VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 28.10.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Mona Helene Brakstad tlf 952 22 599 Vinje Kommune v/rådmannen 3890 VINJE Tilsynsrapport med varsel om pålegg Åmot skule Vi viser til tilsynsbesøk ved Åmot skule i Vinje kommune 1.oktober 2009 Til stede fra skolen: Anders Sandvik, rektor Bjørn Kleiv, verneombud Anne Kvaale Bjerk, lærer Andrè Johannesen, lærer/inspektør Åsne Midttun, avdelingsleiar SFO/assistent Berit S. Hansen Seltveit, spes.ped.lærer/vaksenopplæring Gerd Romdal, konsulent Svein A.Vinjerui, avdelingsleiar mellomsteget Til stede fra Arbeidstilsynet: Mona Brakstad, inspektør Helga Lilleland, rådgiver Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape et godt og inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som medvirker til sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Gjerpensgt. 20 sor-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 3708 Skien INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 35 52 50 03
VÅR REFERANSE 2 2: Gruppesamtale 4-8 arbeidstakere (ca 1,5 t) 3: Oppsummering med ledelse og verneombud (ca 30 min) Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Sikring av arbeidsmiljøkompetanse hos ledelse og verneombud - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, klagehåndtering, vold og truende hendelser - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Arbeidsmiljøkompetanse Leder har gjennomgått opplæring i HMS-arbeid tilsvarende 40-timers kurs. Virksomheten er IAbedrift og er tilknyttet kommunens bedriftshelsetjeneste. Det er valgt verneombud, og det er gitt obligatorisk opplæring. Det er kjent blant de ansatte hvem som er verneombud, og hva som er vernetjenestens oppgaver og funksjon. Systematisk HMS-arbeid Det arbeides systematisk med arbeidsmiljøutvikling med kartlegginger, planer og oppfølging. Det gjennomføres vernerunder på fysiske forhold, medarbeiderundersøkelse som omfatter organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer. Problematiske forhold som er avdekket i medarbeiderundersøkelsen er fulgt opp med individuelle samtaler med bedriftshelsetjenesten, og det gjennomføres hyppige medarbeidersamtaler, ca 4 ganger i året. Det er etablert en egen plangruppe som arbeider med utvikling av skolen. De fysiske forholdene og bygningsmassen har over tid gitt en del utfordringer i arbeidshverdagen. Det som kan utbedres lokalt og på eget budsjett blir gjennomført, løpende vedlikehold av praktisk art utføres av vaktmester, mens større behov meldes inn til skoleeier. Det er nå vedtatt at det skal bygges ny skole. Arbeidstilsynet vurderer det slik at skolen arbeider systematisk med utvikling av arbeidsmiljøet og at arbeidet omfatter reelle utfordringer og de forbedringsområder som skolen selv kartlegger. Kommunikasjon og medvirkning Skolen har mange arenaer der ansatte får informasjon og har mulighet for å medvirke i planlegging og utvikling av egen arbeidshverdag. Eksempler på dette er personalmøter, avdelingsmøter, medarbeidersamtaler 4g i året, teammøter og nettverksmøter. Det legges ut nyhetsbrev på Fronter hver uke (vekebrev). Det er en organisatorisk utfordring at skolen er fordelt på 3 bygg, og det er arbeidet med å få til ennå bedre informasjonsflyt, og at rektor blir tilgjengelig og synlig for alle. De ansatte beskriver en åpen kultur med kort vei til ledelsen, og gode muligheter for medvirkning for de som ønsker det.. Avvikshåndtering Det er tilgang på rutine og skjema for melding av avvik i kommunens overordnede HMS-system. Praktiske forhold som kan ordnes innen eget budsjett meldes til vaktmester i egen bok. Skader, utagering og truende hendelser meldes skriftlig, ellers fungerer muntlige melderutiner godt i det daglige. Mer omfattende fysiske mangler rapporteres til kommunen, og det oppleves å ha vært en
VÅR REFERANSE 3 god dialog med kommunen i diskusjonen omkring renovering eller nybygg. De ansatte er kjent med hva som er rapportert, og selv om det har vært tidkrevende er de nå godt fornøyd med vedtaket om nybygg. Håndtering av klager fra elever/foreldre Skolen har ikke skriftlige retningslinjer for hvordan klager på lærere fra elever eller foreldre skal håndteres, men det er erfaringer med god praksis i håndteringen av slike forhold. For å sikre en forutsigbar og enhetlig behandling av slike situasjoner er det en fordel å dokumentere god praksis i en retningslinje. Viser til varsel om pålegg pkt.1 Konflikter og konflikthåndtering Det er en overordnet retningslinje i kommunens HMS-system for håndtering av konflikter blant personale og mellom ansatt/ledelse, men denne er lite kjent og heller ikke tilpasset lokale forhold. Det er erfaring med personalkonflikt fra tidligere som er håndtert bra. For å sikre en forutsigbar og enhetlig håndtering av konflikter når de oppstår, bør det utarbeides en lokalt tilpasset retningslinje som er godt kjent av alle. Viser til varsel om pålegg pkt.2. Vold og truende hendelser Det er arbeidet mye med forbygging og håndtering av uro og utageringer i skolehverdagen, og det har vært en svært positiv utvikling på dette området ved skolen. Forebyggende tiltak består blant annet i systematisk arbeid med Voksenstandard og klasseledelse, mye aktivitet i friminuttene, god introduksjon av nye elever, og det er gode muligheter for alternativ undervisning ved uro. Assistenter og miljøarbeidere brukes aktivt, og det er opparbeidet god kompetanse i personalgruppa, blant annet innen TMV og ART. Oppfølging etter ubehagelige eller truende hendelser gis i nettverksgruppe, ved kollegastøtte og samtale med leder. Rutine for oppfølging etter hendelser kan med fordel gjøres enklere og ennå mer forutsigbar. Arbeidstilsynet vurderer det slik at skolen arbeider aktivt og systematisk både med forebygging, håndtering og oppfølging av vold og truende hendelser og kan vise til gode resultater og en positiv utvikling på dette arbeidsmiljøområdet. Tilrettelegging og sykefraværsoppfølging Skolen følger kommunens retningslinjer for sykefraværsoppfølging, og det er god kunnskap om kravet til oppfølgingsplan og dialogmøter. Det er erfaring med noen grad av individuell tilrettelegging. Fysisk tilrettelegging er lettere å få til enn organisatorisk (redusert undervisning, fleksibel arbeidstid o.l) men det forsøkes så langt det er mulig. Det er godt samarbeid med NAV og bedriftshelsetjenesten. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det som er beskrevet i rapporten vurderer vi å gi følgende pålegg med begrunnelser: Begrunnelse pkt. 1: Arbeidstilsynets erfaring er at klager på ansatte fra tredjeperson kan bli noe tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser osv. I virksomheter der man kan bli utsatt for slike klager bør det være klare retningslinjer for hvordan
VÅR REFERANSE 4 slike klager skal håndteres. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte 1. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Frist for gjennomføring: 01.februar 2010 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Begrunnelse pkt 2: Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for dette eller annen unødig psykisk belastning, bør virksomheten ha rutiner for hvordan konfliktfylte forhold skal fanges opp og håndteres på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver må derfor å ha en forutsigbar fremgangsmåte for håndtering konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. 2. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte i håndtering av konflikter i personalgruppen, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Frist for gjennomføring: 01.februar 2010 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 15.desember 2009. Hører vi ikke noe innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Spørsmål kan rettes til saksbehandler mona.brakstad@arbeidstilsynet.no, eller på tlf. 95222599. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Bjørn Tore Hansen tilsynsleder (sign.) Mona Helene Brakstad inspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: Åmot skule v/rektor
Verneombudet Åmot skule Hovedverneombudet Vinje kommune VÅR REFERANSE 5