Tilleggsinnkalling for PSU fellesnemnda 5K. Saksliste

Transkript

1 Møtedato: Møtested: Spydeberg kommunehus Møtetid: 15:30 Tilleggsinnkalling for PSU fellesnemnda 5K Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentant kan bli innkalt. Forfall meldes til fellesnemndas sekretær, tlf eller e-post: trude.paulsen@hobol.kommune.se Saksnr Tittel Saksliste 37/17 Mandater for delprosjekter 8.desember 2017 Øivind T.Reymert leder

2 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1574 Mandater for delprosjekter Saksnr Utvalg Type Dato 37/17 PSU fellesnemnda 5K PS Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Vedlagte mandater godkjennes, og legges til grunn for det videre arbeidet i de enkelte delprosjekt. 2. Prosjektleder bes å sørge for nødvendig koordinering og samordning med og mellom delprosjektledere i de tilfeller det er behov for justeringer i de enkelte mandater. 3. Prosjektleder bes å koordinere ressursbehovene som fremkommer av mandatene til delprosjektene i henhold til vedtatt budsjett for 2018, og fremlegge en total oversikt på dette til fellesnemndas møte Saken gjelder: Godkjenning av mandater for delprosjekter i Indre Østfold kommune Bakgrunn og saksopplysninger: Fellesnemnda vedtok i sak 17/19 og 17/39 en organisasjonsplan for prosjektarbeidet med å etablere ny Indre Østfold kommune fra Arbeidet ble organisert i 13 delprosjekter med hver sin delprosjektleder. Det ble også vedtatt at det enkelte delprosjekt skulle arbeide med utformingen av sitt eget mandat. Fellesnemnda vedtok en egen mandatmal som skulle legges til grunn for det videre arbeidet. I Fellesnemndas møte ble det fremmet sak som ga foreløpig status for arbeidet. Det er også underveis avholdt 2 samordningsmøter for delprosjektlederne. Etter gode diskusjoner, og drøftinger i delprosjektene legges nå de utarbeidede mandater til godkjenning i fellesnemnda. Prosjektleders vurderinger: Å etablere gode mandater for det enkelte delprosjekt er et viktig arbeid som sikrer forankring og tydeliggjøring med tanke på igangsetting av selve hovedprosjektet over nyttår. Arbeidet med mandatene har gitt viktige og gode avklaringsdiskusjoner knyttet til hvordan delprosjektet skal løse 2

3 sitt oppdrag, og hvordan dette skal organiseres. Det er foreløpig ikke foretatt detaljert samordning og tydelige avgrensninger mellom alle delprosjekt. Dette vil være et arbeid som prioriteres i desember 2017/januar Mandatarbeidet har også avdekket behov for tilførsel av ressurser til det enkelte delprosjekt. Det er bekjentgjort behov for innkjøp av tjenester, (innhenting av faktagrunnlag, prosessveiledning, frikjøp m.m.), samt behov for midler til digitaliseringstiltak. Prosjektleder vil komme tilbake med egen sak om totale ressursbehov som ar angitt så langt i prosjektet, og med forslag til ressursfordeling til delprosjektene sett opp mot vedtatt budsjett. Delprosjekt A/P3 Økonomisk politikk og handlingsregler har i forkant av mandatsarbeidet bestilt et faktagrunnlag med tanke på status i Indre Østfold kommune sett opp mot sammenlignbare kommuner, hvor det også er gjort fremskrivninger med tanke på fremtidige behov. Konsulentselskapet Agenda Kaupangs analyse viser at det er behov for betydelige endringer i ressursbruk innenfor mange tjenesteområder for å kunne sikre en bærekraftig utvikling for Indre Østfold kommune i fremtiden. Dette innebærer også at arbeidet med gevinstrealiseringsplaner innenfor delprosjektene må prioriteres slik at økonomiske og kvalitetsmessige effekter kan tas ut i perioden fram mot sammenslåing. Agenda Kaupangs faktagrunnlag vil bli et av flere viktige bakgrunnsdokument i det videre arbeidet i og mellom delprosjekter og arbeidsgrupper. Prosjektleder anser at de prosesser og det bakgrunnsmateriale det er arbeidet med i Indre Østfold kommune 2020 i høst, danner et nødvendig og godt fundament for den videre prosessen med å bygge ny kommune. Prosjektleder finner også grunn til å minne om at i detaljeringen av mandater og ved senere utforming av mandater til arbeidsgrupper er det en ambisjon om at vi skal være nysgjerrige og nytenkende. Det er derfor viktig at ledere og delprosjektledere stimulerer til kreativitet og nytenkning i det videre arbeidet. Prosjektleders kommentarer til det enkelte mandat: A1: Administrasjon og ledelse Delprosjektet har valgt å foreslå å organisere arbeidet i to hovedområder: Ett hovedområde på strategisk nivå for utredning av overordnet strategisk arbeid innen ledelse, HR, folkehelse m.m., og et hovedområde for utredning og organisering av administrative stabs- og støttefunksjoner. Delprosjektet foreslår noen endringer i gruppesammensetning med tilførsel av HR-ressurs. Prosjektleder anser at delprosjektet må sørge for samordning med øvrige administrative delprosjekter på overgripende fellesområder slik som folkehelse, ledelse, HR m.m. Delprosjektet angir behov for ressurser til innhenting av faktagrunnlag, prosessveiledning, digitalisering og skrivebistand. A2: Økonomi Delprosjektet har gjort et godt grunnarbeid med sitt mandat, og samtidig utarbeidet forslag til underliggende tilleggsdokumenter i form av milepælplan m.m. Delprosjektet må sørge for nødvendig samordning og avgrensninger i forhold til delprosjektet økonomisk politikk og handlingsregler, slik at unødvendig dobbeltarbeid unngås, og at det gjøres 3

4 nødvendige grensedragninger mellom disse delprosjektene. Delprosjektet har et godt formulert fokus på gevinstrealisering, med formuleringer som gjennomgående bør innarbeides i øvrige delprosjektmandater og også senere mandater for arbeidsgrupper. Et eksempel på dette er: «Utarbeide analyser og grunnlag for å fastsette mål om effektivisering og gevinstrealisering, samt utfordre på at effektene/gevinstene som faktisk forventes, blir realisert» A3: Eiendom, miljø og tekniske tjenester Delprosjektet har et konkret mandat, med forslag om å etablere arbeidsgrupper. Mandatet tydeliggjør behov for å avsette tid og ressurser for å kunne løse oppdraget. Det er angitt behov for ekstern kompetanse i deler av utredningene. Innovasjon og digitalisering er tydeliggjort i mandatet. A4: Helse, sosial og omsorg Mandatet er meget omfattende og dekker mange av kommunens tjenesteområder. For å sikre samordning foreslås det å opprette et bredt sammensatt delprosjektstyre. Delprosjektet har ikke spesifisert sitt ressursbehov utover å peke på behovet for å etablere ett felles fagsystem på IKTområdet. Prosjektleder antar at delprosjektet med bakgrunn i sitt omfang, vil ha et betydelig ressursbehov fremover, og at det derfor må avsettes reserver for å dekke dette. A5: Kultur og oppvekst Mandatet er konsist og tydelig. Delprosjektet foreslås nytt navn: Oppvekst livsmestring og læring. Prosjektleder anser at dette tyder på at delprosjektgruppen allerede ser muligheter for nytenkning og endring av eksisterende organisering og tjenesteutøvelse. Mandatet tydeliggjør at det er enkelte tjenesteområder som prioriteres i tid fremfor andre; Pedagogisk Psykologisk tjeneste (PPT), barnevern og flyktningetjenester. Prosjektet skal også utarbeide grunnlag for barnehage- og skolebehovsplan, et viktig arbeid som danner grunnlag for videre planlegging av fremtidige tiltak innenfor oppvekstområdet. Det er også i mandatet fremlagt tydelige målsettinger for de endringer prosjektet skal skape. Som flere av de andre delprosjektene er dette et stort og omfattende prosjekt som krever betydelige ressurser. A6: Forberedelser valg 2019 Mandatet er tydelig og konkret beskrevet, og vil i natur være et delprosjekt som sluttføres raskere enn øvrige delprosjekter P1: Politisk organisering Mandatet er tydelig og godt beskrevet. Delprosjektet ønsker å utrede parlamentarismemodellen som et alternativ til dagens formannskapsmodell. Delprosjektet regner med at valg av politisk modell avklares i april Prosjektleder anser at det blir viktig å avklare tidsplan, særlig med tanke på delprosjekt administrasjon og ledelse som skal utrede administrativ modell, og med tanke på tidsplan for rekruttering av ny administrativ toppledelse. Delprosjektet bør også foreta avgrensninger mot delprosjekt nærdemokrati og felles kultur. P2: Nærdemokrati og felles kultur Mandatet er grundig og gjennomarbeidet. Er tydelig på utvikling av lokaldemokratiske ordninger knyttet opp mot tettstedsutvikling. Ønsker bred involvering av frivillighet. Har et «nysgjerrig» utgangspunkt hvor det legges opp til innhenting av kunnskap både i inn- og utland. Delprosjektet bør koordinere sitt arbeid med delprosjekt politisk organisering. Foreslår egen samordningsgruppe 4

5 mellom delprosjektene i forhold til innbyggerkontakt. Delprosjektet har utarbeidet et detaljert budsjett for sitt oppdrag. A/P1: Kommuneplan Mandatet inkluderer gjennomføring av en kommunal planstrategiprosess for Indre Østfold kommune. Det forutsettes at samtlige delprosjekter skal bidra med leveranser til dette delprosjektet med en beskrivelse av muligheter, utfordringer, mål og strategier. Bidragene vil danne grunnlaget for kommunal planstrategi og planprogrammet for kommuneplanen. Mandatet inkluderer utarbeidelse av kommuneplanens samfunnsdel og arealdel. De enkelte kommunenes arealdeler vil ha rettsvirkning som kommunedelplaner for hvert sitt geografiske område i Indre Østfold kommune inntil ny arealdel er vedtatt av kommunestyret i den nye kommunen. Fellesnemda foreslås å være planutvalg i forhold til planprosessene og fatte nødvendige vedtak om oppstart og høring av plandelene, men det er kommunestyrene som sluttbehandler og fatter eventuelle endelige planvedtak inntil nytt kommunestyre i Indre Østfold kommune er konstituert. Forslaget synes godt gjennomarbeidet. Det er avdekket et betydelig ressursbehov i form av innhenting av faktagrunnlag, prosessveiledning, frikjøp av planleggerressurs mv. A/P2: Arbeidsgiverpolitikk Mandatet er konkret beskrevet med målsettinger og definerte temaområder som skal utredes. Delprosjektet har behov for nærmere samordning med delprosjekt administrasjon og ledelse og delprosjekt kommuneplan. Fremdriften er tydeliggjort med tidsplan og et detaljert budsjett. A/P3: Økonomisk politikk og handlingsregler Mandatet for dette delprosjektet er svært omfattende og krever samarbeid og samordning mot mange av de øvrige delprosjekter. Det er behov for tydeliggjøring og avgrensninger i forhold til prosjekt A2 Økonomi. Delprosjektet angir behov for betydelig tilførsel av ressurser til gjennomføring av mandatet. A/P4: Interkommunalt samarbeid og eierskap Mandatet er tydelig og enkelt beskrevet. Mandatet viser oppstart av et omfattende utredningsarbeid som vil kreve betydelige ressurser i form av bistand, både i form av juridiske og andre støtteressurser. En vurdering av fremtidig organisering av de interkommunale samarbeid og eierskap vil kreve betydelig samordning med flere av de administrative delprosjektene. I forbindelse med prosessen må det avklares hvordan samarbeidspartnere som ikke er en del av Indre østfold kommune 2020 skal medvirke i prosessene. Delprosjektet har gitt et rundt anslag på tilførsel av ca. 2,5 mill kr.til å gjennomføre nødvendige prosesser i løpet av perioden. A/P5: Næring, kultur og stedsutvikling Det er utarbeidet et omfattende og grundig mandat som skal utrede 5 konkrete temaområder. Mandatet retter blikket fremover og har et mål om å lage en visjon for kultur, nærings- og stedsutvikling som har et langsiktig preg, blant annet ved å stille spørsmålet: Hvordan vil folk leve livene sine i Indre Østfold i 2030? Mandatet er detaljert og gjennomarbeidet, men prosjektleder anser at mandatet må ha avgrensninger, særlig til prosjektene «Nærdemokrati og felles kultur» og «kommuneplan», men også mot andre delprosjekt. Delprosjektgruppa har lagt opp til et budsjett på ca. 1.mill.kr for å gjennomføre sitt oppdrag. I tillegg er det foreslått medlemskap i «Smart Cities» og innkjøp av eksterne utredninger/fagrapporter som foreløpig ikke er budsjetterte. 5

6 Vurdering av økonomiske konsekvenser: Dennes saken gjelder selve gjennomføringen av kommunesammenslåingsprosessen i Indre Østfold kommune. Mottatte tilskuddsmidler til prosessen vil disponeres i arbeidet som gjennomføres i de ulike delprosjekter fram mot Samtidig er det forventet gevinstrealiseringstiltak gjennom prosjektperioden hvor effektene tas ut i den enkelte kommune og ikke i prosjektet.. Den vedtatte prosjektplanen for etablering av Indre Østfold kommune har en klar målsetting om at Indre Østfold kommune skal være en framtidsrettet og effektiv tjenesteleverandør. I byggingen av Indre Østfold kommune skal det tas ut gevinster i form av kvalitet og ressurser. Forutsetningen for å sikre en gevinstrealisering vil være at det tenkes nytt når delprosjektene jobber seg gjennom sine områder. Ta ut stordriftsfordeler, kvalitetsheving i tjenesteproduksjonen og kvalitetsgevinster for innbyggere og interessenter er resultater som må søkes. Det er viktig at det inntas målformuleringer vedrørende disse forventninger i det enkelte delprosjekt og i de enkelte arbeidsgrupper som opprettes i det videre prosjektarbeidet. Disse gevinstene tas ut i linjeorganisasjonene i prosjektperioden. For prosjektets del er det kun budsjettert med bruk av eksterne tilførte midler. Sammenslåingskommunene bidrar med personalressurser i delprosjektgrupper og i arbeidsgrupper. Det er foreløpig kun gjort foreløpige budsjettanslag for utgiftsbehov i de enkelte delprosjekter. Disse må spesifiseres nærmere når milepælplaner og arbeidsgrupper er mer definerte. Prosjektleder vil i samråd med delprosjektledere utarbeide detaljbudsjetter og tildele/fordele midler til de enkelte delprosjekter. Vedlegg: Vedlegg sak Mandat delprosjekt AP1 Kommuneplan Vedlegg sak Mandat delprosjekt A1 Administrasjon og ledelse Vedlegg sak Mandat delprosjekt A2 Økonomi Vedlegg sak Mandat delprosjekt A3 Eiendom, miljø og tekniske tjenester Vedlegg sak Mandat delprosjekt A4 Helse, sosial og omsorg Vedlegg sak Mandat delprosjekt A5 Kultur og oppvekst Vedlegg sak Mandat delprosjekt A6 Forberedelse valg 2019 Vedlegg sak Mandat delprosjekt AP2 Arbeidsgiverpolitikk Vedlegg sak Mandat delprosjekt AP3 Øko.politikk og handlingsregler Vedlegg sak Mandat delprosjekt AP4 Interkommunale samarbeider og eierskap Vedlegg sak Mandat delprosjekt AP5 Næring, kultur, og stedsutvikling Vedlegg sak Mandat delprosjekt P1 Politisk organisering Vedlegg sak Mandat delprosjekt P2 Nærdemokrati og felles kultur 6