for Agresso Employee Hovedprosjekt i data våren 2007 Gruppe 20: Anders Hartvoll Ruud Christian Årving Leif Martin Næss Sahdia Fayyaz Moghal
2 Agresso Employee
Forord Dette dokumentet er brukerdokumentasjonen som er en del av hovedprosjektet utført ved Høgskolen i Oslo, avdeling for Ingeniørutdanning, bachelor ingeniørfag- data, i vårsemester perioden 2007. Hovedprosjektet er blitt utført i samarbeid med IT selskapet Agresso R&D AS og har gått ut på å utvikle et internt ansettelsessystem, Agresso Employee, for selskapets avdeling på Nydalen som skal brukes for å automatisere og lette prosessen rundt en nyansettelse. Denne brukerdokumentasjonen inneholder en brukerveiledning som beskriver hvordan man skal ta i bruk de forksjellige funksjonene webapplikasjonen Agresso Employee tilbyr og er ment å fungere som et godt hjelpemiddel til brukerne av det. I tillegg innholdet brukerdokumentasjonen en referansedel som skal brukes til å slå opp systemets funksjoner som er mulig å bruke og få informasjon om hvordan de fungerer, og hvordan de hører sammen. Brukerne av webapplikasjonen er begrenset. Det vil si at webapplikasjonen kun er tilgjengelig for ansatte hos Agresso R&D AS siden systemet kun er tilgjengelig på deres intranett. Leserne av denne brukerdokumentasjonen er alle brukere av systemet. Det kreves ingen spesielle forkunnskaper innenfor IT/data for å kunne forstå veiledningen eller benytte seg av applikasjonen. Men første gang kreves det derimot en grundig innsettelse i brukerveiledningen for å kunne benytte applikasjonen optimalt. Brukerveiledningen tar for seg hvordan man kommer i gang; innlogging, registrering av en nyansatt, hvordan man utfører de forskjellige operasjonene under nyansettelsesprosessen og hvordan man kan administrere operasjoner. Agresso Employee 3
Innholdsliste FORORD... 3 INNHOLDSLISTE... 4 1. INNLEDNING... 5 2. FUNKSJONSKART... 6 2.1 HOME... 7 2.2 REGISTER EMPLOYEE... 7 2.3 EMPLOYEE STATUS... 8 3. BRUKERVEILEDNING... 9 3.1 INNLOGGING... 9 3.1.1 Home vinduet... 10 3.2 REGISTRERING AV PERSONALIA OG OPPRETTE NYANSATT... 10 3.2.1 Behandle en nyansatt... 13 3.2.2 Generell info for behandling av nyansatt... 14 3.3 OPPRETTE NYANSATT I CORP OG AGRESSO DOMENE... 14 3.4 AUTOMATISKE AVDELINGSAVHENGIGE OPPGAVER... 15 3.4.1 Brukerrettigheter/Tilganger... 15 3.4.2 Utstyr... 16 3.4.2.1 Tasks > Choose Equipment > Do Now:... 17 3.5 TILDELE FADDER... 19 3.6 TILDELE FAGANSVARLIG... 20 3.7 E-POSTADRESSE... 21 3.8 KRYSSE AV FOR OM NYANSATT ER PLASSERT GEOGRAFISK... 22 3.9 STATUS... 23 4. REFERANSER... 25 4.1 REGISTER EMPLOYEE... 26 4.2 CHOOSE EQUIPMENT... 26 4.3 CHOOSE FAGANSVARLIG... 26 4.4 CHOOSE GROUP-MEMBERSHIP... 26 4.5 CHOOSE HELPMATE... 26 4.6 CREATE ACTIVE DIRECTORY USERS... 26 4.7 CREATE MAILBOX/HOMESCRIPT... 26 4.8 LOCATE SEAT IN AGRESSOMAP... 26 4.9 MANUALLY PORT MOBILE NUMBER... 27 4.10 NOTIFY DEPARTMENT HEAD... 27 4.11 NOTIFY RECEPTION... 27 4.12 ORDER EQUIPMENT... 27 4.13 REVIEW GROUP-MEMBERSHIP... 27 7 INDEX... 28 4 Agresso Employee
1. Innledning Prosjektoppgaven ble gitt av IT-selskapet Agresso R&D og har gått ut på å utvikle et ansettelsessystem for selskapets avdeling på Nydalen. Hensikten var å automatisere mange av oppgavene rundt en nyansettelsesprosess slik at det ble mindre arbeid rundt dette. Ansettelsessystemet vi har utviklet er en webapplikasjon som har fått navnet Agresso Employee. Systemet fungerer slik at brukeren kan registrere nødvendig personalia på en nyansatt, opprette den nyansatte på Agresso s to domener; CORP og Agresso, registrere og få bestilt diverse utstyr og software til nyansatt, diverse e-post genereringer i forbindelse med bestillinger og valg av fadder og fagansvalig, få oversikt/status over alle utførte og gjenværende oppgaver på en nyansatt og administrere oppgaver. Programmet har satt sikte på å løse alle tidligere problemer med å registrere en nyansatts personalia flere ganger; en gang for hvert domene og en gang i tillegg for registrering i Agresso s egen ansatt database. I tillegg er problemet med å manuelt skrive og sende e-poster ved varsling av utførte oppgaver løst med autogenereringer av e-poster(krever bekreftelse). Status over utførte og gjenværende oppgaver er også tilgjengelig hele tiden. Dialog med skjermen skjer via en webapplikasjon som sender registrerte data videre til databasen. Webapplikasjonen er kun tilgjengelig for begrensede ansatte på Agresso sitt intranett http://agressoworld/employee. Agresso Employee 5
2. Funksjonskart Dette kartet forteller leseren om alle funksjoner applikasjonen Agresso Employee har og hvor dem kan finnes. Kartet kan være greit i bruke om det er ønskelig å se hendelsesflyten til en gitt oppgave/funksjon eller hvor en gitt funksjon befinner seg. Funksjonskartet beskriver disse tre menyene: Et helhetlig kart viser funksjoner og operasjoner under alle tre menyvalgene. De tre menyene møter hverandre i operasjonen Edit, confirm and complete task. Det er her alle operasjonene på en nyansatt vil bli redigert, bekreftet og fullført: Figur: Funksjonskart 6 Agresso Employee
2.1 Home Kartet forteller hvilke funksjoner som er tilgjengelige fra Home siden på webapplikasjonen. Herifra er det mulig å få en oversikt over alle ansatte, forutsatt at de er registrert via Agresso Employee, de som skal gjennom ansettelsesprosessen i løpet av de tre neste månedene og dine oppgaver som du skal utføre på nyansatte. Ved å klikke deg inn på My Tasks kommer du inn på operasjonen Edit, confirm and complete task hvor du kan redigere, bekrefte og fullføre operasjoner. Figur: Home-kart 2.2 Register Employee Kartet forteller hvilke funksjoner som er tilgjengelige fra Register Employee siden på webapplikasjonen. Herifra kan du registrere personalia på en nyansatt, bekrefte opplysninger, opprette den nyansatte i systemet og begynne på operasjonen Edit, confirm and complete task hvor du kan redigere, bekrefte og fullføre operasjoner Figur: Register Employee-kart Agresso Employee 7
2.3 Employee Status Kartet forteller hvilke funksjoner som er tilgjengelige fra Employee Status siden på webapplikasjonen. Herifra kan du få oversikt over ferdig behandlede ansatte og ventende nyansatte. En ventende nyansatt er en som ikke har fått alle oppgavene sine fullført. Hvis du går inn på en ventende nyansatt, kan du velge en ansatt og gå videre inn på operasjonen Edit, confirm and complete task hvor du kan redigere, bekrefte og fullføre operasjoner Figur: Employee status kart 8 Agresso Employee
3. Brukerveiledning Dette avsnittet beskriver detaljert hvordan man bruker de forksjellige funksjonene implementert i webapplikasjonen Agresso Employee. Denne delen er spesielt nødvendig for nye og uøvde brukere. I brukerveiledningen er stoffet organisert som sekvenser av operasjoner som til sammen fører til det ønskede resultatet. 3.1 Innlogging Siden Agresso Employee kun er tilgjengelig på Agresso sitt intranett, er det kun ansatte som er registrert i gruppene Agresso Employee User og Agresso Employee Admin som har tilgang til og kan bruke webapplikasjonen. Hvis du ønsker tilgang, kan du henvende deg til IT-services. Når du først er registrert i en av disse gruppene vil du automatisk få tilgang til webapplikasjonen ved å gå inn på URL en http://agressoworld/employee. Som User har du tilgang til å registrere en nyansatt slik det kreves og delegere dine oppgaver, men som admin har du i tillegg mulighet til å redigere lister over utstyr og å delegere alle oppgaver. Når du er inne på webapplikasjonen vil velkomstmeldingen øverst i høyre hjørne forteller hvem som er brukeren. Kontroller alltid at brukernavn stemmer med ditt navn. Ta med bærbar hjem? Ved å ha installert VPN på din bærbare Agresso maskin, får du tilgang til Agresso s intranett hvis du befinner deg andre steder enn på Agresso. Agresso Employee 9
3.1.1 Home vinduet Når du er kommet inn på webapplikasjonen befinner du deg på området Home. Fra dette vinduet har du også hele tiden oversikt over dine egne oppgaver i forbindelse med registrering av en nyansatt og en liste over kommende nyansatte. Du kan også velge å vise alle ansatte i Agresso, forutsatt at dem er blitt registrert gjennom Agresso Employee. Employee Status viser statusen til både ventende nyansatte og ferdige nyansatte. Fra Home får du også instruksjon om hvordan du kan komme i gang med registreringen av en ny ansatt. Sti er tilgjengelig rett under menylinja 3.2 Registrering av personalia og opprette nyansatt For å begynne med en registrering, klikk på Registrer Employee øverst på menylinja. Befinner du deg på Home kan du også klikke deg inn via instruksjonen der. 10 Agresso Employee
Fyll ut alle nødvendige felter; feltene med * MÅ fylles ut, mens de andre feltene er valgfrie. Felter som ikke blir fylt ut men krever en verdi, vil få en default verdi. Klikk Registrer Employee for å opprette nyansatt i systemet. Når du klikker Register Employee kommer du til et vindu der all data som er registrert skal bekreftes. Agresso Employee 11
Husk at ingen ting er lagret i Agresso s database før du bekrefter dataene. Du kan også velge å gå tilbake for å endre data før du bekrefter. Confirm oppretter bruker i Agresso Employee s interne database. Grønn statuslinje betyr vellykket resultat. Rød statuslinje ville betydd feil ved registrering, feilmelding vil da dukke opp med mulighet for feilrettelse. 12 Agresso Employee
3.2.1 Behandle en nyansatt Klikk på Tasks for å behandle en gitt nyansatt. Du vil da få en oversikt over den nyansattes gjenværende og utførte oppgaver. Oppgavene er sortert etter oppgaver DU har ansvaret for, oppgaver en annen har ansvaret for og utførte oppgaver. Agresso Employee 13
3.2.2 Generell info for behandling av nyansatt Webapplikasjonens brukervennlighet gjør at du kan bruke samme rutine for hver task du ønsker å utføre: Klikk Do Now Utfør task (f. eks se over, gjør endringer, fyll ut), statuslinje forteller hva du skal gjøre. Complete for å fullføre Statuslinje forteller om oppgaven ble utført vellykket. 3.3 Opprette nyansatt i CORP og Agresso domene For å opprette brukeren i Agresso og CORP domenet gjør følgende: Velg å utføre oppgaven Create Active Directory Users under Tasks på ønsket nyansatt. Se over siden du får opp: Gjør endringer om du ønsker; f. eks å redigere noen av brukernavnene eller legge til notasjon. Klikk Complete og den nyansatte blir opprettet i Agresso og CORP domenet. 14 Agresso Employee
3.4 Automatiske avdelingsavhengige oppgaver Når en nyansatt blir opprettet i Agresso Employee s interne database, blir utstyr og rettigheter automatisk tildelt den nyansatte ut ifra hvilken avdeling nyansatt ble satt i. Ingen ting går likevel helt automatisk, alle tasks krever som minimum at en bruker ser gjennom og godkjenner. 3.4.1 Brukerrettigheter/Tilganger Brukerrettigheter på en nyansatt ble automatisk satt når han ble tildelt en avdeling. Dette skjedde under punkt 3.1 Registrering av personalia og opprette bruker. Men disse må bekreftes. Velg Do Now etter Choose group-membership under Task menyen Bekrefte de valgte gruppemedlemskapene/ rettighetene, legg til eller fjern grupper. Agresso Employee 15
Klikk Complete for å bekrefte. Det vil nå bli sendt en e-post til IT-service for at de kan utføre endringene og bekrefte. 3.4.2 Utstyr Oppgaven som behandler utstyr finner du under Tasks på en gitt nyansatt. Klikk Do Now for å godkjenne en task eller for å gjøre endringer og så godkjenne tasken. 16 Agresso Employee
3.4.2.1 Tasks > Choose Equipment > Do Now: Under denne tasken kommer et vindu der du kan Fjerne utstyr Legge til utstyr fra en liste Redigere e-posten som skal sendes til IT-service med bestilling av valgt utstyr Legge til en notasjon på oppgave loggen Fullføre oppgavene Hvis du velger å legge til utstyr vil en tilleggsfunksjon dukke opp under Add Equipment: Agresso Employee 17
Her kan du velge fra en liste hvilket utstyr du ønsker å legge til og trykke Add Item. Det valgte utstyret dukker da opp i utstyrslisten. Når alt er ferdig redigert, klikk Complete for å fullføre. Ved å fullføre oppgaven (klikke Complete) blir e-post sendt til IT-service med bestilling av valgt utstyr. Og du opp et vindu med status. 18 Agresso Employee
3.5 Tildele fadder For å velge fadder til en nyansatt klikk Do Now etter Choose Helpmate fra Tasks. Fyll ut navn og e-post adressen til valgt fadder. Klikk complete for å fullføre og sendte e-post til fadder om at han/hun er valgt. Agresso Employee 19
3.6 Tildele fagansvarlig For å velge fagansvarlig til en nyansatt klikk Do Now etter Velg Fagansvarlig fra Tasks. Fyll ut navn og e-post adressen til valgt fagansvarlig Klikk complete for å fullføre og sendte info til fagansvarlig om at han/hun er valgt. 20 Agresso Employee
3.7 E-postadresse For å opprette e-postadresse og kjøre scriptet som lager hjemmeområde til en nyansatt, klikk Do Now foran Create Mailbox/Home Script fra Tasks. Les over og legg til notasjon Klikk Complete E-postadresse blir opprettet og systemet kjører en skript som lager hjemmeområde. Melding om vellykket fullføring dukker opp. VIKTIG: Husk at man senere må inn på admin serveren å trykke på scriptet for å Agresso Employee 21
3.8 Krysse av for om nyansatt er plassert geografisk For å bekrefte at nyansatt er plassert geografisk klikk Do Now forran Locate seat in AgressoMap fra Tasks. Skriv notasjon på oppgave loggen. Klikk Complete for å bekrefte at nyansatt er plassert geografisk Statuslinjen bekrefter om oppgaven ble fullført og oppgaven registreres som gjort under Completed. 22 Agresso Employee
3.9 Status For å sjekke status på en nyansatt velg Employee Status fra menylinjen øverst Du får oversikt over alle nyansatte under behandling og de som er ferdig behandlet. Du får oversikt over hvor mange gjenværende oppgaver hver nyansatt under behandling har. Velg hvilken nyansatt du ønsker å sjekke statusen til og klikk Tasks. Oversikt over dine og andres gjenværende oppgaver og ferdig utførte oppgaver blir tilgjengelig. Mulighet for å utføre oppgaver ved å klikke Do Now under Your pending Tasks Agresso Employee 23
Du kan velge View for å vise informasjon om oppgavene. 24 Agresso Employee
4. Referanser Dette avsnittet gir en oversikt over systemets funksjoner som er mulig å bruke, hvordan de fungerer, og hvordan de hører sammen. Det er ikke meningen at man skal lese denne delen fra begynnelse til slutt, den er organisert som et oppslagsverk, og er særlig beregnet på øvede brukere. Man skal her kunne finne fram til og fordype seg i den funksjonen eller den sammenhengen man har bruk for å vite mer om. Agresso Employee 25
4.1 Register Employee Gir deg mulighet for å registrere personalia til en ny ansatt og opprette han/hun på Agresso sitt system. Avdelingsleder, avdeling og om den nyansatte ønsker å beholde sitt gamle nummer blir også registrert her. E-post om den nyansatte vil beholde sitt gamle nummer eller få et nytt, vil bli sendt til IT-avdelingen. 4.2 Choose equipment Utstyr som skal bestilles til den nyansatte blir automatisk valgt når han/hun registreres i systemet. Choose Equipment lar deg bekrefte det valgte utstyret, legge til eller fjerne utstyr og sende mail til IT-avdelingen om at dette må bestilles til. Om du ønsker å legge til utstyr som skal bestilles til den nyansatte, velges dette fra en dropdown meny. 4.3 Choose Fagansvarlig Lar deg velge hvem som skal settes som fagansvarlig for den nyansatte. Den fagansvarlige er en som har ansvaret for å gi den nyansatte opplæring innenfor det faglige. Du registrerer navn og mail adresse på fadderen og det vil bli sendt e-post med beskjed om dette til han/hun. 4.4 Choose group-membership Grupper som den nyansatte skal være medlem av blir automatisk valgt når han/hun plasseres i en avdeling hos Agresso. Velg Choose group-membership for å bekrefte de valgte gruppemedlemskapene/ rettighetene, legge til eller fjerne grupper og sende mail til IT-service for en endelig å utføre endringer og en bekreftelse. 4.5 Choose helpmate Lar deg velge hvem som skal settes som fadder for den nyansatte. Fadderen er den som har ansvaret for at den nyansatte skal tilpasse seg sosialt. Du registrerer navn og mail adresse på fadderen og det vil bli sendt e-post med beskjed om dette til han/hun. 4.6 Create Active Directory Users Oppretter en nyansatt som er registrert i Agresso Employee i de to domene CORP og Agresso og genererer brukernavn for hvert av domenene. 4.7 Create mailbox/homescript Fullfør denne tasken for å opprette en e-post adresse og et hjemmeområde til den nyansatte. Ved å trykke fullfør, kjører systemet et script på admin serveren som lager hjemmeområde til den nyansatte. HUSK: Du må senere manuelt gå inn på admin serveren å trykke på scriptet for å opprette hjemmeområdet, ta kontakt med IT-servise ang. dette. 4.8 Locate seat in AgressoMap Fullfør denne oppgaven dersom den nyansatte har blitt plassert geografisk hos Agresso. Med geografisk plassering menes at den nyansatte har fått tildelt en plass/ et kontor hos Agresso. Oppgaven registrerer kun status og sier ingenting om HVOR den nyansatte skal sitte. 26 Agresso Employee
4.9 Manually port mobile number Hvis det ble valgt at den kommende nyansatte ønsker å beholde sitt gamle nummer under punkt 6.1 Register Employee, ble e-post sendt til IT-avdelingen om dette. Fullfør denne oppgaven du som er IT-ansvarlig for å bekrefte at du har fått portert nummer. 4.10 Notify department head Sender en autogenerert e-post, med mulighet for redigering, til avdelingsleder for å informere om at han er litt valgt. Avdelingsleder ble valgt under punkt 6.1 Register Employee. 4.11 Notify reception Sender en autogenerert e-post til resepsjonen om at postkasse og adgangskort må lages når du klikker på fullfør. 4.12 Order Equipment Fullfør denne oppgaven du som er IT-ansvarlig for å bekrefte at forespurt utstyr under punkt 7.1 er bestilt opp. Oppgaven å registrere kun status om at utstyret er bestilt. 4.13 Review group-membership Denne funksjonen lar deg som er IT-ansvarlig endelig bekrefte om de gruppene som ble valgt for en nyansatt under funksjonen Choose group-membership (se punkt 7.3 for detaljer) er valgt og ok. Agresso Employee 27
7 Index A Add Item, 18 Agresso, 5 Agresso Employee, 3, 5, 7 Agresso Employee Admin, 9 Agresso Employee User, 9 Agresso R&D AS, 3 ansatte, 7 ansettelsesprosessen, 7 ansettelsessystem, 3 Ansettelsessystemet, 5 autogenereringer, 5 automatisere, 5 Avdelingsleder, 26 B behandle en gitt nyansatt, 13 behandlede ansatte, 8 beholde sitt gamle nummer, 26 brukerdokumentasjonen, 3 Brukerne av webapplikasjonen, 3 Brukerrettigheter, 15 Brukerrettigheter/Tilganger, 15 brukerveiledning, 3 brukerveiledningen, 9 brukervennlighet, 14 C Choose equipment, 26 Choose Fagansvarlig, 26 Choose group-membership, 15, 26, 27 Choose helpmate, 26 Complete, 14, 16, 18, 22 Confirm, 12 CORP, 5 Create Active Directory Users, 14, 26 Create Mailbox/Home, 21 Create mailbox/homescript, 26 D Do Now, 14 E Edit, confirm and complete task, 6, 7 Employee Status, 8, 23 e-post adresse, 26 F fadder, 19 fadderens ansvar, 26 fagansvarlig, 20, 26 fagansvarlig sitt ansvar, 26 feilmelding, 12 ferdig utførte oppgaver, 23 Fjerne utstyr, 17 forkunnskaper, 3 Funksjonskartet, 6 G geografisk plassering, 22 gjenværende og utførte oppgaver, 13 gjenværende oppgaver, 23 Grønn statuslinje, 12 H Helpmate, 19 hjemmeområde, 21, 26 Home, 7, 10 Home vinduet, 10 Hovedprosjektet, 3 I info til fagansvarlig, 20 Innlogging, 9 innsettelse, 3 interne database, 15 intranett, 3, 5, 9 IT-avdelingen, 26 L legge til utstyr, 18 Legge til utstyr fra en liste, 17 Locate seat in AgressoMap, 22, 26 M Manually port mobile number, 27 N notasjon, 21 Notify department head, 27 Notify reception, 27 28 Agresso Employee
O opprette brukeren, 14 opprette e-postadresse, 21 opprette nyansatt, 10 oppslagsverk, 25 optimalt, 3 Order Equipment, 27 oversikt, 23 P problemer, 5 Prosjektoppgaven, 5 R referansedel, 3 Register Employee, 7, 26 Registrer Employee, 11 registrering, 10 Registrering av personalia, 10 registreringen av en ny ansatt, 10 Review group-membership, 27 rutine, 14 Rød statuslinje, 12 S script, 21, 26 sjekke status, 23 sosialt, 26 status, 23 Statuslinje, 14 Statuslinjen, 22 systemets funksjoner, 25 T Ta med bærbar hjem?, 9 Tasks, 13 Tildele fadder, 19 Tildele fagansvarlig, 20 tilgjengelig, 3 tre menyvalg, 6 U utstyr, 16, 18 Utstyr, 16 utstyr og rettigheter, 15 utstyrslisten, 18 V velkomstmeldingen, 9 ventende nyansatte, 8 View, 24 vise informasjon om oppgavene, 24 VPN, 9 W webapplikasjonen, 9 Agresso Employee 29