Kontrollutvalget i Tjeldsund kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag, 1. juni 2018, kl. 10:00, kommunestyresalen ved rådhuset i Tjeldsund. Sakskart Sak 08/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 15. mars 2018 Sak 09/18 Negativ beretning Tjeldsund kommune 2017 Sak 10/18 Årsregnskap Tjeldsund kommune 2017 Sak 11/18 Revisjonsbrev nr. 7 Sak 12/18 Sak 13/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjons- og skolehelsetjeneste Selskapskontroll Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tjeldsund, 24. mai 2018 Narvik, 24. mai 2018 Hålogaland Revisjon AS Kåre Edgar Miklegard Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/18 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 15. mars 2018 Protokollen fra møte i Tjeldsund kontrollutvalg den 15. mars 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 15. mars 2018
Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tjeldsund rådhus, formannskapssalen 15.3.2018 Fra sak: Til sak: 01/18 07/18 Frakl.: Til kl.: 09:55 10:45 Følgende medlemmer møtte: Kåre Edgar Miklegard (leder) Aina Instanes Ann-Karin Hoff IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: FRAADMINISTRASJONENMØTTE: FRASEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 3av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.
KontrollutvalgetiTjeldsund 2015-2019 Sak 01/18 Godkjenning av protokoll framøteden 14. september 2017 Innstillingtil vedtak: ProtokollenframøteiTjeldsundkontrollutvalg den 14. september 2017 godkjennes. Protokoll fraforrigemøte ble gjennomgått. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokollen framøtei Tjeldsund kontrollutvalg den 14. september 2017 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 02/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste Innstillingtil vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekthelsestasjon- og skolehelsetjeneste tas til orientering. Våren 2017 bleforvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste kommune satt i bestilling. Etter ønskefra kontrollutvalget, hadde sekretariatetinnhentet statusfra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatetredegjordefor status imøtet, og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 03/18 Selskapskontroll Status på selskapskontrollen på Tjeldsund Eiendom- og UtbyggingsselskapAStas til orientering. Våren 2017 ble det vedtatt at HålogalandRevisjonAS skullegåigangmed en selskapskontroll på TjeldsundEiendom- og UtbyggingsselskapAS høsten 2017. Etter ønskefra kontrollutvalget redegjorde ThomasJensenfraHålogaland RevisjonAS for status på selskapskontrollen imøtet. ThomasJensen fortalte også litt om det videre arbeidet fremover,og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Protokollkontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune15. mars2018sak01/18 07/18 Side2av4
KontrollutvalgetiTjeldsund 2015-2019 Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på selskapskontrollen på Tjeldsund Eiendom- ogutbyggingsselskap AS tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 04/18 Møteplan 2018 Ingen Kontrollutvalget drøftet hvilkemøtedatoer som ville væremest hensiktsmessige,med sikte pååfåfastsatt en møteplanfor resten av 2018, og bleenige om følgendedatoer: Fredag 1. juni Torsdag 13. september Mandag 26. november Alle datoer medmøtestart kl. 10:00. VEDTAK: Møteplanenfor 2018 ble godkjent,og nestemøteberammestil 1. juni 2018 kl. 10:00. Enstemmig vedtak Sak 05/18 Kontrollrapport Skatteoppkreveren fortjeldsund og Eveneskommune 2017 Kontrollrapport SkatteoppkreverenforTjeldsund ogeveneskommune2017 tastil orientering. Kontrollutvalget harmottatt Kontrollrapport Skatteoppkreveren for Tjeldsundog Evenes kommune 2017. Kontrollutvalgets leder leste gjennom kontrollrapporten, og kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: KontrollrapportSkatteoppkreveren for Tjeldsund ogevenes kommune 2017tastil orientering. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune15. mars2018sak01/18 07/18 Side3av4
KontrollutvalgetiTjeldsund 2015-2019 Sak 06/18 Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisortjeldsundkommune orienteringssak Uavhengighetserklæringforvaltningsrevisor Tjeldsund kommune 2018tastil orientering. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Sekretariatetredegjordefor innholdet i uavhengighetserklæringen. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Tjeldsund kommune 2018 tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 07/18 Eventuelt Det var ingensaker til behandling under Eventuelt. Nestemøteerberammet tilfredag 1. juni 2018. Møte ble deretter hevet ca. kl. 10:45. Tjeldsund, 15. mars 2018 Kåre Edgar Miklegard Leder kontrollutvalget itjeldsund Protokollkontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune15. mars2018sak01/18 07/18 Side4av4
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 09/18 Sakstittel: Negativ revisjonsberetning Tjeldsund kommune 2017 Negativ revisjonsberetning Tjeldsund kommune 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 10, skal årsregnskapet være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Ettersom administrasjonssjefen ikke har avgitt et årsregnskap og årsberetning for Tjeldsund kommune for regnskapsåret 2017 innen fristene som følger av forskrift om årsregnskap og årsberetning, har ikke revisor vært i stand til å utføre revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk innen fristen for å avgi revisjonsberetning 15. april. Revisor har følgelig avgitt ei negativ revisjonsberetning på årsregnskapet til Tjeldsund kommune for 2017. Negativ revisjonsberetning datert 16. april 2018 er stilet til kommunestyret i Tjeldsund kommune, og kontrollutvalget har mottatt kopi. Sekretariatet vil redegjøre for innholdet i negativ revisjonsberetning. Vedlegg: Negativ beretning Tjeldsund kommune 16. april 2018
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 10/18 Sakstittel: Årsregnskap Tjeldsund kommune 2017 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tjeldsund kommunes årsregnskap for 2017. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet. Kommunens regnskap skal avlegges i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). Forskriften inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides årsregnskap og årsberetning for kommunen. Nærmere krav til innhold i regnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 3 og 5. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 10; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Rådmannens årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest 30. juni Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15. april, jf. revisjonsforskriften 5. Årsregnskapet for Tjeldsund kommune 2017 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget.
Revisjonsberetning er datert 23. mai 2018. Årsregnskapet til Tjeldsund kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 608 657. Investeringsregnskapet er gjort opp med udekket på kr 2 517 843. Revisor har avgitt en revisjonsberetning med forbehold om budsjett: «Våre kontroller viser at kommunen har foretatt en samlet investering på kr 45 190 081,-, mens budsjettrammen for 2017 har vært på kr 37 565 000,-. Dette gir et merforbruk utover samlet budsjettramme på kr 7,625 millioner kroner som etter vår vurdering er av vesentlig størrelsesorden. Hovedårsaken til årets merforbruk skyldes investering i Ramsund skole der det er en samlet overskridelse på kr 10,665 millioner kroner. Vi viser til redegjørelsen på side 31 i administrasjonssjefens årsberetning.» Revisor har videre tatt inn følgende presisering under Andre forhold i revisjonsberetningen: «Denne beretning erstatter tidligere avgitt beretning, datert 16.04.2018, som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Årsregnskapet ble første gang avlagt 23.02.2018, korrigert årsregnskap ble mottatt hhv 06.03.2018 og 16.05.2018. Årsberetning ble avlagt 23.03.2018.» Administrasjonen og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Årsmelding Tjeldsund kommune 2017 Årsregnskap Tjeldsund kommune 2017 Revisjonsberetning Tjeldsund kommune 2017 Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Tjeldsund kommune 2017
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Til Kommunestyret i Tjeldsund kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Tjeldsund kommunes årsregnskap for 2017 Kontrollutvalget har i møte 1.6.2018 behandlet Tjeldsund kommunes årsregnskap for 2017. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, rådmannens årsmelding og revisjonsberetning datert 23.5.2018. I tillegg har ansvarlig revisor og økonomisjef supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Tjeldsund kommunes årsregnskap viser et resultat med regnskapsmessig mindreforbruk /overskudd på kr 608 657,-. Kontrollutvalget har videre merket seg at det foreligger en revisjonsberetning med forbehold om budsjett: «Våre kontroller viser at kommunen har foretatt en samlet investering på kr 45 190 081,-, mens budsjettrammen for 2017 har vært på kr 37 565 000,-. Dette gir et merforbruk utover samlet budsjettramme på kr 7,625 millioner kroner som etter vår vurdering er av vesentlig størrelsesorden. Hovedårsaken til årets merforbruk skyldes investering i Ramsund skole der det er en samlet overskridelse på kr 10,665 millioner kroner. Vi viser til redegjørelsen på side 31 i administrasjonssjefens årsberetning.» Kontrollutvalget synes det er beklagelig at årsregnskapet viser betydelige avvik mot budsjett. Kontrollutvalget har også merket seg at det i revisjonsberetningen er tatt med ei presisering om at årsregnskapet var avlagt for sent. Kontrollutvalget mener det er uheldig at kommunens årsregnskap ikke blir avlagt i henhold til fristene som fremgår av forskriften. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Tjeldsund kommunes årsregnskap for 2017. Tjeldsund, den 1. juni 2018 Kåre Edgar Miklegard Kontrollutvalgets leder
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 11/18 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 7 Revisjonsbrev nr. 7 og redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 7 innen utgangen av juni 2018. Saksopplysninger: Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS har sendt kommunen et nummerert brev nr. 7. Revisor vil være tilstede i møtet å redegjøre for innholdet i revisjonsbrev nr. 7. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 7
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 12/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjons- og skolehelsetjeneste Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Helsestasjons- og skolehelsetjeneste til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 7. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 89/16 i kommunestyremøte 14. desember 2016. Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjons- og skolehelsetjeneste ble sendt til kommunens revisor KomRev NORD IKS våren 2017. Forvaltningsrevisjonsrapporten er ferdigstilt, og klar for behandling i kontrollutvalget. Forvaltningsrevisor er invitert til møtet for å orientere for innholdet i rapporten, og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Helsestasjons- og skolehelsetjeneste
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 13/18 Sakstittel: Selskapskontroll Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS til orientering, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september 2018. Saksopplysninger: Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS høsten 2017. Rapport fra selskapskontroll er nå ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. Hålogaland Revisjon AS tar en gjennomgang av rapporten i møtet. Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS inkl. vedlegg