IBE430 Forretningsprosesser og ERP Forelesning 3

Transkript

1 IBE430 Forretningsprosesser og ERP Forelesning 3 Bjørn Jæger Førsteamanuensis i informatikk Høgskolen i Molde

2 Om øvelse 2

3 Tar opp tråden fra forelesning 2 Forretningsprosesser Forretningssystemer Forretningssystemer er IT-systemer som støtter og automatiserer forretningsprosesser. I IBE430 forenkler vi noe og sier at forretningssystemer er det samme som ERP systemer

4 Avsluttet med sist med person-orientert programvare versus bedriftsorientert programvare Personal oriented software Company-oriented software

5 Forretningsprosessen støttes og automatiseres av et forretningssystem Hvor i organisasjonen Aktiviteter i Forretningsprosessen Figure 1.7 side 17 Forretningssystem også kalt ERP system

6 Bruker Hva er inni et forretningssystem? (Diskuter i klassen) Forretningssystem

7 Historisk utvikling av forretningssystem figur 2.1 side 29 Client Punch Card or Terminal (10 s of Custom users) PC or Internet (1000 s of users) Any Device (Millions of users) Composites Composites Application Application Application OS Application OS Application OS OS OSApplications OS OS OS OSApplications OS OS Data Management OS and Database DB OS DB OS DB OS DB OS OS DB OS DB OS DB OS OS Mainframe Client Server SOA 7

8 Hvilke datamaskintyper forretningssystemet kjører på. (Maskinvare/Hardware) De to aksene i figure 2.1 Hovedmoduler av hva forretningssystemet gjør: Funksjonalitet. Programvare/ Software

9 Funksjonaliteten til ethvert forretningssystem er delt i tre hovedmoduler (programvare) 1. Client : Kommuniserer med brukere via et brukergrensesnitt en klient 2. Application : Passer på at ting skjer på korrekt måte: Aktivitetene utføres i rett rekkefølge gjennom alle avdelingene, dvs. Forretningslogikken 3. Data Management : Alle data passes på. Data om produktene, ansatte, kunder, leverandører, etc.

10 Datamaskintyper forretningssystemet kjører på: Maskinvare: IT-Plattform Tre hovedarkitekturer for IT-plattform: 1. Mainframe : Alle programvaremodulene, Client, Application og Data Management, kjører på en maskin. 2. «Client-Server»: Fordeler programvaremodulene på to maskiner: «Client» og «Server». Typisk «Client» på PC er, mens Application og Data Management, kjører på «Server» (tjener) 3. «SOA»: Service Oriented Architecture (Cloud) Tjenesteorientert arkitektur (Sky): Fordeler programvaremodulene på mange maskiner.hver modul kan kjøre i en egen maskin, eller deles og kjøre på mange maskiner! Brukere behøver ikke tenke på maskinene, fokus er på tjenestene til systemet. Hva systemet brukes til.

11 Historisk utvikling av IT-plattform for forretningssystemer tre stadier de tre arkitekturene 1. Stormaskin (Mainframe) 1960 s 1980 s Alle tre på en maskin 2. Client Server 1980 s Deler de tre på to maskiner 3. SOA (Service Oriented Architecture) 2000 til i dag Deler de tre på tre maskiner (eller flere)

12 Beskrivelse av programvaren Brukergrensesnitt (eller Client) er enheter for at brukeren skal legge data inn og få data ut av systemet, typisk tastatur, mus og skjerm. Forretningslogikk er programvaren som sørger for at aktivitetene i forretningsprosessen utføres i korrekt rekkefølge av brukerne i samspill med systemet. Logikken passer også på at informasjonen er korrekt, og her utføres beregninger av avgifter, totalbeløp m.m. Datahåndtering er et databaseprogram hvor data som benyttes av forretningslogikken og brukergrensesnittet ligger. Data klassifiseres som tre typer: organisasjonsdata, masterdata og transaksjonsdata.

13 Alternativ 1: Alle kjører på en maskin Brukergrensesnitt (Client) En datamaskin (Mainframe) Forretningslogikk (Application) Data (Data Management)

14 Alternativ 2: Spres på to eller noen få maskiner Brukergrensesnitt (Client) Forretningslogikk (Application) Data (Data Management) Client-Server (2 eller noen få maskiner). E.g. - Client - Server

15 Alternativ 3: Spres på svært mange maskiner Brukergrensesnitt (Client) Forretningslogikk (Application) Data (Data Management) Tjenesteorientert (SOA) (mange maskiner) E.g. - Server 1 - Server 2 - Server Server n

16 Stabil arkitektur for programvare har vært slik siden 1970-tallet Ustabil arkitektur for maskinvare utvikles kontinuerlig Brukergrensesnitt (Client) Forretningslogikk (Application) Data (Data Management) En datamaskin Mainframe Noen datamaskiner Client-Server Mange datamaskiner SOA

17 2.1.4 Ulike typer forretningssystemer Eksempler fra SAP Studerer figurene i boka 2.3 The SAP ERP Solution Map, s The ES application suite, s The SAP SCM solution map, s The SAP SRM solution map, s The SAP PLM solution map, s The SAP CRM solution map, s 37

18 Basic SAP ERP har 29 modulerfigur 2.3 side 34 End-User Service Delivery Analytics Financial Analytics Operations Analytics Workforce Analytics Financials Financial Supply Chain Management Treasury Financial Accounting Management Accounting Corporate Governance Human Capital Management Procurement and Logistics Execution Product Development and Manufacturing Talent Management Workforce Process Management Workforce Deployment Procurement Inventory and Warehouse Management Inbound and Outbound Logistics Transportation Management Production Planning Manufacturing Execution Product Development Life-Cycle Data Management Shared Service Delivery SAP NetWeaver Sales and Service Sales Order Management Aftermarket Sales and Service Professional-Service Delivery Corporate Services Real Estate Management Enterprise Asset Management Project and Portfolio Management Travel Management Environment, Health, and Safety Compliance Mgmt. Quality Management Global Trade Services I IBE430 bruker du: Procurement (innkjøp) Sales Order Management Production Planning

19 Typisk vil en bedrift kjøpe ekstra programmer i tillegg til basic ERP: CRM: Customer Relationship Management SCM: Supply Chain Management SRM: Supplier Relationship Managemement PLM: Product Lifecycle Management

20 Figur 2.4 s 35 viser Typiske forretningssystemer for en bedrift Tilsvarende figur fra SAP: ERP: Enterprise Resource Planning SRM: Supplier Relationship Management SCM: Supply Chain Management CRM: Customer Relationship Management PLM: Product Lifecycle Management

21 Hver systemtype har mange moduler 22 Antall moduler innen hvert område

22 SCM boksen inneholder SAP Supply Chain Management fig 2.5 s 35 Demand & Supply Planning Demand Planning & Forecasting Safety Stock Planning Supply Network Planning Distribution Planning Service Parts Planning Procurement Strategic Sourcing Purchase Order Processing Invoicing Manufacturing Production Planning & Detailed Scheduling Manufacturing Visibility & Execution & Collaboration MRP based Detailed Scheduling Warehousing Inbound Processing & Receipt Confirmation Outbound Processing Cross Docking Warehousing & Storage Physical Inventory Order Fulfillment Sales Order Processing Billing Service Parts Order Fulfillment Transportation Freight Management Planning & Dispatching Rating & Billing & Settlement Driver & Asset Management Network Collaboration SAP NetWeaver Real World Awareness Supply Chain Event Management Auto ID / RFID and Sensor Integration Supply Chain Visibility Strategic Supply Chain Design Supply Chain Analytics Supply Chain Risk Management Sales & Operations Planning Supply Network Collaboration Supplier Collaboration Customer Collaboration Outsourced Manufacturing Supply Chain Management with Duet Demand Planning in MS Excel 22

23 SRM boksen inenholder SAP Supplier Relationship Management fig 2.6 s 36 Purchasing Governance Global Spend Analysis Category Management Compliance Management Sourcing Central Sourcing Hub RFx / Auctioning Bid Evaluation & Awarding Contract Management Legal Contract Repository Contract Authoring Contract Negotiation Contract Execution Contract Monitoring Collaborative Procurement Self-Service Procurement Services Procurement Direct / Plan-Driven Procurement Catalog Content Management SAP NetWeaver Supplier Collaboration Web-based Supplier Interaction Direct Document Exchange Supplier Network Supply Base Management Supplier Identification & Onboarding Supplier Development & Performance Management Supplier Portfolio Management

24 PLM boksen inneholder SAP Product Lifecycle Management fig 2.7 s 36 Product Management Product Strategy and Planning Product Portfolio Management Innovation Management Requirements Management Market Launch Management Product Development and Collaboration Product Data Management Engineering, R&D Collaboration Product Master and Structure Management Supplier Collaboration Specification and Recipe Management Manufacturing Collaboration Service and Maintenance Collaboration Service and Maintenance Structure Management Product Quality Management Visualization and Publications Product Change Management Configuration Management SAP NetWeaver PLM Foundation Product Compliance Product Intelligence Product Costing Tool and Workgroup Project and Resource Integration Management Document Management

25 CRM boksen inneholder SAP Customer Relationship Management Fig 2.8 s 37 Marketing Sales Service Web Channel Interaction Center Partner Channel Management Marketing Resource Management Sales Planning & Forecasting Service Order Management Sales Performance Management Service Contract Management Segmentation & List Management Territory Management Complaints & Returns Accounts & Contacts Campaign Management In-House Repair Opportunity Management Case Management Quotation & Order Management Real-Time Offer Management Installed Base Management Pricing & Contracts Lead Management Incentive & Commission Management Warranty Management Time & Travel Resource Planning Trade Promotion Management Business Communication Management

26 Vi har sett på forretningssystemer som typisk brukes av en bedrift Vår bedrift sitt forretningssystem

27 Bedriften samhandler med andre bedrifter Vår bedrift sitt forretningssystem F.eks. En kundebedrift har samme type forretningssystem

28 Vår bedrift har mange bedriftskunder. Ekstra funksjonalitet kan være nyttig (CRM) for å holde rede på info om alle kundene Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde

29 Tilsvarende på leverandørsiden The ES application suite fig 2.4 s 35 Leverandør Vår bedrift Kunde 29

30 Typisk situasjon for en bedrift Mange leverandøravtaler Mange produkt Mange kunder Mange leveranser

31 Modulene viser til funksjonalitet, dvs. Forretningslogikk-delen Ser nå på Data-delen Brukergrensesnitt (Client) Forretningslogikk (Application) Alle data samles ett sted Data (Data Management)

32 DATA Er bedriftens «gullbeholdning» Data er grunnlaget for alt annet

33 Eksempel «Informasjonssamfunnet er kjennetegnet ved at data om kundeforholdet er gull verd.» Eks. NextGenTel solgt uten å ha tjent en krone Kjøperen er det forholdsvis lille teleselskapet Telio, som nå kommer inn i bredbåndsmarkedet for fullt og som over natten mer enn dobler størrelsen på selskapet. Og selskapet de kjøper har til gode å tjene penger.. Telio skriver at selskapet vil øke selskapets kundebase betydelig Eks. Bedriften Ekornes har 4 fulltidsansatte for å passe på bedriftens data Søk på google etter «Master Data positions» for eksempler på stillingsannonser Eller «SAP Master Data positions» eller «Master Data stilling» på norsk

34 Mye litteratur, til og med

35 2.2 Tre typer data i et forretningssystem (Types of Data in ES) 1. Organisasjonsdata 2. Master Data 3. Transaction Data

36 1. Organisasjonsdata Bedriftens oppbygning, avdelinger, salgskontor, etc. Organisasjonskart roller Oppdateres sjelden Utføres av ERP-spesialister (typisk innleide konsulenter) For eksempel legg til ny avdeling, eller endring av bedriften ved salg/oppkjøp

37 2. Master data (også kalt grunndata på norsk) Data om bedriftens Produkter, kunder, leverandører,... Data om et produkt må være registrert før det kan selges, kjøpes eller produseres Data om en kunde må være registrert før bedriften kan selge noe til kunden Data om en leverandør må være registrert før bedriften kan kjøpe noe av leverandøren Oppdateres ganske ofte, typisk flere ganger i uken Utføres av ansatte i bedriften med spesielt ansvar for Master Data Management

38 3. Transaksjonsdata Data om aktivitetene i bedriften Handelstransaksjoner: Salg og kjøp Andre: flytting av varer til, fra eller på lager, etc. I prinsippet ønsker en at all aktivitet registreres Oppdateres svært ofte, mange ganger pr dag Utføres av mange personer i bedriften

39 ERP systemer er transaksjonsorienterte systemer Den aller største mengden av data i et ERP er transaksjonsdata ERP systemer er skreddersydd for å registrere transaksjoner raskt

40 Du skal lære om transaksjoner, ulike typer data, ERP system og forretningsprosesser Gjør dette ved en praktisk tilnærming: Du skal gjennomføre tre forretningsprosesser for en liten bedrift

41 2.3 Demonstrasjonsbedrift Minibedrift Hvor liten kan den være og likevel være realistisk?

42 2.3 Demonstrasjonsbedrift Bedrift i boken: Super Skateborad Builders Inc (SSB) 10 ansatte Først kjøp og salg (kap 3 og 4) (engros bedrift) Utvider med Produksjon (kap 5)

43 SSB Lokaler

44 SSB Organisasjonskart, Side 43 John Z. Boeve (President) Maria Rivera (Office Manager) Catherine VanderBos (Plant Manager) Patrick Stevens (Sales Manager) Shana Smith (Accountant) David Bloomberg (Warehouse Manager) Martha Seward (Purchasing Manager) Charles Skivers (Shop Floor) Tom Jones (Warehouse) Mark McKendry (Shop Floor) 44

45 Demonstrasjonsbedriften benytter ERP systemet SAP Kap. 2.5 SAP Software Simulation Vi bruker et virkelig SAP system i steden for simulatoren.

46 Kapittel 3 The Procurement Process Innkjøpsforretningsprosessen Anskaffelsesforretningsprosessen Innkjøp Disse navnene brukes omhverandre i IBE430

47 Innkjøp Trend: Spesialisering En bedrift fokuserer på kjerneaktiviteter Fører til at de kjøper varer og tjenester de tidligere produserte selv Deler av produksjonskostnadene blir innkjøpskostnader. Trend: Innkjøp blir viktigere Innkjøpskostnadens andel av total kostnaden øker.

48 Eksempler: Innkjøps andel av totalkost Statoil Operatør for Oljefelt Skipsverft Forsvaret

49 Statoil og innkjøp 20% 80% Fra foredrag v/frode Torsvik, Statoil, Semantic Days 2014, Stavanger

50 Oppgave i forelesningen: Kostnadskutt i Statoil og effekt på innkjøp Anta at Statoil ønsker å kutte 30% av kostnadene sine

51 Oppgave Statoils totale kostnader er ca. 210 mrd Fra

52 Oppgave Hva er effekten på totalkostnadene av at Statoil kutter sine interne kostnader med 30 %?

53 Oppgave Hvor mye reduseres totalkostnadene hvis Statoil kutter sine kostnader med 30 %? Totalkost: 210 mrd 20% er Statoils interne kostnader, dvs 42 mrd 30% av 42 mrd = 12,6 mrd Andel av totalkost 12,6 / 210 = 6 %

54 Oppgave 30% kutt i internkostnaden gir 6% effekt på totalkostnaden Innkjøps høye andel medfører at det er umulig å gjøre store besparelser uten å involvere leverandørene. Alle, også leverandørene, må kutte 30 % for å redusere totalkostnaden med 30%!

55 Dagspressen: Søk på «Statoil presser leverandørene»

56 27. apr

57 Eksempel: Skipsverft også 80/20 Totalkost Andre kostnader 20% Andre kostnader 80% Innkjøpskost 80% Innkjøpskost 20% ca 1980 I dag

58 Møreforskning Molde, Rapport: Eksempel: Skipsverft

59 Eksempel: Forsvaret Forsvarets forskningsinstitutt: Strategisk-Forsyningsledelse-FFI-Jacobsen-R _5562a.pdf

60 Innkjøp er viktig!

61 Kap 3 Anskaffelsesprosessen Ch 3 The Procurement Process Læringsmål, etter kapittel 3 skal du kunne: Beskrive aktivitetene i anskaffelsesprosessen Forklare rollen til ulike avdelinger/funksjonsområder for å fullføre anskaffelsesprosessen på en virkningsfull og rasjonell måte Beskrive fysisk-, data-, dokument- og informasjonsflyt assosiert med hver aktivitet i anskaffelsesprosessen Forklare finansiell virkning av aktivitetene i anskaffelsesprosessen Forklare hvordan forretningssystemer støtter og automatiserer anskaffelsesprosessen

62 Aktiviteter i innkjøpsforretningsprosessen 1. Lag innkjøpsrekvisisjon 2. Lag og send ut innkjøpsordre 3. Motta varene 4. Motta faktura 5. Send betaling

63 De fire prosessflytene fig 1.8 s 19 Information Flow Enterprise Information System Data & Document Flow Physical Flow Studerer disse flytene/strømmene, først uten Enterprise Information System, deretter med et slikt system

64 Flyt begrepet Eksempel på dokumentflyt En ansatt legger data inn i et dokument i en aktivitet. I neste aktivitet henter en annen ansatt frem dokumentet, leser innholdet, og oppdaterer dokumentet. Neste aktivitet fortsetter på samme måte Vi sier dette er en dokumentflyt gjennom prosessen

65 Modell av anskaffelsesprosessen Forretningsprosessmodell I kap 1, fig 1.2 side 7: I Kap 3 fig 3.1 side 50 forenkles navnene på hver aktivitet. Del av Fig. 3.1:

66 Innkjøpsprosessen kalles også Requisition-to-Pay (side 49)

67 Del av fig 3.1 En enkel anskaffelsesprosess s.50 Utvider ved å ta med hvilken funksjonell enhet (avdeling) som utfører hver aktivitet:

68 Fig 3.1 En enkel innkjøpsprosess, s 50 Sentral figur! Eksamensrelevant. Utvider ved å ta med hvilke dokument som berøres av hver aktivitet:

69 Rollespill i forelesningen Utfør en innkjøpsprosess i detalj med manuelle rutiner og papirdokumenter (uten IT system)

70 rollespill Du får en rolle og skal fylle ut dokumentene som kreves for din rolle. Manus: Side Physical Flow. Første avsnitt. Les denne nå. Side gir detaljer for hvert dokument Slå opp her for din rolle.

71 3.2.1 Physical Flow. Første avsnitt The procurement process begins with a request to purchase material created by David Bloomberg, the warehouse manager. (See create requisition in Figure 3.1). David must ensure that all the products are available in stock in sufficient quantities. When quantities fall below a certain level, David forwards a requisition to Martha in purchasing, where multiple requests can be consolidated. Martha will select a suitable vendor and send a purchase order ( create & send purchase order ). The vendor will send a shipment containing the ordered material, which is received by Tim in the warehouse ( receive shipment ). The receiving step involves verifying the contents of the shipment. It can also include other steps such as quality inspection and storing the material in the right locations. The vendor then sends a bill, or invoice, for the material shipped. This invoice is received by Shana in accounting ( receive invoice ), who will verify its accuracy and send a payment to the vendor ( send payment ).

72 Roller (se side 43) Rolle/tittel i SSB Navn i boken Studentnavn 1 Warehouse Manager (Lagersjef) David 2 Purchasing Manager (Innkjøpssjef) Martha 3 Warehouse Worker (Lagerarbeider) Tim 4 Accountant (Regnskapsfører) Shana I tillegg lar vi leverandøren være representert med en person: 5 Supplier (Leverandør) Selger hos Black Widow Skateboard (ikke nevnt i boken)

73 Kjøp inn Hjullager fra Black Widow Skateboards Hjullager Materialidentifikator: GM-7 Antall som skal bestilles: 200 Innkjøpspris: $ 10 Bruk dokumentene nedenfor, fyll inn og send til hverandre

74 74

75 75

76 76

77 77

78 78

79 Steg 5: Betaling/Payment SSB v/regnskapsfører Accountant: Beløp betalt / Amount Paid: Sende betaling til selger hos leverandør

80 Kommentar: Digital Delivery Location viktig for EDI Delivery Location: Warehouse Standard, som strekkoder: «Global Location Number» GLN The necessary information is communicated only once, stored in the relevant system (e.g. Enterprise Resource Planning system) and subsequently retrieved by referring to a globally unique GLN.

81 Innkjøpsprosessen kalles også Requisition-to-Pay (side 49)

82 Oppsummering Innkjøp/anskaffelsesprosessen har fått økt betydning, typisk utgjør innkjøpskostnadene rundt 80% av de totale produkt eller tjenestekostnadene. De 5 aktivitetene i innkjøps prosessen er Avdelingene som er involvert er De 6 dokumentene som er involvert er

83 Øvelse 3 Øvelse 3 legges på Canvas