Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 3. september 2018, kl. 10:00, Kommunehuset Setermoen, møterom 1. Sakskart Sak 23/18 Protokoll fra møte den 7. mai 2018 Sak 24/18 Revisjonsbrev nr. 7 manglende svar til kontrollutvalget Sak 25/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Sak 26/18 Sak 27/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Skoletilbudet i Bardu Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Bardu, 9. august 2018 Narvik, 9. august 2018 Hålogaland Revisjon AS Torill A. Johansen Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 23/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 7. mai 2018 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Bardu kontrollutvalg den 7. mai 2018 tas til orientering. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra samtlige møtedeltakere på at protokollen er godkjent. Protokollen ansees således som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 7. mai 2018
KontrollutvalgetiBardu2015-2019 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Møterommet Veksthuset Setermoen 7.5.2018 Fra sak: Til sak: 15/18 22/18 Frakl.: Til kl.: 12:30 15:10 Følgende medlemmer møtte: Torill A. Johansen Vilhelm Kjelsvik Ragnhild Movinkel IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: FRAADMINISTRASJONENMØTTE: RådmannHåvardGangsås FRASEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor ElsaSaghaugog kontaktrevisor MortenAndreassen fra KomRevNORD IKS 3av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.
KontrollutvalgetiBardu2015-2019 Sak 15/18 Protokoll fra møteden 17. april 2018 Innstillingtil vedtak: Protokoll framøtei Bardu kontrollutvalg den 17. april 2018 godkjennes. Protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang,ogsekretariatet mottok tilbakemeldingfrato møtedeltakerepåat protokollen var godkjent. Én avmøtedeltakernehaddeikke gitt tilbakemelding. Protokollen blegjennomgått,og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll framøteibardu kontrollutvalg den 17. april 2018 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 16/18 Årsregnskap Bardu kommune 2017 Innstillingtil vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtarforslagtil uttalelsetil årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelsetil Bardu kommunes årsregnskap for 2017. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendeskommunestyret,medkopitil formannskapet. Oppdragsansvarligregnskapsrevisor ElsaSaghaugog kontaktrevisor Morten Andreassen frakomrev NORD IKS var tilstedeimøtet ogfortaltelitt om deresfunniforbindelse med revisjonav årsregnskapetog den løpende revisjonen gjennom året, ogtok samtidigen gjennomgang av hovedpostene i årsregnskapet ogavgitt revisjonsberetning. Rådmann Håvard Gangsås var tilstedeimøtet, og kommenterteog svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelsetilbardu kommunes årsregnskap for 2017. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtak Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelsetil Bardu kommunes årsregnskap for 2017 ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune7.mai 2018 sak15/18 22/18 Side2av6
KontrollutvalgetiBardu2015-2019 ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune7.mai 2018 sak15/18 22/18 Side3av6
KontrollutvalgetiBardu2015-2019 Sak 17/18 Revisjonsbrevnr.7 Innstillingtil vedtak: Redegjørelsenfra revisor tastil orientering.kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemeldingfra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 7 innen utgangen avmai 2018. Oppdragsansvarligregnskapsrevisor gjennomgikk revisjonsbrev nr. 7. Forholdene som var tatt opp i brevet ble diskutert imøtet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Revisjonsbrev nr. 7 ogredegjørelsen frarevisortastil orientering. Kontrollutvalget ber om skriftligtilbakemeldingfraadministrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 7 innen utgangenavmai 2018. Enstemmig vedtak Sak 18/18 Revisjon av Plan forforvaltningsrevisjon Innstillingtil vedtak: Ingen Kontrollutvalget drøftet imøtet hvilkeforvaltningsrevisjonsprosjekter som kunne væreaktuelle,med sikte pååfå vedtatt en revidert Plan for forvaltningsrevisjon. Rådmannen var tilstedeimøtet og kom medinnspilltil noen områderi kommunen som kunne væreinteressant å undersøke. Kontrollutvalget er av kommunestyret gitt «myndighet til å gjøreendringeri planeni planperioden, bådevedrørende planlagteforvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse». Kommunestyret orienteres om kontrollutvalgetsreviderteplanfor forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Følgendeforvaltningsrevisjonsprosjekter inngårirevidert Plan for forvaltningsrevisjonfor gjenståendetidav det valgte kontrollutvalgets periode: Kommunensrutinerogresponstid fortilbakemelding på henvendelser Helseog omsorg - realismeiforholdtil budsjett - helse-og omsorgstjenester i henholdtil lov ogforskrift Etterlevelseavloverogforskrifter herunder offentlighetsloven Vedtaket sendes som orienteringssaktil kommunestyret. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune7.mai 2018 sak15/18 22/18 Side4av6
KontrollutvalgetiBardu2015-2019 Sak 19/18 Melding om vedtak Årsmelding 2017 - orienteringssak Innstillingtil vedtak: Melding omvedtak Årsmelding 2017 Bardu kontrollutvalg tastilorientering. Sekretariatetredegjordefor mottatt melding om at Årsmelding 2017 Bardu kontrollutvalg bletatt til orienteringi kommunestyret 11.april 2018. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Melding om vedtak Årsmelding 2017 Bardu kontrollutvalgtastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 20/18 Eventuelt 20.1/18 Kontrollutvalget påkommunensnettside Nestleder i kontrollutvalget Vilhelm Kjelsvik redegjordefor at det nå er lagt ut enlinktil kontrollutvalget på kommunens nettside, hvor man kan leselitt om kontrollutvalgetsfunksjon, samt finnefrem til saksdokumenter. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsenfra kontrollutvalgets nestleder tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 21/18 Oppsummeringsbrev årsregnskap Bardu kommune 2017 Innstillingtil vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Bardu kommune 2017 tastil orientering. Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrevetter revisjonav årsregnskap Bardu kommune 2017, somer sendt frarevisor til administrasjonssjefen. Revisor var tilstedeimøtet ogredegjordeforinnholdet i oppsummeringsbrevet. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Oppsummeringsbrevetter revisjonav årsregnskap Bardu kommune 2017 tastil orientering. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune7.mai 2018 sak15/18 22/18 Side5av6
KontrollutvalgetiBardu2015-2019 Sak 22/18 Offentlig anskaffelse Unntatt offentlighet.jf.kommuneloven 31 Møte ble deretter hevet ca. kl. 15:10. Bardu, 7. mai 2018 Torill A.Johansen Leder kontrollutvalget ibardu ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune7.mai 2018 sak15/18 22/18 Side6av6
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 24/18 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 7 manglende svar til kontrollutvalget Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS sendte kommunen et nummerert brev nr. 7 i forbindelse med at de avga revisjonsberetning på Bardu kommunes årsregnskap for 2017. Det nummererte brevet ble behandlet i kontrollutvalgets møte 7. mai 2018 under sak 17/18, og det ble fattet følgende vedtak: «Revisjonsbrev nr. 7 og redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 7 innen utgangen av mai 2018.» Sekretariatet sendte melding om vedtak i saken til rådmannen. Kontrollutvalget kan ikke se å ha mottatt svar på revisjonsbrev nr. 7. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 7
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 25/18 Sakstittel: Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Bardu kommune med en ramme på kr 1 090 200,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Bardu kommune for 2019. Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, informasjon fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser slik at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette i kontrollutvalgets budsjett. Sekretariatet arrangerer med jevne mellomrom kurssamlinger for kontrollutvalgsmedlemmer. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse (i februar) blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper.
2. Kjøp av tjenester Bardu kommune har valgt KomRev NORD IKS som sin eksterne revisor, og Hålogaland Revisjon AS er engasjert som kontrollutvalgets sekretariat. Budsjett for revisjonen for 2019 var ikke klart fra KomRev NORD IKS ved utsendelse av innkalling til kontrollutvalgsmøtet. Prisøkning fra 2017 til 2018 tilsvarte kommunal deflator på 2,3%, og vi har i utkast til budsjett valgt å legge til grunn tilsvarende økning fra 2018 til 2019. Oppdaterte tall vil være klar til møtet. Det faste honoraret omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4- årsperioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. Hålogaland Revisjon AS har rammeavtale med Bardu kommune som leverandør av sekretariatstjenester til kontrollutvalget. Avtalen innebærer en fast timepris, og honorar vil følgelig variere med aktivitet i kontrollutvalget jf. tilbudsbeskrivelse. Det legges til grunn i budsjettet at det vil gjennomføres 6 årlige møter. 3. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 6 kontrollutvalgsmøter i året, samt deltakelse på andre kurs/møter. Det er lagt til grunn at kontrollutvalgets leder får møtegodtgjørelse på kr 23 400 pr år, tilsvarende 3 % av ordførers godtgjørelse. Det er videre lagt til grunn kr 390,- i godtgjørelse pr møte til hvert av de øvrige medlemmene, tilsvarende 0,05 % av ordførers godtgjørelse. Tapt arbeidsfortjeneste er estimert til kr 9 000. Vedlegg: Detaljert budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2019
Vedlegg 1. Bardu kommune Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Jf kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjett 2019 Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS 872 620 872 620 Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte 28 080 Tapt arbeidsfortjeneste 9 000 Bevertning 500 Opplæring, kurs, abonnement Kommunerevisoren og Kommunal rapport 25 000 Skyss- og kostgodtgjørelse 3 000 Selskapskontroll 0 65 580 Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS 132 000 Tilleggstjeneste sekretariat 20 000 152 000 Sum kontrollutvalget/sekretariatet og kommunerevisjonen 1 090 200
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 26/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Skoletilbudet i Bardu Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Skoletilbudet i Bardu tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2018 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Skoletilbudet i Bardu satt i bestilling. Sekretariatet har innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Epost fra forvaltningsrevisor 6.8.18
Thomas Jensen Fra: Ida Simonsen <ida.simonsen@komrevnord.no> Sendt: 6. august 2018 09:49 Til: Thomas Jensen Kopi: Margrete Mjølhus Kleiven; Knut Teppan Vik Emne: Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Hei, "Skoletilbudet i Bardu" Viser til e-post av 4. august vedrørende status i forvaltningsrevisjonsprosjektet «skoletilbudet i Bardu». Vi har etablert kontakt med kommunen og fått oppnevnt kontaktperson i prosjektet. Dato for oppstartsmøte og påfølgende datainnsamling er satt til 28. og 29. august. Ta gjerne kontakt ved eventuelle spørsmål. Med vennlig hilsen Ida Simonsen Forvaltningsrevisor KomRev NORD IKS Tlf: 77 60 05 17 / 91 52 62 84 E-post: is@komrevnord.no Post- og besøksadresse: Vestregt. 33 9008 TROMSØ www.komrevnord.no 1
Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 27/18 Sakstittel: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Innstilling til vedtak: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tast til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 16. april 2018. Vedlegg: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS