Visma Global AutoCollect Daglig bruk og FAQ 1. Rydd reskontro 3 2. Generer Purre/Inkassoforslag til AutoCollect 3 3. Sende purreforslaget til Visma Collectors AS 5 4. Oppfølging av fakturaer sendt via Autocollect i Global 5 1. Faner i Visma Global AutoCollect 6 2. Knapper i Visma Global AutoCollect 7 3. Direktebetalinger og krediteringer 7 4. Send melding til Visma Collectors 8 5. Endre forfall på faktura eller gi betalingsutsettelse 9 6. Stoppe eller sette i gang oppfølging av faktura 9 7. Melde fra om tvist på faktura 10 5. Purre- og inkassooppgjør fra Visma Collectors AS 10 6. Sett opp satsvise rutiner 11 7. FAQ 11 8. Hjelp - F1 - Inkasso via Visma AutoCollect 11 9. Support 11
1. Rydd reskontro Inkassoprofil Sjekk at dine kunder har korrekt inkassoprofil på kundekortet. For å legge inn eller endre inkassoprofil på kundekortet kan du trykke på F12 og velge en av profilene som allerede er opprettet for kunden. Purrefritak Hvis du har kunder som ikke skal purres fjerner du inkassoprofilen til kunden fra kundekortet. Er noen av fakturaene tidligere sendt til et annet inkassobyrå er det viktig at disse slettes permanent fra purreforslaget. Se punkt 2 - Generer purre- og inkassoforslag for nærmere beskrivelse av hvordan dette gjøres. Oppdater innbetalinger og krediteringer Før du genererer nytt purreforslag bør du matche åpne poster i reskontro. 2. Generer Purre/Inkassoforslag til AutoCollect For å generere nytt purre- eller inkassoforslag går du til Rutiner Inkasso Du krysser av i forhold til hvilken tjeneste du bruker fra Visma Collectors. Se under bilde for beskrivelse. 1. Klienter som ikke purrer selv i Global før de sender til Visma Collectors AS Hak av for Lag betalingsvarse l og trykk Generer forslag 2. Klienter som sender betalingspåminnelse selv før de sender til Visma Collectors AS Hak av for Lag betalingsvarsel og trykk Generer forslag 3. Klienter som sender inkassovarsel selv før de sender til Visma Collectors AS Hak av for Lag inkasso-oppdra g og trykk Generer forslag
Du vil nå få opp en liste over poster som er klare for å sendes til Visma Collectors AS for innfordring. Gå gjennom forslaget og fjern eventuelt krav som ikke skal sendes. For å få oversikt over alle kravene på en kunde trykker du på +. Hvis du skal fjerne krav fra listen står du på fakturaen og trykker delete på tastaturet. Du får da to valg: Fra forslaget: Velg dette hvis det er krav du ikke ønsker å sende akkurat nå, men som du ønsker at skal være med neste gang du produserer et forslag Permanent: Velg dette hvis du har valgt et krav som aldri skal purres.
3. Sende purreforslaget til Visma Collectors AS Når du klar for å sende forslaget til Visma Collectors AS, trykk på Utskrift/Oppdatering og velg Inkassotype Overføring av inkassooppdrag og trykk Start 4. Oppfølging av fakturaer sendt via Autocollect i Global Etter at fakturaene er sendt over til Visma Collectors vil du ha oversikt under Rutiner Inkasso. Her finner du to ulike faner som gjelder innfordringen.
1. Faner i Visma Global AutoCollect Inkasso saker Under denne fanen vil du ha oversikt over de åpne kravene som er sendt til oppfølging hos Visma Collectors. Her vil kravene ligge med ulike statuser etter hvor langt de er kommet i innfordringsprosessen. Dette betyr de ulike statusene: Ikke aktiv Hos inkasso, ikke bekreftet Bekreftet inkasso Avsluttet inkasso Betalt direkte til firma Kanseller inkasso Sendt til inkasso, men ikke bekreftet mottatt Kansellert inkasso Direkte innbetaling Faktura har ikke vært involvert i innfordring Faktura er overført til Visma Collectors via AutoCollect, men overføringen er ikke bekreftet med saksnummer i retur enda Faktura er mottatt hos Visma Collectors for oppfølging og saksnummer er oppdatert i Visma Global Faktura er avsluttet og oppgjort etter innbetaling til Visma Collectors på inkassosak. Faktura er fullt betalt direkte til kreditor eller det er laget en kreditnota på faktura slik at restbeløp er null. Oppfølging av faktura er stoppet i Visma Global. Se punkt 7 - Stoppe eller sette i gang oppfølging av faktura for nærmere beskrivelse av hvordan dette gjøres. Kun for AutoCollect. Faktura sendt til inkasso, men ikke fått bekreftelse på at dette er mottatt hos AutoCollect. Vil i praksis si at denne statusen vil de bare ha en kort stund. Faktura som settes til Kanseller inkasso i henhold til punkt 7 - Stoppe eller sette i gang oppfølging av faktura vil få denne statusen med en gang. Innbetaling eller kreditering som blir direktebetalt til kreditor får denne statusen ved kjeding med faktura til innfordring via AutoCollect. Beskjed om innbetaling sendes videre til Visma Collector.
Innbetaling eller kreditnota med denne statusen vil ikke bli sendt igjen dersom kjedingen oppheves og det kjedes på nytt. Midl. stopp inkassosak Oppfølging av faktura er midlertidig stoppet i Visma Global. Se punkt 7 - Stoppe eller sette i gang oppfølging av faktura for nærmere beskrivelse av hvordan dette gjøres. AutoCollect engasjement oversikt Denne fanen er en speiling av inkassosystemet til Visma Collectors. Her finner du også åpne krav som ligger til oppfølging hos Visma Collectors AS. Det som ligger i denne fanen bør stemme overens med det som ligger i fanen Inkasso saker, med unntak av faktura som er tapsført i regnskapet. Du vil også under Rutiner Inkasso finne to knapper (se bildet over) som har med kommunikasjonen mellom dere og Visma Collectors å gjøre. 2. Knapper i Visma Global AutoCollect Start Visma AutoCollect Trykk på denne for å komme direkte til innlogging mot Visma Collectors sin KreditorWeb. Brukernavn, passord og brukermanual får du tilsendt fra Visma Collectors i velkomstmail i forbindelse med innlesing av første fil. Dersom du mangler dette ta kontakt med Visma Collectors AS på kundesupport.collectors@visma.com. Oppdater fra AutoCollect Trykk på denne for å synkronisere returdata fra Visma Collectors. Ved synkronisering blir statuser, inkassobyrå saksnummer, purre- og inkassooppgjør oppdatert i Visma Global. Vi anbefaler at man har satt opp satsvise rutiner for å automatisere synkroniseringen. Se punkt 7 - Sett opp satsvise rutiner - for nærmere beskrivelse av hvordan dette gjøres. 3. Direktebetalinger og krediteringer Når du lager en kreditnota eller fører en betaling som er kjedet mot faktura sendes det automatisk en melding om dette via AutoCollect. Beløpet som ligger hos Visma Collectors vil da bli redusert i henhold til denne føringen. For at innbetaling eller kreditering skal sendes via AutoCollect er det også viktig at returdata er synkronisert i dere systemer. Melding om direktebetaling eller kreditering sendes kun dersom faktura har fått Inkassobyrå saksnummer og inkassostatus under fanen Inkasso saker.
Hvis innbetaling eller krediteringen blir kjedet i ettertid vil det også sendes beskjed til Visma Collectors så lenge det ikke er sendt beskjed tidligere. Når innbetaling eller kreditnota er sendt vil den få status Direktebetalt. Det sendes ikke beskjed videre til Visma Collectors dersom inkassosaken er avsluttet eller kansellert. 4. Send melding til Visma Collectors Det er mulig å sende melding til saksbehandler hos Visma Collectors vedrørende faktura direkte fra Visma Global. Dette kan kun gjøres dersom faktura er sendt via AutoCollect og kravet har fått Inkassobyrå saksnummer under fanen Inkassosaker. Gå under Kontoforespørsel og høyreklikk på faktura du ønsker å sende melding angående. Velg Send melding til Visma AutoCollect. Du finner også samme valg under fanen Inkasso saker på samme måte som under Kontoforespørsel.
Etter å ha høyreklikket på faktura og valgt Send melding til Visma AutoCollect vil du få opp en dialogboks. Skriv melding din og velg Send til AutoCollect når du er ferdig. 5. Endre forfall på faktura eller gi betalingsutsettelse For å endre forfallsdato på faktura eller gi betalingsutsettelse på en faktura som er sendt til innfordring går du under fanen Kontoforespørsel. Når forfallsdatoen endres vil du få opp en dialogboks hvor du skriver en forklaring som sendes til Visma Collectors sammen med informasjon om utsettelse. Trykk på Send til AutoCollect når du har skrevet ferdig meldingen. 6. Stoppe eller sette i gang oppfølging av faktura Du kan endre status på faktura som er sendt via Visma AutoCollect under fanen Inkasso saker eller Kontoforespørsel. Hvis du ønsker å stoppe innfordingen på en faktura velger du ny status fra nedtrekkslisten under Inkassobyrå status. Endre her fra Bekreftet inkasso til Kanseller inkasso eller Midl. stopp inkassosak.
Hvis du ønsker å oppheve stoppen igjen endrer du fra Midl. stopp inkassosak til Bekreftet inkasso. Hvis du ønsker å permanent stoppe en faktura som er satt på pause via Midl. stopp inkassosak velger du Kanseller inkasso på samme måte. 7. Melde fra om tvist på faktura For å melde fra om tvist på en faktura som er sendt til innfordring henter du opp meldingsboksen på samme måte som under punkt 5 - Send melding til Visma Collectors. Videre stanser du faktura ved å velge Tvist i feltet Inkassobehandling i denne meldingsboksen. 5. Purre- og inkassooppgjør fra Visma Collectors AS Det er tre ting som skjer når Visma Collectors mottar oppgjør på purre- eller inkassosak: 1. Visma Collectors genererer fil til Visma Global 2. Visma Collectors utbetaler beløpet til klient sin konto, merker Samlebilag dato xx.xx.xxxx 3. E-post med remitteringsbilag sendes til klient/regnskapsfører Slik ser remitteringsbilaget ut: Slik ser bunten i Global ut:
6. Sett opp satsvise rutiner Sett opp satsvis rutine for å oppdatere status fra AutoCollect og for å lage oppgjørsbunt. Verktøy Administrator rutiner System Satsvise rutiner tidsstyrt Regnskap. Oppdater status fra AutoCollect: Saksnummer og status oppdateres i Global Lag oppgjørsbunt fra AutoCollect: Purreog inkassooppgjørsbunt legger seg i Journaler for oppdatering. 7. FAQ Krav vil ikke sendes til AutoCollect Sjekk om kundekort mangler inkassoprofil Sjekk om kundekort mangler Postnr. Og Poststed Sjekk om fakturaens Bilagsdato er eldre enn Forfallsdato 8. Hjelp - F1 - Inkasso via Visma AutoCollect 9. Support Visma Global: support-vaf@visma.com Visma Collectors AS: kundesupport.collectors@visma.com