Gevinstrealisering Er det mulig uten programledelse?

Agenda 08.45 08.50 Velkommen v/ Hanne Hårstad, Rådgiver og kursholder, Holte Academy 08.50 09.30 Hvordan programledelse kan sikre at endringsinitiativer oppnår ønskede gevinster v/ Nils Ihlen, Partner, rådgiver og kursholder i Holte Academy 09.30 09.50 Pause 09.50 10.25 Beste praksis eksemplifisert: Hvordan kommunesammenslåing av Asker, Røyken og Hurum bruker programstyring i sitt arbeid med å bygge en ny kommune v/ Geir Graff, Asker kommune, Programkoordinator for Nye Asker 10.25 10.30 Oppsummering og takk for i dag v/ Hanne Hårstad, Rådgiver og kursholder, Holte Academy

The reason organizations invest in change is to realize benefits Hvordan programledelse kan sikre at endringsinitiativer oppnår ønskede gevinster Nils C. Ihlen, Holte Academy

I hvilken sektor arbeider du? 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 55,05% 44,95% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Offentlig (n=60) Privat (n=49)

Hvilke prosjektroller har du hatt? (du kan velge flere) 100,0% 90,0% 84,40% 80,0% 70,0% 63,30% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 13,76% 22,02% 29,36% 10,0% 0,0% Bestiller (n=15) Prosjekteier (n=24) Prosjektleder (n=92) Prosjektdeltager (n=69) Annet, spesifiser (n=32) Programeier/ Programleder (n=15)

100,0% Hvilke sertifiseringer har du? (du kan velge flere) 90,0% 80,0% 70,0% 70,59% 60,0% 50,0% 40,0% 36,76% 30,0% 27,94% 26,47% 26,47% 20,0% 13,24% 13,24% 10,0% 4,41% 0,0% PMP (n=25) Prince2 Foundation (n=48) Prince2 Practitioner (n=19) MSP (n=9) MoP (n=9) IPMA (n=3) ITIL (n=18) Andre, bruk tekstfeltet (n=18)

Hva er et program? Gevinstfabrikk

Porteføljestyring Støtte fra toppledelsen Energisk endringskultur Definere porteføljen Knytning mot Eierstyring Portefølje kontor (PMO) Levere porteføljen Knytning mot Strategi

Verdikjeden i prosjekter: Fra idé til gevinst BP1 KONSEPT BP2 PLANLEGGE GJENNOMFØRE AVSLUTTE REALISERE BP6 BP3 BP4 BP5 Idé, behov, mål, pålegg, smerte Prosjektbegrunnelse Styringsunderlag Gjennomføringsfaser Overlevering, Evaluering Gevinster Ledelse Prosjektbestilling Faseplan for fase 2 Oppdatere gevinstrealiseringplan Prosjekteier Prosjektleder Styringsdokument Oppdatere styringsdokument Prosjektteam Gevinstrealiseringsplan Oppdatere gevinstrealiseringsplan Oppdatere gevinstrealiseringsplan Bruker Faseplan fase 3 Faseplan fase 4 Sluttrapport Drift

Verdikjeden i prosjekter: Fra idé til gevinst BP1 KONSEPT BP2 PLANLEGGE GJENNOMFØRE AVSLUTTE REALISERE BP6 BP3 BP4 BP5 Ledelse Idé, behov, mål, pålegg, smerte Prosjektbegrunnelse Prosjektbestilling Faseplan for fase 2 Styringsunderlag Gjennomføringsfaser Overlevering, Evaluering Er det fortsatt lurt? Ligger du an til å nå gevinsten? Gevinster Oppdatere gevinstrealiseringsplan Prosjekteier Prosjektleder Styringsdokument Oppdatere styringsdokument Prosjektteam Gevinstrealiseringsplan Oppdatere gevinstrealiseringsplan Oppdatere gevinstrealiseringsplan Bruker Faseplan fase 3 Faseplan fase 4 Sluttrapport Drift

Et strategisk perspektiv for portefølje, program og prosjekter Strategiske mål Muligheter, risiko, issues, behov for endring Styrte gevinster Drive virksomheten Business as usual Endre virksomheten Porteføljestyring Overgangen fra den ene til den andre må styres aktivt Endringer og «Business as usual» kan ses på som separate aktiviteter, men de kan ikke overleve uten hverandre. Styrte prosjekter og programmer Økt ytelse eller effektivitet

Arbeidsgruppe som skal tilpasse MSP til å kunne dekke behovet i norsk offentlig forvaltning Oppdraget er gitt av nettverk for program- og porteføljestyring, et nettverk administrert av Difi. Utarbeide støttemateriell (prinsipper, veiledning, etc.) for programstyring, som kan legges ut på Difis nettsider til nytte og glede for hele offentlig sektor. Oversettelse av de MSP-begrepene som brukes i dette materiellet blir nødvendigvis en del av dette arbeidet. Ta kontakt med Sverre Berg, Direktoratet for økonomistyring, sverre.berg@dfo.no

Programledelse Hva er et program? Hva er programledelse? Programmets faser/steg Nøkkelroller i et program (MSP) 7 prinsipper (MSP) 9 tema (MSP) Gevinstdiagram Gevinstrealiseringsplan Gevinstfabrikk

Definisjoner Program En klynge med prosjekter og ad hoc-innsatser, som alle bidrar til samme gevinst, og som er samlet i en felles organisatorisk ramme under en ledelse. Kilde ICP Portefølje Program Prosjekt Prosjekt Program Prosjekt Et program er en midlertidig fleksibel organisasjon etablert for å koordinere, styre og overvåke implementering av et sett relaterte prosjekter og aktiviteter for å levere ytelsesforbedringer og gevinster relatert til virksomhetens strategiske målsetninger. Prosjekt Prosjekt Kilde: Managing Successful Programmes (MSP)

7 prinsipper (kjennetegn på vellykkede programmer) MSP Sikre match med strategi Lede endringene Kommunisere fremtidens fordeler Lede proaktiv gevinstrealisering Sjekke programmets verdi Designe og levere helhetlig endringsevne Lære fra erfaring

9 tema (for styring og ledelse) MSP Programorganisering Visjon Gevinstrealisering Design og leveranse av fremtidsmodell Planlegging og oppfølging Lederskap og interessenthåndtering Prosjektbegrunnelse (BC) Håndtering av risiko og issues Kvalitetsplanlegging og - sikring

Grunnlag for å etablere et program, iterativ prosess

Visjon Beskriver sluttmålet, ikke reisen Kommunikasjonsverktøy for Programstyre og Programeier Programeier eier visjon

Gevinstdiagram Metode for å formulere, kommunisere og overvåke gevinster Sikrer kartlegging av gevinster Forklarer ledere og medarbeidere hvorfor

Programmets gevinstdiagram Sluttleveranser Ny evne (Vi kan noe nytt) Ny tilstand (Vi gjør noe nytt) Metode for å formulere, kommunisere og overvåke gevinster. Sikrer kartlegging av gevinster. Forklarer ledere og medarbeidere hvorfor. Gevinster Strategiske mål Innkjøp av kjøkkenutstyr Bygge om kjøkken Trillevogner Isolere trillevogner Kostkortsystem Terminal i kjøkken Matkjøreplan for portører T R E N I N G Nytt kjøkken klart inkl trening Bakketransport system klart inkl trening Kostkort-system klar til bruk inkl trening A N V E N D E L S E Mat serveres med min 50 graders varme Det serveres mer variert kost Matfordeling til pasienter pr avdeling Bakketransport til/fra kjøkken/avdeling Brukt servise samles inn Rengjøring av vogner og service Opprettelse og oppdatering av kostkort Utporsjonering i kjøkken Nye oppgaver i pleieavdelinger Ekstra 65 t/ dag Færre oppgaver i pleieavdelinger minus 130 t/ dag Helbredelse gjennom pasienttilpasset kosthold Besparelse på 65 t / dag Tilfredsstille kjøkkenets moderniseringskrav Overholde krav til kosthold og miljøkrav Effektiv pasientforpleining Moderne pasient forpleining

Løsningsmodell (Blueprint og nåværende situasjon) Få et klart bilde av hva programmet skal gjøre for å realisere ønskede gevinster. Innhold: Prosesser i fremtidig organisasjon Org. Struktur, bemanning og kompetanse Teknologi og infrastruktur Info nødvendig for drift og måling av ytelse Kultur i organisasjonen

Programmets prosjekter og programmets plan Kjenne forskjellen mellom dagens og ønsket situasjon og kan dermed: Identifisere programmets prosjekter og ad hocoppgaver som skal flytte virksomheten fra nåværende til fremtidig løsningsmodell Programmets stadier inneholder en rekke prosjekter. Styrte faseoverganger med gevinstsjekk.

Programmets business case iterativ prosess Dekker: Kostnader til gjennomføring Kostnader ved ny drift Gevinster som skal realiseres Iterasjoner fortsetter til lønnsomt business case er oppnådd eller programmet droppes.

Stadier i et program Identifisering Etablering Flere leveranser Avslutning

Programmets faser Nåværende fase Ledelse av leveransestadier Prosjektleveranser skaper nye organisatoriske evner Realisering av gevinster MSP Identifying a Programme Defining a Programme Delivering Capability Managing the Tranches Realizing Benefits Closing the Programme Mandat Gevinstdiagram En samling med prosjekter som gir virksomheten evnen til å realisere leveransestadiets gevinster Leveransestadie 1 Leveransestadie 2 Programbeskrivelse Etableringsplan Blueprint Program-plan Prosjekt 1 Prosjekt 2 Prosjekt 3 Prosjekt 4 Prosjekt 5 Prosjekt 6 Første lev. stadie plan Neste lev. stadie plan

Programledelse, ledelse av 3 sentrale innsatsområder Strategi Strategi: Etablere og fastholde koblingen til strategi og forankring hos toppledelsen Drift: Sikre driftens realisering av gevinster Drift Program -ledelse Prosjektleveranser Leveranser: Sikre gjennomføring og innføring av prosjektenes leveranser

Ledelse av programmet Programmet er en noe løskoblet struktur i en allerede etablert virksomhet Fokus på tillit mellom interessenter og hvordan denne tilliten etableres i programmets nettverk Tipping point Kjennetegn ved tipping point En liten gruppe mennesker kan frembringe store endringer i en virksomhet Smittende adferd som vokser og skaper et tipping point Små nettverk kan bære den smittende atferd frem og skape en bevegelse Historien som informasjonsbærer er det viktigste brennstoffet

Gevinstrealisering i programmer

Gevinstrealiseringsplan Foreldre responderer positivt i 75% av tilfellene på oppfølging om kostholdsråd Test viser at foreldre svarer riktig på 7 av 10 spørsmål om kosthold 50% av målgruppen har redusert vekt med 20% innen ett år 80% av målgruppen deltar på kurs om vektreduksjon 80% av målgruppen følger avtalt diett Målgruppen har samlet sett redusert overvekt med 20% TIDLIGE INDIKATORER SUKSESSKRITERIER GEVINSTER

Programstyre / Programme board 32% Porteføljeleder 36% Programeier / SRO 50% 42% Programleder Gevinsteier / BCM Program kontor

Nøkkelroller i programmer Programeier / Senior Responsible Owner Ansvar for programmets suksess Skal løpende vurdere om programmet har rette betingelser for suksess Leder programstyret Viktigste og tetteste sparringspartner for programleder Utgjør sammen med Gevinsteier programmets toppledelse

Programstyre / Programme board Programeier / SRO Programleder Gevinsteier / BCM Program kontor

Nøkkelroller i programmer Gevinsteier (Business Change Manager (BCM), MSP) Eier gevinstrealiseringsplanen Skal sikre at virksomheten er ledelsesmessig gearet til å realisere gevinstene i programmet Besettes av de lederne som etter programmets avslutning har størst påvirkning på å nå gevinstene og dermed føle et særlig eierskap Gevinsteier utpekes så tidlig som mulig Løpende involvert, følger opp gevinstrealiseringsplan og at gevinster oppnås

Nøkkelroller i programmer Programleder / Program manager Leder programmet Rapporterer til programstyre Skal hele tiden sikre fokus på gevinster på tvers av prosjekter

Strategic objective SRO role Objective achieved

Strategic objective Informes the mandate SRO role Objective achieved PgM role Vison Developed into Blueprint Defines the Output

Strategic objective Informes the mandate PgM role Vison Developed into Blueprint Defines the Output SRO role Business change manager Benefit management strategy Why? How? Benefit profiles What? Benefit realization plan Who? When? Where? Objective achieved

Strategic objective Informes the mandate PgM role Vison Developed into Blueprint Defines the Output SRO role Business change manager Benefit management strategy Why? How? Benefit profiles What? Benefit realization plan Who? When? Where? Programme office Objective achieved

Strategic objective Informes the mandate PgM role Vison Developed into Blueprint Defines the Output SRO role Business change manager Benefit management strategy Why? How? Benefit profiles What? Benefit realization plan Who? When? Where? Programme office Outcome Tranistions into Capability Other BCMs Benefits Realizes Objective achieved Delivers

Programledelse er et tankesett! A fool with a tool is still a fool

Oppsummering rundt Programledelse Teknikker fra programledelse øker sjansen for oppnådde gevinster Programledelse gir en organisatorisk mulighet for å sikre at gevinstene jaktes og måles gjennom hele innsatsens levetid Programmer støtter prosjekter slik at effektmålene oppnås Koblingen til gevinstrealisering er essensiell

Oppsummering rundt Programledelse Teknikker fra programledelse øker sjansen for oppnådde gevinster Programledelse gir en organisatorisk mulighet for å sikre at gevinstene jaktes og måles gjennom hele innsatsens levetid Programmer støtter prosjekter slik at effektmålene oppnås Koblingen til gevinstrealisering er essensiell Fire råd: 1. Ha alltid en klar forestilling om hvilke gevinster du ønsker å nå 2. Forankring på rett nivå i virksomheten eller dropp initiativet 3. Kobling til strategiske must-win-battles eller skal-oppgaver 4. Gevinstansvarlig må være med fra starten. Skal godkjenne gevinster og hvordan de måles