Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-11-120 Innkalling Møte i FS arbeidsgruppe godkjenningsmodulen 28.9.2011 Til: Anne Lise Mølmann, HiST Sven Erik Sivertsen, NTNU Gry Alterskjær, NTNU Unni Henriksen, UiA Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UIB Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Knut Løvold, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Tid: Onsdag 28. september kl. 10:00 15:00 Møtested: USIT, møterom 5. etg., Forskningsveien 3b, Oslo Kart for å finne frem til Forskningsveien 3b: http://www.fs.usit.uio.no/kartf3b.jpg 1
Saksdokumenter Sak 1 FS-11-096 Referat fra møte i Godkjenningsgruppen 8.6.2011 Sak 3 FS-11-011 Dataoverføring mellom lærestedene i UH-sektoren, juridisk vurdering Aktivitetsdekomponering FS-11-001 Sak 7 FS-11-006 FS-11-010 FS-11-009 Ønsker til rapporter fra HVO Ønsker til rapporter fra NTNU Innsendte eksempel på saker fra gruppemedlemmene: a) NTNU b) HiST c) UiA Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet 8.6.2011 2. Endringer i bildet Person eksternstudium til FS6.9 a. Endringer foretatt på bakgrunn av diskusjoner i siste møte b. Policy for registrering av ekstern institusjon etter sammenslåinger/navnebytte 3. Igangsetting av dataoverføring mellom institusjoner/studentsamtykke til resultatoverføring 4. Status for arbeidet med ELM/MLO 5. Status for arbeidet med ny kravspesifikasjon for NAG 6. Arbeid med Learning Agreement i Studentutvekslingsgruppen 7. Videre arbeid med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker gjennomgang av arbeidsoppgaver som utføres innen saksfeltet Godkjenning: a. Avgrensing mot arbeid i Studentutvekslingsgruppen b. Gjennomgang av medbrakte sakseksempler med henblikk på ivaretakelse i aktivitetsdekomponeringen (funksjonalitet) c. Fortsette aktivitetsdekomponering av forskjellige typer godkjenningssaker (NB: funksjoner i tilknytning til innpassing i utdanningsplaner med funksjoner som nå ligger i Student samlebilde må behandles som eget punkt ). Gjenstående sakstyper/arbeidsoppgaver er: i. Innpassing av internt avlagt utdanning ii. Faglig vurdering og omfangsvurdering uten tilknytning til utdanningsplan iii. Godkjenning av grader iv. Godkjenning av tittel v. Godkjenning av realkompetanse vi. Godkjenning av forkunnskapskrav vii. Godkjenning av vurderingskombinasjon/obligatorisk aktivitet FS-11-120 Innkalling til møte i FS arbeidsgruppe godkjenningsmodulen 28. september 2011 Side 2
viii. Emneerstatning/emneoverlapp ix. Godkjenning av praksis x. Funksjoner i forhold til innpassing av emner i utdanningsplan d. Rapportbehov i modulen (også dagens versjon) 8. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver 9. Eventuelt FS-11-120 Innkalling til møte i FS arbeidsgruppe godkjenningsmodulen 28. september 2011 Side 3
Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-11-096 Referat Møte i gruppe for godkjenning 8. juni 2011 Til stede: Sven Erik Sivertsen, NTNU Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UiB Unni Henriksen, UiA Anne Lise Mølmann, HIST Knut Løvold, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Forfall: Møteleder: Referent: Gry Alterskjær, NTNU Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Adelheid Mortensen Huuse Adelheid Mortensen Huuse/Knut Løvold Dato: 8. juni 2011 Sist endret:
Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet 20.1.2011 2. Nye medlemmer i godkjenningsgruppen 3. Erfaring med nytt skjermbilde Person Eksternstudium - gjennomgang av endringsønsker 4. Igangsetting av dataoverføring mellom institusjoner/studentsamtykke til resultatoverføring 5. Status for arbeidet med ELM/MLO 6. Status for arbeidet med ny kravspesifikasjon for NAG 7. Videre arbeid med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker: a. Fortsette aktivitetsdekomponering av innpassingssaker (avgrenset mot funksjoner i tilknytning til innpassing i utdanningsplaner med funksjoner som nå ligger i Student samlebilde dette må behandles som et eget punkt senere). Det som gjenstår er: - Registrering av vedtak (hvilke funksjoner/muligheter skal vi legge opp til?) Problemstillinger knyttet til registrering av studiepoeng - Rapportering (fra FS til andre baser) - Informere søker - Avslutte arkivsak - Klagebehandling - Rapportbehov b. Aktivitetsdekomponering av andre sakstyper som i dag behandles i godkjenningsmodulen 8. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver 9. Eventuelt FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 2
0. Godkjenning av dagsorden Ingen kommentarer. 1. Referat fra møte 20.1.2011 Ingen kommentarer til referatet. 2. Nye medlemmer i godkjenningsgruppen Anne Lise Mølmann fra HiST ble ønsket velkommen i gruppa. Hun overtar plassen til Jannike Hagen Paulsen fra samme institusjon. Anne Lise tiltrer som FS-koordinator ved HiST sammen med Eli Vangen. Gry Alterskjær fra NTNU er også nytt medlem i gruppen, men hadde ikke mulighet til å stille på møtet. Hun er også med i den nyopprettede arbeidsgruppen for utforming av ny kravspesifikasjon for NAG, og må kunne regnes som en ekspert innen saksfeltet godkjenning av ekstern utdanning. 3. Erfaringer med nytt skjermbilde Person eksternstudium Nytt skjermbilde ble innført i mars med FS6.8, og det har blitt sendt inn en rekke spørsmål til USIT angående endringene samt forslag til forbedringer både fra medlemmer i gruppen og andre. a) Manglende eksterne institusjoner og historikk: Saksbehandlere må vente med registreringen, dersom gjeldende ekstern institusjon ikke allerede ligger i FS, til institusjonen er blitt lagt inn som felleskode. Et forslag til forenkling av vedlikeholdet av fellestabellen for eksterne institusjoner var å sette opp overføring fra andre eksterne databaser med lister over akkrediterte institusjoner. En slik løsning lar seg ikke gjennomføre teknisk per i dag, samt at landskapet med lærestedsdatabaser er veldig uoversiktlig. Det var i stedet enighet om at det bør utarbeides en felles rutine for hvordan saksbehandlere skal gå fram dersom det mangler institusjoner. Det er viktig at alle eksterne læresteder som brukes innenfor saksområdet utveksling/godkjenning legges inn som felleskoder, siden dette er til hjelp for alle FS-institusjonene. Fremgangsmåten for bestilling av felles institusjonskode er beskrevet i dagens brukerhåndbok for godkjenningssaker. En ny fellesrutine vil utarbeides sammen med annen dokumentasjon/fellesrutiner som eventuelt skal lages i etterkant av at modulen er ferdig omskrevet. Problemstillinger knyttet til navneendringer hos institusjonene ble også diskutert, siden det er et problem at navneendringer ikke logges slik at man kan få informasjon om endringen i etterkant. Det ble bestemt at det skal lages et skjermbilde (logg eller felt) som fremviser og gir oversikt over endringer som har skjedd, eksempelvis sammenslåinger og navneendringer. FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 3
b) Håndtering av praksis og konferanser: Praksisplasser i Norge administreres i FS gjennom opprettelse av lokale stedkoder med utgangspunkt i felleskoder som kommunenr., institusjonsnr. til sykehus el. Godkjent deltakelse på konferanser og lignende håndteres vanligvis ved at godkjenningen vurderes ved institusjonen og legges inn som frie emner opprettes som et eget emne i emnetabellen. For registrering av praksis i utlandet skal det innføres en ny kode, PRAKSIS, i tabellen EKSTRESKATEGORI. c) Innlegging av resultat ble endret mye i den nye versjonen av bildet, og denne endringen har det vært knyttet mange ønsker om forbedringer til. En ny løsning for innlegging av resultat ble vedtatt: Først gjøres et valg i forhold til karakterordning: - Innpass - Bestått - Godkjent - A-B-C-D-E Når det er gjort valg her kommer forslag til skala/resultat fram: - Skala - Resultat - Engelsk resultat (annet resultat) I dag er skala påkrevd for å kunne fylle ut resultatfeltet, men denne kontrollen skal fjernes. Det skal opprettes et fritekstfelt for beskrivelse av skala. Ved import fra annen institusjon vil skalaen komme som fritekst. USIT kommer med forslag til endelig utforming av ny modell for innlegging av resultat. d) Ved registrering av data skal alle felt framvises når en legger inn ny rad (påslått Detaljer som default). I tillegg skal fremvisningen uten hake for Detaljer ha to rader for hver forekomst. Feltet for Engelsk navn skal være blått (anbefalt). USIT kommer med forslag til ny funksjonalitet. e) Registrering av interne og eksterne studiepoeng må diskuteres videre tas opp i sammenheng med innpassing i utdanningsplan. Opprinnelig vekting vil komme med i bildet. f) NUSkoder, Dato siste eksamen og Utvekslingsprogram vil bli diskutert senere må foreløpig ligge i dette bildet. g) Felt for journalnummer blir innført på hver resultatforekomst - Overgangsknapp til dokumentarkiv: - egenskaper knyttes til dokumentene i dokumentarkivet eksempelvis institusjonsnr. USIT utformer forslag til ny funksjonalitet FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 4
h) Det har kommet forslag om å lage en trestruktur i bildet knyttet til hver forekomst i øvre del av bildet for å lettere se sammenhengene/avhengigheter mellom ulike kategorier; kvalifikasjoner, emner, delvurderinger, emner osv. i underbildet Resultater. Dette legges foreløpig på vent til importen er klar og igangsatt. i) Det er behov for rapporter tilknyttet det nye bildet (og i modulen generelt). Særlig ble en samlerapport basert på eksterne institusjoner nevnt. Medlemmene i godkjenningsgruppen må komme med forlag til utplukk og innhold til den nye rapporten innspillene må være klare til neste møte. Studentopplysningsrapportene FS201.001 og FS201.005 gir oversikt over eksternstudium på personnivå. Bildet ble ytterligere diskutert under punkt 7 (omfang og vekting, kontroller rundt dette). 4. Dataoverføring mellom institusjonene Det jobbes for tiden med å få på plass en WebService (WS) for overføring av data mellom læresteder. Problemstillinger til studentenes samtykke for overføring av persondata er oversendt USITs jurist, som jobber med saken. Det er foreslått tre alternativer: 1. Datautveksling uten informasjonseiers samtykke, initiert av saksbehandler, evt. automatisk overføring for grupper av søkere/studenter. 2. Generelt samtykke fra informasjonseier om at institusjonen kan hente resultatinformasjon fra andre norske institusjoner. Saksbehandler vil da kunne initiere innhenting av informasjon for dem som har gitt denne godkjenningen, evt. automatisk overføring for grupper av søkere/studenter. 3. Spesifikt samtykke fra informasjonseier på hvert resultat som overføres. Dvs. søker/student skal kunne velge selv hvilken informasjon som skal overføres. Det første alternativet er høyest prioritert av gruppen. Når alt teknisk er på plass for å kunne starte utveksling av data, må hver enkelt institusjon gjøre en aktiv handling for å bli med på utvekslingen (igangsette rapporter, WS og lignende). 5. Status for arbeidet med ELM/MLO ELM European Learner Mobility modell(er) for beskrivelse av mobilitetsdokumenter. I første omgang vil det dreie seg om Diploma Supplement, inklusive resultatinformasjon for kvalifikasjoner, studieprogram og emner. MLO - Metadata for Learning Opportunities modell for beskrivelse av utdanningsinformasjon. Ved USIT jobbes det for tiden med WebServiceløsninger for utveksling av data. I tillegg er det ulike grupper utenom som arbeider med xml- og WS-modeller. Innenfor Europa er det prosjektet ELMO som har startet, mens det innenfor Norden er et prosjekt som kalles KALMAR2. Dersom det europeiske tar for lang tid, satses det på å sette i gang med den nordiske datautvekslingen først. FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 5
Om det nordiske samarbeidet også tar lengre tid enn man nå forventer, vil datautvekslingen først settes i gang mellom norske institusjoner men man går nå primært for å kunne starte opp samtidig innenfor KALMAR2. Dette arbeidet er en prioritert oppgave ved USIT, og man håper å kunne ha noe på plass for å kunne starte dataoverføringer i løpet av 2012. 6. Status for ny kravspesifikasjon for NAG Det har blitt avholdt tre møter i den nylig nedsatte arbeidsgruppen som har fått i oppgave å komme med ny kravspesifikasjon til NAG. Blant annet har gruppen diskutert hvem som skal eie, drifte og utvikle den nye applikasjonen/basen. Man har nå begynt å diskutere en kravspesifikasjon mer konkret. Arbeidsgruppen er sammensatt av to medlemmer fra KD, ett fra NOKUT, ett fra FS (Julie), ett fra godkjenningsgruppen (Lars) og en representant for saksbehandlerne/fagspesialistene (Gry, NTNU). Tre av gruppens medlemmer er også representert i godkjenningsgruppen. 7. Aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker Fortsettelse av utredning og diskusjon omkring registrering av vedtak/konklusjoner tilknyttet innpassingssaker. Diskusjon rundt behov for registrering av studiepoeng på innpassingssaker, i tillegg til originalvektingen som ligger er registrert på resultatene i person eksternstudium, og eventuell vekting som innpasses i utdanningsplanen. Forskjellige problemstillinger tilknyttet registrering av vedtak/konklusjoner ble nevnt: - Registrering av studiepoeng/vekting utenom Person eksternstudium - Registrering emner i større enheter ( klumper, sekker og lignende) - Kontroller rundt registrering av studiepoeng/vekting (mellom felt/bilder). - Registrering av studiepoeng på emner og andre enheter - Registrering av studiepoeng som skal rapporteres til Lånekassen Konklusjon: Det er behov for et eget felt for registrering av studiepoeng i tillegg til vektingen som registreres i Person eksternstudium, og eventuell summering av det som innpasses i studentens utdanningsplan. Bildet Person eksternstudium ble ytterligere diskutert. Bildet skal opprettholdes som ett bilde for registrering av data. Saksbehandling og vurdering skal først og fremst finne sted i andre bilder i modulen. Registrerte eksternstudium skal kun ha én vekting/ett omfang og dette må det være sterke kontroller knyttet til. Kontrollene må fungere som ved endring av sensur, dvs. at det ikke skal være mulig å registrere ulike omfang på én ekstern utdanning. Ønske om egen funksjonalitet for innpassingssaker, muligens et eget bilde, må tas med i videre diskusjon når ny funksjonalitet skal spesifiseres. Eget felt for omfang og lånekasserapportering legges til denne funksjonaliteten. Også ønske om å samle mest mulig innpassingsfunksjonalitet i ett bilde. Det er behov for egen funksjonalitet for å håndtere Realkompetanse i en ny modul. Dette er ikke det samme som eksternstudium og må behandles atskilt og utenfor denne funksjonaliteten. Men realkompetanse kan innpasses i utdanningsplan som erstatning for emner el. FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 6
Registrering av fritak for vurderingskombinasjoner, obligatoriske aktiviteter og forkunnskapskrav er konklusjoner som må ivaretas i en ny modul. Fritak for praksis håndteres i undervisningsmodulen med mindre det er et helt emne som skal erstattes. En ny modul må inneholde funksjonalitet for å kunne registrere emneoverlapp/vektingsreduksjon (studiepoengsoverlapp) mellom eksterne og interne resultater, tilleggskrav til konklusjonen, avslag (helt/delvis). Problemstillinger Rapportering: - Usikkert hva som skal rapporteres til NAG; se an hvordan en ny kravspek til NAG blir. - Rapportering til Lånekassen må ivaretas og er svært viktig, men funksjonaliteten bør trolig være annerledes enn i dagens løsning. Informering av søker: - Skriftlig svar i form av brev eller e-post Klagebehandling: - Samme saksnummer - Ny saksgang (innen eksisterende sak) - Dersom klagenemnd skal det være nytt saksnummer (i arkiv) - Medhold: - Omgjøring av vedtak og endring av saken/konklusjonene - Ny registrering i FS Andre saker (utenom innpassing i studieprogram) som saksbehandles innenfor godkjenningsområdet gjennomgås på neste møte. Neste sakstype som skal gjennomgås er innpassing av internt avlagt utdanning. Deltakerne i gruppa må forberede seg til neste møte ved å ta med eksempler på saker/sakstyper og konklusjonene av disse, slik at de kan brukes i aktivitetsdekomponeringen. Se punkt 8 for flere detaljer. 8. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver Deltakerne i godkjenningsgruppen har følgende oppgaver til neste møte: 1. Rapportbehov i tilknytning til Person eksternstudium. Hva slags utplukk og informasjon er det behov for? 2. Rapportbehov i tilknytning til innpassingssaker og mer generelt. 3. Eksempler på godkjenningssaker til aktivitetsdekomponeringen: Alle tar med eksempler fra forskjellige saksområder/sakstyper. I tillegg mer spesifikt: - UiO tar med eksempel på intern innpassing - NTNU tar med eksempel på godkjenning av Tittel - UiA og HiST tar med eksempler på godkjenningssaker som er tilknyttet praksis FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 7
Neste møte avholdes på USIT onsdag 7.9.2011 vanlig sted, vanlig tid. 9. Eventuelt Ingen saker. FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 8
Universitetet i Oslo Fakultet/Institutt/Avdeling/Navn Notat Til: FS USIT ved Adelheid Mortensen Huuse c.c: Geir Vangen Dato: 23. september 2011 Dataoverføring mellom lærestedene i UH-sektoren, juridisk vurdering INNLEDNING I forbindelse med saksbehandling av søkere og studenter på høyere høyskole/universitetsnivå er det i stor grad behov for innsyn i studentens tidligere utdanning. Dokumentasjon som innkreves i forhold til saksbehandlingen er som følger: 1) Oppnådde kvalifikasjoner/vitnemål, 2) Fullførte studieprogram og 3) Resultater fra emner (eksamener, oppgaver etc.), helheter og deler. Det også behov for beskrivelser av innholdet i resultatene og bekreftelse på at den informasjonen som mottas er fra det tidspunktet resultatene ble oppnådd (beskrivelse av enkeltemner, studieprogrammer og kvalifikasjoner vil ofte variere over tid, det er regelen snarere enn unntaket). Det har lenge vært et ønske i sektoren om å få laget en elektronisk løsning for slik utveksling av informasjonen/dokumentasjonen beskrevet ovenfor. FS USIT har skissert tre forskjellige måter å håndtere denne utvekslingen av informasjonen/dokumentasjonen. Ulikhetene går i hovedsak ut på hvor stor kontroll søker/student heretter kalt informasjonseier - selv skal ha på oversendelsene. Under beskrives tre mulige løsninger. 1. Datautveksling uten informasjonseiers samtykke, initiert av saksbehandler, evt. automatisk overføring for grupper av søkere/studenter. 2. Generelt samtykke fra informasjonseier om at institusjonen kan hente resultatinformasjon fra andre norske institusjoner. Saksbehandler vil da kunne initiere innhenting av informasjon for dem som har gitt denne godkjenningen, evt. automatisk overføring for grupper av søkere/studenter. 3. Spesifikt samtykke fra informasjonseier på hvert resultat som overføres. Dvs. søker/student skal kunne velge selv hvilken informasjon som skal overføres. Når løsning skal velges må dette gjøres innen de rammer satt av lov. I foreliggende tilfelle er personopplysningsloven med forskrift førende. DE REGILATORISKE RAMMENE Personopplysninger Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, for eksempel navn, adresse, oppgavebesvarelser fra skoleelever og klientopplysninger i advokatselskaper. Sensitive personopplysninger er for eksempel informasjon om hvilke sykdommer en person har hatt, medisiner vedkommende bruker, straffedommer, tidligere og pågående rusmisbruk og seksuell legning. Behandling av personopplysninger er enhver bruk av
2 personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter. Loven Behandling av personopplysninger reguleres av personopplysningsloven, samt personopplysningsforskriften. Personopplysningsloven har som formål å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven sier at personopplysninger skal behandles i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysningene. Disse hensynene materialiseres i kravene om at man bla. må ha en rett (hjemmel, rettsgrunnlag) til å behandle personopplysninger, at man ikke kan bruke opplysningen til hva man vil og at de må håndteres på en forsvarlig måte. Hovedreglen når det gjelder behandling av personopplysninger er samtykke. Det betyr at behandlingsansvarlig må innhente samtykke før de starter behandlingen. KRAV: Personopplysningsloven stiller krav til samtykket. Et samtykke skal være en 1) frivillig, 2) uttrykkelig og 3) informert erklæring fra den opplysningene gjelder, om at hun eller han godtar behandling av opplysninger om seg selv. 1) Informert samtykke Samtykket skal være informert. Den som skal registreres må få tilstrekkelig informasjon til å forstå hva samtykket gjelder og hvilke konsekvenser det kan få. 2) Frivillig samtykke Et frivillig samtykke er et samtykke som ikke er avgitt under tvang, verken fra den behandlingsansvarlige eller fra andre. Det er ikke alltid lett å se om samtykket er frivillig. Eksempler på dette kan være når en virksomhet stiller et samtykke som vilkår for å tilby en eller annen tjeneste eller for å ansette en person. Vil man ha jobben eller forsikringen, må man samtykke. Spørsmålet om samtykket er frivillig eller ikke må avgjøres konkret i det enkelte tilfelle: Hva spørres det etter? Hvor belastende vil et samtykke være? Er konsekvensene uforholdsmessige om man ikke samtykker? 3) Uttrykkelig samtykke Samtykket skal være uttrykkelig. Når virksomheten ønsker å behandle opplysninger om en person, må personen foreta seg noe aktivt for å samtykke, som å sende inn en svarslipp eller liknende. KRAV: Personopplysningsloven stiller også krav til hva personopplysningene brukes til. Behandlingsansvarlig kan bare bruke de innsamlede opplysningene til det de var samlet inn for det angitte formålet. Det betyr at informasjonen IKKE kan brukes til senere formål som er uforenelige med det opprinnelige formålet. Behandlingsansvarlig MÅ også ta stilling til, basert på en vurdering av formålet med behandlingen, hvor lenge dataen skal lagres.
3 VALG AV LØSNING Når FS USIT skal velge løsning for utveksling av informasjon må de ta hensyn til de regulatoriske rammene. Kraven beskrevet over tydeliggjør at løsning 1. (datautveksling uten informasjonseiers samtykke) ikke er gjennomførbar i og med at hovedkravet er uttrykkelig samtykke. Når FS USIT selv sier at løsning 3. (spesifikt samtykke fra informasjonseier på hvert resultat som overføres) blir for omfattende, så står vi igjen med løsning 2. Nemlig at søker ved innsending av søknaden gir samtykke til at institusjonen kan hente resultatinformasjon fra andre norske institusjoner. Vær oppmerksom på at det stilles krav (nemlig de krav beskrevet under Loven over) den informasjon som gis studenten på samtykketidspunktet. Med vennlig hilsen Märtha Felton Seniorrådgiver
Samme sak som 1. eksempel i notat fra HiST Dokumentasjon er karakterutskrift fra HiNT m.m. som beskrevet i søknaden. Korrigering av emnekoder og studiepoeng ble gjort i ettertid: Vedlegg til korrigering
Neste eksempel fra notatet: I forkant av nedenstående korrespondanse har studenten skrevet epost med forespørsel om mulige innpassingsemner. Han har fått foreløpig bekreftelse på innpassing av bestemte emner før han reiste til Australia.
I tillegg har studenten fått en skriftlig orientering om grunnskolelærerutdanningen og forventede konsekvensene den vil ha for konkurransesituasjonen for nyutdannede allmennlærere.
Godkjenningssaker Forhåndsgodkjenning Innpassing av tidligere avlagt norsk utdanning Innpassing av tidligere avlagt utenlandsk utdanning Innpassing av delstudier i utlandet Innpassing av delstudier i Norge Innpassing av internt avlagt utdanning Andre saker som registreres i godkjenningsmodulen: Omfangsvurdering Faglig vurdering Grader (opptak) Tittel Fritak grunnet realkompetanse Fritak forkunnskapskrav Fritak vurderingskombinasjon/ obligatoriske aktiviteter Emneerstatning/emneoverlapp Behandling av innpassing
Behandling av forhåndsgodkjenning Data/Learning Agreement fra andre institusjoner (overført via ELM/MLO) Krav fra Lånekassa generell godkjenning av delstudier i utlandet Initiert av student - forhåndsvurdering av eksterne emner ved norsk lærested Initiert av student - forhåndsvurdering av eksterne emner ved utenlandsk lærested Initiert av lærestedet/ saksbehandler? Opprettelse av arkivsak Opprette sak i FS Komplett søknad Behandling av sak Registrere vedtak/ konklusjon Rapportering Informere søker Avslutte arkivsak Klagebehandling Fordele til behandling (administrativ avgjørelse) Generell godkjenning: Godkjent institusjon/omfang/nivå Frie studiepoeng Faglig godkjenning/ bearbeide utdanningsplan: Fase emner inn og ut av planen NAG Andre institusjoner utveksling av Learning Agreement? Brev/e-post: brevmaler og utvidet teknisk løsning i FS? Avslag Faglig vurdering Administrativ vurdering/ behandling Rapportere til Lånekassa? Ny løsning! Fatte vedtak Adm. vurd: Godkjent institusjon Omfang? Presedens/ allerede vurdert
Elektronisk søknad Behandling av innpassing Data fra andre institusjoner (overført via ELM/MLO) Søknad fra student om godkjenning av ekstern utdanning (manuell/papir eller elektronisk) Sak initiert av saksbehandler Søknadsbehandling på bakgrunn av forutgående forhåndsgodkjenning Opprettelse av arkivsak Opprette sak i FS Komplett søknad Behandling av sak (i FS eller arkivsystem?) Registrere vedtak/ konklusjon Rapportering Informere søker Avslutte arkivsak Klagebehandling Saks -flyt Saksnr.i arkiv registreres i FS Info v/ opprettelse: - Person - Type sak - Programtilhørighet - Aktiv sak? - Tids-angivelse Tilstrekkelig dok.? - Hake J/N - Dato Faglig vurdering Fordele til behandling (administrativ avgjørelse) Administrativ vurdering/ behandling Fatte vedtak Studiepoeng/omfang av innpassingen (eget felt) Realkompetanse Fritak for del av vurderingskombinasjon/ obligatoriske aktiviteter Fritak for praksis (und. modul und.akt.) Fritak for forkunnskapskrav Emneoverlapp/ vektingsreduksjon(helt/ delvis) Tilleggskrav NAG Andre institusjoner (ELM/MLO) Lånekassa Brev/e-post Utsendelse fra FS? - Uttrekk fra merknadsfelt - Brevmaler Ny gjennomgang av gjeldende sak Medhold: Ja/Nei Klagenemd: Ny sak og ny saksgang Medhold: Ja/Nei Saksbehandler (hoved) Videresendt sak: Sted og saksbehandler Bestilling/mål for vurdering Dato for oversendelse Svarfrist Delvurdering som er gjort Brukerroller(m/forskjellige rettigheter)/radvalidering/ leserettighetet Mulighet for å kommunisere direkte med søker i alle ledd i prosessen Tilgang til dokumentene i saken (forskjellig tilgang og validering?) Bearbeide utdanningsplan: Fase emner inn og ut av planen Godkjenne emnekombinasjoner Avslag (helt/delvis) Rapportere avlagte studiepoeng til Lånekassa
[FS-92] Rapporter for godkjenning og godkjente innpassinger Created: 21/Apr/10 Updated: 01/Apr/11 Status: Project: Component/s: Affects Version/s: Fix Version/s: Open FS Godkjenning Ønskeliste ekspertgruppe Godkjenning Ønskeliste ekspertgruppe Godkjenning Type: Improvement Priority: Major Reporter: Aune M. Moe Assignee: Unassigned Resolution: Unresolved Votes: 0 Remaining Estimate: Time Spent: Original Estimate: Environment: Not Specified Not Specified Not Specified Rapporter i Godkjenningmodulen Description Ny: Rapporter for godkjenning og godkjente innpassninger Se vedlagte e-post. Hei Jeg har ikke mange ønsker knytta til FS, men vil gjerne ha bedre rapporter for godkjenning. For eksempel 800.002 eller 003 med utvalg på VÅRE studier, ikke eksternt studium. Jeg ønsker meg også en rapport som tilsvarer karakterutskrift, men som inkluderer godkjente innpassinger. I dag er det kun utdanningsplan som viser dette, men den rapporten er for lite lesevennlig til å bruke i søknader og andre sammenhenger der noen utenfor huset skal forstå innholdet. Ei løsning kunne være å få velge dette på karakterutskrift, men presentert slik at det tydelig går fram at det er godkjenning av andres fag. Eller en kunne jobbe med å gjøre utdanningsplanen mer lettlest for "lekfolk". Comments Comment by Aune M. Moe [ 15/Sep/10 3:05 PM ] Sjekke med Volda. Comment by Aune M. Moe [ 21/Oct/10 3:04 PM ] Ønsket opprettholdes, jfr. Marit Engeseth 29.09.10. Comment by Aune M. Moe [ 31/Mar/11 9:53 PM ] Gjennomgang i Planleggingsgruppa 8.2.11: Oversendes til Godkjenningsgruppa Comment by Aune M. Moe [ 01/Apr/11 1:50 PM ] Gjennomgang i Planleggingsgruppa 8.2.11: Oversendes Godkjenningsgruppa. Generated at Sat May 28 14:50:54 CEST 2011 by Adelheid M. Huuse using JIRA 4.1.2#531.
FS-11-010, Rapportønsker fra NTNU Jeg synes det er vanskelig å komme med noe fullgodt svar her så lenge vi kun har arbeidet med eksternstudium foreløpig. Til gjengjeld finnes det jo ingen rapport for person eksternstudium, så det kan vi gjerne begynne med. - Personrapport, alle eksternstudier med relevante opplysninger og hvordan disse er knyttet til godkjenningssaker og utdanningsplaner. Filter: Aktive studenter? Aktive studenter på program og kull? Planlagt vs. registrert resultat? - Rapport på land og/eller sted. Hvilke opplysninger er registrert på hvilke personer og med hvilken knytning til godkjenninssaker og utdanningsplaner. Datobegrensning? - Rappoter knyttet til utvekslingsprogram (lar det seg gjøre?) Mvh Sven Erik Sivertsen NTNU
HiST Godkjenningsgruppa notat til møte 28.09.11. Praksiseksempel: Eksempel på hvordan dette er blitt registrert som fritak for praksis i sykepleierutdanningen ved HiST (Her er både tradisjonelle emner og praksis blitt lagt inn med fritak istedenfor innpassing.): Ønske om å ha Eksternt studium som fane for innsyn i nederste del av bildet. Slippe å gå mellom bilder.
Nedenstående student har bestått all obligatorisk praksis som er egne emner gjennom sine tre første studieår. Studenten har fått fritak for fagpraksis i 4. studieår. Denne praksisen inngår i ordinære valgemner 4. studieår, og er ikke eget emne. Kommentaren i merknadsfeltet er dermed nok i dette tilfellet.
Eksempel på fritak istedenfor innpass på innen lærerutdanningen (både emner og praksis):
Eksempel på fritak istedenfor innpassing for emner yrkesfaglærerutdanning:
Emner tatt ved annen institusjon eksempel på sak som er delvis registrert med fritak og delvis med innpassing. Burde hatt innpassing for de 20 studiepoengene i pedagogikk fra tidligere utdanning. Ikke fritak. Neste sak på samme student ser bedre ut. Her er innpass brukt og antall studiepoeng lagt inn. Rapporteringsønsker/-behov knyttet til person godkjenningssak og person eksternstudium Søke på emner (ved egen institusjon) det er innvilget innpass på (med liste over hvilke emner fra hvilke institusjoner som er innpasset).
Søke på om/hvilke registrerte saker som mangler konklusjon: klar for rapportering Dvs. saker ang. utdanning fra utlandet. Utplukk sted: Avdeling/fakultet. Rapport for ekstern institusjon (nummer eller navn) for å se hvilke innpassinger som er gjort fra denne institusjonen. Rapport for land for å kunne veilede studenter som spør om eksempler på institusjoner og emner i et bestemt land. Rapport for emner fra utl. inst. for å veilede studenter som spør om eksempler på hva andre har tatt som del av et bestemt utvekslingsprogram. (Søk på utvekslingsprogram.) Rapport som viser når saker er opprettet/endret/ - med utplukk på studieprogram. Søk på dato siste eksamen? (Periodefelt i så fall) Rapport med tidligere innpassingssaker på et studieprogram Velge å se evt. hvilket emne det erstatter om det er lagt inn emneerstatning? Hvor er det blitt av tanken om å knytte Person eksternstudium til studieprogrammet saken er knyttet til? Aktuelt for studenter med flere studieprogram og evt. flere eksternstudiumsaker. Ref. Jannike Plass til å knytte studieprogram til saken i øverste del av bildet. Bør vises i FS801.001 Godkjenningsopplysninger.
(Eksempel på student med flere godkjenningssaker: 204282.) Bedre søkefelt til ekstern institusjon fra Person Eksternstudium. Dvs. slippe å finne fram i tabellen først (Koder Felles Institusjon/fak/sted Institusjon) = LØSNING FINNES: ctrl + t i feltet Institusjon
Fra: Unni Henriksen Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap Dato: 23. september 2011 Til: FS arbeidsgruppe godkjenningsmodulen Kopi til: Dag Olav Nilsen, UiA Tilbakemelding fra UiA - til møte 28.09.11 1. Rapportbehov i tilknytning til Person eksternstudium. Hva slags utplukk og informasjon er det behov for? Person eksternstudium: Det er behov for en rapport som viser hvilke eksternstudier en har på enkeltstudenter, grupper av studenter og for sted. Vi foreslår å bygge ut rapporten FS800.002 Godkjenningssak Konklusjoner på følgende måte: Input: Land og institusjon Student (nytt) Studieprogram + termin (nytt) Periode Output: Godkjenningssaker Resultater 2. Rapportbehov i tilknytning til innpassingssaker og mer generelt. Innpassingssaker generelt: Foreslår å bygge ut rapporten FS802.001 Godkjenningssak for studieprogramstudent på følgende måte: Input: Sakstype (se neste avsnitt) Ellers som i dag Output: Informasjon registrert i alle faner i Godkjenningssak samlebilde (datamengden per student kan bli omfattende der man har vært kreativ med registreringen, men for de fleste vil det være begrenset informasjon) SAKSBEHINIT_ENDRING og SAKSBEHINIT_ENDRING tas med i datagrunnlaget
3. Eksempler på godkjenningssaker til aktivitetsdekomponeringen: Alle tar med eksempler fra forskjellige saksområder/sakstyper. EKSEMPLER FRA UiA PÅ GODKJENNINGSSAKER TILKNYTTET PRAKSIS Praksis inngår i en rekke utdanninger ved UiA. Mest typisk er lærerutdanningene (ALU/GLU/FLU, PPU), sykepleier-, vernepleier- og sosionomutdanningene. Felles for disse studiene er de bygger på nasjonale RETNINGSLINJER og/eller nasjonale RAMMEPLANER som definerer praksisens omfang og form. Praksisen kan være obligatoriske 0-studiepoengsemner (noe som er hyppig brukt i lærerutdanningen), eller praksisen kan være i form av et 30-studiepoengsemne som i sosionomstudiet (SO-300 Klientrettet praksis). Praksis kan også være i form av et arbeidskrav (en obligatorisk aktivitetet som må være godkjent som bestått før studenten kan fremstille seg til eksamen). MERK: På grunn av de nasjonale retningslinjene/rammeplanene er det stramme føringer hva som kan godkjennes. Når det gjelder praksis i utlandet, så er det basert på et utvekslingsopphold ved en utenlandsk institusjon som UiA har avtale med. EKSEMPEL 1: PRAKSIS I UTLANDET - UTEN RESULTAT I PERSON EKSTERNSTUDIUM En typisk sak ved UiA er følgende: En student registreres som utvekslingsperson for en praksisperiode på 8 uker. Det genereres automatisk en godkjenningssak som følge av dette. Studenten følges imidlertid opp av faglærere ved UiA, og praksisrapporten vurderes av UiAs faglærer, og resultater registreres som sensur. Studenten returnerer altså uten karakterutskrift, og følgelig opprettes det ingen forekomst i Person eksternstudium. Rapportbehovet berører dermed funksjonalitet i Utvekslingsperson i tillegg til Godkjenningssak samlebilde. Feltkurs og feltarbeid: Studenter på Bachelor i utviklingsstudier har feltkurs på 10 sp i sitt 2. semester og feltarbeid på 15 sp i sitt 6./siste semester. Feltkurset (tidligere kalt studietur) varer ca 1 måned og foregår i utlandet i samarbeid med partneruniversiteter. Feltarbeidet har en varighet på 3 måneder og foregår vanligvis under et utvekslingsprogram med et samarbeidsuniversitet i et utviklingsland. I begge tilfeller (feltkurs og feltarbeid) registreres studentene på samme måte som over. De registreres som utvekslingspersoner, men selve vurderingen gjennomføres ved UiA. Vi ønsker at slike utvekslingsopphold resulterer i at den automatisk genererte godkjenningssaken også merkes med en sakstype som kan benyttes for utplukk i FS802.001. Dersom vi får dette, vil vi lett kunne få en oversikt over studenter som har vært på praksis i utlandet, og som må følges opp spesielt. EKSEMPEL 2: PRAKSIS I UTLANDET - MED RESULTAT I PERSON EKSTERNSTUDIUM På Sosionomstudiet, bachelor, har en gruppe studenter hatt klientrettet praksis i Australia i ett semester. De har vært registrert ved en utdanningsinstitusjon vi har avtale med. Det er altså ingen registrering av selve praksisplassen (f.eks. sosialkontor) hvor praksisen er gjennomført (det gjøres jo heller ikke for de som gjennomfører praksisen i Norge). Studentene har blitt registrert som utvekslingspersoner, og i etterkant har resultatet blitt registrert i Person eksternstudium. I utdanningsplanen er emnet SO-300 Klientrettet praksis erstattet av ekstern utdanning.
EKSEMPEL 3: GODKJENNING AV PRAKSIS FRA ANDRE NORSKE INSTITUSJONER Et raskt søk i FS viser at det er få godkjenningssaker for praksis som er gjennomført tidligere ved andre norske institusjoner. I sakene jeg har kommet over, er det brukt fritaksmetoden. Det er trolig fordi praksisen fra annen institusjon ofte ikke har vært en identifiserbar enhet i en karakterutskrift, men inngår som en del av ett eller flere emner. I mange godkjenningssaker i lærerutdanningene er det knyttet tilleggskrav i forbindelse med godkjenningen/fritaket. Et eksempel på tekst i merknadsfeltet (gjelder fireårig allmennlærerutdanning): Fritak for 3. studieår på grunnlag av årsstudium i tysk. Må gjennomføre 2 uker fagpraksis i emnet TY-108 (fagdidaktikk). [Seinere er det anført at fagpraksisen er godkjent.]