NORDKAPP KOMMUNE. Inkluderende arbeidsliv

RAPPORT Forvaltningsrevisjon 2005 NORDKAPP KOMMUNE Inkluderende arbeidsliv Vest-Finnmark kommunerevisjon Oarje-Finnmãrkku suohkanrevišuvdna

INNHOLD INNHOLD... 1 FORORD... 3 1. INNLEDNING... 1 1.1 BAKGRUNN... 1 1.2 FORMÅL... 1 1.3 PROBLEMSTILLINGER... 1 1.4 AVGRENSING... 1 1.5 REVISJONSKRITERIER... 2 1.5.1 Valg av revisjonskriterier... 2 1.5.2 Nærmere om intensjonsavtalen... 2 1.5.3 Nærmere om samarbeidsavtalen... 3 1.5.4 Operasjonalisering av kriterier i forhold til problemstillingene... 3 1.6 METODE... 4 1.6.1 Framgangsmåte... 4 1.6.2 Dataenes gyldighet og pålitelighet... 4 2. FAKTABESKRIVELSE... 4 2.1 FØR IA-AVTALEN... 4 2.2 ETTER IA-AVTALEN... 5 2.2.1 Introduksjon av avtalen... 5 2.2.2 Mål og virkemidler... 5 2.2.3 Nye regler og rutiner... 6 2.2.4 Erfaringer så langt... 7 2.2.5 Bruk av økonomiske virkemidler... 8 2.3 FRAVÆRSSTATISTIKK... 8 3. VURDERINGER... 10 3.1 EGNE MÅL FOR IA-ARBEIDET... 10 3.2 DIALOG OG SAMARBEID MED ANSATTE... 10 3.3 RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE... 10 3.4 INDIVIDUELLE OPPFØLGINGSPLANER... 11 3.5 KVALIFISERING FOR NYTT ARBEID... 11 3.6 TILRETTELEGGING FOR ARBEIDSTAKERE MED REDUSERT FUNKSJONSEVNE.... 11 3.7 TILRETTELEGGING FOR ELDRE ARBEIDSTAKERE... 11 3.8 FRAVÆRSSTATISTIKK OG OVERSIKT OVER PERSONER PÅ TILTAK... 12 4. KONKLUSJONER... 12 4.1 HVORDAN HAR NORDKAPP KOMMUNE SOM ARBEIDSGIVER FULGT OPP SAMARBEIDSAVTALEN?... 12 4.2 HAR DET VÆRT REDUKSJON I SYKEFRAVÆRET ETTER AT SAMARBEIDSAVTALEN BLE INNGÅTT?... 13 5. AVSLUTTENDE KOMMENTARER... 13 VEDLEGG: 1. Intensjonsavtalen om inkluderende arbeidsliv av 03.10.2001. 1. Samarbeidsavtalen om inkluderende arbeidsliv undertegnet av Nordkapp kommune og trygdeetaten 03.06.2002

FORORD Bakgrunnen for denne rapporten er at kontrollutvalget i Nordkapp den 7. oktober (sak 11/04) vedtok at revisjonen skulle gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt om kommunens samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Prosjektgruppen har bestått av fagansvarlig Tove Mathisen, som har vært prosjektleder, samt forvaltningsrevisor Bente Willumsen og leder forvaltningsrevisjon Tor-Otto Gamst. Datainnsamlingen ble foretatt i september 2005.Vår kontaktperson i Nordkapp kommune under prosjektarbeidet har vært personalrådgiver Sigrunn Ulvatne. Vi takker for et positivt samarbeid. Alta, 5. desember 2005 Tor-Otto Gamst leder forvaltningsrevisjon Tove Mathisen prosjektleder

1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Det ble inngått en Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (heretter kalt samarbeidsavtalen eller IA-avtalen) mellom Nordkapp kommune og trygdeetatens arbeidslivssenter i Finnmark den 3. juni 2002. Avtalen bygger på Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv (heretter kalt intensjonsavtalen) som ble inngått mellom staten og partene i arbeidslivet 3. oktober 2001. Hensikten med samarbeidsavtalen var å gjennomføre intensjonsavtalens mål om å redusere sykefraværet, tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne og øke den reelle pensjonsalder. Ifølge samarbeidsavtalen skal arbeidsgiver utarbeide egne mål på grunnlag av delmålene i intensjonsavtalen. Det er videre presisert hvilket ansvar henholdsvis arbeidsgiver, arbeidstaker og trygdeetaten har i forhold til målene i avtalen. 1.2 Formål De operative målene i intensjonsavtalen er reduksjon i sykefraværet, tilsetting av flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne og økning i gjennomsnittlig avgangsalder fra yrkeslivet. De to sistnevnte målene kan være vanskelig å måle etter en periode på bare tre år. Derfor har formålet med dette prosjektet vært å undersøke hva Nordkapp kommune som arbeidsgiver har gjort for å nå målene i samarbeidsavtalen. I tillegg har vi sett på måloppnåelse i forhold til reduksjon i sykefraværet. Problemstillinger 1. Hvordan har Nordkapp kommune som arbeidsgiver fulgt opp samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv? Vi har her sett på hvilke delmål Nordkapp kommune har utarbeidet på grunnlag av målene i intensjonsavtalen, og hva kommunen som arbeidsgiver har gjort for å følge opp punktene i avtalen under arbeidsgivers ansvar (jf. kap. 1.5.3 og 1.5.4). 2. Har det vært reduksjon i sykefraværet etter at samarbeidsavtalen ble inngått? Vi har her sett på utviklingen av sykefraværet før og etter at samarbeidsavtalen ble inngått, slik det framkommer i kommunens og trygdeetatens fraværsstatistikker. 1.4 Avgrensing IA-avtalen ble undertegnet i juni 2002, og hovedfokus i undersøkelsen vil være på hva som har blitt gjort for å følge opp avtalen etter dette. Undersøkelsen av sykefraværet tar imidlertid utgangspunkt i årene 2001 til 2004, for å få et litt lengre tidsperspektiv på utviklingen. Problematikken rundt sykefravær er komplisert og sammensatt, og vi har her ikke gått inn på drøftinger om eventuelle årsaker til sykefraværet. 1

1.5 Revisjonskriterier 1.5.1 Valg av revisjonskriterier Revisjonskriterier er en betegnelse på krav og forventninger som kan settes til en aktivitet, funksjon, prosedyre eller resultat. Kriteriene holdes opp mot fakta, og danner basis for vurderinger og konklusjoner. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra følgende kilder: Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv av 03.10.2001 og erklæring om videreføring av intensjonsavtalen av 03.12.2003 Samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv undertegnet av Nordkapp kommune og trygdeetaten den 22.05.2002. 1.5.2 Nærmere om intensjonsavtalen 1 Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv ble inngått mellom regjeringen og partene i arbeidslivet 2 den 3. oktober 2001. Avtalen ble inngått for en prøveperiode på fire år fram til 31. desember 2005. Intensjonsavtalen er fulgt opp av en erklæring fra partene av 3. desember 2003. Målene med intensjonsavtalen var å få til et mer inkluderende arbeidsliv, reduksjon i bruken av uføretrygd og i sykefraværet, samt motvirke tidlig avgang blant eldre i arbeidslivet. De operative målene i avtalen var: å redusere sykefraværet med minst 20 prosent innen 31.12.2005 3 å tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne 4 å øke den reelle pensjonsalder 5 For å nå disse målene ble det foreslått en tiltakspakke bestående av: bedre oppfølging av sykemeldte nye insentiver for arbeidsgiverne etablering av Inkluderende arbeidslivsbedrifter (IA-virksomheter) Intensjonsavtalen ble evaluert høsten 2003. Et av momentene i evalueringen var at det ikke ville være realistisk å nå avtalens mål om reduksjon i sykefraværet på 20 prosent innen utløpet av 2005. I forhold til delmål to og tre var det enda vanskeligere å si noe om mulighetene for måloppnåelse. Partene mente imidlertid at IA-begrepet hadde fått et betydelig omfang i norsk arbeidsliv, og at selve konseptet som IA-avtalene bygger på inneholder elementer som kan bringe resultater over tid. 6 På denne bakgrunnen ble partene enige om å forlenge IA-avtalen ut den avtalte prøveperioden, fram til utgangen av 2005, og undertegnet den 3. desember 2003 en erklæring om videreføring av intensjonsavtalen. 1 For å lese hele intensjonsavtalen, se vedlegg 1. 2 Ved LO, NHO, YS, HSH, KS, staten ved AAD og Akademikerne. I ettertid har også NAVO og UHO fått fulle partsrettigheter. 3 Sett i forhold til sykefraværsnivået for andre kvartal 2001 i henhold til statistikk fra RTV og SSB 4 For eksempel yrkeshemmede arbeidstakere, arbeidstakere på attføringstiltak og reaktiviserte uføretygdede 5 Det vil si den gjennomsnittlige avgangsalderen fra arbeidslivet 6 Halvparten av arbeidstakerne i Norge var pr. 18.11.03 ansatt på arbeidsplasser som har undertegnet avtale med trygdeetaten og blitt IA-virksomhet. Majoriteten av disse er ansatt i offentlig sektor. 2

1.5.3 Nærmere om samarbeidsavtalen 7 Alle offentlige og private virksomheter som ønsker å bli IA-virksomheter må undertegne en samarbeidsavtale med trygdeetaten. Målene i samarbeidsavtalen bygger på intensjonsavtalens mål om redusert sykefravær, tilsetting av flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne og økt pensjonsalder. Arbeidsgiver skal sammen med tillitsvalgte/ansattes representanter sette egne delmål for de enkelte punktene. Virksomhetens delmål skal være utarbeidet innen 12 uker etter at avtalen er inngått. Det er videre presisert hva som er henholdsvis arbeidsgivers-, arbeidstakers- og trygdeetatens ansvar. Vi presenterer her punktene som er listet opp som arbeidsgivers ansvar. 8 Arbeidsgivers ansvar a) Ta initiativ til, og bidra positivt til dialog og samarbeid med arbeidstakerene. Dialogen er grunnlag for oppfølging av den enkelte sykmeldte og iverksetting av tiltak for at arbeidstakeren kan være i eller komme tilbake til arbeid. b) Etablere rutiner for oppfølging av sykmeldte i samarbeid med de ansattes representanter. Rutinene skal gjøres kjent og forankres i virksomheten. Rutinene skal være utarbeidet og iverksatt innen 12 uker etter avtaleinngåelse. c) Utarbeide en individuell oppfølgingsplan i samarbeid med den sykmeldte innen åtte uker. d) I samarbeid med myndighetene, bidra til omskolering-, etter- og videreutdanning slik at den sykmeldte kan bli kvalifisert til nytt arbeid/stilling innenfor virksomheten. e) Legge til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne. f) Legge til rette for å kunne rekruttere og beholde eldre arbeidstakere. g) Føre fraværsstatistikk, og oversikt over antall personer innen ulike tiltak i henhold til samarbeidsavtalens mål. 1.5.4 Operasjonalisering av kriterier i forhold til problemstillingene På bakgrunn av problemstillingen, og punktene i avtalen om arbeidsgivers ansvar, har vi utledet noen spørsmål som vi ønsker å få besvart i undersøkelsen. Problemstillinger Hvordan har Nordkapp kommune som arbeidsgiver fulgt opp samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv? Har det vært reduksjon i sykefraværet etter at samarbeidsavtalen ble inngått? Revisjonskriterier Har Nordkapp kommune i samarbeid med ansattes representanter utarbeidet egne mål på grunnlag av delmålene i intensjonsavtalen? Er det tatt initiativ til dialog og samarbeid med de ansatte? Er det etablert rutiner for oppfølging av sykemeldte i samarbeid med de ansattes representanter? Er rutinene gjort kjent og forankret i virksomheten? Var rutinene utarbeidet og iverksatt innen 12 uker etter at avtalen ble inngått? Utarbeides det individuelle oppfølgingsplaner i samarbeid med den sykemeldte inne åtte uker? Bidrar kommunen i samarbeid med myndighetene til omskolering, etter og videreutdanning slik at den sykemeldte kan bli kvalifisert for nytt arbeid/stilling innenfor virksomheten? Legges det til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne? Legges det til rette for å kunne rekruttere og beholde eldre arbeidstakere? Føres det fraværsstatistikk, og oversikt over personer i ulike tiltak i henhold til samarbeidsavtalens mål? Hvilke endringer i sykefraværet viser statistikken? 7 For å lese hele samarbeidsavtalen, se vedlegg 2 8 Arbeidstakers - og trygdeetatens ansvar framgår av samarbeidsavtalen (jf. vedlegg 2) 3

1.6 Metode 1.6.1 Framgangsmåte Metode er samlebetegnelsen på de framgangsmåter som benyttes for å samle inn data som kan gi svar på problemstillingene i en undersøkelse. Framgangsmåten i denne undersøkelsen har vært intervju og dokumentanalyse. Hovedinformanten har vært personalrådgiver Sigrunn Ulvatne. Det første intervjuet, som ble gjennomført i midten av september 2005, er seinere supplert med møte og spørsmål og svar via e-post og telefon. De viktigste dokumentene har vært rundskriv fra Trygdeetaten, saksframlegg og protokoller fra AMU 9, informasjon til ansatte og fraværsstatistikk fra kommunen. 1.6.2 Dataenes gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at innsamlede data er egnet til å svare på problemstillingene. Det er likevel viktig å være klar over at opplysningene i rapporten representerer et utvalg av virkeligheten. Undersøkelsen bygger på det som foreligger av skriftlig dokumentasjon, og samtaler med personalrådgiver. Ved å foreta intervju med flere personer, for eksempel avdelingsledere og ansatte som har vært sykemeldte for kortere eller lengre tid, kunne vi belyst saken fra andre sider, og fått fram flere opplysninger. Av ressurshensyn er dette ikke gjort. Vi mener likevel at vi har tilstrekkelig med informasjon til å svare på de problemstillingene som er satt opp for undersøkelsen. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er blant annet ivaretatt ved at faktaopplysningene i rapporten er verifisert av informanten. 2. FAKTABESKRIVELSE 2.1 Før IA-avtalen Nordkapp kommune hadde satt i gang tiltak for å forsøke å redusere sykefraværet før IAavtalen ble undertegnet. Det var utarbeidet en sjekkliste for leders oppfølging av den sykemeldte og fraværssamtale. Hensikten med sjekklisten var å bevisstgjøre ledere til å legge til rette slik at sykemeldte kunne komme tilbake til arbeid så tidlig som mulig. Kommunen hadde også et attføringsutvalg, administrasjonsutvalg og AKAN-utvalg og var tilknyttet Nordkapp yrkesrettede helsetjeneste. 13. mai 2002 vedtok kommunestyret i sak 017/02, etter at saken hadde vært behandlet i administrasjonsutvalget og arbeidsmiljøutvalget, at Nordkapp kommune skulle inngå en intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv med Trygdeetaten. I saksframlegget framgår det blant annet: I 2001 hadde Nordkapp kommune et sykefravær på 8 prosent. For å oppnå målsettingen bør fraværet derfor reduseres med ca. 2 prosent fram mot 2005. Avtalen om et inkluderende arbeidsliv ble underskrevet 3. juni 2002. 9 AMU består av fire representanter fra arbeidsgiversiden (rådmann, oppvekst- og kultursjef, sosialleder og leder av administrasjonsutvalget) og fire representanter fra arbeidstakersiden (hovedtillitsvalgt, hovedverneombud og 2 representanter fra arbeidstakerorganisasjonene). 4

2.2 Etter IA-avtalen 2.2.1 Introduksjon av avtalen Etter at IA-avtalen var underskrevet ble det gjennomført bedriftsbesøk/opplæring på samtlige arbeidsplasser. Til å gjennomføre opplæringen hadde kommunen bistand fra Arbeidlivstjenesten i Finnmark og Nordkapp trygdekontor. I tillegg har personalkontoret vært ute på enkelte arbeidsplasser og orientert om IA-avtalen og det har vært gjennomført en felles motivasjonsdag for samtlige ansatte på Rica Bryggen hotell i Honningsvåg. Personalrådgiver reviderte rutinene i forhold til ansvar og plikter ved sykefravær i kommunen. I rutinene er det beskrevet hvilke oppfølgingstiltak som skal settes i gang når medarbeidere blir sykemeldt. Rutinebeskrivelsen var ferdig utarbeidet 1. november 2002 og ble sendt ut til ledere med personalansvar. I hovedsak gikk endringen ved innføring av IA i forhold til tidligere ordning ut på at bruken av egenmeldingsdager ble endret. Ansatte har muligheten til å bruke egenmelding i 8 kalenderdager pr. fraværstilfelle med et samlet øvre tak på 24 dager pr. 12 måneders periode. Denne fleksibiliteten innebærer at egenmelding for eksempel kan brukes 24 ganger a 1 dag. Egenmelding kan ikke benyttes i mer enn 8 dager pr. fraværstilfelle. Ved nytt sykefravær innen 16 dager medregnes tidligere fraværsdager der det ikke foreligger sykemeldingsattest. Når arbeidstakeren har brukt opp egenmeldingsdagene i løpet av en 16 dagers periode, må han/hun arbeide sammenhengende i 16 kalenderdager før egenmelding kan brukes på nytt. En annen konsekvens var anledning til bruk av aktiv sykemelding uten forhåndsgodkjenning av trygdekontoret. Aktiv sykemelding innebærer at den sykemeldte er i aktivisering/arbeidstrening på arbeidsplassen. Det opprettes en avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver om at den sykemeldte i en tidsbegrenset periode kan prøve seg i andre arbeidsoppgaver eller utføre deler av sin ordinære jobb. Trygdeetaten utbetaler sykepenger eller rehabiliteringspenger, og arbeidsgiver blir ikke økonomisk belastet. Det skal derfor ikke stilles krav til produksjon og arbeidsinnsats i tiltaksperioden. 2.2.2 Mål og virkemidler Våren 2002, etter at IA-avtalen var undertegnet, ble det nedsatt ei arbeidsgruppe som skulle utarbeide egne mål for sykefraværsarbeidet i Nordkapp kommune. Arbeidsgruppen besto av hovedtillitsvalgt, helse- og sosialsjef og personalrådgiver. Følgende organisatoriske mål ble utarbeidet: Forebygging Raushet i personalpolitikken Regelverket skal brukes fleksibelt. Løsningsfokusert tilnærming Ha fokus på løsninger ikke være så problemorientert. Forenkle rutiner Gjennomgå rutinene å forenkle det som praktisk lar seg forenkle. Utvikle informasjonsflyten Informasjon er et nøkkelord i dagens samfunn. I en hver arbeidssituasjon er det viktig at arbeidstaker gis nødvendig informasjon. 5

Øke samsvar mellom oppgaver og ressurser En hver leder må tenke gjennom sin avdeling å vurdere om ressursene benyttes riktig. Skaffe nødvendig hjelpemidler/verktøy til arbeidet Enhver arbeidsplass skal ha nødvendige hjelpemidler/verktøy. Avklare og tydeliggjøre lederansvaret Lederne skal være synlig og tydelig. Utvikle endringskompetanse Enhver leder må bevisstgjøre sine medarbeidere på at vi lever i et samfunn som er i hurtige omstillinger. De økonomiske ressursene er små og ansatte må være forberedt på endringer både på sin arbeidsplass og sin arbeidssituasjon. Faglig utvikling Det er viktig at den enkelte ansatte gis nødvendig faglig utvikling. Faglig utvikling gir motivasjon. Rehabilitering Kurs for leder i sykefraværsoppfølging Det skal gjennomføres opplæring i de nye utarbeidede fraværsrutinene. Utvikle attføringsrutinene Foreta en gjennomgang av nåværende rutiner for om nødvendig å foreta endringer. Mer informasjon om aktiv sykemelding og rettigheter i trygdesystemet Opplæring skal gjennomføres i løpet av høsten for samtlige ansatte. Avklare attføring og muligheter for permanente endringer Leder skal på et tidlig stadie bringe saken inn for attføringsutvalget for å avklare og belyse situasjonen for den enkelte. Kommunen har iverksatt noen tiltak i forsøk på å redusere sykefraværet. To timer gratis adgang til treningsstudio hver uke, gratis bruk av svømmehallen og det er satt opp trimbokser med trekking av gavekort etc. Tiltakene er utarbeidet av rådmann og ledergruppen i kommunen og annonsert i kommunens internavis. I tillegg er det blitt orientert om tiltakene i personalmøter på den enkelte arbeidsplass. 2.2.3 Nye regler og rutiner Ny revidert forskrift om tilretteleggingstilskudd trådte i kraft 1. januar 2004. 10 I forskriften blir det presisert at tilskuddet er ment som en tidsbegrenset kompensasjon for virksomhetens merutgifter/merinnsats i forbindelse med et konkret tilretteleggingstiltak ( 1). Det kan ytes tilskudd for arbeidstakere som er sykemeldte eller står i fare for å bli sykemeldte ( 3). Det kan ikke søkes tilretteleggingstilskudd til kjøp av gjenstander eller til behandling, transport eller merutgifter til vikar/ekstrahjelp ( 4). Arbeidsgiver må dokumentere at tiltaket vil medføre merutgifter/merinnsats minst tilsvarende tilskuddssatsene. Dokumentasjonen og 10 Forskrift om tilretteleggingstilskudd med hjemmel i lov om folketrygd av 28.02.97 (folketrygdloven). 6

individuell oppfølgingsplan, utarbeidet av arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap, skal følge søknaden ( 6). Fra 1. juli 2004 gjaldt nye regler om sykemelding i folketrygdloven. Lovendringen var en følge av evalueringen av intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv. Hovedpunktene i lovendringen er: Sykemeldingsattesten erstattes av en ny attest: Medisinsk vurdering av arbeidsmuligheter ved sykdom. Legen skal vurdere om det er tungtveiende medisinske grunner til at en person skal være borte fra arbeid. Gradert sykemelding skal vurderes før aktiv sykemelding. 11 Innføring av et aktivitetskrav for å få rett til sykepenger. Den sykemeldte skal så tidlig som mulig prøve seg i arbeidsrelaterte aktiviteter, ved gradert eller aktiv sykemelding. Sykemelding ut over åtte uker skal være medisinsk begrunnet, og legen skal sende en utvidet legeerklæring. Arbeidstaker har plikt til å medvirke til avklaring av funksjonsevne. Trygdeetaten skal senest etter 12 uker etterspørre oppfølgingsplan som arbeidsgiver skal utarbeide i samarbeid med arbeidstaker. Dersom arbeidsgiver ikke etterkommer anmodningen, kan trygdeetaten ilegge tvangsmulkt. Nordkapp kommune har i forbindelse med innføring av nye regler og rutiner adoptert 12 brosjyren frisk nok til å jobbe som er oppdatert i forhold til de nye endringene. Tilpasningen av rutinene er foretatt av personalrådgiver og brosjyren gjøres i disse dager (oktober 05) kjent blant de ansatte. 2.2.4 Erfaringer så langt I henhold til IA-avtalen skal det utarbeides en individuell oppfølgingsplan i samarbeid med den sykemeldte. Den første tiden etter at IA-avtalen ble inngått ble dette ikke gjort. Der den sykemeldte var på aktiv sykemelding ble skjema for aktiv sykemelding fylt ut, og det framgikk der hva den sykemeldte skulle gjøre. I følge personalrådgiver ble aktiv sykemelding benyttet i stor grad i denne perioden. Ledere med personalansvar i alle ledd er ansvarlig for den daglige personalforvaltningen innenfor sitt ansvarsområde. Arbeid med sykefravær og oppfølging av ansatte som enten står i fare for å bli sykemeldt eller er blitt sykemeldt er, i følge personalrådgiveren, etter hvert blitt en naturlig del av arbeidsoppgavene. Det skal først tilrettelegges for den ansatte på den ordinære arbeidsplassen. Om de tiltak som gjøres på arbeidsplassen ikke fungerer skal saken meldes opp til attføringsutvalget 13 for videre behandling. Kriterier for registrering i attføringsutvalget er normalt at en ansatt er blitt hemmet i sitt yrke, som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende. Kommunen hadde utarbeidet rutiner for attføring av kommunale arbeidstakere før IA-avtalen ble undertegnet. Utvalget har behandlet sju saker i 2003 og fem saker i 2004. I 2005 er det ikke behandlet noen saker i attføringsutvalget. De sakene som har vært av en slik art har vært jobbet med i samhandling mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og løst på et lavere nivå. Fra 1.09.2004 ble kommunene pålagt å utarbeide individuelle oppfølgingsplaner gjennom endringer i folketrygdloven. Oppfølgingsplaner blir utarbeidet på arbeidsplassen av leder og 11 Aktiv sykemelding skal forbeholdes tilfeller der den sykemeldte ikke kan utføre sine vanlige arbeidsoppgaver. Tidsbegrensning for bruk av aktiv sykemelding reduseres fra 12 til fire uker i enklere tilfeller, og til åtte uker der tilrettelegging eller rehabilitering tar lengre tid. 12 Brosjyren er adoptert fra Alta kommune. 13 Attføringsutvalget består av personalrådgiver, etatsjef, hovedverneombud og hovedtillitsvalft. 7

den ansatte. Det sendes kopi til personalkontoret. Trygdeetaten kan etterspørre oppfølgingsplanen etter 12 uker dersom arbeidstakeren ikke er i noen form for arbeidsrelatert aktivitet. 2.2.5 Bruk av økonomiske virkemidler Tilretteleggingstilskudd Tilretteleggingstilskuddet skal kompensere for arbeidsgivers merutgifter i forbindelse med tilrettelegging av arbeidsplassen. Det er ment å skulle stimulere til at arbeidsgiver skal kunne legge til rette for at arbeidstakere som har redusert arbeidsevne skal kunne fortsette å arbeide. Tilskuddet ytes ved utprøving, tilrettelegging, opplæring og ved arbeidstrening. År Antall søknader Beløp Avslått Utbetalt 2003 2 21 600 0 21 600 2004 1 15 000 0 0 2005 7 96 980 4 16 726 I 2003 ble det søkt om tilretteleggingstilskudd for to personer. Begge søknadene ble innvilget og utbetalt. I 2004 ble det sendt en søknad om tilskudd. Søknaden ble innvilget men er ikke utbetalt. Pr. 15.11.05 var det sendt 7 søknader. Fire av disse ble avslått. Tre søknader er innvilget hvorav den ene er utbetalt og de andre to vil bli utbetalt i desember måned 2005. Etter at ordningen ble strammet inn gjennom ny forskrift fra januar 2004 ble søkeprosessene tidkrevende blant annet på grunn av kravene til dokumentasjon (jf. kap. 2.2.2). Det er blitt hevdet fra andre IA-virksomheter at de synes søknadsprosessen på tilretteleggingstilskudd er for omfattende i forhold til størrelsen på tilskuddene og at dokumentasjonskravene er uklare 14. Bruk av egne midler En del tiltak er iverksatt ved bruk av kommunens egne midler. Det er da stort sett snakk om midler innenfor etatenes/virksomhetenes eksisterende budsjetter. 2.3 Fraværsstatistikk Kommunen benytter NLP fraværssystem og registrerer fravær fortløpende. Personalavdelingen bistår kvartalsvis de enkelte avdelingene med rapporter og statistikker over utviklingen i sykefraværet. Vi registrerer at det ikke er samsvar med sykefraværstallene på ulike rapporter som taes ut av fraværssystemet. Administrasjonen har tatt opp forholdet med EDB partner (tidligere Nitrapport). Forklaring til at differanser oppstår er at sykefravær som blir punchet etter utkjørt statistikk blir medregnet i den perioden den tilhører. Administrasjonen har en uke på seg til å punche fravær ved månedsskifte før EDB-partner setter strek. Viktigheten med å punche all fravær i riktig måned er tatt opp med sektorene. 14 En undersøkelse av 17 IA-virksomheter gjennomført av Rikstrygdeverket viser at flere informanter (ledere med personalansvar) oppga at de syntes søknadsprosessen på tilretteleggingstilskudd var for omfattende i forhold til størrelsen på tilskuddene og at dokumentasjonskravene var uklare (rapport 7/2003). 8

Tabell 1: Sykefravær 2001-2004 (prosent) 15 År 2001 2002 2003 2004 2005 Sykefravær i % 8,9 9,4 9,4 9,5 7,9 Avtalen om et inkluderende arbeidsliv ble underskrevet i juni 2002. Sykefraværet viser en økning fra 8,9 prosent i 2001 til 9,4 prosent i 2002. Vi ser av tabellen at sykefraværet var på 9,4 prosent også i 2003. I 2004 viser sykefraværet en liten økning mens i 2005 er sykefraværet redusert til 7,9 prosent. (Tallene stemmer ikke med kvartalsrapportene og heller ikke med rapportene hvor sykefraværet er fordelt på lengde) Tabell 2: Kvartalsvis utvikling av sykefravær 2001 2005 (prosent) 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 2001 12,7 10,4 9,2 8,9 2002 12,3 10,5 9,7 10,2 2003 10,0 9,5 7,5 8,2 2004 10,3 9,6 7,3 8,9 2005 8,8 8,9 6,2 6,9 Tabellen viser at sykefraværet ligger høyere i 1. og 2. kvartal enn i de to siste kvartalene. Sykefraværet viser en nedgang i alle kvartalene i 2005 i forhold til 2004. Størst er nedgangen i fjerde kvartal hvor sykefraværet har en nedgang fra 8,9 i 2004 til 6,9 i 2005. Tabell 3: Sykefravær fordelt på fraværets lengde 2001-2005 (prosent) 2001 2002 2003 2004 % 8,9 9,8 9,8 9,8 Egenmeldt fravær 520,5 683,6 863,5 876,9 Sykemeldt 1 3 dagsverk 203,4 164,4 93 62,7 Fravær 4 16 dagsverk 1127,4 975,1 962,1 851,6 Fravær 17 56 dagsverk 1005,8 1544,6 1092,1 1152,8 Fravær > 56 4476,4 4499,9 4947,2 4738,1 Sum fravær ekskl. egenmeldinger 6813,1 7183,9 7094,4 6805,3 Sum fravær inkl. egenmeldinger 7333,6 7867,6 7957,8 7682,1 Langtidssykefraværet utgjør den største andelen av det totale sykefraværet. Tabellen viser at langtidsfraværet er redusert fra 2003 til 2004 mens det er en liten økning på egenmeldt fravær. 15 Tallene er hentet fra rapporten sykefravær i % av mulige dagsverk fordelt på fraværets lengde. Rapporten er tatt ut av systemet 28.09.05. 9

3. VURDERINGER 16 3.1 Egne mål for IA-arbeidet I henhold til samarbeidsavtalen skal arbeidsgiver sammen med tillitsvalgte/ansattes representanter sette sine egne mål for de enkelte punktene i intensjonsavtalen innen 12 uker etter avtaleinngåelse. Det ble nedsatt ei arbeidsgruppe som har utarbeidet/skissert noen organisatoriske mål (jf. 2.2.2). De organisatoriske målene er delt inn i forebyggende mål og rehabilitering. De nedfelte forebyggende målene er vanskelig å måle. Målene som er skissert under rehabilitering er målbare og stort sett gjennomført. Det er foretatt opplæring av både ledere og ansatte i de nye fraværsrutinene. Attføringsrutinene er gjennomgått uten at det medførte endringer. Intensjonsavtalen forutsetter at arbeidsgiver og arbeidstaker er enige om et forpliktende samarbeid for å nå målene om et mer inkluderende arbeidsliv. Målene var utarbeidet 12 uker etter at avtalen ble inngått. Det kan imidlertid være vanskelig å relatere de utarbeidede målene til intensjonsavtalens mål om å tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne, øke den reelle pensjonsalder og redusere sykefraværet. 3.2 Dialog og samarbeid med ansatte I samarbeidsavtalen er det slått fast at det er arbeidsgivers ansvar å ta initiativ til dialog og samarbeid med arbeidstakerne (arbeidsgivers ansvar, punkt a). Dialogen skal være grunnlag for oppfølging av den enkelte sykemeldte og iverksetting av tiltak for at arbeidstakeren kan være i eller komme tilbake til arbeid. I følge personalkontoret har det vært god dialog med den enkelte lederen som igjen har informert øvrige ansatte i personalmøter. Data som er samlet inn i denne undersøkelsen gir ikke grunnlag for å kunne svare på hvordan dette har fungert i praksis. 3.3 Rutiner for oppfølging av sykemeldte Det heter videre i avtalen at det skal etableres rutiner for oppfølging av sykemeldte i samarbeid med de ansattes representanter, og at rutinene skal være utarbeidet og iverksatt innen 12 uker etter avtaleinngåelse. Det står også at rutinene skal gjøres kjent og forankres i virksomheten (arbeidsgivers ansvar, punkt b). Nordkapp kommune hadde rutiner for oppfølging av sykemeldte før IA-avtalen (jf. kap. 2.1.). Det ble utarbeidet nye rutiner i forhold til ansvar og plikter ved sykefravær etter at avtalen var inngått. De nye rutinene ble utarbeidet av personalrådgiver og det ble gitt opplæring og informasjon til lederne med personalansvar, som igjen videreformidlet øvrige ansatte i personalmøter. De ansattes representanter har ikke deltatt i utarbeidelsen av de nye rutinene men i følge personalrådgiver deltok de i utarbeidelsen av de opprinnelige rutinene. De nye reglene ved sykemelding som ble gjort gjeldende fra 1. juli 2004 utløste imidlertid krav til nye rutiner for oppfølging av sykemeldte. Nye regler og rutiner er ivaretatt i brosjyren frisk nok til å jobbe som i disse dager gjøres kjent blant de ansatte. 16 I dette kapittelet vil de enkelte punktene nevnt under arbeidsgivers ansvar i samarbeidsavtalen (jf. kap. 1.5.3 og 1.5.4) bli vurdert opp mot innsamlede data beskrevet i kapittel 2. 10

3.4 Individuelle oppfølgingsplaner I følge samarbeidsavtalen skal det utarbeides individuelle oppfølgingsplaner i samarbeid med den sykemeldte innen åtte uker (arbeidsgivers ansvar, punkt c). Dette ble ikke iverksatt den første tiden etter at avtalen var inngått. Trygdeetaten godkjente skjema for aktiv sykemelding som individuell oppfølgingsplan. Med lovendringen i 2004 ble imidlertid kravene skjerpet, og etter de nye reglene skal det utarbeides individuelle oppfølgingsplaner. I henhold til personalkontoret blir slike planer utarbeidet av den enkelte leder og ansatte. Planene sendes personalkontoret før de videresendes Trygdeetaten. Trygdeetaten kan innhente oppfølgingsplanen etter 12 ukers sykemelding dersom arbeidstakeren ikke er i noen form for arbeidsrelatert aktivitet. Dersom arbeidsgiver ikke etterkommer anmodningen kan trygdeetaten ilegge tvangsmulkt. 3.5 Kvalifisering for nytt arbeid Arbeidsgiver har ansvar for å samarbeide med myndighetene for å bidra til omskolering og videreutdanning slik at sykemeldte kan bli kvalifisert for nytt arbeid innenfor virksomheten (arbeidsgivers ansvar, punkt d). Kommunens attføringsutvalg har hatt en funksjon i forhold til dette både før og etter inngåelsen av IA-avtalen. Etter de nye rutinene i kommunen er det slik at dersom tilrettelegging av arbeidsplassen ikke er tilstrekkelig til at den sykemeldte kan komme tilbake på jobb, blir saken overført til attføringsutvalget. Kommunen har i samarbeid med myndighetene bidratt til omskolering og videreutdanning av en person. 3.6 Tilrettelegging for arbeidstakere med redusert funksjonsevne. Det er arbeidsgivers ansvar å legge til rette for arbeidstakere med redusert funksjonsevne (punkt e). Dette både for å beholde arbeidstakere som trenger tilrettelegging og for å få tilsatt flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne (jf. kap. 1.5.2). Data i denne undersøkelsen gir ikke grunnlag for å konkludere på i hvilken grad Nordkapp kommune som arbeidsgiver har tilrettelagt for personer med spesielle behov. Ifølge personalkontoret er det gjennomført noen tiltak for at ansatte med redusert funksjonsevne skal kunne fungere på jobb. Eksempelvis kan nevnes omlegging av turnus slik at de med belastningsskader prioriteres på nattevakt. Andre tiltak som er iverksatt er innkjøp av utstyr i barnehagene som arbeidsbenker, stoler, stellebord etc. Nordkapp Yrkesrettede helsetjeneste har bistått med råd på flere arbeidsplasser. Som eksempel kan nevnes kjøkkenet på Nordkapp Helsesenter. Endringer er foretatt etter anbefaling fra dem. I henhold til IA-avtalen kan virksomhetene søke trygdeetaten om tilskudd til å dekke utgifter til utprøving, tilrettelegging, opplæring i nye arbeidsoppgaver eller arbeidstrening. I 2003 fikk kommunen kr 21.600,- i tilretteleggingstilskudd. Pr. 15.11 i 2005 er det utbetalt kr. 16 726 i tilskudd. Vi registrerer at kommunen ikke har gode rutiner for å be om utbetaling av de innvilgede tilskuddene. I 2004 ble en søknad innvilget men ingen ba om utbetaling av beløpet. Kommunen bør etablerer tilfredsstillende rutinene på dette området for å sikre at innvilgede tilskudd blir utbetalt før de foreldes. 3.7 Tilrettelegging for eldre arbeidstakere I henhold til samarbeidsavtalen er det også arbeidsgivers ansvar å legge til rette for å rekruttere og behold eldre arbeidstakere (punkt f). Det er ikke innført noen spesielle tiltak på 11

dette området. De eldre arbeidstakerne behandles på lik linje med øvrige ansatte. Det kan nevnes at to av tilretteleggingstilskuddene som er mottatt er på eldre arbeidstakere. Søknaden har vært med begrunnelse i å forebygge sykemelding. De to det gjelder har fått redusert arbeidstid i hektiske perioder. 3.8 Fraværsstatistikk og oversikt over personer på tiltak Kommunen plikter å føre fraværsstatistikk. Ifølge samarbeidsavtalen skal det også føres oversikt over personer innen ulike tiltak i henhold til IA-avtalens mål (punkt g). Kommunen benytter NLP fraværssystem og registrerer fravær løpende. Det er mulig å ta ut oversikter over totalt fravær, samt oversikter over fravær fordelt på sektor og fraværets lengde. Imidlertid er det ikke samsvar mellom tallene som tas ut i de ulike rapportene. Forholdet må undersøkes nærmere. Kommunen har et etterslep på punching av syke- og fraværsmeldinger slik at tallene på fraværsstatistikken endres etter at det er satt sluttstrek og statistikken er kjørt. Rutinene bør gjennomgåes og innskjerpes. Det føres ingen oversikter over personer i ulike tiltak i henhold til IA-avtalen, men i følge personalkontoret kan de ut fra oppfølgingsplaner og møter i attføringsutvalget finne ut hvilke tiltak som er satt i gang. 4. KONKLUSJONER 17 4.1 Hvordan har Nordkapp kommune som arbeidsgiver fulgt opp samarbeidsavtalen? Nordkapp kommune har skissert egne delmål på bakgrunn av samarbeidsavtalen. Målene er imidlertid vanskelig å relatere til samarbeidsavtalens mål om å redusere sykefraværet, tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne og øke den reelle pensjonsalder. Kommunen har fulgt opp samarbeidsavtalen ved å informere og gi opplæring om IA-avtalen. Etter endringene i folketrygdloven i 2004 ble det foretatt ny informasjons- og opplæringsrunde. I disse dager distribueres brosjyren frisk nok til å jobbe hvor de nye sykefraværsrutinene er beskrevet. Ansvaret for tilrettelegging, oppfølging av sykemeldte og utarbeidelse av oppfølgingsplaner er lagt til den enkelte leder med personalansvar. Den første tiden ble det nye ansvaret i liten grad fulgt opp, og det var heller ikke noe system for kontroll eller evaluering. Etter lovendringen med påfølgende kontroll fra trygdekontoret og informasjonsarbeid fra personalkontoret har situasjonen bedret seg. Av økonomiske virkemidler er det bare tilretteleggingstilskuddet som kan knyttes direkte til IA-avtalen. Kommunen mottok kr 21.600,- i tilskudd i 2003 og kr. 16 726 pr. 29.09.05. 17 Konklusjoner i forhold til problemstillingen (jf. kap. 1.3) 12

Oppsummert kan en si at Nordkapp kommune som arbeidsgiver ikke har fulgt opp alle punktene i samarbeidsavtalen systematisk, men at det er gjort en jobb med hensyn til opplæring/informasjon om avtalen og forhold som vedrører den. 4.2 Har det vært reduksjon i sykefraværet etter at samarbeidsavtalen ble inngått? Sykefraværet i Nordkapp kommune var nede i 8,9 prosent i 2001. I 2002 økte sykefraværet til 9,4 prosent. Statistikken viser at sykefraværet holdt seg på 9,4 prosent også i 2003 mens 2004 viser en liten økning til 9,5 prosent. I 2005 er sykefraværet redusert til 7,9 prosent. Sykefraværet hadde en liten økning fra 9,4 prosent i 2003 til 9,5 prosent i 2004 og følger derfor ikke trenden i landet for øvrig hvor sykefraværet viser en nedgang i tidsperioden 2003 til 2004. Imidlertid viser sykefraværet en nedgang i 2005 i forhold til 2004. Første kvartal lå sykefraværet på 8,8 prosent, mens det økte til 8,9 prosent i andre kvartal. I tredje kvartal er sykefraværet nede i 6,2 prosent mens fjerde kvartal viser 6,9 prosent. Selv om sykefraværet er redusert fra 9,5 prosent i 2004 til 7,9 prosent i 2005 vil ikke målsettingen ved inngåelse av IA-avtalen, om at sykefraværet bør reduseres med to prosent mot 2005, være nådd. Fraværsstatistikken viser videre at langtidssykefraværet utgjør den desidert største andelen av det totale sykefraværet. Tidligere målinger har vist at det kan være store svingninger i sykefraværet gjennom året, så det gjenstår å se hvordan det utvikler seg. 5. AVSLUTTENDE KOMMENTARER Tendensen i landsgjennomsnittet er at sykefraværet ble redusert i 2004, mens sykefraværet i Nordkapp kommune viser en liten økning. Imidlertid viser sykefraværet en nedgang i 2005 i forhold til 2004. Spørsmålet er om nedgangen skyldes virkninger av avtalen om inkluderende arbeidsliv, eller de nye reglene for sykemelding, som ble gjort gjeldende fra 1. juli 2004. Nedgangen i 2005 kan tyde på at det er endringene i regelverket som har slått ut. En kan ikke se bort fra at konseptet som IA-avtalene bygger på inneholder elementer som kan bringe resultater over tid. IA-avtalene har ført til mer fokus og trolig økt bevissthet, både blant ansatte og ledere, når det gjelder tilrettelegging på arbeidsplassen, oppfølging av sykemeldte og fraværsproblematikk generelt. Dette kan ha gjort gjennomføringen av nye rutiner enklere ved endringen som kom i folketrygdloven i 2004. Lovendringene har satt makt bak kravene som rettes både mot den sykemeldte og arbeidsgiver. Tiden framover vil vise hvordan dette slår ut på sykefraværet. 13