Virksomhetsstatus for Sunnaas sykehus HF 31.01.2018 1
Adm.dir. vurdering av foretaket I januar 2018 har Sunnaas sykehus HF levert stabilt og godt. Spesielt positivt så langt i 2018: Pasientaktivitet høyere en budsjettert Økonomisk resultat er over budsjett Høy aktivitet innenfor forsknings- og innovasjonsfeltet Foretaket har hatt god kontroll på bruk av månedsverk Prioriterte aktiviteter inn i 2018: Avklare utfordringer knyttet til videre drift av «raskere tilbake» etter 2018. Prosess med regional utviklingsplan for Rehabiliteringsfeltet i HSØ. Aktiv bidragsyter i arbeidet med en mer optimal finansieringsmodell for aktiviteten i Sunnaas sykehus ( HSØ - initiert) Ivareta og videreutvikle SunHF s 5 bærebjelker (Klinikk Forskning Samhandling Innovasjon Internasjonale aktivitet) i hht. foretakets vedtatte strategier. Avklare Sunnaas sykehus HFs rolle i forhold til Samhandlingsreformen og samhandling med primærhelsetjenesten Videre utvikling av Regional kompetansetjeneste rehabilitering Implementering av Strategi Sun HF 2030 vedtatt av styret 22.06.16 Standardiseringsprosjektet regional EPJ ( elektronisk pasientjournal) Økt satsing på IKT og digitaliseringen av foretaket 2
Nr. Hovedmål 2014-2020 Mål Utvikling Status 1 Ventetiden er redusert Pasienten opplever ikke fristbrudd. Under 65 dager 60 70 50 40 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 HiÅ 51 dager 2 Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 %. 3 Pasienten får timeavtale sammen med svar på vurdert henvisning «direkte time» 4,0 % Under 3 % 2,0 % 2018 0,0 % 0 % fristbrudd 1,3 % 100 % Resultat hentes 0,9 1 0,8 0,7 0,6 2015 2016 2017 Feb 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 ut hver 15. i mnd. 4 Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen. 100 % 70% 60% 50% 40% 2013 2014 2015 2016 2018 2016 63% 5 Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. Balanse 3,0 2,0 1,0 0,0 Resultat er 4,7 mill. Korrigert for pensjon er det 3,5 som gir et positivt avvik på 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2,1 mill. 3
Dager Gjennomsnittlig ventetid avviklede 70 60 50 40 30 2018 pr mnd 51 2018 Mål HiÅ 51 51 51 51 51 51 51 51 51 51 51 51 2018 HiÅ 51 2017 HiÅ 51 52 50 51 51 51 50 52 53 54 55 55 2018 HSØ HiÅ 56 Ventetid for pasienter avviklet i januar er 51 dager. Ingen fristbrudd og rapportering Ventetider skal være basert på NPR-data og NPR-definisjoner og gitte krav om rapportering fra HOD. Antall, gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter (med/uten rett) i spesialisthelsetjenesten. 4
Prosent "Timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning" 2018 pr mnd 2018 Mål HiÅ 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2018 HiÅ 100% 95% 90% 85% 80% 75% 70% 65% 60% 2017 HiÅ 94% 83% 89% 90% 91% 91% 89% 88% 88% 88% 89% 89% 2018 HSØ HiÅ Helse Sør Øst RHF har utarbeidet ny definisjonskatalog på denne parameteren. Foretaket gjennomgår interne retningslinjer for å sikre at registreringer i pasientsystemet er i henhold til ny definisjonskatalog. Parameteren tas ut etter 15. i måneden etter og leveres derfor med en måned forsinkelse. Tiltak: Redusere vurderingstid av mottatte henvisninger Gjennomgang av arbeidsflyt Utarbeide retningslinjer for pasienter som overføres direkte fra akuttsykehus Effekt av tiltak: Andel pasienter som får timeavtale ved bekreftelse på mottatt henvisning øket til over 90 % i 2017. Andel pasienter som får timeavtale innen 10 virkedager (14 løpedager) etter at henvisning er mottatt. Ekskludert- interne henvisninger, kontrollhenvisninger, frist for start helsehjelp er satt til over 4 mnd og henvisninger vurdert annet sykehus. 5
Antall Åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 2018 Mål 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 2018 Åpne dok 618 2017 Åpne dok 469 571 617 567 638 571 516 576 647 775 704 600 Foretaket har for mange åpne dokumenter. Journalutvalget har i februar 2018 gått igjennom definisjonskatalogen for å sikre at de riktige dokumenter inkluderes. Tiltak: o Det lages en «lukking av åpne dokumenter» kampanje o Opplæring i DIPS o Holdningsskapende arbeid o Avdelingsledere og enhetsledere bruker oversiktsliste over personer som har åpne dokumenter o Individuell oppfølging av ansatte som har 10 eller flere åpne dokumenter Effekt av tiltak: Antall åpne dokumenter er redusert Antall dokumenter som er mer enn 14 dager gammel 6
Prosent 100% Epikrisetid 90% 80% 70% 60% 50% 2018 pr mnd 84% 2018 Mål 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2018 HiÅ 84% 2017 HiÅ 71% 65% 70% 72% 71% 75% 76% 77% 78% 78% 78% 78% Nasjonalt mål er at alle epikriser skal sendes innen 7 dager. Tiltak som er iverksatt: Systematisere opplæring Standardisering av epikrisemal: fraser er under utarbeidelse og tas i bruk Det etableres et system som sikter at epikriser på restanselisten blir sendt innen fristen. Avvik rapporteres avdelingsoverlege. Den enkelte lege har sin mappe «mine arbeidsoppgaver» i DIPS som viser restanseliste epikriser DIPS rapporter har ajourført «pasientliste» på avd. nivå med forfallsdato epikrise (= utdato + 7 dager) og legens initialer Effekt av tiltak: Andel epikriser sendt innen 7 dager er høyere i 2018 enn 2017 Andel epikriser som er skrevet og utsendt innen 7 dager etter utskrivningsdato FOR 2000-12-21 nr 1385: Forskrift om pasientjournal 9 med kommentarer. 7
Prosent Beleggsprosent 100% 95% 90% 85% 80% 2018 pr mnd 100% 2018 Mål 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2018 HiÅ 100% 2017 HiÅ 94% 94% 95% 94% 94% 94% 96% 94% 93% 95% 94% 94% Antall mulig liggedøgn for 2018 er gjennomgått med alle avdelingsledere. Dette viser kapasitet for foretaket for liggedøgn både med hensyn til fysiske lokaler og bemanning. Mål for beleggsprosent er derfor satt lik 100 %. Foretaket skal i 2018 ha kapasitet til og levere 44 500 liggedøgn. Andelen av døgnplassene som er i bruk på en gjennomsnittlig dag. Beleggsprosenten (SSB-definisjon) beregnes med formelen Liggedager/Sengedøgn. Denne definisjonen på beleggsprosent brukes for nasjonal sammenligning. 8
Liggedøgn Liggedøgn HiÅ HiÅ 2018 bud 3 916 7 658 11 279 15 084 18 851 22 958 25 306 28 982 33 006 37 066 41 127 44 500 HiÅ 2018 3 907 HiÅ 2017 3 857 7 516 11 676 14 966 18 980 22 941 25 268 29 103 33 014 37 121 41 025 44 330 Liggedøgn er som budsjettert. Liggedøgn måler hvor mange døgn det har ligget pasienter i sengene i en periode. Den gir et litt annet bilde enn DRG, som først slår ut når pasientene utskrives. 9
Antall DRG DRG heldøgn 600 500 400 300 200 2018 Budsjett pr mnd 426 503 604 445 468 589 315 467 541 577 596 519 2018 pr mnd 471 - - - - - - - - - - 2017 pr mnd 436 460 653 423 505 582 328 463 585 516 549 533 Resultatet HiÅ 2017 er 35 DRG over budsjettert, totalt for heldøgn både «egne» og «gjester». Iverksatte tiltak som videreføres for å opprettholde gode aktivitetsresultat: Overbooking. Erfaringer viser at en del pasienter ikke møter eller avbestiller på kort varsel. Fokus på liggetid på enkelte behandlingsprogram. God kontroll pasientlogistikk Ringeliste med pasienter som kan komme på kort varsel. 10
Antall konsultasjone 600 550 500 450 400 350 300 250 200 150 Poliklinikk, antall konsultasjoner 2018 Budsjett pr mnd 281 281 293 473 333 442 0 443 549 521 521 333 2018 pr mnd 316 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2017 pr mnd 327 322 439 272 441 381 41 290 344 342 351 142 Foretaket har en aktivitet som er godt over det budsjetterte. Antall konsultasjo 2018 Budsjett HiÅ 281 562 855 1 328 1 661 2 103 2 103 2 546 3 095 3 616 4 137 4 470 2018 HiÅ 316 - - - - - - - - - - - Avvik HiÅ 2018 35-562 -855-1 328-1 661-2 103-2 103-2 546-3 095-3 616-4 137 2017 HiÅ 327 649 1 088 1 360 1 801 2 182 2 223 2 513 2 857 3 199 3 550 3 692 11
Antall dager Gj.sn. Vurderingstid primærhenvisninger 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2018 Pr mnd 5,8 Mål 10 virkedager er 14 dager 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 2018 HiÅ 5,8 2017 HiÅ 4,5 4,3 4,1 4,4 4,7 4,6 4,7 4,9 5,2 5,1 5,0 5,1 Et team med leger og sykepleiere gjennomgår og fordeler henvisningene. Disse personene har fått spesiell opplæring i oppgaven. Foretaket bruker i gjennomsnitt 5,8 dager på vurdering av eksterne primærhenvisninger. 91 % av henvisningene ble vurdert innen 10 virkedager. Gjennomsnittlig tid i dager fra mottak av eksterne primærhenvisning til henvisningen er ferdig vurdert. 12
Antall Status brudd på Arbeidsmiljøloven Sunnaas sykehus HF har fortløpende fokus på AML-brudd og tar ut månedlige rapporter på antall brudd. Følgende tiltak er iverksatt ved Sunnaas sykehus HF: AML rapporteres i ledelsens gjennomgang og inngår i månedlige rapporter ved Sunnaas sykehus HF. AML-rapporten gjennomgås i månedlige bemanningsmøter med alle kliniske enheter og HR rådgivere. Egen turnusgruppe er opprettet som jobber blant annet med målet om at alle arbeidsplaner skal stemme med bemanningsplaner. Ingen brudd i arbeidsplaner pr. dags dato. Planlagte brudd fra daglig drift mer enn en uke frem i tid skal elimineres. Brudd på arbeidsmiljøloven 500 400 300 200 100 0 2018 pr mnd 17 2018 HiÅ 17 Mål HiÅ 2018 27 54 82 110 138 166 194 222 250 278 306 335 2017 HiÅ 19 41 54 65 123 178 218 297 343 375 388 423 I brudd AML inngår antall søndager på rad, brudd på ukefri, brudd på antall timer overtid pr uke, brudd på antall timer overtid pr 4 uker og brudd på planlagte timer i arbeidsplan. 13
Antall månedsverk Månedsverk 600 550 500 450 400 2018 pr. mnd Brutto 557 542 2018 Mål brutto pr mnd 565 550 550 559 555 558 562 570 565 562 558 559 2018 Netto pr. mnd 2017 Netto pr. mnd 496 462 471 455 456 451 242 409 476 462 464 Mål gj.sn.hiå 2018 Brutto 565 558 555 556 556 556 557 559 559 560 559 559 2018 gj.sn. HiÅ Brutto 557 542 2017 gj.sn. HiÅ Brutto 575 563 558 555 553 554 556 558 560 561 561 561 Tiltak som er iverksatt Ansettelsesutvalg som skal godkjenne alle stillinger før rekrutteringsprosess kan iverksettes Økt kontroll på all bruk av variabel lønn og overtid. Det leies som hovedregel ikke inn dagvakter på hverdager Følge tiltaksplan for reduksjon av sykefravær (se tiltaksplan LGG) Redusere antall ikke finansierte månedsverk benyttet til forskning Brutto månedsverk: All arbeidstid som er utbetalt omgjort til månedsverk. Alle som har mottatt lønn ligger inne i dette tallet. Netto månedsverk: Arbeidstid omgjort til månedsverk på ansatte som er på jobb. Minus alt fravær. 14
Prosent Sykefravær 2018 sykefravær pr mnd 2018 pr mnd langtid 2018 pr mnd korttid 2018 Mål 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 6,5 % 2018 HiÅ Totalt 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % 2017 HiÅ Totalt 9,1 % 9,3 % 8,8 % 8,8 % 8,8 % 8,9 % 8,9 % 8,7 % 8,5 % 8,4 % 8,3 % 8,2 % 2017 pr mnd langtid 6,3 % 7,3 % 6,1 % 6,8 % 7,3 % 7,1 % 7,5 % 5,2 % 5,1 % 5,3 % 4,6 % 4,1 % HSØ HiÅ % 8,1 % 8,1 % 7,9 % 7,7 % 7,6 % 7,4 % 7,4 % 7,3 % 7,3 % 7,3 % 7,4 % Sykefraværet overvåkes nøye og det arbeides kontinuerlig med tiltaksplanen for å redusere sykefraværet. BHT, tillitsvalgte og verneombud er involvert. Fravær som meldes inn tilbake i tid vil påvirke tallene som er rapportert tidligere. Det vil si at bildet viser siste oppdaterte tall. Sykefraværsprosent: sykefraværsdagsverk delt på mulige dagsverk netto. Korttidssykefraværet viser fravær på mellom 0-16 dager. Langtidsfraværet viser over 16 dager. 15
Kr i millioner 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0-2018 Avvik res - bud 2,1 2018 Resultat HiÅ 3,5 Resultat 2018 Budsjett HiÅ 1,4 2,8 4,3 5,7 7,1 8,5 9,9 11,3 12,8 14,2 15,6 17,0 2017 Resultat HiÅ 3,4 6,9 14,8 16,0 18,5 21,4 26,5 30,8 32,8 34,8 37,8 35,7 Foretaket har et resultat 4,7 mill. mot et budsjett på 1,4 mill. noe som gir et positivt avvik på 3,2 mill. Korrigeres dette for justerte pensjonskostnader på 1,2 mill. er det positive avviket på 2,1 mill. Hovedforklaringen er pasientinntekt, oppløsning av reserver og lavere lønnskostnader. Alle konti er ikke avstemt så det er knyttet noe usikkerhet til resultatet. 16