Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenes rådhus, Kantina 10. oktober 2016 Fra sak: Til sak: 06/2016 14/2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 13:30 Følgende medlemmer møtte: Torill Larsen (leder) Inge Amundsen Leif Jørgen Jakobsen Gunnar Bergvik (vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Sissel Storelv Per Arvid Nygård (vara for Sissel Storelv) Øystein Martinussen (nestleder) FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Steinar Sørensen (rådmann) var tilstede i møtet under behandling av sak 14/16 Hovedmedlems ansettelsesforhold. Hugo Heimgård (økonomileder) var tilstede i møtet under behandling av sak 07-09/16 FRA SEKRETARIATET MØTTE: Tore Aleksander Hanssen Thomas Jensen ANDRE: Fra KomRev NORD IKS møtte: Inge Johannessen (oppdragsansvarlig regnskapsrevisor) var tilstede i møtet under behandling av sak 07-09/16 og sak 14/16 Svarbrev Oppsummeringsbrev 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble godkjent. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 10. oktober 2016 sak 06/16-14/16 Side 1
Sak 06/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 9. juni 2016 Protokollen fra møte i kontrollutvalget i Evenes kommune den 9. juni 2016 godkjennes. Protokollen fra kontrollutvalgsmøtet 9. juni 2016 ble gjennomgått. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. Protokollen fra møte i kontrollutvalget i Evenes kommune den 9. juni 2016 godkjennes. Sak 07/16 Svar på revisjonsbrev nr. 6 Svar på revisjonsbrev nr. 6 tas til orientering. Rådmannen har gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 6, datert 21.6.16. Sekretariatet gjennomgikk svarbrevet i møtet. Revisor har vurdert rådmannens tilsvar på revisjonsbrevet, og var tilstede i møtet og redegjorde. På bakgrunn av ovenstående ble det fattet følgende Rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 6, og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet, tas til orientering. Kontrollutvalget synes det er beklagelig at rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 6 kommer mer enn et år etter at revisor har sendt ut revisjonsbrevet. Sak 08/16 Årsregnskap Evenes kommune 2015 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Evenes kommunes årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Årsregnskap ble presentert av oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessen. Han tok en grundig gjennomgang av årsregnskapet, beskrev sentrale revisjonshandlinger, samt presenterte revisjonsbrev nr. 7 og revisjonsberetningen. Økonomileder Hugo Heimgård var tilstede, og kommenterte og svarte på spørsmål. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 10. oktober 2016 sak 06/16-14/16 Side 2
Enkelte hovedposter i årsregnskapet og årsberetningen ble redegjort for, og spørsmål fra kontrollutvalget ble tilfredsstillende besvart. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet ble gjennomgått. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Evenes kommunes årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Enstemmige vedtak Sak 09/16 Revisjonsbrev nr. 7 Redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen om å gi skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 7 til kontrollutvalget med kopi til revisjonen. Oppdragsansvarlig revisor gjennomgikk revisjonsbrev nr. 7. Forhold tatt opp i brevet ble grundig diskutert i møtet. Kontrollutvalget fattet så følgende Redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen om skriftlig tilbakemelding innen 31. oktober 2016 på revisjonsbrev nr. 7 til kontrollutvalget med kopi til revisjonen. Kontrollutvalget ber rådmannen redegjøre i neste kontrollutvalgsmøte for hvordan administrasjonen innretter seg for å avlegge årsregnskapet for 2016 i henhold til forskriftens frister. Sak 10/16 Overordnet analyse status Statusoppdatering fra kontrollutvalgets leder og sekretariatet tas til orientering. Sekretariatet har startet arbeidet med å utarbeide en overordnet analyse av Evenes kommune, som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet orienterte om status i møtet og avklarte med kontrollutvalget det videre arbeidet. Kontrollutvalget fattet så følgende Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 10. oktober 2016 sak 06/16-14/16 Side 3
Sekretariatet fortsetter arbeidet med å utarbeide en overordnet analyse av Evenes kommune, som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sak 11/16 Gjennomgang av sakslister fra kommunestyret i Evenes Ingen Kontrollutvalget gjennomgikk liste over saker behandlet i kommunestyret i Evenes siden forrige møte, og diskuterte om det var grunnlag for kontrollutvalget med oppfølging av om vedtak i enkelte saker var utført av administrasjonen. Etter at kontrollutvalget hadde gjennomgått listen og diskutert status på vedtakene ble det fattet følgende Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra rådmannen, jf vedtakene fattet i sak 03-05/16 i kontrollutvalgsmøte 9. juni 2016. Ellers ingen andre saker som kontrollutvalget ønsker å følge opp videre. Sak 12/16 Gjennomgang av sakslister fra formannskapet i Evenes Ingen Kontrollutvalget gjennomgikk liste over saker behandlet i formannskapet i Evenes siden forrige møte, og diskuterte om det var grunnlag for kontrollutvalget med oppfølging av om vedtak i enkelte saker var utført av administrasjonen. Etter at kontrollutvalget hadde gjennomgått listen og diskutert status på vedtakene ble det fattet følgende Ingen nye saker som kontrollutvalget ønsker å følge opp videre. Sak 13/16 Budsjett Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Evenes kommune med en ramme på kr 430 240,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2017 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 10. oktober 2016 sak 06/16-14/16 Side 4
Kommunestyret vedtar forslag til regulert budsjett for 2016 på kr 468 500,- for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Evenes kommune. Budsjettrammen innarbeides ved neste budsjettregulering for 2016. Kontrollutvalget har behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2016 jf kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariattjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Evenes kommune med en ramme på kr 430 240,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2017 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Kommunestyret vedtar forslag til regulert budsjett for 2016 på kr 468 500,- for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Evenes kommune. Budsjettrammen innarbeides ved neste budsjettregulering for 2016. Sak 14/16 Eventuelt, herunder; - Taushetserklæring og reglement for kontrollutvalg Medlemmene Torill Larsen, Leif Jørgen Jakobsen og Inge Amundsen signerte taushetserklæring. - Hovedmedlems ansettelsesforhold Rådmann Steinar Sørensen var tilstede i møtet, og det ble drøftet habilitetsforhold tilknyttet ett av medlemmene. Kontrollutvalget fattet så følgende Sekretariatet kontakter Fylkesmannen i Nordland, for å få deres syn på habiliteten til medlemmet. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 10. oktober 2016 sak 06/16-14/16 Side 5
- Svarbrev oppsummeringsbrev finansområdet 2014 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av finansområdet 2014 tas til orientering. - Svarbrev oppsummeringsbrev generelle forhold 2014 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2014 tas til orientering. Møtet ble etter dette hevet ca. kl. 13.30. Evenes, 10. oktober 2016 Torill Larsen Leder i Evenes kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 10. oktober 2016 sak 06/16-14/16 Side 6