Elektronisk meldingsutveksling Visma Omsorg Profil Profilkom. Vadr

Elektronisk meldingsutveksling Visma Omsorg Profil Profilkom Vadr Oppdatert 15.august 2017

INNHOLD 1.0 FORMÅL MED HEFTET... 5 1.1 ELEKTRONISKE MELDINGER... 5 1.1.0 HVEM KAN MOTTA OG SENDE MELDINGER I PROFIL... 5 1.1.1 HVA KAN ELEKTRONISKE MELDINGER BRUKES TIL... 5 1.1.2 GEVINSTER FOR KOMMUNEN... 5 2.0 TILRETTELEGGING I BRUKERMODULEN... 6 2.1 BRUKERDETALJER... 6 2.2 KONTAKTPERSONER... 6 2.3 RESERVASJONER... 7 3.0 ADMINISTRASJON AV INNKOMMENDE MELDINGER... 8 3.1 VARSLING VED NYE MELDINGER... 8 3.1.0 VARSLING VED NYE MELDINGER... 8 3.2 ÅPNE ELEKTRONISKE MELDINGSBOKSER... 9 3.3 INNBOKS... 9 3.3.0 LESE OG SKRIVE UT MELDING... 9 3.4 OVERFØRE OG BEHANDLE MELDING... 10 3.4.0 OVERFØRE EN MELDING TIL BEHANDLING (INNBOKS)... 10 3.4.1 UMIDDELBAR BEHANDLING AV MELDINGER I INNBOKSEN (INNBOKS)... 10 3.4.2 BEHANDLE MELDINGER FOR UKJENT BRUKER (INNBOKS)... 10 3.4.3 BEHANDLE MELDINGER FRA MINE OG GRUPPENS UBEHANDLEDE MELDINGER... 10 4.0 JOURNALFØRING OG LAGRING AV MELDINGER... 11 4.1 INNKOMMENDE MELDINGER... 11 4.1.0 BRUKERENS MAPPE... 11 4.1.1 PASIENTJOURNALEN... 11 4.1.2 KONSULTASJONSDIALOGEN... 12 4.2 JOURNALFØRT... 12 4.3 SLETTING AV MELDINGER... 13 5.0 LAGE OG SENDE MELDINGER... 14 5.1 GENERELT FOR MELDINGER (ALLE MELDINGSTYPER)... 14 5.1.0 MELDINGENS STATUS... 14 5.2 SVARE PÅ INNKOMMENDE MELDINGER... 14 5.3 LAGE NY MELDING... 15 SØKE I NHN ADRESSEREGISTER... 18 AVANSERT SØK... 19 5.3.0 AVVIKSMELDING... 22 5.3.1 FORESPØRSEL (DIALOGMELDING)... 23 5.3.2 HELSEOPPLYSNINGER TIL LEGE... 23 5.3.3 HENVISNING... 27

5.3.4 INNLEGGELSESRAPPORT... 27 5.3.5 LEGEMIDDELHÅNDTERING... 31 5.3.6 ORIENTERING OM DØDSFALL... 31 5.3.7 ORIENTERING OM TJENESTETILBUD (PLEIE- OG OMSORGSMELDING)... 33 6.0 LAGRE MELDING UNDER PRODUKSJON (KLADD)... 34 7.0 TILLEGGSOPPLYSNINGER OG DIALOG... 35 7.1 TILLEGGSMELDING... 35 7.1.1 SENDE KANSELLERING ELLER ENDRINGSMELDING (FRA VERSJON 7.40)... 35 7.1.2 MOTTA KORREKSJON PÅ TIDLIGERE MOTTATT MELDING (FRA VERSJON 7.40)... 37 7.2 VIS DIALOG... 39 8.0 AJOURHOLD AV SENDTE MELDINGER... 40 8.1 APPLIKASJONSKVITTERING... 40 8.1.0 LESE APPLIKASJONSKVITTERINGEN... 40 8.2 OVERVÅK SENDTE MELDINGER... 40 8.2.0 OVERVÅK SENDTE MELDINGER FRA ELEKTRONISK MELDINGSBOKS NR 5. (AVVIK SENDTE)... 40 8.2.1 OVERVÅK SENDTE MELDINGER FRA MELDINGSMAPPENE... 41 8.2.2 IKONER FOR VARSLING VEDRØRENDE APPLIKASJONSKVITTERING... 42 8.2.3 HVORDAN HÅNDTERE AVVIK VED MANGLENDE/NEGATIV APPLIKASJONSKVITTERING... 42 9.0 RAPPORTER... 43 10.0 NAV MELDINGER... 45 10.1 SENDING AV INNTEKTSOPPLYSNINGER TIL NAV... 45 10.1.1 SEND FORESPØRSEL OM INNTEKTS OPPLYSNINGER... 46 10.1.2 RAPPORT SOM VISER INNHOLDET I SVARET... 47 10.2 MOTTA MELDING OM INNTEKSTFORESPØRSEL... 49 10.3 SENDING AV NAV MELDINGER... 50 10.3.1 INNMELDING AV TREKK NYTT TREKK... 51 10.3.2 ENDRING TREKK... 52 10.3.3 STOPP MELDING... 53 10.3.4 GENERELT OM NAV MELDINGER... 53 10.4 AVVIK PÅ SENDTE MELDINGER TIL NAV... 54 11.0 SYSTEMADMINISTRASJON TILRETTELEGGE FOR ELEKTRONISK MELDINGSUTVEKSLING... 56 11.1 MASTER... 56 11.1.0 KOMMUNE... 56 11.1.1 STYRING... 57 11.1.2 INTEGRASJON... 57 11.2 EKSTERNE SYSTEM... 58 11.3 MELDINGSANSVARLIG... 58 11.4 FUNKSJONSGRUPPER: MELDINGSANSVARLIG OG MELDINGSGRUPPE OG MERKANTIL NAV 58 11.5 TILGANG TIL MELDINGSBOKSER... 59 11.6 TJENESTEBASERT ADRESSERING... 60 3

11.7 AUTORISASJON TJENESTESTED... 61 11.8 KITH KODEVERK... 61 11.9 STILLINGSKODER... 62 11.10 TILRETTELEGGING AV ANSATT I PERSONELLMODULEN... 63 12. VISMA ADRESSEREGISTER - VADR... 64 12.1 FORBEREDELSER FØR OPPSTART... 64 12.2 BRUK AV VISMA ADRESSEREGISTER... 65 12.3 ADMIN I VISMA ADRESSEREGISTER... 66 12.4 ADMINISTRERE BRUKERE I VISMA ADRESSEREGISTER... 69 12.4.0 OPPRETTE NY BRUKER... 69 12.4.1 ROLLENE HAR FØLGENDE TILGANG:... 70 12.5 LEGGE TIL VOLVEN-KODER... 71 12.6 LOGG... 72 12.7 INNSTILLINGER... 73 12.8 NEDLASTNING AV NYE PARTNERE TIL VADR... 74 12.8.0 BYTTE MELLOM REGISTRE... 75 4

1.0 Formål med heftet Dette heftet benyttes i opplæring av Profilkom, et system for elektronisk meldingsutveksling mellom kommunehelsetjenesten og fastleger, sykehus og andre helseinstitusjoner, og NAV (Les om meldinger til NAV i kapittel 10). Profilkom er et Samhandlingsadapter til Visma Omsorg Profil, og fremstår som helintegrert med fagsystemet. Hensikt: Sende og motta elektroniske meldinger direkte i Visma Omsorg Profil 1.1 Elektroniske meldinger Dersom kommunen har anskaffet samhandlingsmodulen Visma Omsorg Profilkom vil dere ha mulighet for å sende og motta en rekke elektroniske meldinger direkte i Visma Omsorg Profil. Meldingene vil være av type KITH standard XML for kommunikasjon med pleie- og omsorgssektoren, herunder epikriser, laboratoriesvar, dialogmelding og pleie- og omsorgsmeldinger. 1.1.0 Hvem kan motta og sende meldinger i Profil I utgangspunktet alle enheter i kommunehelsetjenesten hvor Profil benyttes. Alle som autoriseres for dette via tilgang funksjoner. Dette kan f.eks. være: Sykepleiere Vernepleiere Ledere Tilsynsleger Andre personellgrupper som blir autorisert for det. 1.1.1 Hva kan elektroniske meldinger brukes til Med pleie- og omsorgsmeldinger kan man utveksle opplysninger om brukerens medisiner, diagnoser, IPLOS opplysninger, i tillegg til hvilke tjenester brukeren har, samt en rekke andre opplysninger. Dialogmelding kan benyttes som sikker e-post. 1.1.2 Gevinster for kommunen Bedre samhandling og kvalitet i tilbud Mer effektiv tidsbruk Informasjon når man trenger den Kommunikasjonen dokumenteres 5

2.0 Tilrettelegging i Brukermodulen Sending og mottak av meldinger krever at Visma Omsorg Profil støtter bruk av KITH kodeverk i en rekke nye og gamle felter, for å tilpasses de ulike meldingsstandardene. 2.1 Brukerdetaljer I skillekortet Brukerdetaljer er det felter hvor man kan hente fram KITH koder. Feltet Nasjonalitet, skal i følge meldingsstandarden påføres i henhold til eget kodeverk: Nasjonalitet søkes opp ved mikrosøk. Felt for Språk og Språk tolk hentes fram ved Mikrosøk. I feltet Døv finnes JA eller Nei ved Drop Down. 2.2 Kontaktpersoner I registreringsbildet for kontaktpersoner er det felter som inneholder Kithkoder. Omsorgsfunksjon inneholder valg som; foreldre/foresatte, verge, hjelpeverge, tilsynsfører og støttekontakt. Slektskap inneholder valg som Biologisk mor, adoptiv mor, søster, bror etc. Disse hentes via drop down. 6

2.3 Reservasjoner Det er mulig å registrere reservasjon på en bruker. Dersom det er registrert reservasjon, vil denne vises i meldingene Innleggelsesrapport og Helseopplysninger til lege. Fag - Reservasjon Framstilt av Framsatt dato Trukket av Trukket dato Merknad Angi om det er bruker eller pårørende som har framsatt reservasjonen. Dato når reservasjonen er framsatt. Dersom reservasjonen trekkes tilbake, må det angis om det kommer fra bruker eller pårørende. Angi dato reservasjonen blir trukket. Angi hva reservasjonen gjelder. NB! For å få tilgang til menyvalget, må det gis tilgang til funksjonen Reservasjoner i Systemadministrasjon. KOMMUNEN BØR HA RUTINER FOR HVEM SOM SKAL KUNNE REGISTRERE EN RESERVASJON. 7

3.0 Administrasjon av innkommende meldinger 3.1 Varsling ved nye meldinger 3.1.0 Varsling ved nye meldinger Profilkom gir varsel til innlogget ansatt når det er kommet nye meldinger i Innboksen, eller når meldinger forfaller for behandling i Mine eller Gruppens ubehandlede meldinger. En varseltrekant ( )vil blinke i venstre meny, og ved å trykke på denne, kommer operatøren rett inn meldingsboks 1. Innboks hvis man har tilgang til denne, eller 2. Mine ubeh. meldinger. Når Elektroniske meldinger er åpnet får man opp skjermbildet med oversikt over meldingsbokser. Valg av ønsket meldingsboks gjøres i listen, i venstre øvre hjørne. Oversikten er delt inn i fem meldingsbokser: Innboks: Her ligger nye, ubehandlede meldinger Mine ubeh. meldinger: Her ligger ubehandlede meldinger som man har blitt satt som ansvarlig på. Grps ubeh. meldinger: Her ligger ubehandlede meldinger angående brukere og meldinger man er autorisert til å se. Det vil si både de som andre er satt som ansvarlig på, og de som man selv er satt som ansvarlig på. Alle meldinger: Dette er et søkebilde hvor man kan søke i de forskjellige feltene, f.eks i innkommende meldinger (Inn/Ut), hvor mange meldinger mottatt av en bestemt meldingstype (f.eks Epikrise), eller annet. Avvik sendte: Her kan man se status på sendte meldinger det er avvik på. Knappene er mulige å trykke på avhengig av hvilken boks og hvilke meldinger man har markert. Oppfrisk: Får man ikke fram forventede meldinger, trykk på denne. Vis melding: For å få opp meldinger trykker man på denne, eller dobbeltklikker. Vis dialog: Viser dialogen rundt en melding (se kap 7.1) Svar: Man kan svare på en melding fra Meldingsboksene. Tilleggsmelding: Benyttes hvis man ønsker å sende en ny melding knyttet mot en tidligere sendt (se kap 7.2). Se sendt: Kun mulig å trykke på hvis man har mottatt en negativ applikasjonskvittering (se kap. 8.2.3). Nederst til venstre i bildet vises en oversikt over: Antall meldinger i Mine ubeh. meldinger som ligger til forfall. Antall meldinger i Gruppens ubeh. meldinger som ligger til forfall. Antall meldinger i Innboksen, som ikke har blitt behandlet eller fordelt til behandling. 8

3.2 Åpne elektroniske meldingsbokser Meldingsboksene åpnes med kommando Fil Elektroniske meldinger eller ved å klikke på varseltrekanten. Kommunen bør ha utpekt hvilke ansatte som skal ha i oppgave å ta i mot elektroniske meldinger; Meldingsansvarlig. Meldingsansvarlig har gjerne et spesielt ansvar knyttet til å 1) ta i mot og videreformidle nye innkommende meldinger, 2) følge med på meldinger som Profil oppfatter som Ukjent bruker, og 3) følge med på Avvik på sendte meldinger. 3.3 Innboks I Innboksen havner nye, ubehandlede meldinger. Alle innkommende meldinger må innom her, det gjelder også Negative applikasjonskvitteringer (se kapittel 8.2.3). Listen med meldinger har parametere som bl.a. dato, meldingstype, hvilken bruker meldingen gjelder, hvem meldingen er fra og til (på organisasjonsnivå og eventuelt spesifikk helsepersonell). Listen kan sorteres ut fra alle disse parameterne. Sortering av meldinger er default dato. Ved å markere en melding i nederste del av bildet, vil sender-/mottakerinformasjon om meldingen vises i feltet over meldingslisten, og man vil kunne se hvilken avdeling hos avsender meldingen kommer fra. 3.3.0 Lese og skrive ut melding For å lese en melding, markeres ønsket melding i meldingsboksen, trykk Vis melding, eller dobbeltklikk på valgt melding. Man får da opp en utskrifts vennlig visning av innholdet i meldingen. For å skrive ut meldingen, høyreklikk i bildet og velg Skriv ut, eller bruk hurtigknappene Ctrl + P. For å lukke meldingen, trykk Skjul melding. KOMMUNEN MÅ LAGE RUTINER FOR NÅR MELDINGER EVENTUELT SKAL SKRIVES UT. 9

3.4 Overføre og Behandle melding For å overføre en melding til brukerens mappe må den flyttes ut av innboksen. Dette gjøres ved å sette ansvarlig og behandlingsstatus på valgt melding, og lagre. Trykk eventuelt på knappen Oppfrisk for å se endringer. 3.4.0 Overføre en melding til behandling (Innboks) Ved overføring til ansvarlig starter man med å sette ansvarlig med initialer i feltet for Ansvarlig. Da vil behandlingsstatus Fordelt til ansvarlig, komme automatisk. Forfallsdato er default satt til dagens dato. Meldingen blir så å finne under Mine ubeh. meldinger til den påloggede ansatte, og Gruppens ubeh. meldinger til øvrige ansatte som har tilgang til den aktuelle brukeren og aktuell tjenestestedadresse. 3.4.1 Umiddelbar behandling av meldinger i Innboksen (Innboks) Kan meldingen behandles av Meldingsansvarlig umiddelbart, kan vedkommende skrive inn sine initialer i feltet for ansvarlig, og sette behandlingsstatus til ferdig behandlet, OBS: VIKTIG: Ikke sett status til ferdig behandlet før man er helt ferdig med behandlingen av meldingen. I noen tilfeller vil det være aktuelt å følge opp med svar til avsender, eller gjøre andre oppgaver knyttet til innholdet i meldingen, før den settes til ferdig behandlet. Det kan anbefales og alltid overføre en melding til Mine ubeh. meldinger selv om det er en selv som skal behandle denne. 3.4.2 Behandle meldinger for ukjent bruker (Innboks) Meldingsansvarlig og utvalgte ansatte kan ha tilgang til innkommende meldinger for ukjent bruker. Det vil si at fødsels og personnummer på pasient i meldingen ikke finnes igjen på en bruker i Profil. Slike meldinger vil være markert med blå skrift i meldingslisten. Grunner til dette kan være at meldingen er feilsendt, eller at meldingen gjelder en ny bruker. Er en melding feilsendt må man ha rutiner for å håndtere dette. Gjelder det en ny bruker, må man registrere ny bruker i Profil. Deretter kobler man meldingen til bruker ved å stå i feltet Løpenummer, trykke F5 tasten på tastaturet, og søke opp den nye brukeren. Trykk Ok. Meldingen er nå knyttet mot bruker og kan overføres til en ansvarlig på vanlig måte. KOMMUNEN MÅ SELV LAGE RUTINER FOR HVORDAN MAN HÅNDTERER AVVIK SOM FEILSENDTE MELDINGER OG VARSEL TIL OPPRINNELIG AVSENDER. 3.4.3 Behandle meldinger fra Mine og gruppens ubehandlede meldinger Når en ansatt er blitt satt som Ansvarlig på en melding vil vedkommende finne denne under Meldingsboks 2 Mine ubeh. meldinger. Samme melding vil befinne seg i Meldingsboks 3 Gruppens ubeh. meldinger. Dette fordi at andre skal kunne behandle meldingen hvis vedkommende Ansvarlig ikke er tilstede. Da overføres melding til ny ansatt ved å endre initialer på Ansvarlig. Når ansatt som har blitt satt som ansvarlig har startet arbeidet med meldingen, settes behandlingsstatus til Under oppfølging. Når behandlingen er fullført settes status til Ferdig behandlet. Meldingen vil finnes i Mine ubeh. meldinger/gruppens ubeh. meldinger til den er satt til Ferdig behandlet. Den vil også finnes på brukerens mapper for meldinger. Typiske oppgaver knyttet til behandling kan være oppfølging i forbindelse med laboratoriesvar, ved f.eks sende dialogmelding til fastlege for kommentar, eller forespørsel om veiledning til behandling, eller svare på den innkommende meldingen (se eget avsnitt om svar på melding i kapittel 6; Lage og sende meldinger). Videre kan det være behov for journalføring av deler av meldingen, hvor man må registrere opplysninger fra meldingen inn i brukerens journal. Dette må gjøres manuelt. KOMMUNEN MÅ SELV LAGE RUTINER FOR HVEM SOM SKAL KUNNE HA BEHANDLINGSANSVAR FOR ULIKE MELDINGSTYPER, OG HVORDAN MELDINGER SKAL BEHANDLES, FRIST FOR Å SVARE OSV. KOMMUNEN MÅ SELV LAGE RUTINER FOR NÅR EN MELDING SKAL BEHANDLES AV ANDRE ENN DEN FØRST PÅSATTE ANSVARLIG UNDER GRUPPENS UBEH. MELDINGER. 10

4.0 Journalføring og lagring av meldinger 4.1 Innkommende meldinger Elektroniske meldinger blir lagret på brukerens journal og kan hentes frem på flere måter. For å åpne en melding dobbeltklikker man på meldingen. Detaljer vedrørende saksbehandling og utskriftsvennlig visning av hele meldingen blir da tilgjengelig. Operatører kan også svare på meldingen, skrive saksutredning, og journalføre den fra dette dialogvinduet. 4.1.0 Brukerens mappe På brukerkortet er det en fane for Meldinger. 4.1.1 Pasientjournalen Mappen Elektroniske meldinger finnes i Pasientjournalen. Her kan man flytte markøren fra bruker til bruker for å se meldinger på de forskjellige brukerne. 11

4.1.2 Konsultasjonsdialogen Videre vil man få tilgang til tilsvarende meldingsmappe fra Konsultasjoner. Denne meldingslisten kan sorteres på samme måte som meldingslisten i brukermappen, og man kan vise hele meldingen og føre saksbehandling på den. Det er også mulig å svare på meldinger fra denne dialogen. Utvalget av meldinger her kan styres av operatøren. Man kan velge å vise bare mottatte meldinger, bare sendte meldinger, vise kvitteringer, eventuelt vise alle meldinger. OBS: Det er mulig å skjule meldinger som er satt til ferdigbehandlet, dersom man ønsker å se hvilke meldinger som det gjenstår arbeid med. 4.2 Journalført For å starte EPJ- regime må meldingen journalføres. I det man ferdigbehandler en mottatt melding, vil den automatisk bli journalført. Utgående meldinger blir automatisk journalført når det mottas en positiv applikasjonskvittering på disse. 12

4.3 Sletting av meldinger Dersom det kommer inn en melding på ukjent bruker, åpnes meldingen for sletting, uten å forholde oss til EPJ-regimet. Før journalføring av melding kan en kun slette disse meldingene i Innboksen: Ukjent bruker. Dobbeltsendte meldinger. Etter at meldingen er journalført kan den slettes iht. ordinære EPJ regler. 13

5.0 Lage og sende meldinger Nye meldinger lages fra Brukermodulen. Man kan lage og sende en ny melding, eller man kan svare på en innkommet melding, i tillegg til å sende en tilleggsmelding. (Lag og send meldinger til NAV; se kapittel 10) 5.1 Generelt for meldinger (alle meldingstyper) 5.1.0 Meldingens status Knyttet til enhver melding under produksjon innsettes en ny opplysning som viser meldingens status. Meldingen vil ha en av følgende Meldingsstatuser: Ny: Ny melding Tillegg: Meldingen under produksjon er et tillegg til en annen melding. Bak kulissene vil det alltid finnes referanse til den meldingen som melding under produksjon er et tillegg til. Svar: Meldingen under produksjon er et svar på en annen melding. Bak kulissene vil det alltid finnes referanse til den meldingen som melding under produksjon er et svar på. Melding er hoved skillekortet som åpnes ved opprettelse av nye meldinger. Øvre del av kortet inneholder opplysninger om meldingstype, bruker, mottaker avdeling og helsepersonell, mens i nedre del fyller man ut selve innholdet i meldingen. 5.2 Svare på innkommende meldinger Man kan svare på en innkommet melding fra Meldingsboksene Mine/Gruppens ubehandlede meldinger, og direkte fra brukerens Meldingsmapper. Ved å velge Svar på melding vil noen felter kunne være forhånds utfylt: Bruker Mottaker Meldingstype Meldingstype blir satt ut fra hvilken melding man ønsker å svare på. Dersom opprinnelig melding var av typen Forespørsel, vil svarmeldingen være av typen Svar på forespørsel. Hvis Profil ikke kan plukke ut Meldingstype på svar på enkelte meldinger, må dette settes inn manuelt, det samme vil da kunne måtte gjøres med Mottaker. 14

5.3 Lage ny melding Når det skal lages nye meldinger på en bruker, marker bruker, velg Ajourhold bruker - Lag og send meldinger eller klikk på ikonet på verktøylinja. Velg avsenders tjenestested Profil er tilrettelagt for å støtte tjenestebasert adressering. Det betyr at når vi sender meldinger, så angis det hvilket tjenstested meldingen sendes fra. Har man tilgang til flere tjenestestedadresser kommer denne boksen opp umiddelbart, og man velger hvilken tjenestestedadresse man skal sende fra. Klikk Ok. Meldingstype Valg av meldingstype vil avgjøre hvilke felter og faner som blir aktive, og er derfor det første som må fylles ut. KOMMUNEN MÅ LAGE EGNE RETNINGSLINJER FOR BESKRIVELSER AV NÅR OG HVORDAN DE ULIKE MELDINGSTYPENE SKAL ANVENDES. Behov samtykke Dersom det i meldingen skal utleveres opplysninger som krever samtykke fra brukeren, skal det innhentes samtykke og hakes av for dette i feltet under valg av meldingstype. 15

Mottaker Visma Adresseregister vadr- skal benyttes i forbindelse med sending av elektroniske meldinger. I funksjonen «Lag melding» er feltet Mottaker tilpasset til bruk av vadr. Du har to valg i dette bildet: Hvis du klikker knappen Adresseregister kommer du rett til søkebildet, og kan skrive inn søkekriteriene dine. Vær obs på at du må skrive minst 3 karakterer før du får treff. Eller Du kan gå til skrivefeltet og skrive søkekriteriene rett inn, og klikke Enter eller TAB for å hente resultater Det er mulig å søke på personnavn, kontornavn, HER-id, organisasjonsnummer etc. Hvis det finnes treff i den lokale databasen vil disse vises umiddelbart i en liste i søkebildet. Klikk på aktuelle samhandlingspartner for å velge og hente inn i meldingen. 16

Klikk Velg for å hente adressaten inn i meldingen. OBS: det er mulig å sende til HF-ene med Nivå1-adressering. Gjør så ferdig meldingen på vanlig måte, og klikk Send. 17

Svar på melding: Hvis du svarer på melding fra en avsender som ikke allerede ligger i lokalt adresseregister vadr, blir denne automatisk nedlastet og klar til bruk, uavhengig av rolle til pålogget bruker. Detaljert søk i vadr og søk i NHN Hvis du ikke finner riktig samhandlingspartner med en gang har du to muligheter: Du kan gjennomføre et detaljert søk i den lokale databasen Du kan søke mot NHN sitt adresseregister Søke i NHN adresseregister Søkefunksjonen er tilgjengelig for alle som kan sende meldinger, men vær obs på at det kun er administratorer og superbrukere som har tilgang til å laste ned nye samhandlingspartnere fra NHN. Det er dermed ikke sikkert at du kan hente med deg adressaten din over i meldingen. (kontakt da administrator/superbruker for å få hjelp) Hak av i feltet for å gjøre søk mot NHN adresseregister. I resultatlisten er det synlig hvilke mottakere som allerede finnes i VADR (blå hake) Har du tilgang til det kan du Klikke Last ned for å hente adressaten over til vadr. Følgende informasjon overføres: 18

Navn, HER-id, EDI adresse, alle underliggende nivå, overliggende nivå Hvis adressaten finnes i vadr men er endret siden siste synkroniseringsjobb finnes en knapp «Synkroniser» som lar deg oppdatere informasjonen. Knappen er bare synlig for Administrator/superbrukere. Avansert søk Dette bildet gir deg mulighet til å gjøre mer detaljerte søk. Velg enten Virksomhet, Person eller Tjeneste. Du kan søke på virksomhetstype, Sted og Fylke, og angi om du ønsker å ta med deg deaktiverte enheter. 19

Søkebildene tilpasses hva du ønsker å søke etter: Som bildene viser er søkefunksjonen make for detaljert søk lokalt eller detaljert søk mot NHN, men resultatene vil selvfølgelig variere. Bytte mellom registre For å gjøre det enkelt å sammenligne informasjon om partnere mellom NHN og VADR har vi laget en knapp som kjapt bytter mellom de to registerene. I detaljvinduet på vadr har du en knapp «Bytt til NHN» Mens du i NHN har en tilsvarende knapp «Bytt til lokalt» 20

Tilbake i Profil: Nederst i bildet finnes følgende punkter: Mottaker Her kan man se og evt endre mottaker av meldingen. Avsender Avsender settes automatisk til tjenestestedadresse man er innlogget ved, og innlogget operatør. Dersom man ønsker å se denne informasjonen, kan man trykke på knappen Avsender nederst i meldingsvinduet. I tillegg kan man fylle ut rolle til helsepersonell, og hvilken rolle man har knyttet til brukeren man sender melding for. Dette kan velges fra en drop-down-meny, og valgmulighetene kommer fra KITH-kodeverk. Kopi til Det er mulig å sette en kopimottaker på meldingen. Dette fylles ut på samme måte som vanlig mottaker, og samme regler vil gjelde her (forbindelse må ha registrert HER-id). Vis melding Ved å trykke på Vis melding genereres det en utskriftsvennlig versjon av meldingen, slik den kan leses av mottakersystemet. Dersom meldingen mangler vesentlig informasjon (om f.eks mottaker eller andre kodeverdier) vil operatøren få melding om det. Meldingen kan skrives ut ved å høyreklikke i meldingen og velge Skriv ut. Vis dialog Hvis det er flere meldinger knyttet til denne, kan man få opp disse ved å trykke her. Ny melding Etter man har sendt en melding kan det være aktuelt å lage en ny melding på samme bruker. For å gjøre dette trykker man på Ny melding. 21

Lagre Lagre hvis man ønsker å beholde en kladd av en ikke ferdig utfylt melding. Send melding Når meldingen er ferdig utfylt trykker man på Send melding. Det gjøres da en sjekk på at mottaker har registrert HER-id. Meldingen lagres i Profil-databasen som en sendt melding, samtidig med at den sendes fra Profil til kommunens meldingsserver. Melding sendt Når meldingen er sendt kommer det en rød tekst over knappene; se figur under. 5.3.0 Avviksmelding Ved opprettelse av Avviksmelding, vil kun fanen Melding være tilgjengelig. Alt av felter for utfylling vil være i denne fanen, i nederste del av bildet, se figur under. Det må fylles ut i feltet Avvik, og beskrivelse i feltet Notat før meldingen kan sendes. 22

5.3.1 Forespørsel (dialogmelding) Melding Ved opprettelse av en dialogmelding av typen Forespørsel, vil kun fanen Melding være tilgjengelig. Alt av felter for utfylling vil være i denne fanen, i nederste del av bildet, se figur under. Operatøren må fylle ut felter for Type og Beskrivelse før meldingen kan sendes. Valgene fra drop-down-menyen for de ulike feltene er gitt av KITH-koder. I feltet for Beskrivelse kan man skrive Begrunnelse og Forespørsel for meldingen. 5.3.2 Helseopplysninger til lege Ved opprettelse av en pleie- og omsorgsmelding av typen Helseopplysninger til lege, vil flere faner bli aktive. I tillegg til Meldings-fanen vil det være mulig å gå inn på fanene Roller, Iplos, Medisinsk faglig, Diagnose/Cave, Legemiddel og Sykepleiedok. I disse fanene vil en rekke opplysninger fra brukerens journal og plan/rapport være tilgjengelig og automatisk legges ved i meldingen, hvis man ikke bevisst velger det bort. Melding I tillegg til mottaker- og brukerinformasjon som beskrevet i tidligere avsnitt, skal det fylles ut Type innhold for denne meldingstypen. Valgene her er hentet fra KITH-koder. Ved behov kan man skrive fritekst i feltet for Merknad. 23

Roller I fanen Roller kan man legge ved informasjon om helsepersonell og andre forbindelser som har en tilknytning til brukeren. Informasjonen som vises i denne fanen hentes fra brukerens liste av kontaktpersoner og forbindelser som har en tilknytning til brukeren. Operatøren kan velge hvilke opplysninger som skal tas med i meldingen. Alle opplysningene hvor det er haket av for Ta med, vil bli med i meldingen. Iplos I fanen Iplos kan man velge å ta med opplysninger om IPLOS -registreringer for brukeren. Se under. I kolonnen til høyre kan operatøren velge å hake av for hvilke IPLOS -opplysninger som skal tas med i meldingen. I utgangspunktet er alle hakene satt, slik at man må ta bort det som ikke skal være med. 24

Diagnose/Cave I fanen Diagnose/Cave kan man velge å ta med opplysninger om diagnoser og Cave/allergi fra brukerens journal. I feltet til venstre vises en liste over aktuelle diagnoser registrert på brukeren. Elementer i denne listen hentes fra registrerte diagnoser på brukeren. Operatøren velger selv hvilke diagnoser og allergier som skal tas med i meldingen, ved å huke av for dette i kolonnen til høyre for hvert element. Legemiddel I denne fanen kan man velge å ta med legemidler i meldingen. 25

Meldingen kan da se slik ut: I fanene Medisinsk faglig og Sykepleiedok. I feltet nede til venstre kan man søke opp rapporter etter ulike kategorier, områder og tiltak. Rapportene vises i en liste under, mens innholdet i rapporten vises i felt til høyre. For å kopiere inn tekst fra rapporter i journalen, velg Sett inn rad ved å trykke på knappen på menylinja. Feltet oppe til venstre blir da et aktivt tekstfelt, hvor man kan kopiere inn tekst fra feltet nede til høyre. Velg type opplysning fra nedtrekksmenyen. Trykk på knappen Kopier fra journal. Man kan også skrive direkte i dette feltet. 26

Sende meldingen Helseopplysninger til lege Når man har lagt til alle ønskede opplysninger fra alle ark faner kan man trykke Vis melding før man sender den. 5.3.3 Henvisning Denne meldingen gir kun tilgang til fanene Melding og Begrunnelse. Melding I tillegg til mottaker- og brukerinformasjon som beskrevet i tidligere avsnitt, skal det fylles ut Type innhold for denne meldingstypen. Valgene her er hentet fra KITH-koder. Det kan også hentes Diagnosekoder. I feltet Funn/undersøkelsesresultat kan man skrive det søm ønskes. Begrunnelse I fanen Begrunnelse kan man sette inn rad, og velge Type begrunnelse. I Beskrivelsesfeltet, kan man skrive mer utfyllende. Det kan settes inn flere rader, slik at man kan ha flere Type begrunnelser, med beskrivelser. 5.3.4 Innleggelsesrapport Ved opprettelse av en pleie- og omsorgsmelding av typen Innleggelsesrapport vil flere faner bli aktive. I tillegg til Meldings-fanen vil det være mulig å gå inn på fanene Roller, Tjenester, Iplos, Diagnose/Cave, Legemiddel, Medisinsk faglig og Sykepleiedok. I disse fanene vil en rekke opplysninger fra brukerens journal og plan/rapport være tilgjengelig og automatisk legges ved i meldingen. Melding I denne fanen registreres kun mottaker (og evt mottaker helsepersonell). Roller I fanen Roller kan man legge ved informasjon om helsepersonell og andre forbindelser som har en tilknytning til brukeren. Informasjonen som vises i denne fanen hentes fra brukerens liste av kontaktpersoner og forbindelser som har en tilknytning til brukeren. Alle opplysningene hvor det er haket av for Ta med, vil bli med i meldingen. 27

Tjenester I denne fanen får man opp en liste over tjenester som brukeren mottar av pleie- og omsorgstjenesten. Operatøren velger selv hvilke opplysninger som skal tas med ved å hake av for dette i kolonnen til høyre i hvert element. Iplos I fanen Iplos kan man velge å ta med opplysninger om IPLOS-registreringer for brukeren. I kolonnen til høyre kan operatøren velge å huke av for hvilke opplysninger som skal tas med. I utgangspunktet er alle hakene satt, slik at man må ta bort det som ikke skal være med. 28

Diagnose/Cave I fanen Diagnose/Cave kan man velge å ta med opplysninger om diagnoser og Cave/allergi fra brukerens journal. I feltet til venstre vises en liste over aktuelle diagnoser registrert på brukeren. Elementer i denne listen hentes fra registrerte diagnoser på brukeren. Operatøren velger selv hvilke diagnoser og allergier som skal tas med i meldingen, ved å huke av for dette i kolonnen til høyre for hvert element. Legemiddel I denne fanen kan man velge å ta med legemidler i meldingen. 29

I fanene Medisinsk faglig og Sykepleiedok. I feltet nede til venstre kan man søke opp rapporter etter ulike kategorier, områder og tiltak. Rapportene vises i en liste under, mens innholdet i rapporten vises i felt til høyre. For å kopiere inn tekst fra rapporter i journalen, velg Sett inn rad ved å trykke på knappen på menylinja. Feltet oppe til venstre blir da et aktivt tekstfelt, hvor man kan kopiere inn tekst fra feltet nede til høyre. Velg type opplysning fra nedtrekksmenyen. Trykk på knappen Kopier fra journal. Man kan også skrive direkte i dette feltet. Sende Innleggelsesrapport Når man har lagt til alle ønskede opplysninger fra alle arkfaner kan man trykke Vis melding før man sender den. 30

5.3.5 Legemiddelhåndtering Man kan sende melding om Legemiddelhåndtering. 5.3.6 Orientering om dødsfall Melding Man kan sende melding om dødsfall ved bruk av denne meldingen. Ved valg av meldingstypen vil det bli utført kontroll mot brukerens status. Dersom brukeren i Profil ikke er meldt død med angitt dato vil en få feilmelding (Brukeren er ikke død), og valget blir avvist. Det kreves altså at brukeren meldes død i Profil før slik melding kan sendes. Ved produksjon av meldingen vil dødsdato/tidspunkt for hendelsen alltid bli satt lik dødsdato angitt i brukerens mappe under Brukerdetaljer. I tillegg får operatøren tilgang til felter for angivelse av utfyllende informasjon om dødsfallet: Man kan skrive i Merknad eller Beskrivelsesfeltet. Dato/Anslag: Denne settes default lik False. Dette innebærer at en går ut fra at dødsdato er eksakt. Kan overstyres dersom det er tvil om dødstidspunktet. Roller 31

I fanen Roller kan man legge ved informasjon om helsepersonell og andre forbindelser som har en tilknytning til brukeren. Informasjonen som vises i denne fanen hentes fra brukerens liste av kontaktpersoner og forbindelser som har en tilknytning til brukeren. Operatøren kan velge hvilke opplysninger som skal tas med i meldingen, dette gjøres ved å huke av for Ta med som vist i figuren. 32

5.3.7 Orientering om tjenestetilbud (pleie- og omsorgsmelding) Ved opprettelse av en pleie- og omsorgsmelding av typen Orientering om tjenestetilbud vil fanene Roller og Tjenester være aktive, i tillegg til Melding-fanen. Melding I denne fanen registreres kun mottaker (og evt mottaker helsepersonell). Roller I fanen Roller kan man legge ved informasjon om helsepersonell og andre forbindelser som har en tilknytning til brukeren. Informasjonen som vises i denne fanen hentes fra brukerens liste av kontaktpersoner og forbindelser som har en tilknytning til brukeren. Operatøren kan velge hvilke opplysninger som skal tas med i meldingen, dette gjøres ved å hake av for Ta med som vist i figuren. Tjenester I denne fanen får man opp en liste over tjenester som brukeren mottar av pleie- og omsorgstjenesten. Operatøren velger selv hvilke opplysninger som skal tas med ved å hake av for dette i kolonnen til høyre i hvert element. 33

6.0 Lagre melding under produksjon (kladd) OBS: alle meldinger som ligger «kladd» før oppgradering til Profil 7.50 blir slettet under oppgraderingen. Det er derfor sterkt anbefalt å ferdigstille disse før oppgradering. Funksjonaliteten skal tilby brukeren mulighet til å kunne avslutte produksjon av meldingen på et gitt tidspunkt, for så å fortsette produksjonen på et hvilket som helst senere tidspunkt. En elektronisk melding lagret i Profil vil bestå av: Data som registreres manuelt av operatøren under produksjon av meldingen. Lukk Ved lukking av skjermbildet Lag og send melding får man spørsmål om man ønsker å lagre meldingen dersom følgende er oppfylt: Meldingen ikke er sendt Meldingen ikke er lagret etter siste endring i skjermbildet. Lagre Lagring av meldingen vil først være tilgjengelig etter at meldingstype er valgt. Knapp for Lagring gjøres utilgjengelig etter vellykket sending av melding, og blir så først tilgjengelig igjen etter at en eventuelt har startet produksjon av ny melding. Send Etter vellykket sending av melding gjennomføres følgende tiltak: Eventuell lagret kladd av meldingen slettes. Vi skal altså aldri ta vare på kladd av sendt melding. Lagre-knapp gjøres utilgjengelig. Det er for sent å lagre. Knapp for Ny melding gjøres tilgjengelig. Ny melding Ved valg av denne funksjonen vil en få spørsmål om man ønsker å lagre meldingen dersom følgende er oppfylt: Melding i skjermbildet ikke er lagret etter siste endring. Når man henter opp kladd av meldingen, skal Profil sørge for en best mulig rekonstruksjon av situasjonen før avbruddet. Lagrede meldinger finner man igjen under menyvalget Ajourhold - Kladd meldinger Dobbeltklikk på melding gir inngang til Lag og send-dialogen for denne meldingen. Man får kun opp meldinger man selv står som Ansatt på. Meldinger bevares som kladd i en måned fra de er lagret, og blir så slettet av Profil. 34

7.0 Tilleggsopplysninger og Dialog 7.1 Tilleggsmelding Med utgangspunkt i tidligere sendt melding skal det være mulig å sende en ny melding som merkes slik, at det fremkommer at denne inneholder tilleggsopplysninger til den opprinnelige meldingen. Funksjonalitet for generering av tilleggsmelding gjøres tilgjengelig i dialoger som viser meldinger. I praksis vil dette si følgende steder: I meldingsboksene (Mine meldinger og Gruppens meldinger) I den modale dialogen som viser frem meldingen og saksbehandlerstatus (Mappen Meldinger på brukerkortet) I den modale dialogen som viser frem meldingen og saksbehandlerstatus (Mappen Elektroniske meldinger i Pasientjournalen Funksjonen for sending av tilleggsmelding blir gjort tilgjengelig ved ny knapp (Tilleggsmelding). Knappen blir tilgjengelig for valg dersom en i meldingslisten har merket en melding som er sendt tidligere. Svar kan kun gis på mottatt melding, og tilleggsmeldingen kan kun sendes for en melding en har sendt selv. 7.1.1 Sende kansellering eller endringsmelding (fra versjon 7.40) Stå på en tidligere sendt melding. Dobbeltklikk for å åpne meldingen. 35

Klikk knappen Tilleggsmelding. Du kan da velge hva slags ny melding du ønsker å knytte til den tidligere sendte meldingen. Hvis du prøver å velge en tilleggs-endringstype som ikke kan brukes vil du få beskjed om det. Meldingen din kommer nå opp, og er tydelig merket med type korreksjon. 36

Send meldingen som vanlig. På knappen Vis Dialog får du listet opp de meldingene som er knyttet sammen. 7.1.2 Motta korreksjon på tidligere mottatt melding (fra versjon 7.40) Dette kommer som en vanlig elektronisk melding i Profil, men du vil se på meldingshodet at dette er en korreksjon på en tidligere mottatt melding. Det finnes flere typer korreksjoner: Kansellering av tidligere sendt melding, endring av tidligere sendt melding, oppdatering og erstatning av tidligere sendt melding, samt tillegg til tidligere sendt melding. 37

Meldingen behandles på vanlig måte i Profil. Når du senere åpner meldingen vil du kunne se hvilke meldinger denne erstatter ved å klikke knappen Vis Dialog i meldingsmappen Både tidligere mottatte og siste meldinger kan selvfølgelig åpners og leses som vanlig. 38

7.2 Vis Dialog Dialog viser flere meldinger knyttet mot (sendt/mottatt på) en melding. Funksjonalitet for Dialog gjøres tilgjengelig i dialoger som viser meldinger. I praksis vil dette si følgende steder: I meldingsboksene (Mine meldinger og Gruppens meldinger). I den modale dialogen som viser frem meldingen og saksbehandlerstatus (Mappen Meldinger på brukerkortet) se bildet under. Nederst på siden til mappen Elektroniske meldinger i Pasientjournalen. 39

8.0 Ajourhold av sendte meldinger Når meldingen er sendt, vil det komme en rød tekst over knappene Ny, Vis melding osv. som sier: Meldingen er sendt! Meldingen blir lagret under Meldinger i brukerens mappe og Pasientjournal, i tillegg til at den finnes i Konsultasjonsdialogen. 8.1 Applikasjonskvittering Profil støtter sending og mottak av applikasjonskvittering, som skal være en bekreftelse på at en sendt melding faktisk er kommet frem. De fleste journalsystemer det er aktuelt å sende meldinger til støtter også applikasjonskvittering, noe som sikrer at Profil faktisk vil motta en kvittering på alle sendte meldinger. 8.1.0 Lese applikasjonskvitteringen Applikasjonskvitteringene finnes i brukerens meldingsmappe. For å lese selve applikasjonskvitteringen: Hak av for Vis kvittering. Dobbeltklikk på ønsket applikasjonskvittering for å lese innholdet i den. I meldingen kan man se f.eks når mottaker fikk meldingen, hvem som sendte/mottok, og lese litt om den opprinnelige meldingen. Applikasjonskvitteringer er mulig å slette. 8.2 Overvåk sendte meldinger Meldingsansvarlig (eller andre utpekte) har et spesielt ansvar for å følge med på status på sendte meldinger. Dette gjøres ved å trykke på Meldingsboks 5. Avvik sendte. 8.2.0 Overvåk sendte meldinger fra Elektronisk Meldingsboks nr 5. (Avvik sendte) Meldingsansvarlig (eller tilsvarende) bør ha som oppgave å følge med i meldingsboks nr. 5 Avvik sendte. Dersom det ligger meldinger her med manglende applikasjonskvittering, må kommunens egne rutiner for håndtering av disse følges. Videre bør man sjekke loggen til meldinger i kommunens meldingsserver, og ellers følge normale prosedyrer for feilhåndtering/support. 40

Mangler kvittering: Etter utgått tid for Grense applikasjonskvittering, vises et hengelås med rødt kryss som sier at det ikke er mottatt kvittering, og at vi har ventet lengre enn angitt grense på x antall timer. Inntil Grense for applikasjonskvittering er nådd, vil sendte meldinger vises med blått flagg, og teksten på Kvitteringsstatus er: Venter på kvittering. 8.2.1 Overvåk sendte meldinger fra meldingsmappene I fanen Meldinger på brukerens mappe, i konsultasjonsdialogen, og i Elektroniske meldinger i Pasientjournalen kan man ta utvalg av meldinger slik at kun sendte meldinger vises. Man kan dermed sjekke status på sendte meldinger også herfra, se eksempelet i bildene under. 41

8.2.2 Ikoner for varsling vedrørende applikasjonskvittering Intet ikon Positiv applikasjonskvittering er mottatt Applikasjonskvittering ikke mottatt (venter på kvittering) Negativ applikasjonskvittering mottatt (meldingen er avvist) Melding mottatt med feil i delmelding Mangler kvittering etter angitt grense Den øverste meldingen i bildet under er det mottatt en positiv applikasjonskvittering på. Den mellomste er det mottatt en negativ applikasjonskvittering på. Den nederste meldingen vente på kvittering. 8.2.3 Hvordan håndtere avvik ved manglende/negativ applikasjonskvittering Ved blått flagg: Applikasjonskvittering ikke mottatt. Det vil si at det mangler kvittering. En melding har et blått flagg til en positiv applikasjonskvittering er mottatt, eller til grense for applikasjonskvittering er nådd. Det blå flagget vil da bli erstattet av en gul hengelås, med rødt kryss. Ved gul hengelås med rødt kryss: Følg kommunens håndtering for avvik. Ta kontakt med IT for å sjekke status i Visma Link. Er alt ok her, ta kontakt med samhandlingspartner for å sjekke om meldingen er kommet fram. Hvis den er kommet fram må det sjekkes hvorfor ikke samhandlingspartner har sendt/sender Applikasjonskvittering. Ved rødt flagg: Negativ applikasjonskvittering mottatt (meldingen er avvist av mottagersystemet). Denne havner i Innboksen. Les meldingen. Her står det hva som er feil. Marker meldingen og velg Se sendt. Man vil da kunne lese den opprinnelig sendte meldingen som har mottatt Negativ applikasjonskvittering, for å se etter eventuelle feil i denne. NB! Knappen vil kun være aktivisert dersom man har merket en negativ applikasjonskvittering. Eventuelt: Markér meldingen som har rød kvittering under Avvik sendte og velg Vis dialog. Dobbeltklikk på meldingen Applikasjonskvittering. Her vil det stå hvorfor meldingen er avvist. Følg kommunens egne prosedyrer for avvik. Ved gult flagg: Melding mottatt med feil i delmelding. Denne havner i Innboksen. Les meldingen. Her står det hva som er feil. 42

9.0 Rapporter Alle rapporter vedr. elektroniske meldinger er samlet under ett menyvalg i Rapportmenyen. Under Rapporter -> Elektroniske meldinger - >Meldingsliste/Saksbehandling kan man søke opp alle mottatte og sendte meldinger, etter ulike kriterier. Under Rapporter -> Elektroniske meldinger-> Ikke journalførte meldinger kan man søke opp meldinger som ikke er journalført. 43

Under Rapporter >Elektroniske meldinger -> Avvik sendte finnes en rapport som viser alle avvik for sendte meldinger innenfor et gitt tidsrom. Under Rapporter >Elektroniske meldinger -> Statistikk kan det hentes fram statistikk basert på meldingsutvekslingen. 44

10.0 NAV meldinger Dette kapittel er i utgangspunktet laget for opplæring av Profilkom NAV meldinger. Hensikt: Samhandle elektronisk med NAV når det gjelder vederlag for opphold i institusjon. Gevinster for kommunen: Tidsbesparende Fleksibilitet i prosessen Bedre oversikt over innrapporterte trekk 10.1 Sending av inntektsopplysninger til NAV Man kan sende en melding med inntektsforespørsel mot Nav. Mappen finnes i Brukerlisten og inneholder alle elektroniske meldinger til og fra NAV. Dette inkluderer både trekkmeldingene, og meldinger knyttet til forespørsel om inntekts opplysninger. All dialog med NAV vedrørende forespørsel om inntektsopplysninger og svar utføres fra denne mappen Kalkuler Valg av knappen produserer en rapport som viser innholdet i svaret på inntekts forespørsel. Inntekt fra NAV Ved å trykke på denne kan en sende en ny forespørsel om inntektsopplysninger. Oppfrisk Når forespørsel er sendt, vil svaret ikke automatisk vises i listen. En kan trykke knappen for å oppfriske listen for å se om svaret har kommet. Erfaringsvis kan det ta et par minutter før svaret kommer Vis dialog Marker den meldingen man vil se på og klikk på Vis dialog. Du vil her se dialogen rundt den meldingen som er sendt. 45

10.1.1 Send forespørsel om inntekts opplysninger Velger en knappen Inntekt fra NAV får en opp en dialog hvor en kan bestille inntekts opplysninger fra NAV. Man kan gjennomføre bestillingen fra dette skjermbildet (angi datoer og ytelsestyper og velg knapp for sending av meldingen (Send melding). I dialogen vist ovenfor, vil en se at det ikke er nødvendig å angi avsender og mottaker av meldingen. Disse opplysningene er satt opp i sin helhet i system masteren. Ektefelle: Man kan også hake av om vedkommende har ektefelle. Forutsetning for å få valg om ektefelle i dette bildet, er at det er påført fødsels og personnummer i Forbindelsesregisteret, og at vedkommende er registrert som Ektefelle i kontaktpersonbildet på bruker. Resultatet bli at det sendes 2 meldinger. Det blir sendt en melding med forespørsel for brukeren, og en for ektefellen. 46

Etter at en har sendt meldingen, og har lukket skjermbildet vil en finne den sendte meldingen i listen slik det er vist nedenfor. Meldingen er markert med flagg som viser at en venter på svaret. 10.1.2 Rapport som viser innholdet i svaret Ved å dobbeltklikke på svarmeldingen fra NAV, får en opp en forhåndsvisning av innholdet i meldingen. I tillegg finnes en rapport som sammenstiller innholdet i meldingen. Dersom man i listen markerer en melding av typen Inntekt svar, blir knappen Kalkuler tilgjengelig. Ved å velge denne får en opp en rapport. Innholdet i rapporten kan en velge å gruppere/sortere på Ytelsestype eller Posteringsdato. Nedenfor vises eksempler på produserte rapporter. Disse er produsert mot svarmeldinger Visma får tilbake fra NAV for testbrukere de har satt opp for oss. Gruppering på Ytelsestype Gruppering på ytelsestype gir følgende rapport: 47

Gruppering på Posteringsdato Gruppering på posteringsdato gir følgende rapport: 48

10.2 Motta melding om inntekstforespørsel Når meldingen er mottatt hos Nav, lager de en svarmelding som sendes tilbake til kommunen. Denne meldingen heter Inntekt Svar, og lister opp inntektsopplysninger og utbetalte ytelser, samt forskuddstrekk, i perioden som ble etterspurt. Meldingene finnes i Egenbetalingsmodulen i et eget skillekort for Melinger i Brukerlisten, og kan hentes fram og leses herfra. Tallene kan man da bruke i Profil i forbindelse med beregning av egenbetaling for langtidsopphold i institusjon. Man må åpne meldingen for å se om denne gjelder bruker eller ektefelle. 49

10.3 Sending av NAV meldinger Følgende meldinger finnes: Melding fra kommunen: Beregne og sende vederlagstrekk Nytt trekk (innmelding av trekk) Sende endring av vederlagstrekk Endring trekk Sende stoppmelding Stopp trekk Melding fra NAV: Kvittering for mottatt vedtak vederlag Kvittering for mottatt vedtak vederlag Kvittering for mottatt vedtak vederlag Arbeidsflyt: Ved innskriving på institusjon, lages et nytt vederlag, og man sender meldingen Nytt trekk. Når man sender en Nytt trekk-melding til NAV, så blir det opprettet et trekk-vedtak hos NAV. Dette er unikt i forhold til bruker og insitusjon (TSS-ID, eller, som NAV kaller det: Kreditor trekk-id). Man kan etter det da kun sende Endringsmelding (endrer utbetalingsbeløp) eller Stoppmelding (stopper utbetaling). Når en i etterkant lager nye vederlag eller endrer vederlag på bruker, skal en benytte meldingen Endring av trekk. Dersom bruker har midlertidig opphold fra institusjon på grunn av sykehusopphold eller lignende, skal en benytte Stopp av trekk. Ved oppstart med elektroniske meldinger for vederlag må den første meldingen for alle beboere, være Nytt trekk. Selv om det ligger trekk fra før, innmeldt manuelt etter gammel ordning, Det vil si at selv om beboer har vært på institusjon i lengre tid, skal første elektroniske melding være Nytt trekk. Viktig: Stoppmelding stopper ikke VEDTAKET. Dette løper fortsatt. Den stopper bare UTBETALINGER på dette vedtaket. Det riktige å gjøre etter en Stoppmelding er derfor å sende en Endringsmelding når trekk skal startes igjen. IKKE Nytt trekk-melding. Når en bruker flytter til nytt sykehjem, og dette sykehjemmet har en annen TSS-ID enn det første, så må de gjøre følgende: - Sende stoppmelding før man bytter sykehjem - Flytte bruker til nytt sykehjem - Sende Nytt trekk-melding (fordi det nå er en ny kreditor trekk-id). Om en bruker flytter tilbake til et sykehjem som vedkommende har vært på før (og hatt NAV trekk på før) må man gjøre følgende: - Sende stoppmelding før man bytter sykehjem - Flytte bruker tilbake til sykehjem vedkommende har vært på før - Sende ENDRINGSMELDING. Dette fordi det allerede finnes et vedtak på dette sykehjemmet. 50

10.3.1 Innmelding av trekk Nytt trekk Start ved å hente opp Ordinært vederlag for bruker det skal sendes melding på. Når vederlaget er ferdig beregnet, lagres vedtaket. Klikk på knappen Meldinger NAV. Du får nå opp dette bildet: Velg Type melding: Nytt trekk. NB: Nytt trekk velges kun første gang en melding sendes på den enkelte bruker. Velg Beløp og Fradato. Fradato må være den første i måneden trekket skal starte. TSS-id og NAV sin trekk-id, vil ikke bli fylt ut i dette bildet når man sender Nytt trekk. 51

Trykk på knappen Send melding. Man får nå opp meldingen på skjerm, den vil ikke bli sendt. Se over meldingen før du sender den. Klikk på knappen Send nederst i bildet, meldingen sendes til NAV. Når meldingen er sendt, vil det komme en rød tekst: Meldingen er sendt! 10.3.2 Endring trekk Når en i etterkant lager nye vederlag eller endrer vederlag på bruker, skal en alltid benytte meldingen Endring trekk. TSS-id og NAV sin trekk-id fylles inn automatisk fra Profil. Desember trekk: Når ordinært vederlag er innmeldt og vi har mottatt kvittering fra NAV, kan man sende vederlagstrekk for desember. Hent opp vederlaget og opprett ny melding til NAV. Velg Endring trekk, Beløp fra feltet skattefri måned, dato fra 01.12.201x og til dato 31.12.201x. Da vil dette trekket gjelde kun for desember og det ordinære tidligere innmeldte vederlaget igjen fra januar. 52

10.3.3 Stopp melding Når beboer flytter for eksempel hjem, til annen kommune eller dør, skal det sendes Stoppmelding så raskt som mulig til NAV. NB! Her skal stoppdato være den 1. i måneden stoppet gjelder fra. For eksempel, beboer dør 19/8, stoppdato blir 1/9. Dette er for å unngå feil utbetalinger og lignende. 10.3.4 Generelt om NAV meldinger Man finner en oversikt over alle meldinger som er sendt til NAV knyttet til vederlaget i mappen NAV meldinger i brukermappen i egenandelsmodulen. Mappen inneholder alle elektroniske meldinger til og fra NAV. Dette inkluderer både trekkmeldingene, og meldinger knyttet til forespørsel om inntekts opplysninger. Enhver melding sendt til NAV skal motta en kvittering: Vederlagstrekk retur til NAV. Mottas ikke denne er det et avvik, og man må følge kommunes rutiner for håndtering av avvik. Man vil nederst i bildet se alle meldinger som er sendt til og motatt fra NAV vedrørende valgt bruker. Meldinger send fra Egenbetalingsbildet finnes også fra knappen der Vis melding Marker den meldingen man vil se på og klikk på Vis melding for å se meldingen. 53

Vis dialog Marker den meldingen man vil se på og klikk på Vis dialog. Her finnes dato og klokkeslett for når meldingen er sendt, og saksbehandler. Meldingstype er enten Vederlagstrekk, til NAV eller Vederlagstrekk, retur fra NAV. Avsender er ut i fra det som er definert i systemadministrasjon. TSS-id: Styrer hvor oppgjøret fra trekket skal konteres. NAV sin trekk-id: Når første melding om trekk sendes til NAV, vil kommunen motta en returmelding fra NAV med en trekk-id som følger vederlaget i ettertid. Dette gjør at NAV til en hver tid vet hvilket vederlag det er snakk om. Dersom dere stopper trekket, og oppretter et nytt vederlag, så vil dette få en ny trekk-id. Meldingen sendes på vanlig måte ved å klikke Send Melding. 10.4 Avvik på sendte meldinger til NAV Man skal motta returkvittering fra NAV på sendte meldinger. Hvis det ikke skjer kan det være et avvik som må følges opp med kommunens egne rutiner for avvik. Man kan sjekke Kvitteringstatus ved bruk av rapporten NAV Innrapportering av trekk (Rapporten finnes også i Brukermodulen). Denne rapporten viser alle meldinger som er sendt til NAV i en periode med utvalg på Distrikt eller Institusjon Den viser også avvik, og man kan velge å bare se avvik, ved å la haken så i feltet Kun avvik, når man bestiller rapporten. Rapporter NAV Innrapportering av trekk 54

I denne rapporten står det Meld.nr. Dette har ingen praktisk betydning i det daglige, men kan være til hjelp for support ved evt. feil. NB! Det skal være en sum i feltet Trygde trekk i vederlagsberegningen. Hvis denne summen endres, for eksempel settes til kr. 0 og beløpet er flyttet til Fakt fra komm fordi man må fakturere en måned mer, vil beløpet i rapporten også være kr. 0. Avvik kan også følges opp fra Meldingsboksene, og direkte fra den sendte meldingen i Egenbetalingsmodulen. (Se eventuelt kapittel 9 for mer informasjon om avvik). 55

11.0 Systemadministrasjon Tilrettelegge for elektronisk meldingsutveksling 11.1 Master I master i systemadministrasjonsmodulen er det noen felt som må fylles ut før man starter med meldingsutveksling i Profil. Ajourhold -> System ->Master. 11.1.0 Kommune Under skillekortet Kommune registrerer man kommunens HER- id, virksomhetens navn, og avsender på meldingene. Skal det samhandles med NAV må man i tillegg registrere Organisasjonsnummer og TSS-id. HER-id: Dette er en id som opprettes ved registrering i adresseregisteret til Norsk Helsenett. TSS-id: Har ingenting med selve kommunikasjon å gjøre, men brukes i forhold postering av inntekter ved refusjonsordningen for vederlag. Alle kommuner har en TSS-id. Dersom man sender til NAV uten TSS id vil ikke meldingen godkjennes (får tilbake negativ kvittering), dette fordi NAV da ikke vil ha en referanse for hvor de skal sende refusjon av trygdetrekket de gjør fra trygdeutbetalingen. Skal vederlag overføres fra NAV til hver enkelt institusjon og ikke samlet, benyttes TSS id for hver institusjon som er knyttet til institusjonens kontonummer for vederlag og organisasjonsnummeret. TSS id må da registreres for hver institusjon. NB! Dette gjelder for kommuner som har flere enn en institusjon. TSS id skal da ikke registreres i Master. Organisasjon/Geografi Institusjon. 56

11.1.1 Styring Under skillekortet Styring angis det hvor lang tid det anses som normalt å vente på applikasjonskvittering. Ved å sette Grense for applikasjonskvittering til for eksempel 24 timer, så vil den sendte meldingen bli merket spesielt dersom applikasjonskvittering ikke er mottatt innen 24 timer. 11.1.2 Integrasjon Under skillekortet Integrasjon settes grense for hvor mange minutter det kan gå før det varsles at innboksen inneholder meldinger, eller at det finnes ubehandlede meldinger. Sjekk at informasjon om NAV kontoret er registrert i Systemadministrasjon. For kunder som har sendt NAVmeldinger tidligere, skal dette feltet være fylt ut korrekt. Sjekk også at dere har en gyldig partneravtale med NAV, ellers vil ikke meldingene gå korrekt gjennom Link. I tillegg velges Tjenestested adr. NAV, ut i fra autorisasjonen man har gitt til tjenestested knyttet mot egenbetaling i institusjon. 57

11.2 Eksterne system Under Ajourhold -> System -> Eksterne system må det settes opp parametere for etablering av forbindelse med esamserveren. Data som skal registreres her finnes i Installasjonsrapporten. For å teste koblingen til esamserver, trykk knappen Test esam. 11.3 Meldingsansvarlig Rollen som meldingsansvarlig er en organisatorisk rolle som må pekes ut av kommunen / pleie- og omsorgstjenesten, og vedkommende vil da ha ansvar for å følge med på innkommende meldinger i innboksen. Kommunen kan vurdere å opprette en egen gruppe for Meldingsansvarlig, hvor man sørger for å huke av for rettigheter knyttet til meldinger. Meldingsansvarlig vil da ha et spesielt ansvar knyttet til Innboksen, slik at meldinger blir videreformidlet til ansvarlig eller journalført. Den som blir utpekt som meldingsansvarlig vil ha et spesielt ansvar for innkommende meldinger tilknyttet ukjent bruker, og må således ha tilgang til funksjon Meldinger: Ukjent bruker i bildet over. Det anbefales at kun meldingsansvarlig(e) har tilgang til denne funksjonen. Meldingsansvarlig har også ofte ansvar for å følge opp eventuelle avvik på sendte meldinger. 11.4 Funksjonsgrupper: Meldingsansvarlig og Meldingsgruppe og Merkantil NAV Det anbefales å lage egen funksjonsgruppe for Meldingsansvarlig, i tillegg til en egen gruppe for de som skal sende og behandle mottatte meldinger: Meldingsgruppe. De som skal sende melding om vederlagstrekk må være registrert i funksjonsgruppe med tilgang til meldinger. Dette kan for eksempel være Merkantil gruppe, man kan også lage en ny gruppe kun for de merkantile som jobber med vederlag og vil komme til å sende meldinger. Når man starter å samhandle med sykehus, eller andre som medfører at man kan motta meldinger utenom vanlig kontortid, må det tas høyde for helg og høytider, slik at meldinger i innboksen kan behandles også da. Det kan derfor vurderes om kommunen bør ha en Meldingsansvarlig gruppe til med noe færre rettigheter, enn hovedmeldingsansvarlig. Nye funksjonsgrupper registreres under Autorisasjon -> Funksjonsgruppe. Plasser de respektive ansatte i gruppene i bildet Autorisasjon -> Operatør funksjonsgruppe. KOMMUNEN MÅ SELV LAGE RETNINGSLINJER FOR HVILKE TILGANGER DE ULIKE GRUPPENE SKAL HA. 58

11.5 Tilgang til meldingsbokser For å få tilgang til elektroniske meldinger må det settes noen rettigheter knyttet til operatørens tilgang til funksjoner. Når disse tilganger er satt vil operatøren få tilgang til elektroniske meldinger i Visma Omsorg Profil i henhold til operatørens øvrige tilgang til en bruker. Med dette menes at en operatør kun vil få tilgang til mottatte meldinger på en bruker som han/hun ellers har tilgang til. Tilgangene settes i systemadministrasjonsmodulen, under Autorisasjon -> Tilgang funksjoner. Her settes rettigheter pr gruppe som operatøren er medlem i. Meldinger: Alle meldinger gir tilgang til Alle meldinger i Elektroniske meldinger. Meldinger: Endre bruker gir tilgang til å endre meldinger til å gjelde en annen bruker. Meldinger: Gruppens meldinger gir tilgang til meldinger i denne mappen. Meldinger: Innboks gir tilgang til meldinger i Innboksen, det vil si alle nye meldinger. Meldinger: Meldingsboksene gir tilgang til Elektroniske meldinger. Meldinger: Meldingsmapper gir tilgang til mappen Meldinger på Brukerkortet eller i Konsultasjon. Meldinger: Mine meldinger gir tilgang til meldinger i denne mappen. Meldinger: Sende meldinger gir tilgang til å sende meldinger. Meldinger: Status sendte gir tilgang til Avvik sendte i Elektroniske meldinger. Meldinger: Ukjent bruker gir tilgang til å se alle meldinger på brukere som ikke er registrert i Profil. Meldinger: Varsling gir den gule varseltrekanten til pålogget operatør. ( ) Reservasjoner: Gir tilgang til bildet Reservasjoner i Fagmenyen. SENDE MELDING Avviksmelding: Gir tilgang til å lage og sende meldingen Avviksmelding SENDE MELDING Forespørsel: Gir tilgang til å lage og sende meldingen Forespørsel SENDE MELDING Helseopplysninger til lege: Gir tilgang til å lage og sende meldingen Helseopplysninger til lege SENDE MELDING Henvisning: Gir tilgang til å lage og sende meldingen Henvisning SENDE MELDING Innleggelsesrapport: Gir tilgang til å lage og sende meldingen Innleggelsesrapport SENDE MELDING Legemiddelhåndtering: Gir tilgang til å lage og sende meldingen Legemiddelhåndtering SENDE MELDING Orientering om dødsfall: Gir tilgang til å lage og sende meldingen Orientering om dødsfall SENDE MELDING Orientering om tjenestetilbud: Gir tilgang til å lage og sende meldingen Orientering om tjenestetilbud SENDE MELDING Svar på forespørsel: Gir tilgang til å lage og sende meldingen Svar på forespørsel 59

11.6 Tjenestebasert adressering I forbindelse med sending og mottak av elektroniske meldinger, må kommunen følge et Minimumskrav til registrering av kommunikasjonsparter i en kommune (se kapittel 8 i Norsk Helsenetts register Vedlikehold av informasjon om kommunene og deres kommunikasjonsparter). Alle kommunikasjonsparter i en kommune skal ha navn fra en tjenestetype fra kodeverk 8663 Kommunale helseog sosialtjenester. Alle kommuner skal opprette minimum 3 tjenestebaserte kommunikasjonsparter i Norsk helsenetts adresseregister: Sykepleietjeneste, pleie- og omsorg (KP02) Legetjeneste, pleie- og omsorg (KP01) Saksbehandler pleie, omsorg, rehab (KD0501) For vederlagstrekk til NAV skal denne kodene benyttes: Økonomi/oppgjørstjeneste, pleie- og omsorg (KP04) Dette betyr at en må angi hvilket tjenestested meldingen sendes fra og til. Det er mulig å autorisere på tjenestestedet, slik at ansatte kun får se meldinger som er sendt til et tjenestested. Når tjenestedsadressen er registrert i Norsk Helsenetts adresseregister, opprettes den i Profil. Tjenestestedet opprettes ved Organisasjon/Geografi-> Tjenestested - Adressering. HER-id Navn Merknad Aktiv Angi HER-id for tjenestestedet (fra NHN) Angi navn for tjenestestedet Angi evt. en merknad for tjenestestedet Sett en hake dersom tjenestestedet er aktivt 60

11.7 Autorisasjon Tjenestested For å autorisere på tjenestested, gjøres dette på samme måte som annen autorisasjon for funksjonsgruppen en ansatt er medlem av. Autorisasjon -> Tilgang tjenestested-adressering. Velg funksjonsgruppe, og sett hake bak de tjenestestedene gruppen skal ha tilgang til. OBS: Skal Meldingsansvarlig ha tilgang til alle innkommende meldinger, må vedkommende være autorisert for alle tjenestestedene. 11.8 KITH kodeverk Sending og mottak av meldinger krever at Visma Omsorg Profil støtter bruk av KITH kodeverk i en rekke nye og gamle felter. Kodeverket finnes under Ajourhold KITH koder Det kan legges til rader lokalt, som ny detaljrad. Slike rader påføres <Lokal> = J. Detaljrader med <Lokal> = Nei kan ikke endres/slettes. KOMMUNEN MÅ HA EGNE RETNINGSLINJER FOR EVT NYE LOKALE RADER, DA DISSE VIL KUNNE HA INNVIRKNING PÅ MELDINGER. 61

Ved nye koder kan det være nødvendig å importere disse i Profil. Hvis det senere skulle være behov for å importere noe kodeverk, finnes importprogram i Systemadministrasjonsmodulen. Importen starter opp fra: Fil Importer KITH kodeverk Trykk fil og hent opp filen. Trykk på Importer knappen som da blir aktivert. 11.9 Stillingskoder For å få tilgang til en rolle ved laging og sending av melding må man være tilknyttet en stilling i Personellmodulen. (Man kan også sette rolle på manuelt ved sending av meldinger.) Ved å koble stillingskoden med Kategori helsepersonell, slik det er vist i bildet under, vil stillingen bli lagt på avsender i meldingen. Når en ansatt har flere stillinger velges en tilfeldig for å bestemme kategorien. Dette gjelder spesielt for de som bruker arbeidsplanleggeren. Ajourhold -> Personell -> Stillingskoder 62

11.10 Tilrettelegging av Ansatt i personellmodulen Personlig avsender vises ikke i meldingene pr i dag. Det er derfor ikke behov for å registrere HPR-nr på ansatte i Ansattbildet. 63

12. Visma adresseregister - vadr Adresseregisteret er verktøyet for presis adressering av meldinger i helsenettet. Visma Adresseregister ligger som en integrert, men lokal del av NHN-adresseregister. NHN-adresseregister og Visma Adresseregister er satt opp slik at pålogging fra Visma Adresseregister til NHN-adresseregister er ferdig definert, man trenger altså ikke brukernavn og passord for å komme inn i NHN-adresseregister. Autorisering i forhold til hva man får lov å gjøre i begge adresseregistrene, ligger i Visma Adresseregister og styrer den enkelte brukers rettigheter i begge. NB man kan ikke vedlikeholde informasjon om for eksempel egen kommune når man logger seg på NHN-adresseregister denne veien. 12.1 Forberedelser før oppstart Her er innstillingene som må være på plass i Profil og vadr ved oppstart. Systemadministrasjon Ajourhold -> System -> Eksterne system Velg Visma Adresseregister. URL for selve vadr applikasjonen. URL for api som benyttes ved b.la. nedlastning under vask og lag/send melding. 64

12.2 Bruk av Visma Adresseregister For å åpne Visma Adresseregister er det to veier man kan gå: 1. Fra meldingsdialogen i Brukermodulen i Profil, kan man klikke på knappen Adresseregister. Brukere uten utvidet tilgang til adresseregisteret kan søke og velge samhandlingspartnere her når de skal sende/svare på meldinger. (De vil kunne søke opp og se samhandlingspartnere som er lastet ned og ligger lokalt). NB brukere uten utvidet rettighet kan søke i NHN-adresseregister, men ikke laste ned til Visma Adresseregister. Brukere uten utvidet tilgang til Visma Adresseregister kan ikke heller ikke logge inn i adresseregisteret. 2. Fra filmenyen i Brukermodulen i Profil kan man velge å gå direkte til adresseregisteret (vadr først og videre logging til NHN-adresseregister) I Visma Adresseregister kan man gis rett til å logge på som Superbruker eller Admin bruker. Superbruker gir rett til å logge inn i NHN-adresseregister og laste ned samhandlingspartnere som ikke ligger lokalt. Admin bruker - gir utvidet tilgang til system innstillinger, samt å opprette nye brukere av Visma Adresseregister, oppdatere KITH koder med mer. 65

12.3 Admin i Visma Adresseregister Med Admin rettigheter kan du jobbe med systeminnstillinger, oppdatering av kodeverk og opprette/avslutte brukere (superbrukere i Visma Adresseregister). Logg inn som Admin-bruker i Visma Adresseregister: Velg deretter som vist i bildet: Velg deretter Synkronisering. 66

Bildet har to funksjoner: 1. Sette opp synkronisering til faste tidspunkt Synkroniseringen vil kjøres på det angitte tidspunktet, og sørger for at vadr har oppdaterte data i etterkant. Vær oppmerksom på at bare samhandlingspartnere som er merket med «Skal synkroniseres» omfattes av jobben. 2. Manuelt sette i gang en synkroniseringsjobb av alle partnere som er merket «skal synkroniseres» i vadr Synkronisering Beskrivelse av synkroniseringsprosessen krever en overordnet forståelse av de enhetene som inngår i adresseregistret. I adresseregistret finnes det 4 forskjellige typer enheter (kommunikasjonspartnere). Synkroniseringsprosessen er i utgangspunktet lik for alle disse typene, men det finnes et viktig unntak fra dette som vi kommer tilbake til. De 4 forskjellige typene er beskrevet i følgende tabell. Type Eksempel Merknad Virksomhet Helseforetak Legekontor Kommune I adresseregistret er virksomheten en selvstendig enhet, men en slik enhet har liten verdi før det er koblet underliggende enheter (tjenester, personer) til virksomheten. Avdeling Avdeling Lite brukt i adresseregistret. Kan egentlig sees på som en splitting av en virksomhet i flere virksomheter, og en slik avdeling har som virksomhet tilsvarende liten verdi før det er koblet underliggende enheter (tjenester, personer) til avdelingen. Tjeneste Sykepleietjeneste i en Nivå det adresseres til. kommune Person Lege på et legekontor Nivå det adresseres til. Synkroniseringsprosessen løper gjennom alle enhetene (uavhengig av type) i det lokale adresseregistret, og sørger for at disse blir oppdatert med eventuelle endringer som er gjort i det sentrale adresseregistret (NHN) siden forrige gang synkroniseringen ble kjørt. Dersom en virksomhet har endret adresse eller en person har endret telefonnummer eller yrkesstatus og lignende, så vil nå det lokale adresseregistret være oppdatert med de nye opplysningene. I vadr vil en i detaljvisningen for den enkelte enhet i adresseregistret se noen lokale data hvor man blant annet kan angi om enheten skal synkroniseres eller ikke. Denne angivelsen har ingen betydning for den prosessen som er beskrevet ovenfor. Selv om en for enheten (uavhengig av type) har angitt Nei for «Skal synkroniseres», så vil enheten bli oppdatert med eventuelle endringer i data om denne enheten slik det er beskrevet ovenfor. 67

Bruk av feltet «Skal synkroniseres» vil kun ha effekt utover den synkroniseringen som er beskrevet ovenfor dersom en setter Ja i dette feltet for enheter hvor typen enten er lik «Virksomhet» eller «Avdeling». Dersom en gjør dette, vil synkroniseringen sørge for at alle Tjenester og/eller Personer under denne «Virksomheten» (eventuelt «Avdelingen»), som ikke allerede finnes i det lokale adresseregistret, blir lastet ned, og blir en del av det lokale adresseregistret. Dersom kommunen over tid kun kommuniserer med en bestemt tjeneste hos et helseforetak, så kan en altså laste ned kun den ene tjenesten. Så lenge det fortsatt står Nei i feltet «Skal synkroniseres» for helseforetaket, så vil status forbli uendret. Dersom en på et tidspunkt endrer til Ja, så vil neste synkronisering sørge for at alle tjenester under helseforetaket blir lastet ned. Uansett om du angir at kommunikasjonsporten skal synkroniseres eller ikke, vil tilhørende personer og opplysninger knyttet til disse ALLTID oppdateres. Dette fordi NHN adresseregister ikke angir på en sikker måte når de siste ble endret. Tjenester og organisasjoner oppdateres hvis det er markert i NHN adresseregister at der er gjort endringer siden siste oppdatering. 68

12.4 Administrere brukere i Visma Adresseregister Velg Brukere For å åpne administrasjonspanelet, klikk på Gå til Administrasjon I bildet vises kolonner som dokumenterer: Knappen Ny bruker gir anledning til å opprette en ny bruker Navn Fult navn på ansatt Brukernavn Viser ansattes brukernavn Opprettet dato viser dato ansatt ble opprettet som operatør i Visma Adresseregister Admin/Superbruker - Symbolet viser om ansatt er Adminbruker og/eller Superbruker Rediger Gir tilgang til å endre passord og roller Slett gir mulighet til å slette operatører som har rolle Superbruker, Adminbruker kan ikke slettes. 12.4.0 Opprette ny bruker Klikk på knappen Ny bruker 69

12.4.1 Rollene har følgende tilgang: Administrator: Kan opprette/endre nye brukere Kan sette opp tidsintervall for synkronisering Kan gjøre manuell synkronisering Får lese alle logger Kan importere Volven-koder Kan endre data for NHN-service Kan laste ned og vedlikeholde samhandlingspartnere fra NHN Superbruker Får søke frem og laste ned nye samhandlingspartnere fra NHN adresseregister Får redigere samhandlingspartner (dvs si ja/nei til synkronisering, legge til fritekst etc) Administrator-rollen dekker også superbruker-rollen. 70

12.5 Legge til Volven-koder Volven-kodene er viktige for å ha oppdatert og korrekt informasjon om de ulike samhandlingspartnerne. Det gjelder blant annet klassifisering av spesialister, som brukes ved detaljert søk etter en bestemt samhandlingspartner. Per i dag så er følgende koder i basen. 3101 Kjønn 3402 Kommunenummer 3404 Fylker i Norge 7426 Helsepersonellregisterets (HPR) klassifikasjon av spesialiteter 8654 Klinisk/medisinsk service 8655 Helsehjelpsområde 8663 Kommunale helse- og sosialtjenester 8664 Apotek- og Bandasjisttjenestetyper 9040 Helsevirksomhet type 9060 Kategori helsepersonell Oppdaterte Volven-koder følger med i installasjonspakken, og vil også bli en del av oppgraderinger fremover. Har dere behov for å oppdatere kodene ut over dette kan de lastes ned fra Volven.no. Se hjelpefilen i Profil for mer detaljert beskrivelse av fremgangsmåten. I forbindelse med oppstart må den vedlagte kodeverksfilen lastes inn i vadr. Dette gjøres via funksjonen Klikk i feltet for å finne kodefilen. 71

12.6 Logg Loggen viser når vadr sist ble oppdatert, enten ved at synkroniseringsjobben er kjørt, eller ved at noen har lastet ned en ny samhandlingspartner. Loggen viser hvilken bruker som har igangsatt oppdateringen, tidspunkt, om den er en manuell nedlastning av ny samhandlingspartner eller en automatisk oppdatering gjennom synkroniserings-funksjonen, samt hvor mange rader som er oppdatert. Knappen gir deg utfyllende informasjon om hva som er oppdatert. Merk deg at denne ofte inneholder mange personer, da disse alltid blir oppdatert når synkronisering gjennomføres. 72

12.7 Innstillinger Når Visma adresseregister installeres i kommunen, vil teknisk konsulent angi brukernavn og passord som standard pålogging fra Visma Adresseregister til NHN-adresseregister, samt url som benyttes mot NHNadresseregister. Det betyr at pålogging til NHN-adresseregister ikke vil trenger brukernavn og passord. 73

12.8 Nedlastning av nye partnere til vadr Superbrukere og administratorer har tilgang til å laste nye partner fra NHN sitt adresseregister til vadr. Prosessen er den samme uavhengig av om du åpner vadr som del av meldingsfunksjonaliteten, via Fil og Adresseregister, eller via nettleseren. Vær obs på at du må logge på som superbruker eller administrator for å få tilgang til Nedlastknappen i NHN. 1. Søk først i vadr etter ønsket adressat. 2. Hvis du ikke får treff i lokalt register gjentar du søket i NHN sitt adresseregister ved å sette en hake i feltet merket med gult. 3. Velg den adressaten du vil ha, og klikk «Last ned» 4. Når nedlastingen er gjort markeres dette med et blått symbol på adressaten som indikerer at den ligger i vadr Vær obs på at du får lastet ned det du ber om. Hvis du laster ned en person får du personen, og organisatorisk nivå over. Hvis du laster ned en organisasjon får du bare med organisasjonen, og ikke alle nivå under. Åpne adressaten, og bruk knappen «Bytt til lokalt» for å se adressaten i vadr. Du kan nå gjøre nødvendige innstillinger i lokale date. Vær obs på at alle nye adressater i vadr må markeres med «skal synkroniseres» dersom du ønsker at synkronisering skal være automatisk. 74

12.8.0 Bytte mellom registre For å gjøre det enkelt å sammenligne informasjon om partnere mellom NHN og VADR har vi laget en knapp som kjapt bytter mellom de to registrene. I detaljvinduet på vadr har du en knapp «Bytt til NHN» Mens du i NHN har en tilsvarende knapp «Bytt til lokalt» 75