Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: Navn på initiativ: Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: A3.7 ERP system, oppdrag A3.7.2 Rutiner for refusjon av utlegg Nina Hauge, prosjektleder A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap 19.10.2018 Leveranse innenfor oppdrag A3.7.2 i delprosjekt A3.7 Bakgrunnen for initiativet: I mandatet for A3.7 ERP-system, oppdrag A3.7.2 er en del av leveransen å legge til rette for den prinsipielle beslutningen som blir tatt når det gjelder refusjon av utlegg. Det er derfor behov for å sette sammen en arbeidsgruppe for å få belyst ulike sider ved et forslag til et reglement og en rutine. Det er behov for deltakelse både fra lønnstjenesten, regnskap, personal og innkjøp. 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Fra overordnet politisk styringsdokument vedtatt av fellesnemnda 30.1.18: «Nye skal være foregangskommune når det gjelder utvikling og bruk av digitale løsninger. Nye kommune skal: Være pådriver for at interne arbeidsprosesser automatiseres når det kan gi økonomiske og kvalitetsmessige gevinster» Nye skal ha en korrekt, lovlig, effektiv og enkel håndtering av utbetalinger og innberetninger for ansatte. 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018.
2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Nye skal ha et reglement og rutiner for utleggsrefusjoner. Det er ønskelig å: - Begrenset antall utlegg o Blant annet fordi utlegg vanskeliggjør lovpålagt innberetning i en del tilfeller er brudd på innkjøpsavtaler er kostbart fordi de ofte er et resultat av «en tur på butikken» og det er betydelig mer tidsrasjonelt å bestille varer på andre måter, samt at det går på bekostning av andre oppgaver gjør at en får feil i innkjøpsstatistikker - Unngå å få ansatte inn i et leverandørregister o Blant annet fordi det gjør bruk av e-handel og leverandørregisteret mer tungvint på forespørsel er det vanskelig å legge fram et riktig og reelt leverandørregister det gjør innberetninger mer tidkrevende det øker risikoen for å ikke innberette riktig - Håndtere utleggsrefusjon i reiseregningssystemet Expense o Blant annet fordi Dette er det mest egnede og effektive systemet for utleggshåndtering Utleggene registreres et sted og statistikker blir mer korrekte Utleggene utbetales sammen med lønn og en sikrer i større grad at riktig mottaker mottar refusjonen. Utleggene kan enklere begrenses i forhold til hvilke type utlegg som tillates Det vil gi en liten besparelse i direkte kostnader pr. transaksjon 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Det skal utarbeides et notat til programledelsen som inneholder følgende: forslag til reglement for utleggsrefusjon for ansatte i nye. Reglementet skal blant annet inneholde forslag til hva slags utlegg som skal tillates og kan også inneholde et forslag til en beløpsgrense Det skal utarbeides et forslag til en rutine for den praktiske håndteringen av utleggsrefusjoner Beskrivelse av gevinster ved å endre rutiner, samt redusere utlegg 2 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018.
2.2 Tidsrammer Viktige datoer Senest dato for oppstart: 15.09.2018 Begrunnelse: Senest dato for avslutning: 31.12.2018 Begrunnelse: Beslutningen må være tatt før en begynner å bygge opp økonomisystemet i 2019. Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Beskrivelse av Behandling i prosjektrådet 27.9.2018 Beskrivelse av Behandling i programledelsen 12.10.2018 Beskrivelse av Godkjenning av prosjekteier 12.10.2018 Beskrivelse av Beskrivelse av Beskrivelse av Utarbeidet notat i henhold til pkt. 2.1. Notatet godkjent av prosjekteier før oversendelse til programledelsen Notat til behandling i programledelsen 1.12.2018 7.12.2018 14.12.2018 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: - Finansiering: - Kommentar: Ingen kostnader utover intern tidsbruk. 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet?
Ja Nei X Kommentar til svaret: Ser ikke behov for ROS-analyse. ROS-analyse på overordnet nivå blir utført for delprosjektet.
4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? A3.7 ERP-system 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Alle ansatte 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Leder 6.2 Tillitsvalgte Trainee i økonomienheten Prosjektleder, nye regnskapstjenesten Rådgiver lønn og fagansvarlig HRM i personal, innkjøpstjenesten, økonomienheten, rådmannens stab, Songdalen 25 Caroline S. Hallgren 10 Nina Hauge 10 Reidun Bru Loland 10 Gro-Elin Aga 10 Odd Jarle Larsen 10 Gunnvor Juell Sørvig 10 Ole Petter Ingvaldsen 10 Anne Gerd Lauvsland Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet.
Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Ja Nei Kommentar til svaret: Avventer tilbakemelding 6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres brukere i arbeidet? Ja Nei x Kommentar til svaret: Ikke aktuelt