HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 23.09 2013 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Høylandet kommune. Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast slik som vedtatt i kommunestyret. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 011/13 Referatsaker 012/13 Rådmannen orienterer 013/13 Revisor orienterer U.off/Fvl. 13 014/13 Prosjektplan selskapskontroll Namas AS 015/13 Forvaltningsrevisjonsprosjektet pleie og omsorg 016/13 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 017/13 Tidspunkt besøk ved teknisk enhet Steinkjer 16.09. 2013 Laura Sve Øie (sign.) Leder Einar Sandlund Kontrollsekretær Tlf: 741 11 477 mob: 938 97 555 e-post: Einar Sandlund@komsek.no
SAK 011/13 REFERATSAKER Kontrollutvalget 23.09.2013 Einar Sandlund 011/13 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Vedlagt referat: 1. Høylandet kommune retningslinjer Startlån m.v. 2. Helsetilsynet Rapport fra tilsyn med kommunenes oppfølging av barn i fosterhjem ved Indre Namdal Barnevernstjeneste SAK 012/13 RÅDMANNEN ORIENTERER Kontrollutvalget 23.09. 2013 Einar Sandlund 012/13 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Ingen Rådmannen, eller de hun bemyndiger, er invitert til møtet for å orientere om aktuelle saker fra administrasjonen. SAK 013/13 REVISOR ORIENTERER Kontrollutvalget 23.09. 2013 Einar Sandlund 013/13 427-1743-5.3 1. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet til orientering. 2. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering
Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert 16.08.13 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Høylandet kommune. Møtet vil være lukket under saken, jfr. Fvl. 13 og Kl. 31 nr. 2. Revisor vil orientere om sitt arbeid, herunder revisjonsstrategi 2013. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år legge frem en vurdering av sin uavhengighet til revisjonsoppdraget, jfr. vedlegg. SAK 014/13 PROSJEKTPLAN SELSKAPSKONTROLL NAMAS VEKSTAS Kontrollutvalget 23.09. 2013 Einar Sandlund 014/13 427-1743-5.3 Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan datert 05.09.13 for selskapskontroll av Namas Vekst AS Prosjektplan datert 05.09.13 for selskapskontroll Namas Vekst AS Kommunestyret behandlet plan for selskapskontroll i sak 048/12. Her ble følgende selskap satt opp for selskapskontroll: 1. Namas Vekst AS 2. FabLab AS Jfr. prosjektplanen vil selskapskontrollen ha fokus på utøvelsen av kommunens eierskap i Namas Vekst AS er i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, samt etablerte normer for god eierstyring. Dvs. den obligatoriske eierskapskontrollen. Hvis kontrollutvalget ønsker en dypere kontroll(forvaltningsrevisjon) må det formuleres tema/problemstillinger de ønsker belyst. Dette er frivillig, men vil i så fall ta ressurser fra kommunens øvrige forvaltningsrevisjon. Vurdering Saksbehandler viser til at kommunens samlede ressurser til både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon er begrensede og anbefaler kontrollutvalget å vedta prosjektplanen slik den er avgitt.
SAK 015/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET -PLEIE OG OMSORG Kontrollutvalget 23.09. 2013 Einar Sandlund 015/13 427-1743-5.3 1. Kontrollutvalget tar det fremlagte notat datert 09.08.13 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en nærmere orientering i neste møte. Notat fra KomRev Trøndelag IKS datert 09.08.13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt innen pleie- og omsorg. U.off./Fvl 13. Om kontrollutvalget selv ikke bestemmer noe annet, vil saken bli behandlet i lukket møte, jfr. Fvl. 13 og Kl. 31 nr. 2. Kontrollutvalget godkjente i november 2012, sak 033/12, prosjektplan for forvaltningsrevisjon med problemstillingen «Har Høylandet kommune rett kompetanse, og blir denne brukt rett?» Prosjektet ble avgrenset til å omfatte kommunens pleie- og omsorgstjeneste. Kontrollutvalget behandlet prosjektet videre i april 2013, sak 010/13, fordi revisjonen ønsket å sikre omforent forståelse av hav problemstillingen innebar ut fra arbeidet og oppsummert så langt. Det ble da fattet følgende vedtak: På grunnlag av diskusjonen ber kontrollutvalget revisjonen utarbeide revisjonsnotat som sammenfatter undersøkelsen så langt. Notatet legges frem for utvalget i neste møte. Notatet, som er unntatt offentlighet jfr. off.lovens 13 og forvaltningslovens 13, følger med som vedlegg til saken. Vurdering Saksbehandler viser til revisjonens vurderinger i vedlagte notat. Kontrollutvalget anbefales å ta det fremlagte dokument til orientering og ut fra det be rådmannen om å gi en nærmere orientering i neste møte. SAK 016/13
BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 Kontrollutvalget 23.09.13 Einar Sandlund 013/13 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten, med en total ramme på kr. 479.000,- Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til detaljbudsjett 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Høylandet kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 14.05. 2012. Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå.
Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2012-2015 2013 2014 2015 2016 2017 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 40 000 42 000 42 000 42 000 42 000 Kjøp av sekretariatstjenester 104 000 107 000 107 000 107 000 107 000 Kjøp av revisjonstjenester 315 000 329 000 329 000 329 000 329 000 Total ramme kontrollutvalget 459 000 479 000 479 000 479 000 479 000 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2013 er alle tall i 2013-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2014 som for tidligere år med 4 møter og ett besøk. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittlig kostnadsøkning på ca. 3,0 %, samt avrunding til hele tusen på enkeltposter. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 07. mai budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 07. mai budsjett 2014 og økonomiplan 2013-2017. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2013) - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid.
Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll / kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget ønsker å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må utvalget anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontrollog tilsynsarbeidet. SAK 016/13 BESØK PÅ KOMMUNAL INSTITUSJON/AVDELING HØSTEN 2013 Kontrollutvalget 22.04.13 Einar Sandlund 009/13 420-1743-5.3 Kontrollutvalget 23.09.2013 Einar Sandlund 016/13 420-1743-5.3 Kontrollutvalget gjennomfører besøk ved enhet Teknisk drift og miljø torsdag 24.10.2013. Ikke vedlagt Kontrollutvalget fattet i sak 009/13 den 22.04 slikt vedtak: «Kontrollutvalget gjennomfører besøk ved teknisk avdeling første eller andre uka i september.» Pga. uforutsette omstendigheter kunne ikke besøket gjennomføres på det planlagte tidspunkt. Saksbehandler har i samråd med KU-leder vært i kontakt med teknisk, som foreslår torsdag 24.10.13 for aktuelt tidspunkt til å kunne ta i mot kontrollutvalget.