Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 15.06.2017 kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: 414 71 166 e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale 30.5 2017 Dag Robertsen (s) leder 1
Kontrollutvalget Moss møte 15.06.2017 Sakliste PS 17/37 Godkjenning av protokoll fra møtet 4.5 2017 3 PS 17/38 Forvaltningsrevisjon Moss havn 12 PS 17/39 Rapport - Utført revisjonsarbeid 2016 25 PS 17/40 Referater og meldinger 36 PS 17/41 Eventuelt 39 2
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/81 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: 96747/2017 Klassering: 104-191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 15.06.2017 17/37 Protokoll fra møtet 4.5 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 4.5 2017, godkjennes Fredrikstad, 11.5 2017 Vedlegg Protokoll fra møtet 4.5 2017 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Det er sendt ut et eget referat fra felles informasjonsmøte 4.5 med kontrollutvalget i Rygge Vurdering Protokoll fra møtet 4.5 2017, kan godkjennes 3
Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: 04.05.2017, Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 17:50 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 17/13 17/24 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Dag Robertsen, leder x Ole Podhorny, nestleder x Gunn Salbuvik x Caroline Haaland x Anne-Lise Gjøstøl x Geir Hovland Forfall Erling Hagen Åsmund Svendsen x Antall stemmeberettigede fremmøtte: 7 av 7 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: adm.dir. Laila Nagelhus, seksjonsleder Anders Svarholt og seksjonsleder Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: økonomisjef Stine Kihl og regnskapssjef Svein Larsen, begge til sak 17/14 Merknader Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Det ble ikke varslet om behov for lukking av møtet.. Dag Robertsen, leder. Ole Podhorny, nestleder 4
Kontrollutvalget Moss møte 04.05.2017 Sakliste PS 17/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 2.3 2017 PS 17/14 PS 17/15 PS 17/16 PS 17/17 PS 17/18 PS 17/19 PS 17/20 PS 17/21 PS 17/22 PS 17/23 PS 17/24 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss kommune Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Drift og Anlegg KF Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Havn KF Notat: EØS-avtalens statsstøtteregler Prosjektplan Forebyggende arbeid/psykisk helsesamhandlingsreformen Prosjektplan Røde flagg Notat - sak 17/3 FR-rapport Varslingsordningen - mer detaljerte opplysninger fra spørreundersøkelsen Henvendelser fra Jonathan Parker om saksbehandling og ulikebehandling Referater og meldinger Eventuelt PS 17/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 2.3 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 2.3 2017, godkjennes Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Protokoll fra møtet 2.3 2017, godkjennes 5
PS 17/14 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss kommune som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret med kopi til formannskapet Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Økonomisjef og regnskapssjef redegjorde kort for årsregnskapet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss kommune som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret med kopi til formannskapet PS 17/15 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Kommunale Eiendomsselskap KF årsregnskap for 2016 som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2016 sendes bystyret i Moss Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Kommunale Eiendomsselskap KF årsregnskap for 2016 som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2016 sendes bystyret i Moss 6
PS 17/16 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Drift og Anlegg KF Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Drift og Anlegg KFs årsregnskap for 2016 som vist i vedlegg 1 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret i Moss Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Kontrollutvalget merket seg revisjonens forbehold om uklare politiske vedtak knyttet til opptak av lån. I forbindelse med overordnet analyse, vil kontrollutvalget vurdere om det er behov for forvaltningsrevisjon som belyser risiko knyttet til kvalitetssikring av saksbehandling særlig i skjæringsflaten mellom KFene og administrasjonen. Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Drift og Anlegg KFs årsregnskap for 2016 som vist i vedlegg 1 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret i Moss PS 17/17 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Havn KF Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Havn KF som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret i Moss Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Moss Havn KF som vist i vedlegg 1. 2. Kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes bystyret i Moss PS 17/18 Notat: EØS-avtalens statsstøtteregler Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Notat «EØS-avtalens statsstøtteregler», sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret tar notat «EØS-avtalens statsstøtteregler», til etterretning og ber rådmannen om å: utarbeide en rutine som sikrer at tiltak og aktiviteter vurderes opp imot statsstøtteregelverket. Eksempelvis bør alle saksframlegg til politisk nivå som gjelder offentlig-privat samarbeid, også inkludere en vurdering av forholdet til statsstøtteregelverket. Tilsvarende bør saksframlegg som gjelder inngåelse av 7
omfattende leieavtaler underkastes en slik vurdering. Det er viktig at kommunen inngår leieavtaler på markedsmessige vilkår. Oppregningen er ikke uttømmende. skriftliggjøre de vurderinger som foretas knyttet til statsstøtteregelverket, og sørge for at dokumentasjonen blir lagret i minimum 10 år. vurdere hvorvidt mindre støttebeløp faller inn under statsstøtteregelverket og om kravene til prosedyre ved tildeling av bagatellmessig støtte følges. foreta vurderinger knyttet til organiseringen av parkeringsvirksomheten kommunen. Her driver kommunen i konkurranse med private parkeringsselskaper, og det er viktig å unngå kryssubsidiering. vurdere hvorvidt det er et tilstrekkelig regnskapsmessig skille mellom økonomiske aktiviteter og ikke-økonomiske aktiviteter i de kommunale foretakene og i kommunalavdelingene (kryssubsidiering). 2 Bystyret ber rådmannen om å rapportere til bystyret, innen >dato> om oppfølgingen av notatet Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Mail fra rådmannen til revisjonen datert 3. mai ble delt ut I andre kulepunkt ble ordet «minimum» strøket foran «10 år» Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1 Bystyret tar notat «EØS-avtalens statsstøtteregler», til etterretning og ber rådmannen om å: utarbeide en rutine som sikrer at tiltak og aktiviteter vurderes opp imot statsstøtteregelverket. Eksempelvis bør alle saksframlegg til politisk nivå som gjelder offentlig-privat samarbeid, også inkludere en vurdering av forholdet til statsstøtteregelverket. Tilsvarende bør saksframlegg som gjelder inngåelse av omfattende leieavtaler underkastes en slik vurdering. Det er viktig at kommunen inngår leieavtaler på markedsmessige vilkår. Oppregningen er ikke uttømmende. skriftliggjøre de vurderinger som foretas knyttet til statsstøtteregelverket, og sørge for at dokumentasjonen blir lagret i 10 år. vurdere hvorvidt mindre støttebeløp faller inn under statsstøtteregelverket og om kravene til prosedyre ved tildeling av bagatellmessig støtte følges. foreta vurderinger knyttet til organiseringen av parkeringsvirksomheten i kommunen. Her driver kommunen i konkurranse med private parkeringsselskaper, og det er viktig å unngå kryssubsidiering. vurdere hvorvidt det er et tilstrekkelig regnskapsmessig skille mellom økonomiske aktiviteter og ikke-økonomiske aktiviteter i de kommunale foretakene og i kommunalavdelingene (kryssubsidiering). 2 Bystyret ber rådmannen om å rapportere til bystyret, innen >dato> om oppfølgingen av notatet 8
PS 17/19 Prosjektplan Forebyggende arbeid/psykisk helse Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Forebyggende arbeid/psykisk helse», vedtas Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Revisjonen opplyste om at oppdragsansvarlig for prosjektet er Laila Nagelhus Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Prosjektplan «Forebyggende arbeid/psykisk helse», vedtas PS 17/20 Prosjektplan Røde flagg Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan Røde flagg, vedtas Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Det var enighet om å godkjenne prosjektplanen, men kontrollutvalget diskuterte også evt. behov for forvaltningsrevisjon som belyser risiko knyttet til oppfølging av kontakter, overfakturering etc. Kontrollutvalget vil komme tilbake til dette i arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for 2018-2019 Revisjonen opplyste om at oppdragsansvarlig for prosjektet er Laila Nagelhus Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Prosjektplan Røde flagg, vedtas PS 17/21 Notat - sak 17/3 FR-rapport Varslingsordningen - mer detaljerte opplysninger fra spørreundersøkelsen Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Notat sak 17/3 «mer detaljerte opplysninger fra spørreundersøkelsen» til orientering og at det sendes til rådmannen for videre oppfølging 2. Notatet sendes til rådmannen som utdypende grunnlag for hennes oppfølging av anbefalingene i FR-rapport Varsling Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Vedtak ble som innstilling 9
Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Kontrollutvalget tar Notat sak 17/3 «mer detaljerte opplysninger fra spørreundersøkelsen» til orientering og at det sendes til rådmannen for videre oppfølging 2. Notatet sendes til rådmannen som utdypende grunnlag for hennes oppfølging av anbefalingene i FR-rapport Varsling PS 17/22 Henvendelser fra Jonathan Parker om saksbehandling og ulikebehandling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar henvendelsene fra Jonathan Parker ang. saksbehandling og ulkebehandling til orientering 2. Kontrollutvalget vil vurdere problemstillingene i forbindelse med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2017-2019 Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Kontrollutvalget tar henvendelsene fra Jonathan Parker ang. saksbehandling og ulkebehandling til orientering 2. Kontrollutvalget vil vurdere problemstillingene i forbindelse med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2017-2019 PS 17/23 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Ang. rapporten fra Helsetilsynet, «Rapport fra tilsyn med Moss kommunes arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder 2016» KU-leder hadde merket seg at avvikssystemet som finnes i RiskManager i liten grad er implementert og i bruk i tjenesten for å melde fra om brudd på rutiner, lov og retningslinjer. Han viste til andre revisjonsrapporter som viser at dette også har vært tilfelle i andre deler av kommunen. Han oppfordret revisjonen og kontrollutvalget til å ta dette med i arbeidet med overordnet analyse Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Referater og meldinger tas til orientering 10
PS 17/24 Eventuelt Kontrollutvalget Moss behandling 04.05.2017: Møtedato for kontrollutvalgets møte i september endres fra 21. til 14. september Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 04.05.2017: 1. Møtedato for kontrollutvalgets møte i september endres fra 21. til 14. september 11
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/78 Dokumentnr.: 33 Løpenr.: 98908/2017 Klassering: 104-188 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 15.06.2017 17/38 Forvaltningsrevisjon Moss havn Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Det gjennomføres ikke forvaltningsrevisjon i Moss havn i 2017 2. Kontrollutvalget oppfordrer Moss havn til å overføre midlene til neste års budsjett. Da vil kontrollutvalget - i forbindelse med overordnet analyse og FR-plan 2018-2019 - vurdere å følge opp status på HMS arbeidet. Fredrikstad, 15.5 2017 Vedlegg Notat vedrørende forvaltningsrevisjon Moss havn, datert 2.5 2017, med vedlegg notat fra Moss havn Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 29.2 2016 (Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017) KU-sak 15/68, 8.12 2016 (Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017) Saksopplysninger I forvaltningsrevisjonsplanen for 2016-2017 står det følgende: Det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon i Moss havn på inntil 50 timer per år. I henhold til avtale mellom Moss Havn og Østfold kommunerevisjon, skal disse timene faktureres Moss Havn direkte. Følgende forvaltningsrevisjonstema ble bestemt Moss Havn KF: 1. Anskaffelsespraksis 2. Helse- miljø og sikkerhet Revisjonen har gjort en vurdering av risiko og vesentlighet knyttet til de to temaene. Se vedlagte notat med vedlegg. 12
Revisjonens konklusjon: Basert på mottatt informasjon fra Moss havn og de erfaringer som seksjon for regnskapsrevisjon sitter på, er vi enige med virksomheten i at risikoen ikke synes å være så stor at det er hensiktsmessig med en forvaltningsrevisjon. Det må også bemerkes at avsatte midler til forvaltningsrevisjon kun tillater en svært begrenset gjennomgang, og det er liten sannsynlighet for at denne ville avdekket noe mer enn det som virksomheten selv opplyser i forbindelse med dette notatet. Revisjonens anbefaling er således at det ikke gjennomføres forvaltningsrevisjon i Moss havn i 2017, men at virksomheten oppfordres til å overføre midlene til neste års budsjett. Da kan kontrollutvalget eventuelt vurdere om det ønsker å følge opp status på HMS arbeidet. Som eksempel kan det gjennomføres en mindre forvaltningsrevisjon, som undersøker i hvilken grad handlingsplanen knyttet til HMS faktisk har blitt fulgt opp. Vurdering Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget slutter seg til revisjonens konklusjon. Vårt forslag til vedtak (se foran i saken) 13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/75 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 84725/2017 Klassering: 104-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 15.06.2017 17/39 Rapportering etter utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016, tas til orientering Fredrikstad, 30.05 2017 Vedlegg PowerPoints presentasjon om utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Moss kommune 2016. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 16/38 den 22.09 2016: Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - 11. Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en PowerPoints presentasjon til kontrollutvalget om resultatet av utførte revisjonshandlinger for 2016. Formålet med denne presentasjonen er å gi en samlet oppsummering av utførte revisjonshandlinger, og resultater av disse kontrollene for revisjonsåret. 25
Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Moss kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 16/38 i kontrollutvalget den 22.09 2016. Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. Vurdering Østfold kommunerevisjon vil i møte redegjør for utførte revisjonshandlinger for året 2016 og resultater av disse kontrollene. Sekretariatet gjør utvalget oppmerksom på at alle vesentlige forhold som blir omtalt i rapporteringen er tatt med i revisjonsberetningen for 2016, og i kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2016. Derfor anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for 2016, til orientering 26
Rapport etter utført revisjonsarbeid Moss kommune 2016 Kontrollutvalget i Moss kommune 15.6.2017 27
Revisjonsberetning for regnskap 2016 Det er avgitt revisjonsberetning med bemerkning om følgende forhold Bruk av disposisjonsfond utover vedtatt budsjett Overført mer enn budsjettert fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet Kommunen har solgt biler uten nødvendig vedtak 28
Bilagskontroller Årsavslutning Håndkassekontroller Fast lønn Brukerbetaling barnehager Mva. salg/inntekter Budsjett 2017 Resultat etter utførte kontroller 29
Resultat etter utførte kontroller Prosjektregnskap/attestasjonsoppdrag Kommunens rutiner for sikring, kontroll og dokumentasjon knyttet til inventar, utstyr, kunst o.l. Dokumentasjon av gjennomført internkontroll Personalmappe/ansettelsessak 30
Moss kommunale eiendomsselskap KF- Regnskap 2016 Det er avgitt normalberetning Bilagskontroller Byggeregnskaper/Attestasjoner Årsoppgjøret Leieinntekter 31
Moss drift og anlegg KF Regnskap 2016 Det er avgitt revisjonsberetning med forbehold om budsjett. I tillegg har revisjonen gitt en merknad under avsnittet «andre forhold» vedrørende manglende opplysninger om anskaffelseskost og samlede avog nedskrivninger Bilagskontroller Årsoppgjøret 32
Det er avgitt normalberetning Moss Havn KF Regnskap 2016 Det er foretatt detaljert kontroll av samtlige områder og foretakets avstemming ved revisjon av årsregnskapet. Det er ikke funnet vesentlige feil eller mangler. Revisjonen har bistått særskilt med: Korreksjon av feil i de økonomiske sammenhengene Utarbeidelse av arbeidskapitalnoten Øvrige henvendelser 33
Attestasjoner/notater Vi har levert til sammen 33 revisjonsuttalelser vedrørende tilskudd kommunen har rapporteringsplikt på som fordeler seg på 13 revisjonsuttalelser etter ISA 800, og 20 revisjonsuttalelser etter ISRS 4400. Notater vedr.: - Ansettelsesprosesser og fast lønn - Brukerbetaling barnehager - Sikring, kontroll og dok. vedr. inv., utstyr, kunst o.l. - Håndkassekontroller - Gaver til ansatte (gavekort og gullur) - Bruk av mva.kode parkeringsutgifter - reiseregningsskjema 34
Attestasjoner/notater forts. Revisjonsrapport vedr. Avslutning av VA-anlegg 2016 Henvendelser 35
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/81 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: 96752/2017 Klassering: 104-191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 15.06.2017 17/40 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 29.5 2017 Vedlegg Saker til oppfølging hos rådmann (skjema) Referat fra fellesmøte 4. mai KU-Moss KU-rygge Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering 36
Behandling i KU-møte saknr Sak/hva som skal følges opp Behandling i bystyret Rådm.s frist for oppfølgig (bestemt av bystyret) Rådm.s rapportering til utvalg Kus Rapportering tilbake til bystyre om oppfølging 2.3 2017 17/3 Fr-rapport Varsling (sjekk om punktene stemmer med bystyrebehandlingen) revidere varslingsprosedyren. gjennomføre igangsatt revidering av den elektroniske løsningen for varsling. sette i verk tiltak for å styrke ytringsklima og senke terskelen for å melde fra om kritikkverdige forhold i de virksomhetene/avdelingene hvor dette kan være en utfordring. sørge for at ansatte på alle nivåer i organisasjonen har tilstrekkelig kunnskap om: o prosedyrer for varsling. o når en henvendelse kan karakteriseres som en varsling. o hvem de kan varsle til. o hvordan de skal gå frem for å varsle. o grensen mellom varsling og avvik. vurdere å opprette en særskilt varslingskanal. iverksette rutiner for rapportering av varslinger til kommunalsjef/amu. 3.4 2017 6.6 2017 (sekretariatet opplyser i KU-møte 15.6 om denne datoen er overholdt) AMU/ADMU Kvitteres ut ifm årsmelding for 2017 37
Møtereferat Fellesmøte Kontrollutvalget Moss og Rygge Møtedato: 04.05.2017, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 19:30 Møtested: Rådhuset Moss, møterom Formannskapssalen Frammøteliste KU-Moss KU-Rygge Andre Dag Robertsen, leder Johnny Trandem, leder Ivar Nevra, prosjektleder Ole Podhorny, nestleder Aud-Kristin Løken, nestleder Gunn Salbuvik Espen Hult, vara Laila Nagelhus, adm.dir. ØKR Caroline Haaland Anne-Lise Gjøstøl Åsmund Svendsen Erling Hagen, vara Saksliste Informasjonsmøte om nye Moss kommune Anders Svarholt, seksjonsleder, ØKR Jolanta Betker, seksjonsleder ØKR Anne-Karin F Pettersen daglig leder, ØKUS Bjørn Gulbrandsen, rådgiver ØKUS Referat Dag Robertsen innledet om formålet med møtet Ivar Nævra orienterte om status for kommunesammenslåingsprosessen og veien videre. Det ble stilt spørsmål underveis. Kontrollutvalgene var enige om å ha fellesmøter fremover for å diskutere felles problemstillinger knyttet til kontroll- og tilsynsfunksjonen fram mot 2020. Det var enighet om å ha neste møte høsten 2017. Revisjonen delte ut en et hefte som er utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund: «Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat» Referent, Anne-Karin F Pettersen 38
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/82 Dokumentnr.: 39 Løpenr.: 96745/2017 Klassering: 104-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 15.06.2017 17/41 Eventuelt Fredrikstad, 11.5 2017 39