LOKALISERING

LOKALISERING - 28.9.2018 Prinsipper for lokalisering Mulighetsstudie

Agenda 1. Lokalisering - Organisering 2. Lokalisering Prosess til beslutning 3. Kriterier for lokalisering 4. Forslag i mulighetsstudiet 5. Medbestemmelse 6. Eventuelt

0 Formål med rapport Muligheter med anbefalinger Grunnlag for videre dialog og medvirkning før endelig beslutning Beslutning i løpet av desember 2018

1 Organisering A8 Lokalisering Prosjektstyre: Lars Bjerke Rådmann Asker/Nye Asker Per Morstad Rådmann Røyken/Dir. samfunnsutvikling Lars Joakim Tveit Rådmann Hurum/Dir. organisasjon Lene Cecilie Bakler Hovedtillitsvalgt Røyken Mai-Lene Graff Bøe Hovedverneombud Røyken Karianne Søylen NAV Unni Musum NAV Prosjektgruppe: Klaus Øiseth prosjektleder/tjenesteområdet samfunnstjenester Ingeborg Fønstelien Assisterende prosjektleder/tjenesteområdet samfunnstjenester/tjenesteområdet samfunnsutvikling Lene Orsten Haugland Tjenesteområde Administrasjon og ledelse (økonomi og organisasjon) Gyrid Mangersnes - Tjenesteområdet oppvekst Marit Røyneberg - Tjenesteområdet velferd Lisbeth Stokke Fjeldly - Tjenesteområdet medborgerskap Lene Hvistendahl Bergseth Prosjektleder Innbyggertorg Ragnar Husum Prosjektleder Digitalisering Christian Goderstad Fagansvarlig Eiendom Gøril Brix Hovedtillitsvalgt Røyken Line Jørgensen Hovedtillitsvalgt Hurum Hilde Bestvold Hovedverneombud Asker Anna Rødland Hovedverneombud Hurum

2 Prosess til beslutning Fase 1: Mulighetsstudie med tilhørende forslag Fase 2: Endelig rapport og beslutning Fase 1 Fase 2 Fase 3 MANDAT Avklaring prioriterte områder Avklaring av føringer og kriterier Intensjon/LOS Mulighetsstudie lokalisering Dialog og medvirkning Rådmannens forslag lokalisering Flytting September 2018 Beslutning desember 2018 2019-2021

3.1 Føringer og kriterier Styrende dokumenter

3.2 Generelle kriterier for lokalisering Tilgjengelighet Det skal sikres likeverdige tjenester så nært innbyggerne som mulig. Det skal sikres mulighet for brukerdeltakelse og brukermedvirkning i tjenesteutøvelsen. Det skal sikres mulighet for samhandling mellom relevante tjenesteområder og virksomheter. Det skal legge til rette for effektive arbeidsprosesser gjennom teknisk infrastruktur og digitalisering. Kommunen skal benytte felles møte- og kursarena (kunnskapssenter/innovasjon/digitalisering). Kapasitet og kompetanse Det skal ivaretas robuste og sterke fagmiljøer. Det skal legges til rette for god arealeffektivisering og resursoptimalisering (moderne åpne kontorlandskap eller tradisjonelle kontor) Kommunen skal være en attraktiv arbeidsgiver behovet for å beholde og rekruttere medarbeidere skal hensyntas. Klima, miljø og mobilitet Brukere o Det skal tilrettelegges for at brukerne kan benytte kollektivtransport og sykkel til tjenestene der dette er mulig. o Det skal ivaretas noe P-plasser for brukere der det er mindre mulighet for å benytte kollektivtransport Ansatte o Det skal tilrettelegges for at ansatte kan benytte kollektivtransport og sykkel til arbeidsplassen og i sitt arbeid der dette er mulig. o Tilgang til tjenestebilordning der det er behov for dette, med egen parkering. o Parkering for privatbiler som må benyttes i tjenesten. o o Parkering for ansatte der det ikke vurderes som hensiktsmessig å benytte kollektivtransport. Det skal vurderes å legges til rette for innfartsparkering for de som må ha bil for å komme til arbeidsplass.

3.3 Prioriterte områder - Kriterier Administrasjon og ledelse Innbyggertorg Samfunnsutvikling NAV Tjenestetildeling Tjenester som organiseres under det nye direktørområdet samfunnstjenester (lokale baser/driftsstasjoner).

3.4 Administrasjon og ledelse Direktør økonomi 48 årsverk Ledertetthet: 15 Direktør organisasjon 158 årsverk Ledertetthet: 13 Seksjon for virksomhetsstyring Seksjon for økonomi og anskaffelser Seksjon for regnskap Seksjon for strategi og utredning Seksjon for HR Seksjon for innovasjon og digitalisering Seksjon for kommunikasjo n Kommuneadvokat 9 årsverk Ledertetthet: 8 24 årsverk Ledertetthet: 23 15 årsverk Ledertetthet: 14 31 årsverk Ledertetthet: 14 33 årsverk Ledertetthet: 15 81 årsverk Ledertetthet: 26 8 årsverk Ledertetthet: 7 5 årsverk Ledertetthet: 4 Utredningsenheten Personal Kunnskapssenter Politisk sekretariat Lønn IKT-drift Internservice Dokumentsenter

3.5 Oppvekst Kommunalsjef Barn og unge 452 årsverk Ledertetthet: 21 Barne- og familietjenesten 161 årsverk Ledertetthet: 22 Barnevernstjenesten 82 årsverk Ledertetthet: 15 PPT, inkl. logopeder 42 årsverk Ledertetthet: 20 Helse- og omsorgstjenester for barn og unge (HOBU) 62 årsverk Ledertetthet: 14 Inkludering og mangfold 105 årsverk Ledertetthet: 34 Kvalitet og forvaltning Stab og administrasjon SONE NORD Avdeling for individuell avlastning, støttekontakter, BPA og kontraktsoppfølging Voksenopplæring SONE NORD Miljø- og familiebaserte tiltak/ BUK/ Homestart SONE NORD Mottak/ Undersøkelse SONE SØR Avlastning/ Barnebolig 1 Voksenopplæring SONE SØR Helsestasjon/ svangerskapsomsorg/fysio/er go SONE NORD Tiltak saksoppfølging Avlastning/ Barnebolig 2 Flyktninger og enslige mindreårige Skolehelsetjeneste Barneskole/Ungdomsskole/ VGS/HFU SONE NORD Operative hjelpetiltak Avlastning/ Barnebolig 3 Miljø- og familiebaserte tiltak/ BUK/ Homestart SONE SØR Omsorg/ fosterhjem Kun tjenestetildeling Helsestasjon/ svangerskapsomsorg/fysio/er go SONE SØR Skolehelsetjeneste Barneskole/Ungdomsskole/ VGS/HFU SONE SØR

3.6 Velferd Direktør Ca. 1630 årsverk Ledertetthet: Ca. 25* Tjenestetildeling Ca. 65 årsverk Ledertetthet: Ca. 25 Helse, rehabilitering, mestring Ca. 97 årsverk Ledertetthet: Ca. 25 Hjemmebaserte tjenester Ca. 225 årsverk 9 avd.ledere Ledertetthet: Ca. 25 Tjenester psykisk helse og rus Ca. 158 årsverk Ledertetthet: Ca. 25 Nord (for Gullhella) Sør (for Gullhella) Tjenester til mennesker med funksjonsnedsettelse Heldøgnsomsorg Nord Ca. 308 årsverk 12 avd.ledere Ledertetthet: Ca. 25 Tjenester til mennesker med funksjonsnedsettelse Heldøgnsomsorg Sør Ca. 282 årsverk 11 avd.ledere Ledertetthet: Ca. 25 NAV Ca. 150 årsverk (Hvorav ca. 70 kommunale) Ledertetthet: Ca. 25 Område Holmen, Nesøya Ca. 2 avd.ledere Ca. 425 årsverk fordelt nord/sør Ledertetthet: Ca. 25 Søndre Borgen, Solgården, Nesbru, Hovedkjøkken (10) 150 (160) årsverk Bråset og omsorgsbolig 187 årsverk Ca. 7 avd.ledere Ca. 5 avd.ledere Asker sentrum Ca. 2 avd.ledere Vollen, Heggedal, Slemmestad Ca. 2 avd.ledere ABOS,Oppsjø, Torstadtunet 64 årsverk Gullhella bo- og aktivitetssenter 84 årsverk Ca. 7 avd.ledere Klokkerstua Helsetun 12 Årsverk Filtvet Helsetun, Hovedkjøkken (4) 21 (25) årsverk 4 Omsorgsboliger demens 31 årsverk Ca. 4 avd.ledere Røyken, Spikkestad, Sætre, Klokkarstua Ca. 3 avd.ledere *Det er definert et hovedprinsipp for lederspenn på 25 årsverk per leder. Lederspennet må vurderes opp mot oppgaveporteføljens kompleksitet, størrelse (antall årsverk/ansatte) og lokalisering.

3.7 Samfunnstjenester Direktør 423 årsverk Ledertetthet: 14 Selskaper: Asker og Bærum vannverk Glitrevannverket VEAS Asker og Bærum brannvesen Eiendomsutvikling (REU) Eiendom Renhold Prosjekt og utvikling Vann og vannmiljø Klima, miljø og samferdsel Asker Drift 92 årsverk Ledertetthet: 14 101 årsverk Ledertetthet: 24 33 årsverk Ledertetthet: 10 76 årsverk Ledertetthet: 14 73 årsverk Ledertetthet: 13 48 årsverk Ledertetthet: 11 Grunneiendom Sone Sør Utvikling Fellesfunksjoner Klima og miljø Transporttjenesten Eiendomsforvaltning Sone Midt Bygg VA Plan og investering Avfall og gjenvinning Prosjekt Teknisk drift Sone Nord Anlegg Private anlegg Samferdsel Drift Vei Bygningsdrift Praktisk bistand Drift Vann Natur, park og havn Drift Grønt Boliger Drift Avløp Landbruk Service og vedlikehold

3.8 Samfunnsutvikling Direktør 120 årsverk Ledertetthet: 16 Strategi 45 årsverk Ledertetthet: 14 Plan 28 årsverk Ledertetthet: 13 Byggesak 47 årsverk Ledertetthet: 22 Samfunnsmedisin, miljø og næring Kommuneplan/ områdeplan Byggesak Nord Analyse og geodata Detaljplan Byggesak Sør Juridiske og administrative tjenester

3.9 Medborgerskap Direktør 217 årsverk Ledertetthet: 11 Selskaper: Sekkefabrikken AS Røykenbadet KF Innbyggertorg og nærdemokratiske ordninger Bibliotek * Kulturskole * Kulturliv Idrett og friluft 50 årsverk Ledertetthet: 11 32 årsverk Ledertetthet: 9 38 årsverk Ledertetthet: 8 29 årsverk Ledertetthet: 8 68 årsverk Ledertetthet: 16 Tofte og Sætre Avdeling A Musikk - Korps Kulturforvaltning Idrett og friluftsforvaltning Spikkestad og Slemmestad Avdeling B Musikk - Klassisk Kulturscener Idrettshaller Tilsyn og service Heggedal Avdeling C Musikk Rytmisk, tilrettelagt, dans Ungkultur Svømmehaller Asker, Holmen og Borgen Teater og visuell kunst Aktiv Asker *Avdelingsstrukturen må vurderes i sammenheng med lokalisering og innbyggertorg.

4.1 Forslag Adm. og ledelse Tjenesteområde Administrasjon og ledelse Økonomi Organisasjon Seksjon Avdeling Lokalisering Kommentar Seksjon for virksomhetsstyring Seksjon for økonomi og anskaffelser Ingen avdeling Ingen avdeling Rådhuset i Asker Sentralt i Asker, alternativt Knut Askers vei 24 Avhengig av lokalisering av Samfunnsutvikling Seksjon for regnskap Ingen avdeling Gamle Borgenvei 4-6 Avhengig av ombygging av 3. etg. (Asker produkt)- Avklares Seksjon for strategi og utredning Utrednings-enheten Rådhuset i Asker Seksjon for strategi og Pol sekretariat, internservice Rådhuset i Asker utredning Seksjon for HR Personal Gamle Borgenvei 4-6 Avhengig av ombygging av 3. etg. (Asker produkt)- Avklares Seksjon for HR Lønn Gamle Borgenvei 4-6 Avhengig av ombygging av 3. etg. (Asker produkt)- Avklares Seksjon for Innovasjon og digitalisering Seksjon for Innovasjon og digitalisering Seksjon for Innovasjon og digitalisering Kunnskaps-senteret IKT-drift Dokumentsenter Katrineåsveien 20 (Røyken rådhus) Katrineåsveien 20 (Røyken rådhus) Katrineåsveien 20 (Røyken rådhus) Seksjon for kommunikasjon Ingen avdeling Rådhuset i Asker Kommuneadvokat Sentralt i Asker, alternativt Knut Askers vei 24 Avhengig av lokalisering av Samfunnsutvikling

4.2 Forslag Adm. og ledelse, begrunnelse Direktør økonomi 48 årsverk Ledertetthet: 15 Direktør organisasjon 158 årsverk Ledertetthet: 13 Seksjon for virksomhetsstyring Seksjon for økonomi og anskaffelser Seksjon for regnskap Seksjon for strategi og utredning Seksjon for HR Seksjon for innovasjon og digitalisering Seksjon for kommunikasjo n Kommuneadvokat 9 årsverk Ledertetthet: 8 24 årsverk Ledertetthet: 23 15 årsverk Ledertetthet: 14 31 årsverk Ledertetthet: 14 33 årsverk Ledertetthet: 15 81 årsverk Ledertetthet: 26 8 årsverk Ledertetthet: 7 5 årsverk Ledertetthet: 4 Utredningsenheten Personal Kunnskapssenter Asker rådhus Røyken rådhus - Kunnskapssenter Gamle Borgenvei 4-6 Politisk sekretariat Internservice Lønn IKT-drift Dokumentsenter Sentralt Asker Sentralt Asker-Uavklart Begrunnelse: De viktigeste strategiske funksjonene plasseres på rådhuset Øvrige strategiske funksjoner nært rådhuset Kunnskapssenter i Røyken rådhus gir svært god bruk av bygget geografisk sentralt i kommunen

4.3 Forslag Oppvekst Kommunalsjef-område Virksomhet Avdeling Lokalisering Kommentar Kommunalsjef Barn og unge Barne- og familietjenesten Kvalitet og forvaltning Sentralt i Asker, alternativ: Knut Askers vei 24 eller Stasjonskvartalet Avhengig av lokalisering av Samfunnsutvikling Helse og omsorgstjenester for barn og unge (HOBU) Tjenestetildeling (ca. 5 stk.) Erteløkka 7 og 9 Barnevernstjenesten Uavklart avdeling Sentralt i Asker, alternativ: Stasjonskvartalet Inkludering og mangfold Flyktninger og enslige mindreårige Sentralt i Asker, alternativ: Stasjonskvartalet Begrunnelse Samlokalisering av Kvalitet og forvaltning - Tett på direktør og kommunalsjefer Tjenestetildeling Helse og omsorgstjenester for barn og unge Samlokalisert med tjenestetildeling Velferd for større og koordinert fagmiljø Samlokalisert med Tjenestetildeling Velferd (og NAV) Barneverntjenesten lokaliseres to steder i Asker, 4. etg. kulturhuset og et tilleggslokale Integrering og migrasjonshelse i dagens Asker flytter ut av Erteløkka som konsekvens av samling av tjenestetildeling. Tjenester til enslige mindreårige (TEM) i dagens Asker sitter i Leikvollen bhg som skal rives pga ny ishall

4.4 Forslag Velferd Tjenesteområdet Virksomhet Avdeling Lokalisering Kommentar Velferd Tjenestetildeling Uavklart avdeling Erteløkka 7 Erteløkka 9 Tjenestetildeling Oppvekst samlokalisert med tjenestetildeling Velferd (og NAV) NAV Uavklart avdeling Erteløkka 7 Erteløkka 9 Spikkestadveien 90 To lokasjoner Begrunnelse Tjenestetildeling Helse og omsorgstjenester for barn og unge Samlokalisert med tjenestetildeling Velferd sikrer samhandling og et robust fagmiljø NAV To lokasjoner i nye Asker for å ivareta innbyggerne Samlokalisering med tjenestetildeling og to lokasjoner i nye Asker

4.5 Forslag Samfunnstjenester Tjenesteområdet Virksomhet Avdeling Lokalisering Kommentar Samfunnstjenester Eiendom Grunneiendom Eiendomsforv Jørgensløkka/Fusdal samt driftsstasjoner Teknisk drift Bygningsdrift Boliger Service og vedlikehold Renhold Sone Sør Sone Midt Sone Nord Praktisk bistand Prosjekt og utvikling Utvikling Bygg Anlegg Vann og vannmiljø Fellesfunksjoner VA Plan og investering Private anlegg Drift vann Drift Avløp Jørgensløkka/Fusdal samt driftsstasjoner Jørgensløkka/Fusdal evt. tilleggslokaler ved manglende kapasitet (alternativt Lensmannslia 4) Jørgensløkka/Fusdal samt driftsstasjoner. Evt. tilleggslokaler ved manglende kapasitet (alternativt Lensmannslia 4) Vurderes Samlokalisert med tjenesteområdet Samfunnsutvikling Klima, miljø og samferdsel Klima og miljø Avfall og gjenvinning Samferdsel Natur, park og havn Landbruk Jørgensløkka/Fusdal samt driftsstasjoner. Evt. tilleggslokaler ved manglende kapasitet (alternativt Lensmannslia 4 Asker drift Transport Prosjekt Drift vei Drift grønt Jørgensløkka/Fusdal samt driftsstasjoner

4.6 Forslag Samfunnstjenester, driftslokasjoner Renseanlegg som videreføres i forslaget er: 1. Åros renseanlegg 2. Lahell renseanlegg 3. Rulleto renseanlegg Anlegg for renovasjon og gjenvinning som opprettholdes er: 1. Yggeset 2. Follestad I tillegg foreslås det følgende hovedlokasjoner for driftsmiljøene: 1. Fusdal/Jørgensløkka 2. Grette 3. Tofte Øvre Skoledalen 10/12

4.7 Forslag Samfunnstjenester, begrunnelse Samlokalisering av forvaltningsmiljøene Bruk av egne lokaler (begrenset grad av re-lokalisering) Tre driftslokasjoner med God bemanning og kompetanse Lokal forankring Tilstrekkelige ressurser

4.8 Forslag Samfunnsutvikling Alternativ 1 Tjenesteområdet Virksomhet Avdeling Lokalisering Kommentar Samfunnsutvikling Strategi Samfunnsmedisin, miljø og næring Strategi Strategi Plan Plan Byggesak Byggesak Analyse og geodata Juridiske og administrative tjenester Kommuneplan/ områdeplan Detaljplan Byggesak Nord Byggesak Sør Sentralt innleide lokaler i Asker, alternativ Lensmannslia 4 Samlokalisert med aktuell virksomhet innen tjenesteområdet Samfunnstjenester Alternativ 2 Tjenesteområdet Virksomhet Avdeling Lokalisering Kommentar Samfunnsutvikling Strategi Samfunnsmedisin, miljø og næring Rådhuset i Asker Splitter tjenesteområdet i strid med kriterier for lokalisering av tjenesteområdet Analyse og geodata Knut Askersvei 24 (evt. tilleggslokale) Juridiske og administrative tjenester Knut Askersvei 24 (evt. tilleggslokale) Fører til dominoeffekter for Servicetorget Fører til dominoeffekter for Servicetorget Plan Kommuneplan/områdeplan Rådhuset i Asker Splitter tjenesteområdet i strid med kriterier for lokalisering av tjenesteområdet Detaljplan Knut Askersvei 24 (evt. tilleggslokale) Byggesak Knut Askersvei 24 (evt. tilleggslokale) Fører til dominoeffekter for Servicetorget Fører til dominoeffekter for Servicetorget

4.10 Forslag Samfunnsutvikling, begrunnelse Alternativ 1 Kriteriene er både samlokalisering av hele tjenesteområdet og lokalisering nær rådhuset Forslaget baserer seg på innleie av lokale sentralt i Asker for samlokalisering Alternativ 2 Strategiske ressurser plasseres på rådhuset da egne lokaler sentralt mangler kapasitet for samlokalisering (avvik fra kriterie om samlokalisering) Det forutsettes at innbyggertorgene benyttes aktivt for begge alternativene

4.11 Forslag Medborgerskap Tjenesteområdet Virksomhet Avdeling Lokalisering Kommentar Medborgerskap Innbyggertorg og Tofte og Sætre Tofte: nærdemokratiske Samfunnshus ordninger 60 m2 i 1- etasje i Biblioteksbygget Sætre: Hurum rådhus Innbyggertorg og nærdemokratiske ordninger Spikkestad og Slemmestad Spikkestad: Teglen (kultur) Tilleggslokale avklares Slemmestad: Midlertidig modulbasert løsning tilknyttet biblioteket Innbyggertorg og nærdemokratiske ordninger Innbyggertorg og nærdemokratiske ordninger Heggedal Asker, Holmen og Borgen Sentrumstomt Heggedal (ferdige høsten 2020) 1500 m2 Asker Uavklart Holmen - 4. etg. Holmensenteret Borgen - Etablert Begrunnelse Lokalisering av innbyggertorgene følger struktur for kommunedelssenter Forslag er avklart i samarbeid med eget prosjekt for innbyggertorg Lokal tilpasning av størrelse, innhold og utforming er en forutsetning

5 Medbestemmelse Aktiviteter/milepæler Nr. Aktivitet Dato 1 Informasjon i rådmannens dialogmøte 3K rapport mulighetsstudie 19.09.18 2 Rapport mulighetsstudie offentliggjøres på Workplace 24.09.18 3 Workshop med hovedtillitsvalgte informasjon om mulighetsstudiet 25.09.18 4 Høring av mulighetsstudiet internt i organisasjonen frist for ansatte til å gi innspill via vernetjenesten, tillitsvalgte eller lederlinjen 19.10.18 5 Frist for vernetjenesten, tillitsvalgte og ledere til å formidle innspillene til prosjektleder 22.10.18 Prosjektet utarbeider endelig forslag til lokalisering 6 Informasjonsmøte for alle hovedtillitsvalgte 26.11.18 7 Rådmannens forslag til lokalisering publiseres på Workplace 26.11.18 8 Drøftingsmøte rapport rådmannens forslag til lokalisering 03.12.18 9 Møter i AMU rapport rådmannens forslag til lokalisering 05.12.18 10 Rådmannens endelige beslutning Primo desember

6 Eventuelt