Temark Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Årsberetning 2008 Postboks 83 3833 Bø
Innledning Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) yter tjenester som sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. Vi betjener 17 utvalg i Telemark. Representantskap For valgperioden 2007-2011 er følgende valgt: Kommune Representant Vararepresentant Bamble Tor Tollefsen Tom Markus Bø Anne Carine Nilsen Johan Kvaal Drangedal Nils Tore Føreland Tore Halvorsen Fyresdal Bjørn Nome Annveig Veum Aas Kviteseid Heidi Åmot Randi Enger Bråthen Kragerø Kåre Preben Hegland Solfrid Rui Slettbakken Nissedal Asbjørn Tveiten Jon Inge Nordbø Nome Finn Bærland Jan Thorsen Notodden Jan Oterholt Torhild Kleppo Porsgrunn Siren Johnsen Kjell G. Teigen Sauherad Hans Sundsvalen Sveinung Lindtveit Seljord Solveig Abrahamsen Jon Svartdal Siljan Ole-Kristian Holtan Gunn Berit Rygg Holmelid Tinn Ingar Hovden Grete Vestby Tokke Olav Urbø Astri Fladberg Vinje Tor Strømme Tone Edland Telemark fylkeskommune Jan Gunnar Knutsen Henry Isnes Representantskapets leder er Jan Gunnar Knutsen med Solveig Abrahamsen som nestleder. Representantskapet har i 2008 hatt 3 møter, 25.02.2008, 29.05.2008 og 13.11.2008. Første møte var et utsatt møte fra 2007. Møtet i februar og november var i tilknytting til vår- og høstkonferansene våre. Daglig leder, Øystein Bergh, har fungert som sekretær. Styret Etter valget 25.02.2008 består styret av følgende som er valgt for perioden tom 2011: Styret Andreas Kjær leder Torleif Vikre Personlig varamedlem Lise Wiik nestleder Øystein Beyer Personlig varamedlem Anne-Nora Oma Dahle medlem Gry Annette Rekanes Personlig varamedlem Styret har i 2008 hatt 3 møter og behandlet 8 saker. I tillegg har daglig leder orientert om selskapets drift på hvert møte. Tillitsvalgt Arnt Ettestad har deltatt på alle møtene. Daglig leder er sekretær for styret. Selskapets virksomhet Virksomheten består av å yte tjenester som sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene, kfr Forskrifter for kontrollutvalg 20. I tillegg har vi deltatt og vært 2 av 8 sider
arrangør av konferanser og fellesmøter for kontrollutvalgene som har vært arrangert i vest-, midt- og nedre Telemark. Vi er sekretær for Forum for Kontrollutvalg i Telemark. Bjørg Kyrkjebø Staaland er leder. Kontrollutvalgene Vi har prioritert tjenestene til kontrollutvalgene. Det er utarbeidet følgende verktøy for det enkelte kontrollutvalg: o Budsjett for kontrollutvalget o Møte- og arbeidsplan o Plan for forvaltningsrevisjon o Plan for selskapskontroll Vårt inntrykk er at kontrollutvalgene følger godt med i kommunene og det som rører seg. De har også god kontakt mot kommunestyret. For året samlet er følgende møter holdt i kontrollutvalgene. Fellesmøter kommer i tillegg. Kommune nummer: Kommune: Sekretær Antall møter planlagt Antall møter gjennomført 0800 Telemark f.k. Arnt Ettestad 9 7 0805 Porsgrunn Øystein Bergh 8 9 0807 Notodden Beate Marie Dahl Eide 6 4 0811 Siljan Øystein Bergh 4 6 0814 Bamble Arnt Ettestad 6 6 0815 Kragerø Arnt Ettestad 6 5 0817 Drangedal Arnt Ettestad 5 6 0819 Nome Arnt Ettestad 5 4 0821 Bø Øystein Bergh 5 6 0822 Sauherad Øystein Bergh 5 5 0826 Tinn Beate Marie Dahl Eide 5 5 0828 Seljord Øystein Bergh 4 5 0829 Kviteseid Beate Marie Dahl Eide 4 4 0830 Nissedal Arnt Ettestad 4 5 0831 Fyresdal Beate Marie Dahl Eide 4 3 0833 Tokke Beate Marie Dahl Eide 4 5 0834 Vinje Beate Marie Dahl Eide 4 4 For nærmere informasjon vises til årsmeldingen fra det enkelte kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune gjennomført studietur til Falkenberg i Sverige. Vi var med og arrangerte turen. Kommunen betalte reise og hotell for sekretæren. Den faglige siden har vært prioritert. Vi opplever at kontrollutvalgene gir oss gode tilbakemeldinger og at vi yter de tjenestene som forventes av oss. Saksbehandlingen hadde vi lagt til den enkelte kommune. I noen kommuner har vi vært inne i saksbehandlersystemet. I andre har vi fått bistand for å få lagt inn sakskart og protokoll i kommunens datasystem. I andre kommuner har vi brukt et manuelt, papirbasert system. Riksarkivet har pålagt sekretariatene å være selvstendige for saksbehandling og arkivering. Høsten 2008 gjorde vi avtale med Telemark fylkeskommune om egen base og vi var operative 3 av 8 sider
fra 01.01.2009 med det nye datasystemet. Dette er et opplegg hvor vi kan logge oss på fra hvilket som helst sted. All vår saksbehandling er samlet i dette systemet. Forum for kontrollutvalg i Telemark Forumet er et uformeldt forum hvor alle medlemmene i kontrollutvalgene er deltakere. De har valgt styre og Bjørg Kyrkjebø Staaland er leder. Vi er sekretær. Siden siste årsmøte har det vært 2 styremøter. De har bedt Temark arrangere 2 konferanser og 2 runder med lokale samlinger. Forumet har egen årsmelding. Vår og Høstkonferanser Etter ønske fra forumet har vi arrangert dagskonferanser. Vårkonferansen 2008 ble arrangert på Bø Hotell mandag 25 februar 2008. Den ble arrangert i tilknytting til representantskapsmøte i Temark og årsmøte i Forum for kontrollutvalg. Vi fikk Even Rudberg, sjef for internrevisjonen i Oslo kommune til å innlede om Varsling, etikk og habilitet. Andre tema var Eigarskapsstrategi i kommunane korleis utarbeide ein god strategi og få gjennomført den? Innledningen var ved Rolf Erling Andersen, styreleder i KS Eierforum. Dette var temaer som er meget sentrale i kontrollutvalgsarbeidet og som skapte stort engasjement og debatt. Høstkonferansen 2008 ble arrangert på Bø Hotell torsdag 13 november 2008. Den ble arrangert i tilknytting til representantskapsmøte i Temark. Vi fikk Olav Ullern, administrerende direktør i KS til å innlede om: Tanker om kontrollutvalgets rolle og hvilke forventninger som finnes til kontrollutvalgene. Skal kontrollutvalgene være litt plagsomme? Behovet for eierskapsstrategier i kommunene. Hva skjer med kontroll og tilsyn når kommunen organiser seg på andre måter enn før? Hvordan kan kontrollutvalget få en rolle? Innleggene var engasjerende og skapte stor debatt og meningsutveksling blant deltakerne. Andre bolken var: Arbeidsvilkår, godtgjøring og status for kontrollutvalgsarbeid i kommunene, v/ Edvard Nesland, leder av kontrollutvalget i Fyresdal kommune og Anne Grete Arud, leder av kontrollutvalget i Notodden kommune. Livet som nyvalgt Kontrollutvalgsleder, v/ Jan Erik Lunde, leder av kontrollutvalget i Porsgrunn kommune. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Hjalmar Johansen VGS og Skien Fritidspark, v/ Bjørg Kyrkjebø Staaland, leder av kontrollutvalget i fylkeskommunen og Øystein Bergh, daglig leder Temark. Innleggene var engasjerende og skapte stor debatt og meningsutveksling blant deltakerne. 4 av 8 sider
Lokale samlinger Høsten 2008 arrangerte vi lokale samlinger på Dalen, Langesund og Notodden. Temaet var erfaringsoverføring mellom gammel og ny politiker i kontrollutvalget. Vi hadde fått en politiker på hvert sted til å innlede til debatt. I tillegg var det åpen post hvor deltakerne tok opp aktuelle temaer. Andre Møter Vi har bistått og deltatt på andre fellesmøter hvor det har vært tatt opp egne temaer. Det gjelder bl.a. i tilknytting til selskapskontroll hvor bedriften har presentert sin virksomhet før revisjon har gjennomført selskapskontrollen. Habilitet Selskapet og ansatte yter kun tjenester til kontrollutvalgene i eierkommunene. Ingen ansatte har andre engasjementer i eierkommunene eller tilknyttende virksomhet. Vi mener vi tilfredsstiller kravene i Forskrifter for kontrollutvalg og Stortingets intensjon på en god måte. Forskrifter for kontrollutvalg, 20. Sekretariat: Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. De fleste ansatte har registrert seg i styrevervregistret. Økonomi Regnskapet er ført av Telemark fylkeskommune og viser: 5 av 8 sider
Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Regnskap 2007 Regnskap 2008 Budsjett 2008 1.0 Lønn, pensjon og arbeidsgiveravgift 1 712 796 1 923 361 1 689 000 1.1 Kjøp av varer og tjenester 287 128 317 033 365 000 1.2 Rekvisita og kjøp av eksterne tjenester 87 841 70 155 141 000 1.3 Kjøp av tjenester fra Tfk 21 243 21 284 0 1.4 Overføringer (Mva) 27 277 30 250 0 1.5 Finansieringsutgifter og finansieringstransaksjoner (Avsetninger) 0 34 842 0 1.7 Ref. sykelønn 53009 0 SUM UTGIFTER 2 136 284 2 343 918 2 195 000 1.7 Andre inntekter -51 093-30 250 0 1.8 Overføringer -1 996 030-2 111 020-2 043 000 1.9 Finans -89 162-202 647-2 000 Merforbruk - 81 479 Disposisjonsfond -150000 SUM INNTEKTER -2 136 284-2 343 918-2 195 000 For regnskapsåret 2008 ble det et underskudd på kr 81 479. Vi hadde budsjettert med bruk av disposisjonsfond kr 150 000. Lønnsoppgjøret 2008 var budsjettert med 4,9 %, men ble 6,5 %. I tillegg har vi overtid som ikke var budsjetterte. Husleie er høyere enn budsjettert. Øvrige kostnader er under budsjett eller mindre avvik på. Finansinntektene er høyere enn budsjettert. Kontor Vi har organisert vår virksomhet ved å ha felles kontor i Bø. Her har vi vår postadresse og her holder vi våre møter. Vi har i dag følgende leiekontrakter for lokaler vi disponerer. o Seljord, Granvin Kulturhus BA, 1 kontor o Drangedal, Drangedal kommune, 1 kontor o Porsgrunn, Porsgrunn kommune, 1 kontor o Bø, Bø sparebank, 2 kontor, arkiv og adgang felles møterom Ansatte og arbeidsmiljø Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS består av: Tittel Navn Telefon Epost Daglig leder Øystein Bergh 976 46 606 oystein.bergh@temark.no Rådgiver Arnt Ettestad 900 85 879 arnt.ettestad@temark.no Rådgiver Beate Marie Dahl Kasland 917 39 893 beate.kasland@temark.no Porsgrunn kommune bistod oss i å utvikle en Kvalitetshåndbok. Håndboken er bygget opp etter ISO-standard. Den inneholder en administrativ del og en faglig del. Håndboken har vært uunnværlig for oss og har gjort oss mer effektive i arbeidsdagen. 6 av 8 sider
Selskapet har avtale med bedriftshelsetjenesten i Midt-Telemark. SAMT, Bø (www.samt.no ) I 2008 har sykefraværet vært 8,3%. Daglig leder har gjennomført medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøet i selskapet er etter styrets vurdering godt. Kunnskap Opplæringsplanen er utviklet og legges til grunn for kompetanseoppbyggingen. Den legger også opp til en viss grad av spesialisering. Vi har deltatt på 2 konferanser for kontrollutvalgene. Norges kommunerevisorforening (www.nkrf.no ) er aktive og tilbyr kurs og konferanser for sekretærer og kontrollutvalg. De har egen konferanse for kontrollutvalg hvor vi deltok. Forum for kontroll og tilsyn (www.ffkt.no ) er en interesseorganisasjon for medlemmer av kontrollutvalg og deres sekretærer. Vi deltok på årsmøte på Gardermoen i 2008. Forumet er tiltenkt rollen som møteplass og felles fora for å videreutvikle kontrollutvalgene. Det er leder av kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune som i dag er styreleder. Temark er medlem. Vi har fått god kontakt med de andre kommunale sekretariatene i Vestfold, Buskerud, Akershus fylkeskommune og Østfold. Vi utveksler erfaringer, får frem beste praksis og diskuterer problemstillinger av felles interesse. Dette er en arena som er meget verdifull i vår videreutvikling av selskapet. Vi ser blant annet at andre sekretariater er mer samlokalisert enn hva vi er. Vi møtes i Horten 2 ganger i året. Vertskapet for samlingene går på rundgang. Miljøaspektet Selskapets virksomhet tilsier at det ytre miljø ikke påvirkes. Virksomhetens avfall kildesorteres i samsvar med kommunale renovasjonsregler. Avsluttende betraktninger 2008 har vært et hektisk år. Vi merker at vi med 3 ansatte er en sårbar organisasjon. Vinteren 2008 hadde vi sykdom og vi brukte tid for å prøve å hente inn eksterne ressurser, uten å lykkes. Det endte opp med overtid for å dekke inn mest mulig av den planlagte virksomheten. Vi mener forutsetningene for fortsatt drift er til stede. Utfordringer fremover Vår intensjon er å styrke selskapet. Blant annet ved å samle mer av vår aktivitet i Bø. Vi mener dette vil styrke vårt fagmiljø. En av våre ansatte har søkt permisjon. Vi har ansatt vikar og stillingen er lagt til våre kontorer i Bø. Våre ambisjoner for 2009 er å gjennomføre møteaktiviteten for kontrollutvalgene som tidligere. I tillegg har vi gjennomført, i februar, lokale samlinger i Langesund, Dalen og 7 av 8 sider
Notodden. Vårt hovedtema var den nye offentlighetsloven som tok til å gjelde fra 01.01.2009. I tillegg hadde vi en åpen post. Det var fra 10 15 deltakere på hvert møte. Høsten 2009 har vi som mål å gjennomføre noe tilsvarende med et nytt hovedtema. I april inviterer vi til vårkonferanse 09. Tilsvarende ønsker vi å arrangere høsten 09. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS, den 18.03.2009 / 20.04.2009 Andreas Kjær Lise Wiik Anne-Nora Oma Dahl styreleder nestleder medlem Øystein Bergh daglig leder 8 av 8 sider