VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 29.05.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Marit Brygfjell tlf 991 14 435 HAMMERFEST KOMMUNE Postboks 1224 /K 9616 HAMMERFEST TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG TIL ELVETUN SKOLE Vi viser til tilsynsbesøk ved Elvetun skole i Hammerfest kommune onsdag den 1.april. Vi beklager at dere har måttet vente på rapporten. Til stede fra virksomheten: Rektor Heidi Pevik, Verneombud Gøril Mathisen, Lilli Renate Amundsen, Knut R. Olsen, Ane Stabell, Hege K. Sørensen. Til stede fra Arbeidstilsynet: Seniorinspektør Grete Wikstrand og inspektør Marit Brygfjell. Hensikten med tilsynet: Tilsynet som er gjennomført ved Elvetun skole er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsing Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med satsingen, gjennomfører Arbeidstilsynet i 2009 tilsyn ved skoler i landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. I Finnmark fører vi i tillegg tilsyn med èn statlig videregående skole. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmende og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting av arbeidstakere. Målet er et arbeidsmiljø hvor ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Ett av Elvetun skoles viktigste redskap i arbeidet for å forebygge sykdom, skade og slitasje på arbeidstakerne, er systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid (hms-arbeid). Systematisk hms-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom/skade/slitasje. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 343 nord-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771713 9305 Finnsnes INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 77 85 01 21
VÅR REFERANSE 2 Gjennomføring av tilsynet: Tilsynet ved Elvetun skole hadde en varighet på cirka 4,5 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med rektor og verneombud. MØTE 2: Gruppesamtale med 4 arbeidstakere fra Undervisning. MØTE 3: Avrunding/ foreløpig oppsummering av tilsynsbesøket med samme deltakere som på møte 1. I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier Hammerfest kommune torsdag 16.april 2009. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet samlede funn etter tilsynsbesøkene ved Fjordtun skole tirsdag 31.mars, Elvetun skole onsdag 1.april og Breilia skole torsdag 2.april, samt funn som framkom av den innsendte skriftlige dokumentasjonen fra skoleeier knyttet til inneklima. Følgende personer deltok på oppsummeringsmøtet den 16.april: Rådmann Leif Vidar Olsen, Sektorleder skole og oppvekst Steinar Paulsen, Rådgiver for skole og oppvekst Bjørn Sigvartsen, Sektorleder teknisk drift Torbjørn Næss, Virksomhetsleder teknisk drift Terje Mauseth, Rektor ved Breilia skole Geir Bjørkly, Rektor ved Elvetun skole Heidi Pevik, Verneombud ved Elvetun skole Gøril Mathisen, Rektor ved Fjordtun skole Are Antonsen, Hovedverneombud i Hammerfest kommune Stig Sandvik, Hovedtillitsvalgt for Utdanningsforbundet Kirstin Berg Seniorinspektør i Arbeidstilsynet Grete Wikstrand, Inspektør i Arbeidstilsynet Marit Brygfjell. Om virksomheten Elvetun skole: Elvetun skole har 79 elever, og 15 ansatte med en aldersspredning fra 25-51 år. Skolen har hatt samme rektor siden 1994. Elvetun skole er i dag den eneste skolen i Hammerfest som har kun 1.-4.trinn. Elvetun skole ble åpnet i 1967 og lagt ned i 1990, for deretter å bli etablert som en egen avdeling under Baksalen skole i 1993. Fra skoleåret 1995-96 ble Elvetun igjen en selvstendig skole. I perioden 2003-2005 var Elvetun utpekt som bonusskole i Utdannings- og forskningsdepartementets daværende ordning med demonstrasjonsskoler og bonusskoler for å fremme kvalitet og utviklingsarbeid i norsk skole. Elvetun skole sliter med gammel bygningsmasse. Ved tidspunktet for tilsynsbesøket hadde skolen akkurat fått beskjed om at det vil bli satt opp en midlertidig brakkerigg som skal brukes de neste tre skoleårene. Det var per tilsynsdato usikkert om Elvetun skole vil få nytt skolebygg fra 2012, eller om Elvetun skole legges ned som egen skole og innlemmes i Baksalen skole fra 2012. Lærerne ved skolen jobber også i SFO. Elvetun skole er IA-virksomhet og er tilknyttet bedriftshelsetjeneste. Hovedinntrykket etter tilsynsbesøket er at det ikke jobbes systematisk med helse, miljø og sikkerhetsarbeid ved Elvetun skole. Ansatte vi møtte i tilsynet, trives med å undervise og har lyst til å undervise. Gammelt skolebygg skaper mange fysiske arbeidsmiljøutfordringer for de ansatte, og elever
VÅR REFERANSE 3 med atferdsproblemer skaper store psykiske arbeidsmiljøutfordringer. Ansatte oppga at de bruker mye av arbeidstida til å håndtere atferdsproblemer i stedet for å undervise. Elvetun skole har en stor andel fremmedspråklige/fremmedkulturelle elever, og dette oppleves som svært utfordrende. Det er en generell oppfatning ved skolen at vaktmestertjenesten i Hammerfest kommune fungerer svært dårlig overfor skolen. Tema som ble tatt opp i tilsynsbesøket: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse ved Elvetun skole. - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer ved Elvetun skole. - Kommunikasjon og medvirkning i hms-arbeidet ved Elvetun skole. - Rapportering av avvik (uheldige forhold) ved Elvetun skole. - Følgende arbeidsmiljøfaktorer ble tatt opp av Arbeidstilsynet: Konflikter, omstillinger, vold og trusler ved Elvetun skole. - Organisering og tilrettelegging av arbeidet ved Elvetun skole. - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging ved Elvetun skole. - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere ved Elvetun skole. Verneombud/ sikring av arbeidsmiljøkompetanse: Elvetun skole har verneombud, og verneombudet deltok på verneombudskurs på tidspunktet for tilsynsbesøket. Det er ulik kunnskap blant de ansatte om verneombudets funksjon og oppgaver i virksomheten. Rektor har gjennomgått 40-timers kurs for verneombud. Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljlutfordringer: Rektor oppga at kartlegging av arbeidsmiljøet skjer gjennom medarbeidersamtaler. På bakgrunn av medarbeidersamtalene og uformelle samtaler med ansatte i hverdagen, utarbeider rektor tiltaksplaner. I tillegg avholdes det personalmøter hvor rektor har møter med skolen og SFO hver for seg. Det arrangeres ikke felles møter for skolen og SFO, fordi dette ville ha måttet blitt organisert som kveldsmøter for at alle ansatte skulle kunnet delta. På personalmøtene er det mulig å ta opp eget arbeidsmiljø som tema. Det gjennomføres ikke jevnlige vernerunder ved skolen. Vernerunder ble tidligere gjennomført jevnlig etter initiativ fra skoleeiers side. Ansatte kjente ikke til hvordan arbeidsmiljøet ved skolen kartlegges og risikovurderes. Ansatte har inntrykk av at det er tilfeldig hvilke arbeidsmiljøutfordringer som blir fulgt opp med tiltak og hvilke som ikke blir det. Det er en vanlig oppfatning blant ansatte at det ikke finnes noen systematikk i helse, miljø og sikkerhetsarbeidet ved skolen, og at det er helt tilfeldig hvem som gjør hva innenfor hms-området ved skolen. Ansatte forklarte dette med at rektor har for mange arbeidsoppgaver, og ikke har tid til å gjøre alt hun skulle ha gjort. Ansatte ved skolen hadde en oppfatning av at skoleeier vet at skolen er i dårlig stand, og at skoleeier ikke synes det er noen vits i å gjennomføre flere vernerunder i skolen. I møtet med ansatte ble det uttalt at det ikke er så lett å føle arbeidsglede lenger på grunn av sterke belastninger knyttet til arbeidssituasjonen. Fysisk arbeidsmiljø oppleves som belastende. Ansatte fortalte om mangelfulle lys- og luftforhold, og skolen har hatt lekkasjer. Ansatte oppga å være plaget av hodepine, tett nese og tørre øyne. Det ble fortalt om mangler ved brann- og elektrisitetssikkerheten ved skolen. Som eksempler på dette ble
VÅR REFERANSE 4 nevnt lite tidsriktig utstyr og skjøteledninger overalt, og at det finnes mangler ved brannvernrutiner. Tilfluktsrommet blir brukt som gymsal og lager. SFO ved skolen har ikke noe kontor/samtalerom som kan brukes ved for eksempel samtaler med foreldre. Fysiske mangler påvirker ansattes trivsel. Elvetun skole har bevegelseshemmede elever. Samtidig finnes det ingen rutiner for rydding av snø foran inngangen om vinteren; skolen må melde sitt behov for snørydding til kommunens driftsavdeling hver dag og det blir følgelig ikke ryddet snø før skolestart på morgenen. Ansatte og ledelse fortalte i tilsynsbesøket at de sleper rullestol og løfter bevegelseshemmede for å få bevegelseshemmede elever inn i skolebygget etter snøfall. Det er en generell oppfatning ved skolen at vaktmestertjenesten i Hammerfest kommune fungerer svært dårlig overfor skolen. Ansatte opplever at de har en relativt stor andel elever med problematferd, og at flere elever har større problemer enn det skolen er i stand til å håndtere innenfor sine rammer og ressurser. Disse elevene mangler respekt for voksne. Skolen har elever som kommer i konflikt med andre elever, skolen har elever med atferd som skremmer andre elever, og skolen har elever som stjeler. Denne typen atferd kombinert med mangel på hensiktsmessige sanksjonsmuligheter oppleves som svært vanskelig og frustrerende for ansatte i arbeidshverdagen. I forhold til flere av disse barna samarbeider skolen med Barnevernet, PPT og BUP. Ansatte påpeker at arbeidsmiljøutfordringene er knyttet til barns atferd, og barns atferd endrer seg ikke som følge av samtaler mellom ansatte i skolen, Barnevernet, PPT og BUP. Arbeidet med barn med problematferd medfører store pedagogiske utfordringer for de ansatte, både i forhold til barnas foreldre og i forhold til hjelpeapparatet. Flere ansatte ønsket mer ekstern hjelp i forhold til elever med problematferd, enn det som er tilfellet i dag. Det har vært stort gjennomtrekk av personale ved Elvetun skole de siste årene. Ansatte oppga at tidligere ansatte har søkt seg bort fra skolen på grunn av usikkerhet og uforutsigbarhet i forhold til om skolen vil bli nedlagt eller ikke. Dagens ansatte er også slitne, og det ble påpekt at dette inkluderer unge lærere som nesten nettopp er begynt å jobbe som lærere. Ansatte oppga at per dato for tilsynsbesøket var fem av femten ansatte sykemeldte. Kommunikasjon og medvirkning i hms-arbeidet: Rektor oppga at ansatte har anledning til å avvikle klubbmøter i arbeidstida, og at skolen på denne måten legger til rette for aktivitet og medvirkning fra ansatte. Det gjennomføres ikke faste møter mellom ledelse og verneombud ved skolen, men kommunens hovedverneombud har hatt møter med lokale verneombud ved skolene. Ansatte oppga at eget arbeidsmiljø ikke diskuteres i plenum, og at det ikke har vært satt fokus på arbeidsmiljøet ved skolen. Ansatte har en oppfatning av at det ikke blir lagt til rette for medvirkning i hms-arbeidet, og at de ikke har noen arena som sikrer ansatte medvirkning i skolens hms-arbeid. Ansatte sa at de har en flink rektor, men oppga samtidig at fravær av ledelse oppleves som et problem- og et savn for ansatte i arbeidshverdagen. Det ble sagt at rektor har både undervisning og mange administrative arbeidsoppgaver, og ansatte opplever at rektor er for lite tilgjengelig for dem i arbeidshverdagen. Rektor på sin side berømmet ansatte for at de selv er flinke til å finne løsninger i det daglige arbeidet.
VÅR REFERANSE 5 Arbeidstilsynet fikk under tilsynsbesøket inntrykk av at ansattes eget arbeidsmiljø er tett sammenvevd med pedagogiske utfordringer, og at det kan oppleves som vanskelig å skille klart mellom eget arbeidsmiljø og ivaretakelse av elevene. Rapportering av avvik (uheldige forhold): Ansatte vet at skolen har et avvikssystem, men bruker det i ulik grad. Per dato for tilsynsbesøket besto rutinen i at ansatte sa fra til rektor, og avvik ved skolen ble meldt til kommunens driftsavdeling av skolens sekretær. Ansatte visste at alle skolene i Hammerfest kommune skal ta i bruk et nettbasert avvikssystem, hvor alle ansatte kan melde inn avvik til kommunens tekniske driftsavdeling. Det er ingen etablert lokal kultur ved Elvetun skole for å ta opp uheldige hendelser og avvik; noen ansatte melder avvik mens andre ikke gjør det. Skolen har ikke skriftlige rutiner for behandling av klager fra elever og/eller foreldre. Rektor oppga at klager fra elever og/eller foreldre tas opp av den enkelte ansatte i det teamet vedkommende hører til, og rektor gjennomfører samtaler med foreldre ved behov for dette. Rektor og verneombud er kjent med skoleeier Hammerfest kommunes rutiner for prioritering og oppfølging av rapporterte feil ved og mangler ved bygninger og installasjoner. Konflikter, omstillinger, vold og trusler: Virksomheten har tidligere opplevd konflikter mellom ansatte. Ansatte oppga at de ikke kjenner til at det finnes noen skriftlig rutine for konflikthåndtering ved skolen; noen ville tatt kontakt med rektor mens andre ville ha oppsøkt tillitsvalgt for å få hjelp ved eventuelle konflikter med andre ansatte. Rektor oppga at ved konflikter skal ansatte si fra til henne, og hun vil da gjennomføre samtaler med de involverte. Elvetun skole har ikke skriftlige rutiner for å sikre vurdering av mulige negative arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer/omstillinger. Skolen har omorganisert gruppestrukturen for å oppnå bedre arbeidsforhold. Vold og trusler er en aktuell utfordring/problemstilling ved Elvetun skole. Ansatte har opplevd vold og trusler om vold, knyttet til sin arbeidssituasjon. I møtet med ansatte ble det sagt at det går over stokk og stein i forhold til vold og trusler ved skolen. Som eksempler på hva ansatte har opplevd, nevnes her: Utskjelling og verbale trusler rettet både mot den ansattes og mot ansattes familiemedlemmer, slag, spark, lugging, biting og spytting. I tilsynsbesøket la ledelsen fram en sosial plan som angir regler for elevatferd, og som kan ha en forebyggende effekt i forhold til ansattes fare for å bli utsatt for vold og trusler om vold. Ansatte gjorde også rede for innholdet i skolens sosiale plan, men sa samtidig at denne planen ikke brukes i praksis. Det ble oppgitt at ett av elementene i denne planen er at alle ansatte skal praktisere felles normer og grenser overfor barna i skolen, og dette har det vært vanskelig å gjennomføre i praksis. Ansatte har ulik praksis i forhold til grensesetting overfor barna. Ansatte visste at det finnes en beredskapsplan som skal sikre oppfølging av arbeidstakere som har blitt utsatt for vold og trusler, men de kjente ikke til det konkrete innholdet i denne planen.
VÅR REFERANSE 6 Per tilsynsdato hadde Elvetun skole ingen skriftlige rutiner for å forebygge og håndtere vold og trusler rettet mot ansatte ved skolen. Skoleeier har utarbeidet et nulltoleranse-dokument som inneholder rutiner og beredskapsplaner til bruk ved håndtering av vold, trakassering og trusselhandlinger rettet mot ansatte i grunnskolen i Hammerfest kommune. Dette dokumentet er godkjent for bruk den 15.mars 2009, og vil bli tatt i bruk ved Elvetun skole. Per tilsynsdato hadde det ikke blitt gjennomført systematisk opplæring ved skolen i forebygging og håndtering av vold og trusler. Organisering og tilrettelegging av arbeidet ved Elvetun skole: Ansatte hadde en oppfatning av at den enkelte arbeidstaker i liten grad blir ivaretatt i form av individuell tilrettelegging av arbeidet. I møtet med ledelse og verneombud ble det redegjort for individuell tilrettelegging for flere arbeidstakere, men at dette ikke blir kommunisert ut til alle ansatte på grunn av arbeidsgivers taushetsplikt overfor arbeidstakerne. Som eksempler ble nevnt at det har vært gjennomført tilrettelegging for arbeidstakere med kronisk sykdom, og tilrettelegging for arbeidstakere som har stått i fare for å bli sykemeldt. Elvetun skole har gjennomført særskilt tilrettelegging for gravide arbeidstakere ved at gravide har blitt fritatt for inspeksjon, gymnastikk og svømming. I følge ansatte har skolen hatt gravide arbeidstakere ved skolen som har bedt om fritakelse fra inspeksjon og arbeid med utagerende elever, uten at ønskene har blitt imøtekommet. I møtet med ansatte ble det sagt at gravide arbeidstakere kan oppleve det som svært vanskelig å gå til rektor for å be om tilrettelegging når arbeidstakeren vet at dette vil gå ut over kollegaene, og ansatte etterspurte en skriftlig rutine vedrørende tilrettelegging for gravide slik at det ikke blir opp til den enkelte gravide å ta opp temaet med ledelsen. Hammerfest kommune har seniorpolitiske tiltak som gjelder for alle kommunale virksomheter. Ansatte hadde en oppfatning av at det er vanskelig å gjennomføre individuell tilrettelegging for den enkelte arbeidstaker. Ansatte sa at for å klare jobben sin ved skolen må de være 100 % friske. Det er vanskelig å møte opp på jobb dersom man ikke er helt friske, fordi alle må jobbe 100 % når de først er til stede på arbeidsplassen. Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging: Elvetun skole har egenmeldingsskjema hvor det er mulig å oppgi arbeidsrelaterte årsaker til sykefravær. Virksomheten har oppdaterte skriftlige rutiner for oppfølging av sykemeldte ved 6 og 12 ukers sykefravær. Rektor har informert ansatte om gjeldende sykefraværsrutiner. Rutinene er tilgjengelig for alle ansatte, men ansatte hadde ulik kjennskap til rutinene. Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere: Elvetun skole utarbeider oppfølgingsplaner seinest innen 6 uker for arbeidstakere som har vært helt eller delvis sykemeldt. Oppfølgingsplanene inneholder en vurdering av de forhold som Arbeidsmiljøloven krever. Elvetun skole gjennomfører dialogmøte etter 12 uker. Virksomheten har erfaringer med at lege deltar på dialogmøte etter ønske fra arbeidstaker. Elvetun skole har gjennomført tilretteleggingstiltak for sykemeldte arbeidstakere.
VÅR REFERANSE 7 Arbeidstilsynet fikk i tilsynsbesøket inntrykk av at tilrettelegging og avslutning av arbeidsforhold på grunn av sykdom, oppleves som vanskelig. Skoleeier bør vurdere om det er hensiktsmessig at det er rektor som skal ha ansvaret for den vanskelige samtalen med ansatte i tilfeller hvor det går mot avslutning av arbeidsforholdet på grunn av sykdom og det ikke lenger finnes flere muligheter for tilrettelegging ved skolen. Arbeidstilsynets oppfølging av opplysninger fra tilsynsbesøket: På bakgrunn av opplysninger som kom fram i tilsynsbesøket, vurderer Arbeidstilsynet å gi Elvetun skole 12 pålegg. Hensikten med påleggene er å bidra til at det blir gjennomført et best mulig systematisk hms-arbeid ved skolen for å forebygge sykdom, skade og slitasje på arbeidstakerne. Begrunnelse for pålegg som varsles: 1. Ansatte ved Elvetun skole har ulik grad av kjennskap til verneombudets oppgaver og funksjon på arbeidsplassen. Verneombudet er gjennom Arbeidsmiljøloven tillagt en særskilt viktig funksjon, ved at verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i arbeidsmiljøsaker. Det er derfor viktig at informasjon om verneombudets funksjon og oppgaver på arbeidsplassen blir formidlet til ansatte ved skolen med jevne mellomrom. 2. Virksomheten kunne ikke i tilsynsbesøket legge fram en skriftlig tiltaksplan/handlingsplan for å redusere relevante psykososiale og organisatoriske risikoforhold. I henhold til Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav c og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene i den hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Ved kartlegging, risikovurdering og planlegging/iverksetting av tiltak oppfordrer vi virksomheten til å inkludere de arbeidsmiljøutfordringene som er beskrevet av ansatte- og gjengitt av Arbeidstilsynet i denne rapporten. 3. Det å kartlegge og risikovurdere arbeidsmiljøutfordringer og farer og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i hms-arbeidet og det betyr at hms-aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan hms-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Slike rutiner anses som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som det styringsverktøyet på hmsområdet som loven krever. 4. Arbeidsmiljøloven legger stor vekt på medvirkning i virksomhetens hms-arbeid i flere av sine bestemmelser. Vi viser her til Arbeidsmiljøloven 2-3 (1), 3-1(1) og til Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 3. Arbeidstakerne og tillitsvalgte har både en rett og en plikt til å medvirke i utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske hmsarbeid. For å sikre at arbeidstakerne får nødvendig informasjon og samtidig sikre arbeidstakernes medvirkning, plikter arbeidsgiver å iverksette tilstrekkelige arenaer for å ivareta ovennevnte lovkrav. I tilsynet kom det fram at ansatte ved Elvetun skole opplever at
VÅR REFERANSE 8 de ikke har reell medvirkning i skolens hms-arbeid. På bakgrunn av dette har Arbeidstilsynet foreløpig konkludert med at virksomheten ikke har gode nok rutiner og arenaer for å sikre medvirkning, kommunikasjon og informasjon i forhold til det systematiske hms-arbeidet. 5. Elvetun skole hadde per tilsynsdato ingen skriftlig rutine for håndtering og behandling av klager fra elever og/eller foreldre. Vi viser her til Arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet; noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv.elvetun skole må sørge for at alle arbeidstakere gjøres kjent med rutiner for håndtering av klager fra elever og/eller foreldre. Vi viser til Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 2.Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne paragrafen, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og håndteres på tidligst mulig stadium. På bakgrunn av dette vurderer vi å pålegge arbeidsgiver å opprette en rutine for framgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. 9. Arbeidsmiljølovgivningen pålegger arbeidsgiver plikt til å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet. Det framkom i tilsynet at Elvetun skole mangler en slik rutine. Vi viser til Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6. Forhåndsvurderinger av forestående endringer vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske arbeidsmiljøfaktorer. Graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse for de ansatte ved omstillinger og endringsprosesser, kan være avgjørende for hvordan de ansatte vil klare å mestre - og bearbeide omstillingsprosessen på en god måte. Rutiner for vurdering av mulige negative arbeidsmiljøkonsekvenser ved omstillinger/endringer må derfor sikre informasjons- og kommunikasjonsflyt, medvirkning og eventuell nødvendig opplæring for å kunne ivareta nye arbeidsoppgaver på en god måte.arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, i henhold til Arbeidsmiljøloven 4-1 (2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, i henhold til Arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med de utarbeidede rutinene. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) og av Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det framkom i tilsynet at Hammerfest kommune har utarbeidet rutiner og beredskapsplaner til bruk ved håndtering av vold, trakassering og trusselhandlinger rettet mot ansatte i grunnskolen i Hammerfest kommune. De ansatte vi møtte i tilsynsbesøket ved Elvetun skole, kjente ikke til det konkrete innholdet i beredskapsplanen. 11. Det er nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Det framkom i tilsynet at Elvetun skole mangler en rutine for denne typen opplæring. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening, følger av Arbeidsmiljøloven 3-2 (1) bokstav a, og av Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge Arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre.
VÅR REFERANSE 9 12. Elvetun skole må informere sine ansatte om gjeldende sykefraværsrutiner. I henhold til Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 har arbeidsgiver plikt til å sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet; herunder informasjon om endringer. Dette betyr at alle ansatte må få tilstrekkelig informasjon om hvordan de som ansatte vil bli fulgt opp ved eventuelt sykefravær. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i Arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Elvetun skole må informere alle ansatte om verneombudets rolle og funksjon. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Internkontrollforskriften (bestillingsnr. 544) 5, 2.ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig tilbakemelding på hvordan pålegget om informasjonsspredning har blitt gjennomført ved Elvetun skole. 2. Elvetun skole må utarbeide skriftlige planer for tiltak for å redusere risikoforhold. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav c, og i Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av en tiltaksplan/handlingsplan som er utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurderinger av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrister og hvem som er ansvarlig for gjennomføringen av hvert enkelt tiltak. 3. Elvetun skole må foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 7 og 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av utarbeidet rutine for systematisk overvåking av at internkontrollen fungerer som forutsatt i arbeidsmiljølovgivningen. 4. Elvetun skole må sørge for å etablere faste møteplasser for alle ansatte i alle avdelinger for å sikre medvirkning, kommunikasjon og informasjonsflyt i forhold til det systematiske forebyggende hms-arbeidet i virksomheten. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Arbeidsmiljøloven 2-3 og i Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 3 og 6. Pålegget anses
VÅR REFERANSE 10 som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en skriftlig tilbakemelding på at det er etablert faste fora for å diskutere eget arbeidsmiljø. 5. Elvetun skole må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev- og foreldreklager. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av rutinen. 6. Elvetun skole må sørge for at alle arbeidstakerne blir gjort kjent med rutiner for håndtering av klager fra elever og/eller foreldre. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig tilbakemelding på hvordan informasjonsspredning er gjennomført. 7. Elvetun skole må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av konflikter. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) og 4-1 (2) og i Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av utarbeidet rutine. 8. Elvetun skole må sørge for at alle arbeidstakerne blir gjort kjent med virksomhetens rutine for konflikthåndtering. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonsspredning er gjennomført. 9. Elvetun skole må utarbeide skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav d, og i Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av en utarbeidet rutine som er i samsvar med lovens krav.
VÅR REFERANSE 11 10. Elvetun skole må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med Hammerfest kommunes/ Elvetun skoles skriftlige rutiner for forebygging og håndtering av vold og trusselsituasjoner, samt rutinene for hvordan arbeidstakere skal følges opp i etterkant av en voldshendelse. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonsspredningen er gjennomført. 11. Elvetun skole må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Arbeidsmiljøloven 3-2 (1) bokstav a og 4-3 (4), og i Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av utarbeidet rutine. 12. Elvetun skole må informere sine medarbeidere om gjeldende rutiner for oppfølging av sykefravær. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonsspredning er gjennomført. Videre saksgang: Hvis virksomheten har kommentarer og innsigelser til det som er beskrevet eller til de pålegg og frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 22.juni 2009. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til Hammerfest kommune med kopi til Elvetun skole. Med hilsen Arbeidstilsynet Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign) Marit Brygfjell inspektør (sign) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.
VÅR REFERANSE 12 Kopi til: Elvetun skole ved rektor Heidi Pevik postboks 1224, 9616 Hammerfest. Elvetun skole ved verneombud Gøril Mathisen, postboks 1224, 9616 Hammerfest. Hammerfest kommune ved hovedverneombud Stig Sandvik, postboks 1224, 9616 Hammerfest.