Statens lånekasse fr utdanning Brukerhåndbk Arbeidsflate fr lærestedene Oppdatert ktber 2010
Innhldsfrtegnelse 1 Tilgang til arbeidsflaten... 3 2 Innlgging... 3 2.1 Første gang du lgger inn... 3 2.2 Vanlig innlgging til arbeidsflaten... 4 2.3 Glemt passrd... 5 3 Tilganger i arbeidsflaten... 5 3.1 Opprette nye brukere av arbeidsflaten... 5 4 Utføring av ppgaver i arbeidsflaten... 6 4.1 Ferdigstille søknader... 6 4.1.1 Melding fra Lånekassen... 7 4.1.3 Flere undervisningsår... 8 4.2 Søknadsbehandlingen... 8 4.3 Laste pp vedlegg... 10 4.3.1 Sende inn vedlegg i psten... 10 4.3.2 Sende inn vedlegg elektrnisk på arbeidsflaten... 11 4.4 Søknadsarkiv... 12 4.5 Melding m avbrutt utdanning, strt ulegitimert fravær, nytt frammøte g endret studiebelastning... 12 4.6 Send skjema... 13 4.7 Se liste ver lærestedets utdanninger... 14 4.8 Laste pp eksamensdata... 14 2
1 Tilgang til arbeidsflaten Hvert lærested har en administratr sm styrer hvem sm skal ha tilgang til arbeidsflaten. Hvis du ønsker tilgang til Lånekassens arbeidsflate, må du kntakte administratren ved lærestedet ditt. Er du i tvil m hvem sm er administratr, kan du høre med rektr / administrative leder eller kntakte Lånekassen. Nye læresteder mttar et skjema m registrering av administratr til arbeidsflaten sm vedlegg til vedtaket m støtteberettigelse. Hvis lærestedet ønsker å bytte administratr kan dere benytte skjemaet Bytte administratr sm finnes under menyvalget Send skjema inne på arbeidsflaten. Når din administratr har lagt deg til sm bruker av arbeidsflaten, vil du mtta en autmatisk generert e-pst med innlggingsinfrmasjn. En ny administratr ved et lærested vil mtta den samme e-psten når Lånekassen ppretter en ny administratr. Det er kun læresteder med gdkjente undervisningspplegg hs Lånekassen sm har tilgang til arbeidsflaten. 2 Innlgging Innlggingen er lik fr administratrer g brukere. Du trenger: - Brukernavn (din e-pstadresse) - Persnlig passrd (denne lager du selv første gang du lgger inn) - Engangspassrd (sendes til din e-pstadresse) 2.1 Første gang du lgger inn Når en ny administratr eller bruker blir registrert, sendes en autmatisk generert e-pst med infrmasjn m pålgging til den nye administratren/brukeren. I infrmasjns-e-psten vil du finne en lenke til en side hvr du lager et persnlig passrd. Denne siden ser slik ut: 3
Det selvvalgte passrdet skal være på minst åtte tegn, g det skal innehlde minst én liten g én str bkstav, samt minst ett siffer. 2.2 Vanlig innlgging til arbeidsflaten Når du har valgt ditt eget persnlige passrd, kan du lgge inn på arbeidsflaten. Når du skal lgge deg inn på arbeidsflaten, vil pålggingsbildet se slik ut: Du lgger inn med din registrerte e-pstadresse, g benytter ditt persnlige passrd. Etter at du har skrevet inn e-pstadressen g passrdet g trykket på lgg inn, vil du mtta et engangspassrd til din e-pstadresse. Engangspassrdet må benyttes innen det har gått 60 minutter. Engangspassrdet skriver du inn i det neste innlggingsbildet på arbeidsflaten (se illustrasjn under). Etter at du har skrevet inn engangspassrdet, trykker du Lgg inn fr å fullføre innlggingen.. 4
2.3 Glemt passrd Hvis du har glemt ditt persnlige passrd, kan du lage et nytt ved å trykke på lenken Glemt passrd, sm ligger til høyre fr feltet hvr du skal skrive inn ditt persnlige passrd. Du vil da få tilsendt en lenke til din registrerte e-pstadresse. Trykk på lenken Nytt passrd, g lag et nytt persnlig passrd (samme rutine sm ved førstegangs innlgging). Lenken er kun gyldig i 30 minutter. 3 Tilganger i arbeidsflaten Når du har lgget deg på arbeidsflaten, vil hvedsiden se slik ut: Til venstre er det en meny sm viser de ulike valgene på arbeidsflaten. Hvr mange valg du har, avhenger av: lærestedets tilganger dine tilganger Lånekassen definerer lærestedets tilganger ut fra lærestedets behv. Lærestedets administratr bestemmer tilgangene fr hver enkelt bruker. 3.1 Opprette nye brukere av arbeidsflaten Det er bare administratren ved lærestedet sm kan pprette nye brukere. Slik ppretter en administratr nye brukere av arbeidsflaten: Klikk på Brukeradministrasjn i menyen til venstre i arbeidsflaten Velg Opprett ny Fyll inn feltene fr navn g e-pstadresse 5
Velg deretter tilgangstype under Brukertilganger (her vil valgene variere fra lærested til lærested). Tilgangstype Behandle søknader Definisjn Gir brukeren mulighet til å behandle søknader på arbeidsflaten. Hvis lærestedet har flere sklekder hs Lånekassen, må denne tilgangstypen bli gitt fr alle aktuelle læresteder (sklekder). Brukeren kan gså se liste ver lærestedets gdkjente undervisningspplegg med denne tilgangen. Kun lesetilgang søknader Laste pp eksamensdata Denne tilgangstypen gir gså brukeren mulighet til å sende inn melding m avbrudd, fravær, endret studiebelastning g nytt frammøte (gjelder ikke læresteder sm er gdkjent etter Universitets- g høysklelven). Denne tilgangstypen fungerer bare hvis den kmbineres med behandle søknader. Tilgangen gir brukeren mulighet til å se på søknader, men ikke til å behandle søknadene. Gir brukeren tilgang til å laste pp filer med eksamensdata. Etter at du har valgt tilgangstype, trykker du på Lagre. Den nye brukeren vil mtta en autmatisk generert e-pst med infrmasjn m førstegangspålgging. Det er viktig at brukertilgangene hldes ppdatert. Hvis fr eksempel en brukers ansettelsesfrhld pphører ved lærestedet, må administratren straks slette vedkmmendes tilgang til arbeidsflaten. Administratren kan slette en brukers tilgang til arbeidsflaten ved å gå til brukeradministrasjnen. Trykk på den aktuelle persnens e-pstadresse, g deretter på knappen Slett. 4 Utføring av ppgaver i arbeidsflaten 4.1 Ferdigstille søknader Søknader til behandling er et menyvalg fr de lærestedene sm skal fylle ut infrmasjn på elevenes/studentenes søknad til Lånekassen. Hva lærestedet blir bedt m å fylle ut, vil kunne variere fra lærested til lærested, g fra søknad til søknad. Lånekassen ber lærestedet kun m å fylle ut infrmasjn sm vi mangler fr å kunne behandle søknaden. Under valget søknader til behandling, finner lærestedet en versikt ver de søknadene sm mangler pplysninger. Fr å ferdigstille en søknad trykker du på Velg (Select) til venstre fr den aktuelle søknaden. 6
Frklaring til skjermbildet Behandle søknader : Felt Nedtrekksliste lærested Nedtrekksliste undervisningsår Søkefelt Velg (select) Saksnr Navn Fødselsnummer Mttatt søknad Sist endret av Sist endret Frklaring Velg aktuelt lærested i nedtrekkslisten hvis du har tilgang til flere læresteder. Velg ønsket undervisningsår. Lånekassen har i perider nettsøknader fr t ulike undervisningsår tilgjengelig samtidig. Bruk denne nedtrekkslisten til å vise ulike undervisningsår Eksempler: 0910 - undervisningsåret 2009-2010 1011 undervisningsåret 2010-2011 sv. Søkefeltet kan benyttes fr å krte ned på listen ver søknader sm er klare til behandling. Du kan søke på navn eller fødselsnummer. Trykk på Velg (select) fr å gå inn på aktuell søknad. Saksnummeret definerer undervisningsår (de fire første sifrene) g søknadsnummeret til aktuell søker. Navn på elev/student sm har søknad sm må ferdigstilles. Fødselsnummer til elev/student. Dat fr når søknaden km til arbeidsflaten. Navnet til brukeren av arbeidsflaten sm sist endret g lagret søknaden (men sm ikke sendte den inn til Lånekassen). Dat fr når søknaden sist ble endret. Flere brukere inne på arbeidsflaten samtidig Det er ikke ne i veien fr at flere av lærestedets brukere av arbeidsflaten kan være pålgget samtidig. Dersm dere er inne på samme søknad samtidig, vil det være den søknaden sm først blir bekreftet g sendt til Lånekassen sm blir gjeldende. Merk at det ikke vil kmme feilmelding til den andre brukeren når hun trykker Send til Lånekassen. 4.1.1 Melding fra Lånekassen Hver tirsdag sendes autmatisk en e-pst til alle brukere av arbeidsflaten, hvis det finnes ubehandlede søknader. 7
Lånekassen sender bare én samlet e-pst, ikke én e-pst per søknad. E-psten vil innehlde infrmasjn m hvilket undervisningsår søknaden(e) er knyttet til hvilken sklekde søknaden(e) er knyttet til antall ubehandlede søknader 4.1.3 Flere undervisningsår Arbeidsflaten håndterer flere undervisningsår. Det vil i perider være mulig fr en elev/student å søke m støtte fr t ulike undervisningsår (inneværende g neste). Benytt derfr nedtrekkslisten fr å velge hvilket undervisningsår du ønsker å behandle søknader fr. Denne listen ligger til høyre fr lærestedsnavnet. Undervisningsåret følger denne rekkefølgen: høstsemester vårsemester smmer. 0910 betyr undervisningsåret 2009-2010 1011 betyr undervisningsåret 2010-2011 sv. 4.2 Søknadsbehandlingen Under finner du et eksempel på behandling av en søknad. Du får bare pp de feltene i søknaden sm Lånekassen trenger pplysninger m. Dette bildet kan variere fra søknad til søknad ettersm behvet fr pplysninger varierer. 8
Dette bildet er kun et eksempel. Hva Lånekassen etterspør på søknadene vil variere fra søknad til søknad. Frklaring til standardfelter på skjermbildet: Felt/Knapp Farge på søknaden Søknadsperide Lærested Undervisningspplegg Nettsøknadsreferanse Saksnummer Frklaring Blå (sm eksemplet) angir at søkeren har benyttet søknad fr høyere g annen utdanning. Rsa farge angir at søkeren har benyttet søknad fr vanlig videregående skle (krever ungdmsrett). Du kan gså se hvilken søknad sm er benyttet i feltet søknadstype. Det er fire perider det er mulig å søke fr hele året (høst- g vårsemesteret) kun høst kun vår smmer Angir hvilket lærested sm ble valgt på søknaden. Angir hvilket undervisningspplegg sm ble valgt på søknaden. Fr elever i ffentlig videregående skle kmmer denne infrmasjnen fra Vig. Referansenummeret til søknaden. Saksnummerets fire første siffer angir undervisningsår. De neste t tallene angir nummeret i rekken av søknaden til den 9
Avvis søknaden Avbryt Lagre Send til Lånekassen aktuelle eleven/studenten. Hvis man haker av i feltet Avvis denne søknaden, får man pp en nedtrekksliste med ulike avvisningsårsaker. Hvis ingen av disse avvisningsgrunnene passer fr den aktuelle søknaden, er det viktig at søknaden ikke avvises på arbeidsflaten. Ta kntakt med Lånekassen m den aktuelle søknaden, slik at søknaden blir behandlet krrekt. Du kmmer tilbake til skjermbildet Søknader til behandling. Ingen endringer på søknaden blir lagret. Endringene på søknaden blir lagret, men søknaden blir ikke sendt til Lånekassen. Denne knappen kan du benytte hvis du ikke ønsker å sende søknaden umiddelbart. Alle endringer blir lagret (det er ikke nødvendig å trykke på Lagre - knappen først) g søknaden blir sendt til Lånekassen fr behandling. Hjelpetekster Fr alle feltene er det mulig å trykke på iknet feltet. fr å få fram en veiledende hjelpetekst tilknyttet 4.3 Laste pp vedlegg På arbeidsflaten kan du laste pp vedlegg til en søknad dersm det er nødvendig. Denne funksjnaliteten ligger nederst i bildet på alle søknadene. Du kan gså ettersende vedlegg ved å finne aktuell søknad i menyvalget Søknadsarkiv. Fr å sende vedlegg velger du først innsendingsmetde. Her kan du velge m vedlegget skal sendes sm brevpst eller lastes pp elektrnisk på arbeidsflaten. Hvis dkumentasjnen innehlder sensitive pplysninger m søkeren, skal du alltid ettersende vedlegget sm brevpst. 4.3.1 Sende inn vedlegg i psten Først velger du m vedlegget skal sendes sm brevpst eller lastes pp elektrnisk Deretter velger du kategri ut fra hva du skal sende inn/laste pp. 10
Trykk på Bekreft fr å bekrefte at vedlegg vil bli sendt i psten Du vil få en melding m at søknaden ikke blir behandlet før Lånekassen har mttatt det aktuelle vedlegget. 4.3.2 Sende inn vedlegg elektrnisk på arbeidsflaten Først velger du m vedlegget skal sendes per pst eller lastes pp elektrnisk Deretter velger du kategri ut fra hva du skal sende inn/laste pp 11
Trykk på Brwse (bla gjennm). Velg riktig dkument g trykk OK. Trykk deretter på Send vedlegg. Skjermbildet vil deretter se slik ut: Vær ppmerksm på at vedlegg sm sendes elektrnisk til Lånekassen ikke kan slettes igjen. 4.4 Søknadsarkiv Kun søknader sm lærestedet har ferdigstilt på arbeidsflaten vises i arkivet. I søknadsarkivet finner du søknader sm lærestedet har ferdigstilt g sendt til Lånekassen. Her kan du gå inn på søknadene fr å se hva sm ble fylt ut. Det er ikke mulig å endre på pplysningene i søknadene, men du kan ettersende vedlegg. Fr å finne en søknad i arkivet må du søke etter navn eller fødselsnummer (du kan skrive inn deler av fødselsnummeret). Vær ppmerksm på at søknadsarkivet håndterer flere undervisningsår. Velg ønsket undervisningsår i nedtrekkslisten sm ligger til høyre fr lærestedsnavnet. 4.5 Melding m avbrutt utdanning, strt ulegitimert fravær, nytt frammøte g endret studiebelastning Dette menyvalget er ikke tilgjengelig fr høyskler g universiteter 12
Velg riktig sklekde i nedtrekkslisten g benytt fødselsnummer til aktuell elev/student fr å sende inn en melding m avbrutt utdanning, strt ulegitimert fravær, nytt frammøte eller endret studiebelastning. Deretter fyller du ut meldingen. Trykk på knappen Send fr å sende meldingen til Lånekassen. Etter at du har trykket på Send, kan du skrive ut den innsendte meldingen. Meldingene blir av hensyn til persnvernet ikke lagret på arbeidsflaten. Du kan derfr ikke finne igjen tidligere innsendte meldinger på elever g studenter 4.6 Send skjema Her har du muligheten til å sende skjema til Lånekassen. Det er her t kategrier med skjema: elektrniske skjema pdf/bildefiler 13
De elektrniske skjemaene fylles ut direkte på arbeidsflaten, mens de sm er markert sm.pdf/bildefiler må lastes pp. Uansett hvilket skjema du sender inn, må du velge riktig skle i rullegardinen hvis du har tilgang til flere skler i Lånekassens system. Slik sender du inn elektrniske skjema Velg et av de tre elektrniske skjemaene. Fyll inn alle aktuelle felter g marker fr at du bekrefter at alle pplysningene er krrekte. Trykk deretter på Send. Skjemaet blir da sendt til Lånekassen fr behandling. Du vil mtta en kvittering på e-pst (samme adresse sm du er lgget inn med). Kvitteringen pplyser m hvilket skjema du har sendt inn g dat fr innsendelse. Kvitteringen vil ikke vise innhlde i skjemaet sendte inn (fødselsnummer g liknende vil ikke fremkmme). Slik sender du inn.pdf/bildefiler Velg det skjemaet du ønsker å sende inn. Trykk på lenken fr å åpne skjemaet på din datamaskin. Filen sm åpnes (i.pdf) er laget slik at det kan fylles ut på datamaskinen. Etter at du har fylt ut alle feltene, lagrer du skjemaet på din datamaskin. Trykk på Bla gjennm (Brwse) inne på arbeidsflaten g hent skjemaet du har fylt ut, trykk til slutt på Send. Skjemaet er nå sendt til Lånekassen g vil bli behandlet. Du vil mtta en kvittering til din e-pst, kvitteringen vil innehlde infrmasjn m hvilket skjema du sendte inn g dat. Siden du kun kan laste pp én fil m gangen, anbefaler vi at du ikke laster pp Søknad m støtterett via arbeidsflaten hvis du har et eller flere vedlegg (fr eksempel et NOKUT-vedtak). Send heller inn skjemaet g alle vedleggene samlet i en e-pst i dette tilfellet. NB: Skjema fr bytte av administratr krever underskrift fra administrativ leder ved lærestedet. 4.7 Se liste ver lærestedets utdanninger Under fanen Undervisningspplegg i venstremenyen finner du en versikt ver hvilke undervisningspplegg ved ditt lærested sm er gdkjent av Lånekassen. Hvis du ppdager feil eller mangler i denne listen, må du kntakte Lånekassen på e-pst eller telefn. Mer infrmasjn m undervisningspplegg: Nen læresteder vil på denne siden finne et eget dkument med en nærmere beskrivelse av undervisningsppleggene. Dette dkumentet skal være til hjelp fr ferdigstilling av søknader. 4.8 Laste pp eksamensdata Det er på denne siden lærestedet laster pp eksamensdata. Fr infrmasjn m rapprtering av eksamensdata henviser vi deg til følgende lenke: http://lanekassen.n/hvedmeny/fr-laresteder/innrapprtering-av-eksamensdata/ 14