Utredning 30.10.2013 Reorganisering av Helsebygg Midt-Norge 1. Bakgrunn Foretaksgruppen i Helse Midt-Norge har en samlet eiendomsmasse på vel 700.000 kvm og er i sum en av landsdelens største eiendomsbesittere. Helseforetakene har betydelige utfordringer knyttet til tilpasning av eiendomsmassen til nye funksjonskrav gjennom nybygg og ombygging. I snitt har Helse Midt-Norge et årlig investeringsbehov på 1 mrd. kr. Oppgavene varierer imidlertid i omfang, varighet og kompleksitet og kunnskap fra et prosjekt i et foretak til prosjekt i andre foretak overføres i begrenset grad. Dette har betydning for kompetanseutviklingen i foretaksgruppen. Helse Midt Norge RHF ønsker å legge til rette for kompetanseutvikling og formidling i forbindelse med gjennomføring av byggeprosjekt for å oppnå kvalitative gevinster og redusere kjøp av tjenester. Helsebygg Midt-Norge har vært en førende kompetanseenhet nasjonalt når det gjelder planlegging og gjennomføring av sykehusprosjekt. Styret for Helse Midt-Norge RHF ba i tilknytning til sak 59/12 Helsebygg Midt-Norge tertialrapport 01/2012 om et notat som viser ulike løsningsmodeller for å ivareta og videreutvikle kompetansen som er i prosjektet Helsebygg. Saken ble utredet i rapporten Forretningsmodeller for Helsebygg. I rapporten gis følgende anbefaling: Vi anbefaler derfor at HBMN på kort sikt videreføres som en del av en felles eiendomsenhet i HMN, i tråd med anbefalingene i utredningen «Organisering av eiendomsforvaltningen i Helse Midt-Norge», november 2012. En slik organisering vil kunne være et første trinn på veien mot etablering av et Nasjonalt Helsebygg som det bør jobbes med å få etablert på sikt. Rapporten ble forelagt styret for Helse Midt-Norge RHF i sak 18/13. Styret ba administrerende direktør om å legge anbefalingene i den vedlagte rapporten til grunn i forbindelse med utredningen vedrørende nasjonalt helseforetak for planlegging, utvikling og drift av sykehusbygg. I foretaksmøtene i foretaksgruppen i Helse Midt-Norge juni 2013 ble det bl.a. gitt uttrykk for følgende: Helse Midt Norge RHF ønsker å legge til rette for kompetanseutvikling og formidling i forbindelse med gjennomføring av byggeprosjekt for å oppnå kvalitative gevinster og redusere kjøp av tjenester. Helsebygg Midt Norge vil i det øyemed bli videreført som en avdeling i Helse Midt Norge RHF som en felles kompetanseenhet for foretaksgruppen. Helse Midt Norge RHF vil be om at helseforetakene vektlegger bruk av egen kompetanse eller kompetanse i foretaksgruppen i forbindelse med planlegging og gjennomføring av byggesaker. Foreliggende utredning omhandler reorganisering av Helsebygg som en felles kompetansenhet for foretaksgruppen i Helse Midt-Norge RHF. Utredningen er utarbeidet av en arbeidsgruppe bestående av: Ingerid Gunnerød, leder Rita Bjørgan Holand Nils Arne Bjordal
Mats Troøien Bjørn Remen Berit Valstad-Aalmo Liv Haugen Pål Ingdal 2. Foreliggende utredninger om samordning av eiendomsvirksomheten nasjonalt og regionalt Nasjonal samordning Nasjonalt/interregionalt er det vedtatt etablering av et interregionalt eiendomsforum, jfr. sak 08/13 Samarbeid innen eiendomsvirksomheten mellom de regionale helseforetakene, og helseregionene er bedt om å utrede etableringen av et nasjonalt helseforetak for sykehusplanlegging, jfr foretaksmøtet 30.01.2013. Arbeidet med utredningen er nylig avsluttet. I utredningen drøftes den nasjonale foretakets innhold/oppgaver og organisering. Et viktig spørsmål har vært om foretaket i tillegg til å utføre foretaksovergripende oppgaver også skal være konsultativt/rådgivende og/eller kunne ha utførende ansvar herunder også byggherreansvar på bestilling fra helseforetak. Videre drøftes i utredningen i hvilken grad helseforetakene skal være forpliktet til å bruke det nasjonale helseforetaket. Utvalget har også vurdert om kompetanse og kapasitet skal sentraliseres eller desentraliseres, og om foretaket skal organiseres som et helseforetak eller et «prosjektprogram». Utredningens overordnede konklusjon hitsettes: Rapportens overordnede konklusjon/anbefaling er at det etableres et planleggingsforetak, organisert som et helseforetak (HF) i samsvar med helseforetaksloven, eid i fellesskap av de fire regionale helseforetakene, og med en desentralisert organisasjonsmodell. Planleggingsforetaket skal ha et aktivitetsomfang og tjenestetilbud som beskrevet i kapitlene 4.1, 5.1 og 5.2 i denne rapporten. Når det gjelder byggherrerollen fremgår det av utredningen at det forutsettes at eier (helseforetaket) har det formelle byggherreansvaret og at det nasjonale foretaket ivaretar byggherrerollen og utfører prosjektledelse på oppdrag fra helseforetakene. Videre forutsettes det at helseforetakene bistår i dette arbeidet der en finner dette hensiktsmessig bl.a. for å sikre at lokalkunnskap blir utnyttet, og at slik bistand avtalefestes. Videre forutsettes det at prosjektarbeidet organiseres på en slik måte at nærhetsbehovet i de ulike fasene blir tilfredsstillende ivaretatt. Utredningen vil bli forelagt styret for behandling 12.12 2013 før oversendelse til Helse- og omsorgsdepartementet. Regional samordning Regionalt er samarbeidet innen eiendomsområdet utredet i et eget prosjekt «Organisering av eiendomsforvaltningen i Helse Midt-Norge», dat. november 2012, jfr vedlegg. Denne utredningen omhandler i tillegg til planlegging og bygging også virksomhet knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold.
Arbeidsgruppen bak rapporten Organisering av eiendomsforvaltningen i Helse Midt-Norge, bestående av representanter fra helseforetakene i Helse Midt-Norge, er enig om at det er hensiktsmessig med full samordning på mange områder, herunder standardisering av prosedyrer og rutiner, håndtering av BIM, sykehusplanlegging, juridiske spørsmål og organisering og gjennomføring av større/komplekse byggeprosjekter. 3. Reorganisering av Helsebygg Midt-Norge I foreliggende rapport vedr. reorganisering av Helsebygg som en felles kompetanseenhet, er følgende forhold omtalt: Oppgaver Kompetansebehov og dimensjonering Budsjett og finansieringsmodell Organisering og lokalisering Arbeidsavtaler, harmonisering av personalreglement i Helsebygg med Helse Midt-Norge RHF Forslagene her vil bygge på de utredninger som tidligere er gjort av nasjonal og regional samordning som er gjort rede for under 2). Ad formålet med reorganiseringen Som det fremgår av foretaksprotokollen fra juni 2013 er formålet med å videreføre Helsebygg Midt-Norge som en regional avdeling i Helse Midt-Norge RHF å få bedre kvalitet og lavere kostnader ved planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt i regionen. Det må være et mål at Helsebygg Midt-Norge skal være sentral i utviklingen av sykehusbygg og tilhørende prosesser regionalt og nasjonalt. Ad oppgaver I rapporten Organisering av eiendomsforvaltningen i Helse Midt-Norge peker arbeidsgruppen på følgende områder for samordning: Håndtering av BIM, strategisk og praktisk/teknisk Ivareta regionens ansvar i tilknytning til nasjonale databaser Tidligfase rådgivning inklusive bygningsmessig utviklingsplan for store prosjekter Sykehusplanlegging kompetanseoppbygging og kompetanseformidling Sykehusplanlegging rådgivning innen organisering og prosess Sykehusplanlegging kvalitetssikring Juridiske spørsmål (entrepriserett, anskaffelser, arbeidsmiljølov etc.) Organisering av større/komplekse sykehusprosjekter (alltid hvis > 30 millioner kroner inkl MVA
Delta i byggherrefora for offentlige byggherrer Etablere og vedlikeholde standard prosjekthåndbok Ivareta entreprisestrategi, risikomodeller og usikkerhetsstyring Sikre tverrfaglig teknisk kompetanse Sikre spesiell teknisk spisskompetanse Håndtere IKT i byggeprosjekter Ivareta ansvaret for prosjektgranskning og kvalitetssikring Prosjektprosesstyring i komplekse prosjekter > 10 millioner kroner inkl. MVA og alltid i prosjekter > 30 millioner kroner inkl. MVA Når det gjelder sykehusprosjekt dvs. prosjekt innen spesialisthelsetjenesten, har en i rapporten Organisering av eiendomsforvaltningen i Helse Midt-Norge foreslått at prosjektprosesstyring, dvs. prosessledelse og prosjektledelse, i små og mellomstore mindre komplekse prosjekter på inntil 30 millioner kroner inkl. MVA ivaretas av helseforetakene. For prosjekter på mellom 10 og 30 millioner kroner inkl. MVA konsulteres spisskompetanse for å avklare om prosjektets kompleksitet og risikoprofil er slik at spisskompetanse som helseforetaket selv ikke besitter må innhentes. Oppgaver større enn 30 mill. kr eller som krever særlig spisskompetanse skal ivaretas av den felles kompetanseenheten Helsebygg Midt-Norge. Det forutsettes at dette skjer etter avtale med helseforetakene som er eier og har det formelle byggherreansvaret. Det forutsettes at Helsebygg Midt-Norge også benytter lokal kompetanse i det enkelte helseforetak, som kan bistå i prosjekt både innenfor og utenfor eget helseforetak under forutsetning av at en har kapasitet og kompetanse og de for en periode på hel- eller deltid inngår i helsebygg Midt-Norges prosjektorganisasjon. Det forutsettes at det inngås segne avtaler om slikt engasjement mellom helseforetaket og Helsebygg Midt-Norge. Anskaffelse og mva En felleseid kompetanseenhet eller en enhet eid av det regionale helseforetaket kan selge tjenester direkte til foretak i foretaksgruppen uten at dette kommer i konflikt med Lov om offentlig anskaffelser. I og med at foretaksgruppen er fellesregistret i mva-registeret skal det ikke betales mva på tjenestene. I rapporten Organisering av eiendomsforvaltningen i Helse Midt-Norge blir det gjort nærmere rede for nevnte forhold. Oppsummering Gjennomføring av sykehusprosjekt fra idefase til ferdigstillelse vil være en sentral oppgave for kompetanseenheten Helsebygg Midt-Norge. Det forutsettes at Helsebygg Midt-Norge ivaretar byggherreoppgaver på vegne av og oppdrag fra helseforetakene for prosjekt over en viss størrelse eller hvor en er i behov for særlig kompetanse som det ikke er hensiktsmessig/mulig å etablere på helseforetaksnivå. Det forutsettes at Helsebygg Midt-Norge også ivaretar utvikling av prosjektstyringssystem som sikrer økonomi-, kvalitets- og fremdriftsstyring i alle prosjekt i foretaksgruppen.
For øvrig vil Helsebygg Midt-Norge ha en rådgivende rolle og ansvar for kompetanseutviklingog formidling/opplæring i foretaksgruppen. Helsebygg Midt-Norge bør også kunne bistå i forbindelse med strategiske oppgaver knyttet til bygg og eiendomsutviklingen på regionalt nivå Ad kompetansebehov og dimensjonering Kompetansebehov og dimensjonering av en fremtidig kompetanse-enhet må tilpasses ansvars- og arbeidsomfanget og vil bl.a. være avhengig av hvilke oppgaver som forutsettes ivaretatt av et nasjonalt helseforetak og hvilke oppgaver som forutsettes ivaretatt av de lokale helseforetakene. Bemanning og kompetanseprofil i den regionale kompetanseenheten vil være gjenstand for en løpende vurdering. Dersom en felles kompetanseenhet skal ivareta oppgaver som beskrevet i det foregående, må enheten ha nødvendig kompetanse og kapasitet. Dette innebærer at enheten må ha oppgaver av et visst omfang og kompleksitet. Hvis ikke kan det bli vanskelig å rekruttere ønsket kompetanse og beholde denne i organisasjonen. Dette vil innebære en svekkelse av vår evne til å ivareta byggherrerollen (= dårlig styring) med det til følge at prosjektene i større grad blir rådgiver- og entreprenørstyrt. Videre vil dette også innebære svekkede muligheter for kompetanseutvikling- og formidling i egen organisasjon med dårligere kvalitet i sykehusprosjekt og økt kjøp av tjenester til følge. I rapporten Forretningsmodeller for Helsebygg blir det pekt på mulighetene for at Helsebygg også ivaretar oppgaver for foretak i andre regioner og for annen offentlig virksomhet (kommunal/statlig). Dette vil kunne bidra til å styrke grunnlaget for kompetanseenheten. Kompetanse Planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt i helsesektoren krever generell kunnskap om plan- og byggeprosesser og spesiell kunnskap om planlegging av sykehusprosjekt herunder kjennskap til virksomhetsområdet og de spesielle krav som stilles til sykehusbygg (tekniske krav, funksjonskrav, krav om tilpasningsdyktighet med mer). Dette innebærer at en både bør/må ha administrativ, helsefaglig, arkitektfaglig, teknisk, logistikkfaglig, økonomisk og innkjøpsfaglig kompetanse slik at en kan ivareta Tidligfaseplanlegging i tråd med veilederen, herunder både idefasen, konseptfasen og forprosjektfasen (programmering, utarbeidelse av fysiske planer, økonomiske analyser, med mer) prosjektstyringen som omfatter overordnet ledelse og organisering av prosjekt, herunder oppbygging av prosjektorganisasjonen med styringsgruppe / byggekomité, prosjektledelse, prosjekteringsledelse, kvalitetsledelse og byggeledelse. herunder prosjektledelsen, dvs. den daglige ledelse av prosjektet, og ivaretakelse av byggherrens arbeid og forpliktelser (som byggherreombud), herunder organisering og administrasjon, samt kontroll med andres ytelser i prosjektet for gjennomføring innenfor vedtatte tids-, kostnads- og kvalitetsrammer prosess- og prosjekteringsledelse, dvs. ansvaret for ledelse og koordinering av engasjerte rådgivere, samt bruker- og ansatte medvirkning. byggeledelsen, dvs. rollen som byggherrens representant på byggeplassen, og som skal sikre at prosjektmaterialets intensjoner realiseres og er i overensstemmelse med inngåtte avtaler. kvalitetsledelsen som fastlegger kvalitetsnivået i samarbeid med prosjekteringsgruppen.
Bemanning Helsebygg Midt-Norges har p.t. kompetanse innefor (de fleste av) de nevnte områdene og har kompetanse/kapasitet til å bidra slik i 2014: Årsverk Prosjekt 7 Fullføre St. Olavs hospital 0,2 Apotekprosjekter 1,2 Østmarka 0,6 Psykiatrisenter St. Olav 2,5 Akuttsykehus HMR 1,5 LØ-prosjektet 0,5 Diverse innleie HF 2 Rapportering, utredninger med mer 1 Reserve 16,5 Andre mulige prosjekter: AMK Nødnett Partikkelsenter Etc Bemanningen er nødvendig for å kunne ivaretatt igangsatte og planlagte prosjekt i 2014. En anser bemanningen å være en nødvendig grunnbemanning for en regional kompetanseenhet. Det må imidlertid vurderes om en skal styrke bemanningen på økonomi/regnskap. I tillegg vil en ha behov for ny kompetanse på bygg/teknikk, når nye gjennomføringsprosjekter etableres. I forbindelse med selve overføringen til RHF må det foretas en grundig vurdering av hvilken kompetanse som overføres, herunder særlig hvordan Helsebygg på en kostnadseffektiv måte kan få utført de administrative behovene enheten har. Ved ledighet må det gis åpning for at personell midlertidig kan stilles til disposisjon for andre helseregioner/off. byggherrer eller rådgivere. Ad finansieringsmodell og budsjett Finansieringsmodell En regional kompetanseenhet kan/vil i tillegg til gjennomføring av byggeprosjekt utføre oppgaver knyttet til strategisk eiendomsutvikling på regionalt nivå, kompetanseutvikling og formidling nasjonalt og regionalt herunder deltakelse i nasjonale nettverk og interregionale prosjekt og lokalt nettverk.dette er oppgaver som i dag delvis utføres av Helse Midt-Norge RHF. Prosjektoppgavene vil i omfang være størst og det synes naturlig at disse finansieres av prosjekteier (dvs. helseforetakene). Den øvrige delen av virksomheten til kompetanseenheten (anslagsvis 30%) bør finansieres av Helse Midt-Norge RHF/rammefinansieres.
I fasen frem til prosjekt er besluttet og kostnadsrammen foreligger, for bistand i mindre omfang i enkeltprosjekt som ledes av HF ene, for bistand eksternt etc. vil timeprising være aktuelt. Finansieringen av større prosjekt der kompetanseenheten har prosjektledelsen bør gjennomføres på samme måte som for utbyggingen av St. Olavs Hospital. Prosjektledelsen inngår da som en del av den totale byggekostnadene uten timeprising. Erfaringsmessig ligger prosjektledelsen/byggherrekostnadene på 5-6% av de samlede prosjektkostnadene. Det må forutsettes at prisene er konkurransedyktige i markedet og at en legger de samme prinsipp til grunn for prisingen som ved internt salg av andre tjenester i foretaksgruppen. Det legges til grunn at alle kostnader, herunder diett/opphold og reisevirksomhet, legges inn i timeprisen slik at denne blir lik for alle helseforetak i Midt-Norge. Ad organisering og lokalisering av kompetanse-enheten Organisering Det er viktig at kompetanseenheten er operasjonell, at den er gitt nødvendig fullmakter for å kunne ivareta tillagte oppgaver effektivt. I rapporten Organisering av eiendomsforvaltningen i Helse Midt-Norge foreslår arbeidsgruppen at den regionale kompetanseenheten organiseres som en egen juridisk enhet eid av helseforetakene i Midt-Norge, primært organisert som et helseforetak. Et mulig alternativ kan være å organisere kompetanseenheten som en avdeling i Helse Midt- Norge RHF. Det må avtales nærmere mellom helseforetakene og Helse Midt-Norge RHF hvordan helseforetakene skal ha påvirkning på den felles eiendomsenheten. En mulig løsning kan være at en etablerer en referansegruppen, tilsvarende den som er etablert i HEMIT, bestående av representanter for helseforetakene forsterket med ekstern kompetanse med styreerfaring og særlig kunnskap om eiendomsutvikling, planlegging og gjennomføring av byggetiltak, organisasjonsutvikling og økonomi. Vedlagt følger forslag til instruks for en slik referansegruppe. For øvrig forutsettes det at en i forbindelse med større prosjekt etablerer egne prosjektstyrer/byggekomiteer hvor det sitter representant(er) fra HF og at det inngås egne avtaler med de respektive HF i forbindelse med bistand. Det foreslås at den eksterne representanten i referansegruppen deltar i prosjektstyrene/byggekomiteene. Gjennomføring av byggeoppgaver krever at prosjektansvarlige har nødvendige fullmakter. Det forutsettes utarbeidet standard mandat for prosjektstyre/byggekomite og ansvars- /fullmaktsmatrise. Lokalisering Når det gjelder lokalisering av virksomheten synes det naturlig at kompetanseenheten Helsebygg Midt-Norge legges til Trondheim da dette gir nærhet til det største byggfaglige miljøet, NTNU SINTEF,og andre fag- og bransjeorganisasjoner, hvilket er viktig for den faglige utviklingen og
for rekruttering og muligheten for å beholde/sikre nye kompetente medarbeidere.dette vil trolig også være av betydning for kompetanseenhetens nasjonale rolle. Lokal tilstedeværelse er viktig, særlig i forbindelse med gjennomføring av byggetiltak. Det må derfor legges til rette for en desentralisert organisasjonsmodell hvor enkelte medarbeidere, der dette er hensiktsmessig, får arbeidssted i tilknytning til administrasjonen i helseforetaket eller i tilknytning til byggeplassen. Ad arbeidsavtaler, harmonisering av personalreglement i Helsebygg med Helse Midt- Norge RHF Ansatte i Helsebygg Midt-Norge har inngått arbeidsavtaler direkte med Helsebygg Midt-Norge. Disse avtalene har varighet frem til demobiliseringsdato. Ved overgang til fast tilsetting i kompetanseenheten i Helse Midt-Norge RHF inngås ny arbeidsavtale hvor Helse Midt-Norge RHF ved eierstyringsdirektør inngår avtale med den enkelte. Ordlyden i arbeidsavtalen endres ikke med unntak av demobiliseringsdato. Særavtale om fleksibel arbeidstid videreføres. For øvrig kan det fortsatt være aktuelt å ansette personell på prosjekt med demobiliseringsdato. Økonomiske konsekvenser Det forutsettes at oppgaver for det regionale foretaket og den foretaksovergripende del av virksomheten i kompetanseenheten finansieres av Helse Midt-Norge RHF. I 2014 er dette anslått til 3 årsverk. Arbeidsgruppens oppsummering/anbefaling Arbeidsgruppen mener at Helsebygg Midt-Norge bør inngå i en kompetanseenhet organisert som en avdeling i Helse Midt-Norge RHF og med oppgaver som beskrevet i rapporten Organisering av eiendomsforvaltningen i Helse Midt-Norge. Kompetanseenheten bør etableres umiddelbart. Inngåtte avtaler løpet ut året 2013 og erstattes av avtaler hvor en fakturerer bistand i tråd med føringer som er gitt i foreliggende rapport. Det forutsettes at enheten får oppgaver i et omfang og med en kompleksitet som sikrer rekruttering og opprettholdelse av et høykompetent fagmiljø. Det foreslås at en evaluerer virksomheten etter 2 år. Trykte vedlegg Rapport «Organisering av eiendomsforvaltningen i Helse Midt-Norge», dat. november 2012 Instruks for en referansegruppe
Utrykte vedlegg Rapporten Samarbeid innen eiendomsvirksomheten mellom de regionale helseforetakene Utredningen Forretningsmodeller for Helsebygg Midt Norge dat. 03.12.2012