Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunnar Kvitsand Arkiv: Arkivsaksnr.: 17/1711-9 Fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene Anbefaling om valg av tilknytningsform og lokalisering Vedlegg: Vedlegg 1 - Vurdering av tilknytningsform for regnskap- og lønnsfunksjonen for domstolene - versjon 0.96 Vedlegg 2 - Delegasjon av myndighet i forbindelse med domstolenes økonomi-, lønns- og regnskapsfunksjoner Vedlegg 3 - Lokalisering av regnskaps- og lønnsfunksjonen for domstolene versjon 0.96 Vedlegg 4 - (KMD) Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tenesteproduksjon Vedlegg 5 - (KMD) Veileder til Retningslinjer for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon Direktørens sakssammendrag: I saken gis anbefalinger om tilknytningsform og lokalisering for en landsdekkende regnskap- og lønnsenhet, jf. hovedmål 2, se vedlagte delutredninger. Avslutningsvis tas det opp om domstolene skal inviteres til en høring i saken etter styrebehandlingen i desember 2018, og før styrets endelige vedtak i 2019 om innføring. Styret bes om å gi sin tilslutning til at den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen gis en organisatorisk tilknytning til DA. Tilknytning til DA legges til grunn for forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene, og det videre arbeidet frem mot endelig vedtakssak om innføring. Styret bes om å ta stilling til et lokaliseringssted for den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen. Det valgte kontorstedet legges til grunn for det videre arbeidet frem mot endelig vedtakssak om innføring.
Saksopplysninger Bakgrunn Prosjektet Organisering av regnskap og lønn ble nedsatt etter vedtak i styret 11. desember 2017 (vedtakssak 17/086). Prosjektet er en videreføringen av mulighetsstudien (29.8.17) Fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene. Prosjektets to hovedmål, jf. mandat: 1. Gjennom anbefaling gi grunnlag for beslutning av valg mellom de to gjenværende organiseringsalternativene av regnskap- og lønnsfunksjonen i domstolene. 2. Gjennom anbefaling gi grunnlag for beslutning om hvordan den valgte regnskap- og lønnsorganisering skal innføres. I styremøte 24.9.18 sak 18/070 behandlet styret anbefalingen om valg av organiseringsalternativ, jf. hovedmål 1. I vedtaket ga styret sin tilslutning til at det arbeides videre basert på anbefalingen om å samle regnskap- og lønnsfunksjonene for domstolene og DA i en enhet lokalisert på ett sted, med innføring så snart som mulig. Styret ba samtidig om at det utredes om Retningslinjene for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon er bindene for DA, eller om DA har kompetanse til å beslutte lokalisering. Dette spørsmålet behandles 10.12.18 i saken om «Lokalisering av virksomhet vedtakskompetanse». Styret ba om at det metodiske grunnlaget i retningslinjene for utredning og valg av lokalisering benyttes i utredningen av lokalisering for domstolenes landsdekkende regnskap- og lønnsfunksjon. Direktøren ble også bedt om å komme tilbake til styret i desember med en endelig vedtakssak, ferdig forhandlet med arbeidstakerorganisasjonene 1, om fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene. Forhandlingene med arbeidstakerorganisasjonene har ikke blitt gjennomført fordi vedtaket om tilknytningsform må ligge til grunn før forhandlingene med arbeidstakerorganisasjonene. I saken gis anbefalinger om tilknytningsform og lokalisering for en landsdekkende regnskap- og lønnsenhet, jf. hovedmål 2, se vedlagte delutredninger. Avslutningsvis tas det opp om domstolene skal inviteres til en høring i saken etter styrebehandlingen i desember 2018, og før styrets endelige vedtak i 2019 om innføring. 1 Hovedavtalen 19 Forhandlinger omfatter organisasjonsendringene innenfor regnskap- og lønnsfunksjonen som behandles i denne saken. 2
Prosjektets gjenstående arbeid Prosjektets gjenstående leveranser knyttet til hovedmål 2, omfatter videre arbeid med kartlegging og beskrivelser for følgende tema; grensesnitt mellom regnskap- og lønnsenheten og domstolene, arbeidsprosesser/prosessmodellering, ressurs- og kompetansebehov, kostnadsberegninger, risikovurdering, innføringsplan, gevinster (-plan). ). Dette planlegges behandlet av styret tidlig i 2019 som del av den endelige styrebehandlingen i saken. Drøfting I. Anbefaling om valg av tilknytningsform Prosjektet har i vedlagte delutredning (vedlegg 1) drøftet alternativene og gir anbefaling om hvilken organisatorisk tilknytningsform den nye landsdekkende enhet for regnskaps- og lønnsfunksjonen for domstolene bør ha. Alternativene er: 1. Den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen gis en organisatorisk tilknytningsform hvor funksjonen/enheten underlegges en domstol (alternativ 1). 2. Den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen gis en organisatorisk tilknytningsform hvor funksjonen/enheten underlegges Domstoladministrasjonen (alternativ 2). Regnskap- og lønnsfunksjonene i domstolene er administrative oppgaver som ikke innebærer avgjørelseskompetanse. Oppgavene kan derfor samles og utføres ved begge alternativene for tilknytningsform; en domstol eller DA. Jf. vedlagt delutredning (vedlegg 2) Delegasjon av myndighet i forbindelse med domstolenes økonomi-, lønns- og regnskapsfunksjoner (november 2018), pkt. 6.2. Metode i delutredningen For å vurdere de to alternativenes styrker og svakheter har prosjektet utarbeidet ni vurderingskriterier (jf. tabell 1 i vedlagte delutredning, se nedenfor). Disse ni kriteriene anvendes i drøftingen og vurderingen av de to alternativene for å komme frem til anbefalingen. 3
Konklusjon og anbefaling Arbeidsgruppens vurdering og anbefaling er at den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen gis en organisatorisk tilknytning til DA. Samlet sett er tilknytning til DA en bedre løsning enn tilknytning til en domstol. Dette begrunnes med at med tilknytning til DA er vurdert bedre i fem av ni kriterier, i tre av ni kriterier er alternativene vurdert likt, mens tilknytning til en domstol er vurdert best i ett kriterie. Styringsgruppen og arbeidsgruppen er enstemmig om anbefalingen. II. Anbefaling om valg av lokalisering Prosjektet har i vedlagte delutredning (vedlegg 3) drøftet lokaliseringsalternativer, og gir anbefaling om hvor den nye landsdekkende lønns- og regnskapsfunksjonen bør lokaliseres. Styret ba om at det metodiske grunnlaget i retningslinjene for utredning og valg av lokalisering benyttes i utredningen av lokalisering for domstolenes landsdekkende regnskap- og lønnsfunksjon. Metode og vurderinger i delutredningen Den metodiske tilnærmingen for drøftingen og anbefalingen bygger på følgende rammer: o (KMD) Retningslinjer for lokalisering av statlege arbeidsplassar og statleg tenesteproduksjon (28. november 2014), vedlegg 4 4
o (KMD) Veileder til Retningslinjer for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon (11. mai 2018), vedlegg 5 Basert på innhold og føringer i rammene utføres drøftingen og vurderingen i delutredningen etter følgende fire hovedtemaer (A D): A. Vilkår basert på domstolenes behov Det er vurdert at følgende domstolsbehov og -krav, bør vektlegges i vurdering av lokaliseringssteder: Geografisk nærhet til brukere har i liten grad betydning for oppgaveløsningen i regnskapsog lønnsfunksjonen. Betydningen av tilstrekkelig tilgang på saksregnskapskompetanse må ikke undervurderes og bør tillegges vesentlig vekt i vurdering av lokaliseringsalternativer. Disse er virksomhetskritiske og har spesielle kompetansekrav. Det viktigste infrastrukturbehov er tilgang på hensiktsmessige kontorarealer i en kontorbygning på lokaliseringsstedet. Arealbehovet er ca. 850-1000 m² BTA. Nærhet til flyplass eller kollektivtrafikknutepunkt er en fordel, men ikke avgjørende for valg av lokaliseringssted. B. Kostnadseffektivitet og effektiv oppgaveløsning Det er vurdert at følgende knyttet til kostnadseffektivitet og oppgaveløsning bør vektlegges i vurdering av lokaliseringssteder: Den antatt største utfordringen, som påvirker den samlede kostnadseffektiviteten, er hvordan lokaliseringsvalget kan bidra til å få mange nok av dagens medarbeidere i domstolene til å bli med i den nye organisasjonsløsningen på det nye kontorstedet. Særlig gjelder dette kapasitet og oppgaveløsning innen saksregnskapet. Samlet arealbehov for de ca. 40 ÅV, som er lagt til grunn som ressursbehov i oppstartsåret, utgjør mellom 850-1000 m² BTA. Prosjektet har på usikkert grunnlag, på nåværende stadium i arbeidet, anslått omstillingskostnadene knyttet til å avvikle dagens regnskaps- og lønnsfunksjoner og etablere den nye regnskapsfunksjonen til omlag 10-15 mill. kroner. Omorganiseringen, endrede arbeidsprosesser og økt bruk av teknologi vil gi grunnlag for å kunne halvere årsverk forbruket knyttet til regnskaps- og lønnsfunksjonene i domstolene. Dette betyr en reduksjon fra dagens ca. 80 årsverk til ca. 40 årsverk. 5
C. Vurderinger ut fra lokaliseringspolitiske mål KMDs retningslinjer for lokalisering og poeng- og vektsystem ligger til grunn for identifisering og rangering av alternative lokaliseringssteder. D. Rangering av lokaliseringssteder I tråd med retningslinjene, ved omlokalisering og endring i oppgaver som følge av strukturendringer og rasjonalisering, skal mulighetene i eksisterende struktur vurderes. Prosessen for identifisering av lokaliseringsalternativ følger nedenfor. Identifisering av lokaliseringsalternativ For identifisering av lokaliseringsalternativer har prosjektet tatt utgangspunkt i dagens 70 kontorsteder i domstolene. Det er anvendt en fire stegs tilnærming for å vurdere og kunne velge bort kontorsteder. Vilkår basert på sektorens behov (tema A ovenfor) er vektlagt for å identifisere og velge et begrenset antall lokaliseringsalternativ. For dette vilkåret er det avgjørende hvor mange eksisterende regnskapog lønnsårsverk det er mulig å samle ved det enkelte kontorstedet innenfor en dagpendleravstand på 90 minutters reisetid hver vei. Avslutningsvis er det i foretatt noen geografiske hensyn for å begrense antallet alternativ, og oppnå en viss geografisk spredning ved alternativene. Vurderingen har resultert i fire prioriterte lokaliseringsalternativ (hvor det er flere aktuelle lokaliseringsalternativ i regionen, nabokommune/tettsted): 1. Moss (flere aktuelle lokaliseringssteder i Østfoldregionen) 2. Drammen (regionen) 3. Bergen (regionen) 4. Trondheim (regionen) Konklusjon og anbefaling Vurderinger ut fra de fire lokaliseringspolitiske mål (tema C ovenfor) er avgjørende for endelig valg av kontorsted for lokalisering av enheten. Lokaliseringsalternativene/kontorstedenes «score» for det enkelte lokaliseringspolitiske mål er gitt i poeng- og vektsystemet fra KMD. På alle de fire lokaliseringspolitiske målene rangeres Moss høyest av lokaliseringsalternativene/kontorstedene. Ut fra en samlet vurdering anbefaler arbeidsgruppen at Moss velges som lokaliseringssted for en landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjon for domstolene. Dette kontorstedet vil i størst grad ivareta de samlede behov, krav og rammebetingelser som er lagt til grunn i denne utredningen. Styringsgruppen og arbeidsgruppen er enstemmig om anbefalingen. 6
III. Høring i domstolene I 2016 ble det gjennomført prosesser med Samarbeidsrådet for domstolene og styret for å igangsette arbeidet med vurdering av fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonen i domstolene. I 2017 ble Mulighetsstudien gjennomført, og i 2018 gjennomføres dette prosjektet, Organisering av regnskap og lønn. Arbeidstakerorganisasjonen har deltatt (deltar) med representanter i prosjektenes styringsgrupper. I hele perioden har det blitt informert om prosjektene i Samarbeidsrådets møter, og i møter med domstolledere (lederfora mv.). Arbeidstakerorganisasjonenes representanter i styringsgruppen (møte 21.11.18) ønsker en høring. Det er derfor naturlig å be styret vurdere om domstolene skal inviteres til en høring i saken etter styrebehandlingen i desember 2018, og før styrets endelige vedtak i 2019 om innføring. IV. Direktørens vurdering Tilknytningsform Etter direktørens vurdering er tilknytning til DA mest fremtidsrettet, med utgangspunkt i oppgavenes karakter og innhold. Dette bør også ses i sammenheng med eventuelle strukturendringer og samling av andre funksjoner for domstolene, hvor tilknytning til DA er en mer fleksibel løsning. Prosjektets anbefaling bør derfor følges. Lokalisering Prosjektet har fulgt retningslinjene og i stor grad lagt vekt på å videreføre domstolkompetanse i den nye enheten. Dette er begrunnet i ønsket om å videreføre kompetansen om «saksregnskapene» som er opparbeidet i domstolene, og utgjør anslagsvis 80 % av oppgavene. Med denne tilnærmingen synes de fire foreliggende alternativene å være svært relevante. Til sammenligning utredet Politiet (april 2016) lokalisering av et senter for regnskap- og lønnsoppgaver med om lag 70 ÅV. I Politiets vurdering ble det også vektlagt å videreføre flest mulig av dagens medarbeidere ved ny lokalisering. Utgangspunktet for politiet var 153 ÅV, lokalisert på 44 kontorsteder. Politiet anbefalte lokalisering i Drammen, hvor det var mulig å videreføre om lag 67 ÅV (innenfor 60 minutters dagpendleravstand per vei). I august 2016 besluttet regjeringen at Politiets lønns- og regnskapssenter skal legges til Kristiansund (3 ÅV). DA er kjent med at senteret ble etablert med nesten 100 % nyrekruttering. Etter en nedgang i oljesektoren var det god tilgang på fagkompetanse i området. I en innføringsperiode i 2017 ble det benyttet ulike ordninger for kompetanseoverføring fra politidistriktene. Når tilknytning til DA ligger til grunn, og Trondheim er at av de foretrukne lokaliseringsalternativene, er det relevant å stille spørsmål ved om lokalisering til Trondheim er fordelaktig. I denne sammenheng bør hensynet til eventuell fremtidig oppbygning av et tjenestesenter på flere områder tas med i vurderingen. Dette er tjenester som kan samles i fagmiljøer, men som samtidig har behov 7
for en sterk styring og organisatorisk tilknytning til DA. For DA kan det være uhensiktsmessig med flere lokasjoner av organisasjonen med stor geografisk avstand. På kort sikt vil det være risikoreduserende og rimeligere å velge et lokaliseringssted hvor en får med flest mulig domstolansatte (Moss eller Drammen). Samtidig er Politiets etablering i Kristiansund et eksempel på at det lar seg gjøre å bygge opp et nytt fagmiljø, når det er mulig å rekruttere fagkompetanse i området. Direktoratet for Økonomistyrings (DFØ) har trolig etablert det største regnskapsfaglige senteret i offentlig sektor i Trondheim. Som kjent leverer DFØ regnskap- og lønnstjenester til domstolene. I dette perspektivet kan lokalisering av domstolens regnskap- og lønnsfunksjon i Trondheim være et foretrukket alternativ, både med hensyn til rekruttering og tilgang på kompetanse ved innføring. Høring i domstolene Så langt har styret 24.9.18 vedtatt at det skal arbeides videre basert på anbefalingen om å samle regnskap- og lønnsfunksjonene for domstolene og DA i en enhet (landsdekkende nivå) lokalisert på ett sted. I denne saken behandles vedtak om tilknytningsform og lokalisering som skal legges til grunn for det videre arbeidet. Prosjektets gjenstående leveranser knyttet til hovedmål 2 planlegges ferdigstilt tidlig i februar 2019, innen styremøte i februar. En høring i domstolene om saken vil gi større legitimitet. På en annen side har det blitt gitt mye informasjon i lederfora og til arbeidstakerorganisasjonen underveis i prosessen. I lys av dette bør det vurderes om sakens innhold er egnet for høring, med tanke på om eventuelle høringssvar vil påvirke den endelige beslutningen om innføring. En høring i domstolene om saken vil forsinke beslutningsprosessen. Høringen vil først kunne gjennomføres i februar/mars 2019, med den konsekvens at endelig vedtakssak om innføring kan legges frem for styret tidligst i april 2019. Uten høring planlegges endelig vedtakssak om innføring til styret i februar 2019. Direktørens innstilling: Styret bes om å gi sin tilslutning til at den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen gis en organisatorisk tilknytningsform underlagt DA. Tilknytning til DA legges til grunn for forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene, og det videre arbeidet frem mot endelig vedtakssak om innføring. Styret bes om å ta stilling til et lokaliseringssted for den nye landsdekkende regnskaps- og lønnsfunksjonen. Det valgte kontorstedet legges til grunn for det videre arbeidet frem mot endelig vedtakssak om innføring. Styret bes om å ta stilling til om domstolene skal inviteres til en høring i saken før endelig beslutning. 8
22.11.2018 Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 9