Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: Navn på initiativ: Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap A3.1.1 AS Øyvind Stenvik Andersen Nina Hauge, prosjektleder Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap Og Øyvind Stenvik Andersen, leveranseansvarlig 19.10.2018 Oppdrag i delprosjekt A3.1 Eierskap (gjennomføres som en leveranse) Bakgrunnen for initiativet: Kristiansand, Søgne og Songdalen er eiere i flere aksjeselskap, enten helt eller delvis. I flere selskaper er mer enn en kommune eier. Det må derfor vurderes om kommunesammenslåingen kan bety noe for fremtidig eierskap og organisering. Det er også formaliteter som må håndteres i forbindelse med kommunesammenslåingen. 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Ha gjort en vurdering som gjør at en mener å ha den mest hensiktsmessige organiseringen i forhold til måloppnåelse/tjenesteleveranse. Generelt kan disse målene fra overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018 nevnes: Sikre at tjenestene er samordnet, tilgjengelig og har god kvalitet Fremme helhetlig samfunnsutvikling og samarbeid på sentrale utviklingsområder Ta initiativ til og deltar aktivt i forsknings-, innovasjons- og utviklingsarbeid regionalt, nasjonalt og internasjonalt Være attraktiv vertskommune for regionale og nasjonale funksjoner Være klar og aktiv i å overta ansvar for regionale og nasjonale oppdrag og oppgaver Være pådriver for innkjøpssamarbeid med andre kommuner når det har økonomisk eller samfunnsmessige gevinster Utøve aktivt eierskap og strategisk eiendomsforvaltning Prioritere strategisk og målretta interkommunalt samarbeid Har forvaltnings- og organisasjonsmodeller som fremmer effektiv drift og gode tjenester 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018.
2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Det enkelte aksjeselskap er gjennomgått, vurdert og behandlet i henhold til bestilling i grunnlagsdokumentet. Se pkt. 2.1. Omfang. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Fra grunnlagsdokumentet vedtatt aiv fellesnemnda 29.05.2018: «Kommunene eierskap i aksjeselskapene vil består etter kommunereformen, men nytt organisasjonsnummer må registreres i Brønnøysundregisteret. Vedtektene må oppdateres, og det kan bli aktuelt med endringer i styresammensetning. Prosjekt for økonomi og eierskap vurderer dette, og sikrer at de nødvendige prosessene kjøres i de aktuelle selskapene. Valg av styremedlemmer koordineres med valg og honorarkomiteen» Videre må også aksjonæravtaler gjennomgås og oppdateres for de selskapene som har aksjonæravtaler. For de deleide selskaper som har instruks for valgkomite må denne også gjennomgås og vurderes om det er noe som må endres. 2 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018.
2.2 Tidsrammer Senest dato for oppstart: Senest dato for avslutning: Viktige datoer 20.9.2018 Begrunnelse: 30.6.2020 Begrunnelse: Den praktiske oppfølgingen vil fortsette til senest 30.6.2020, men arbeidet etter 31.12.19 vil gå i linjen i nye Kristiansand. Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Beskrivelse av Til orientering i prosjektrådet 27.9.2018 Beskrivelse av Til orientering i programledelsen 12.10.2018 Beskrivelse av Godkjenning av prosjekteier 13.10.2018 Beskrivelse av Beskrivelse av Ha klar en oversikt over selskapene med nødvendige dokumenter og forslag til videre oppfølging Gjennomgang av oversikten med programleder/prosjekteier Beskrivelse av Sak til behandling i AU 27.11.2018 30.11.2018 11.12.2018 Beskrivelse av Sak til behandling i Fellesnemnda 18.12.2018 Beskrivelse av Oppfølging av politisk vedtak 30.6.2020
2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Finansiering: Ikke kostnader utover intern tidsbruk. Ikke aktuelt Kommentar: - 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? X Utarbeidet felles ROS analyse for A3.1. Ros-analysen oppdateres i portalen ved behov.
4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? - - Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Ledelsen i nye Kristiansand, (Programleder, direktør og kommunalsjef) Styrene og ansatte og øvrige eiere i AS ene Fellesnemnda 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i initiativet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Ansvarlig for leveransen Rådgiver, Kristiansand 20 timer Øyvind Stenvik Andersen Bistå i initiativet Prosjektleder, nye 2 timer Nina Hauge Kristiansand 6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. 6.2 Brukere Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Vurdering gjort i prosjektrådet tidligere, da mandat for A3.1.2 ble godkjent. Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres brukere i arbeidet? Ikke aktuelt x x