Rapportering til Formannskapet Byplan 13.februar 2018
Byggesak 2017 Totalt 1031 byggesaker inkl. forhåndskonferanser *omfatter ikke generelle henvendelser eller melding om fjerning/sanering av oljetanker
Byggesak 2017
Byggesak 2017
Byggesak 2017
Byggesak 2017 - saksbehandlingstid
Klagesaker 2017
Klagesaker 2017
Ulovlighetssaker 2017
Ulovlighetssaker 2017
Brukerundersøkelse byggesak 2017 Formannskapet 13.februar 2017
Brukerundersøkelse byggesak 2017 Rådmannens tiltaksplan, tiltak nr. 28 a, Bedre service til innbyggerne Sendt på epost til 2670 brukere i saker som har pågått i 2017: Ansvarlige søkere Tiltakshavere Naboer Andre berørte parter Gjennomført fra 23.11 14.12.2017 Mottatt 431 svar Gjennomfører ny undersøkelse høsten 2018 13.02.2018 12
S1: Hva var din rolle ved henvendelsen? 13.02.2018 13
S2: Hva søkte du om å bygge eller gjennomføre? 13.02.2018 14
S3: Er saken ferdig behandlet 13.02.2018 15
S4: Hva ble utfallet av saken 13.02.2018 16
S5: Har du fått behandlet søknader tidligere 13.02.2018 17
S6: I hvor stor grad opplevde du å få svar på din henvendelse? 13.02.2018 18
S7: I hvor stor grad opplevde du at byggesak var tilgjengelig? 13.02.2018 19
S8: I hvor stor grad opplevde du å bli behandlet med vennlighet og respekt? 13.02.2018 20
S9: I hvor stor grad opplevde du å få en forståelig og fullstendig tilbakemelding? 13.02.2018 21
S10: I hvor stor grad opplevde du saksbehandlingen som forutsigbar? 13.02.2018 22
S11: I hvor stor grad opplevde du at det var å lett finne frem på nettsidene? 13.02.2018 23
S12: I hvor stor grad fikk du svar på det du søkte etter på nettsidene? 13.02.2018 24
S13: Alt i alt, hvordan opplevde du at dine brukerrettigheter ble ivaretatt? 13.02.2018 25
S14: Alt i alt, hvor fornøyd er du med resultatet av din kontakt med byggesak? 13.02.2018 26
S15: Har du kommentarer eller forslag til forbedringer «Bedre mulighet for direkte kontakt med saksbehandler. Særlig nyttig for begge parter når tiltakshaver er profesjonell» «Det gikk lang tid før vi fikk svar på henvendelser og det var nesten umulig å få tak i saksbehandler da saksbehandler hadde mye å gjøre.» «Saksbehandlingen tar for lang tid.» «Besvare henvendelser raskt selv om tid til fullstendig svar ikke er tilgjengelig før senere.» «Raskere svar på henvendelser og tilbakemeldinger. Det er veldig forskjell på kvalitet og forutsigbarhet på saksbehandlere. Profesjonelle brukere bør kunne få kontakt med saksbehandlere på telefon.» 13.02.2018 27
S15: Har du kommentarer eller forslag til forbedringer «Alle forhåndskonferanser/møter er bra, godt forberedt og grei gjennomføring, men saksbehandlere på behandling av søknader bør være mer tilgjengelig underveis i søknadsbehandling.» «Søknadsprosessen tok unødvendig lang tid etter vår mening, men skal sies at saksbehandler gjorde en grundig jobb og var alltid vennlig og hyggelig.» «Veldig bra at saksbehandler ringte når han lurte på ting rundt søknaden. Fikk forklart hvorfor og det ble da lettere for saksbehandler å ta avgjørelsen.» «Jeg kan si at jeg var fornøyd med saksbehandlingen av saker jeg var involvert i 2017.» «Dere har forbedret dere. Topp!» 13.02.2018 28
Tiltak for å forbedre fremdrift og tilgjengelighet Kontinuerlig fokus på temaene i avdelings- og gruppemøter Saksavklaringsmøter tre ganger i uken Etablering av stedfortrederfunksjon Sidemannskontroll av mangelbrev Telefontid man, tirs og tors kl. 10-14 for alle saksbehandlere 13.02.2018 29
Tiltak for å forbedre fremdrift og tilgjengelighet Organisering desember 2017: Gruppe 1 3-ukerssaker Gruppe 2 12-ukerssaker Arealoverføringsog delesaker Gruppe 3 Dispensasjoner Større saker Gruppe 4 Kundeservice (generelle henvendelser) Gruppe 5 Tilsyn (10% av alle byggesaker) 5 personer 5 personer 5 personer 3 personer 2 personer 13.02.2018 30
Tiltak for å forbedre fremdrift og tilgjengelighet Organisering februar 2018: Gruppe 1 3-ukerssaker Gruppe 2 12-ukerssaker Arealoverføringsog delesaker Gruppe 3 Dispensasjoner Større saker Gruppe 4 Tilsyn (10% av alle byggesaker) 5 personer 7 personer 6 personer 2 personer Skiftordning for kunderservice/generelle henvendelser vakttelefon, byggesaksveiledning, epost, mv 13.02.2018 31
Brukerundersøkelse byggesaksveiledningen Formannskapet 13.februar 2017
Brukerundersøkelse byggesaksveiledningen Rådmannens tiltaksplan, tiltak nr. 28 b, Bedre service til innbyggerne Byggesaksveiledning i servicesenteret med drop-in, tirsdag kl. 9-13, torsdag kl. 13-17 Løpende undersøkelse igangsatt 23.11.17 Mottatt 29 svar foreløpig 13.02.2018 33
S1: Byggesaksveiledningen var lett å finne 13.02.2018 34
S2: Jeg ble godt mottatt i byggesaksveiledningen 13.02.2018 35
S3: Jeg fikk raskt hjelp 13.02.2018 36
S4: Jeg fikk svar på det jeg lurte på, eller ble henvist til rett avdeling 13.02.2018 37
S5: Byggesaksveilelederen hadde god kunnskap om det jeg lurte på 13.02.2018 38
S6: Har du sett på byggesak sine sider på nettsiden til Drammen kommune før du besøkte oss 13.02.2018 39
S7: Har du andre synspunkter du vil dele med oss «Veldig bra service» «Veldig bra hjelp, veldig hyggelig personale!» «Veldig hyggelig og kunnskapsrik ansatt.» «Fikk god hjelp, bra møte. Tusen takk.» «Alltid får jeg hjelp fra kundeservice og byggesak. På telefon også.» «Jeg kunne ønske at det fantes mer hjelp med utfylling av skjemaer enten hos dere el noen andre steder som et hjelpemiddel som ikke er i stand til å utfylle disse avanserte papirene.» 13.02.2018 40