Orienteringsmøte 30.05.19 Gjennomgang av omorganiseringen og hvilke anbefalinger som er gjort, og litt om hva vi skal jobbe videre med framover.
Hvordan vi har organisert arbeidet
Mandat Prosjektet har som mål å vurdere sammensettingen av enheter i organisasjonen. Målet for enhetene er at logistikken i tjenesteytingen skal prioriteres. Videre skal samhandlende tjenester organiseres slik at en unngår flere lederledd og unngå hindringer på tvers i organisasjonen. Prosjektet skal vurdere organiseringen av merkantile og andre stabsfunksjoner, på fritt grunnlag, på enhetsnivå og tenke helhet og robusthet. Et mål er å etablere støttefunksjoner som har alle enhetene som siktemål og ikke sektorbasert. Prosjektet skal vurdere hvilke oppgaver som skal ligge på enhetsnivå og hvilke oppgaver som skal ligge på rådmannsnivå. I dette ligger det en føring for å utarbeide en helhetlig oppgavefordeling mellom nivåene.
Mandat Prosjektet skal vurdere organiseringen av rådmannsnivået. Dette betinger et skarpt blikk på delegering og oppgavefordeling og et overordna mål er at ressursene skal ligge så nær brukernivå som mulig. Et annet mål er at avgjørelser skal ligge så nær brukeren som mulig. Prosjektet skal vurdere stab- og støttefunksjoner på rådmannsnivå. Dette må knyttes opp mot delegering og oppgavefordelingen. Videre skal prosjektet vurdere hvordan en best organiserer støttefunksjoner for å gi organisasjonen mer strategikraft. Rapport skal foreligge innen 01.07.2017, og ved mulige endringer skal dette trå i kraft fra 01.01.2018. Perioden mellom juli og nyttår skal brukes til å rigge eventuell ny organisering, utarbeidelse av nye reglement, arbeidsavtaler og rutiner. Ved mulige organisatoriske endringer skal det straks settes i gang en forhandling med organisasjonene hvordan dette skal løses jfr. Arbeidsmiljølovens bestemmelser.
Hva er gjort? Vi har hatt 6 prosjektgruppemøter. 3 Styringsgruppemøter. 1 Møte med organisasjonene, skal ha ett til. 1 Utvida ledermøte, skal ha ett til. 1 Møte med Kontrollutvalget. Orientering i Formannskapet. Ny orientering i juni, både FSK og KST. Vi har engasjert 6 ulike referansegrupper.
Videre Vi har brukt metodikken med å bygge nedenfra. Primært har vi hatt fokus på tjenestene. Referansegruppene har også gitt innspill på stab/støtte. Dette får de en ny runde på. Prosjektgruppa har gått gjennom sammensettingen av nye enheter. Rådmannen har konkludert med hvilken type struktur han ønsker.
Videre Det dere får presentert i dag vil dere få mulighet til å komme med høringsuttalelser på. Høringsfristen blir ikke lang. Dere får litt bedre tid til å komme med innspill i forhold til stab/støtte funksjoner, både lokalt og sentralt.
Endringer Når vi omorganiserer så kan vi komme opp i situasjoner der tilsatte får nye roller. I utgangspunktet bruker vi AMLs bestemmelser, men vi prøver å få til avtaler med organisasjonene slik at vi slipper endringsoppsigelser. Må vi så gjør vi sjølsagt det. Resultatet blir det samme så langt vi holder oss til kjørereglene i AML.
Vurdering av struktur For ikke å bruke unødig tid så sto det mellom en struktur med 3 etatsjefer eller en struktur med 2 kommunalsjefer. I min vurdering så er det viktig å se kommunen som helhet. Tjenester må ytes på tvers av gamle strukturer vi har såkalla sømløse tjenester. Dette må komme til uttrykk i hvordan vi rigger oss.
Nytt kart ORGANISASJONSKART ØYER KOMMUNE PR. 01.01.2019 27. mai 2018 STRATEGI OG UTVIKLING RÅDMANN 2 KOMMUNALSJEFER ØKONOMISJEF KONTROLLER SKATTEKONTOR FELLESTJENESTER AURVOLL SKOLE SOLVANG SKOLE ØYER UNGDOMSSKOLE BARNEHAGE KULTUR HJEMMEBASERTE TJENESTER INSTITUSJONS- TJENESTER MILJØTERAPI- TJENESTER HELSETJENESTER TEKNISKE TJENESTER Side 1
Benevnelser i ny organisering Rådmann, her kan vi måtte skifte navn på grunn av endringer i kommuneloven. Kommunalsjefer. Tjenesteledere. En tjenesteleder er leder for en tjenesteenhet. Avdelingsledere. Fagledere. Stab og støttefunksjoner sekretær, konsulent, rådgiver, seniorrådgiver.
Møteplasser RÅDMANNSMØTE: Møte mellom rådmann og kommunalsjefer. Et fast møte pr. uke. LEDERFORUM: Møte mellom rådmannsnivået og Tjenestelederne. Et fast møte pr. måned. FAGMØTER: Rektor og styrermøte blir arrangert av tjenestelederne. Den fra rådmannsnivået som skal være ansvarlig stiller når vedkommende har noe, eller når tjenestelederne ønsker det. Det samme gjelder Helse og omsorg. Det er tre tjenestested som står litt uten denne faglige bindingen og det er Fellestjenester, Kultur og Tekniske Tjenester.
Økonomi Budsjettet og økonomiplanen blir utarbeidet på tjenesteenhetsnivå fra 01.01.2019. Det vil si at Øyer Ungdomsskole står som egen enhet i budsjettet, på lik linje med det dere hadde før? Det vil være budsjettjobbing på tjenesteenhetsnivå der rådmann, kommualsjefer og økonomisjef deltar. Det samme skjer når vi rapporterer pr. kvartal.
Delegering Hver tjenesteleder får delegert fullmakt innen administrasjon, økonomi, personal og fag. Men det vil bli noen begrensninger som vi skal konkretisere. Det er likevel riktig å si allerede nå at å opprette nye stillinger, oppsigelser og veksle mellom lønns- og driftsmidler ikke blir delegert. Det skal ikke delegeres personal- og økonomiansvar lenger ned enn på Avdelingsledernivå. Her kan det bli unntak.
Tekniske tjenester Omhandler: VVA (veg, vann og avløp) Plan og utvikling (tidligere BAG) Bolig og eiendom.
Skolene/Barnehage Omhandler: Aurvoll skole Solvang skole Øyer Ungdomsskole Barnehage (felles tjenesteleder for begge de kommunale barnehagene).
Kultur Er identisk med dagens sektor, men benevnes tjenesteenhet. Det kan bli aktuelt å vurdere inn bl.a. støttekontakter her, men det kommer i tilfelle noe seinere.
Fellestjenester Ny enhet som omhandler i det store det vi i dag benevner H/R. Merk dere at all postlevering vil skje hit og post blir lagt i hyllene. All telefoni vil bli styrt fra Fellestjenesten. All skanning vil skje sentralt. Dette kommer vi tilbake til i detalj. Vi skal gå gjennom i detalj hva som skal ligge sentralt og lokalt av oppgaver.
Hjemmebaserte tjenester Hjemmetjeneste Hjemmesjukepleie
Institusjonstjenester Langtidsplasser Korttidsplasser Kjøkken Vaskeri
Miljøterapitjenester Bofellesskap Miljøtjeneste Arbeidssenteret.
Helsetjenester Fysioterapi Ergoterapi Lege Helsestasjon NAV her kan det komme snarlige endringer. PPT - ditto Barnevern - ditto Flyktningetjenesten Rus og Psykiatri.
Tildelingskontor Øyer har allerede slik tjeneste innen H/O. Denne tjenesten blir lagt sentralt, enten direkte under rådmannen eller under Fellestjenester. Første året fortsetter vi slik H/O har bygd opp interntjenesten, men framover vil flere kommunale tjenester komme inn her, bl.a spesialundervisning (hvis den overlever).
Strategi- og utvikling. Denne gruppen blir underlagt rådmannen. Arbeidsoppgavene blir veldig sammensatte, men vil blant annet bestå av bistand til tjenesteenhetene med innovasjonsarbeid, planarbeid, sentral overordna saksbehandling, kursing m.m. Dette skal vi spisse og bli mer konkrete på. Gruppen vil bestå av 2-3 personer som skal jobbe tett opp mot rådmannsnivået også.
Kronologi Når høringen er over og vi forhåpentligvis har fått til en avtale med organisasjonene så blir framdrifta slik: 1. Tilsette 2 kommunalsjefer de i KL har fortrinnsrett til disse to stillingene. Intern utlysning. (Ansvar rådmann). 2. Bemanne opp strategi og utvikling (Ansvar rådmann). 3. Bemanne opp tjenesteledere og stab/støtte funksjoner(ansvar rådmann). 4. Bemanne opp avdelingsledere. (Ansvar aktuelle tjenesteledere).
I hvilke situasjoner kan man foreta endringsoppsigelse? Arbeidsgiver må ha en saklig grunn for å gi en endringsoppsigelse, og det skal være begrunnet enten i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold. Hva som er en saklig grunn må baseres på en skjønnsmessig vurdering i hvert enkelt tilfelle. Ved uenighet kan saken avgjøres i rettapparatet.
Hvordan skal en endringsoppsigelse foregå? Før arbeidsgiveren fatter beslutning om å gå til endringsoppsigelse, skal saken drøftes med arbeidstakeren (og eventuelt tillitsvalgte). Drøftingen skal gjennomføres for å sikre en forsvarlig saksbehandling, slik at saken blir så godt opplyst som mulig før arbeidsgiveren tar beslutningen. Dersom vilkåret om saklig grunn er oppfylt kan arbeidsgiver gå til endringsoppsigelse for å gjennomføre vesentlige endringer i stillingen som for eksempel flytting av arbeidssted, reduksjon i stilling eller endring av oppgaver og lønn.
Hva kan arbeidstaker gjøre ved en endringsoppsigelse Ved en endringsoppsigelse har arbeidstaker følgende muligheter: Arbeidstaker godtar endringen, og trer umiddelbart inn i den endrede stillingen etter avtale med arbeidsgiver. Arbeidstaker godtar endringen, men velger å gå ut oppsigelsestiden i sin gamle stilling. Arbeidstaker godtar ikke endringen, og kan velge å gå til sak mot arbeidsgiver eller avslutte arbeidsforholdet etter endt oppsigelsestid. Fremgangsmåten dersom man ønsker å gå videre med en endringsoppsigelse er den samme som ved en vanlig oppsigelse.
Frivillig avtale som alternativ til endringsoppsigelse Du kan, som et alternativ til endringsoppsigelse, komme til enighet med de ansatte om at det skal gjennomføres endringer i arbeidsforholdet. Dette fordrer at den enkelte ansatte samtykker til endringene, og at det foreligger en skriftlig avtale mellom deg som arbeidsgiver og den enkelte ansatte. Dersom den ansatte ikke frivillig ønsker å akseptere endringene, må du som arbeidsgiver gå veien om endringsoppsigelse.