Saksframlegg MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2005, enhetsledere og fagstab Arkivsaksnr.: 06/11315 Forslag til vedtak: 1. Formannskapet tar saken om medarbeiderundersøkelsen 2005 til orientering. Saksfremlegg - arkivsak 06/11315 1
1. Innledning Rådmannen har gjennomført medarbeiderundersøkelse blant alle enhetsledere og ansatte i rådmannens fagstab. Undersøkelsen ble gjennomført i oktober/november 2005. Det er tidligere gjennomført tilsvarende undersøkelser i 2002 og 2003. Dette er samme type medarbeiderundersøkelse som den som ble gjennomført for alle ansatte våren 2005. Jeg viser til formannskapssak (arkivsak 05/30643) som ble lagt fram høsten 2005. Der ble det beskrevet strategier for ytterligere forbedring av kommunens medarbeiderundersøkelse. Neste ordinære medarbeiderundersøkelse er planlagt i 2007. Rådmannen vil i god tid før dette evaluere tidligere medarbeiderundersøkelser, blant annet i forhold til anonymitet. Undersøkelsen forutsetter at respondentene utfyller et spørreskjema som signeres. Det betyr at ingen av respondentene har anledning til å delta i undersøkelsen og samtidig være anonym. Av 207 enhetsledere svarte 167 en svarprosent på 80,7 %. Av 81 fagstabsmedarbeidere svarte 59 en svarprosent på 72,8. Jeg vil i denne saken presentere resultatet fra undersøkelsen i 2005 og ber om at formannskapet tar saken til orientering. 2. Medarbeiderundersøkelsen Utviklingstjenesten har vært ansvarlig for gjennomføring og presentasjon av data fra undersøkelsen. 2.1 Tema for undersøkelsen Undersøkelsen omfatter 29 spørsmål som er inndelt i følgende 8 tema: Kommunikasjon (spm.1-5) Medvirkning (spm.6-9) Organisering og tilrettelegging (spm.10-13) Oppfølging og tilbakemelding (spm. 14-16) Læring og utvikling (spm.17-20) Tilhørighet (spm.21-22) Helse, miljø og sikkerhet (spm.23-26) Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 2003 (spm.27-29) 2.2 Datagrunnlag og svarprosent Alle enhetsledere og ansatte i rådmannens fagstab ble invitert til å delta i undersøkelsen. Av 207 enhetsledere svarte 167 svarprosent på 80,7, mens 59 fagstabsmedarbeidere svarte av i alt 81 svarprosent på 72,8. Datagrunnlaget for medarbeiderundersøkelsen er alle skjema som er besvart med navn. Besvarte skjema som ikke er påført respondentens navn ble forkastet. 99,1 % av de som har svart på undersøkelsen, samtykker i at rådmannen-/kommunaldirektøren får tilgang til egne svar. 2.3 Presentasjon av resultatet Det ble utarbeidet to forskjellige spørreskjema. Et som enhetsledere skulle svare på og et for fagstabsmedarbeidere. Innholdet i spørsmålene er like, men formuleringene er forskjellig. Saksfremlegg - arkivsak 06/11315 2
Eksempel: : Det avholdes tilstrekkelig antall møter mellom rådmannen og enhetslederne. smedarb.: Det avholdes tilstrekkelig antall møter mellom rådmannen og fagstabsmedarbeiderne. Resultatet fremstilles i tabellform. Gjennomsnittsverdiene fremkommer ved at svaralternativene er gitt følgende tallverdier: Uenig = 1, Delvis uenig = 2, Delvis enig = 3, Enig = 4. Vet ikke er ikke gitt noen tallverdi og inngår ikke i beregning av gjennomsnittsverdi. I tabell 1 vises gjennomsnittscore for temaområdene for 2002, 2003 og 2005. Tabell 1: Gjennomsnittscore for temaområdene for 2002, 2003 og 2005. Gjennomsnittsscore for temaområdene Kommunikasjon (spm. 1 5) 3,5 3,5 3,4 3,3 3,6 3,6 Medvirkning (spm. 6 9) 3,6 3,6 3,6 3,3 3,5 3,7 Organisering og tilrettelegging (spm. 10 13) Oppfølging og tilbakemelding (spm. 14 16) 3,6 3,6 3,6 3,5 3,6 3,6 3,5 3,6 3,5 2,9 3,2 3,4 Læring og utvikling (spm. 17 20) 3,4 3,4 3,2 3,3 3,5 3,5 Tilhørighet (spm. 21 22) 3,2 3,4 3,1 3,3 3,6 3,6 Helse, miljø og sikkerhet (spm 23 26) Oppfølging av Medarbeiderundersøkelsen 2003 (spm. 27 29) 3,2 3,3 3,4 3,1 3,4 3,5 3,2 3,2 3,4 3,4 Samlet vurdering (spm. 30) 3,8 3,9 3,8 3,8 3,9 3,9 Kommentarer Tabell 1 viser gjennomsnittscore for hver av de 8 temaområdene, samt en samlet vurdering av tilfredshet. Medarbeidere i fagstab er omtrentlig like tilfreds med arbeidssituasjonen i 2005 sammenlignet med 2003. Det er ingen markante endringer med unntak av tema tilhørighet, og læring og utvikling hvor det er en svak tilbakegang i tilfredshet fra 2003 til 2005. Enhetslederne er like fornøyd eller noe mer fornøyd med arbeidssituasjonen i 2005 sammenlignet med 2003. Tabellen viser også at enhetslederne er i gjennomsnitt mer fornøyd enn medarbeidere i fagstab. I tabell 2 vises gjennomsnittscore for vurdering av eget bidrag innenfor 8 tema. Saksfremlegg - arkivsak 06/11315 3
Tabell 2: Gjennomsnittscore for vurdering av eget bidrag innenfor 8 tema. Gjennomsnittsscore for vurdering av eget bidrag 5. Jeg bidrar selv til god kommunikasjon mellom rådmannen og meg. 9. Jeg bidrar selv med forslag til forbedring/utvikling. 13. Jeg bidrar aktivt til god organisering innenfor mitt 16. Jeg bidrar selv til å gjøre rådmannen og andre ledere gode. 20. Jeg bidrar selv til strategisk utvikling av tjenesteområdet. 22. Jeg bidrar aktivt til utvikling av fellesskapet i kommunen. 26. Jeg bidrar aktivt til å skape et godt arbeidsmiljø i kommunen. 29. Jeg har bidratt aktivt i oppfølgingen av resultatene fra undersøkelsen. 3,5 3,5 3,4 3,3 3,4 3,5 3,4 3,4 3,4 3,5 3,4 3,6 3,7 3,7 3,8 3,8 3,8 3,7 3,6 3,6 3,5 3,0 3,3 3,3 3,4 3,4 3,3 3,3 3,4 3,4 3,1 3,3 3,2 3,3 3,5 3,5 3,5 3,5 3,6 3,6 3,7 3,7 2,8 2,6 3,3 3,1 Kommentarer Tabell 2 viser resultater på spørsmål om hvordan respondentene vurderer sitt eget bidrag innenfor hovedområdene. Ansatte i fagstab vurderer eget bidrag på omtrentlig samme nivå som for 2003. med unntak av spørsmål 29- oppfølging av resultater fra 2003, hvor det er en svak tilbakegang. Enhetslederne er i hovedsak like fornøyd med eget bidrag i 2005 sammenlignet med 2003, men er litt mer tilfreds med eget bidrag med forslag til forbedring/utvikling(spm.9). Enhetslederne har i likhet med fagstabsmedarbeiderne en svak tilbakegang i tilfredshet i 2005 på spørsmål om oppfølging av resultateet fra 2003. I tabell 3 vises gjennomsnittscore på enkeltspørsmål for 2002, 2003 og 2005. Tabell 3: Gjennomsnittscore på enkeltspørsmål for 2002, 2003 og 2005. Gjennomsnittsscore for vurdering av eget bidrag 1. Rådmannens forventninger til meg er tydelige. 2. Det avholdes tilstrekkelig antall møter mellom rådmannen og enhetslederne. 3. Kommunikasjonen mellom rådmannen og meg er god. 4. Jeg har tilstrekkelig kontakt med rådmannen. 5. Jeg bidrar selv til god kommunikasjon mellom rådmannen og meg. 6. Rådmannen legger til rette for medvirkning når det gjelder organisasjonsutvikling i kommunen. 3,4 3,6 3,5 3,6 3,7 3,8 3,5 3,6 3,3 3,3 3,7 3,6 3,6 3,7 3,6 3,3 3,5 3,7 3,3 3,4 3,2 3,0 3,4 3,5 3,5 3,5 3,4 3,3 3,4 3,5 3,8 3,7 3,7 3,2 3,6 3,7 Saksfremlegg - arkivsak 06/11315 4
Gjennomsnittsscore for vurdering av eget bidrag 7. Rådmannen legger til rette for medvirkning i den langsiktige planleggingen av mitt 8. Rådmannen legger til rette for medvirkning i utviklingen av de årlige resultatmålene for mitt 9. Jeg bidrar selv med forslag til forbedring/utvikling. 10. Rådmannen delegerer oppgaver og ansvar på en hensiktsmessig måte. 11. Rådmannen legger til rette for at jeg som enhetsleder får utfordrende arbeidsoppgaver. 12. Rådmannen stiller resultatkrav som er realistisk å gjennomføre. 13. Jeg bidrar aktivt til god organisering innenfor mitt 14. Jeg får ros/anerkjennelse av rådmannen når jeg gjør en god jobb. 15. Jeg får støtte og veiledning fra rådmannen i krevende situasjoner. 16. Jeg bidrar selv til å gjøre rådmannen og andre ledere gode. 17. Rådmannen legger til rette for læring og utvikling innenfor tjenesteområdet. 18. Rådmannen legger til rette for ledelsesutvikling og opplæring for meg. 19. Rådmannen tar ofte initiativ til strategidiskusjoner. 20. Jeg bidrar selv til strategisk utvikling av tjenesteområdet. 21. Rådmannen bidrar aktivt til utvikling av fellesskapet i kommunen. 22. Jeg bidrar aktivt til utvikling av fellesskapet i kommunen. 23. Rådmannen bidrar aktivt til å skape en god arbeidssituasjon for meg som enhetsleder. 24. Rådmannen legger til rette for konflikthåndtering på en god måte. 25. Rådmannen arbeider systematisk med utvikling av HMS-området. 26. Jeg bidrar aktivt til å skape et godt arbeidsmiljø i kommunen. 27. Rådmannen har informert om resultatene fra medarb.und. 2003 på en god måte. 28. Rådmannen har fulgt opp resultatene på en god måte. 29. Jeg har bidratt aktivt i oppfølgingen av resultatene fra undersøkelsen. 30. Alt i alt trives jeg godt på arbeidsplassen. 3,6 3,6 3,6 3,1 3,6 3,6 3,6 3,6 3,6 3,5 3,6 3,8 3,4 3,4 3,4 3,5 3,4 3,6 3,4 3,3 3,3 3,3 3,6 3,6 3,7 3,7 3,7 3,7 3,9 3,9 3,5 3,6 3,7 3,0 3,3 3,4 3,7 3,7 3,8 3,8 3,8 3,7 3,5 3,6 3,4 2,7 2,9 3,1 3,5 3,6 3,5 3,0 3,4 3,6 3,6 3,6 3,5 3,0 3,3 3,3 3,6 3,6 3,2 3,3 3,6 3,6 3,4 3,4 3,1 3,7 3,9 3,7 3,2 3,3 3,2 2,8 3,3 3,3 3,4 3,4 3,3 3,3 3,4 3,4 3,3 3,5 3,1 3,3 3,6 3,7 3,1 3,3 3,2 3,3 3,5 3,5 3,4 3,5 3,3 2,7 3,2 3,3 3,2 3,3 3,3 3,1 3,3 3,5 2,6 2,7 3,1 3,1 3,3 3,6 3,5 3,5 3,6 3,6 3,7 3,7 3,6 3,5 3,7 3,6 3,0 3,2 3,3 3,4 2,8 2,6 3,3 3,1 3,8 3,9 3,8 3,8 3,9 3,9 Kommentarer: Saksfremlegg - arkivsak 06/11315 5
Tabell 3 viser gjennomsnittscore på alle enkeltspørsmål. På spørsmål om respondentene har tilstrekkelig kontakt med rådmannen, viser resultatet i 2005 en svak nedgang for fagstabsmedarbeidere, mens enhetsledere har en svak fremgang. På spørsmål 17- Rådmannen legger til rette for læring og utvikling, er ansatte i fagstab mindre fornøyd i 2005 sammenlignet med 2003, mens enhetslederne er like fornøyd som i 2003. er derimot mer fornøyd enn fagstabsmedarbeidere. Tilsvarende resultat vises også på spørsmål 18- Rådmannen legger til rette for ledelsesutvikling og opplæring. På spørsmål 21- Rådmannen bidrar aktivt til utvikling av fellesskapet i kommunen, er fagstaben mindre fornøyd i 2005 enn i 2002 og 2003, mens enhetsledere er mer fornøyd i 2005 sammenlignet med tidligere undersøkelser. På spørsmål 25 Rådmannen arbeider systematisk med utvikling av HMS-området, er begge respondentgrupppene mer fornøyd i 2005 enn i 2002 og 2003. er imidlertid mer fornøyd enn ansatte i fagstab. 3. Vurdering En svarprosent på over 60 % er tilfredsstillende i slike medarbeiderundersøkelser. Rådmannen er derfor tilfreds med en svarprosent på 80,7 % fra enhetsledere og 72,8 % fra ansatte i fagstaben. Rådmannen er også tilfreds med at alle respondentene har akseptert at egne svar kan tilbakeføres til rådmannen og kommunaldirektørene. Det kan tolkes slik at respondentene har tillit til at kommunaldirektørene ønsker å benytte resultatene i et utviklingsperspektiv. Resultatet fra undersøkelsen viser at både ansatte i fagstab og enhetsledere er tilfreds og eller meget tilfreds med arbeidssituasjonen. Resultatet viser også at enhetsledere er i gjennomsnitt noe mer tilfreds med arbeidssituasjonen enn ansatte i fagstab. Det er innenfor følgende to hovedområder som avdekker den største forskjellen: 1) læring og utvikling 2) tilhørighet. Rådmannen har i løpet av de siste årene prioritert arbeidet med enhetsledere og har bl.a gjennomført et eget lederutviklingsprogram og opprettet ledernettverk. Rådmannen er derfor fornøyd med tilbakemeldingen fra enhetslederne på disse områdene. Det kan tyde på at utviklingsprogrammet og en tettere kontakt mellom rådmannen/kommunaldirektørene har vært vellykket. Rådmannen vil i løpet av våren 2006 drøfte tiltak som kan bidra til at ansatte i fagstaben opplever bedre tilhørighet og gis bedre mulighet for læring og utvikling. Rådmannen er også tilfreds med tilbakemeldingene som gis innenfor området helse, miljø og sikkerhet. Her har det vært en jevn stigende tilfredshet siden 2002. På spørsmål om en samlet vurdering oppnås en meget høy tilfredshet. 4. Oppsummering / konklusjon Resultatet fra medarbeiderundersøkelsen 2005 viser i hovedsak stor grad av tilfredshet i arbeidssituasjonen for ansatte i fagstab og enhetsledere. Den gir en pekepinn på arbeidssituasjonen og er et grunnlag for videre drøftinger i å utvikle et enda bedre arbeidsmiljø for ansatte. Rådmannen er fornøyd med en svarprosent på henholdsvis 72,8 og 80,7 og at tilnærmet samtlige samtykket i at deres svar ble tilbakeført til rådmannen-/kommunaldirektørene. Det viser at medarbeidere praktiserer verdiene: åpen modig kompetent, i praksis. Saksfremlegg - arkivsak 06/11315 6
Medarbeiderundersøkelsen for alle ansatte i kommunen hadde imidlertid en svarprosent på 52,7. Rådmannen er ikke fornøyd med en svarprosent på under 60 % i slike undersøkelser. Jeg vil derfor vurdere tiltak som kan gi økt svarprosent ved fremtidige medarbeiderundersøkelser. Rådmannen har de siste årene prioritert dialogmøter med enhetsledere, samt ledelsesutviklings-program. Rådmannen er derfor meget godt fornøyd med enhetslederes tilbakemelding på disse områdene. Rådmannen vil i løpet av våren 2006 drøfte tiltak for å bedre tilhørighet og mulighet for læring og utvikling for ansatte i fagstab. Kommunaldirektørene skal gjennomgå resultatet med respondentene i løpet av våren 2006 og drøfte hvilke tiltak som skal iverksettes for å utvikle arbeidssituasjonen for medarbeiderne. Rådmannen i Trondheim, 23/3.2006 Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Eirik Roos Rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 06/11315 7