HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 21. september 2009 Møtetid: Kl. 12.00 Møtested: Høylandet kommune. Møterom i underetasje på kommunehuset. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/09 Referatsaker 014/09 Orientering fra administrasjonen angående tildeling av omsorgsplasser / omsorgsboliger 015/09 Orientering fra revisor 016/09 Revisjon 2009 017/09 Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2010 018/09 Behandlede saker i Høylandet kontrollutvalg 1. halvår 2009 Eventuelt Grong 10.09. 2009 Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 013/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 21.09.2009 Gunnhild Berg 013/09 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS 28.05 2009 Budsjettjusteringer 2009 KomSek Trøndelag IKS Vedlagt 2 KomSek Trøndelag IKS 28.08. 2009 Vedrørende fortsatt deltakelse i KomSek Trøndelag IKS 3 Høylandet kommune 15.07. 2009 Saldotabell - kontrollutvalget Vedlagt 4 KS 27.08. 2009 Invitasjon til kurs for medlemmer i kontrollutvalg Vedlagt 5 Høylandet kommune 16.06. 2009 Administrativ omorganisering av resultatenhet for næring 6 Høylandet kommune 05.05. 2009 Møteprotokoll Utvalg for barnehage, skole og kulturskole 7 Høylandet kommune 28.05. 2009 Formannskapet 8 Høylandet kommune 04.06. 2009 Møteprotokoll formannskapet m/ utvalgsledere 9 Høylandet kommune 04.06. 2009 Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 10 Høylandet kommune 15.06. 2009 Møteprotokoll Utvalg for plan, næring og miljø 11 Høylandet kommune 16.06. 2009 Møteprotokoll for Utvalg for barnehage, skole og kulturskole 12 Høylandet kommune 18.06. 2009 Møteprotokoll kommunestyret
13 Høylandet kommune 18.06. 2009 Saksprotokoll Bygging av 2 nye omsorgsboliger bygging av garasje ved renseanlegget 14 Høylandet kommune 22.06. 2009 Formannskapet SAK 014/09 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN ANGÅENDE TILDELING AV OMSORGSPLASSER / OMSORGSBOLIGER Kontrollutvalget 21.09.2009 Gunnhild Berg 014/09 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Ingen Ikke trykte dokument Ingen I kontrollutvalgets møte den 8. juni 2009 ble det fremmet ønske om en orientering fra administrasjonen angående tildeling av omsorgsplasser / omsorgsboliger i kommunen. Enhetsleder imøtekommer orienteringen i møte den 21.09. 2009. SAK 015/09 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 21.09.2009 Gunnhild Berg 015/09 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Orientering gis i møtet.
SAK 016/09 REVISJON 2009 Kontrollutvalget 21.09.2009 Gunnhild Berg 016/09 427-1743-5.3 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon vedrørende revisjonsstrategien for 2009 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenerklæring til orientering. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Høylandet kommune. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om revisjon. 2. Forskrift om kontrollutvalg. 3. Kommuneloven. I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2009 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil oppdragsansvarlig revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. SAK 017/09 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2010 Kontrollutvalget 21.09.2009 Gunnhild Berg 017/09 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollog tilsyn - med en total ramme på kr. 400. 500,-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng.
2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollutvalget Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07.05.09. Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets / kommunerådets eller fylkesutvalgets / fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110. Budsjett og økonomiplan Budsjett ( KU-forsl. i parentes) Forslag Anslag * 2009-2013 2009 2010 2011 2012 2013 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. Kjøp av sekretariatstjenester 16 813 (24 600) 110 282 (101 081) 26 500 26 500 26 500 26 500 95 000 95 000 95 000 95 000 Kjøp av revisjonstjenester 255 000 279 000 279 000 279 000 279 000 Total ramme kontrollutvalget 382 095 400 500 400 500 400 500 400 500 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,5 % i 2009 er alle tall i 2010 kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser etc. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt noe faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer.
Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2010 som for tidligere år. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,5 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) vedtok den 7. mai budsjett 2010 og økonomiplan 2010-2013. Budsjettet for kjøp av sekretariatstjenester er redusert i forhold til tidligere år eter at selskapskontrollen er overført til revisjonen jf. vedtak i representantskapet 7. mai 2009. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I forbindelse med forskriftsendringene i 2004 ble revisors revisjonsansvar mht. kommunens internkontroll i utgangspunktet betydelig redusert. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til.) Selskapskontroll er overført til KomRev fra og med 7. mai og budsjett for kjøp av revisjonstjenester har derfor økt, jf. vedtak i representantskapet 7. mai 2009. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Ønsker en derimot å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må en anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for de(t) kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn.
SAK 018/09 BEHANDLEDE SAKER I HØYLANDET KONTROLLUTVALG 1. HALVÅR 2009 Kontrollutvalget 21.09.2009 Gunnhild Berg 018/09 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget ser det som positivt at utvalgets saker blir behandlet i kommunestyret uten ugrunnet opphold. 2. Kontrollutvalget ber om at melding om vedtak i de enkelte saker sendes kontrollutvalget Sak 004/09, 09.03. 2009 Sak 005/09, 09.03. 2009 Sak 007/09, 23.04. 2009 Sak 008/09, 23.04. 2009 Sak 011/09, 08.06. 2009 Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen, og kan forlange enhver sak lagt frem for seg til orientering eller avgjørelse, jf. Kommuneloven 76. Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på sine vegne. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget er hjemlet i kommuneloven 77. Kontrollutvalget har 1. halvår 2009 hatt tre møter og behandlet 12 saker. Møteprotokoller, samt saksprotokoller er oversendt kommunestyret med kopi til rådmannen. Fem av kontrollutvalgets 12 behandlede saker er oversendt kommunestyret for videre behandling. Alle disse sakene er behandlet som politiske saker. Saker til behandling i Høylandet kontrollutvalg 2009 09.03. 2009 Sak nr. Sakstittel 001/09 Orientering angående tiltakspakke / krisepakke til kommunene 002/09 003/09 Kontrollutvalgets rolle og funksjon. Orientering fra kontrollsekretær og revisjon Referatsaker 004/09 Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til kommunestyret 005/09 006/09 Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjon i Høylandet kommune Oppsummering fra NKRF`s kontrollutvalgskonferanse Eventuelt Neste møte i kontrollutvalget settes til 23. april kl. 12.00 for behandling av årsregnskap og årsberetning for 2008. Møtet i mai utsettes til 8. juni.
23.04. 2009 Sak nr. Sakstittel 007/09 Høylandet kommunes årsregnskap for 2008 008/09 Høylandet kommunes årsberetning for 2008 009/09 Referatsaker Eventuelt Det er ønskelig med en orientering angående FabLab i neste møte. Neste møte settes til 8. juni 2009. 08.06. 2009 Sak nr. Sakstittel 010/09 Orientering angående FabLab 011/09 Forvaltningsrevisjonsrapport Ressursutnytting og ressursstyring i pleie og omsorgsektoren 012/09 Referatsaker Eventuelt Neste møtedato settes til 21. september 2009 kl. 12.00. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen angående tildeling av omsorgsplasser / omsorgsboliger i dette møtet. ------- o------ Vurderinger Kontrollutvalget anser det som viktig at saker oversendte fra utvalget blir behandlet uten ugrunnet opphold. Dette for å synliggjøre kontrollutvalgets arbeid med å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på dens vegne. En ser det som positivt at denne praksisen gjennomføres i Høylandet kommune. Kontrollutvalget ønsker også at melding om vedtak i de enkelte saker oversendes utvalget. Grong 14.09. 2009 Gunnhild Berg Kontrollsekretær