Konsernstandard for Kvalitetsstyring - Konsernstandard

Transkript

1 Konsernstandard Godkjent av: Frimannslund, Gorm Side: 1 av 7 Innhold Mål og hensikt Omfang Forkortelse og definisjoner Hovedprinsipp Overordnede føringer... 3 Planlegging Fastsette mål og resultatkrav... 3 Drift - Gjennomføre... 4 Oppfølging og måling... 4 Kontinuerlig forbedring Ansvar og myndighet Konsernledelsen Konsernstab sikkerhet og kvalitet Divisjonsstab sikkerhet og kvalitet Medarbeidere Organisering av fagnettverk Rapportering Fravik fra konsernstandard... 6 Referanser... 6 Revisjonsoversikt... 7

2 Konsernstandard Godkjent av: Frimannslund, Gorm Side: 2 av 7 Mål og hensikt Formålet med konsernstandarden for kvalitetsstyring er å beskrive krav og hovedprinsipper som er nødvendige for å forbedre og standardisere konsernets prosesser, produkter og tjenester. 2. Omfang Konsernstandarden gjelder for Bane NORs samlede virksomhet. 3. Forkortelse og definisjoner Forkortelse/Definisjoner Beskrivelse Kvalitet I hvilken grad en samling av iboende egenskaper oppfyller krav, ref ISO 9000, Kvalitetsstyring Koordinerte aktiviteter for å rettlede og styre en organisasjonen når det gjelder kvalitet, ref ISO 9000, Avvik Mangel på oppfyllelse av krav, ref ISO 9000, Kunde Intern eller ekstern forbruker, bruker, klient eller ytelsesmottaker Styringssystem System for å etablere politikk og mål, og for å oppnå disse målene., ref ISO 9000, Med system menes her publiseringsløsning og dokumenter. System for kvalitetsstyring Styringssystem for å rettlede og styre en organisasjon når det gjelder kvalitet, ref ISO 9000, Styrende dokumenter Dokumenter i styringssystemet Arbeidsprosess Summen av aktiviteter som skaper en kundeoppfattet verdi. Arbeidsprosesser kan krysse organisatoriske grenser. Konserndokumenter Styrende dokumenter som eies og godkjennes i konsernledelsen, omtalt som konsernstandarder og konsernprosedyrer i styringssystemet. Kvalitetsfunksjon Roller med særskilt ansvar for å etterse og tilrettelegge for kvalitetsstyring i egen enhet LEAN Metodikk for kontinuerlig forbedring av arbeidsprosesser gjennom å skape merverdi med mindre innsats av ressurser. Revisjon Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kriteriene for revisjon er oppfylt, ref. NS-EN ISO 9000 Revisjonsprogram Planlagte revisjoner innen et avgrenset tidsvindu Fagansvarlig Rolle med retningsgivende fagansvar på konsernnivå og fagnettverkets faglige leder Fagleder Rolle med retningsgivende fagansvar på divisjonsnivå og funksjonsrapportering til fagansvarlig Risikobasert oppfølging Prioriterte og målrettede innsatsfaktorer mot områder med antatt høyeste behov eller forventet nytteeffekt.

3 Konsernstandard Godkjent av: Frimannslund, Gorm Side: 3 av 7 4. Hovedprinsipp Kvalitet er et linjeansvar og kvalitetsstyring er et virkemiddel for måloppnåelse av Bane NOR visjon og forretningsplan. Kvalitetsarbeidet skal sette kunden i sentrum og bidra til kostnadseffektiv ressursbruk gjennom forutsigbare og standardiserte arbeidsprosesser, avklarte forventninger, måling og kontinuerlig fokus på læring og forbedring. Kvalitetsstyring i Bane NOR er et supplerende styringsverktøy for styringsmodellen forankret og beskrevet i konsernstandard «Styring i Bane NOR». Det henvises til Styring i Bane NOR for nærmere beskrivelse av styringsmodellen og dokumenthierarkiet. Kvalitetsstyringen i Bane NOR skal være strategisk, risikobasert, målbar og egnet for kontinuerlig forbedring basert på prinsippene for kvalitetsledelse som definert i ISO a) kundefokus b) lederskap c) menneskers engasjement d) prosesstankegang e) forbedring f) bevisbasert beslutningstaking g) relasjonsledelse 4.1. Overordnede føringer Følgende prinsipper, basert på Styringsmodellen som angitt i konsernstandard Styring i Bane NOR, skal ligge til grunn for kvalitetsstyringen i Bane NOR. Planlegging Fastsette mål og resultatkrav Kundekrav, ledelsesforventninger og relevante lover og forskrifter skal identifiseres, forstås og beskrives i foretakets styringssystem. Styrende dokumenter i styringssystemet skal inndeles etter arbeidsprosessene som er nødvendig for å sikre måloppnåelsen av Bane NOR forretningsplan. Roller, myndighet og leveranseansvar skal avklares og tydelig fremgå av styrende dokumenter. Kontrollaktiviteter skal integreres i arbeidsprosesser og beskrives i prosedyreverket der kontroller er nødvendig for å sikre etterlevelse. Endringer av styrende dokumenter skal fremgå av revisjonsoversikten, ref kap 8 i mal for konsernstandarder. Innholdsmessige endringer av konserndokumenter skal alltid være basert på en involvering i relevant fagnettverk. Styrende dokumenter skal jevnlig vurderes og minimum hvert andre år. Angitt øvre tidsavgrenset gyldighet skal settes til 2 år Introduksjon av nye styrende dokumenter i styringssystemet skal alltid bygge på en gjennomført vurdering av allerede etablerte dokumenter innen samme tema/område, for å unngå overlappende eller motstridene krav.

4 Konsernstandard Godkjent av: Frimannslund, Gorm Side: 4 av 7 Det skal etableres kvalitetsmål som gjør det mulig å måle prosesser og leveranser mht måloppnåelse og kontinuerlig forbedring. Nøkkeltall skal målsettes og operasjonaliseres i nedbrytbare delmål i divisjoner og underliggende enheter. Drift - Gjennomføre Bane NORs ledelse skal utvise tydelig lederskap og gå foran som et godt eksempel i arbeidet med å etablere en kultur for kontinuerlig forbedring. Arbeidsprosesser skal systematisk vurderes gjennom et konsernovergripende forbedringsprogram basert på LEAN metodikk. Oppfølging og måling Det skal på vegne av konsernledelsen gjennomføres risikobaserte revisjoner av virksomheten. Revisjonene skal planlegges som et årlig revisjonsprogram. Oppfølging og undersøkelser av avvik skal defineres. Krav til grundighet i oppfølgingen skal øke med økende alvorlighetsgrad. Kontinuerlig forbedring Avvik skal identifiseres, registreres, kategoriseres og analyseres i foretakets avvikshåndteringssystem. Det skal benyttes et begrenset antall kategorier egnet for analyse, måling og læring. Det skal etableres rutiner for å sikre at alvorlige og repeterende avvik legges frem for ledelsen til vurdering og beslutning om tiltak. Korrigerende tiltak etter avvik skal beskrives med tidsfrist og ansvarlig i Bane NOR avvikshåndteringssystem. Forebyggende tiltak etter risikovurderinger skal beskrives med tidsfrist og ansvarlig i en felles farelogg. Rutiner for erfaringsoverføring av læringspunkter til andre enheter enn der avviket inntraff, skal etableres. 5. Ansvar og myndighet Kvalitet er et linjeansvar og kvalitetsfunksjonene er rådgivende roller, lokalisert i staber. Kvalitetsfunksjonen skal samordnes gjennom funksjonelle rapporteringslinjer mellom organisatoriske nivåer. Overordnet kvalitetsfunksjon på divisjonsnivå skal være representert i divisjonenes ledergrupper Konsernledelsen

5 Konsernstandard Godkjent av: Frimannslund, Gorm Side: 5 av 7 Konsernsjefen har det helhetlige ansvaret for kvalitetsstyring i Bane NOR. Konserndirektører på divisjons- og stabsnivå har helhetlig ansvar for kvalitetsstyringen i sine respektive divisjoner og staber. Det etterfølgende fordeler fagleveranseansvaret mellom staber og enheter Konsernstab sikkerhet og kvalitet Forvaltning, drift og utvikling av Bane NOR styringssystem, inkludert godkjenningsrutiner av styrende konserndokumenter i forkant av publisering. Eie, tilrettelegge og vedlikeholde foretakets avvikshåndteringssystem. Eie, oppdatere og følge opp sentralt register for påpekte myndighetsavvik. Utarbeide årlig revisjonsprogram for sikkerhet og kvalitetsrevisjoner, gjennomføre revisjoner og verifisere tilstrekkelig oppfølging av revidert enhet. Overordnete periodevis orientering til konsernledelsen om status, konklusjoner og indikasjoner fra pågående revisjonsaktiviteter Etablere system og oppfølgingsrutiner for å sikre erfaringsoverføring av læring etter hendelser og alvorlige avvik. Etablere system for erfaringsoverføring av beste praksis/positive revisjonsfunn Planlegge, lede og gjennomføre LEAN forbedringsprosjekter i divisjoner og staber. Utvikle og drifte overordnet måleprogram med nøkkeltall relatert til kontinuerlig forbedring Koordinere og bistå divisjonene i ledelsens gjennomgåelser og arrangere den overordnete gjennomgåelsen på konsern nivå Divisjonsstab sikkerhet og kvalitet Utførelse og etterlevelse innen divisjonens ansvarsområder i samsvar med krav og føringer fra denne standard og underliggende konsernprosedyrer. Utarbeide, verifisere og godkjenne divisjonsspesifikke styrende dokumenter. Verifisere at avviksprosessen er forstått, implementert og at tilstrekkelige tiltak gjennomføres innen gitte tidsfrister i egen divisjon. Forberede, gjennomføre og følge opp ledelsens gjennomgåelse på divisjonsnivå. Føre overordnet tilsyn med at divisjonenes revisjoner av leverandører planlegges og gjennomføres og at revisjonsfunn og tiltak lukkes innen fastsatt tidsfrist. Rapportere og presentere resultater og utfordringer til egen ledelse og til fagansvarlig på konsernnivå Samhandle og koordinere fagressurser mot eventuelle underliggende nivåer og sikre rett kompetanse og optimalt behovsdrevet ressursvolum i hele divisjonen. Motivere egen organisasjon til å tenke kontinuerlig forbedring og rapportere forbedringsforslag. Støtte gjennomføringen av eventuelle ledelsens gjennomgåelser i enheter direkte underlagt divisjonsnivå Medarbeidere

6 Konsernstandard Godkjent av: Frimannslund, Gorm Side: 6 av 7 Lese, forstå og etterleve styringssystemet relevant for sine aktiviteter, prosesser, leveranser og arbeidssituasjon. Kontinuerlig jobbe for forbedring gjennom å melde inn avvik og/eller forbedringsforslag Varsle nærmeste overordnede ved mistanke om alvorlige avvik eller uønskede hendelser Organisering av fagnettverk Fagnettverkene består av øverste fagansvarlig fra hver av divisjonene (fagledere), og organiseres/ ledes av fagansvarlig på konsernnivå. Fagnettverkene har til hensikt å skape omforent forståelse og læring på tvers. Fagnettverkene skal også enes om hensiktsmessig ressursbruk, forbedring og standardisering av felles metodikk og verktøy og skal betraktes som et rådgivende organ for fagansvarlig på konsern nivå. Egne fagnettverk kan, om nødvendig, også organiseres i divisjonene om det anses hensiktsmessig for å skape god samhandling innen fagområdet kvalitet. 6. Rapportering Underlag og resultater fra ledelsens gjennomgåelse skal arkiveres i egnet fagrom på SharePoint Resultater fra ledelsens gjennomgåelse registreres og lagres i fagrom på SharePoint. Konsernledelsens revisjonsrapporter distribueres til revidert enhet med kopi til konsernledelsen og lagres på egen SharePoint Tiltak nødvendig for å stenge revisjonsavvik og observasjoner registreres og følges opp i Synergi Avvik og hendelser skal fortløpende rapporteres og følges opp i Synergi av ansvarlig enhet. Avvik mot lov og forskrift, fremkommet gjennom myndighetenes formelle tilsynsaktiviteter skal umiddelbart rapporteres til berørt fagansvarlig i konsernstab Sikkerhet og kvalitet. Forbedringsforslag skal rapporteres og følges opp i Synergi Resultater skal oppsummeres i konsernmånedsrapport Sikkerhet og Kvalitet 7. Fravik fra konsernstandard Begrunnet fravik fra krav i denne konsernstandard skal behandles av dokumenteier. Referanser Jernbaneloven m underliggende forskrifter NS-EN ISO 9000/9001:2015 Styring i Bane NOR, STY Bane NOR forretningsplan, R000S26 Konsernprosedyre, overordnet risikostyring Konsernprosedyre for ledelsens gjennomgåelse Konsernprosedyrer for avvikshåndtering og korrigerende tiltak Konsernprosedyre for revisjoner Konsernprosedyre for ledelsens gjennomgåelse

7 Konsernstandard Godkjent av: Frimannslund, Gorm Side: 7 av 7 Revisjonsoversikt Rev nr Dato Hovedendring Retting av formatteringsfeil - ingen endring in innhold