Styremøte 17-2016/2018 - Protokoll mandag 12. mars 2018 kl. 1800 på Idrettens Hus i Sandefjord Fra styret:,, Arne Svardal, Inger-Johanne Warholm, Merete Danielsen, Stein Olaf Olsen Fra adm.: Lisbeth Danielsen Meldt forfall: Rune André Huseby, Inger-Johanne Warholm, Merete Danielsen og Stein Olaf Olsen Saker Sak 142/16-18: Valgkomiteen presenterer sitt forslag Sak 143/16-18: Regionaliseringsprosessen status og framdrift Sak 144/16-18: Årsregnskap 2017 og kontrollkomiteens beretning Sak 145/16-18: Strategiplan 2018-2020 Sak 146/16-18: Idrettskretstinget inkludert program for dialogmøte Sak 147/16-18: Idrettsgalla 2018 - juryleder Sak 148/16-18: Representasjon Sak 149/16-18: Orienteringssaker Sak 150/16-18: Eventuelt Sak 142/16-18: Valgkomiteen presenterer sitt forslag Leder av valgkomiteen, Ann-Kristin Aanstad presenterte valgkomiteens forslag til styre og kontrollkomite. Forslaget var fullstendig med unntak av 2.varamedlem til styret og varamedlemmene til kontrollkomiteen. Hun skulle oversende fullstendig forslag innen fristen 21. mars. Presentasjonen tas til etterretning. Sak 143/16-18: Regionaliseringsprosessen status og framdrift Protokoll fra første interimsstyremøte er lagt ut i prosjektrommet. Den er foreløpig ikke godkjent. Milepælsplanen er oppdatert med nye datoer: - Korrigert dato for neste administrasjonsmøte: 22. mars i Sandefjord - Fellesnemdas møter: 21. mars og 18.-19. april - Dialogmøte med særkrets/-region (Vestfold og Telemark sammen: 18. september Per-Eivind og Trude orienterte fra møtet. Statusen tas til orientering. NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks 1225 3205 Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionveien 5 3214 Sandefjord Tlf.: +47 33 01 42 20 E-post: vestfold@idrettsforbundet.no www.idrettsforbundet.no/vestfold Org.nr.: 971 542 519
Sak 144/16-18: Årsregnskap 2017 og kontrollkomiteens beretning Regnskapet viser et overskudd på kr. 591 703 Årsregnskapet for 2017 med noter ble framlagt og underskrevet. Kontrollkomiteens rapport var også vedlagt til møtet. Revisors foreløpige rapport ble lagt fram på møtet. De sender sin rapport når årsrapporten og årsregnskapet er underskrevet og tilsendt. Årsregnskapet og balansen godkjennes og underskrives. Det legges i tillegg inn en note med styrets reise- og oppholdskostnader. Kontrollkomiteens rapport og revisors foreløpige rapport tas til etterretning. Sak 145/16-18: Strategiplan 2018-2020 Forslag til strategiplan for 2018-2020 ble gjort tilgjengelig for styret 3.3.2018. Etter vedtak i høst skulle Strategiplanen lages med samme fundament som ved forrige kretsting, siden det er den sammen Idrettspolitisk dokument som gjelder. Strategiplan for Vestfold idrettskrets 2018-2020 vedtas enstemmig med de endringer som framkom på møtet, og legges fram for idrettskretstinget. Sak 146/16-18: Idrettskretstinget inkludert program for dialogmøtet Årsberetning 2017 Årsberetningen er ferdigstilt ble lagt fram for underskriving. Valgkomité Styret diskuterte innstilling valgkomiteen. Før møtet var følgende avklart: - Leder Rune André Huseby, Sandar Idrettslag - Medlemmer: o Joran Sørli, Stokke Idrettslag Trude er utfordret til å komme med forslag til medlem. Lasse Andreassen, leder Horten IR og medlem i Horten Skiklubb, er spilt inn som varamedlem. Dirigent Kjetil Olsen er forespurt og har sagt seg villig til å være dirigent. Side 2 av 5
Styrets forslag til kretstinget Idrettens Hus trenger oppgradering og utbygging om det blir valgt som administrasjonssted for felles region med Telemark. Utbygging vil kunne kreve låneopptak. Styret vil da trenge kretstingets fullmakt til å ta opp nødvendige lån for å bygge ut. Dialogmøte 20.-21.4.2018 forslag til program På forrige møte vedtok styret at administrasjonen kommer med forslag til program for dialogmøtet i forbindelse med kretstinget. Følgende forslag til program fremmes. Program fredag 20. april 2018 1730-1800 Mottak med bevertning 1800-2000 Regionalisering og modernisering (forutsetter at Karen kan komme og vil snakke om dette. Rune og Ellen er invitert til å snakke om regionalisering) 2100 Middag Program lørdag 21. april 2018 0800-0900 Frokost 0900-1030 Omvisning OCC 1100-1330 Kretsting 1400-1500 Foredrag: Anja og Gro Hammerseng-Edin; Helt uten baller (Kr. 55 000, pluss reise) Årsberetning 2017 godkjennes og ble underskrevet i møtet. Styrets forslag til valgkomite blir: - Leder: Rune André Huseby, Sandar Idrettslag - Medlem: Joran Sørli, Stokke Idrettslag Ellen Grønseth, Hof Idrettslag - Vara: Lasse Andreassen, Horten Skiklubb Styret fremmer sak for tinget: Hvis Idrettens Hus i Sandefjord velges som administrasjonssted for den nye idrettskretsen, får idrettskretsstyret fullmakt til å låne inntil tre millioner kroner, til oppgradering og utvidelse av Idrettens Hus. Krever oppgradering og utvidelse et låneopptak over tre millioner, innkalles det til ekstraordinært ting. Program for dialogmøtet vedtas. Administrasjonen avtaler foredrag med Anja og Gro Hammerseng- Edin. Side 3 av 5
Sak 147/16-18: Idrettsgalla 2018 - Juryleder Bakgrunn På evalueringen av Vestfold Idrettsgalla 2017, ble det bestemt at hvert av «de nye» idrettsrådene velger ut et medlem til juryen, og at Vestfold idrettskrets har lederen av juryen. Vi må dermed bestemme hvem vi ønsker å ha som leder av juryen. For å få blest om arrangementet er det lurt å ha en person, som både er kvalifisert og kjent for media og organisasjonen. Mikael Flygind Larsen forespørres om å være leder av juryen for Vestfold Idrettsgalla. Sak 148/16-18: Representasjon på idrettsrådenes årsmøter De fleste idrettsrådene har meldt inn sin dato for årsmøte. Idrettskretsens styre bør være representert. Følgende deltar på idrettsrådenes årsmøter: - 22. mars Hof, Holmestrand og nye Holmestrand, Kl. 1900, Backergården, Lars-Martin - 10. april Sandefjord, kl. 1900, Idrettens Hus i Sandefjord Arne Svardal - 11. april Horten, kl. 1800, Falkheim - 23. april Larvik, kl. 1800, Quality Hotel Grand Farris - 24. april Svelvik - 25. april Færder, kl. 1900 Administrasjonen lager skriv om tema som tas opp. Side 4 av 5
Sak 149/16-18: Orienteringssaker - Representasjoner o deltok på kretstinget til NFF Vestfold 6. mars på Nykirke Bygdehus o deltok på kretstinget til Vestfold Skytterkrets, 8. mars på Fokserød o deltok på fylkeskommunens prosjektgruppe for regional plan for folkehelse 8. mars i Tønsberg. o Arne Svardal deltok på kretstinget til Vestfold friidrettskrets, 6. mars i Sandefjord. De fikk ikke valgt leder. Det planlegges ekstraordinært kretsting i april. o Lisbeth Danielsen deltok på åpningen av Sandarhallen 10. mars Tas til orientering. Sak 150/16-18: Eventuelt Ingen saker under eventuelt Underskrifter: Rune Huseby Leder Nestleder Inger-Johanne B. Warholm Arne Svardal Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Merete Langås Danielsen Varamedlem Stein Olaf Olsen Varamedlem Side 5 av 5