Lions Clubs International MD 104 Norge Protokoll fra Guvernørrådsmøte den 22.november 2015 Møtet ble avholdt på Quality Airport Hotell Gardermoen. Til stede: Guvernørrådsleder Kay Arne Sørensen, ass. guvernørrådsleder Lill Alver, distriktsguvernørene: Rolf Stave (A1), Ragnvald Johnsen (B2), Torstein Nærbøe (C3), Ingvar Waage (E6), Yngve Lindgaard- Berntsen (D4), Rolf Norgren (H) og Helle Soos Fauerskov (J). Fagsjefene; Stefan Soos (YCEC), Bjørn Zarbell (NAC), Nils Ørum (IR), Christian H. Johansen (GMT), Vibeke Aasland (PR), Asbjørn Larsen (IT) og Hroar Thorsen (GLT) Fra administrasjonen møtte regnskapsmedarbeider Øystein Berg-Nilsen, og generalsekretær Heidi Lill M. Oppegaard Observatører: Fredrik Knutsen (MD koordinator LCI100år ), Thore Jan Klever ( LC Oslo / Bygdøy), Svenn O. Hjorth ( VDG II 104C3), Christian Myrstad, Borgar Aasterud (LC Heradsbygd), Kåre Rise ( Leder kontrollkomiteen), Knut Olav Gåseby (VDG I 104J), Terje Fodstad ( VDG II 104H), Ketil Stuan (VDG I 104H), Svein Berntsen (ID) og Einar Borchsenius ( Leder MD-lovkomite) OBS! Linker til sakene finner dere helt til slutt i protokollen. Lions Clubs International MD 104. E-post: post@lions.no Web: www.lions.no Ensjøveien 18, 0661 Oslo. Telefon: 23 24 46 30. Mobil: 951 13 124
1. Åpning og konstituering Guvernørrådsleder Kay Arne Sørensen ønsket velkommen til Guvernørrådsmøte nummer 2. Distriktsguvernør Yngve Lindgaard-Berntsen leste Lions Mål. Styreformann i Stiftelsen Det er Mitt Valg Christian H. Johansen hadde en orientering om status i Stiftelsen Det er Mitt Valg. Sjekk pålydende kr 6 000 000 som var andre tildeling av overskuddet fra Lions Røde Fjær, ble overrakt i forbindelse med Lions Clubs Internasjonale President Yamada sitt besøk på Nordstrand Skole. Det er ansatt ny daglig leder Stig Reinholdt Jensen som starter 01.01.2016. Ivar er tilbake i 100%. Han skal overlappe med ny daglig leder og går av 28.02.2016. Det er pr i dag 8 instruktører, ny er under utdanning så de blir 9 i løpet av første halvår 2016. Nye vedtekter er godkjent av Stiftelsestilsynet. Stiftelsen vil i år gjennomføre litt over 200 kurs. Forskningsprosjektet er igangsatt. Bare 49 skoler er påmeldt. Høyskolen har akseptert antallet, men har ingen buffer hvis skoler trekker seg. Er det mulig å skaffe flere? Målet er fremdeles mellom 70 og 80 skoler. Prosjektet kan bli forsinket hvis skoler trekker seg. De første skolene skal i gang nå så fort som mulig, resten skal ha oppstart om et år. Prosjektet er finansiert av Lions Røde Fjær, er veldig viktig for å programmet forskningsbasert dokumentert. Prosjektet har en tidshorisont på 4-5 år. Foreløpig resultat for året er kr 1,5 million i overskudd. Råd og regnskap i Akershus er ny regnskapsfører fra 01.01.2016. Likviditeten er god slik. Lån gitt av Lions Norge vil bli tilbakebetalt i nær fremtid. Størstedelen av de innsamlede midler fra Lions Røde Fjær forventes overført før årsskiftet. Totalt kr 16 000 000. Stiftelsen avventer også tildelingsbrevet som skal gi retningslinjer på bruk av midlene. Etter at tildelingsbrevet er mottatt vil det utarbeides operative retningslinjer for disponering av midlene. Støtte til kurs skal gjennomføres. I første omgang vil kurs gjennomført i regi av forskningsprosjektet vil bli støttet. Deretter må Stiftelsen komme tilbake til hvordan ordinære kurs støttes. Støtten vil vurderes opp mot bla. langsiktighet, samarbeid med kommuner o.l. Informasjon fra MD IRC Nils Ørum angående prosjektet i Syria. Det er nå flere land som ønsker å støtte dette prosjektet. Deriblant England, Irland, Tyskland og Sverige. Det er nedsatt en 2
internasjonal komite i LCI. Det er også foreslått en komite i Norge (se senere på dagsorden). Denne gangen skal man ikke besøke leiren der som Einar Lyngar har vært før da det er blitt for farlig. Man skal nå konsentrere seg om andre oppgaver. Signaler om støtte i fra LCIF er kommet og man må bare få sendt en søknad. Man skal sørge for å følge de linjer som skal følges for slike søknader. Det er kommet tydelige signaler på at man til dette prosjektet ikke kan søke NORAD om penger. Bør Lions i dette arbeidet samarbeide med en annen hjelpeorganisasjon uten at Lions Norge blir borte? Dette er et alternativ et annet er at man knytter til seg konsulenter som har erfaringer med dette. 3 desember, reiser Kay Arne Sørensen, Einar Lyngar, Nils W. Ørum og Svein Berntsen til Libanon for å starte samtaler med Lions der nede. Man presiserer at sikkerheten settes i høysete. Det betyr at hele reisen kan bli avlyses på ekstremt kort tid. Man skal ha møter med Lions og andre NGO'er samt et firma som lager proteser. Det er et stort behov for dette. Turen skal danne grunnlag for det eventuelle mandatet og prosjektbeskrivelsen som må på plass i forbindelse med dette prosjektet. Nils avsluttet med å illustrere hvordan situasjonen der nede mellom nabolandene er. Svein Berntsen presiserte at det som Lions Norge blir enige om å gjøre skal forankres på riktig måte på de riktige stedene slik at det ikke blir noen tvil om hvilken rolle Lions Norge tar på seg med dette prosjektet. Svein fortalte at vår ansatte utenlandssjef Ingebrigt Molland mener at den tidsplanen som prosjektet har lagt opp til i starten er urealistisk, men han presiserte at det er Guvernørrådet som må ta avgjørelsen på dette. Det ble videre presisert at hvis Lions Norge går inn i dette så er dette et prosjekt som vil pågå i flere år. Innkalling og saksliste, det ble kommentert fra DG Torstein Nærbøe at antall saker til møtet var for mange. Han mente at flere saker må kunne avgjøres av ADM slik at antall saker til GRM blir sterkt redusert. Han presiserte dog at det er GR som er de som tar beslutninger og bestemmer. Han stilte derfor spørsmålet hvordan GR kan gi ADM mer myndighet? Torsteins spørsmål overlates til gruppen som skal jobbe med fullmakts strukturen i Lions Norge. Yngve Lindgaard-Berntsen stilte spørsmål om hva som gjøres med de saker som man ikke rekker å behandle. Dette var det enighet om å avgjøre, når man nærmer seg slutten av den oppsatte møtetiden. Sak. 2.06 Utsettes til neste møte. Sak. 3.25 Utsettes til neste møte. 3
Sak 7.13 som var utsatt er trukket av forslagsstiller. Følgende saker ble tatt opp til behandling: Protokoller 1.04 Protokoll fra guvernørrådsmøtet 28.08. 2015 Vedtak: Protokollen ble enstemmig vedtatt. 1.05 Referat fra det internasjonale styremøtet 1-4.10.2015 Vedtak: Guvernørrådet tar referatet til informasjon 1.06 Referat fra hovedforhandlingene EF 2015 Saken utsettes. 1.07 Protokoll fra CC møtet EF 2015 Vedtak: Guvernørrådet tar protokollen til informasjon. 1.08 Referat fra GR AU møtet 11.11.2015 Vedtak: Guvernørrådet tar referatet til informasjon. 2. Rapporter 3.18 Statusrapport Distrikter Vedtak: Guvernørrådet tar samtlige statusrapporter i fra distriktene til informasjon. 3.19 Statusrapport Fagsjefer Vedtak: Guvernørrådet tar samtlige av fagsjefenes statusrapporter til informasjon. 3.20 DMV Vedtak: Rapporten ble avlevert muntlig i forkant av møtet Guvernørrådet var godt fornøyd med orienteringen 3.21 Status Thorvaldsenfondet Vedtak: Guvernørrådet tok statusrapporten til etterretning. 3.22 Statusrapport Kontrollkomiteen Vedtak: Guvernørrådet tok rapporten til informasjon og bemerker at siste spørsmål kommer som egen sak senere i møtet 3.23 Årsrapport YCEC 2014 2015 Vedtak: Guvernørrådet godkjenner årsrapporten for 2014-2015 fra MD YCEC. 3.24 Rapport fra tjenestereise til Lusaka. Vedtak: Guvernørrådet tar rapporten til informasjon. 4
3.25 Utkast årsrapport MD 104 2014-2015 Utsettes til neste møte 3.26 Kvinner i Lions. Guvernørrådet tar informasjonen til etterretning. 3.27 Evaluering fra Lions Camp 69 N Vedtak: Guvernørrådet tar rapporten til orientering. Denne videresendes også til MD YCEC. 3.28 Nettbutikken Vedtak: Statusrapporten tas til informasjon 3.29 Generalsekretærens rapport Vedtak: Rapporten tas til informasjon. 4. Handlingsplaner 2014-2015 4.08 Handlingsplan ITC Vedtak: Guvernørrådet godkjenner handlingsplanen. 4.09 Revidert handlingsplan YCEC Vedtak: Revidert handlingsplan godkjennes. 5 Organisasjon og administrasjon 5.01 Komiteer, styrer og utvalg i 2015/2016 Vedtak: Godkjennes med den tilføyelse som ble gjort i komite for Tulipanpris/ Ungdomspris. 5
5.20 Opplæring Distrikts Kasserer og Distrikts Sekretær i MD 104. Vedtak: Det vises til de kurs som er prøvekjørt i distrikt H, dette kurset kan nå gjennomføres i alle distrikter. Ta i bruk de nye online kursene som er publisert på LCI sine hjemmesider. Se: http://members.lionsclubs.org/en/resources/leadership-resource-center/trainingresources/club-officer-training-orientation.php Vedtatt: mot 1 stemme 5.21 Ny strategi LCI Vedtak: Guvernørrådet tar informasjonen til etterretning. 5.22 Oppdatert reglement for Lionskontoret Vedtak: Guvernørrådet godkjenner det oppgraderte reglementet for Lionskontoret. Reglementet gjelder i fra vedtaksdato. 5.23 Regnskapsføring i Lions Norge i relasjon til Innsamlingskontrollens bestemmelser. Vedtak: Arbeidsgruppens redegjørelse tas til etterretning. Det anbefales at administrasjonen følger opp gruppens anbefalinger. 5.24 Bemanningssituasjonen ved Lionskontoret Vedtak: Følgende personer danner en arbeidsgruppe: Lill Alver (leder), Heidi Lill, Evy Einarsen, Svein Berntsen, Ingebrigt Molland, Lars Skjold Wilhelmsen, Bjørn Sætrom. Rolf Norgren lager forslag til mandatet. Dette godkjennes av AU. Gruppen rapporterer til GR AU. Gruppen skal levere sitt forslag til GR AU sitt mai møte. 5.25 Forslag til årshjul basert på ukenummer. Vedtak: Årshjul legges inn med faste ukenummer. Vedlagte tabell viser prinsippet. Ukenummer kan justeres årlig men dette skal da gjøres i forbindelse med GRM sitt februarmøte. VDG opplæringen legges også inn i årshjulet. 5.26 Hvordan starte klubber, nytt kurs. Det legges opp til å starte med et webinar den 16.12.2015 klokken 1900. Kurset vil ta utgangspunkt i mye av det arbeidet som LCI har gjort rundt dette. Kurset vil ta for seg de viktigste momentene med hvordan man går frem ved oppstart av ny klubb. Samtidig vil vi dra nytte av de erfaringer som er gjort. Kurset er beregnet på de som allerede jobber med det å starte klubber samt personer som har spesiell interesse for dette. Vedtak: Guvernørrådet vedtar forslaget og oppfordrer DGene til å finne kandidater og melde disse inn til MD GMT / MD GLT med tidsfrist 06.12.2015. 6
5.27 Nedlegging av det norske medlemsregisteret slik det er i dag. Vedtak: Det nedsettes en komite som skal se på en eventuell overgangen til My LCI. Komiteen består av: MD GMT Christian H Johansen (leder), MD ITC Asbjørn Larsen, Vibeke Aasland (hjemmesider) og Borgar Aasterud (operativt ansvarlig medlemsregister) som skal gjennomføre avvikling av medlemsregisteret og vurdere knytningen til hjemmesidene. I tillegg skal Lions Sverige kontaktes for et samarbeid med å etablere samme løsning i Norge. Komiteen avlegger rapport på GRM i februar. 5.28 Om Lions Norges deltagelse på Europaforum og Nordisk Samarbeidsråd. Vedtak: GR godkjenner rapporten og ber gruppen presentere denne for RM 2016. 5.29 Camp Fjalir 2016. Vedtak: Anmoder alle distriktsguvernørene (DG) om å ta kontakt med sine kommuner, og eventuelle flyktningmottak /asylmottak for å informere om Lions sitt flotte tilbud til denne målgruppen. 5.30 Hjelpere til Lions. Vedtak: GR ber administrasjonen lage forslaget ferdig for presentasjon på GRM i februar. 5.31 Fullmaktsstrukturen i Lions Norge. Vedtak: Det nedsettes en arbeidsgruppe bestående av Lars Skjold Wilhelmsen (Leder), Heidi Lill Mollestad Oppegaard, Ketil Stuan og Lill Alver som jobber videre med dette. Det avlegges rapport til 1.februar. 5.32 Presentasjon av Langtids- og handlingsplan på RM. Vedtak: Guvernørrådet vedtok forslaget. 5.33 Oppdatering av lov for MD 104. Vedtak: Guvernørrådet godtar de oppdateringer som er gjort. 5.34 Oppdatering av arbeidsordningen for MD 104 Vedtak: Guvernørrådet godtar de oppdateringer som er gjort. 5.35 Oppfølging av vedtak på RM Vedtak: Guvernørrådet lukker de saker som er ferdige. Skjemaet oppdateres. 7
5.36 Oppfølging av KK sin muntlige rapport til RM 2015 Vedtak: GR ber kontrollkomiteens leder Kåre Rise, generalsekretær Heidi Lill Mollestad Oppegaard og distriktsguvernør Yngve Lindgaard-Berntsen sammenfatte KK sine anbefalinger ovenfor Lions Norge og komme med forslag til tiltak på GRM i februar 2016. 5.37 Arbeids- og ansvarsbeskrivelse for MD-ITC Vedtak: Arbeids- og ansvarsbeskrivelse for MD-ITC godkjennes. MD ITC opp fordres til å etablere et internasjonalt IT nettverk. 5.38 Avtale med Balikuddembe Association Ltd Kampala Vedtak: Guvernørrådet godkjenner avtalen og vedtar at det er Generalsekretæren i Lions Norge som er representant i styret. Man ber også MD-IRC se på hele fadderbarnordningen. 6 Økonomi 6.07 Reisefordeling RM 2015 (endelig) Vedtak: Guvernørrådet godkjenner reisefordelingen. 6.08 Regnskapet LRF 2015. Vedtak: Guvernørrådet godkjenner regnskapet pr oktober 2015 for LRF 2015. 6.09 Revidert budsjett MD 104 2015-2016. Vedtak: Guvernørrådet godkjenner revidert budsjett for 2015-2016. 6.10 Økonomirapport MD 104 pr 01.10.2015. Vedtak: Økonomirapporten tas til orientering. 6.11 Takk fra TV aksjonen 2015 og Regnskogfondet Vedtak: Guvernørrådet tar mottatt brev til informasjon. 6.12 Tildelinger fra Lions Tulipanfond Avgjøres av AU i løpet av uke 48. 6.13 Pris på tulipaner 2016 Vedtak: Guvernørrådet fastsetter prisen til 6.- pr tulipan for aksjonen i 2016. En indeksregulering av prisen fra og med 2017 gjøres i forhold til konsumprisindeksen. Dette skjer i fra vedtaksdato. 6.14 ADM kostnad tulipaner 2016 Vedtak: Guvernørrådet fastsetter administrasjonskostnaden pr tulipan til kr 0,5.- 8
6.15 Kontingent medlemmer under 30 år Vedtak: Guvernørrådet vedtar at fra 01.01.2016 betaler medlemmer under 30år, 50% av gjeldene kontingent til Lions Norge. 6.16 Tildelingsbrev LRF 2015 DMV Vedtak: Guvernørrådet godkjenner tildelingsbrevet. Dette vedtaket opphever vedtak om tildelingsbrev fattet i GR 14.02.2015 7 Andre saker 7.14 Tilganger for IPDG i medlemsregisteret Vedtak: Guvernørrådet ser ikke behov for at IPDG skal tildeles noen spesiell tilgang i medlemsregisteret. 7.15 Status solarprosjektet LAN Vedtak: Rapporten tas til orientering. 7.16 Nye retningslinjer for Lions Tulipanfond Vedtak: Nye retningslinjer godkjennes, med merknad om at det settes inn ordet «Inntil» 75% i 4. avsnitt. På slutten av 1. avsnitt under overskriften ansvar, settes det inn: «som fondet disponerer». Det settes inn: Alle reklame artikler / tekstiler som skal deles ut skal kjøpes i nettbutikken til Lions Norge. 7.17 Fastsettelse av dato for årlige Bistandskonferansen Vedtak: Dato for Bistandskonferansen 2016 settes til 26.08. Det anmodes om at eventuelle forslag til nytt navn oversendes MD IRC så fort som mulig. 7.18 Samarbeidsavtale mellom Ridderrennet og Lions Norge Vedtak: Fremlagt avtale godkjennes. 7.19 De unges stemme Vedtak: Guvernørrådet er enige i prinsippet i forslaget og ber administrasjonen ferdigstille saken slik at valg av representant kan velges. 7.20 Status evalueringsprosjektet DMV Vedtak: Se orienteringen i starten av møtet. 7.21 Valg av reisebyrå for Lions Norge Vedtak: Guvernørrådet vedtar at Lions Norge inngår Reisebyråavtale med Berg Hansen AS. 9
7.22 Ny ordning for valg av Guvernørrådsleder Vedtak: Guvernørrådet er enige i intensjonen i forslaget. 7.23 Sluttrapport fra LRF 2014 v/ prosjektleder Lise Gulbransen Vedtak: Guvernørrådet godkjenner rapporten. 7.24 Prosjekt «De glemte flyktningbarna» Vedtak: Guvernørrådet oppnevner forprosjektet «De glemte flyktningbarna» med hjemmel i Lov for MD 104 Kap. IX 14. Dette forprosjektet avlegger en statusrapport på GRM i februar 2016. Forprosjektet består av: ID Svein Berntsen LC Askøy, Øystein Berg Nilsen (Økonomi), LC Oslo/ Cyber, Ingebrigt Molland LAN, Morten Singsaas (MD - LCIF) LC Orkdal, Jon Hanssen LC Oslo/ Røa, Einar Lyngar LC Ringsaker og Nils W. Ørum MD-IRC. Svein Berntsen er leder av gruppen, gruppen knytter til seg ressurspersoner etter behov. 7.25 Skanning av LION bladene Vedtak: Guvernørrådet støtter dette. Eventuelle kostnader må godkjennes på forhånd. 7.26 Ny daglig leder DMV Vedtak: Se orienteringen til Styreleder Christian Johansen. 7.27 Seminarer RM 2016 Vedtak: Guvernørrådet støtter forslaget. 7.28 RM 2018 Vedtak: Guvernørrådet godkjenner de planer som er lagt og ber administrasjonen jobbe videre med arrangementet. 7.29 Convention Fukuoka 2016 Vedtak: Saken tas til informasjon. 7.30 Melding til organisasjoner som har løpende avtale med Norad Vedtak: Guvernørrådet tar dette til informasjon 7.31 Convention pin 2016 Vedtak: Guvernørrådet går for pinsen med to små piker. 8. Eventuelt DG Rolf Norgren tok opp saken, hvordan skal GRM møtene være i fremtid. Det ble ikke oppsummert med noe vedtak. 10
Linker til sakene: Sak 1.02 3.19.04 Sak 3.19.05 5.23 Sak 5.24 6.11 Sak 6.12 7.28 Sak 7.28 7.31 11