av rutiner, slik at rettidig regnskapsavleggelse kan foretas i fremtiden. Slik plan må fremlegges innen utgangen av august 2011. 2-5: Endelig vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot rådmannens kommentar i Tysfjord kommunes årsmelding 2009 s. 20 som viser til at sum premieavvik i balansen utgjør kr. 14,9 mill som iht. forskrift må kostnadsføres med 1/15 i årene fremover. 3: Kontrollutvalget vil innstille til kommunestyret at rådmann innen utgangen av mai 2011 legger frem for kommunestyret konkrete tiltak for å rette situasjonen i forbindelse med regnskapsavleggelsen, herunder tidsatt plan for ferdigstillelse av 2010-regnskapet. 4: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2009 godkjennes. Enstemmig uttalelse. Sak 03/11 Revisjonsbrev nr. 6 Revisjonsbrev nr. 6 består av en mer detaljert beskrivelse av forbehold og presiseringer i revisjonsberetningen. Oppdragsansvarlig revisor hadde en relativt grundig gjennomgang for kontrollutvalget av innholdet i brevet kontrollutvalget fattet på bakgrunn av det følgende Revisjonsbrev nr. 6 tas til orientering. Kontrollutvalget oversender brevet til rådmann og ber rådmann gi tilbakemelding på brevet innen 15. april. Sak 04/11 Forslag til innstilling om vedtak i kommunestyret om fullmakt til å inngå avtale om konsesjonskraft. I forrige kontrollutvalgsmøte ble det vedtatt at kontrollutvalget skal fremme en sak for kommunestyret med et todelt vedtak om forhandling av avtaler på konsesjonskraft. Forslag til saksframlegg for kommunestyret ble behandlet, og kontrollutvalget fattet så slikt Forslag til innstilling om vedtak i kommunestyret godkjennes, og oversendes til administrasjonen. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 17-03-2011 sak 01/11 til 06/11 Side 3
Sak 05/11 Brøyting i Tysfjord kommune Kontrollutvalget har rettet en henvendelse til teknisk etat og bedt om tilbakemelding på hvordan brøytingen i Tysfjord kommune er organisert. Tilbakemelding fra teknisk etat ble gjennomgått i møtet, og på bakgrunn av dette fatte kontrollutvalget følgende Tilbakemelding fra Teknisk etat tas til orientering Kontrollutvalget ber teknisk etat om å få kopi av siste anbudsforespørsel og eksisterende kontrakter på brøyting. Sak 06/11 Eventuelt/orienteringssaker. - Konsesjonskraft og status saker i kommunestyret. Kontrollutvalget har tidligere bedt om å få kopi av dokumentasjonen som kommunen har på bruk/ forvaltning av naturressurs skatt. Kontrollutvalget har ikke fått svar på sine henvendelser. Kontrollutvalget har flere ganger bedt om å få en detaljert oversikt over status i saker behandlet av kommunestyret, uten å få noen konkret tilbakemelding på dette. Ved flere anledninger har kontrollutvalget hatt problemer med å få tilbakemelding fra administrasjonen, og kontrollutvalget synes at administrasjonen ikke tar henvendelsene tilstrekkelig på alvor. På bakgrunn av dette fattet kontrollutvalget følgende Kontrollutvalget retter en henvendelse til kommunestyret om å anmode administrasjonen å svare kontrollutvalget på henvendelsene. - Lagringstillatelser drivstoff Tilbakemelding fra teknisk etat om rutiner for oppbevaring og behandling av farlig gods ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet så slikt Svar fra teknisk etat tas til etteretning. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 17-03-2011 sak 01/11 til 06/11 Side 4
- Valg av medlemmer og varamedlemmer til styret i KomRev NORD IKS. Brev fra KomRev NORD tas til orientering. - Brev fra Tysfjord Arbeiderparti I følge brev fra Tysfjord Arbeiderparti har ordfører i Tysfjord i samarbeid med ordfører i Hamarøy og Lødingen gått ut med en pressemelding om vegstruktur og uttalelser for å legge bort planer om en fergefri E6 i et langtidsperspektiv. Tysfjord arbeiderparti mener at ordfører i Tysfjord med dette har opptrådt i strid med kommunestyrets vedtak i sak 64/03. På bakgrunn av brevet fra Tysfjord Arbeiderparti fattet kontrollutvalget følgende Kontrollutvalget retter en henvendelse til ordfører om tilbakemelding på om han gjennom sin pressemelding sammen med ordfører i Hamarøy og Lødingen anser å ha oppfylt vedtak fattet av kommunestyret i sak 64/03. - Referat fra møte mellom Musken Laks, Nordlaks og Tysfjord kommune Referat fra møtet mellom Musken Laks, Nordlaks og Tysfjord kommune om etablering av et Havbruksnæringens kultur- og næringsfond ble lest opp og kontrollutvalget fatte så slikt Møtereferatet tas til orientering. - Brev fra Tysfjord kommune, utjevning av nettleie Brev fra Tysfjord kommune til Norges vassdrags- og energidirektorat om utjevning av nettleie ble lest opp kontrollutvalgets leder, og kontrollutvalget fattet så slikt Brevet fra Tysfjord kommune tas til orientering. - Kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Tysfjord kommune. Kontrollrapport for 2010 fra skatteetaten ble gjennomgått. Etter en gjennomgang fattet kontrollutvalget slikt Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 17-03-2011 sak 01/11 til 06/11 Side 5
Kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Tysfjord kommune tas til etterretning. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 21. mars 2011 Viggo Johansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 17-03-2011 sak 01/11 til 06/11 Side 6