Sensorveiledning Eksamen i IBE430 Forretningsprosesser HØST 2017 Eksamensdag: 19. desember 2017 Faglærer: Bjørn Jæger, tlf: 98618093 Hjelpemidler: I, Ingen hjelpemidler Digital Eksamen i Inspera 1
Oppgave 1 Hva er definisjonen av en forretningsprosess? (5 poeng for riktig svar) En forretningsprosess er en samling aktiviteter som utføres i to eller flere avdelinger for å gi en tjeneste eller et produkt til en kunde Oppgave 2 Hva er definisjonen av et forretningssystem? (5 poeng for riktig svar) Et forretningssystem er et IT-system som støtter og automatiserer forretningsprosesser ved å integrere funksjonsområder og dele data i hele organisasjonen. Oppgave 3 Beskriv hovedmodulene i programvaren til forretningssystem/erp-system (5 poeng for riktig svar) Klient/brukergrensesnitt for å hente ut og legge inn data typisk via skjerm og tastatur. Business logic/forretningslogikk, dataprogram som passer på at forretningsprosessenes aktiviteter utføres korrekt, og i korrekt rekkefølge. Data management: En felles database som har data for alle forretningsprosessene inkl. organisasjons-, master- og transaksjonsdata. Oppgave 4 Beskriv hovedarkitekturene for maskinvaren (IT-plattformen) som forretningssystem/erp-system kjører på (5 poeng for riktig svar) Mainframe (Stand-alone): En maskin som kjører alle tre hovedprogrammodulene klient, logikk og data management. Client-Server: To eller noen få maskiner som deler på å kjøre programmodulene. Typisk noen maskiner som er klienter, mens logikk og data management kjøres på servere. De ulike maskinene kommuniserer med hverandre. SOA: Mange maskiner som deler på å kjøre alle programmodulene klient, logikk og data management. De ulike maskinene kommuniserer med hverandre. Oppgave 5 Beskriv forretningsprosessmodellen for en manuell papirbasert innkjøpsforretningsprosess med tilhørende avdelinger og dokumenter. (Maks 20 poeng). (Det forventes at beskrivelsen har med de samme elementene som Figur 3.1 side 51 gjengitt nedenfor. Det vil si 3 avdelinger, 5 aktiviteter, og 6 dokumenter og hvordan dette henger sammen.) Beskrivelse med ord: - Aktivitet 1 Lag innkjøpsrekvisisjon/lageravdelingen/innkjøpsrekvisisjon: Prosessen starter i Lageravdelingen når en Lagerarbeider ser at lagernivået for en vare er for lavt. Lagerarbeideren fyller ut en Innkjøpsrekvisisjon med informasjon om antall som ønskes bestilt og når de ønskes levert. Innkjøpsrekvisisjonen overleveres til Innkjøpssjefen i Innkjøpsavdelingen. - Aktivitet 2 Lag og send Innkjøpsordre/Innkjøpsavdelingen/Innkjøpsrodre: Innkjøpssjefen finner en leverandør, og lager en Innkjøpsordre som sendes til Leverandøren. Innkjøpsordren inneholder antall og pris for varen som bestilles, leveringsbetingelser (ønsket leveringsdato, transport, overleveringssted (F.O.B. Point) og betalingsbetingelser (e.g. kontant innen 30 dager). - Aktivitet 3 Motta varene/lageravdelingen/pakkseddel&varemottakskvittering: Etter en stund mottas varene av en lagerarbeider i Lageravdelingen. Forsendelsen inneholder en Pakkseddel. Lagerarbeideren sjekker at mottatte varer er som angitt i Pakkseddel og på Innkjøpsordren, og han fyller ut en Varemottakskvittering. - Aktivitet 4 Motta faktura/økonomiavdelingen/faktura: En økonomiarbeider i Økonomiavdelingen mottar Faktura for varene. - Aktivitet 5 Send betaling/økonomiavdelingen/betalingsdokument: Økonomimedarbeideren i Økonomiavdelingen foretar 3-way-match, dvs. at det sjekkes 2
at mottatt Faktura stemmer med Innkjøpsordren og Varemottakskvitteringen før Betaling til leverandør utføres. Beskrivelse med tabell: Rekkefølge Aktivitet Avdeling Dokumenter 1 Lag Innkjøpsforespørsel Lager Innkjøpsforespørsel 2 Lag og send Innkjøpsordre Innkjøp Innkjøpsordre 3 Motta varene Lager Pakkseddel, Varemottakskvittering 4 Motta Faktura Økonomi Faktura 5 Send betaling Økonomi Betalingsdokument Beskrivelse med figur ha med de samme elementene som i Figur 3.1 side 51 (3 avd, 5 aktiviteter, 6 dok.: Oppgave 6 Beskriv forretningsprosessmodellen for salgsforretnings-prosessen med bruk av et ERP system. Ta med detaljert dataflyt inn/ut av ERP-systemet. (Maks 20 poeng). Beskrivelse med ord - eksempel: Aktivitet 1 Motta kundeforespørsel/salgsavdelingen: Ut/Inn i ERP: Utveksler ikke noe med ERP i første steg. Aktivitet 2 Lag og send tilbud/salgsavdelingen: Ut/Inn i ERP: Ut: Kundedata, Produktdata, og Prisdata. Inn: Tilbudsdata (i.e. antall, dato, pris) for å opprette Tilbud (Quotation) i ERPsystemet. Aktivitet 3 Motta kundeordre/salgsavdelingen: Ut/Inn i ERP: Utveksler ikke noe med ERP Aktivitet 4 Lag Salgsordre/Salgsavdelingen: Ut/Inn i ERP: Ut: Tilbudsdata. Inn: Salgsordre-data for å opprette en Salgsordre i ERP-systemet. Aktivitet 5 Plukk/Lageravdelingen: Ut/Inn i ERP: Ut: Salgsordredata (og skriver ut en fysisk Pakkseddel) Inn: Plukke-data for å redusere varebeholdningen i ERP-systemet. Aktivitet 6 Send/Lageravdelingen: Ut/Inn i ERP: Ut: Salgsordredata. Inn: Forsendelses-data Aktivitet 7 Lag og send Faktura/Økonomiavdelingen: Ut/Inn i ERP: Ut: Salgsordredata, Forsendelsesdata, Kundedata. Inn: Faktura-data for å opprette en Faktura i ERP-systemet. Aktivitet 8 Motta betaling/økonomiavdelingen: Ut/Inn i ERP: Ut: Fakturadata. Inn: Betalingsdata for å oppdatere Regnskapet (Balanseregnskapet, Kontantbeholdningen) i ERPsystemet. Beskrivelse med Tabell - eksempel: Rekkefølge Aktivitet Avdeling Dokumenter og Data Ut/Inn av ERP 1 Motta Kundeforespørsel Salg Kundeforespørsels-dokument. Ut/Inn: Ingen data 3
2 Lag Tilbud (Mer presist enn boken: Lage og send Tilbud) Salg (Tilbudsdokument som sendes kunden ikke i boken) Ut: Kundedata, Produktdata, Prisdata Inn: Tilbudsdata (dvs.: pris, antall ) Kundens innkjøpsordre PO 3 Motta innkjøpsordre (PO) fra kunde Salg 4 Lag Salgsordre Salg Ut: Tilbudsdata Inn: Salgsordredata 5 Plukk Lager Ut: Salgsordredata Inn: Plukkedata 6 Send Lager Ut: Salgsordredata Pakkseddel-dokument Inn: Forsendelsesdata 7 Lag og send Faktura Økonomi Faktura-dokument Ut: Salgsordredata, Forsendelses-data og Kundedata Inn: Fakturadata 8 Motta betaling Økonomi Betalingskvitteringsdokument Ut: Fakturadata Inn: Betalingsdata Beskrivelse med figur ha med de samme elementene som i Figur 4.10 (3 avd, 8 aktiviteter, 5 dok. (1. Kundeforespørsel, 2. Kundens Innkjøpsordre, 3. Pakkseddel, 4. Faktura og 6. Betalingsdokument) og Data Ut/Inn av ERP). Oppgave 7 Hvilke dokumenter utveksles med en leverandør i innkjøpsforretningsprosessen? (5 poeng for riktig svar) Purchase Order, Packing List, Invoice og Payment Innkjøpsordre, (Ordrebekreftelse), Pakkseddel, Faktura og Betaling Oppgave 8 Hvilke dokumenter utveksles med en kunde i salgsforretningsprosessen? (5 poeng for riktig svar) Customer Inquiry, Quotation, Customer Purchase Order, Packing List, Invoice, og Payment Oppgave 9 Beskriv de tre viktigste masterdatatypene som brukes i produksjonsforretningsprosessen. (10 poeng for riktig svar) 4
BOM: Bill-of-Materials identifiserer alle delene som trengs for å produsere et produkt. BOM er basert på produktets design og genereres ofte ut fra en 3D modell/teknisk tegning av produktet. BOM kan representeres med en hierarkisk trestruktur på 2 eller flere nivå, eller i en tabell. Work Center/arbeidsstasjoner: Arbeidsstasjoner er stedene i en fabrikk/i et produksjonslokale hvor operasjonene som skal til for å lage produktet foregår. Hver arbeidsstasjon identifiseres med et navn og et nummer. Product Routing definerer ruten eller rekkefølgen produktet skal følge i produksjonen, dvs. ruten fra arbeidsstasjon til arbeidsstasjon i fabrikken og operasjonene som skal utføres på hver arbeidsstasjon. Produkt Routing viser også tiden som er satt av til hver operasjon. Oppgave 10 Gi et detaljert eksempel for hver masterdatatype beskrevet i oppgave 9 (5 poeng for riktig svar) Her forventes et BOM eksempel fra rullebrett som i boken, eller fra sykkelen som i SAP øvelsen. F.eks. noe lignende som Figur 5.2 i boken: Work Center eksempel som nevner nummer og navn på noen arbedsstasjoner, f.eks. fra boken side 103 104: 200 Sette frem deler (Staging) 230 Montasje (Assembly) 300 Pakking (Packing) Product Routing eksempel i en tabell, f.eks. som ligner på den i Figur 5.4: 5
Oppgave 11 Hvilken forretningsprosess tilhører SAP-skjermbildet, og hvilken aktivitet/steg i forretningsprosessen er skjermbildet for? (5 poeng for riktig svar) Salgsforretningsprosessen, Det viser skjermbildet av en Salgsordre som er lagt inn i aktiviteten «Create Sales Order» (eventuelt vises skjermbildet «Display Standard Order» i forbindelse med en senere aktivitet.) Oppgave 12 For SAP-skjermbildet, beskriv følgende fire datafelt og hva de brukes til: «Standard Order», «Net Value», «PO Number» og «PO date» (5 poeng for riktig svar) «Standard Order»: Salgsordrenummer, angir et unikt nummer for salgsordren. Genereres av SAP når ordren lages. «Net Value»: Verdien av ordren, dvs. det kunden må betale. «PO Number»: Kundens innkjøpsordrenummer (PO) som står på innkjøpsordren Salgsavdelingen mottar, og som danner grunnlaget for Salgsordren. PO-nummeret skrives inn på Salgsordren slik at en kan vite hvilke bestilling/po som Salgsordren refererer til. «PO date»: Dato da kunden lagde sin PO Oppgave 13 Hvilke regnskap blir påvirket av forretningsprosessen som skjermbildet i oppgave 11 og 12 er en del av, og på hvilken måte blir regnskapene påvirket? (5 poeng for riktig svar) Finansregnskapet og de to del-regnskapene resultatregnskapet og balanseregnskapet blir påvirket. Påvirkningen er: Ved Send Varene (ship) o o I resultatregnskapet Øker Salgsinntektene med 15 000 USD Øker Salgskostnadene med [ukjent i oppgaveteksten] I Balanseregnskapet Øker Utestående fordringer med 15 000 USD Reduserer Lagerverdi med [ukjent i oppgaveteksten] Ved Motta Betaling o I Balanseregnskapet Øker Kontantbeholdningen med 15 000 USD Reduserer Utestående fordringer med 15 000 USD til 0 6