Prosedyre Godkjent av: Boe, Karsten Side: 1 av 7 1. Hensikt og omfang Formålet er å sikre at Bane NOR arbeider systematisk og forebyggende for å sikre at konsernet er godt forberedt på å håndtere enhver type hendelse/handling som defineres som beredskaps- /krisesituasjon med faktisk- eller potensiale for mer omfattende konsekvenser enn det organisasjonen håndterer til daglig. Konsernprosedyre beskriver hovedprinsipper, ansvar og myndighet for beredskap og gir grunnlag for etablering av forebyggende og forberedte tiltak. Konsernprosedyre Beredskap er forankret i konsernstandarder for hhv. sikkerhetsstyring og for kvalitetsstyring. 2. Omfang Konsernets beredskap skal dekke enhver type beredskaps-/krisesituasjon, på ulike nivåer i konsernet, som er forårsaket av uønskede hendelser og/eller tilsiktede uønskede handlinger som terror/sabotasje, som kan skade liv, helse, verdier, eller jernbanedrift. Beredskap skal også omfatte håndtering av alvorlige naturhendelser og risiko knyttet til klimapåkjenninger. Feilrettingsberedskap i løpende drift er ikke en del av denne konsernprosedyre. Denne konsernprosedyren gjelder for Bane NORs samlede virksomhet. 3. Forkortelse og definisjoner Forkortelser/Definisjoner Beredskapsportalen CIM Fareregister Grunnsikring Integrert ledelsessystem ISO JBP Beskrivelse Nettside-basert portal for lagring av beredskapsplaner og annen relevant beredskapsinformasjon. «Crisis Incident Management». Elektronisk krisestøtteverktøy som benyttes til krisehåndtering i Bane NOR. Register/dokument som gir oversikt over farer/ sikringsrisikoinformasjon og tiltak. Tiltak for å redusere risikoen ved et objekt i en normalsituasjon. Et sett med samvirkende elementer som en organisasjon trenger for å nå sine mål (ref.iso) der systemet omfatter flere fagområder. «International Standard Organization» Jernbanens Beredskapsplan.
Prosedyre Godkjent av: Boe, Karsten Side: 2 av 7 Forkortelser/Definisjoner Ledelsessystem Objekt Objekteier SBS Sikring Sikringshendelse SBS SUS Beskrivelse Et sett med samvirkende elementer som en organisasjon trenger for å nå sine mål (ref. ISO). Bygning, eller annet fysisk avgrenset område. Eier av bygning, eller annet fysisk avgrenset område. Sivilt beredskapssystem. Forebyggende barrierer mot tilsiktede handlinger. Forsøk eller tilløp til tilsiktede handlinger, gjennomførte tilsiktede handlinger eller trusler om slike hendelser. Sivilt beredskapssystem Samarbeidsutvalg for sikring og beredskap. 4. Krav til utførelse 4.1. Hovedprinsipper a) Sikre at Bane NOR arbeider systematisk og forebyggende for å sikre at konsernet er godt forberedt på å håndtere enhver type beredskaps-/krisesituasjon slik at konsekvensen blir minst mulig. b) Beredskap skal omfatte enhver type beredskaps-/krisesituasjon, på alle nivåer i konsernet, som er forårsaket av uønskede hendelser og/eller tilsiktede uønskede handlinger som terror, sabotasje - som kan skade liv, helse, verdier, eller jernbanedrift. c) Bane NOR skiller mellom alvorlige hendelser/trusler som håndteres i ordinær drift og hendelser/trusler som krever håndtering i en beredskapsorganisasjon (dvs. håndtering av enhver type hendelse/handling med faktisk konsekvens, eller med potensiale for mer omfattende konsekvens enn det organisasjonen håndterer til daglig). Etablering av beredskapsorganisasjon og kriseledelse forutsetter en beslutning av kriseledelsen på aktuelt nivå i konsernet. Prinsippet innebærer at rollene i ordinær drift og i en etablert beredskapsorganisasjon er forskjellige, eksempelvis er fastsettelse av trusselbilde og sikringsnivå i ordinær drift et ansvar for konserndirektør Sikkerhet og kvalitet. d) Konsernets arbeid med beredskap skal gjennomføres som en kontinuerlig forbedringsprosess og skal samsvare med nasjonale prinsipper for samfunnssikkerhet og beredskap; Ansvarsprinsippet den organisasjonen som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon har også ansvar for nødvendige beredskapsforberedelser og for å håndtere ekstraordinære hendelser på området. Likhetsprinsippet den organisasjon man opererer med under kriser skal i utgangspunktet være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig. Nærhetsprinsippet kriser skal organisatorisk håndteres på lavest mulig nivå. Samvirkeprinsippet myndigheter, virksomheter eller etater har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering.
Prosedyre Godkjent av: Boe, Karsten Side: 3 av 7 4.2. Lederskap a) Bane NOR skal utøve tydelig lederskap i konsernets arbeid med beredskap. 4.2.1. Ledelsessystem a) Konsernets integrerte ledelsessystem skal omfatte fagområdet beredskap. 4.3. Planlegging a) Det skal utarbeides handlingsplan for samfunnssikkerhet, som inkluderer fagområdet beredskap. b) Handlingsplan skal inkludere tiltak for divisjonene og for konsernet samlet. Handlingsplan skal ta utgangspunkt i vurdert risiko og skal bidra til at Bane NOR når sine beredskapsmål. 4.3.1. Mål for beredskap a) Bane NOR skal ha en beredskap som bidrar til å ivareta menneskers liv og helse, miljø og materielle verdier ved at nødsituasjoner ikke eskalerer, konsekvenser begrenses og normalisering foretas. 4.3.2. Risikobasert beredskap a) Det skal planlegges og gjennomføres risikovurderinger mht. uønskede hendelser og/eller tilsiktede uønskede handlinger. Beredskap skal være dimensjonert på grunnlag av resultatet fra trusselvurderinger, risikoanalyser og beredskapsanalyser. b) Beredskapsanalyser skal gjennomføres som grunnlag for å etablere konsernets beredskap for objekter/strekninger med særskilt beredskapsbehov. c) Beredskap for sikringshendelser skal bestå av grunnsikring, samt samlinger av sikringstiltak for respektive sikringsnivåer (nivå A-D) som kan iverksettes ved økt trussel/i en beredskapssituasjon. d) Farer skal registreres for å holde oversikt over farer og tiltak. Fareregisteret/dokumenter skal skjermes med tilgang kun iht. tjenstlig behov. 4.3.3. Planlegging av endringer a) Arbeidet med beredskap skal sikre at endrete forutsetninger, eller endret trusselbilde, følges opp med nye eller oppdaterte risikovurderinger, samt at revisjonsfunn og øvrige avvik følges opp. b) Behov for endring i beredskapsplaner, endring av handlingsplaner og krav, endring av tiltak skal kontinuerlig vurderes. 4.4. Støtte 4.4.1. Ressurser a) Virksomheten skal avsette tilstrekkelige ressurser til å ivareta beredskapsarbeidet i konsernet. 4.4.2. Kompetanse a) Konsernet skal ha opplæringsprogram og kompetansekrav som angir nødvendig minimumskompetanse for utførelse av oppgaver og funksjoner av betydning for arbeidet med beredskap. b) Alle som gjennomfører beredskapsanalyser skal ha tilstrekkelig kompetanse på konsernets metoder for risikovurderinger og beredskapsanalyser.
Prosedyre Godkjent av: Boe, Karsten Side: 4 av 7 c) Alle som inngår i en beredskapsorganisasjon på operativt, taktisk, eller strategisk nivå - også stedfortredere - skal ha tilstrekkelig kompetanse, være trent og øvet i å utføre sin rolle i en krisesituasjon. Krav til opplæring, trening og øving omfatter også bruk av krisestøtteverktøyet «CIM». d) Beredskapsøvelser skal gjennomføres periodisk iht. øvingsplaner og som ledd i opplæring, samt for verifikasjon av forberedte tiltak og for kontinuerlig forbedring. 4.4.3. Krisestøtteverktøy a) Bane NOR skal benytte krisestøtteverktøyet «CIM» i konsernets beredskapsarbeid. 4.4.4. Bevisstgjøring og kulturutvikling a) Det skal på alle relevante nivå i organisasjonen arbeides med bevisstgjøring, holdningsskapende arbeid og kulturutvikling innen beredskapsområdet. 4.4.5. Dokumentert informasjon a) Informasjon som beskriver ivaretakelsen av beredskapsstyring skal være dokumentert, lett tilgjengelig og gjort kjent på hensiktsmessig måte for personell med tjenstlig behov. b) Dokumentert informasjon skal være styrt, sporbar og med versjonskontroll. 4.5. Drift 4.5.1. Beredskapsorganisasjon a) Konsernet skal ha en forberedt beredskapsorganisasjon for håndtering av enhver type hendelse/handling som defineres som beredskaps-/krisesituasjon med potensiale for mer omfattende konsekvens enn det organisasjonen håndterer til daglig. b) Organisering fra normal driftsorganisasjon til beredskaps-/kriseorganisasjon krever formell beslutning i kriseledelsen. c) Beredskapsorganisasjon og kriseledelse skal bestå av tre nivåer; Operativt nivå - håndtering på hendelsessted, Taktisk nivå - kriseledelse på divisjonsnivå, Strategisk nivå - sentral kriseledelse 1. d) Strategisk nivå sentral kriseledelse skal alltid varsles ved hendelser/handlinger og håndtering på operativt og taktisk nivå. 4.5.2. Beredskapsplanverk a) Beredskapsplaner på alle tre nivåer operativt, taktisk og strategisk - skal være dokumentert og skal beskrive beredskapsorganisasjon med rollefordeling, ansvar og myndighet, grensesnitt, interne og eksterne varslings- og mobiliseringsrutiner, forberedte tiltak, sjekkpunkter, gjenoppretting av normaldrift, samt referanse til nødvendig beredskapsinformasjon, ressurser og utstyr. 1 Stortingsmelding 10 «Risiko i et trygt samfunn - Samfunnssikkerhet» omtaler de tre beredskapsnivåene i det nasjonale beredskapsapparatet som Taktisk nivå, Operasjonelt nivå og Strategisk nivå. Politiet benytter samme betegnelse på de tre beredskapsnivåene i sin organisering. I Bane NOR er begrepet «operativt» innarbeidet gjennom mange år. Bane NOR benytter derfor inntil videre betegnelsen operativt, taktisk og strategisk på de ulike nivåene. Referanser: Meld. St. 10 (2016-2017) Risiko i et trygt samfunn Samfunnssikkerhet. Det Kongelige Justis- og Beredskapsdepartement Politiets beredskapssystem Del 1, Retningslinjer for politiets beredskap, utgitt av Politidirektoratet 2011
Prosedyre Godkjent av: Boe, Karsten Side: 5 av 7 b) Ved nasjonale kriser skal Bane NOR benytte jernbanens beredskapsplan (JBP) og forholde seg til sivilt beredskapssystem (SBS). 4.5.3. Samvirke med interesseparter a) Forholdet til virksomheter og interesseparter som kan berøre arbeidet med beredskap skal være avklart. b) Bane NOR leder arbeidet i Samarbeidsutvalg for sikring og beredskap (SUS) og er ansvarlig for samordning og koordinering av beredskapsarbeid med, og mellom togselskaper, transportaktører og andre berørte. 4.6. Evaluering av prestasjon a) Det skal gjennomføres overvåking, måling, analyser og evalueringer av beredskapsarbeidet i virksomheten. b) Det skal gjennomføres systematiske revisjoner av ledelsessystem og krav til beredskapsarbeid, etterlevelse av kravene, samt etterlevelse av myndighetskrav til beredskap. Revisjoner skal også omfatte leverandørstyring mht. beredskap. 4.6.1. Ledelsens årlige gjennomgåelse a) Bane NORs øverste ledelse skal ved behov, og minst en gang per år, gjennomgå konsernets beredskap for å sikre at organisasjonen er godt forberedt på håndtering av hendelser. 4.7. Forbedring a) Bane NOR skal være en lærende organisasjon, som overfører erfaringer og lærer av øvelser, hendelser og arbeidet med forebygging/skadereduksjon av hendelser. b) Øvelser og hendelser skal registreres, undersøkes, analyseres og følges opp med nødvendige tiltak i Bane NORs avvikssystem «Synergi». Hendelser med stort læringspotensial skal deles aktivt på tvers av divisjoner/enheter i konsernet. 5. Ansvar og myndighet 5.1. Ledelsen a) Konsernets øverste ledelse har ansvar for å sette, kommunisere og følge opp overordnede beredskapsmål og strategier. 5.2. Konsernstab - Sikkerhet og kvalitet a) På vegne av konsernsjef, ha det overordnede fagansvaret for beredskap for konsernet. b) Eie konsernets overordnede styrende dokumentasjon innen beredskap. c) Sammenstille konsernets handlingsplan for samfunnssikkerhet, inkludert fagområdet beredskap. d) Etablere og oppdatere helhetlig beredskapsplan på strategisk nivå, samt støtte divisjonene i etablering av beredskapsplaner på operativt og taktisk nivå, iht. konsernets fastsatte mal. e) Fastsette og oppdatere konsernets metodikk for beredskapsanalyser. Utføres gjennom fagnettverket og i samarbeid med divisjonene. f) Gjennomføre og oppdatere overordnet beredskapsanalyse for Bane NOR. g) Sikre samhandling av konsernets kontinuerlige beredskapsarbeid gjennom fagnettverk og funksjonsrapportering.
Prosedyre Godkjent av: Boe, Karsten Side: 6 av 7 h) Støtte og motivere fagansvarlige i divisjonene bidra til bevisstgjøring i organisasjonen og læring på tvers. i) Etablere kompetansekrav som angir nødvendig minimumskompetanse for utførelse av oppgaver/ funksjoner av betydning for beredskapsarbeidet. j) Systemeierskap for konsernets krisestøttesystem «CIM» k) Være konsernets koordinerende kontakt mot myndigheter, tilsyn, andre eksterne aktører mht. konsernets arbeid med beredskap. l) Lede arbeidet i Samarbeidsutvalg for sikring og beredskap (SUS) og ansvarlig for samordning og koordinering av beredskapsarbeid med, og mellom togselskaper, transportaktører og andre berørte iht. mandat. m) Følge opp etterlevelse av konsernets styrende krav til beredskap, også gjennom interne SKrevisjoner. n) Gjennomføre opplæring og øvelser for kriseledelser, koordinere konsernets fullskalaøvelser og øvelser relatert til JBP. 5.3. Divisjoner a) Konserndirektør har ansvar for beredskap innen egen divisjon, i samsvar med overordnede krav. b) Utarbeide divisjonens del av handlingsplan for samfunnssikkerhet innen fagområdet beredskap. c) Etablere og oppdatere beredskapsplan(er) på operativt og taktisk nivå (for divisjon og for områder/prosjekter) iht. konsernet fastsatte krav/mal. d) Kriseledelse på taktisk og eventuelt operativt nivå innen egen divisjon, i samsvar med overordnede krav. Infrastruktur - samordningsansvar for kriseledelse knyttet til togframføring og infrastrukturprosjekter. Alle hendelser som potensielt kan utvikle seg til negativt å påvirke togframføring håndteres av kriseledelse i Infrastruktur om denne settes. Divisjonene skal bidra med personell. Divisjon Infrastruktur skal ha systemer og beredskap for å stå imot klimapåkjenninger og for å håndtere alvorlige naturhendelser. Plan og utbygging - kriseledelse for håndtering av alvorlige hendelser i plan og utbyggingsprosjekter. Digitalisering og teknologi - kriseledelse på operasjonelt nivå for å håndtere alvorlige hendelser knyttet til digitalisering og teknologi. Eiendom - kriseledelse for håndtering av alvorlige hendelser på eiendom som ikke er relatert til togframføring. Kunde og trafikk Systemeierskap av «Beredskapsportalen» e) Gjennomføre beredskapsopplæring, trening og øvelser. f) Sette krav til, og løpende følge opp leverandørers beredskapsarbeid. g) Følge opp, og rapportere status og resultat av beredskapsarbeidet. h) Inkludere beredskap i «ledelsens gjennomgåelse» i divisjonen. i) Avgi nødvendige ressurser til beredskapsarbeid. j) Utpeke fagansvarlig som skal representere divisjonen i konsernets fagnettverk for beredskap innen samfunnssikkerhet. 5.4. Den enkelte medarbeider a) Den enkelte medarbeider som er involvert i arbeidet med beredskap skal sette seg inn i, og etterleve, konsernets krav, retningslinjer og tiltak. b) Medarbeidere skal involveres/delta mht. beredskapsopplæring, trening og øvelser.
Prosedyre Godkjent av: Boe, Karsten Side: 7 av 7 c) Berørte medarbeidere skal varsle om observasjoner og hendelser som har oppstått og/eller som kan føre til en beredskaps-/krisesituasjon med potensiale for mer omfattende skadefølge enn det organisasjonen håndterer til daglig. 5.5. Krav til leverandører a) Bane NOR skal gjennom kontrakter stille tilsvarende beredskapskrav til leverandører/innleide som til egen organisasjon, samt sikre at de har satt seg inn i konsernets til enhver tid gjeldende krav til beredskap. b) Bane NOR skal sikre at leverandører har - og anvender sitt eget ledelsessystem og beredskapsplanverk i deres arbeid/leveranser for Bane NOR. 5.6. Fagnettverk a) Konsernets fagnettverk for samfunnssikkerhet (nivå I) og for beredskap (nivå II) ledes av konsernfagansvarlig og den han/hun delegerer ansvaret til - og består av fagansvarlige i divisjonene (på nivå I og II). b) Fagnettverket skal sikre samhandling, kontinuitet og vedvarende forbedring av arbeidet med beredskap i konsernet. 6. Rapportering a) Divisjoner skal rapportere på fagområdet beredskap. b) Endringer i risikobilde skal fremgå i rapportering. 7. Fravik fra konsernprosedyre a) Begrunnet fravik fra krav i denne konsernprosedyre skal behandles av dokumenteier. 8. Referanser Forskrift om sikring på jernbane - av 01.07.2015 (sikringsforskriften) Forskrift om sikkerhetsstyring for jernbanevirksomheter på det nasjonale jernbanenettet av 1.7.2011 (sikkerhetsstyringsforskriften) Statens jernbanetilsyn (SJT) Veiledning om beredskap i jernbanevirksomhet Norsk Standard (NS) for samfunnssikkerhet (ISO 22301) Stortingsmeldinger Revisjonsoversikt Rev nr Dato Hovedendring 000 17.01.2018 Etablert