MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Stad: Herøy Rådhus, Møterom 1 Dato: 21.11.2018 Tid: 14.15 16.50 Medlemer som møtte: Gerhard Furø Stian Elveseter Oddbjørg Karen Remøy Ove Kåre Remøy Kristin Helsem Sævik Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Forfall: Varamedlemer som møtte: Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS) møtte: Bodill Skeide Alf Marius Grønnevik Dagleg leiar/revisjonssjef Forvaltningsrevisor Frå Herøy kommune møtte: Olaus Jon Kopperstad Rådmann I sak 40 Jan Vidar Dammen Hjelmeset Kommunalsjef stab I sak 40 Side 1 av 10
Gerhard Furø Leiar Over Kåre Remøy Medlem SAKLISTE SAK 33/18 SAK 34/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 35/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 36/18 MELDINGAR SAK 37/18 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TILSYN OG OPPFØLGING - BARNEVERN SAK 38/18 SAK 39/18 SAK 40/18 NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT REVISJONSPLANLEGGING 2018 FINANSIELL REVISJON ORIENTERING OM IMPLEMENTERING AV GDPR SAK 41/18 TERTIALRAPPORT PER 01.09.2018 Side 2 av 10
33/18 033 17.10.2018 21.11.2018 IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Sak 40 vert å behandle før sak 37. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Ove Kåre Remøy. 34/18 049 17.10.2018 21.11.2018 IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 26.09.2018. Møteprotokollen frå møtet 26.09.2018. 35/18 033&58 17.10.2018 21.11.2018 IBM GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Herøy kommune si heimeside - https://innsyn.ssikt.no/heroy/dmb# Møteprotokollar til gjennomgang (feit skrift): Kommunestyret 25.10 Formannskapet 16.10 06.11 13.11 Maritim og teknisk komite 15.10 Administrasjonsutvalet Arbeidsmiljøutvalet 15.10 Side 3 av 10
Eldrerådet 23.10 Komite for næring, kultur og idrett 15.10 Komite for helse og omsorg 04.10 01.11 Komite for oppvekst 17.10 Plan og byggenemnd 06.09 08.11 Råd for msk med nedsett funksjonsevne 05.09 07.11 Nemnd for vilt, fiske og friluft 07.03 30.05 15.11 Ungdomsrådet Valnemnd Valstyret Herøy Kulturhus Klageutvalet SSR IKS STYRE Sendt til leiar SSR IKS RE Sendt til leiar 36/18 033&17 31.10.2018 21.11.2018 IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldinga til vitende. 1. Kommunerevisoren nr. 5-2018: Selskapskontroll 2. Melding om vedtak tilbakemelding vedkomande oppfølging av avvik. 3. Notat frå advokat Kjetil Kvammen, vedkommande SSIKT. 4. Uavhengig revisors beretning for Fosnavåg Konserthus AS 5. Tilsetjingstilhøve Holum 37/18 217 31.10.2018 21.11.2018 IBM FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TILSYN OG OPPFØLGING BARNEVERN Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret tek til vitede Forvaltningsrevisjonsprosjekt Tilsyn og oppfølging barevern Herøy kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert 25.09.2018). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: 1. Kommunen må sette i verk tiltak slik at barnevernstenesta får gjennomført tilfredstillande tal tilsyn i alle fosterheimar jfr. minimumskrava. Side 4 av 10
2. Kommunen må ha som mål at ved oppfølgingsbesøk i fosterheimar med fleire fosterheimsbarn, må alle fosterbarna vere til stades. 3. Kommunen må sørgje for at alle barn ein har tilsynsansvar for, får gjennomført tilfredstillande tal på tilsyn jfr. minimumskrava i rettleiar. 4. Kommunen må etter behov vurdere kurs/fellessamling med tilsynsførarar mht, rapportskriving. 5. Kommunen må innhente uavhengigheitserklæring og politiattest av også tidlegare oppnemnde tilsynsførarar. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan 01.05.2019. Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS. Forvaltningsrevisjonsprosjekt tilsyn og oppfølging - barnevern Herøy kommune. Saksopplysningar Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Herøy kommune gjorde i sak 14/18 vedtak om å få gjennomført eit forvaltningsprosjekt knytt til tilsynsførarordninga i barnevernet. Målsetting Kontrollutvalet ønskte å få belyst om kommunen hadde fått på plass rutinar og gjennomført tilfredstillande antal oppfølgingsbesøk på dei borna ein har under omsorg, men og om borna hadde fått tildelt tilsynsførar og fått tilfredstillande antal tilsyn, samt kvaliteten på rapportane. I tillegg ønskte ein å sjå om kommunen hadde fått på plass rutinen mht å dokumentere uavhengigheitserklæring og politiattest til tilsynsførarar slik det blei anbefalt i tidligare forvaltningsrevisjon (2016) jfr k- sak 196/16 Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS kjem med følgjande vurderingar og konklusjonar: Problemstilling 1: Har kommunen gjennomført tilfredstillande antal oppfølgingsbesøk i høve fosterborn? Herøy kommune hadde i kontrollperioden 01.01.2017 og fram til 01.07.2018 totalt 13 born ein hadde overteke omsorga for. To av dei var plasserte på institusjon, tre var plasserte i Herøy kommune og resten i andre kommunar. Kommunen hadde derfor totalt 11 born ein hadde oppfølgingsansvar for, då Fylkesmannen har tilsynsansvar for institusjonar. Gjennomgangen viste at barnevernet hadde gjennomført fire eller fleire oppfølgingsbesøk til fem av dei 11 borna, men til seks av borna var det gjennomført under fire oppfølgingsbesøk. To av borna hadde flytta til fosterheimen våren 2017 og fått tre besøk i løpet av året. Eit barn hadde fylt 18 og flytta ut, og Side 5 av 10
hadde fått to oppfølgingsbesøk. Totalt sett vurderer ein det slik at kommunen oppfylte krava til åtte av dei 11 borna. I eit par av sakene der to fosterbarn budde i same fosterheim registrerte ein at fosterheimsbesøka var gjennomført samtidig og i enkelte tilfelle var ikkje begge borna til stades. Omsorgskommunen/ barnevernstenesta skal følgje opp og føre kontroll med kvart enkelt barn sin situasjon i fosterheimen. Det bør derfor ikkje gjennomførast tilsynsbesøk der barnet ikkje er til stades. Kvaliteten på rapportane for oppfølgingsbesøk var i stor grad god, og gav eit godt bilde av situasjonen i fosterheimen. Problemstilling 2: Har borna fått tildelt tilsynsførar, og har det vore gjennomført eit tilfredstillande antal tilsyn? Herøy kommune hadde pr 2017 tilsynsansvar for 15 born. Det var gjennomført tilfredstillande antal tilsyn til 9 av 15 born, i 6 av dei 15 var det ikkje gjennomført eit tilfredstillande antal tilsyn. Alle borna hadde fått oppnemnd tilsynsførar, men i enkelte saker hadde tilsynsførar slutta i løpet av året og ein såg at det kunne gå månadar før ein hadde fått på plass ny. Pr juni 2018 var det gjennomført eit til to tilsyn til alle borna. Sidan året ikkje er omme kan ein ikkje konkludere i høve om ein vil greie å få gjennomført eit tilfredstillande antal tilsyn i løpet av året, men barnevernstenesta har gitt tilbakemelding om at ein har som mål å greie dette. Dei tilsynsrapportane som låg føre følgde stort sett same mal/utforming (standard mal). Ein såg variasjonar i kvaliteten på rapportane og kor detaljerte rapportane var mellom dei forskjellige tilsynsførarane. Enkelte rapportar gav lite informasjon/beskriving av situasjonen til barnet. Kommunen bør etter behov vurdere om det er hensiktsmessig og få på plass fellessamlingar/kurs med alle tilsynsførarar. Dette vil vere spesielt viktig når nye tilsynsførarar kjem til og vil kunne bidra til å heve kvaliteten på tilsynsførarrapportane. Problemstilling 3: Har kommunen fått på plass rutinar mht. å dokumentere uavhengigheitserklæringa av tilsynsførarar? Kommunen har fått på plass skriftlege rutinar for å innhente både uavhengigheitserklæring og politiattestar på sine nye tilsynsførarar. Gjennomgangen viste at dei to nye tilsynsførarane som hadde kome til sidan sist forvaltningsrevisjon, hadde signert uavhengigheitserklæring. Begge hadde også levert politiattest. Kommunen har fått på plass og implementert rutinar i høve innhenting og dokumentering av uavhengigheitserklæring og politiattest, men burde innhenta tilsvarande også for tidlegare oppnemnde tilsynsførarar. Anbefalingar ifrå Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS: Kommunen bør sette i verk tiltak slik at barnevernstenesta får gjennomført tilfredstillande tal tilsyn i alle fosterheimar jfr. minimumskrava. Kommunen bør ha som mål at ved oppfølgingsbesøk i fosterheimar med fleire fosterheimsbarn, bør alle fosterbarna vere tilstades. Side 6 av 10
Kommunen bør sørgje for at alle barn ein har tilsynsansvar for, får gjennomført tilfredstillande antal tilsyn jfr. minimumskrava i rettleiar. Kommunen bør etter behov vurdere kurs/fellessamling med tilsynsførarar mht, rapportskriving. Kommunen bør innhente uavhengigheitserklæring og politiattest av også tidlegare oppnemnde tilsynsførarar. Rådmannen v/leiar barnevern sin kommentar Ønskjer å gi ein kort kommentar på revisor si vurdering av oppfølgingsbesøk side 12: Barneverntenesta har redusert antal oppfølgingsbesøk til 2 ggr i året for 3 born. Barneverntenesta har heilt fram til slutten av 2017 dokumentert reduksjon av oppfølgingsbesøka i barnets si sak. Ein vart på slutten av 2017 merksam på at det skulle foreligge administrativ beslutning/vedtak. Ein fatte då så rask som råd vedtak om reduksjon. Dette vart gjort i januar 2018. I vurderinga står det at barneverntenesta fatta vedtak med tilbakeverkande kraft i etterkant av «manglande» oppfølgingsbesøk. Dette kan tolkast som om barneverntenesta bevist prøver å endre på tala, noe som ikkje er tilfelle. Barneverntenesta gjennomførte dei oppfølgingsbesøka som var beslutta i 2017. Slik barneverntenesta ser det har kommunen oppfylt krava i høve 10 av dei 11 borna. Viser også til side 19 i rapporten, der rådmannen har gitt kommentar til forvaltningsrevisjonen. I møtet Kontrollutvalet ber om ei oppstilling over antal oppfølgingsbesøk og tilsynsbesøk, samt tidspunkt for besøka for det enkelte barn i 2018. 38/18 217 31.10.2018 21.11.2018 IBM NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Kontrollutvalet ber om at Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utfører eit forvaltningsrevisjonsprosjekt på helse/pleie/omsorg, og ber revisjonen utarbeide prosjektplan til neste møte, då med utgangspunkt i diskusjonane (heimesjukepleia) i møtet. Ingen. Saksopplysningar Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 i K-sak 196/16, med følgjande prosjektområde for forvaltningsrevisjon i planperioden: Barnehage/grunnskule/PPT tidleg innsats Utført Barneverntenesta oppfølging Utført Helse/pleie/omsorg kvalitet/avviksrapportering Side 7 av 10
Helsesøster/psykiatri/rus kvalitet/tenestetilbod Brannvern organisering KOSTRA - rapportering Kontrollutvalet har fått fullmakt frå kommunestyret til å prioritere og spesifisere prosjekt, samt eventuelt leggje til nye prosjekt innan ramma for utføring. Søre Sunnmøre kommunerevisjon meiner at avvikshandtering og avviksregistrering innanfor PLO er det mest aktuelle prosjektet av dei på lista. Av prosjekt som ikkje går fram på lista kan det vere relevant med eit innkjøpsprosjekt på anbod og rammeavtalar. Kontrollutvalet må enten velje prosjekt frå lista, eller eventuelt legge til eit nytt prosjekt. 39/18 216 31.10.2018 21.11.2018 IBM REVISJONSPLANLEGGING 2018 FINANSIELL REVISJON Kontrollutvalet tek til vitende Revisjonsplanlegging 2018 finansiell revisjon, for Herøy kommune, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Dokument for revisjonsplanlegging - finansiell revisjon. (Unnateke off. innsyn, jfr. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr 2.) Vert sendt pr. post Saksopplysningar Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ved revisjonssjef Bodill Skeide, har utarbeida eit planleggingsdokument for revisjonsarbeidet finansiell revisjon for året 2018. Dette for å utføre ein forsvarleg revisjon. Dokumentet er i samsvar med regelverket. Planleggingsdokumentet inneheld følgjande: Selskapsinformasjon Oppdragsvurdering Vesentlegheitsgrense Bemanning og budsjettert timeforbruk Generell risikovurdering og spesifikk risikovurdering på revisjonsområda o Transaksjonsklasser o Kontosaldoar o Tilleggsområder o Angrepsvinkel I den grad det er nødvendig vil revisor vil gå gjennom dokumentet på møtet, og svare på spørsmål. Møtet vert då lukka under denne gjennomgangen. Side 8 av 10
I møtet Det vart drøfta om det var nødvendig å lukke møtet. Det var ikkje nødvendig å orientere om opplysningar frå dokument som krev at møtet må lukkast. 40/18 047 30.10.2018 21.11.2018 JS ORIENTERING OM IMPLEMENTERING AV GDPR Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen til vitende. 1. Personvernombodets oppgåver 2. Personvernerklæring Herøy kommune 3. Personvernhandbok for kommunane på Søre Sunnmøre Saksopplysning EU har sett i verk ei personopplysningsforordning GDPR (General Data Protection Regulation). Noreg er forplikta til GDPR gjennom EØS avtalen. Denne forordninga er implementert i ny personopplysningslov. Hensikta med reglane er å styrke personvernet, meir openheit rundt innsamling av personopplysningar og at bruk av opplysningane skal grunngivast og avgrensast. Alle offentlege verksemder må ha personvernombod for å sikre at reglane vert følgt. Personvernombodet må ha fagleg kunnskap til reglane og kunnskap om personvernrett. Oppgåver til eit personvernombod: Personvernombodet si hovudoppgåve er å informere og gi råd om de forpliktingar verksemda har etter personvernlovgivinga til den behandlingsansvarlige eller databehandlaren, samt til dei tilsette som utfører behandling av personopplysningar. Andre oppgaver til personvernombudet (sjå under og i vedlegget): Kontrollere overholdelsen av personvernregelverket Gi råd om vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) Samarbeid med Datatilsynet og funksjon som kontaktpunkt Prioritert innsats der personvernrisikoen er høyest Bidra til å få oversikt over behandlingene i virksomheten Jan Vidar Dammen-Hjelmeseth er kommunen sitt personvernombod. Personvernerklæring Personvernerklæringa fortel korleis kommunen samlar inn, vernar og brukar opplysningar om personar (personopplysningar). Side 9 av 10
Målet er å gi den enkelte overordna informasjon om kommunen si behandling av personopplysningar. Kommunen si personvernerklæring ligg ved saka. I møtet Rådmann Olaus Jon Kopperstad og kommunalsjef stab Jan Vidar Dammen Hjelmeset orienterte. Arbeidsgruppe i Sjustjerna Opplæring i kommunane også kurset på video Rolleomtale for personvernombod Kvalitetssystem som er i bruk i Herøy, Hareid og Ørsta - Compilo Ressurskrevjande arbeid Mest arbeid med å gå igjennom dataleverandøravtalane som omhandlar ansvarstilhøve. Veldig varierande m.o.t. kvalitet. Databehandlaravtalar Veldig viktig at ansvarsfordeling blir klargjort om det skulle skje noko. Her er stor manko. Døme at det blir innbrot hjå dataleverandør og ansvaret, også det økonomiske, då? Sjustjerna litt langt framme. Herøy spesielt Personvernombod er Jan Vida Dammen Hjelmeset. Det blir nytt frå 01.01.2019. Hentar inn databehandlaravtalar Etablerer system for personvernarbeidet Compilo Største endringane i høve til i dag: Sjå datatilsynet for det som er nytt Mykje nye krav i høve tidlegare. Rutine for datatryggleik Herøy kommune ligg føre 41/18 212 31.10.2018 21.11.2018 IBM TERTIALRAPPORT PER 01.09.2018 Kontrollutvalet tek tertialrapport per 01.09.2018 til vitende. Kommunestyresak 122/18 tertialrapport per 01.09.2018 Saksopplysningar Viser til vedlagte tertialrapport per 01.09.2018. Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Rådmann til orientering. Ordførar til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Side 10 av 10