Selskapskontroll- og Kontrollutvalgskomiteen

Transkript

1 Selskapskontroll- og Kontrollutvalgskomiteen REFERAT Til stede o Sverre Bugge Midthjell - leder o Sissel Mietinen o Line Bosnes Hegna o Bjørn Bråthen fra administrasjonen Forfall Tid: Tirsdag kl Sted: Park Inn Gardermoen Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkallingen. Innkalling og sakliste ble godkjent. Behandlede saker: Sak Tema 7/2015 Referater og orienteringer. 8/2015 Sekretærsamlingen og evt. selskapskontrollsamling /2015 Gjennomgang av veilereder(e)for selskapskontroll 10/2015 Deloitte rapport Evaluering kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat 11/2015 Komiteens oppgaver eventuelt forslag til årsmøtet 12/2015 Veileder om arkiv 13/2015 Eventuelt. Møteboka sendes medlemmene, varamedlem, NKRFs administrasjon v/bjørn Bråthen og styrets kontaktperson Torgun Bakken

2 NKRF Selskapskontroll- og Kontrollutvalgskomiteen 2 7/2015 Referater og orienteringer Referat fra møtet Referat fra komiteens forrige møte legges som vanlig frem i det påfølgende møte Det var ingen kommentarer til referatet fra forrige møte. Bjørn orienterte om forhandlingene mellom FKT og NKRF vedr. avtale om bistand til sekretariatordning for FKT hos NKRF. Line orienterte om KU sekretariatene i Oslo regionens besøk i Bryssel. Komiteen tar sakene til orientering. 8/2015 Sekretærsamling og evt. selskapskontrollsamling ingen Sekretærsamling for 2015 blir lagt til Thon Hotel Maritim i Stavanger september. Komiteens medlemmer bes tenke på aktuelle temaer til samlinga og ta dem med til diskusjon på møtet. Når det gjelder møteplass for selskapskontroll må komiteen diskutere hvorvidt det skal avholdes en slik i 2015 og hvorvidt vi i så fall skal endre på formatet. Blant de som har deltatt på samlingene har det vært uttrykt ønske om å fortsette, men påmeldingen har vært helt på grensen til at det er mulig å gjennomføre dem i det formatet vi har hatt så langt. Blant tiltak som har vært foreslått er å bare arrangere annet hvert år, samordne med arena for forvaltningsrevisjon. I alle tilfelle bør vi formidle en forventning til de større revisjonsenhetene at de bør forplikte seg til å sende deltakere dersom de har et ønske om at tilbudet skal fortsette. Tanker fra forrige møte: God møteledelse og hvordan bistå kontrollutvalget med dette. Deloitte-rapporten Kommunesammenslåing Opplæring av nye kontrollutvalg Komiteen diskuterte forslagene og hadde innspill til endringer. Komiteen er enig om følgende temaer til sekretærkonferansen: Hvordan ta imot nye kontrollutvalg herunder,

3 NKRF Selskapskontroll- og Kontrollutvalgskomiteen 3 o Opplæring Invitere deltakere med erfaring til å dele sine erfaringer Og planer for oppstart av en ny periode o God møteledelse Forslag om å finne en ordfører som kan forelese o Taushetspliktbestemmelser, i forbindelse med lukking av møte i folkevalgte organer, offentlighet, åpne/lukkede møter, habilitet m.m Som foreleser kontakter Line Thomas Ergo - Stavanger Aftenblad - som har foretatt omfattende undersøkelse om praksis i mange kommuner Varslerrollen - Workshop Line innleder og vi legger opp til erfaringsutveksling Kommunesammenslåing - Når det er vedtatt sammenslåing, hvordan er den videre prosessen og hva er kontrollutvalgets rolle. Bjørn kontakter Orrvar Dalby i VIKS. Komiteen diskuterte også om noen av fylkesmennenes prosessveiledere kan forespørres. Veileder om arkiv Komiteen forespør Wencke Sissel om å legge veilederen fram for deltakerne Møteplass for selskapskontroll Det fastsettes dato for evt. gjennomføring av samlingen til høsten på komiteens neste møte. Administrasjonen bestiller hotell nå, slik at vi har et alternativ dersom den «nye» komiteen etter årsmøte kommer til at samlingen skal arrangeres. 9/2015 Gjennomgang av veileder(e) selskapskontroll Selskapskontroll fra A til Å en praktisk veileder På møteplass for selskapskontroll kom det flere innspill på at flere ikke mener NKRFs veileder i selskapskontroll er et hensiktsmessig verktøy til gjennomføring av selskapskontroll. Undertegnede har også inntrykket av bredden av metoder som benyttes i gjennomføring av eierskapskontroll og øvrig selskapskontroll er vesentlig større enn det veilederen gir inntrykk av. Det fremkom også at flere av medlemmene var av den oppfatning at den metoden som skisseres i veilederen er å anse som en anbefaling fra NKRF om hvordan selskapskontroll bør gjennomføres, tilnærmet en standard. Flere tok på samlinga til orde for at NKRF burde utarbeide en egen standard for selskapskontroll/eierskapskontroll, samt at det burde utarbeides en veileder for overordnet analyse for selskapskontroll. Gjeldende veileder ble utarbeidet av en arbeidsgruppe for styrking av arbeidet med selskapskontroll som ble satt ned etter vedtak på årsmøtet i SK-komiteen vurderte i 2012 behovet for en revidering av veilederen og foretok noen mindre endringer. Veilederen består av en kort beskrivelse av selskapskontroll, en kortfattet beskrivelse av en prosedyre for gjennomføring og et sett med maler, i stor grad basert på arbeidet i Nedre Romerike revisjonsdistrikt. Komiteen bør vurdere om vi skal ta initiativ til en revidering av veilederen, eventuell utarbeidelse av en veileder for analyse og eventuelt en prosess for utarbeidelse av en standard for selskapskontroll/eierskapskontroll.

4 NKRF Selskapskontroll- og Kontrollutvalgskomiteen 4 Saken ble grundig diskutert og konkluderer med at tiden er inne for å få gjennomført en evaluering av veilederen. Komiteen anmoder styret om å ta initiativ til en revidering av veileder for selskapskontroll og eventuelt utarbeidelse av en veileder for overordnet analyse for selskapskontroll, samt vurderer å få utarbeidet en standard for selskapskontroll/ eierskapskontroll i neste årsmøteperiode. 10/2015 Deloitte rapport Evaluering kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat Rapport fra Deloitte Evaluering Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat Revisjonsselskapet Deloitte, har på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet utarbeidet rapporten Evaluering kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat som et ledd i arbeidet med revidering av kommuneloven. Komiteens medlemmer bes sette seg inn i rapporten for en innledende diskusjon i møtet. Eventuelle konsekvenser av rapporten tas opp til grundigere behandling i neste møte. Inntrykket fra tidligere diskusjon er at selv om rapporten har visse svakheter gir den i all hovedsak et gjenkjennelig bilde av de delene av status quo den tar for seg. Det er også tydelig at NKRF og FKT gjennom innspillsmøtet har hat stor innflytelse på rapportens konklusjoner. En av utfordringene med rapporten er at den gir et lite komplett bilde av bredden i kontrollutvalgenes og særlig sekretariatenes arbeid, samt at rapporten kan leses dit hen at ressurstilfang og kompetanse i sekretariatet har liten betydning. Selv om det eventuelt ikke er hensiktsmessig å komme med noe tilsvar til rapporten, er det likevel en rekke av konklusjoner og anbefalinger i rapporten som kan være interessante å diskutere på generelt grunnlag. Rapporten ble diskutert Komiteen ser ikke at det er hensiktsmessig å komme med noe tilsvar på rapporten på nåværende tidspunkt. 11/2015 Komiteens oppgaver eventuelt forslag til årsmøtet

5 NKRF Selskapskontroll- og Kontrollutvalgskomiteen 5 1. Reglement for SK-komiteen Valg av komiteer er regulert av 13 i NKRFs reglement, der punkt G angir at det skal velges en Selskapskontroll- og kontrollutvalgskomite. Det er også angitt at styret kan fastsette reglement for komiteene. Reglementet vedtatt av styret 1. november 2005 angis komiteens formål slik: NKRFs selskapskontroll- og kontrollutvalgskomite har som formål å bidra til å heve den faglige standarden innen tilsyn blant medlemmene, herunder å: heve den faglige standarden skape interesse og engasjement om tilsynsfaglige temaer avgi forslag til høringsuttalelser til NKRFs styre uttale seg om etikk- og habilitetsspørsmål knyttet til yrkesutøvelsen. Her omtales arbeidsområdet som tilsyn, men ut fra komiteens tittel i reglementet må det antas at det er temaer i tilknytning til kontrollutvalget og selskapskontrollen som fagfelt som ligger i dette. Gjeldende organisering ble sist behandlet på NKRFs årsmøte i 2009 etter at en arbeidsgruppe som skulle vurdere en eventuell organisatorisk og faglig styrking av selskapskontroll. Gruppen, og medlemmene, var delt i synet på hvorvidt selskapskontroll burde organiseres som en egen komité, burde legges til forvaltningsrevisjonskomiteen eller fortsatt ligge hos kontrollutvalgskomiteen. Årsmøtet valgte å fortsette ordningen med å ha selskapskontroll og kontrollutvalg i samme komité, og endret komiteens navn for å gjenspeile dette. Utredningen fra 2009 ligger vedlagt. På tidligere møter i komiteen har det blitt fremmet forslag om en diskusjon om hvorvidt det er hensiktsmessig at kontrollutvalgsarbeidet og selskapskontrollen er samlet i samme komité. I 2009 var selskapskontrollen enda et ungt fagfelt, og det var antatt at dette også ville bli et vesentlig arbeidsområde for sekretariatene. Dagens realitet er, slik komiteens leder erfarer det, at selskapskontroll i all hovedsak gjennomføres av revisjonsselskapene, og en tematisk kobling mellom selskapskontrollen og kontrollutvalgsarbeidet kan derfor fremstå som litt kunstig. Komitésammensetningen er som nevnt nedfelt i NKRFs reglement. Et eventuelt forslag om å endre komitéportefølje må derfor legges fram for årsmøtet. Dersom komiteen ønsker å gå videre med et slikt forslag anbefaler leder i første omgang at dette oversendes til styret for eventuelt å fremme et forslag til årsmøtet. Forslag til årsmøtet må være innsendt minst 6 uker før årsmøtet, dvs. 26. april Styrets neste møte er 15. mars, og neste møte deretter i begynnelsen av mai. I følge arbeidsgruppen fra 2009 burde NKRF iverksette følgende nødvendige tiltak for å styrke selskapskontrollen: 1. Fastlegge en entydig lovforståelse. 2. Definere begreper og gi disse et konkret innhold. 3. Utvikle planverktøy og retningslinjer for bestilling.

6 NKRF Selskapskontroll- og Kontrollutvalgskomiteen 6 4. Utvikle en felles metodisk/systematisk tilnærming, spesielt i forhold til KL 77, nr 5 og 80 første ledd, jf. forskriften 14 første ledd. 5. Medvirke i standardsetting/utvikling av god skikk for kommunal eierskapsutøvelse. 6. Sørge for at vurderingskriteriene klargjøres (mht. relevans, forståelighet, operasjonalitet, autoritet, m.m.) 7. Utvikle rapporteringsmåter og rutiner for oppfølging. 8. Sette fokus på hva resultatet av/nytteaspektet ved selskapskontrollen skal være. 9. Å forestå kurs og opplæringstiltak. 10.Å medvirke i å utvikle relevant faglitteratur. 11.Medvirke i fora og sammenhenger hvor kommunalt eierskap/selskapsstyring er tema. Dersom komiteen legger til grunn at disse oppgavene fortsatt bør ivaretas er det hensiktsmessig å vurdere hvorvidt dagens organisering legger til rette for dette. Vurdering Slik komiteens leder vurderer situasjonen er det i dag først og fremst revisjonsselskaper som gjennomfører selskapskontroll. Når det gjelder selskapskontroll med forvaltningsrevisjon er dette en forutsetning. Det har i komiteen tidligere blitt gitt uttrykk for at ren eierskapskontroll som ikke beveger seg i grenseland mot forvaltningsrevisjon har begrenset verdi for kontrollutvalgene, i alle fall ut over det som kan omfattes av overordnet analyse. Dette synes å underbygges av Deloittes funn i sin evaluering for kommunelovutvalget. Dette kan trekke i retning av at det er hensiktsmessig at NKRF oppfordrer til at en større andel av selskapskontrollen utføres som forvaltningsrevisjon, og følgelig gjennomføres av forvaltningsrevisorer, ikke kontrollutvalgssekretariat. I en komité med tre medlemmer bør det være en forutsetning at alle medlemmene i størst mulig grad har kompetanse og engasjement for alle deler av komiteens ansvarsområde. Dersom kontrollutvalgssekretærer i liten grad står for gjennomføring av selskapskontroll kan det være utfordrende å sette sammen en komité som både skal inneholde de best kvalifiserte medlemmene for å ivareta ansvaret for kontrollutvalgsspørsmål og selskapskontroll. Realiteten siden 2009 har vært at komiteen utelukkende har bestått av kontrollutvalgssekretærer, som i liten grad har hatt gjennomføring av selskapskontroll som en del av sitt daglige virke, og dermed i for liten grad har hatt kompetanse til å ivareta alle punkter anbefalt av utvalget fra Gjennom møteplass for selskapskontroll har det også kommet flere innspill fra medlemmene om et ønske om en mer aktiv rolle fra NKRF for å utvikle selskapskontrollen, blant annet gjennom å utarbeide en bedre veileder, en veileder for overordnet analyse og eventuelt utarbeide en egen standard for eierskapskontroll. Ut fra komiteens leders vurdering er fagutviklingen innen selskapskontroll i dag rimelig fragmentert og overlatt til den enkelte utøver. NKRF har heller ikke lyktes i å etablere en veileder som oppfattes som oppfattes som førende for hvordan god selskapskontroll skal gjennomføres. Dette er en svakhet for bransjen og faget generelt, da det selv i de store revisjonsenhetene er et begrenset antall personer som har selskapskontroll som en hoveddel av sitt virke. Komiteen ser et behov for en videre satsing på å stimulere til mer arbeid med selskapskontroll, og en mer systematisk fagutvikling. En komité som først og fremst består av kontrollutvalgssekretærer som ikke gjennomfører selskapskontroll i det daglige står i fare for å bli for faglig svak til å kunne gjennomføre denne oppgaven på en tilstrekkelig god måte.

7 NKRF Selskapskontroll- og Kontrollutvalgskomiteen 7 Det er mulig å se for seg at selskapskontrollen skilles ut i en egen komité. Dette vil i så fall ha budsjettmessige konsekvenser for NKRF. Alternativt er det mulig å se for seg at ansvaret for selskapskontroll overføres til forvaltningsrevisjonskomiteen, da disse to temaene har en nær kobling, og en stor andel av selskapskontrollen gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Dette kan imidlertid føre til at selskapskontrollen i mindre grad får status som et eget fagfelt i den grad dette måtte være ønskelig. Saken ble grundig diskutert. SK-komiteen oppfordrer styret til å fremme sak for årsmøtet 2015 angående vurdering av organisatorisk plassering av arbeidet med selskapskontroll, med tanke på å ivareta de tiltak skissert av arbeidsgruppen fra Komiteen mener dette best ivaretas ved å opprette en egen komité for selskapskontroll, likestilt med komiteene for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Sekundært foreslår komiteen å legge ansvaret for selskapskontroll til forvaltningsrevisjonskomiteen, det bør da vurderes om antall medlemmer i denne komiteen bør utvides. 12/2015 Veileder om arkiv Veileder Arkivordning for kontrollutvalgssekretariat Arkiv, og usikkerhet knyttet til ivaretakelse av disse for sekretariatene, har vært et tilbakevendende tema i mange sammenhenger. Styrene i FKT og NKRF satte i fellesskap ned et utvalg for å utarbeide en veileder for arkivordninger for sekretariat. Utvalget besto av Wenche Sissel Olsen (Rogaland kontrollutvalgssekretariat IKS og FKT), Lars Hansen (Salten kontrollutvalgsservice og NKRF) og Eva Janikken Bekkavik (Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS). Gruppen har nå avlagt sitt forslag til veileder. Denne har vært behandlet og fått sin tilslutning av styret i FKT, og blir nå lagt frem for styret i NKRF. SK-komiteen har ingen formell rolle i behandlingen, men det kan være hensiktsmessig at vi setter oss inn i innholdet og vurderer eventuell videre oppfølging fra vår side. Dersom komiteen har eventuelle innspill til styrets behandling av veilederen bør de komme i dette møtet før styrets møte Veilederen ble gjennomgått av komiteen Komiteen anser veilederen som et nyttig hjelpemiddel for sekretariatene og anmoder om at veilederen videresendes til bedriftsmedlemmene.

8 NKRF Selskapskontroll- og Kontrollutvalgskomiteen 8 Sverre Bugge Midthjell leder Sissel Mietinen referent Line Bosnes Hegna