Styreprotokoll Møtedato: 10.12.2018 Møtested: DA BorgEid Møtetid: 08.30-17.00 Under Direktøren orienterer deltok avdelingsdirektørene Bjørn-Are Lyngstad (fungerende), Jann Ola Berget og Solveig Moen. I sak 18/95 deltok personvernombud Ine Evensen I sak 18/96 deltok avdelingsdirektør Solveig Moen I sak 18/97 deltok avdelingsdirektør Kari Berget og seniorrådgivere Jon Bottheim og Jon Steinar Bjørgum I sak 18/98 deltok avdelingsdirektør Solveig Moen I sak 18/99 deltok rådgiver for direktøren Gunvor Løge I sak 18/101, 102, 103 og 104 deltok avdelingsdirektør Jann Ola Berget og seniorrådgiver Gunnar Kvitsand (sak 18/103). I sak 18/105 deltok avdelingsdirektør Solveig Moen I sak 18/106 deltok to ansatt representanter i DA, Mari Ann Fremstad og Karianne Pedersen i forbindelse med ansettelse av ny avdelingsdirektør for Innovasjon og domstolutvikling i DA. Saken ble lagt frem av seniorrådgiver Yngvild Schwung Nilsen. Varamedlem for styreleder, høyesterettsdommer Cecilie Østensen Berglund, deltar fast som observatør fra Høyesterett. I tillegg til innmeldte saker ble det gitt innlegg fra advokat Anette Selmer vedrørende omstillinger i domstolene. Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Oddmund Roalkvam Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Anders Brosveet Marit Nybakk Sonja Irene Sjøli Forfall 1
Varamedlemmer Cecilie Østensen Berglund Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 18/091 Godkjenning av innkalling VE 18/092 Godkjenning av protokoll DR 18/093 Direktøren orienterer DR 18/094 Styreleder orienterer VE 18/095 Overordnet policy for behandling av personopplysninger OR 18/096 Lokalisering av virksomhet - vedtakskompetanse VE 18/097 Omstilling og nedbemanning VE 18/098 Endringer i statsborgerloven (domstolsbehandling av saker om tilbakekall av statsborgerskap) - Domstoladministrasjonens høringsuttalelse OR 18/099 Rapportering direktørens resultatkrav 2018 DR 18/100 Eventuelt VE 18/101 Forslag til budsjett for domstolene og DA 2019 VE 18/102 Økonomiplan for domstolene 2020-2023 VE 18/103 Fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene VE 18/104 Finansiering av nytt tinghus i Drammen VE 18/105 Klage over avslag på søknad om tilgang til domstolenes elektroniske pressesider VE 18/106 Tilsetting av avdelingsdirektør innovasjon og domstolutvikling 2
18/091: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkalling ble godkjent. 18/092: Godkjenning av protokoll Godkjenning av protokoll. Protokoll fra styremøtet 12. november er tidligere godkjent og ble signert i styremøtet. 18/093: Direktøren orienterer IKT-sikkerhet revisjon Fungerende avdelingsdirektør Bjørn Are Lyngstad orienterte om oppfølging av IKT-sikkerhet etter revisjon fra Transcendent Group. Transcendent Group er invitert inn i ledermøte i DA i januar. Den mer detaljerte planen blir presentert i neste styremøte i februar. Transcendent Group deltar i utvikling av planer for videre oppfølging av IKT-sikkerhet. Lyd og bilde på Citrix Tilbudet DA har fått fra Evry er etter administrasjonens mening for kostbart i forhold til investering og drift. Det finnes en alternativ metode for å få til lyd og bilde i Citrix enn den løsningen som Evry har basert seg på. IKT-avdelingen tester ut alternativ løsning med lyd og bilde på Citrix. Den foreslåtte piloten kjøres over eget budsjett, det vil ikke koste mye å få testet dette ut. IKT kommer tilbake med en mer helhetlig plan, med kostnadsestimater og risikovurdering når piloten er testet ut. Et annet alternativ er å utnytte de nye dommer-pc ene som rulles ut nå i 2018/2019 til lyd og bilde, men da vil vi fortsatt ikke ha støtte for lyd og bilde på tynnklientene som mange fremdeles er utstyrt med. "Mailvask" Evry vil flytte all "mailvask" mandag 10. desember til Sverige. Det ble orientert om dette i styremøtet, etter at administrasjonen fikk kunnskap om dette torsdag 6. desember. Evry har opplyst at det finnes 3
en alternativ løsning i Norge, men at denne er dårligere enn den de nå tilbyr i Sverige. Administrasjonen har ikke hatt tid nok til å sette seg inn i de ulike aspekter ved denne flyttingen. Det er tidligere fattet vedtak i styret og bekreftet i kontrakt med Evry at all databehandling skal skje i Norge. Ressursfordelingsmodellen: Avdelingsdirektør Jann Ola Berget orienterte om fordeling av ressurser på grunnlag av ressursfordelingsmodellen. Det er tidligere utredet et alternativt forslag til en ressursfordeling som i større grad stimulerer til økt effektivitet, men dette ble lagt bort etter et høyt antall innsigelser fra domstolene. DA planlegger nå å sette sammen en arbeidsgruppe for å se på variasjoner i ressursbruken i TVI-saker blant annet som følge av sorenskriver Bjørnestads innlegg på lederforum i september. Sentralt tema vil være å vurdere om det er grunnlag for å benytte incentiver i de nåværende modellene for å stimulerer til effektivitet. Besøk i Bergen: DA ved direktør Sven Marius Urke og avd.dir. Jann Ola Berget var på besøk i domstolene i førsteinstans i Bergen 26. november 2018. Nord- og Midhordland jordskifterett (Bergen) jordskifterett og Indre Hordaland jordskifteretten (Voss) har felles ledelse. Ansatte og leder i disse to domstolen gir utrykk for at ordningen fungerer godt og at de har hatt god effekt av felles ledelse. I Bergen tingrett har man i lang tid vært i en omstillingsprosess, hvor de har beholdt ressurser som følge av dette. Det ble gitt signaler om at Bergen tingrett ikke vil beholde disse ressursene etter 2019. Besøk i Østfold: Det er en prosess med mål om sammenslåing av alle tingretter i Østfold. Utenriksdepartementet DA har fått tildelt 7 mill kr til fortsatt arbeid på Vest-Balkan. Meddommerundersøkelse 2018 En analyse av Meddommerundersøkelsen 2018 er ferdigstilt. Det er gjennomført tre meddommerundersøkelser. To undersøkelser i Norge til hhv alminnelige domstoler og jordskiftedomstoler, og en internasjonal undersøkelse. I undersøkelsene er det blant annet kartlagt hvem som er meddommere, hva som er motivasjonen for å bli meddommer og hvordan meddommerne opplever samspillet med fagdommere i domstolene. Spørsmålet er blant annet om meddommere for sjelden blir innkalt, og om det er et for stort antall meddommere. Dette har også noe med opplæring å gjøre. Domstoladministrasjonens styre er blitt forelagt analysen og hovedfunnene fra undersøkelsen. Videre oppfølging tas inn i virksomhetsplanarbeidet for 2019. Analysen er en del av DAs rapportserie og finnes på domstol.no. Meddommerundersøkelsen 2018 vil være egnet for forskning og rådata fra undersøkelsen vil bli tilgjengeliggjort for dette formålet. Det er interesse for dette tema i akademia, og vi satser på å få til forskning på feltet med ulike innfallsvinkler; hva betyr dette for eksempel for tilliten for domstolene, er meddommere representative for befolkningen, hva betyr det å dømmes av sine likemenn. Gevinstrealisering Digitale domstoler Avd.dir Jann Ola Berget ga en oversikt over administrasjonens arbeid med gevinstrealisering. Det er viktig å understreke at en sentral gevinst er spart tid, og at tid er ekvivalent med bemanning. Gevinstuttak vil derfor primært skje i form av nedbemanning i domstolene og reduserte utgifter til porto/papir. Det som realiseres i år er knyttet til aktørportalen og salærløsningen. Digitale domstoler er et dynamisk prosjekt hvor det vil komme til nye gevinster som vi ikke ser i dag. Samtidig er de økte utgiftene til IKT som følger av investeringer og utvikling i prosjektet nå på full fart inn i driftsbudsjettet. Prosjektet har lagt seg på en beskjeden gevinstrealisering, og vil sannsynligvis spare inn mye mer enn det som er estimert i løpet av prosjektperioden. Det ble også orientert om de 4
bemanningsreduksjoner som er gjennomført. Mange domstoler har ikke vært berørt av nedbemanningene fordi der det er få dømmende årsverk er det vanskelig å trekke inn stillinger. Sakene ble tatt til orientering. Når det gjelder saken om flytting av databehandling til Sverige drøftet styret den situasjonen som nå på kort varsel har oppstått og fattet følgende vedtak: Data skal være i Norge, og domstolene i Norge skal være på den norske løsningen i fortsettelsen. Overføring til Sverige kan ikke skje uten at vi har undersøkt grundigere hvilken innvirkning dette har på IKT-sikkerheten og også forholdet til personvernlovgivningen. 18/094: Styreleder orienterer Finnmark Styreleder orienterte om besøk til tingrettene i Tana og Vadsø. Man er i første omgang opptatt av felles ledelse mellom disse to domstolene. Sorenskriver Selfors er opptatt av ivaretakelse av den samiske dimensjon under felles ledelse, og det vil foretas konsultasjoner med Sametinget dersom sorenskriveren går inn for felles ledelse. Tingrettene i Alta og Hammerfest er også aktuelle for felles ledelse, men administrasjonen kommer tilbake til dette. Møte med statsråden. Det ble uttrykt stor forståelse for vår situasjon. Om kvelden hadde styreleder, nestleder og direktøren middag med statssekretær Torkil Åmland og representanter fra Sivilavdelingen i JD. Til orientering 18/095: Overordnet policy for behandling av personopplysninger Nye personvernregler trådte i kraft 20. juli 2018. For å sikre etterlevelse av det nye regelverket må det etableres et system for internkontroll i domstolene og DA. En del av dette systemet vil være den styrende dokumentasjonen som skal inneholde overordnede prinsipper, mål og retningslinjer for behandling av personopplysninger. 5
Direktøren la frem forslag til en felles overordnet policy for domstolenes og DAs behandling av personopplysninger. Finnmarkskommisjonen, Tilsynsutvalget for dommere og Innstillingsrådet for dommere ønsker å omfattes av den overordnede policyen. Styret drøftet forslag til policy og besluttet følgende endringer: Når det gjelder rettspleielovunntaket er styret enstemmig i at dette ikke bør oppheves. Administrasjonen målbringer dette i sine innspill til Justisdepartementet i desember Dette unntaket må løftes til en mer fremtredende plass i policydokumentet Hva som er akseptabelt risikonivå for domstolenes virksomhet må fastsettes av DA i samråd med domstolene Styret skal ha årlig orientering om vurdering av risikonivå Styret vedtok felles overordnet policy for behandling av personopplysninger med de endringer som styret besluttet. 18/096: Lokalisering av virksomhet - vedtakskompetanse Direktøren har på oppdrag fra styret vurdert om Domstoladministrasjonens styre har kompetanse til å beslutte lokalisering av en sentralisert lønns- og regnskapsfunksjon. Spørsmålet må avgjøres basert på retningslinjene for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon og domstollovens regulering av forvaltningen av domstolene. Etter direktørens oppfatning er det tilstrekkelig rettslig grunnlag for at Domstoladministrasjonens styre kan treffe slikt vedtak. Styret drøftet saken. Domstoladministrasjonens styre har kompetanse til å beslutte hvor lønns- og regnskapsfunksjonen skal lokaliseres. Styret legger til grunn at retningslinjenes (for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon) krav til saksbehandling og materielle vurderinger er veiledende, men ikke bindende for Domstoladministrasjonens saksbehandling. 18/097: Omstilling og nedbemanning Direktøren foreslår at det videre arbeidet med virkemidler i forbindelse med omstilling og nedbemanning organiseres som et prosjekt. Prosjektet skal vurdere hvilke avgangsstimulerende virkemidler det er aktuelt å benytte for å redusere bemanningen, og komme med forslag til arbeidsgivers bruk av disse i tråd med avtaleverket i staten. Direktøren gis fullmakt til å fastsette mandat og oppnevne prosjektdeltakere. Domstolene og medarbeiderne skal være representert i prosjektet. Styret holdes løpende orientert. Styret vil senere vurdere effekten av iverksatte 6
virkemidler, og om det er behov for å definere ansatte som overtallige - i ytterste konsekvens gå til oppsigelse av ansatte. Det foreslås også å sette i gang et arbeid med å utarbeide stillingsplaner for årene 2020 og 2025. Styret slutter seg til administrasjonens vurderinger og skisse til videre prosess, og vedtar følgende: 1. Det videre arbeidet med virkemidler i forbindelse med omstilling og nedbemanning organiseres som et prosjekt. Direktøren er prosjekteier og får fullmakt til å fastsette mandat og rammer for arbeidet, samt oppnevne deltagere i prosjektet. Administrasjonen, domstollederne, de administrative lederne og medarbeiderne skal være representert i prosjektet. 2. Styret åpner for at avgangsstimulerende virkemidler tas i bruk. Prosjektet gis fullmakt til å vurdere hvilke avgangsstimulerende virkemidler det er aktuelt å benytte for å redusere bemanningen, og komme med forslag til arbeidsgivers bruk av disse i tråd med avtaleverket i staten. 3. Administrasjonen bes påstarte et arbeid med å utarbeide stillingsplaner for årene 2020 og 2025, herunder organisere arbeidet med kartleggingen av domstolenes og DAs fremtidige kompetanse- og bemanningsbehov. 4. Styret vil senere vurdere om de avgangsstimulerende virkemidlene har gitt tilstrekkelig effekt, og om det er behov for å definere ansatte som overtallige med sikte på sluttpakke/oppsigelse. 1. Styret forventer en orientering om prosjektet i de neste styremøtene. 18/098: Endringer i statsborgerloven (domstolsbehandling av saker om tilbakekall av statsborgerskap) - Domstoladministrasjonens høringsuttalelse Kunnskapsdepartementet har sendt på høring forslag om at saker om tilbakekall av statsborgerskap skal behandles i domstolene. Høringsfristen er 17. desember 2018. I høringsnotatet foreslås lovendringer for å følge opp Stortingets vedtak etter behandling av representantforslag om at saker om tilbakekall av statsborgerskap skal behandles i domstolen. I høringsnotatet beskrives også et alternativ hvor det fortsatt skal være forvaltningen som fatter vedtak. Departementet foreslår i tillegg flere materielle endringer i loven, blant annet at barn og barnebarn som hovedregel ikke automatisk skal miste sitt statsborgerskap som følge av feil begått av foreldre eller besteforeldre. Det foreslås videre at det gis rett til fri sakførsel og fritak for rettsgebyr uten behovsprøving i saker om tilbakekall av statsborgerskap. Domstoladministrasjonen har ingen kommentarer til de materiell endringene som foreslås, men avgir høringsuttalelse i forhold til de to alternativene forslagene til behandlingsform ved tilbakekall av statsborgerskap. 7
Høringsuttalelse fra Domstoladministrasjonen vedtas med de endringer som styret besluttet. 18/099: Rapportering direktørens resultatkrav 2018 Direktøren la frem rapportering på resultatkrav for 2018. Direktøren har i all hovedsak oppfylt de resultatkrav som ble stilt for 2018. Forslag til resultatkrav for 2019 behandles i styremøtet i februar 2019. Styret tar direktørens rapportering på resultatkrav for 2018 til orientering. 18/100: Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. 18/101: Forslag til budsjett for domstolene og DA 2019 Regjeringens budsjettforslag er i stor grad en videreføring av 2018-rammen, men med de forventede ABE kutt. For 2019 foreslås det kutt på 12,3 mill. kr som følge av Avbyråkratisering- og effektiviseringsreformen (ABE-reformen). Det foreslås å bevilge 13 mill. kr årlig til teknisk utstyr i domstolene. DAs innspill var på 30 mill. kr årlig. Prosjektet Digitale domstoler får en netto 8
budsjettøkning på 3 mill. kr i 2019. Dette er i tråd med opprinnelige planer. På grunn av avviklingen av juryordningen foreslås bevilgningen på kap. 410 Domstolene økt med 6 mill. kroner. Det ble inngått en budsjettavtale mellom regjeringspartiene og Krf 21. november 2018. Her ble det enighet om å styrke domstolene med 10 mill. kroner for år redusere saksbehandlingstidene. I dette saksfremlegget er økningen hensyntatt. I 2019 forsterkes behovet for å øke midlene til IKT-drift med 12 mill. kr. Sammenlignet med 2016 innebærer dette en økning på 23 mill. kr eller 30 % i perioden som er omprioritert innenfor eksisterende rammer. Dette er en konsekvens av de siste årenes utvikling av nye løsninger blant annet fra Digitale Domstoler og behov for mer midler til utstyr. Et etterslep på bemanningsreduksjoner fra 2018 og prioriterte budsjettbehov blant annet økning av midlene til IKT-drift gir et tilpasningsbehov på 33,4 mill. kroner i 2019. Det foreslås at tilpasningen oppnås gjennom tiltak innenfor følgende områder: nedbemanning, gevinstrealisering som følge av digitale domstoler, og gevinster ved avviklingen av juryordningen. Basert på tidligere års erfaringer er det i denne sammenheng viktig med en realistisk tilnærming til omfanget av tiltak som medfører bemanningsreduksjoner. Med forbehold om Stortingets endelige behandling av statsbudsjettet 17. desember 2018, vedtar styret budsjetter for 2018 for kap. 61 Høyesterett og kap. 410 Domstolene. For 2019 foreslås en gevinstrealisering ved uttrekk av ressurser (porto og nedbemanning) fra tingretter og lagmannsretter som følge av prosjektet Digitale domstoler på til sammen 16 mill. kroner. Videre foreslås det å trekke inn gevinster ved avvikling av juryordningen. Resterende inndekningsbehov på 11,4 mill. kroner dekkes ved fortsatt nedbemanning i domstolene etter de prinsipper som er nevnt i saksfremlegget. Nedbemanningen skjer så langt mulig ved naturlig avgang. Dette betyr at det kun i særlige tilfeller skal gis adgang til rekruttering ved ledighet. 18/102: Økonomiplan for domstolene 2020-2023 For å bedre ivareta den langsiktige økonomiplanleggingen er det utarbeidet et nytt alternativ til økonomiplan. Sentralt i dokumentet er hvilke ressursbehov som krever ekstern finansiering og hvilke ressursbehov som må finansieres innenfor ordinær budsjettramme. Ressursbehovene er knyttet til de tiltak som er nødvendige for å oppfylle strategisk plan Domstolene 2025. Styret vedtok økonomiplan for domstolene 2020-2023 med tilføyelser besluttet av styret. Planen oversendes Stortingets justiskomite og Justisdepartementet. 9
18/103: Fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene I saken gis anbefalinger om tilknytningsform og lokalisering for en landsdekkende regnskap- og lønnsenhet, jf. hovedmål 2 i delutredninger. Avslutningsvis tas det opp om domstolene skal inviteres til en høring i saken etter styrebehandlingen i desember 2018, og før styrets endelige vedtak i 2019 om innføring. Direktøren anbefaler at den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen gis en organisatorisk tilknytning til DA. Tilknytning til DA legges til grunn for forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene, og det videre arbeidet frem mot endelig vedtakssak om innføring. Styret bes om å ta stilling til et lokaliseringssted for den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen. Det valgte kontorstedet legges til grunn for det videre arbeidet frem mot endelig vedtakssak om innføring. I forkant av styremøtet har styremedlemmer fått henvendelse direkte fra regionrådet i Hallingdal. Styret vedtok at den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen gis en organisatorisk tilknytning til DA. Dette legges til grunn for forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene, og det videre utredningsarbeidet frem mot endelig vedtakssak om innføring. Styret ber om at det arbeides videre med Trondheim som hovedalternativ for lokalisering av regnskap- og lønnsfunksjonen. I utredningsarbeidet bør synergieffekter opp mot DAs eksisterende virksomhet i Trondheim og et fremtidig tjenestesenter for domstolene spesielt vurderes. Det bør også drøftes om lokaliseringen av regnskapsavdelingen til Direktoratet for økonomistyring i Trondheim skal tillegges vekt. Konsekvensene av en lokalisering i Trondheim bør sammenlignes med de høyest rangerte lokaliseringsalternativene på Østlandet som fremgår i saken. Styret hadde mottatt brev fra Hallingdal regionråd i saken. Styret fant ikke grunnlag for videre utredning av Hallingdal som kontorsted. På bakgrunn av at saken har vært grundig behandlet frem til nå, kan ikke styret se at ytterligere høring i domstolene vil tilføre saken noe nytt. Det gjennomføres ikke høring. 18/104: Finansiering av nytt tinghus i Drammen Det er gjennomført en OPF-rapport for Drammen tinghus som anbefaler nybygg på Gamle Kirkeplass 10
3. For å sikre videre fremdrift for prosjektet må styret ta stilling til hvordan merutgiftene ved en realisering av nybygget skal dekkes. Det foreligger to alternativer. Kurantprosjektet som gir en rask og forutsigbar fremdrift anbefales. Dette vil innebære at DA påtar seg de økonomiske forpliktelsene for merutgiftene. Ved et ordinært prosjekt som forutsetter bevilgninger fra Stortinget, er videre framdrift usikker. Dette skyldes blant annet prioriteringen av Bergen tinghus. Ut fra et HMS- og sikkerhetsperspektiv vurderer styret at det må ageres nå, og at Drammen tinghus gjennomføres som kurantprosjekt. Administrasjonen fortsetter sin innsats mot bevilgende myndighet for å få finansiering som vil dekke merutgifter knyttet til Drammen tinghus. Styret holdes orientert om fremdriften i prosjektet og eventuelle kostnadsendringer som påvirker fremtidige merutgifter. 18/105: Klage over avslag på søknad om tilgang til domstolenes elektroniske pressesider Trygve Weidemann Moxness har søkt om tilgang til domstolenes elektroniske pressesider. Domstoladministrasjonen har avslått søknaden, og Trygve W. Moxness har klaget på vedtaket. Moxness har begrunnet søknaden med at nyhetsformidlingsnettstedet Monsanto.no trenger tilgang til domstolenes pressesider for å holde seg oppdatert på saker innen sitt virksomhetsområde. Moxness opplyste videre å være eier av nyhetsformidlingstjenesten. Domstoladministrasjonen har gjennomgått saken på nytt og fastholder sitt tidligere vedtak. Klagen legges derfor frem for styret som klageinstans for direktørens vedtak, jf. domstolloven 33b første ledd annet punktum og forvaltningsloven 28 første ledd. Trygve Weidemann Moxness gis ikke tilgang til domstolenes elektroniske pressesider. 18/106: Tilsetting av avdelingsdirektør innovasjon og domstolutvikling Seniorrådgiver Yngvil Schwung Nilsen fra HR presenterte saken. Avdeling for Innovasjon og domstolutvikling representerer det største grepet i omorganiseringsprosessen av Domstoladministrasjonen. Etter trinnvise endringer i høst vil den nye organisasjonen nå være 11
virksom fra 1. januar 2019. Av i alt 24 søkere til stillingen ble tre interne og tre eksterne kandidater innkalt til intervju. Intervjugruppen bestod av direktør Sven Marius Urke, styremedlem Rolf Selfors, fungerende avdelingsdirektør IKT Bjørn-Are Lyngstad og ansatt representant Mari-Ann Fremstad. Følgende kandidater er innstilt til ny stilling som avdelingsdirektør for Innovasjon og domstolutvikling: 1. Ingrid Olsen 2. Kristin Q. Nesset 3. Christian Langvatn Et enstemmig styre sluttet seg til innstillingen. Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors styreleder nestleder Oddmund Roalkvam Bente F. Elverum Marit Nybakk Sonja Sjøli Anders Brosveet Marianne Abeler 12