Møtedato: 05.06.2018 Møtested: Askim rådhus, bystyresalen Møtetid: 18:30 21:00 Møteinnkalling for Fellesnemnda Forfall meldes til fellesnemdnas sekretær, tlf 911 57 308 eller til e-post: tone.asrud.reime@eidsberg.kommune.no snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksnr Tittel Saksliste 44/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 45/18 Godkjenning av protokoll fra møte 24.04.2018 46/18 Godkjenning av protokoll fra møte 27.04.2018 47/18 Orienteringer/drøftinger - Fellesnemndas møte 05.06.2018 48/18 Regnskap 2017 - Indre Østfold kommune2020 49/18 Økonomiplan 2019-2022 50/18 Indre Østfold kommune 2020-1.kvartalsrapport 2018 51/18 Skatteoppkreverfunksjonen 52/18 Retaksering av verk og bruk 53/18 Hovedmodell for politisk organisering av Indre Østfold kommune 2020 54/18 Videre arbeid med kommuneplan for Indre Østfold kommune - Delegering av kommuneplanmyndighet - Svar fra kommunestyrene 55/18 Delegering av myndighet til å etablere den overordnede administrative ledelsen 56/18 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 - Valg av valgstyre for Indre Østfold kommune 2020
Heggin, 25.05.2018 Thor Hals Leder 2
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/645 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksnr Utvalg Type Dato 44/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders forslag: Innkalling og saksliste godkjennes. 3
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/645 Godkjenning av protokoll fra møte 24.04.2018 Saksnr Utvalg Type Dato 45/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders forslag: Protokoll fra fellesnemndas møte 24.04.2018 godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - Fellesnemnda 24.04.2018 4
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/645 Godkjenning av protokoll fra møte 27.04.2018 Saksnr Utvalg Type Dato 46/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders forslag: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - Fellesnemnda - 27.04.2018 5
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/645 Orienteringer/drøftinger - Fellesnemndas møte 05.06.2018 Saksnr Utvalg Type Dato 47/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 1. Strategiplan for livsmestring og læring (fra delprosjekt A5) 2. Status svømmeanlegg (Østfoldbadet/Mysen) 6
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/645 Regnskap 2017 - Indre Østfold kommune2020 Saksnr Utvalg Type Dato 48/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders innstilling: Regnskap for Indre Østfold kommune 2020 for 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Saken gjelder: Behandling av regnskap for Indre Østfold kommune 2020 for 2017. Bakgrunn og saksopplysninger: Hobøl kommune er mottaker av tilskuddsmidler til kommunesammenslåing fra Kommunal- og Moderniseringsdepartementet. Regnskapet for Indre Østfold kommune regnskapsføres under Hobøl kommune, og revideres som en del av årsregnskapet til Hobøl kommune. Kommunelovens bestemmelser om årsregnskap ivaretas gjennom regnskapsføring og revidering av regnskapet til Hobøl kommune. Regnskapet for Indre Østfold kommune føres som et prosjektregnskap og består derfor kun av driftsregnskap. Ubenyttede tilskuddsmidler til Indre Østfold kommune 2020 ligger på egne balansekonti (bundne fond) i Hobøl kommune sitt regnskap. Regnskapet viser forbruk pr delprosjekt. Regnskap 2017: Utgifter: Regnskapet for 2017 viser et forbruk på kr 5 170 898. Av dette har kr 1 700 186 gått til Fellesnemnd og PSU, kr 2 170 420 til Staben, kr 46 616 til Administrative delprosjekt, kr 6 509 til Politiske delprosjekt, kr 211 236 til Administrative og politiske delprosjekt (i hovedsak A/P3 Økonomisk politikk og handlingsplaner). Kr 1 035 932 har gått til dekning av utgifter til prosjekt 2K (Askim og Hobøl). Inntekter: 7
Hobøl kommune har i 2017 mottatt kr 56 400 000 i tilskuddsmidler fra Kommunal- og Moderniseringsdepartementet til kommunesammenslåing. Tilskuddsmidlene skal gå til å dekke utgifter i Indre Østfold kommune 2020. Ubenyttet andel pr 31.12.2017 - kr 51 390 360,85 er ført på bundet fond - balansekonto 251080700 i Hobøl kommune sitt regnskap. Det skal rapporteres på midlene innen 31.12.2020. Hobøl kommune har i 2017 mottatt kr 5 000 000 i infrastrukturtilskudd. Dette beløpet skal i sin helhet gå til kommunesammenslåing og Indre Østfold kommune 2020. Kr 5 000 000 er ført på bundet fond balansekonto 251080701. Renteinntekter på tilskuddsmidlene overføres til Indre Østfold kommune 2020. For 2017 utgjør dette kr 161 259. Regionsentertilskudd fra 1.1.2018 er vedtatt overført til Indre Østfold kommune fra regnskapsåret 2018. Hver enkelt kommune overfører mottatt beløp til Indre Østfold kommune innen utgangen av hvert år. Det vises til vedlegg for ytterligere detaljer. Vedlegg: Bok2 8
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/645 Økonomiplan 2019-2022 Saksnr Utvalg Type Dato 49/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders innstilling: 1. Fellesnemnda vedtar «Økonomiplan 2019-2022 føringer og premisser» for Indre Østfold kommune 2. Fellesnemnda ber kommunene intensivere harmoniseringen mot Indre Østfold kommune ved å a. legge til grunn de føringer og prosesser som skisseres i «Økonomiplan 2019-2022 føringer og premisser» for Indre Østfold kommune i økonomiplanarbeidet i egen kommune b. Utarbeide en plan for hvordan egen kommune skal tilnærme seg «grønn» sone på vedtatte handlingsregler c. igangsette prosess for å samordne avgifter og gebyrer med de 4 øvrige kommunene i samarbeidet d. sortere og prioritere investeringstiltak i «må», «må, men kan vente», «kan»-tiltak e. skissere prognoser for investeringer i 2022-2025 f. beskrive andre økonomiske forhold som har betydning for Indre Østfold kommune 3. Saken oversendes de respektive kommunestyrene til orientering. Saksopplysninger: I henhold til Kommunelovens 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår, og skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Indre Østfold kommune vil først være en kommune fra 1. januar 2020 og kommunens første pliktige økonomiplan vil være økonomiplan 2020-2023. Fellesnemnda vil få økonomiplan 2020-2023 til behandling våren 2019. Delprosjekt AP 3 Økonomisk politikk og handlingsregler er i sitt mandat gitt i oppgave å utarbeide et skyggebudsjett for 2019-2022, samt utvikle premisser for arbeidet med budsjett- og handlingsplan for Indre Østfold kommune. Dette dokumentet behandles av fellesnemnda og forutsettes å gi klare føringer for kommunenes påfølgende budsjett- og økonomiplanarbeid. 9
Prosjektleders merknader: «Økonomiplanen 2019-2022 føringer og premisser» for Indre Østfold kommune baserer seg i hovedsak på de enkelte kommunenes økonomiplaner for 2018-2021, (altså et «skyggebudsjett» for disse årene), og er en sammenstilling av disse etter en konsernmodelltankegang med de ulikheter som er i de 5 respektive økonomiplanene. I arbeidet med å etablere Indre Østfold kommune vil det være av avgjørende betydning å få en helhetlig oversikt over kommunenes samlede aktivitet, økonomiske situasjon og forutsetninger. I dette arbeidet legges det opp til en samordning av forutsetninger og premisser gjennom en ensartet framstilling av økonomiplanene og årsbudsjettene til kommunene. Av felles premisser tilrås blant annet å: legge til grunn lik årlig realvekst i år 2-4 i økonomiplanen 2019-2022 legge til grunn en minimumsvekst i renteutvikling som beskrevet i dokumentet med forbehold om betingelser i kommunens eget finans- og gjeldsreglement legge til grunn et forsiktighetsprinsipp ved fastsetting av årlig avdrag på låneporteføljen igangsette arbeidet med å harmonisere avgifter og gebyrer samordne IKT-investeringer etablere en lik framstilling av de økonomiske oversiktene forankre og konkretisere effektiviseringsbehov og innsparingsbehov i egen kommune etablere prognoser for investeringer i et lengre perspektiv enn økonomiplanperioden sortere investeringstiltak i «Må»-tiltak, «Må, men kan vente»-tiltak og «Kan»-tiltak, Samordne dokumentene slik at den enkelte kommunes dokument er innrettet og bygd opp over samme lest i de 5 kommunene Disse forhold er det gjort nærmere rede for i vedlagte «Økonomiplan 2019-2022 føringer og premisser». Etablering av ny kommune krever stadig større grad av samarbeid og fokus på at alt rettes inn mot Indre Østfold kommune. Samspillet mellom prosjektleder og rådmennene er i dette arbeidet viktige for å trekke i samme retning. Rådmennene må i arbeidet i egen kommune i større grad peke i retning Indre Østfold kommune. Ovennevnte premisser er et steg i den retningen, samtidig bes rådmennene i arbeidet med egen kommunens økonomiplan 2019-2022 og årsbudsjett 2019 sette fokus på å: legge en plan for hvordan egen kommune skal oppnå «grønn» sone på vedtatte handlingsregler samordne avgifter og gebyrer i de øvrige 4 kommunene sortere og prioritere investeringstiltak i tråd med føringer skissere prognoser for investeringer i 2022-2025 støtte opp under føringer og premisser omtalt og presisert i vedlagte «Økonomiplan 2019-2022 føringer og premisser» Kommunene må i økonomiplan 2019-2022 og årsbudsjett 2019 også beskrive andre økonomiske forhold og behov som vil kunne få betydning for Indre Østfold kommune fra 2020 som ikke er omtalt i punktene over. 10
Konklusjon: Med bakgrunn i saksframstillingen og vedlagte dokument tilrår prosjektleder at fellesnemnda vedtar Økonomiplan 2019-2022 med de føringer og premisser som er skissert, samt at fellesnemnda ber de 5 kommunene å intensivere harmoniseringen mot Indre Østfold kommune. Vedlegg: Økonomiplan 2019-2022 Indre Østfold kommune 2020 11
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/632 Indre Østfold kommune 2020-1.kvartalsrapport 2018 Saksnr Utvalg Type Dato 26/18 PSU fellesnemnda 5K PS 22.05.2018 50/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders innstilling: Kvartalsrapport for 1. kvartal 2018 tas til orientering. Saken gjelder: Fremlegging av 1. kvartalsrapport for 2018 med hensyn til status i gjennomføring av prosjektet med bygging av Indre Østfold kommune i henhold til føringer og målsettinger i gjeldende prosjektplan. Bakgrunn: Prosjektleder er gitt i oppdrag å avlevere jevnlige kvartalsrapporter gjennom prosjektperioden. Fellesnemnda har gitt prosjektleder ansvar for å "holde fellesnemnda løpende orientert om status og fremdrift" og "avgi kvartalsrapporter til fellesnemnda med regnskapsstatus, status i delprosjekter, og eventuelle forslag til budsjettjusteringer" - slik det fremgår av vedtatte delegeringsreglement pkt. 2 og pkt. 5. Saksopplysninger: Rapport for 1. kvartal 2018 følger som vedlegg 1. Rapporten er ikke fullstendig, da den mangler noen delrapporter fra delprosjektene. Disse vil ettersendes/fremlegges så snart de foreligger. Prosjektleders vurdering: Prosjektleder fremlegger 1. kvartalsrapport 2018 med innhold slik det beskrives i delegeringsreglementet. Når rapporten fremlegges er det allerede foretatt en budsjettjustering av fellesnemnda, i sak om justering av budsjett, som ble vedtatt 24.04.18. 12
Denne første rapporten inneholder en innledning fra prosjektleder, beskrivelse av status i de forskjellige organer i prosjektorganisasjonen, regnskapsrapport og delrapporter fra de ulike delprosjekter. Prosjektleder anmoder om at form og innhold på kvartalsrapporten diskuteres grundig slik at denne kan optimaliseres til 2. kvartal. Det er foreløpig ikke regnskapsført betydelige utgifter i denne perioden, sett opp mot periodisert budsjett. Samtidig vet vi at det i kommende perioder vil komme større utgifter ved at volumet og aktiviteten i delprosjekter og arbeidsgrupper vil øke vesentlig. Delrapportene fra delprosjektene viser at de er kommet godt i gang, og prosjektleder registrerer at arbeidsgrupper etableres og er i full drift i mange av delprosjektene. Det registreres godt engasjement hos de involverte. I det store bildet anser prosjektleder at fremdriften i prosjektarbeidet er i rute, men det er noen områder det er meldt inn bekymringer i forhold til og som det må fokuseres på i tiden som kommer: sikre tilstrekkelig handlingsrom (tid) for deltakere i delprosjekter og arbeidsgrupper intensivere arbeidet med vurderinger knyttet til IKT-systemer sette fart på fagområder som ligger etter i forhold til fremdriftsplanen. Dette gjelder særlig de tjenester som er vedtatt igangsatt før sammenslåingstidspunktet 31.12.19 økt fokus på å lete etter tiltak som kan gi gevinster Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet i fellesnemnda. PSU fellesnemnda 5K - 26/18 PSU 5K - behandling: Følgende delprosjektrapporter ble delt ut i møtet og vedlegges protokollen: P1 og P2: Politisk organisering og nærdemokrati AP1: Kommuneplan AP2: Arbeidsgiverpolitikk A5: Oppvekst Votering: Prosjektleders innstilling ble enstemmig vedtatt. PSU 5K - vedtak: Kvartalsrapport for 1. kvartal 2018 tas til orientering. Delprosjektrapporter delt ut i møtet vedlegges protokollen. 13
Vedlegg: 1.kvartal (L)(215272) 1. kvartal - delprosjektrapporter - del 2 1. kvartal - delprosjektrapporter - del 2 14
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/632 Skatteoppkreverfunksjonen Saksnr Utvalg Type Dato 25/18 PSU fellesnemnda 5K PS 22.05.2018 51/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders innstilling: 1. Fellesnemnda ber prosjektleder å videreføre prosessen med å framforhandle endelig løsning med eksterne kontorlokaler sammen med Skatt Øst i Askim innenfor de rammene som er skissert i saksframlegget. 2. Samlokalisering i felles lokaler planlegges til 01.09.2018. 3. Alle nødvendige personellmessige avklaringer og drøftinger knyttet til sammensetning av nytt skatteoppkreverkontor avsluttes innen 01.10.2018. 4. Når resultatet av arbeidsgruppens utredning foreligger fremmes egen sak om endelig organisering av ny skatteoppkreverfunksjon. 5. Fakturering og innfordring av kommunale eiendomsavgifter og andre kommunale krav organiseres i Indre Østfold kommune inn under skatteoppkreveren, men kommunene avgjør selv på hvilket tidspunkt, fram til øvrige prosesser iverksettes, når man overfører ansatte/oppgaven inn til skatteoppkreverfunksjonen. Saksopplysninger: Fellesnemnda fattet 17. oktober 2017 vedtak om å utrede interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune innenfor følgende fag- og tjenesteområder: a) Innkjøp b) Skatt og innfordring c) Barnevern d) Kommuneoverlegefunksjonen e) NAV 15
Prosjektgruppa for skatt og innfordring ble i vedtaket, videre bedt om å konsekvensutrede mulige organisasjonsformer som beslutningsgrunnlag for videre behandling. Saken ble behandlet i felles partssammensatt utvalg og fellesnemnda 24. april 2018, hvor fellesnemnda fattet følgende vedtak: 1. Prosjektleder gis i oppdrag å utrede aktuelle leieavtaler for aktuelle lokaler. Dette legges fram for fellesnemnda for endelig godkjenning. 2. Samlokalisering i felles lokaler planlegges til 01.09.2018. 3. Alle nødvendige personellmessige avklaringer og drøftinger knyttet til sammensetning av nytt skatteoppkreverkontor, herunder vurdering og avklaring av framtidig organisatorisk plassering av innfordring av kommunale krav skal være avsluttet innen 01.10.2018. 4. Sakens øvrige innhold tas til foreløpig informasjon. 5. Når resultatet av arbeidsgruppens utredning foreligger, fremmes saken på nytt for partssammensatt utvalg og fellesnemnda. Likelydende sak oversendes deretter de respektive kommunestyrer for sluttbehandling. Med bakgrunn i saksframstillingen til felles partssammensatt utvalgs og fellesnemndas møte 24. april 2018 og vedtaket i fellesnemnda, legger prosjektleder nedenfor fram utfyllende informasjon og vurderinger knyttet til alternative lokaler, kostnader og organisering av innfordring av eiendomsgebyrer og kommunale krav. Arbeidsgruppen som utreder mandatet som er satt for skatteoppkreverfunksjonen, vil først på et senere tidspunkt legge fram sin samlede utredning. Prosjektleders merknader: Alternative lokaler Prosjektleder har i første rekke vurdert fellesnemndas anmodning om å utrede aktuelle leieavtaler for aktuelle lokaler, som en anmodning om å vurdere egne lokaler fremfor alternative eksterne private lokaler. Prosjektleder har allikevel vært i dialog om mulige andre private lokaler, men har foreløpig ikke gått videre med dette. Prosjektleder mener da det bør være andre forhold som for eksempel lokalisering sammen med Skatt Øst som veier tyngre enn å komme fram med andre private alternativer gitt at prisnivået er omtrent på samme nivå. Et vedtak om å vurdere samlokalisering av skatteoppkreverfunksjonen før 1. januar 2020 innebærer at det må stilles 15-20 kontorplasser i et kontorfellesskap tilgjengelig fra det tidspunkt som er vedtatt 1. september 2018. Når tidspunktet for samlokalisering settes tidligere enn før andre større lokaliseringsendringer spilles opp i prosessen, gjør det at det er begrenset hvor mange alternativer i egne lokaler som er tilgjengelig. Det er ikke er et mål i seg selv at skattyterne skal oppsøke skatteoppkreverkontoret, men det er slik at en rekke innbyggere oppsøker skatteoppkreverkontoret for hjelp/bistand/ løsninger. Skatteoppkreverne er derfor opptatt av at kontorlokalene som pekes ut har en sentral lokalisering av hensyn til publikum. Prosjektleder vurderer fortrinnsvis lokaler i Askim eller Eidsberg som de mest aktuelle stedene for en slik lokalisering, men ingen av kommunene sitter med lett tilgjengelige egne ledige lokaler nå. En tilrettelegging i egne lokaler til 1. september 2018 vil derfor måtte medføre at andre tjenester må flyttes midlertidig, noe som ikke er ønskelig. Det er heller ikke ønskelig for skatteoppkreverne å flytte midlertidig. Om tidspunktet for samlokalisering ikke er låst, men kan skyves kan det bli frigjort lokaler som for eksempel ved at et av NAV kontorene flytter ut av «sitt» rådhus. Tidspunktet vil da trolig tidligst være 1. januar 2019. Det er kommunisert at det er vesentlig faglige gevinster ved å samlokalisere skatteoppkreveren 16
med Skatt Øst. Samling av skatteoppkrevermiljøene i Hobøl, Askim og Eidsberg vil i seg selv gi et bedret fagmiljø for ansatte som jobber med kontroll, skatt og innfordring, uavhengig av lokalisering med Skatt Øst. Arbeidsgruppa har vært i kontakt med skatteoppkreverkontoret i Valdresregionen som har samlokalisert seg med Skatteetaten i Nord-Aurdal kommune. Dette er et langt mindre kontor hvor 6 kommuner har samordnet sine 5,4 årsverk og samlokalisert seg med fastsettingssiden. Altså et vesentlig mer marginalt miljø som har hatt et behov for å etablere seg i et større fagmiljø. Erfaringene fra dette oppleves for de ansatte som utelukkende positive, og informasjonsutvekslingen flyter noe enklere en tidligere mellom fastsetting og innkrevingssiden i enkelte saker, selv om det er slik at det skal være et klart skille mellom fastsetting- og innkrevingssiden. Skatteoppkreverne i Indre Østfold har også i dag en god dialog med Skatt Øst i Askim i forhold til informasjonsutveksling. I dialogen med skatteoppkreverkontoret i Nord-Aurdal ble det imidlertid påpekt at fastsetting og innkreving er ulike i utøvelse av faget, og at de positive sidene i første rekke går på enklere samhandling, og at denne samlokaliseringen med Skatteetaten er positiv for skattyter som ikke vet om det er Skatt Øst eller skatteoppkreveren som skal oppsøkes. Oppsummert er viktige momenter knyttet til lokaler: Vurdering av private kontra egne lokaler 15-20 kontorplasser må frigjøres Lokalisering der hvor det er innbyggere (sentralt) Samling av fagmiljøer Positivt, spesielt for skattyter, med lokalisering tilknyttet Skatt Øst Kostnader De tre skatteoppkreverkontorene er i dag lokalisert i egne lokaler i kommunehusene i hhv. Hobøl, Askim og Eidsberg kommune. Selv om det ikke fullverdig internfakturering i kommunen, og det ikke er beregnet en eksakt leiekostnad for lokalene som nyttes i dag, er det en kostnad for disse lokalene for kommunene i dag. Totale kostnader for disse lokalene er tidligere anslått til om lag 300.000 kroner. I tillegg kommer kostnader til renhold mv. Denne kostnaden utbetales imidlertid ikke til en ekstern utleier men forblir i kommunen. Potensialet for alternativ bruk av lokalene hvis skatteoppkreverkontorene flytter ut er begrenset, da det ikke står potensielle leietakere for å ta over lokalene. Det vil derfor fortsatt være kostnader ved lokalene, selv om den vil reduseres som følge av at de blir stående tomme. Lokalene i tilknytning til Skatt Øst i Askim kan i all hovedsak tas i bruk slik de er i dag, uten at det må gjøres store endringer. Det kan være behov for å gjøre bygningsmessige vurderinger rundt resepsjonstjenesten slik at dette er tilstrekkelig sikret. Det må etableres infrastruktur for IKT og vurderes en løsning for en resepsjonstjeneste, en tjeneste som i dag serves av servicekontoret i den enkelte kommune. Kostnadene ved leie av 15-20 kontorplasser i lokalene til Skatt Øst vil være i størrelsesorden 600.000 kroner i årskostnad som uavhengig av leieforholdets lengde. Kostnaden indeksreguleres pr. 1. januar det enkelte år. Eventuelle kostnader ved en utbedring av lokalene med for eksempel en resespsjonsløsning/møteromsfasiliteter eller lignende vil medføre at kostnadene til dette bakes inn i husleien og nedbetales over leietidens periode. Som et eksempel vil en omgjøringskostnad i størrelsesorden 0,25-0,5 mill kroner i bygningsmessige løsninger bakes inn i og fordeles over 17
leieperiodens lengde. Indre Østfold kommune har en overordnet målsetting om rimeligere og bedre tjenester. Innfordringsmiljøet og skatteoppkreverfunksjonen er viktig for å styrke og sikre kommunenes inntekter. Kontrollvirksomheten må ha en god faglige kvalitet, og et tilstrekkelig omfang for å klare og bekjempe økonomisk kriminalitet og for å sikre skatteinntektene. Skatteoppkreverne ser at potensialet innen avdekking, og dermed økte skatteinntekter for kommunene og øvrige skattekreditorer er betydelig. For å følge opp dette fordres tilstrekkelig ressurser. Skatteoppkreverne er derfor opptatt av at eventuelle økte kostnader ved etablering av kontorlokaler i eksterne lokaler, ikke må gå på bekostning av årsverkene som kommunene har til kontrollvirksomhet og innfordring i dag. Prosjektleder legger til grunn at framtidig bemanning vil være gjenstand for kontinuerlig vurdering sett opp mot gevinster ved samlokalisering og etablering av nye felles rutiner for drift. Oppsummert er viktige momenter knyttet til kostnader: Dagens lokaler har en kostnad på om lag 300.000,- kroner Ingen klar alternativ bruk av lokalene om skatteoppkrever flytter ut (i to av kommunene) Lokalene i tilknytning til Skatt Øst kan i stor grad tas i bruk slik de er med eventuelt justering av resepsjonsløsningen Leiekostnader eksterne lokaler på 600.000 kroner + eventuell utbedring av lokaler Økte husleiekostnader bør i etableringsfasen ikke gå på bekostning av antall årsverk Kommunale krav I tillegg til kontrollvirksomheten mot arbeidslivet og arbeidsgivere har skatteoppkreveren i hovedoppgave å innfordre skatt for skattekreditorene staten, fylket og kommunen, og arbeidsgivergiveravgift for staten. I tillegg har skatteoppkreveren som kommunal virksomhet tillagt ulike kommunale oppgaver rundt omkring i kommune Norge. Noen skatteoppkrevere har tillagt ansvar i forhold til eiendomsskatt, fakturering av kommunale eiendomsavgifter og krav, innfordring av kommunale krav osv. Det er en rekke ulike varianter på dette i kommune Norge. I utredningen av samlokaliseringa av skatteoppkreverfunksjonen har plassering av oppgaven med å innfordre kommunale eiendomsavgifter og andre kommunale krav blitt trukket opp som en oppgave som kan tillegges skatteoppkreveren for å samordne innkrevingsmiljøene i kommunene. Innkreving av kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt kreves inn med hjemmel i skattebetalingsloven, mens andre kommunale krav for betaling av SFO, barnehage, vederlagsbetaling sykehjem, sosiale lån, husleie i kommunale leiligheter mv. kreves inn med hjemmel ulike lover og forskrifter. Ved å samordne innfordringsmiljøet for kommunale eiendomsgebyrer/kommunale krav med skatteoppkrever, vil man kunne nytte skatteoppkreverens særnamsmannsmyndighet og utleggstrekk hos arbeidsgivere som virkemiddel overfor skyldner for å få inn ubetalte krav på eiendomsskatt og kommunale eiendomsgebyrer. Alternativt må kommunene innrette sin innfordring ved tvangssalg via Tingretten slik det gjøres i Trøgstad kommune i dag som følge av at man ikke har særnamsmannsmyndigheten. Innfordringsoppgaven løses følgelig litt ulikt mellom kommunene. I Spydeberg kommune innfordres kommunale eiendomsgebyrer og kommunale krav gjennom skatteoppkrever i Hobøl kommune. I Eidsberg og Askim kommuner ivaretas innfordring av eiendomsgebyrer og andre kommunale krav av regnskapsavdelingen men med skatteoppkrevers hjemmel, mens i Trøgstad innfordres kommunale eiendomsgebyrer ved bruk av tvangssalg via Tingretten og andre 18
kommunale krav av regnskapsavdelingen. Ulik organisering og små stillingsstørrelser i ulike deler organisasjonen, gjør at ansatte i dag sitter med delte stillinger i hhv. fakturering, innfordring og andre økonomi- eller kommunale oppgaver spesielt Eidsberg og Trøgstad kommuner. En samordning av innfordring av kommunale krav med skatteoppkrever har gjort at ansatte har blitt usikre og ser for seg delte stillinger på ulike arbeidsplasser som vil være uhensiktsmessig både for den ansatte, for skyldner og for kommunens totale oppgaveløsning. Det har derfor vært skepsis til å trekke ut deler av stillinger å lage to arbeidsplasser for enkeltansatte ved å flytte innfordringsdelen til skatteoppkreverkontoret før man er en ny kommune. Innfordringsmiljøet som er det samme som faktureringsmiljøet i kommunene, har sett det som uhensiktsmessig å dele dette opp og skape et ekstra kommunikasjonsledd for brukerne/kundene ved å skille innfordringsdelen med faktureringsoppgaven når det gjelder kommunale eiendomsgebyrer og kommunale krav. Skatteoppkreverne er av den oppfatning at oppgaven med både fakturering og innkreving faglig sett bør legges til det nye kemnerkontoret. Det er flere årsaker til dette: man får samlet innkrevingsmiljøet og kunnskapen om skyldneren dvs en mer effektiv drift hjemmelsgrunnlaget er bl.a. i skattebetalingsloven (kommunale avgifter, utleggstrekk) skyldner belastes ikke gebyrer ved innkreving m/utleggstrekk ved kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt skyldner har et kontor å forholde seg til Innfordringsmiljøet for kommunale eiendomsavgifter og andre kommunale krav støtter dette som den framtidsrettede løsningen når Indre Østfold kommune starter opp, men at kommunene i en overgangsperiode, både for å løse andre oppgaver og for å ta hensyn til den enkelte ansatte, kan tiltre innfordringsmiljøet gradvis etter hvert som man ser dette hensiktsmessig for oppgaveløsningene. Først når hele prosessen er gjennomført vil man sitte med ett innfordringsmiljø for innfordring av skatt, kommunale eiendomsavgifter og kommunale krav, og oppgaveporteføljen til den enkelte ansatte vil da være mer klar og tydelig. Oppsummert er viktige momenter knyttet til kommunale eiendomsavgifter og andre krav: Ulike organisasjonsmessige løsninger i våre 5 kommuner Fakturering og innfordring av kommunale eiendomsavgifter og kommunale krav bør være samlet for å unngå flere ledd for skyldner Skatteoppkrever, fakturering og innfordring av kommunale krav samler innfordringsmiljøet og kunnskapen om skyldner Skyldner belastes ikke gebyrer ved innkreving m/utleggstrekk ved kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt Skyldner har et kontor å forholde seg til Konklusjon: Gitt at fellesnemnda vil samlokalisere skatteoppkreverfunksjonen for de 5 kommunene på et tidligere tidspunkt enn øvrige organisasjonsmessige endringer starter, tilrår prosjektleder at man viderefører prosessen med å framforhandle endelig løsning med eksterne kontorlokaler sammen med Skatt Øst i Askim. Alternativt kan samlokalisering i kommunale lokaler tidligst 1. januar 2019 forutsatt at NAV-kontor fraflyttes sitt «rådhus». 19
Fakturering og innfordring av kommunale eiendomsavgifter og andre kommunale krav organiseres i Indre Østfold kommune inn under skatteoppkreveren, men som følge av ulik organisering og bruk av ansatte i kommunene øvrige oppgaveløsning i dag, åpnes det for at den enkelte kommune selv avgjør på hvilket tidspunkt man overfører ansatte og oppgaven inn til skatteoppkreverfunksjonen. PSU fellesnemnda 5K - 25/18 PSU 5K - behandling: Lars Holene fremmet forslag om at prosjektleders innstilling tas til orientering. Votering: Holenes forslag ble enstemmig vedtatt. PSU 5K - vedtak: Prosjektleders innstilling tas til orientering. 20
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/645 Retaksering av verk og bruk Saksnr Utvalg Type Dato 52/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders innstilling: 1. Fellesnemnda anbefaler kommunestyrene i Askim, Hobøl og Spydeberg å planlegge og gjennomføre retaksering av verk og bruk i 2018 i samsvar med overgangsregelen for verk og bruk. 2. Eventuell finansiering av netto kostnad til retakseringen vurderes når endelig kostnad og kompensasjon foreligger og er kjent. Saken gjelder: Retaksering av verk og bruk for eiendomsskatt Bakgrunn og saksopplysninger: Askim, Hobøl og Spydeberg kommuner må retaksere alle verk og bruk for eiendomsskatt innen 1. mars 2019. Stortinget vedtok i forbindelse med statsbudsjettet for 2018 endringer av reglene for eiendomsskatt på verk og bruk. Etter de nye reglene skal ikke lenger produksjonsutstyr og installasjoner regnes med i eiendomsskattegrunnlaget. I tillegg opphører verk og bruk som egen kategori under 3 i eiendomsskatteloven. De nye reglene får virkning fra og med skatteåret 2019. Det ble i forbindelse med statsbudsjettet for 2018, vedtatt overgangsregler som sier at eiendomsskattegrunnlaget skal reduseres gradvis over sju år. Formålet med denne overgangsregelen er å gi kommunene tid til å tilpasse seg inntektstapet. Skattesatsen i perioden kan ikke være høyere enn den som ble benyttet for samme type eiendom for 2018. I revidert nasjonalbudsjett 2018 foreslår regjeringen en presisering av overgangsregelen til eiendomsskatteloven 3. Forslaget sier at kommuner som ikke skriver ut eiendomsskatt på næringseiendom etter 3, men som i skatteåret 2018 skrev ut eiendomsskatt på verk og bruk, kan over syvårsperioden skrive ut eiendomsskatt på bygninger og tomt så lenge disse var omfattet av eiendomsskattegrunnlaget for verk og bruk i skatteåret 2018. Dette forslaget innebærer at kommunene kan benytte overgangsreglene også i tilfeller der kommunestyret velger å skrive ut eiendomsskatt etter nytt utskrivningsalternativ 3 c «berre på kraftverk, vindkraftverk, kraftnett og anlegg omfatta av særskattereglane for petroleum». 21
Det er 348 kommuner som skriver ut eiendomsskatt på verk og bruk, og som derfor må retaksere innen fristen 1. mars 2019. Dette betyr stor pågang på de takseringsfirmaer som tilbyr taksering av næringseiendommer. Eiendomsskattekontoret i Askim har sammen med innkjøpsavdelingen utarbeidet et konkurransegrunnlag for takseringstjenester. Siden Askim, Hobøl og Spydeberg må retaksere sine verk og bruk innhentes det tilbud på taksering for alle tre kommuner samlet. Vurdering av alternativer og konsekvenser: Retakseringen av verk og bruk for eiendomsskatt skyldes endring av regler for eiendomsskatt på verk og bruk med virkning fra eiendomsskatteåret 2019. Kommuner med eiendomsskatt på verk og bruk kan velge å skrive ut eiendomsskatt etter overgangsreglene og på den måten få redusert eiendomsskattegrunnlaget gradvis over sju år. Kommuner med eiendomsskatt på verk og bruk kan også velge å kun skrive ut eiendomsskatt etter 3 c i eiendomsskatteloven «berre på kraftverk, vindkraftverk, kraftnett og anlegg omfatta av særskattereglane for petroleum». Alternativene å skrive ut eiendomsskatt på næring, bolig og fritidsboliger er ikke vurdert i denne saken, og må vurderes nærmere i den videre prosessen med økonomiplanarbeidet inn mot ny kommune. Tverrfaglige vurderinger: Prosjektleder ser det som naturlig at Askim, Hobøl og Spydeberg kommune skriver ut eiendomsskatt etter overgangsregelen på alle verk og bruk slik som i dag. Det er ikke beregnet hvor stor reduksjon av eiendomsskatt det vil bli totalt for de tre kommunene som følge av regelendringene på maskiner og utstyr. Dersom man skulle velge å kun skrive ut eiendomsskatt på kraftverk, vindkraftverk, kraftnett og anlegg omfattet av særskattereglene for petroleum ville det være en reduksjon av eiendomsskatteinntekter på anslagsvis omkring 6 mill. kroner og medvirke til at kommunens økonomiske handlingsrom reduseres. Vurderinger av etikk og samfunn, herunder omdømme: Retaksering etter overgangsregelen gir den økonomiske forutsigbarheten som er lagt til grunn i økonomiplanen. Samtidig gir det Indre Østfold kommune mulighet til å videreføre eiendomsskattenivået fram til 2022. En retaksering vil også sikre at takstene for de virksomheter som er klassifisert som verk og bruk i 2018, er på et riktig nivå. Vurdering av økonomi og organisasjon: En retaksering vil for Askim, Hobøl og Spydeberg kommunes del anslagsvis ha en kostnad på omkring 1,2 mill. kroner. Det vil avholdes noen møter i Skattetakstnemnda og eiendomsskattekontorene vil få en ekstra belastning fram til takstene er vedtatt i oktober. Det bes ikke om ekstra ressurser til eiendomsskattekontorene. Stortinget vedtok å sette av 72,5 mill. kroner med det formål å kompensere kommunene for retaksering, som følge av endringen i adgangen til å ilegge eiendomsskatt på produksjonsutstyr og installasjoner ("verk og bruk"). Midlene vil bli fordelt gjennom året. Hvordan dette fordeles kjenner vi foreløpig ikke. Når reglene for å søke kompensasjon for retaksering er klare vil eiendomsskattekontoret søke om kompensasjon for størst mulig dekning av kostnadene ved retakseringen. Prosjektleder avventer forslag om finansiering av retakseringen inntil netto kostnad til retaksering og kompensasjon er klargjort. 22
Tilsvarende politisk sak sendes Askim, Hobøl og Spydeberg kommuner for behandling i formannskap og kommunestyre i mai/juni. Aktuelle planer, vedtak og dokumenter: Forslag til fremdriftsplan for retaksering: Uke 22 Uke 24 Uke 25 Uke 38 Uke 42 Utsendelse av konkurransegrunnlag Frist for levering av tilbud og åpning av disse Inngåelse av avtale med takstfirma Takstene oversendes kommunene fra takstfirma Vedtak av takster i nemndene Vurdering av prinsipiell betydning: Denne saken skal sluttbehandles av kommunestyrene i Askim, Hobøl og Spydeberg. Fellesnemndas vedtak ettersendes til kommunestyrene. 23
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/645 Hovedmodell for politisk organisering av Indre Østfold kommune 2020 Saksnr Utvalg Type Dato 53/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders innstilling: 1. Følgende hovedmodell for politisk organisering av Indre Østfold kommune 2020 vedtas: 24
2. Grunnprinsippene for den politiske organisering av Indre Østfold er helhetlig styring kombinert med hensiktsmessige nærdemokratiske ordninger som sikrer innflytelse fra innbyggere og næringsliv og som bygger opp under lokalsamfunnene. 3. Prinsippet om gjennomgående representasjon legges til grunn. 25
4. Helhetlig politisk styring, samarbeid og samskaping mellom interne og eksterne tjenester og aktører gir muligheter for å ta i bruk lokalsamfunnenes ressurser og gi et helhetlig tjenestetilbud. Med samskaping bringes viten, ressurser og kompetanser sammen fra innbyggere, det offentlige, foreninger og bedrifter og utvikler felles løsninger sammen med de involverte borgere, i stedet for til dem. 5. Det skal ikke innføres direkte valg av medlemmer til lokalutvalg slik det åpnes for i Kommunelovens 12, annet ledd 6. Reglementet og delegering for de politiske organene legges fram for politisk behandling høsten 2018. Saken gjelder: Valg av hovedmodell for politisk organisering av Indre Østfold kommune Politisk saksordfører: Denne saken skal sluttbehandles av Fellesnemnda. Bakgrunn og saksopplysninger: By- og kommunestyrene har delegert følgende til Fellesnemnda på dette området : «Fastsette den politiske organiseringen og den overordnede administrative organiseringen av den nye kommunen. Kommunestyret i den enkelte kommune skal uttale seg om saken før den behandles i fellesnemda. I juni 2017 vedtok alle by- og kommunestyrene at kommunestyret i Indre Østfold kommune skal ha 45 representanter, og i januar 2018 vedtok Fellesnemnda at «Parlamentarisk styresett utredes ikke videre.» I prosjektplanen presenteres 10 politiske målsetninger for Indre Østfold kommune. Følgende målsetning har særlig relevans for politisk organisering: «En raus og slagkraftig kommune med byer, tettsteder og landområder i vekst, med fokus på omdømmebygging og nærdemokrati og der innbyggere kjenner hele kommunen og trives. Den foreslåtte modellen er derfor en formannskapsmodell supplert med nærdemokratiske ordninger. De nærdemokratiske ordningene skal utredes videre og vedtas høsten 2018. Fellesnemnda og by- og kommunestyrene i de fem kommunene behandlet i april/mai 2018 sak om skisse for politisk organisering med nærdemokratiske ordninger i Indre Østfold kommune. Forslaget har i all hovedsak fått tilslutning med noen presiseringer (se vedlagte vedtak fra Fellesnemnd og by- og kommunestyrene). Forslag til hovedmodell for politisk organisering for Indre Østfold kommune er derfor en utdyping av skissen som er politisk behandlet. 26
Vurderinger: Vurderinger av etikk og samfunn, herunder omdømme: Den valgte politisk modellen må vurderes opp mot følgende kriterier for godt lokaldemokrati: KS`demokratiundersøkelse Delprosjektet anbefaler en politisk organisering basert på helhetlig styring kombinert med hensiktsmessige nærdemokratiske ordninger som sikrer innflytelse fra innbyggere og næringsliv og bygger opp under lokalsamfunnene. Kommunestyrets medlemmer blir sterkere aktivisert i styringsfunksjonen i kommunen og mindre i enkeltsaker. Fokus flyttes til behandling av sentrale styringsdokumenter/planer, temaer, saksområder og ivaretakelse av utviklingsperspektivet. Følgende plansje fra KS viser prinsippene for en slik politisk hovedmodell: Målt opp mot prinsippene for godt lokaldemokrati blir det politiske ansvaret tydeliggjort ved at kommunestyret utøver en helhetlig styring med gjennomgående representasjon i utvalg og råd. Fordi den politiske makten er sentralisert til i hovedsak de valgte kommunestyrerepresentantene, 27
blir det gode muligheter for innbyggerne å føre kontroll med det politiske styret i samsvar med kriteriet for ansvarlig styre. De lokaldemokratiske ordninger sikrer et innbyggernært styre hvor de kommer til orde og blir hørt. Klar politisk styring og stor grad av delegasjon til rådmannen i enkeltsaker vil være med å bidra til et effektivt styre. Samlet sett kan dette styrke tilliten til det politiske styret som er kriteriet for et pålitelig styre. Delprosjektet anbefaler ikke en politisk organisering som bygger opp under en sterk sektorisering av tjenestene, og vi legger ikke til grunn at den administrative organiseringen nødvendigvis må speile den politiske. Politisk behandling av saker fra flere tjenesteområder i samme utvalg styrker en helhetlig tenkning og politisk styring. Delprosjekt «Politisk organisering og nærdemokratiske ordninger» anbefaler følgende hovedmodell for politisk organisering av Indre Østfold kommune: Grunnprinsippene for den politisk organisering av Indre Østfold er helhetlig styring kombinert med hensiktsmessige nærdemokratiske ordninger som sikrer innflytelse fra innbyggere og næringsliv og som bygger opp under lokalsamfunnene. Prinsippet om gjennomgående representasjon legges til grunn. Helhetlig politisk styring, samarbeid samskaping mellom interne og eksterne tjenester og aktører gir muligheter for å ta i bruk lokalsamfunnenes ressurser og gi et helhetlig tjenestetilbud. Med samskaping bringes viten, ressurser og kompetanser sammen fra innbyggere, det offentlige, foreninger og bedrifter og utvikler felles løsninger sammen med de involverte borgere, i stedet for til dem. 28
Nærdemokratiske ordninger: Samfunnsutvalget får et særlig ansvar for stedsutvikling og oppfølging av de nærdemokratiske ordningene som skal legge til rette for politisk innflytelse fra flere innbyggere og samarbeidspartnere enn vi kan nå gjennom politiske organer i det representative demokratiet. De nærdemokratiske ordningene skal utredes videre og vedtas høsten 2018. Det er ennå ikke definert hvilke tettsteder som skal nærdemokratiske ordninger. Det skal ikke innføres direkte valg av medlemmer til lokalutvalg slik det åpnes for i Kommunelovens 12, annet ledd. Reglement og delegeringer: Reglementet og delegering for de politiske organene vil bli lagt fram for politisk behandling høsten 2018. Prosjektleders vurdering: Skissen til ny politisk organisering har vært gjenstand for en grundig politisk prosess i fellesnemnd og kommunestyrer. Underveis i prosessen har det vært tatt stilling til flere modeller for politisk organisering, hvor formannskapsmodellen er valgt. Prosjektleder stiller seg bak delprosjektets anbefalinger om politisk organisasjonsmodell. Det blir også et spennende arbeid utover høsten 29
hvor det skal jobbes videre med organisering av nærdemokratiske ordninger. Vedlegg: Vedtak etter møte 02.05.18 og 03.05.18 - P(286873) 30
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/645 Videre arbeid med kommuneplan for Indre Østfold kommune - Delegering av kommuneplanmyndighet - Svar fra kommunestyrene Saksnr Utvalg Type Dato 54/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders innstilling: Arbeidet med kommuneplan for Indre Østfold kommune videreføres med følgende forutsetninger: 1. Arbeid med kapittel arealstrategi i samfunnsdelen og kommuneplanens arealdel utsettes til kommunestyre for Indre Østfold er konstituert. 2. Delprosjekt AP1 utarbeider forslag til samfunnsdel som tar stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommunesamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon jfr. Plan- og bygningslovens 11.2, uten eget kapittel for arealstrategi. 3. Administrasjonen i kommunene bes foreta et innledende kartleggingsarbeid knyttet til arealdelen. Bakgrunn/saksopplysninger: I kommunestyrene i mai var spørsmålet om delegering av kommuneplanmyndighet til fellesnemnda for Indre Østfold kommune oppe til behandling, etter anmodning fra fellesnemnda, jf saksnr 18/34. I fire av kommunene ble det gjort likelydende vedtak, mens et enstemmig bystyre i Askim hadde to tillegg vedrørende arealstrategi og arealdel av kommuneplanen. Askims tillegg er vist i kursiv og understreket i vedtaket nedenfor: 1. Det delegeres til Fellesnemnda for Indre Østfold kommune å starte opp kommuneplanarbeid og utarbeide forslag til kommuneplan for Indre Østfold kommune, jf. Inndelingslova 26 fjerde ledd. Det skal ikke utarbeides arealstrategi som en del av Kommuneplanens samfunnsdel for Indre Østfold kommune. Delegeringen omfatter myndighet til å a. Varsle oppstart av planarbeid, herunder høring og offentlig ettersyn av planstrategi og planprogram, jf. pbl 11-12 b. Fastsette planstrategi og planprogram, jf pbl 10-1 og 11-13 c. Legge planforslag, samfunnsdelen, ut til offentlig ettersyn og høring, jf pbl 11-14 31
2. Forslag til planstrategi og planprogram, samt forslag til kommuneplan sendes til uttalelse hos de nåværende kommunestyrene før forslagene vedtas lagt ut til høring og offentlig ettersyn, jf. vedtakets punkt 1 a) og c). 3. Delegering av myndighet i vedtakets punkt 1 bortfaller når kommunestyret i Indre Østfold kommune er konstituert, senest 31.12.2019. 4. Arealplanen skal ikke påbegynnes før Indre Østfold kommune er etablert. I mandatet til delprosjekt AP1 Kommuneplan står det følgende på s 4: Mandatet inkluderer utarbeidelse av kommuneplanens arealdel. De enkelte kommunenes arealdeler vil ha rettsvirkning som kommunedelplaner for hvert sitt geografiske område i Indre Østfold kommune inntil ny arealdel er vedtatt av kommunestyret i den nye kommunen. Fellesnemda kan være planutvalg i forhold til planprosessene og fatte nødvendige vedtak om oppstart og høring av plandelene, men det er kommunestyrene som sluttbehandler og fatter eventuelle endelige planvedtak inntil nytt kommunestyre i Indre Østfold kommune er konstituert. I samme mandat står følgende framdriftsplan på s 5: Vedtaket, slik det forelå i innstillingen til kommunestyrene, er knyttet til punktene 3 og 4 i framdriftsplanen (se over). Vedtaket forutsetter at kommunestyrene vil få alle dokumenter forelagt for uttalelse før fellesnemnda fatter vedtak om å sende ut på høring eller fastsetter planstrategi og planprogram. Vurdering Fellesnemnda har bestemt at kommuneplanarbeidet for ny Indre Østfold kommune skal startes 32
tidlig for å ha en felles plan klar så raskt som mulig etter sammenslåing. Også prosjektplan for bygging av ny kommune, som er behandlet i alle fem kommunestyrene, peker på arbeidet med kommuneplan som en prioritert oppgave fram mot 2020. Endelig vedtak av samfunnsdel og hovedarbeidet med arealdelen er lagt etter at nytt kommunestyre er konstituert og sammenslåingen er et faktum. Dette begrunnes særlig i to forhold: Det nye kommunestyret, som skal forvalte ny kommuneplan, skal ha eierforhold til planen. Dette er et godt forvaltningsprinsipp, i likhet med bestemmelsen om at hvert nytt kommunestyre skal utarbeide og vedta planstrategi for «sin» periode, jf. plan- og bygningsloven 10-1. Det kan være krevende å fatte likelydende planvedtak i 5 kommunestyrer. I plan- og bygningslovens 11.2 står det: Kommuneplanens samfunnsdel skal ta stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommunesamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon. Den bør inneholde en beskrivelse og vurdering av alternative strategier for utviklingen i kommunen. I 11.5 står det: Kommunen skal ha en arealplan for hele kommunen (kommuneplanens arealdel) som viser sammenhengen mellom framtidig samfunnsutvikling og arealbruk. Samfunnsdelen skal dekke kommunesamfunnet som helhet. Samfunnsutvikling og arealbruk skal henge sammen. Dette gjør at samfunnsdelen nødvendigvis må inneholde mål og strategier som gir føringer for arealdelen. Det er også vanskelig å gjennomføre en medvirkningsprosess med innbyggere, foreninger og næringsliv uten at arealspørsmål blir berørt. I kommuneplanene til de 5 kommunene i Indre Østfold kommer føringene for arealdelen til uttrykk på litt ulike måter. I Trøgstads kommuneplan er arealstrategien et oppsummerende kapittel i samfunnsdelen, som gjentar arealstrategier gitt i de foregående kapitlene. Også Spydeberg og Eidsberg har i samfunnsdelen pekt ut strategier som legger klare føringer på arealbruk. I Askim er arealstrategien et selvstendig kapittel i samfunnsdelen som bygger på mål og strategier i samfunnsdelen. Slik framdriftsplanen for kommuneplanarbeidet for Indre Østfold kommune er lagt opp i mandatet, vil det være det nye kommunestyret for Indre Østfold kommune som sender samfunnsdel med arealstrategi ut på høring. Dersom Askim bystyres vedtak skal tolkes strengt og det ikke skal jobbes med føringer for areal i det hele tatt før 2020, innebærer det en utsettelse av hele arbeidet med kommuneplanen. Prosjektleders forslag er at delprosjekt AP1 fortsetter arbeidet med å utarbeide en ordinær samfunnsdel med «vanlige» verbale arealføringer, men uten et eget kapittel for arealstrategi. Det gir rom for at strategiprosesser kan inngå i arbeid før 1.1.2020, men at konklusjoner og forslag til arealstrategi først vil bli utarbeidet etter sammenslåing. Dette lar seg gjøre med mindre endringer i mandatet. Oppsummeringen og prioritering av arealstrategier må da gjøres etter 2020. Dette innebærer en utsettelse av høring på samfunnsdelen med anslagsvis et halvt år. Politisk arbeid med arealdelen bør ikke startes opp før samfunnsdel med arealstrategi er sendt på høring. Administrative forberedelser med arealdelen bør starte opp før 1.1.2020 for å holde framdriftsplanen. Eksempler på slikt arbeid kan være å samkjøre plankartene, avdekke forskjeller i planbestemmelser og kart og utarbeide arealstatistikk. Prosjektleder anbefaler derfor at administrasjonen i kommunene foretar et innledende kartleggingsarbeid knyttet til arealdelen. 33
Det anbefales ikke å sende samfunnsdelen på høring uten et eget kapittel for arealstrategi. Ved vår sammenslåing av 5 kommuner med 2 byer og mange tettsteder, er det ekstra viktig å legge en god overordnet arealstrategi før arealplankartet og planbestemmelser skal formes. Punkt 4 i Askim bystyres vedtak (Arealplanen skal ikke påbegynnes før Indre Østfold kommune er etablert) betyr kun at framdriftsplanen må skyves på med et kvartal. 34
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE-033 18/645 Delegering av myndighet til å etablere den overordnede administrative ledelsen Saksnr Utvalg Type Dato 55/18 Fellesnemnda PS 05.06.2018 Prosjektleders innstilling: 1. Prosjektleder/rådmann iverksetter etablering av sin ledergruppe. Det forutsettes at: a. Ledergruppen settes opp slik at alle politiske utvalg får tydelige kontaktpunkter i organisasjonen. b. Det samlede antall toppledere blir lavere enn summen av det kommunene har i dag. 2. Fellesnemnda gir prosjektleder/rådmann myndighet til å beslutte overordnet administrativ organisering. De enkelte kommunestyrene kan komme med innspill til rådmann innen 14.06.2018. 3. Prosjektleder/rådmann får fullmakt til å gjennomføre ansettelser i stillinger knyttet til et begrenset antall merkantile stillinger som vist i saken. 4. Fellesnemnda forutsetter at prosjektleder/rådmann i samarbeid med dagens rådmenn finner gode og fleksible løsninger slik at kommunene og prosjektet samlet sett ikke påføres unødvendige kostnader i overgangsfasen. Herunder må det åpnes for at personer kan ha roller i en ny kommune parallelt med rolle i dagens kommuner. 5. Eventuelle budsjettmessige konsekvenser innarbeides i neste budsjettsak til fellesnemnda. Bakgrunn og saksopplysning: Det er ansatt rådmann for Indre Østfold kommune. Ny rådmann trer inn som prosjektleder og det er viktig for Indre Østfold kommune 2020 at det nå etableres en ledergruppe. Etableringen av en ledergruppe vil gi en viktig avklaring for de ansatte, samt bidra til større forutsigbarhet for de ansatte. Det er fremlagt forslag til politiske organisering. Dermed er vi på et stadium der det er naturlig med etablering av den administrative toppledelsen. Delegeringsreglement for Indre Østfold kommune utarbeides høsten 2018. Tilsvarende gjelder for administrativ organisasjonsstruktur. Videre er det behov for å begynne arbeidet med å formalisere støttefunksjoner rundt den nye kommunen. I første omgang tas det sikte på å ha en fast sekretariatsfunksjon for fellesnemnd, 35