MANUAL elektroniske PLO meldinger. Fastlege

Transkript

1 MANUAL elektroniske PLO meldinger Fastlege

2 Innholdsfortegnelse: Innledning... 2 Meldingsoversikt... 3 Melding per bruker... 5 Knapperad... 6 Fra dato...6 Obligatoriske felt i meldingseditoren... 8 Meldingstype...9 Avsender...9 Mottaker...9 Bruker...9 Gitt samtykke...9 Variable felt i meldingseditoren... 9 De ulike meldingene som kan sendes til fastleger...10 Orientering om tjenestetilbud Hvordan opprette meldingen: Sende meldingen Helseopplysninger til lege Hvordan opprette meldingen: Sende meldingen Legemiddelopplysninger/ Kommunikasjon av EPJ- innhold Hvordan opprette meldingen: Sende meldingen Forespørsel Type forespørsel: Helseopplysninger Hvordan opprette meldingen: Sende meldingen Forespørsel Type forespørsel: Oppdaterte legemiddelopplysninger Sende meldingen Forespørsel Type forespørsel: Fornying av resept Sende meldingen Forespørsel Type forespørsel: Time til undersøkelse/behandling Hvordan opprette meldingen: Sende meldingen Orientering om dødsfall Hvordan opprette meldingen: Sende meldingen Avviksmelding Hvordan opprette meldingen: Sende meldingen Behandle en mottatt melding Behandle en mottatt melding Visning av filtre Endringshistorikk:...28 Innledning Elektroniske meldinger i denne manualen omhandler de meldinger som kan sendes mellom fastlege og kommune. Dette er en beskrivelse av hvordan man leser, sender og behandler elektroniske 2

3 meldinger i pleie- og omsorgsprogrammet Gerica. Elektroniske meldinger skal erstatte faks og telefonsamtaler til fastlege. Akutte saker må fortsatt avtales på telefon. Meldingsoversikt Meldingsoversikten brukes til å få oversikt over mottatte - og sendte elektroniske meldinger på brukere registrert i Gerica. Oversikten viser kun meldinger på brukere som den ansatte har tilgang til. Meldingsoversikten åpnes ved å trykke på knappen i brukerbildet. Da kommer disse to valgene: opp. Velg Meldingsoversikt. Her får man oversikt over meldinger som er sendt eller mottatt siste 7 dager. Det er mulig å se lengre tilbake i tid ved å endre dato i Fra dato feltet: Det er viktig å merke seg statusene på meldingene. De er forklart nederst i meldingsoversikten: Status: Beskrivelse: Melding som er klar til å sendes ut på helsenett. Melding er sendt men det er ikke mottatt noen kvittering. Sendt melding har kommet riktig fram til mottaker 3

4 Sendt melding har feilet hos mottaker Mottatt melding som ikke er behandlet Mottatt melding som er merket som lest. Kladd på en melding som er opprettet For å se meldinger med en viss status, markér knappen som viser aktuell status. Under statusene er knappen. Ved å trykke på trekanten vil det komme opp forslag til hvor ofte meldingsoversikten automatisk oppdaterer seg. Dette må settes hver gang. Ut fra statusen sjekkes det om meldingen har kommet riktig til mottaker eller ikke. Under er en beskrivelse over hva man gjør dersom man ikke får grønn hake på meldinger som sendes ut. Navn Beskrivelse Rutiner ved feil på sending av meldinger Mottatte meldinger Her vises alle meldinger som har kommet inn i perioden som er valgt. Sendte meldinger Ikke behandlet Behandlet Klar til sending Sendt, men ikke mottatt kvittering Her vises alle meldinger som er sendt i perioden som er valgt. Her vises alle ubehandlede meldinger for perioden som er valgt. Her vises alle behandlede meldinger for perioden som er valgt. Her vises meldinger som er klar til sending men som ikke har gått ut på helsenettet enda. Her vises meldinger som det ikke har kommet kvitteringer fra mottaker på. Dersom meldingen blir liggende med denne statusen utover 5 minutter er det noe feil. Kontakt systemkoordinator/ superbruker. Dersom de blir liggende uten kvittering har meldingene ikke kommet fram til mottaker. Dersom det ikke er mottatt kvittering innen 10 minutter fra sykehus og 3 timer fra fastlege må meldingen følges opp. Kontakt da systemkoordinator/superbruker for hjelp. Ved ikke mottatt kvittering må man kontakte 4

5 Sending OK Sending feilet Her vises meldinger som har kommet riktig inn til mottaker. Her vises meldinger som har feilet hos mottaker. mottaker på telefon. Kontakt systemkoordinator dersom det er uklart hva feilmeldingen skyldes. Kontakt også mottaker per telefon dersom meldinger feiler. Mottaker ser ikke meldinger som vi har mottatt feilmelding på. Melding per bruker Melding per bruker åpnes ved å trykke på knappen i brukerbildet. Da kommer disse to valgene opp:. Velg melding per bruker. Meldingsbildet per bruker kan også åpnes ved å trykke på -knappen som vises i Tjeneste-, Sak-, Journal-, Tiltaksplanbildet eller Legemodulen for de brukerne som har uleste meldinger. At en bruker har ubehandlede meldinger betyr at det finnes en eller flere mottatte meldinger tilknyttet brukeren som ikke er merket som behandlet. Dette vises med et ikon i meldingslisten som viser er uåpnet konvolutt. Dette vinduet vises når Meldinger pr. bruker åpnes: 5

6 Knapperad Lukker elink meldingsvisning. Oppdaterer meldingsbildet Finner forrige bruker med ubehandlede meldinger. Med denne funksjonen er det enkelt å finne eller bla igjennom alle brukere med uleste meldinger Finner neste bruker med ubehandlede meldinger. Med denne funksjonen er det enkelt å finne eller bla igjennom alle brukere med uleste meldinger Markerer at valgt melding, den meldingen som vises, er behandlet. Ikonet i meldingslisten skal endre seg til. Denne funksjonen er ikke tilgjengelig for utgående eller allerede behandlede meldinger. Åpner vinduet for ny melding. Bruk av meldingsredigering blir beskrevet senere i dette dokumentet. Dialogmeldinger som ikke er sendt kan lagres som et utkast. Ikke alle meldingstyper kan lagres som utkast, i disse tilfellene vil denne knappen ikke være tilgjengelig. Et lagret utkast vises med dette ikonet i meldingslisten. Sletter et lagret meldingsutkast uten at meldingen sendes. Velg utkastet som skal slettes fra meldingslisten slik at utkastet vises og velg denne funksjonen. Slettingen må bekreftes. Åpner vinduet, elink meldingsredigering, for svar til valgt melding. Avhengig av hvilken meldingstype som besvares, så skal korrekt meldingstype for svaret komme opp som standardvalg. Skriver ut meldingen som vises. Viser kommentarer (gule lapper) skrevet i tilknytning til meldingen. Fra dato Fra dato brukes for å begrense hvor langt tilbake meldinger vises i meldingslisten. Standard verdi i dette feltet er 3 mnd tilbake i tid. Dvs at alle meldinger som er 3 måneder gamle eller nyere vises. Hvis eldre meldinger skal vises kan det vises ved å velge dato lengre tilbake i tid her. Skriv inn en ny dato direkte i feltet Fra dato eller velg en dato fra kalenderen som vises ved å klikke på knappen som vises i dette feltet. 6

7 Meldinger som sendes mellom fastlege og kommune Meldinger fra kommunen: Orientering om tjenestetilbud (Bestiller) Helseopplysninger til lege (Utfører) Legemiddelopplysninger (utfører) Forespørsel om utlevering av helseopplysninger (Alle) Forespørsel om oppdaterte legemiddelopplysninger (Utfører) Forespørsel om fornying av resept (Utfører) Forespørsel om time (Utfører) Forespørsel: Annen henvendelse (Alle) Orientering om dødsfall (Bestiller) Avvik (Bestiller) Når sendes meldingen: Når pasienten har fått nye kommunale tjenester Fastlegen etterspør hvilke tjenester pasienten får fra kommunen. Når kommunen ønsker en legevurdering på bakgrunn av endringer i helsetilstanden, Som svar på forespørsel fra legen Som en orientering til legen. Når informasjon om endring av medisiner er mottatt fra andre enn fastlege Som svar på forespørsel Til orientering. Ved førstegangsvurdering av søknad om tjenester, Ved første innleggelse på sykehjem I forbindelse med revurdering av tjenester ev sykehusinnleggelse hvor saksbehandler/utfører har behov for oppdaterte helseopplysninger. Ved behov Når det oppdages manglende samsvar mellom opplysninger fra ulike kilder (for eksempel fra fastlege, spesialist, sykehjem, sykehus) Forutsetning: pasienten har vedtak om hjelp til administrering av legemidler og hjemmesykepleien administrerer legemidler som ikke er pakket i multidose Når gjeldende resepter er i ferd med å løpe ut. Når pasienten mottar PLO tjenester og pasienten ikke har mulighet til å foreta timebestilling på egen hånd og PLO tjenesten i samarbeid med pasienten mener at pasienten bør få en time hos fastlegen. Ved behov for å innhente informasjon som ikke er dekket innenfor de øvrige forespørseltypene. Når pasienten har vært aktiv mottaker av PLOtjenester og PLO-tjenesten først blir gjort kjent med opplysninger om dødsfall. Ved feilsending av opplysninger, mangelfulle opplysninger eller annet. Skal ikke brukes i forbindelse med teknisk feil. 7

8 Meldinger fra fastlegen: Medisinske opplysninger (Alle) Legemiddelopplysninger (Utfører) Forespørsel om tjenestetilbud (Bestiller) Forespørsel om tilstandsvurdering (Utfører) Forespørsel: Annen henvendelse (Alle) Svar på forespørsel om time (Utfører) Svar på forespørsel om fornying av resept (Utfører) Orientering om dødsfall (Alle) Avvik (Alle) Når sendes meldingen: Etter forespørsel fra saksbehandler ved førstegangs vurdering av søknad om tjenester eller revurdering av tjenester Vedlegg til pasientens egensøknad i de tilfeller legen bistår pasient med søknad om tjenester Ved første innleggelse på sykehjem Svar på forespørsel om legevurdering fra kommunen Statusrapport etter konsultasjon. Ved endringer på legemidler Etter forespørsel fra PLO, sykehus, spesialist eller tannlege. Ved ønske om opplysninger om hvilke pleie- og omsorgstjenester pasienten mottar fra kommunen. Ved ønske om opplysninger om den helsemessige tilstanden til pasienten fra pleie- og omsorgstjenesten som følger opp pasienten i det daglige. Ved behov for å innhente informasjon som ikke er dekket innenfor de øvrige forespørseltypene. Melding sendes når pasienten har fått tildelt time. Etter forespørsel fra PLO. I hastetilfeller benyttes telefon i tillegg. I tilfeller hvor fastlegen er gjort kjent med opplysninger om dødsfall først, sendes melding til PLO. Ved feilsending av opplysninger, mangelfulle opplysninger eller annet. Skal ikke brukes i forbindelse med teknisk feil. Kilde: Anbefaling til Retningslinjer for bruk av pleie- og omsorgsmeldinger KITH 06/08 rev. 1 Obligatoriske felt i meldingseditoren Uansett hvilken type melding som skal sendes, så er det noen felt som alltid vises og må fylles ut. Dette er obligatoriske felt som gjelder adressering, identifisering av bruker og angivelse av hvilken meldingstype som skal sendes. Dette er informasjon som vises i den øverste delen av bildet. Hvis noen av de obligatoriske feltene ikke er fylt ut vil dette vises med et varsel bak det/de aktuelle felt når «Send melding» knappen blir trykket inn. I dette eksempelet mangler mottaker hvem som skal ha meldingen. 8

9 Meldingstype Her vises den meldingstypen som er valgt. Når du skal sende en ny melding eller svare på en melding kan du velge meldingstype her. Klikk på høyre musetast eller trykk på F4 i feltet Meldingstype. Velg meldingstype i listen som vises ved å dobbeltklikke på korrekt melding. Hvis meldingen ikke vises må du bla i listen ved å bruke rullefeltet til høyre. Ved svar på melding, vil det i knapperaden øverst til venstre være en knapp som blir aktiv og gjør det mulig å se den forespørselen som det svares på. Avsender Her registreres avsender av meldingen. Dette feltet blir fylt ut automatisk når du sender og svarer på en melding og skal ikke endres! Mottaker Her registreres hvem som skal være mottaker av meldingen. Dette hentes fra kartoteket Mottaksregisteret. Skriv inn mottaker i feltet Mottaker, og velg riktig person/fastlege. Du kan søke på både fornavn og etternavn. Velg mottaker i listen som vises ved å dobbeltklikke på korrekt mottaker. Kun mottakere som er tilknyttet Kommunikasjonsparten vises som mottaker. Dvs at kun leger som tilhører legesenteret er synlig i oversikten. Bruker Her kommer bruker-id fra Gerica automatisk opp. Når vi sender eller svarer på en melding vises den bruker som var valgt da vi opprettet meldingen og navnet kan ikke endres. Gitt samtykke Dette feltet er automatisk haket av. Når det er satt en markering i dette feltet viser det at bruker har gitt sitt samtykke til at de opplysninger som meldingen omhandler kan overføres mellom kommunikasjonspartene, ref pasientrettighetsloven. Det vil også vises i selve meldingen at bruker har gitt sitt samtykke til dette. Variable felt i meldingseditoren Innholdet i vinduet i meldingseditoren vil variere alt etter hvilken meldingstype som du sender. Det er også variable felt bestemt av meldingstypen som er obligatoriske å fylle ut. Det er ikke mulig å sende meldingen før disse feltene er fylt ut. 9

10 De ulike meldingene som kan sendes til fastleger Meldingene som utveksles er standard meldinger hvor utseende og bruk er bestemt og beskrevet av KITH (Kompetansesenter for IT i helse- og sosialsektoren AS). I denne manualen beskrives kun de meldingene vi benytter i Oslo kommune. Det er to kategorier meldinger, en hvor alle felt er forhåndsbestemt og en kategori med forespørsler hvor man enkelt velger type forespørsel og beskriver innholdet i et fritekstfelt. Orientering om tjenestetilbud Orientering om tjenestetilbud fra kommunen er en melding som er en orientering til fastlegen. Meldingen inneholder type tjeneste med startdato og utførende avdeling, telefonnr til utførende avdeling og avsender. Dette er informasjon som automatisk hentes fra Gerica. Meldingen kan også inneholde frivillige merknader med mer utfyllende informasjon som legges inn av avsender. Situasjoner hvor denne meldingen skal/kan sendes: Fra saksbehandler når vedtak om kommunale PLO tjenester. Fra saksbehandler etter forespørsel fra lege, pasient eller pårørende. Oppfølging/respons hos mottaker: Meldingen vil bli tatt til orientering. Ingen respons fra fastlegen er påkrevet. Hvordan opprette meldingen: Velg riktig bruker i Brukerbildet Trykk på og velg Melding per bruker Kontroller at du har rett bruker med inn i elink bildet Klikk på ny melding, evt. svar på melding dersom du har fått inn en Forespørsel om tjenestetilbud fra fastlegen. I feltet Meldingstype velger du Orientering om tjenestetilbud. Da vil skjermbildet se slik ut: 10

11 Beskrivelse av feltene: I feltet Mottaker velger du riktig fastlege. Bruk og betydning av de andre faste feltene Sender, Mottaker, Bruker og Gitt samtykke er beskrevet under Obligatoriske felt i meldingseditoren Fanen Informasjon om forsendelsen: Forsendelsesstatus: Her vil det automatisk stå N=Ny. Dette kan overstyres ved å skrive direkte inn rett kode eller velge alternativene fra listen som vises ved å høyreklikke i feltet eller ved å bruke funksjonstast F4. Alternativene som kan benyttes er standard er: A=Tillegg, C=Kansellering, H=Historikk, M=Endring, N=Ny og X=Annet. Forbehold om videresending: Hvis det krysses av her vil det nederst i meldingen stå: Pasienten tillater ikke videresending av informasjon. Sivilstatus: Feltene hentes automatisk fra brukerkortet. Informasjonen fra brukerkortet i Gerica vises som informasjon i parentes til høyre for feltet. Bor alene: Sett en hake i dette feltet hvis bruker bor alene. Språk: Ved ny melding vises som standard kode NOB=Norsk, bokmål i dette feltet. Informasjonen fra brukerkortet i Gerica vises som informasjon i parentes til høyre for feltet. Fanen Kontaktpersoner: Dette er informasjon som blir hentet fra brukerkortet i Gerica i rubrikkene Helsekontakt og Fastlege. Hvis informasjonen som vises i meldingen ikke stemmer, så må dette endres/rettes opp i disse rubrikkene. Vær oppmerksom på at bl.a. telefonnummer på feltene primærkontakt/tjenesteansvarlig og journalansvarlig hentes fra ansattkartoteket (kan være privat nr.) Fanen Assistert Kommunikasjon 11

12 Her kan man legge inn informasjon om bruker har behov for assistert kommunikasjon, og i så fall hva slags assistanse som er nødvendig. Fanen Tilknyttet Enhet Automatisk kommer det nivået som bruker står registrert med fra brukerbildet. Hvis dette er feil kan det endres ved å trykke F4 eller høyre musetast i feltet Tilknyttet enhet. I feltet Merknad må du sette inn Navn, avd og telefonnummer til den avdelingen som sender meldingen. Tjenester som mottas Feltet i nedre del av bildet viser de tjenestene som brukeren mottar. Disse tjenestene hentes automatisk fra registrerte tjenester på brukeren i Gerica. Som standard er ingen av tjenestene i dette bildet markert. Her må man markere de tjenestene som man skal overføre til mottaker, dvs hvilke tjenester man vil opplyse mottaker om at denne brukeren mottar. Tjenester er obligatorisk for denne meldingen. Minst en av tjenestene som brukeren mottar må markeres før meldingen kan sendes. Hvis ingen tjenester markeres og man forsøker å sende meldingen, vil dette symbolet vises med et blinkende utropstegn i tjenestefanen slik: Maker en og en tjeneste Klikk i feltet Velg. En hake vises for den valgte tjenesten. Slett markering for en tjeneste Klikk i feltet Velg hvor det vises en hake, haken blir slettet. Marker alle tjenestene Klikk på knappen Maker alle. En hake vises for alle tjenestene. Slett markering for alle tjenestene Klikk på knappen Slett alle markeringer. Alle markeringer blir slettet. Når meldingen er ferdig utfylt eller underveis ved behov for å oppdatere opplysninger som er feil, er det lurt å lagre utkast før meldingen sendes. Da er det mulig å lese igjennom meldingen om alt som skal være med er korrekt. Trykk da på knappen. Da kommer denne meldingen opp: Trykk ok 12

13 Meldingen legger seg i Utkast øverst i filstrukturen på Melding per bruker.. Når meldingen er lest igjennom og skal sendes, åpnes den igjen ved å stå på meldingen i elink meldingsvisningen og trykke. Da kommer det opp en dialogboks: Trykk alltid Ja på denne meldingen. Da blir meldingen oppdatert med de siste opplysningene. NB! Tjenestene må hakes av på nytt før meldingen sendes. Utkast som er lagret som kladd kan slettes i meldingsvisningen ved å markere utkastet og trykke slett knappen. Dette kan kun gjøres på utkast som ikke er sendt. Sende meldingen Når alle data er kontrollert og riktige, klikk på Send melding øverst i bildet Helseopplysninger til lege. Helseopplysning til lege sendes fra kommunen for å oppdatere fastlege/pasientansvarlig lege om brukers helseopplysninger og eventuelt som bakgrunn for hvorfor det er ønske om en legevurdering. Meldingen inneholder aktuell problemstilling, iverksatte tiltak, medisinkort og andre relevante opplysninger som automatisk hentes fra Gerica. Meldingen kan også inneholde funksjonskartlegging (IPLOS). Situasjoner hvor denne meldingen skal/kan sendes: Fra pleie- og omsorgstjenesten til fastlege på bakgrunn av endringer i helsetilstanden, med forespørsel om time/vurdering. Fra pleie- og omsorgstjenesten til fastlege som svar på forespørsel fra legen. Fra pleie- og omsorgstjenesten til fastlege/pasientansvarlig lege til orientering. Oppfølging/respons hos mottaker: Ved forespørsel om legevurdering er svarmelding medisinske opplysninger. Når meldingen sendes som en orientering tas denne til orientering uten krav om tilbakemelding. Hvordan opprette meldingen: Stå i bildet elink Melding pr bruker Kontroller at du har rett bruker eller bytt til rett bruker i feltet Bruker. 13

14 Klikk på ny melding, evt. svar på melding dersom du har fått inn en Forespørsel om tilstandsvurdering fra fastlegen. I feltet Meldingstype velger du Helseopplysninger til lege. Da vil skjermbildet se slik ut: Beskrivelse av feltene: Bruk og betydning av de andre faste feltene Kommunikasjonspart, Avsender, Mottaker, Kopi mottakere, Bruker og Gitt samtykke er beskrevet tidligere i manualen under Obligatoriske felt i meldingseditoren Fanen Melding: Forsendelsesstatus Dette feltet er obligatorisk og må fylles ut og skal inneholde kode for hvilken type forsendelsesstatus meldingen har. Forhåndsvalgt kode er N (Ny). 14

15 Hvilke andre koder og i hvilke sammenheng de andre kodene skal benyttes må avklares rutinemessig internt og med legene som man sender denne meldingen til. Et forslag til hvordan noen av kodene kan benyttes er: Kode Beskrivelse Bruk A Tillegg Tilleggsopplysninger (nye) om eksisterende bruker/pasient C Kansellering Sendes hvis opprinnelig melding inneholdt timebestilling og dette ikke lenger er nødvendig H Historisk M Endring Opplysninger om endring i helsetilstand for eksisterende bruker/pasient N Ny Opplysninger om ny bruker/pasient X Annet For å legge inn en annen kode, velg alternativene fra listen som vises ved å høyreklikke i feltet eller ved å bruke funksjonstast F4. Da vise denne listen: Forbehold om videresending Feltet er automatisk krysset av. Hvis krysset beholdes, vil det i meldingen stå: Pasienten tillater ikke videresending av informasjon. Type konsultasjon Dette feltet er obligatorisk og må fylles ut. Feltet beskriver om denne meldingen er en Rapport etter legevurdering/konsultasjon, en ren informasjon til fastlege (en statusrapport) eller om meldingen i tillegg til å være en informasjon også inneholder en timebestilling som krever svar tilbake (Ønske om legevurdering) Forhåndsvalgt kode er 1 Rapport etter legevurdering/konsultasjon. For å legge inn en annen kode, velg alternativene fra listen som vises ved å høyreklikke i feltet eller ved å bruke funksjonstast F4. Da vises denne listen: Første kontakt Her kan dato for første kontakt med bruker skrives inn. Dagens dato kommer automatisk opp. 15

16 I datofeltet kan man enten skrive dato rett inn, eller man kan velge fra en kalender ved å klikke i boksen med pil som vises til høyre for feltet. Da vises en kalender hvor riktig dato velges. Status og problemstilling Status og problemstilling er et obligatorisk felt, dvs. det må fylles ut før meldingen kan sendes. Dette er et fritekstfelt hvor man skriver inn begrunnelse for hvorfor denne meldingen sendes og hvorfor det evt. er ønskelig med en legevurdering av brukeren. Reservasjon/ønske fra bruker Skriv inn om det f.eks er spesielle ønsker ang. mat, blodprodukter, info/tlf til pårørende o.l Cave Informasjon her hentes automatisk fra Cave registrert på bruker i Gerica og sendes alltid med i meldingen hvis det er lagt inn slik informasjon. Skal det gjøres endringer i informasjon her, så må dette gjøres i medisinbildet i Gerica. Fanen Medisininformasjon: Informasjon her hentes automatisk fra medisiner registrert på bruker i Gerica og sendes alltid med i meldingen hvis det er lagt inn slik informasjon. Skal det gjøres endringer i informasjon her, så må dette gjøres i medisinbildet i Gerica. NB. Sjekk at medisinoversikten som sendes er oppdatert og riktig. Fanen Funksjonsnivå: Informasjon her hentes automatisk fra funksjonsnivå (ADL) registrert på bruker i Gerica. Denne informasjonen sendes med i meldingen hvis det er haket av for Inkluder ADL informasjon. Det må være avtalt med legekontoret om de ønsker denne informasjonen eller ikke. Skal det gjøres endringer i ADL informasjonen, så må dette gjøres i ADL bildet i Gerica, ikke i meldingseditoren. 16

17 Fanen assistert kommunikasjon: Å registrere informasjon i denne fanen er ikke obligatorisk. Her kan man legge inn informasjon om bruker har behov for assistert kommunikasjon, og i så fall hva slags assistanse som er nødvendig. Fanen Tilknyttet Enhet Automatisk kommer det nivået som bruker står registrert med fra brukerbildet. Hvis dette er feil kan det endres ved å trykke F4 eller høyre musetast i feltet Tilknyttet enhet. I feltet Merknad må du sette inn Navn, avd og telefonnummer til den avdelingen som sender meldingen. Når meldingen er ferdig utfylt eller det er nødvendig å oppdatere opplysninger som er feil, er det lurt å lagre utkast før meldingen sendes. Da er det mulighet for å lese igjennom meldingen om alt som skal være med er korrekt. Trykk da på knappen. Meldingen ligger da under Utkast: For å åpne utkastet igjen markeres meldingen. Trykk på Rediger utkast opp et meldingsvindu:. Det kommer Trykk alltid ja på denne meldingen. Da blir meldingen oppdatert med de siste opplysningene. Utkast som er lagret som kladd kan slettes i meldingsvisningen ved å markere utkastet og trykke slett knappen. Dette kan kun gjøres på utkast som ikke er sendt. 17

18 Sende meldingen Når alle data er kontrollert og er riktige, klikk på Send meldingen øverst i bildet Legemiddelopplysninger/ Kommunikasjon av EPJ- innhold Legemiddelopplysninger sendes når kommunen har overtatt ansvaret for legemiddelhåndteringen. I hht kommunenes legemiddelrutiner (x antall ganger pr år) når pasienten ikke har avtale om multidose Svar på forespørsel f.eks fra sykehus, spesialist Når informasjon om endring av medisinering er mottatt fra andre enn fastlegen, f.eks sykehus, legevakt, spesialist, andre, og det ikke fremgår at fastlegen har fått kopi Oppfølging / respons hos mottaker: Tilbakemelding ved manglende samsvar Hvordan opprette meldingen: Stå i bildet elink Melding per bruker Kontroller at rett bruker er valgt eller bytt til rett bruker i feltet Bruker. Klikk på Ny melding og i feltet Meldingstype velger du Legemiddelopplysninger/Kommunikasjon av EPJ-innhold. Da vil skjermbildet se slik ut: Beskrivelse av feltene: Fanen Melding brukes til å skrive notater i forhold til innholdet i meldingen. For eksempel hvor og når de nyeste legemiddelopplysningene kommer fra. Avslutt med eget navn, avd og telefonnummer til den avdelingen du jobber ved. I fanen Melding skriver du hvorfor du sender meldingen til fastlegen. Fanen Medisininformasjon ser slik ut: 18

19 Her kommer alle faste og eventuelle medisiner med. Hvis det er feil i bildet, må du lagre utkast, gå inn i medisinbildet og rediger og deretter oppdater meldingen. Sende meldingen Når alle data er kontrollert og er riktige, klikk på Send melding øverst i bildet Forespørsel Type forespørsel: Helseopplysninger Denne meldingen sendes fra kommunen til fastlege eller privatpraktiserende spesialist som har fast oppfølging av pasienten ved behov. Situasjoner hvor denne meldingen skal/kan sendes: Ved førstegangsvurdering av søknad om tjenester. Ved første innleggelse på sykehjem. I forbindelse med revurdering av tjenester ev. sykehusinnleggelse hvor saksbehandler/utfører har behov for oppdaterte helseopplysninger. Oppfølging/respons hos mottaker: Svarmelding: Medisinske opplysninger. Hvordan opprette meldingen: Stå i bildet elink Melding per bruker Kontroller at rett bruker er valgt eller bytt til rett bruker i feltet Bruker. Klikk på Ny melding og dette bildet vises. I feltet Meldingstype velger du Forespørsel. Da vil skjermbildet se slik ut: 19

20 I feltet Type forespørsel står det automatisk 1: Helseopplysninger. Dette er riktig type forespørsel. Spørsmål: Her får man opp et fritekstområde hvor man beskriver hva forespørselen gjelder. Avslutt med å skrive inn ditt eget navn, avdeling og telefonnummer du kan nås på. Sende meldingen Når alle data er kontrollert og er riktige, klikk på Send melding øverst i bildet Forespørsel Type forespørsel: Oppdaterte legemiddelopplysninger Forespørsel om legemiddelopplysninger sendes fra kommunens pleie- og omsorgstjeneste til fastlege. Situasjoner hvor denne meldingen skal/kan sendes: Ved behov. Når det oppdages manglende samsvar mellom opplysninger fra ulike kilder. Oppfølging/respons hos mottaker: Svarmelding: Oppdaterte legemiddelopplysninger. Responstid: 3 dager Hvordan opprette meldingen: Stå i bildet elink Melding per bruker Kontroller at du har rett bruker eller bytt til rett bruker i feltet Bruker. Klikk på Ny melding og du får dette bildet. I feltet Meldingstype velger du Forespørsel. Da vil skjermbildet se slik ut: 20

21 I feltet Type forespørsel står det automatisk 1 = Helseopplysninger. Dette kan overstyres ved å skrive direkte inn rett kode 4 eller velge alternativene fra listen som vises ved å høyreklikke i feltet eller ved å bruke funksjonstast F4. Da vises denne listen: Dobbeltklikk på riktig forespørsel, legemiddelopplysninger eller marker riktig forespørsel og klikk på lim inn knappen. Spørsmål: Her får man opp et fritekstområde hvor man beskriver hva henvendelsen gjelder. Avslutt med å skrive inn ditt eget navn, avdeling og telefonnummer du kan nås på. Sende meldingen Når alle data er kontrollert og er riktige, klikk på Send melding øverst i bildet 21

22 Forespørsel Type forespørsel: Fornying av resept Forespørsel om fornying av resept sendes til fastlege når hjemmesykepleien administrerer medisiner som ikke er pakket i multidose, og gjeldende resept er i ferd med å løpe ut. Situasjoner hvor denne meldingen skal/kan sendes: Meldingen bør sendes når det er ca. en måned til gammel resept utgår. Hvis levering haster eller hvis det er ferietid, må telefon benyttes i tillegg. Benyttes unntaksvis. Normalt får pasienten resepter ved legekontroll. Er det behov for ny resept, bør den normalt utstedes i forbindelse med en konsultasjon. Oppfølging/respons hos mottaker: Svar på forespørsel med informasjon om resepten og evt. Hentested. Responstid: 3 dager. Hvordan opprette meldingen: Stå i bildet elink Melding per bruker Kontroller at du har rett bruker eller bytt til rett bruker i feltet Bruker. Klikk på Ny melding og du får dette bildet elink Meldings Editor. I feltet Meldingstype velger du Forespørsel. Da vil skjermbildet se slik ut: I feltet Type forespørsel står det automatisk 1= Helseopplysninger. Dette kan overstyres ved å skrive direkte inn rett kode 6 eller velge alternativene fra listen som vises ved å høyreklikke i feltet eller ved å bruke funksjonstast F4. Da vises denne listen: Dobbeltklikk på riktig forespørsel Fornye resept(er) eller marker riktig forespørsel og klikk på lim inn knappen. 22

23 Spørsmål: Her får man opp et fritekstområde hvor man må opplyse om hvilken resept eller hvilke legemidler som resept skal fornyes for. Man kan også her legge inn ønsket hentested og hvem som skal hente resepten. Sende meldingen Når alle data er kontrollert og er riktige, klikk på Send melding øverst i bildet Forespørsel Type forespørsel: Time til undersøkelse/behandling Forespørsel om time sendes til fastlege (ev. spesialist, tannlege) for en bruker som mottar pleieog omsorgstjenester. Situasjoner hvor denne meldingen skal/kan sendes: Når pleie- og omsorgstjenesten i samarbeid med pasienten mener at pasienten bør få en time hos fastlegen, og pasienten ikke har mulighet til å foreta timebestilling på egen hånd. Oppfølging/respons hos mottaker: Svarmelding: Svar på forespørsel om time. Responstid: 3 dager. Hvordan opprette meldingen: Stå i bildet elink Meldingsvisning Kontroller at du har rett bruker eller bytt til rett bruker i feltet Bruker. Klikk på Ny melding og du får dette bildet. I feltet Meldingstype velges Forespørsel. Da vil skjermbildet se slik ut: I feltet Type forespørsel står det automatisk 1= Helseopplysninger. Dette kan overstyres ved å skrive direkte inn rett kode 7 eller velge alternativene fra listen som vises ved å høyreklikke i feltet 23

24 eller ved å bruke funksjonstast F4. Da vise denne listen: Bla nedover i listen ved å bruke manøvreringsfeltet til høyre listen til riktig type forespørsel vises. Dobbeltklikk på riktig forespørsel Time til undersøkelse/behandling eller marker riktig forespørsel og klikk på lim inn knappen. Spørsmål: Her får man opp et fritekstområde hvor man kan skrive inn spørsmålet om time. Forklar formålet med timen. Avslutt med å skrive ditt eget navn, avdeling og telefonnummer du kan nås på. Sende meldingen Når alle data er kontrollert og er riktige, klikk på Send melding øverst i bildet Orientering om dødsfall Meldingen Orientering om dødsfall sendes fra Pleie- og omsorgstjenesten som orientering til fastlegen. Situasjoner hvor denne meldingen skal/kan sendes: Når mottaker av pleie- og omsorgstjenester dør Oppfølging/respons hos mottaker: Svar ikke påkrevet Hvordan opprette meldingen: Stå i bildet elink Meldingsvisning. Kontroller at du har rett bruker eller bytt til rett bruker i feltet Bruker. Klikk på Ny melding og du får dette bildet. I feltet Meldingstype velger du Orientering om dødsfall. Da vil skjermbildet se slik ut: 24

25 Beskrivelse av feltene i meldingshodet: I feltet Meldingstype skal den valgte meldingstype Orientering om dødsfall vises. Bruk og betydning av de andre faste feltene Avsender, Mottaker, Kopi mottakere, Bruker og Gitt samtykke er beskrevet på side 8 - Obligatoriske felt i meldingseditoren. Forsendelsesstatus: Her vil det automatisk stå N=Ny. Dette kan overstyres ved å skrive direkte inn rett kode eller velge alternativene fra listen som vises ved å høyreklikke i feltet eller ved å bruke funksjonstast F4. Alternativene som kan benyttes er standard er: A=Tillegg, C=Kansellering, H=Historikk, M=Endring, N=Ny og X=Annet. Forbehold om videresending: Hvis det krysses av her vil det nederst i meldingen stå: Pasienten tillater ikke videresending av informasjon. Hendelseskode: Denne hendelseskoden er fast, dvs. ikke mulig å endre. 25

26 Dato og klokkeslett: Her skriver man inn dato og ca. klokkeslett for inntruffet død. I datofeltet kan man enten skrive dato rett inn, eller man kan velge fra en kalender ved å klikke i boksen med pil som vises til høyre for feltet. Da vises en kalender hvor man velger riktig dato. Klokkeslettet skrives inn med timer (tt) og minutter (mm). Tidspunktet for død er omtrentlig Avkryssingsfelt. Her settes et kryss dersom tidspunktet for død er omtrentlig. Informasjon om hendelse: Dette feltet er obligatorisk og må fylles ut. Skriv inn informasjon om dødsårsak her. Tilknyttet enhet: Automatisk kommer det nivået som bruker står registrert med fra brukerbildet. Hvis dette er feil kan det endres ved å trykke F4 eller høyre musetast i feltet Tilknyttet enhet. Merknad: I dette feltet må du sette inn Navn, avd og telefonnummer til den avdelingen som sender meldingen. Sende meldingen Når alle data er kontrollert og riktige, klikk på Send melding øverst i bildet Avviksmelding Avviksmelding sendes til fastlege (eller pasientansvarlig lege) ved behov Situasjoner hvor denne meldingen skal/kan sendes: Ved avvik som omhandler pasient og er knyttet til innholdet i meldingsutvekslingen. For eksempel Feilsending, mangelfulle opplysninger eller annet. Avviksmelding skal ikke benyttes i forbindelse med teknisk feil Oppfølging/respons hos mottaker: Vurderes i det enkelte situasjon Avvikshåndtering i henhold til gjeldende retningslinjer/avtaler NB! Kun systemkoordinator eller saksbehandler på Søknadskontoret har tilgang til å sende avvik! Hvordan opprette meldingen: Stå i bildet elink Meldingsvisning Kontroller at rett bruker er valgt eller bytt til rett bruker i feltet Bruker. Klikk på. Da vises dette bildet i elink Meldingsredigering. I feltet Meldingstype velges Avviksmelding. Da vil skjermbildet se slik ut: 26

27 I feltet Tema velges type avvik. Valgene det er mulig å benytte er: Sett inn den type avvik som beskriver problemstillingen. Under Innhold skrives hva avviket gjelder. Avslutt med å skrive inn ditt eget navn, avdeling og telefonnummer du kan nås på. Sende meldingen Når alle data er kontrollert og er riktige, klikk på Send melding øverst i bildet Behandle en mottatt melding Ut fra innholdet i den mottatte meldingen må det ofte oppdateres opplysninger i følgende bilder i Gerica: Medisin Tiltaksplan Journal Dersom det er nødvendig å oppdatere opplysninger i Gerica, kan du ta utskrift av meldingen ved å trykke på skriv ut ikonet oppe til høyre. Det er mulig å kopiere teksten fra meldingen ved behov. Lukk Meldingsvisningsbildet ved å trykke på Lukk ikonet kommer i meldingsboksen. og svar ja på meldingen som Behandle en mottatt melding Når alle punkter i prosedyren er utført, skal ansvarlig ved bestillerkontoret eller hjemmetjenesten markere meldingen som behandlet. Hvem som skal behandle hvilke meldinger er beskrevet i rutinen. Dette gjøres ved å klikke på ikonet oppe i verktøylinja. Konvolutt symbolet vil endres til en åpen konvolutt. Meldingen kan leses igjen ved å klikke på teksten til venstre. Hvem som skal behandle hvilke meldinger er beskrevet i rutinen. 27

28 Visning av filtre I tillegg til å bruke Meldingsoversikten kan man også bruke egne filter i brukerbildet for å se alle meldinger som er sendt eller mottatt. Trykk på pilen ved siden av gubbene øverst i brukerbildet. Da vises alle de forskjellige seleksjonene det er mulig å velge i forhold til elink: Trykk knappen på den seleksjonen som skal brukes OK_eLink Behandlede meldinger: Her vises alle brukere som har behandlede meldinger OK_eLink Bydelens ansvar Innl pas. & epikriser: Denne viser brukere med ubehandlet melding om innlagt på pasienter som bor på utenbys sykehjem men som tilhører bydelen OK_eLink Epikrise Ikke KTO/LTO: Her vises alle brukere som har en ubehandlet epikrise og som ikke har en aktiv sykehjemstjeneste OK_eLink Meldinger som er lagret som kladd: Oversikt over alle brukere som har utkast liggende i meldingsvisningen OK_eLink Meldt innlagt mangler innl.rapport: Oversikt over brukere som det har kommet melding om innlagt på hvor det ikke er sendt innleggelsesrapport OK_eLink Meldt innlagt ikke HJ.TJ/LTO/KTO: Oversikt over brukere som det har kommet melding om innlagt på som ikke har hjemmetjenester eller sykehjemstjenester OK_eLink - Ubehandlede meldinger: Oversikt over brukere som har ubehandlede meldinger. Endringshistorikk: Dato Versjon Endring Utført av / Manualen er opprettet Prosit / Lagt inn ny melding Legemiddelopplysninger Prosit / Oppdatert bilder og info om Meldingsoversikt Prosit / Oppdatert bilder etter ny versjon Prosit Oppdater bilder og tekst Prosit 28