Kontrollutvalgskomiteen

Kontrollutvalgskomiteen INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGSKOMITEEN Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Fra administrasjonen: Kopimottakere: Audun Haugan (leder) Line Bosnes Hegna Liv Tronstad Kari Louise Hovland Bjørn Bråthen Torgun M. Bakken, styrets kontaktperson Tid: Mandag 14. desember 2015 kl. 11.00-14.30 Sted: NKRF s lokaler - Munkedamsveien 3B Sak Tema 13/2015 Godkjenning av referat fra møte 15. september 2015 14/2015 Sekretærsamling 2015 evaluering samlingen 2016 15/2015 Fellesmøte med styret innspill 16/2015 Habilitet og uavhengighet drøfting av tema 17/2015 Intern høring veileder for forvaltningsrevisjon 18/2015 Kommunelovutvalget innspill til NOU forberedelse av høringssvar 19/2015 Referatsaker 20/2015 Eventuelt

NKRF Kontrollutvalgskomiteen 2 13/15 Godkjenning av referat fra møte 15.09.2015 14.12.2015 Referat fra møte 15.09.2015 med aktivitetsplan Referatet fra forrige møte gjennomgås og godkjennes. Husk å sende referat til kopimottakere og vara. Referat fra møte 15.09.15 blir godkjent.

NKRF Kontrollutvalgskomiteen 3 14/2015 Sekretærsamling 2015 evaluering samlingen 2016 14.12.2015 Evalueringsskjema fra samlingen 15.09.2015 Det har blitt foretatt en evaluering av samlingen 2015. Komiteen gjennomgår evalueringen med tanke på hva som var positivt og mulige forbedringer før neste års samling. Samlingen for 2016 er planlagt i Tromsø. Det er greit at man er litt i forkant og ser på aktuelle temaer for samlingen og ser på det praktiske ved avviklingen. Dette er også kort drøftet tidligere på e-post. Gode tilbakemeldinger fra deltakerne. Neste møte i Tromsø, jobbes med lokasjon og aktivitet på kvelden. Audun sjekker med kjentmann om mulighet for byvandring. Programmet bør være klart før sommeren 2016. Temaer for samlingen som det kan jobber videre med: - Roller/grensen mellom sekretariatets oppgaver og revisjon. - Habilitet konkrete saker. - Innholdet i påseeransvaret, særlig for regnskapsrevisjon.

NKRF Kontrollutvalgskomiteen 4 15/2015 Fellesmøte med styret innspill 14.12.2015 Saksliste til fellesmøtet mellom styret og fagkomiteer 15.12.2015 Komitelederne for de enkelte fagkomiteene er invitert til et felles møte med styret i NKRF. I forbindelse med møtet er også Kontrollutvalgskomiteen invitert til å presentere komiteens arbeid (se punkt 2 i sakslisten), herunder hvordan man kan arbeide for å bedre kontrollutvalgenes og deres sekretariats stilling og arbeidsforhold. Saken drøftes i komiteen med tanke på hvilke momenter som bør trekkes fram. Diskuterte ulike momenter som kunne fremheves i styremøtet. Leder Audun Haugan deltar der. Følgende punkter kan fremheves i presentasjon for styret: - Aktivitetsplanen - Sekretærenes rolle og arbeidsforhold: Kompetanse i sekretariatene, bevissthet rundt kompetanse innad i sekretariatene og avklare roller/mandat mellom sekretariat og revisjon.

NKRF Kontrollutvalgskomiteen 5 16/2015 Habilitet og uavhengighet drøfting av tema 14.12.2015 Vedlegg 1: Habilitet og uavhengighet styreverv i kommunale revisjonsselskap og vervet som kontrollutvalgsmedlem Vedlegg 2: Habilitet og uavhengighet revisjon og undersøkelser på økonomiområdet forholdet til regnskapsrevisjon Saken er en oppfølging av komiteens aktivitetsplan, hvor man skal se på forhold rundt habilitet og uavhengighet. Leder har som grunnlag for drøftelsene utarbeidet to notat, som belyser problemstillinger som kan være aktuelle for videre behandling. Det må antas at disse to emnene i seg selv vil ta tid å gjennomgå, og komiteen må drøfte om det andre forhold innen emnet som også bør ses på og eventuelt følges opp - i lys av aktivitetsplanen. Begge notatene ble lagt frem av leder og diskutert. 1. Komiteen oversender notat om «habilitet og uavhengighet styreverv i kommunale revisjonsselskap og vervet som kontrollutvalgsmedlem», til styret og ber om styrets syn på konklusjonen i notatet. 2. Komiteen tar notat om «habilitet og uavhengighet revisjon og undersøkelser på økonomiområdet forholdet til regnskapsrevisjon» til orientering. 3. Tema på neste møte habilitet og uavhengighet for sekretariatene.

NKRF Kontrollutvalgskomiteen 6 17/2015 Intern høring veileder for forvaltningsrevisjon 14.12.2015 Utkast til veileder for forvaltningsrevisjon (nås ved innlogging på NKRF s sider). Det er utarbeidet et utkast til ny veileder for forvaltningsrevisjon, og komiteen er oppfordret til å gi eventuelle innspill. Veglederen er svært omfattende og komiteens medlemmer oppfordres derfor til selv å gjøre seg kjent med utkastet ved innlogging på NKRF s hjemmesider under «Medlemssider», «Medlemsnyheter» for november 2015. Vegledere gjennomgås og eventuelle innspill fra komiteen drøftes. Høringsfrist er satt til 15. desember 2015, men etter hva som opplyses kan man være noe fleksible på dette. Komiteen gikk gjennom dokumentet. Komiteen har ingen merknader.

NKRF Kontrollutvalgskomiteen 7 18/2015 Kommunelovutvalget innspill til NOU forberedelse av høringssvar 14.12.2015 Det pågår for øyeblikket et arbeid med revisjon av kommuneloven. Det er opplyst at utvalget har fått frist til 10. mars 2016 med å avgi sin utredning. Det må antas at utredningen vil berøre kontrollutvalgenes arbeid og organisering og utredningen vil således være et viktig dokument for kontrollutvalgene og komiteen. Utredningen vil bli sendt ut på høring og behandlingen av NOU en vil være arbeidskrevende. Det kan derfor allerede nå være hensiktsmessig at komiteen drøfter på hvilken måte man ser for seg å behandle NOU en i komiteen. Komiteen tar saken til orientering og avventer høringsfristen i NOUen.

NKRF Kontrollutvalgskomiteen 8 19/2015 Referatssaker 14.12.2015 - Underretning om vedtatt reglement for kontrollutvalgskomiteen. KU-boka er på lager 17.12.15 og tilgjengelig på nett i PDF format. Departementet har bedt sekretariatene om å være edruelige ved bestilling av boka. Nynorskboka er forsinket. KU boka vil bli delt ut på KU konferansen på Gardermoen, sekretariatene kan vente til etter den med å bestille. Komiteen tar saken til orientering.

NKRF Kontrollutvalgskomiteen 9 20/2015 Eventuelt 14.12.2015 Eventuelle ytterligere saker til behandling. Innspill fra Liv Tronstad: «Til NKRF og FKT Kommunereformen med sammenslåing av kommuner og fylkeskommuner gir flere utfordringer til kontroll og tilsynssektoren. Dette dreier seg bl.a. om hvor kontrollutvalget skal ha sitt fokus ifh. til vesentlighet og risiko når kommunen/fylkeskommunene ev. slås sammen. Men, det som i første om gang opptar meg nå er rollene til kontrollutvalget (KU), sekretariatet og revisjonen i forkant av og ifm sammenslåingsprosessen. Viser til inndelingslovens 25 og 26. Til paragraf 25 På fellesmøtet skal det bl.a. gjøres valg av revisor til fellesnemnda. I hht. loven ser det ut til at dette kan skje uten innstilling fra KUene. Her mener jeg KUene bør ta oppmannsrollen, og innstille på valg av revisor, jf. paragraf 26. Til paragraf 26 Her kan fellesnemnda få fullmakt til å velge revisor og sekretariat etter innstilling fra KUene. - Når det er sammenslåing av kommuner/fylkeskommuner som benytter samme sekretariat og samme revisjon ser jeg det som en enklere sak for KUene å komme frem til en felles innstilling. - Når det dreier seg om ulike sekretariat og revisjoner ser jeg for meg at dette kan bli en større utfordring. (Skal KU bli lyttet til bør KUene komme frem til samme innstilling) - Stiller også spørsmål om hvem som skal/kan bistå KUene i utredning av sekretariat. (Skal KUene gjøre dette selv, eller hvem andre kan bistå utvalgene) - Kan en tenke seg at fellesnemnda oppretter et eget kontrollutvalg som består eks. av KUene (ev. representanter fra KUene) i de kommuner/fylkeskommuner som ønsker å slå seg sammen, og at det blir dette utvalget som innstiller i valg? (Er ikke kjent med om dette er mulig el. ikke innen for loven) *. Det vil imidlertid bli et spørsmål om hvem som skal/kan være sekretær for ev et slikt utvalg. * Hvordan velge sekretariat til dette utvalget? Jeg er kjent med at NKRF har en arbeidsgruppe knyttet til kommunereformen, men både NKRF og FKT oppfordres til å engasjere seg i disse problemstillingene knyttet til kommunereformen og være førende/premissleverandører i dette arbeidet knyttet til kontroll og tilsyn. Mvh Liv Tronstad Kontrollsjef KomSek Trøndelag IKS»

NKRF Kontrollutvalgskomiteen 10 Forslag fra FKT og NKRF til felles praktisk veileder/løsning på spørsmål rundt valg av sekretariater og revisjon ved kommunesammenslåinger behandles av komiteen over epost før NKRFs styremøte 2. februar 2016. Neste komitemøte på Gardermoen 2. februar 2016 kl 12:00.