Referat for møte i Tjøme kirkelige fellesråd Torsdag 10.sep. 2015, kl.14.00-16:00 Tjøme kirkestue Tilstede: Forfall: Jan Brastein, Inga Bryde Claus, Odd Andreassen, Marit Monsen, Bente Pedersen, Brooke Bakken, Ordfører John Martiniussen Lissbeth Sundby (B): beslutningssaker (O):orienteringssaker (D): drøftingssak Saksliste Åpningsord ved Sogneprest Jan Brastein: Om vannets kraft i Bibelen og fortellingene om Jesus og stormen 43/15 Innkalling, dagsorden og referat (B) Innkalling, dagsorden og referat ble godkjent som fremlagt. 44/15 Orienteringssaker (O) - KA Rundskriv Påminning om kirkelige arbeidsgivers aktivitetsplikt - Opplæring av nye råd. KA har sendt ut informasjon om opplæringsplan for nye råd i høst. Det nye fellesrådet har opplæring i to omganger. Første opplæring skal skje i TKFs konstituerende møte og kirkevergen skal lede dette. Det blir også opplæring for rådet utført av KA 3.februar fra kl. 16-21 for nye fellesråd i Tønsberg domprosti. - Personell (vikarer, ekstrahjelp, valgstøtte, kurs, mm). o I sommer har det vært ekstrahjelp for gravferdsforvaltning tilsvarende 60% stilling. Dette har vært nødvendig i forhold til ferieavvikling og sommerens arbeidsmengde. o Tidligere menighetssekretær har vært innleid på timebasis for valgkoordinering og dette har vært vellykket. Hun har også bistått med regnskapsopplæring på timebasis. o Lucian Eide-Riti har søkt om og fått innvilget stipend til å ta del 2 av kirketjenerskole. Kurset, som er nettbasert, omfatter blant annet sikring av kirkerommet, brannvern for kirkebygg, inventar håndtering. o I høst deltar kirkelige ansatte på følgende kurs: kirkevergeslandskonferanse i Tønsberg, regnskapskurs for avslutning av årsoppgjør, og trosopplæringskonferanse. - Vedlikeholdsarbeid - eiendommene o I sommer er bårehus på Hvasser vasket, skrapt og malt. o Steingjerde på Hvasser repareres i høst, jfr. sak 42/15. o Murtilstand i Tjøme kirke. Flere steder flasser teglstein av. Det er innhentet tilstandsrapport for mur ved inngangsparti til kirken. Det planlegges befaring med Riksantikvaren i tidlig høst.
o Vinduene mot syd (3 stk) er skrapt til bart metall, behandlet og malt med linoljemaling i sommer, etter godkjenning fra Riksantikvaren. Disse hadde ikke vært vedlikeholdt på mange år, og det var på overtid å få arbeidet gjort. Dette er utført på driftsbudsjett. o Dørarbeid Tjøme kirke i høst. 45/15 Fredtunhagen (B) I sommer kom det inn ytterligere midler til Fredtunhagen fra loppemarked og loddsalg av 2 barnebunader gitt av Hobby gruppe på Tjøme. Ved AU delegasjon er den neste delen av prosjektet bestilt. Dette består av grunnarbeid og steinlegging av sti i bakgården samt sitteplass til ca. 20 mennesker. Kostnader estimeres til kr 72.000, og blir dekket av innsamlede midler. Formelt vedtak fra TKF gjøres i september møte. Totale midler tilgjengelig for prosjektet beløper seg til kr. 384.000. Gjenstående arbeid i forhold til planlagt prosjekt fra Gjennestad inkluderer: - Grunnarbeid og steinlegging av kjøkkenhage område - Gressarmering sør for inngangsparti - Oppgradering av hagen med jord, planering og såing - Infrastruktur i hagen mot øst: seilduk og oppsett for skjerming ved uteområde, 3 stk piknikbord, planter og klatrewire for tildekking av konteiner, pergola, fontene, pilhytte Gjenstående kostnad estimeres til ca. kr 220.000, og er avhenging av ekstern finansiering for gjennomføring. : a. TKF bestiller fra Gjennestad grunnarbeid og belegningstein på sti og sitteområde (mot øst) på Fredtun. Dette estimeres til kr. 72.000 eks. mva. b. Kostnaden dekkes ved å belaste bundne driftsfond Fond Fredtunhagen (55199010), samt bankkonto for Fredtunhagen (51020008). c. Dersom flere midler tildeles før neste TKF møte får daglig leder/kirkeverge delegert fullmakt å bestille neste del av hageprosjektet under forutsetning av økonomisk dekning. 45/15 Lås i Tjøme kirke (B) Det har over lengre tid vært vanskeligheter med dørlåsene på inngangsdørene og dør ved rullestolrampe, og i juni sluttet lås på prestesakrestidør å fungere. Låsesmed bekreftet at den var ødelagt, og at reparasjon ikke var mulig. Dette var sett på som en hastesak fordi evakuering fra prestesakresti ikke lenger var mulig, og ved et stort antall besøkende til kirken ville ikke evakueringsveier være tilstrekkelig / forsvarlig.
I sommer bestemte AU for å gå i gang med utskifting av lås i Tjøme kirke. I og med at dette medfører synlige endringer til Tjøme kirke måtte også tiltaket omsøkes Riksantikvaren. Låsesmed Bård Eilif Hveding fra Sola ble forespurt basert på hans kompetanse med eldre bygninger og bygningsvern, og erfaring med restaurering av låsene i Stavanger domkirke og St. Petri kirke. Riksantikvaren godkjente planen for utskifting av lås. Kostnadene knyttet til utskiftning av lås på 4 dører estimeres til cirka kr. 30.000 eks mva. Dette inkluderer både spesiallagde låser og arbeid for å få nye lås installert i kirkedørene. Videre inkluderer det fjerning av gamle lås, ny lås installasjon samt innfelling av de nye lås med trevirke som passer til dørene. Lås ble skiftet på prestesakrestidør i juli. Gjenstående lås blir erstattet så snart de er produsert av leverandøren. TKF inngår avtale med låsesmed Bård Eilif Hveding for å lage tilpassede lås til Tjøme kirke. Prisen for utskifting av 4 lås er kr 30.000 og dette dekkes over driftsbudsjett. 46/15 Budsjett 2016 (B) Forslag til budsjett for 2016 er utsendt som saksdokumentasjon i tall og tekst formatt. Etter budsjett er godkjent sendes det til Tjøme kommunestyre. Deretter er det inkludert i rådmannsforslag til budsjett for Tjøme kommune for 2016 som et eget vedlegg, og kommunens forslag til tilskudd er spesifisert som et eget punkt i Tjøme kommunes budsjett. Endelig tilskudd til kirkelig fellesråd besluttes i kommunestyremøte 16. des. (til formannskap 02.des.). Tjøme kirkelige fellesråds budsjett for 2016 godkjennes som fremlagt i møte. 47/15 Trosopplæringsbudsjett 2016 (B) Trosopplæringsbudsjett er inkludert i årsbudsjett totalt. Det godkjennes adskilt og sendes til bispedømmekontoret. Trosopplæringsbudsjett for 2016 godkjennes som fremlagt i møte. 48/15 Oversvømmelse på Fredtun (B) Ekstrem regnvær natt til onsdag 02.09. resulterte i oversvømmelse i kjelleren på Fredtun. Grenlands Aksjon kom til bygget ca kl. 10:30 og meldte fra til kirkevergen. Det estimeres at det var ca. 30-40 cm vann i kjelleren på det meste. Det har dekket alle rom i kjelleren. I løpet av kort tid hadde vannet rent ut gjennom
sluk, osv., og vannmengden var merkbart redusert i løpet av kort tid. Likevel har det skadet gulv og vegger, samt en del inventar. Grenlands Aksjon har fått skade på en god del av innsamlede gjenstander de hadde pakket sammen. Skaden er meldt inn til forsikringsselskap. TKF har egenandel kr. 15.000 på skader til Fredtun. Takstmann for forsikringene skal besøker Fredtun og vurderer skade i løpet av 03.09.2015. Grenlands Aksjon undersøker nå muligheter for å bruke andre lokaler mens kjelleren blir reparert. Egenandel for forsikring i forbindelse med vannskade på Fredtun beløper seg til kr 15.000. Dette dekkes av fond 55699011 Selvassuranse med mer ved å belaste bankkonto 51020010 Fredtun og selvassuranse. 49/15 Anvendelse av tilskudd til kirkevalg (O) Ved årets kirkevalg har staten bevilget midler som skal dekke: - Godtgjørelse til valgfunksjonærer - Lokale informasjonstiltak - Lokal valgadministrasjon - Valgmateriell For sognene Hvasser og Tjøme er tilskuddet kr. 29.705,- som ble utbetalt til TKF i august. Kostnader knyttet til valget vil i hovedsak være relatert til forbruksmateriell til valget (konvolutter, papir, og lignende), annonser, mat og drikke til valgfunksjonærer på valgdagen, innleid arbeidstid for valgkoordinering, og eventuelt godtgjørelse til valgfunksjonærer. Kirkerådet forutsetter at midlene som tildeles skal brukes i sin helhet til valget, og regnskapsrapportering til Kirkerådet må skje innen 1.desember i år. Det vises for øvrig til Kirkerådets rundskriv 4-2014, rundskriv 2-2015 og rundskriv 3-2015. 50/15 Gressklipper til gravferdsforvaltning (B) Gravferdsbetjening har en gressklipper som brukes for å klippe på kommunens 3 gravplasser. Den viser nå tegn til slitasje og har i år vært flere ganger til reparasjon. Tidligere har det vært antydet at gressklipper kjøp måtte komme i løpet av 2017. Nå etter klippesesong 2015 er det tydelig at innkjøp må bli fremskyndet til vår 2016. Prisen for en ny klipper tilsvarende den vi har nå er kr. 85.000. Det er imidlertid kommet et tilbud fra leverandøren for å kjøpe en klipper som har vært brukt som demoklipper (kjøretid 13 timer) til kr. 70.000 hvis den kjøpes nå. Gravferdsbetjening har vurdert tilbudet og mener at det er et godt kjøp. Dersom det kjøpes ny klipper vil den gamle være lagret på en av de andre kirkegårdene. Dette gjør at transport tid i forbindelse med gressklipping er
redusert, at det er mulig for to stykker å klippe samtidig, og at gravferdsbetjening har tilgang til en reserve maskin i tilfelle en er i ustand. I og med at gressklipper må kjøpes innen 2016 sesong, anser kirkevergen dette som en mulighet å kjøpe til en redusert pris. : TKF kjøper demogressklipper Husqvarna R 316 TX s AWD til pris kr. 70.000, inklusiv mva. Kostnad dekkes ved bruk av 55199003 Fond kirkegårdsstell og ved å belaste bankkonto 51020005 Stell kirkegård. Sekretær Brooke Bakken 11.09.2015