Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden

Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden Møtested: Folkets hus, møterom Lille sal Tidspunkt: 19.06.2018 kl. 18.00 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød på telefon 900 867 40 eller på e-post: rona@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer kalles inn etter nærmere avtale. 11.06 2018 Leder, Torbjørn Østby (s) 1

Kontrollutvalget Haldens møte 19.06.2018 Sakliste PS 18/23 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 18/24 Godkjenning av protokoll fra møte 23.05 2018 4 PS 18/25 Informasjonssak angående forebyggende arbeid psykisk helse 9 PS 18/26 Informasjonssak angående rutiner for å kalle inn varamedlemmer 10 PS 18/27 Informasjonssak angående kommunens tilgjengelighet for brukere og innbyggere 11 PS 18/28 Revisjonsrapport - Oppsummering revisjon av selvkost for 2017 12 PS 18/29 Møteplan 2. halvår 2018 22 PS 18/30 Eventuelt 23 2

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 35 Løpenr.: 124648/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 19.06.2018 18/23 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Fredrikstad, 11. juni 2018 3

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 31 Løpenr.: 104762/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 19.06.2018 18/24 Godkjenning av protokoll fra møte 23.05 2018 Sekretariatets innstilling 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23.05 2018, godkjennes Fredrikstad, 03.06 2018 Vedlegg Protokoll fra møtet 23.05 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet 23.05 2018, kan godkjennes 4

Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 23.05.2018, Tidspunkt: fra kl. 18.00 til kl. 19:10 Møtested: Storgt 7, møterom 2. Fra til saksnr.: 18/16 18/22 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Torbjørn Østby (Ap), leder X Jan Moen (H), nestleder X Rannveig Lade (R) X Eirik Milde (H) X Turid Eriksen (Ap) Meldt forfall Samtlige vara meldt forfall Håvard Tafjord (H) Meldt forfall Torhild Grimseth Huseby Ellen Simensen (Ap) X Antall stemmeberettigede fremmøtte 6 av 7 Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Daglig leder Anita Aannerød og Rådgiver Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon Østfold kommunerevisjon IKS: Bjørnar Holmedahl Deloitte AS: Kjartan Kvamme Møtende fra administrasjonen: Leder økonomiavdelingen Inger-Johanne Norderhaug Røren Andre: Ingen. (leder, Torbjørn Østby). (nestleder, Jan Moen) 5

Kontrollutvalget Haldens møte 23.05.2018 Sakliste PS 18/16 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/17 Godkjenning av protokoll fra møte 15.03 2018 PS 18/18 PS 18/19 PS 18/20 PS 18/21 PS 18/22 Uttalelse til årsregnskapet for 2017 - Halden kommune Revisjonsrapport for 2017 Halden kommune- Revisjonsrapport nr. 13. Prosjektplan Refusjoner og tilskudd Referater og meldinger Eventuelt PS 18/16 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges frem uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling 23.05.2018: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til innkalling eller saksliste. Kontrollutvalget Haldens vedtak 23.05.2018: Innkalling og saksliste ble godkjent. PS 18/17 Godkjenning av protokoll fra møte 15.03 2018 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 15.03 2017 godkjennes Kontrollutvalget Haldens behandling 23.05.2018: Vedtaket som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak 23.05.2018: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 15.03 2017 godkjennes PS 18/18 Uttalelse til årsregnskapet for 2017 - Halden kommune Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2017 for Halden kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 6

Kontrollutvalget Haldens behandling 23.05.2018: Økonomisjef orienterte utvalget om hovedtrekkene i regnskapet for 2017 og om nøkkettall og andre måltall. Revisor ga kommentarer til revisjonsberetningen. En rettelse/mangel (er) på side 2 i uttalelsen ble påpekt og blir rettet før oversendelse til kommunestyret. Vedtaket ble som innstilling. Kontrollutvalget Haldens vedtak 23.05.2018: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2017 for Halden kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. PS 18/19 Revisjonsrapport for 2017 Halden kommune- Revisjonsrapport nr. 13 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport 2017 Halden kommune (rapport nr. 13), til etterretning. Kontrollutvalget ber rådmannen om å sørge for at revisjonens påpekninger blir fulgt aktivt opp, og at forholdene bringes i orden. 2. Rådmannen inviteres til utvalgets siste møte i 2018 for å gi utvalget en redegjørelse om en status på arbeidet med å følge opp revisjonens påpekninger. 3. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar revisjonsrapport 2017 - Rapport nr. 13, til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 23.05.2018: Revisjonen redegjorde for rapportens innhold og til de anbefalinger som er anbefalt. Økonomisjef ga kommentarer til enkelte anbefalinger og tiltak. Utvalget stilte spørsmål som ble besvart i møte. Ordet etterretning i vedtakets punkt 1 skiftes ut med orientering. Vedtaket ble ellers som innstillingen. Kontrollutvalget Haldens vedtak 23.05.2018: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport 2017 Halden kommune (rapport nr. 13), til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen om å sørge for at revisjonens påpekninger blir fulgt aktivt opp, og at forholdene bringes i orden. 2. Rådmannen inviteres til utvalgets siste møte i 2018 for å gi utvalget en redegjørelse for status på arbeidet med å følge opp revisjonens påpekninger. 3. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar revisjonsrapport 2017 - Rapport nr. 13, til orientering 7

PS 18/20 Prosjektplan Refusjoner og tilskudd 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd» godkjennes. Kontrollutvalget Haldens behandling 23.05.2018: Revisjonen gikk gjennom prosjektplanen og enkelte innspill fra kontrollutvalget ble gitt Vedtaket ble som innstilingen. Kontrollutvalget Haldens vedtak 23.05.2018: 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd» godkjennes. PS 18/21 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 23.05.2018: Som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak 23.05.2018: 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 18/22 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling 23.05.2018: Leder tok opp kommunens tilgjengelighet for innbyggernes og brukere, spesielt svakere grupper av de ulike tjenester og tilbud. Dette gjelder tilgjengeligheten på rådhuset, via internett og telefontjenester. Kontrollutvalget ønsker å invitere rådmannen til utvalgets møte for å få en orientering om kommunes tilrettelegging på dette området og om det er utfordringer knyttet til dette. 8

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 33 Løpenr.: 122595/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 19.06.2018 18/25 Informasjonssak angående forebyggende arbeid psykisk helse Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Fredrikstad, 8. juni 2018 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgsbehandling, (protokoll) i sak 18/13 Saksopplysninger I forbindelse med behandling av prosjektplan for «Forebyggende arbeid psykisk helse» så diskuterte også kontrollutvalget tema forebyggende arbeid psykisk helse for studentene i kommunen (videregående og høyskolen). Det ble enighet om at rådmannen inviteres til utvalget i mai eller juni møte, å gi en orientering på hvilke områder/tiltak kommunen bidrar med for denne gruppe studenter. Rådmann er derfor invitert til møtet den 19. juni for å gi en informasjon. Vurdering Sekretariatet vurderer at informasjonen kan tas til orientering. 9

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 34 Løpenr.: 122662/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 19.06.2018 18/26 Informasjonssak angående rutiner for å kalle inn varamedlemmer Sekretariatets innstilling (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Fredrikstad, 8.juni 2018 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker en informasjon fra rådmann på hvilke rutiner som gjelder for innkalling av varamedlemmer til kommunestyret. Dette fordi i siste møte i kommunestyret var det innkalt vara fra feil liste. Dette ble påtalt i kommunestyret, og innkalt vara måtte da forlate møtet. Kontrollutvalget er opptatt av at slike feil kan føre til resultat ved tette voteringer som ikke representerer den faktiske politiske sammensetningen, selv om det ikke ble situasjonen i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget ønsker derfor en informasjon om hvilke rutiner som gjelder og hva som eventuelt sviktet ved denne anledningen. Vurdering Rådmann er invitert til møtet for å gi en informasjon om rutiner som gjelder for innkalling av varamedlemmer. 10

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 32 Løpenr.: 104907/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 19.06.2018 18/27 Informasjonssak angående kommunens tilgjengelighet for innbyggere og brukere Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering. Fredrikstad, 24.05.2018 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgssak 18/22, den 23.05.2018 Saksopplysninger I kontrollutvalgssak 18/ 22 Eventuelt tok kontrollutvalgsleder opp kommunens tilgjengelighet for innbyggernes og brukere, spesielt svakere grupper av de ulike tjenester og tilbud. Dette gjelder tilgjengeligheten på rådhuset, via internett og telefontjenester. Kontrollutvalget ønsket å invitere rådmannen til utvalgets møte for å få en orientering om kommunes tilrettelegging på dette området og om det er utfordringer knyttet til dette. Rådmann er derfor invitert for å gi en orientering om tilgjengeligheten på rådhuset, internett og telefontjenester. Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta rådmannens informasjon til orientering. 11

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/69 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: 122081/2018 Klassering: 101-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 19.06.2018 18/28 Revisjonsrapport - Oppsummering revisjon av selvkost for 2017 Sekretariatets innstilling 1. Revisjonsrapport - Oppsummering revisjon av selvkost for 2017, tas til orientering. 2. Rådmannen inviteres til kontrollutvalgets siste møte i 2018 for å gi utvalget en status på det arbeidet/tiltak som er igangsatt med å forbedre de forhold rapporten har påpekt. 3. Revisjonsrapport - Oppsummering revisjon av selvkost for 2017, oversendes kommunestyret til orientering. Fredrikstad, 11.06 2018 Vedlegg Deloitte Oppsummering revisjon av selvkost for 2017, datert 06.06 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunestyret 15.02 2018 - Forvaltningsrevisjonsrapport selvkost VAR KU-sak 17/36, 28.11 2017 - Forvaltningsrevisjonsrapport selvkost VAR Kommunestyresak 53/2017, 18.5 2017 (prosjektplan) KU-sak 17/17, 2.5 2017 (prosjektplan) KU-sak 17/6, 28.2 2017 (bestilling av prosjektplan) Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet den 28.11 2017 i sak 17/36 forvaltningsrevisjonsrapporten om selvkost VAR i Halden. Kontrollutvalget tok saken til orientering, og sende saken til kommunestyret som fattet følgende vedtak den 15.02 2018: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Selvkost VAR» til orientering Kommunestyret finner det positivt at Halden kommune har et system og en praksis som sikrer selvkost innenfor tjenestene vann, avløp og renovasjon. Kommunestyret merker seg også at det er noen svakheter i systemet. 2. Kommunestyret ber rådmannen om at han - i samråd med regnskapsrevisor -gjennomgår og vurderer behovet for endringer i rutiner og arbeidsprosesser som forvaltningsrevisjonsrapporten 12

peker på. Det er viktig å ajourføre fordelingsnøkler jevnlig, samt avklare hvilke formelle krav som stilles til vedtak om full kostnadsdekning av selvkosttjenester. 3. Kommunestyret ber rådmannen og regnskapsrevisor om å rapportere om sin oppfølging til kontrollutvalget når utvalget behandler årsregnskapet for 2017. Sekretariatet har den 7. juni 2018 mottatt en revisjonsrapport fra Deloitte om oppfølgingskontroll med kommunestyrets vedtak punkt 2 og 3. Kontrollarbeidet er gjennomført i årsoppgjørsperioden. Revisor har gjennomgått følgende kostnadsområder: Etablering av nødvendige selvkostområder Direkte henførbare kostnader Indirekte henførbare kostnader Avskrivninger driftsmidler Alternativ kapitalkost Renteberegning selvkostfond Alder selvkostfond På bakgrunn av kontrollarbeidet konkluderer revisjonen med følgende: Det er ikke etablert et eget selvkostområde for slam, slik det er krav om. Kommunen har ikke tilstrekkelig oversikt over aldersfordelingen på selvkostfondene, og det ser ut som selvkostfond vann er for gammelt. Fordelingen av indirekte kostnader stemmer ikke helt med selvkostregnskap. Det er fortsatt ikke beregnet rente på selvkostfondene; Feier, Oppmåling og Byggesak. Avskrivninger knyttet til selvkostområdet er ikke mulig å kontrollere i detalj, som følge av svak dokumentasjon av opprinnelig kostpris og beregningsformler som ikke var inkludert i oversikt avskrivninger. Selvkostregnskapet er utarbeidet ved hjelp av uttrekk fra Visma i kombinasjon av ulike Excel beregninger. Organiseringen medfører at det oppstår avvik mellom ulike beregninger og det endelige selvkostregnskapet. Organiseringen medfører også at det er tidkrevende å kontrollere for å være sikre på at selvkostregnskapene ikke er vesentlig feil. I rapporten gir revisor følgende anbefalinger: «..at kommunens rutiner knyttet til selvkostområdet forbedres og utvikles videre i tråd med gjeldende regler på området. Vi er kjent med at kommunen har tilgang til modellen for utarbeidelse av selvkostregnskap utarbeidet av EnviDan Momentum. Vi anbefaler at den, eller tilsvarende modeller implementeres. Et slikt verktøy vil samle all dokumentasjon og beregninger, og ved endringer vil alle berørte poster oppdateres. Man unngår da at det oppstår differanser mellom ulike beregningene og selvkostregnskapet.» Rådmannen har gitt følgende kommentar til revisjonens anbefalinger: «Halden kommune benytter seg av, og har implementert selvkostmodellen til EnviDan Momentum. Kommunen er klar over at selvkostområde for slam skal opprettes og jobber med dette. Når det gjelder alder på selvkostfond mener kommunen at man har god oversikt over disse. Lave renter er hovedårsaken til at kommunen ikke brukte like mye av fond som planlagt. I budsjettforutsetningene som lå til grunn for utarbeidelsen av kalkylen var det dermed lagt opp til bruk av de gamle fondene, mens etterkalkylen og regnskapet viser at forutsetningene ikke holdt stand. Det foreligger en plan for å forhindre foreldelse av disse fondene. For øvrige konklusjoner/anbefalinger henviser rådmannen til kommentarene gitt under hvert av punktene i rapporten.» 13

Vurdering Kontrollutvalget har påsett at kommunestyrets vedtak om at rådmann og regnskapsrevisor rapporterer sin oppfølging til kontrollutvalget er gjennomført. Oppfølgingskontrollen viser at det er enkelte avvik/forhold som ikke er helt kommet på plass. På bakgrunn av revisjonsrapporten og rådmannens innarbeidet kommentarer anbefaler sekretariatet at rapporten tas til orientering. Videre bør kontrollutvalget invitere rådmannen til kontrollutvalgets siste møte i 2018 for å gi utvalget en status på det arbeidet/tiltak som er igangsatt med å forbedre de forhold rapporten har påpekt. Revisjonsrapporten bør sendes kommunestyret til orientering. 14

Oppsummering revisjon av selvkost for 2017 Rapport til kontrollutvalget i Halden kommune 6. juni 2018 1 15

Innhold Bakgrunn 3 1. Oppsummering av vårt arbeid og våre funn 4 1.1 Etablering av nødvendige selvkostområder 4 1.2 Direkte henførbare kostnader 4 1.3 Indirekte henførbare kostnader 4 1.4 Avskrivninger driftsmidler 5 1.5 Alternativ kapitalkost 5 1.6 Renteberegning selvkostfond 5 1.7 Alder selvkostfond 6 2. Konklusjon / anbefalinger 7 2 16

Bakgrunn I 2017 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjon av selvkost VAR. Den utarbeidede rapporten konkluderer med at Halden kommune har et system og en praksis som sikrer selvkost innenfor tjenestene vann, avløp og renovasjon. I samme rapport ble det også redegjort for noen svakheter i etablert system og praksis. Som regnskapsrevisor for Halden kommune er vi bedt om å rapportere om vår oppfølging til kontrollutvalget når utvalget behandler årsregnskapet for 2017. Da vår revisjon av selvkostregnskapene omfatter etterkalkyler for alle selvkostområdene, finner vi det naturlig å inkludere dette i vår oppsummering. Denne uttalelsen er formet som en rapport. Rapporten er ment som en orientering til kontrollutvalget i Halden kommunen. Rapporten er en orientering og må ikke forveksles med avtalte kontrollhandlinger eller attestasjoner etter ISRS 4400 / SA 3000. 3 17

1. Oppsummering av vårt arbeid og våre funn 1.1 Etablering av nødvendige selvkostområder Revisjonen tar utgangspunkt i kommunens selvkostregnskap/etterkalkyle for de ulike tjenestene. Retningslinjene krever at det utarbeides selvkostregnskap der selvkost er satt som rettslig ramme for brukerbetaling Departementet har nærmere avklart innholdet i selvkostprinsippet. En arbeidsgruppe foreslo å legge følgende prinsipper til grunn for beregningen av selvkost: - Både direkte og indirekte kostnader bør medtas i beregning av selvkost - Bare kostnader som har sammenheng med fremstillingen av det enkelte produkt eller betalingstjeneste (henførbare tjenester) bør medtas i beregning av selvkost. Avgrensning av henholdsvis henførbare og ikke-henførbare kostnader bør foretas i forskrifter vedrørende den enkelte vare eller betalingstjeneste. - Valg av metode og fordeling av indirekte henførbare kostnader bør i hovedsak overlates til den enkelte kommune. - Kapitalkostnader bør som hovedregel medtas ved beregning av kostnader ved kommunale betalingstjenester. - Departementet har på bakgrunn av disse retningslinjene utarbeidet en veileder basert på en beregningsmodell for kommunale betalingstjenester og en drøfting av oppbyggingen av en slik modell. Det foreligger krav om at det utarbeides selvkostregnskap på følgende områder: - Vann - Avløp - Renovasjon - Slam - Feiing Halden kommune utarbeider selvkostregnskap på nevnte områder, med unntak av slam. Kommunen har opplyst at de jobber med å etablere eget selvkostområde for slam og håper at dette vil komme på plass i løpet av 2018. I tillegg har kommunen etablert egne selvkostområder for Kart og oppmåling og Plan- og byggesak. Nevnte selvkostområder viser for 2017 små underskudd. Begge selvkostområdene hadde 01.01.2017 selvkostfond som var tilstrekkelige til å dekke underskuddene i 2017. Kommunen har anledning til å subsidiere disse områdene. Det vi imidlertid ikke forstår er hvorfor kommunene subsidierer med betydelige beløp som medfører en økning av selvkostfondene med henholdsvis kr 870.709 og kr 1.125.466. 1.2 Direkte henførbare kostnader Vi har mottatt regnskapsrapporter fra Visma som viser direkte henførerbare kostnader for hvert av de etablerte selvkostområdene. Våre kontrollhandlinger viser at det er samsvar mellom de bokførte direkte henførbare kostandene og selvkostregnskapene. 1.3 Indirekte henførbare kostnader Det er foretatt en fordeling av de indirekte kostnadene. Fordelingen er foretatt på bakgrunn av regnskapstall for 2017, slik det er krav om. Alle fordelingsnøkler er oppdatert i 2017. Vårt inntrykk er at det er nedlagt betydelig innsats for å kunne beregne fordelingen av de indirekte kostnadene så riktig som mulig. 4 18

Vi har foretatt en rimelighetsvurdering av fordelingen. Det er ikke avdekket åpenbare feil og fordelingene ser ut til å være i samsvar med realiteten. Imidlertid ser vi at de indirekte kostnadene som er tatt inn i selvkostregnskapene er noe høyere enn de indirekte kostnadene beregnet i fordeling. Beløpene er ikke vesentlige og har ikke hatt betydning for vår konklusjon Rådmannens kommentar: De indirekte kostnadene som er tatt inn i selvkostregnskapene stemmer eksakt med de indirekte kostnadene som ligger i fordelingen og som er bokført i regnskapet når en ser på funksjonsnivå. Derimot er det flere andre posteringer på de samme artene som da kan se ut som avvik når en kun ser på artsoversiktene. 1.4 Avskrivninger driftsmidler Vi har mottatt oversikt over avskrivningene. Den viser driftsmidlenes restverdi 01.01.2017, årets avskrivninger og verdi 31.12.2017. Avskrivningene i oversikten er i samsvar med avskrivningene i selvkostregnskapene. Oversikten viser ikke opprinnelig kostpris, vi har derfor ikke hatt mulighet til å kontrollere om avskrivningene er korrekt beregnet. Rådmannens kommentar: Opprinnelig kostpris ligger registrert på hvert enkelt anleggsmiddel i systemet og kunne vært presentert i egen rapport. Vi har ikke registrert at revisor har henvendt seg, eller på annen måte gitt uttrykk for at denne oversikten var ønskelig. 1.5 Alternativ kapitalkost Ved beregning av kalkulatoriske renter (alternativ kapitalkost) har kommunen ved sine beregninger tatt utgangspunkt i restverdi driftsmidler 01.01.2017 og lagt til halvårseffekt av årets tilganger. Renten som er benyttet er 5 årig swap + 0,5 prosent. Denne framgangsmåten er i samsvar med veileder. Vi har kontrollert beregnet rente. Det er avdekket avvik mellom beregnet rente og kalkulatorisk rente i selvkostregnskapene. Avvikene er ikke vesentlige og har ikke betydning for vår konklusjon. Rådmannens kommentar: Rådmannen stiller seg uforstående til at det er avdekket et avvik mellom beregnet rente og kalkulatorisk rente. I notene som følger Halden kommunes regnskap for 2017 (note nr 16. gebyrfinansierte selvkosttjenester), vises kapitalkostnadene for hvert av selvkostområdene. Tallene er i samsvar med både det som er bokført i regnskapet og det som er beregnet i Envidan-momentum. 1.6 Renteberegning selvkostfond Kommunen har ikke foretatt beregning av rente for sine selvkostfond siden 2013. Dette er nå beregnet for vann, avløp og renovasjon. Beregningen er foretatt for hvert enkelt år, hvor grunnlaget for beregningen har vært gjennomsnittlig saldo på fondet i det respektive år og rente i samsvar med veileder for det enkelte året. For de resterende selvkostfondene er det ikke foretatt renteberegning siden 2013. Dette er diskutert med kommunen og de planlegger å foreta en etterberegning av rente på disse selvkostfondene i 2018. Rådmannens kommentar: Renteberegningen for øvrige selvkostfond vil bli etterberegnet i 2018 5 19

1.7 Alder selvkostfond Generasjonsprinsippet er svært sentralt i selvkostregelverket. Dette innebærer at det er anbefalt at selvkostfondene ikke skal være eldre enn 3-5 år. Oversikten vi har mottatt er ikke direkte kontrollerbar mot selvkostregnskapene. Det er ikke samsvar mellom fondene i oversikten og fondene i selvkostregnskapene. Det kan imidlertid se ut som selvkostfond vann inneholder avsetninger som er eldre enn 5 år. Rådmannens kommentar: Rådmannen er usikker på hvilken oversikt det her henvises til. Fondene som er grunnlaget for både selvkostregnskapet og regnskap med note stemmer overens så langt vi klarer å se. 6 20

2. Konklusjon / anbefalinger Vi konstaterer at: Det er ikke etablert et eget selvkostområde for slam, slik det er krav om. Kommunen har ikke tilstrekkelig oversikt over aldersfordelingen på selvkostfondene, og det ser ut som selvkostfond vann er for gammelt. Fordelingen av indirekte kostnader stemmer ikke helt med selvkostregnskap. Det er fortsatt ikke beregnet rente på selvkostfondene; Feier, Oppmåling og Byggesak. Avskrivninger knyttet til selvkostområdet er ikke mulig å kontrollere i detalj, som følge av svak dokumentasjon av opprinnelig kostpris og beregningsformler som ikke var inkludert i oversikt avskrivninger. Selvkostregnskapet er utarbeidet ved hjelp av uttrekk fra Visma i kombinasjon av ulike Excel beregninger. Organiseringen medfører at det oppstår avvik mellom ulike beregninger og det endelige selvkostregnskapet. Organiseringen medfører også at det er tidkrevende å kontrollere for å være sikre på at selvkostregnskapene ikke er vesentlig feil. Anbefaling: Vi anbefaler at kommunens rutiner knyttet til selvkostområdet forbedres og utvikles videre i tråd med gjeldende regler på området. Vi er kjent med at kommunen har tilgang til modellen for utarbeidelse av selvkostregnskap utarbeidet av EnviDan Momentum. Vi anbefaler at den, eller tilsvarende modeller implementeres. Et slikt verktøy vil samle all dokumentasjon og beregninger, og ved endringer vil alle berørte poster oppdateres. Man unngår da at det oppstår differanser mellom ulike beregningene og selvkostregnskapet. Rådmannens kommentar: Halden kommune benytter seg av, og har implementert selvkostmodellen til EnviDan Momentum. Kommunen er klar over at selvkostområde for slam skal opprettes og jobber med dette. Når det gjelder alder på selvkostfond mener kommunen at man har god oversikt over disse. Lave renter er hovedårsaken til at kommunen ikke brukte like mye av fond som planlagt. I budsjettforutsetningene som lå til grunn for utarbeidelsen av kalkylen var det dermed lagt opp til bruk av de gamle fondene, mens etterkalkylen og regnskapet viser at forutsetningene ikke holdt stand. Det foreligger en plan for å forhindre foreldelse av disse fondene. For øvrige konklusjoner/anbefalinger henviser vi til kommentarene gitt under hvert av punktene i rapporten. Drammen, 6. juni 2018 Deloitte AS Kjartan Kvamme statsautorisert revisor 7 21

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/76 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 105207/2018 Klassering: 101-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 19.06.2018 18/29 Møteplan 2. halvår 2018 Sekretariatets innstilling 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedato for 2. halvår 2018: 25. september kl. 18.00 4. desember kl. 18.00 Fredrikstad, 08.06 2018 Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2018 er det foreslått en møtefrekvens på fem møter. I løpet av 1. halvår er det gjennomført fire møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på tirsdager med start kl. 18.00. Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget fastsetter følgende møtedato for 2. halvår 2018: 25. september kl. 18.00 4. desember kl. 18.00 22

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/76 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: 124639/2018 Klassering: 101-192 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 19.06.2018 18/30 Eventuelt 23