Kontrollutvalget i Gratangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 17. september 2018, kl. 10:00, kommunehuset, formannskapssalen. Sakskart Sak 31/18 Godkjenning av innkalling til møte den 17. september 2018 Sak 32/18 Protokoll fra møte den 14. juni 2018 Sak 33/18 Sak 34/18 Melding om politisk vedtak - suppleringsvalg kontrollutvalgsmedlemmer Melding om politisk vedtak selskapskontroll Astafjord Vekst AS Sak 35/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Sak 36/18 Sak 37/18 Sak 38/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017 Omstillingsprogrammet SPIRE Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Gratangen, 11. september 2018 Narvik, 11. september 2018 Hålogaland Revisjon AS Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 31/18 Sakstittel: Godkjenning av innkalling til møte den 17. september 2018 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 17. september 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av innkalling til kontrollutvalgsmøte i Gratangen kommune den 17. september 2018.
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 32/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 14. juni 2018 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. juni 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Utkast til protokoll fra kontrollutvalgsmøte 14. juni 2018
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, formannskapssalen 14.6.2018 Fra sak: Til sak: 21/18 30/18 Fra kl.: Til kl.: 09:00 11:15 Følgende medlemmer møtte: Terje Flaaten-Stokkan (leder) Nils Sørli (vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Olaf Øien Aina Tollefsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Rådmann Ole K. Severinsen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 21/18 28/18. Økonomileder Ted Okstad FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Ordfører Eva Ottesen Kontaktrevisor Sissel J. Pedersen fra KomRev NORD IKS 1 av 3 ordinære medlemmer møtte. I tillegg møtte 1. vara. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig.
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 21/18 Godkjenning av innkalling til møte den 14. juni 2018 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. juni 2018 godkjennes. Innkalling til møte den 14. juni 2018 ble gjennomgått. Ordføreren var tilstede i møtet, og ønsket en vurdering av hvorvidt kontrollutvalgets leder var tilstrekkelig uavhengig til å behandle sak 27/18 Omstillingsprogrammet SPIRE. Det ble bestemt at kontrollutvalgsleders habilitet skulle vurderes i forbindelse med behandling av den aktuelle saken. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. juni 2018 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 22/18 Protokoll fra møte den 20. april 2018 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 20. april 2018 tas til orientering. Saken ble bestemt flyttet til slutten av møtet. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 20. april 2018 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 23/18 Årsregnskap Gratangen kommune 2017 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Gratangen kommunes årsregnskap for 2017. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Økonomileder Ted Okstad var tilstede i møtet, tok en gjennomgang av rådmannens årsberetning og noen av nøkkeltallene i kommunens årsregnskap. Rådmann Ole K. Severinsen var også tilstede i møtet, og supplerte økonomisjefen med kommentarer. Administrasjonen svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. juni 2018 sak 21/18 30/18 Side 2 av 7
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Kontaktrevisor Sissel J. Pedersen fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og fortalte litt om deres funn i forbindelse med revisjon av årsregnskapet, og tok samtidig en gjennomgang av avgitt revisjonsberetning. Ordfører Eva Ottesen var også tilstede i møtet, og supplerte med informasjon. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Gratangen kommunes årsregnskap for 2017. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtak Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelse til Gratangen kommunes årsregnskap for 2017 Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. juni 2018 sak 21/18 30/18 Side 3 av 7
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 24/18 Oppsummeringsbrev årsregnskap Gratangen kommune 2017 Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017, som er sendt fra revisor til administrasjonssjefen. Revisor var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i oppsummeringsbrevet i forbindelse med behandling av kommunens årsregnskap. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 25/18 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Ingen Rådmannen tok en gjennomgang av sakene, og kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar rådmannens gjennomgang av status på kommunestyrets vedtak til orientering, og ønsker ikke på nåværende tidspunkt å følge opp noen saker nærmere. Enstemmig vedtak Sak 26/18 Selskapskontroll Astafjord Vekst AS Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS til orientering, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september 2018. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. juni 2018 sak 21/18 30/18 Side 4 av 7
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Astafjord Vekst AS høsten 2017. Rapport fra selskapskontroll var ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. Thomas Jensen ved Hålogaland Revisjon AS tok en gjennomgang av rapporten i møtet, og kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på rapporten. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS til orientering, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september 2018. Enstemmig vedtak Sak 27/18 Omstillingsprogrammet SPIRE Ingen Ordføreren kom i forkant av behandling av saken med innsigelse mot at kontrollutvalgets leder deltok i behandlingen. Kontrollutvalgsleders habilitet ble drøftet. Det er kontrollutvalget som kollegialt organ som skal vurdere medlemmenes habilitet. Ettersom det ikke var øvrige ordinære medlemmer tilstede i møtet var ikke kontrollutvalget i stand til å vurdere kontrollutvalgets leders habilitet, og kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Saken utsettes. Vedtaket i sak 17/18 utgår. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. juni 2018 sak 21/18 30/18 Side 5 av 7
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 28/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune tas til orientering. I begynnelsen av 2018 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune satt i bestilling. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatet redegjorde for status i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 29/18 Avgiftsbehandling ved uttak fra kommunens massedeponi Ingen Saken ble behandlet i kontrollutvalgsmøte 26. januar 2017, hvor det ble fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget anser mottatt dokumentasjon fra kommuneadministrasjonen som tilfredsstillende, men ønsker at kommunen selv undersøker den avgiftsmessige behandlingen av masseuttakene nærmere.» Kontrollutvalget ønsket tilbakemelding på hvorvidt den avgiftsmessige behandlingen av masseuttakene i kommunen er undersøkt nærmere. Økonomileder Ted Okstad redegjorde for at kommunen ikke hadde foretatt nærmere undersøkelser tilknyttet den avgiftsmessige behandlingen av masseuttakene, utover at de har hatt en dialog om saken med kommunens revisor. Saksforholdet og redegjørelsen fra økonomilederen ble drøftet i møtet, og kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar økonomilederens redegjørelse til orientering. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. juni 2018 sak 21/18 30/18 Side 6 av 7
Kontrollutvalget i Gratangen 2015-2019 Sak 30/18 Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tas til orientering. Kontrollutvalget drøftet kort mottatt møtebok, og fattet så følgende VEDTAK: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tas til orientering. Enstemmig vedtak Neste møte ble berammet til mandag 17. september 2018. Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:15. Gratangen, 14. juni 2018 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 14. juni 2018 sak 21/18 30/18 Side 7 av 7
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 33/18 Sakstittel: Melding om politisk vedtak - suppleringsvalg kontrollutvalgsmedlemmer Melding om politisk vedtak - suppleringsvalg kontrollutvalgsmedlemmer tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt melding om vedtak fra kommunestyret. I kommunestyremøte 21. juni 2018 i sak 36/18 ble Nils Sørli og Vigdis Hanssen oppnevnt som faste medlemmer av kontrollutvalget. Vedlegg: Melding om politisk vedtak - suppleringsvalg kontrollutvalgsmedlemmer
SAKSPROTOKOLL Arkivsak-dok. / Arkivkode Saksbehandler Ole Kristian Severinsen Behandlet av Møtedato Saknr 1 Formannskap.. / 2 Kommunestyret.. / Kontrollutvalget Kommunestyret har behandlet saken i møte 21.06.2018 sak 36/18 Møtebehandling Følgende forslag ble fremmet av Ona Wågen og Eva Ottesen AP : Nils Sørli Vigdis Hanssen Votering Forslag enstemmig vedtatt. Vedtak Kommunestyret oppnevner Nils Sørli og Vigdis Hanssen som faste medlemmer av Kontrollutvalget.
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 34/18 Sakstittel: Melding om politisk vedtak selskapskontroll Astafjord Vekst AS Melding om politisk vedtak selskapskontroll Astafjord Vekst AS tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt melding om vedtak fra kommunestyret. I kommunestyremøte 21. juni 2018 i sak 38/18 ble rapport etter selskapskontroll på Astafjord Vekst AS behandlet. Kommunestyret fattet følgende vedtak i saken: «1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september 2018.» Kontrollutvalget kan ikke se å ha mottatt skriftlig tilbakemelding fra rådmannen. Vedlegg: Melding om politisk vedtak selskapskontroll Astafjord Vekst AS
SAKSPROTOKOLL Arkivsak-dok. / Arkivkode Saksbehandler Ole Kristian Severinsen Behandlet av Møtedato Saknr 1 Kommunestyret.. / Astafjord Vekst AS - selskapskontroll Kommunestyret har behandlet saken i møte 21.06.2018 sak 38/18 Møtebehandling Votering Enstemmig vedtatt. Vedtak 1.Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS til orientering. 2.Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3.Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september 2018.
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 35/18 Sakstittel: Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Gratangen kommune med en ramme på kr 540 300,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Gratangen kommune for 2019. Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, informasjon fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser slik at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette i kontrollutvalgets budsjett. Sekretariatet arrangerer med jevne mellomrom kurssamlinger for kontrollutvalgsmedlemmer. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse (i februar) blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper.
2. Kjøp av tjenester Gratangen kommune har valgt KomRev NORD IKS som sin eksterne revisor, og Hålogaland Revisjon AS er engasjert som kontrollutvalgets sekretariat. Det er innhentet budsjett for revisjonen for 2019 fra KomRev NORD IKS som er lagt til grunn i budsjettallene. Kostnadsnivået er omtrent som for foregående år. Prisøkning tilsvarer kommunal deflator på 2,6%. Det faste honoraret omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4- årsperioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. Hålogaland Revisjon AS har rammeavtale med Gratangen kommune som leverandør av sekretariatstjenester til kontrollutvalget. Avtalen innebærer en fast KPI-justert timepris, og honorar vil følgelig variere med aktivitet i kontrollutvalget jf. tilbudsbeskrivelse. Det legges til grunn i budsjettet at det vil gjennomføres 6 årlige møter. 3. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 6 kontrollutvalgsmøter i året, samt deltakelse på andre kurs/møter. Det er lagt til grunn at leder mottar kr 3 000 for året, i tillegg til at samtlige medlemmer får kr 300,- i godtgjørelse pr. møte. Tapt arbeidsfortjeneste er estimert til kr 1 000 pr medlem/møte. Vedlegg: Detaljert budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2019
Vedlegg 1. Gratangen kommune Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Jf kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjett 2019 Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS 340 000 340 000 Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte 8 400 Tapt arbeidsfortjeneste 18 000 Bevertning 1 500 Opplæring, kurs 30 000 Skyss- og kostgodtgjørelse 3 000 Selskapskontroll 0 60 900 Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS 119 400 Tilleggstjeneste sekretariat 20 000 139 400 Sum kontrollutvalget/sekretariatet og kommunerevisjonen 540 300
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 36/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune til etterretning. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 8. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 101/16 i kommunestyremøte 15. desember 2016. Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune ble sendt til kommunens revisor KomRev NORD IKS i begynnelsen av 2018. Forvaltningsrevisjonsrapporten er nå ferdigstilt, og klar for behandling i kontrollutvalget. Forvaltningsrevisor vil være tilstede i møtet å orientere for innholdet i rapporten, og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune (ettersendes)
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 37/18 Sakstittel: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017, som er sendt fra administrasjonen til kommunens revisor. Sekretariatet vil redegjøre for innholdet i svarbrevet i møtet. Vedlegg: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 38/18 Sakstittel: Omstillingsprogrammet SPIRE Ingen Saksopplysninger: Saken har tidligere vært tatt inn på sakskartet. Det har imidlertid vært utfordrende for kontrollutvalget å få behandlet saken. Dette som følge av noe usikkerhet rundt kontrollutvalgsleders habilitet tilknyttet saken, samt at kontrollutvalget ikke har vært fulltallig i flere av møtene. Saken var også tatt inn på sakskartet til møtet 14. juni 2018. Ordføreren kom da i forkant av behandling av saken med innsigelse mot at kontrollutvalgets leder deltok i behandlingen. Det er kontrollutvalget som kollegialt organ som skal vurdere medlemmenes habilitet. Ettersom det ikke var øvrige ordinære medlemmer tilstede i møtet var ikke kontrollutvalget i stand til å vurdere kontrollutvalgets leders habilitet, og kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Saken utsettes. Vedtaket i sak 17/18 utgår.» I etterkant av møtet har kommunestyret foretatt suppleringsvalg til kontrollutvalget.