Tekniske hjelpemidler Visma Omsorg Profil Oppdatert 23.10.2017
Innholdsfortegnelse 1.0 STANDARD FUNKSJONER I PROFIL 3 1.1. STANDARD VERKTØYKNAPPER / IKONER 3 1.2 BRUK AV FUNKSJONSTASTER I PROFIL 3 2.0 OM HJELPEMIDLER OG LAGER I PROFIL 4 2.1 FORHÅNDSARBEID FOR Å KOMME I GANG MED HJELPEMIDDELLAGER 4 2.2 REGISTRERING AV HJELPEMIDLER FRA NAV 4 3.0 OPPRETTE LAGERLOKASJON 5 3.1 VELG LAGER 5 4.0 PRODUKTKATALOG 6 4.1 MINIMUM REGISTRERING 7 4.2 LEVERANDØR REGISTER 7 5.0 OPPDATERE LAGER MED BEHOLDNING 8 5.1 PRODUKT PÅ LAGER 8 5.2 REGISTRERE LAGERBEHOLDNING 9 5.2.0 OPPDATERE LAGERBEHOLDNING MED RUTINEN AJOURHOLD AV FOREKOMST 9 5.2.1 OPPDATERE LAGERBEHOLDNING MED RUTINEN LAGER TRANSAKSJONER 10 5.2.2 SETTE SERIENUMMER MED RUTINEN REGISTRER FOREKOMST 11 6.0 TILDELE HJELPEMIDDEL 12 6.1 REGISTRERE OG UTLEVERE HJELPEMIDDEL 12 6.2 INNLEVERING AV HJELPEMIDLER 14 7.0 RAPPORTER KNYTTET TIL LAGER/TEKNISKE HJELPEMIDLER 15 7.1 LAGERRAPPORTER 15 7.2 FORFALLSRAPPORT 15 7.3 FORFALLSRAPPORTER PER REKVIRENT 16 7.4 HJELPEMIDDEL INNVILGET 16 7.5 UTLÅNTE HJELPEMIDLER 16 7.6 UTLEVERINGSSEDDEL 17 8.0 REGISTRERING AV HJELPEMIDLER FRA NAV 18 8.1 REGISTRERE UTLÅNT NAV HJELPEMIDDEL 18 8.2 RAPPORTER UTLÅN HJELPEMIDLER FRA NAV 18 2
1.0 Standard funksjoner i Profil De følgende funksjoner vil du finne i alle Profils moduler. Tittellinje Menylinje Verktøylinjer Er den øverste rammen i bildet (ofte farget blå), viser navnet og databasen (test eller produksjon) som du er pålogget. Er linjen som ofte kalles rullegardinmenyer. Ofte kalt Ikon eller Verktøyknapper. Klikker du på en av knappene vil du vanligvis hente frem et skjermbilde som er knyttet til verktøyknappen eller ikonet. 1.1. Standard verktøyknapper / ikoner Ikon som vises i tabellen under vil ses med grå fargefremtoning når de ikke er aktive, og med farge når de er aktive. Ikonene blir aktive når de kan benyttes, men er grå når de ikke kan benyttes. For alle ikonene gjelde at det vises en Gul lapp når du holder musepekeren over ikonet. Lukk aktivt vindu Lagre Sett inn ny rad Slett merket rad Ny detaljrad Fjern detaljrad Lås opp journalelement Angi søkekriterium Utfør søk basert på inntastede søkekriterium Når du skal skrive et dokument eller skanne. Send svar på inngående brev du har oppe i postjournalen (gjelder generell postjournal) Lag og send meldinger Vis første bruker (post) Vis forrige bruker (post) Vis neste bruker (post) Vis siste bruker (post) Sorter Skaler Forstørr rapport Forminsk rapport Vis/skjul linjal Velg graftype Skriv direkte (til din standard skriver) Blålys slås på, når man må «bryte seg inn» i en journal man ikke har tilganger til. Fritekstsøk i pasientjournal Strukturert søk i pasientjournal Henter bildet: Kvittering gitt medisin Labark Behandle labsvar Mine utskrifter Hent frem mappe til merket bruker Ajourhold av generell postjournal Ajourhold av utførte tjenester Pasientjournalen Oversikt plan/rapport Word i lukket sone Skriv en huskelapp Se huskeliste Avtalebok Ny pålogging Egenskaper Avslutt Profil Hjelpetekst for aktivt vindu Innhold hjelpetekst til hele Profil Meldingsvarsler, elektroniske meldinger 1.2 Bruk av funksjonstaster i Profil F2 F4 F5 F12 Mikrosøk Tab-tast Utføre et søk. Sette på et søk (nullstille i bildet). Hente plukkbilde (bilde hvor du kan søke detaljert). Setter inn dagens dato i enkelte datofelt (ikke gjennomført konsekvent). I kodefelt kan du bruke tastekombinasjonen: Mellomrom-tasten og deretter tabulator for å hente liste over for eksempel ansatte. Standard tast for å bevege markøren fra felt til felt i et skjermbilde. 3
2.0 Om hjelpemidler og lager i Profil Tekniske hjelpemidler i Profil er en modul som gir deg mulighet til å administrere hjelpemidler kommunen har på sitt lager. Modulen gir deg også oversikt over utlånte hjelpemidler og når de skal leveres tilbake. Modulen gir deg mulighet til å definere flere forskjellige lagerlokasjoner som kan administreres individuelt. Hjelpemiddelmodulen er tett knyttet sammen med Brukermodulen og registrering av utlånte hjelpemidler gjøres i tjenestebildet for hjelpemidler (bilde nummer 3), bruker vil ha en tjeneste hvor alle hjelpemidler bruker låner ligger registrert under samme tjeneste, men med spesifisert dato for utlevering- og innlevering til/fra bruker. Modulen inneholder også rapporter som gir deg oversikt over produkter på lager, utlånte hjelpemidler og hjelpemidler som skal leveres tilbake. Det finnes også rutiner for kvittering for utlevert/mottatt hjelpemiddel og tilbakelevert hjelpemiddel. 2.1 Forhåndsarbeid for å komme i gang med hjelpemiddellager Før hjelpemiddellageret kan tas i bruk må man: Definere lager(e) Leverandørregister (dette er ikke et krav, men en mulighet) Opprette en produktkatalog, definere hvilke produkt man skal kunne søke opp og legge inn på lokalt lager Registrere beholdning (antall av hvert hjelpemiddel man har på lager) 2.2 Registrering av hjelpemidler fra NAV I tillegg til å administrere hjelpemiddel fra eget lager, kan man registrere utlån og innlevering av hjelpemidler fra NAV. For å gjøre dette må alle hjelpemiddel NAV låner ut være registrert i produktkatalogen. 4
3.0 Opprette lagerlokasjon I hjelpemiddelmodulen velger du fra rullegardinmenyen: Lager -> Lagerlokasjon For å starte registrering av lokalt hjelpemiddellager, klikk på Sett inn ny rad. Lagernummer Angi et nummer. Navn (på lager) Navn på lager Adresse Adresse til lager Postnummer/Sted Postnummer angis, poststed kommer automatisk. Telefon/Fax/E-post Angi telefon, fax og e-postadresse Merknad Eventuell merknad, for eksempel om lageret har en spesiell funksjon i forhold til andre lager du måtte definere. Aut. nummerering Med automatisk nummerering menes her at om man for eksempel registrerer 10 like rollatorer, kan man individnummerere rollatorene slik at de i tillegg til artikkelnummer (produsentens nummer) / Hjelpemiddelnummer (nummer nordisk klassifisering av hjelpemidler) vil få et fortløpende nummer som starter på for eksempel 1. Neste nummer Du kan velge hvilket nummer du ønsker å starte på. Dersom du har flere forskjellige lagre vil du eksempelvis kunne ha egne serienummerserier for hvert av lagrene. Organisatorisk tilhørighet Registreringen anbefales ikke brukt så sant men ikke har spesielle behov for å tilgangsstyre hvem som kan bruke lageret. 3.1 Velg lager Dersom det er mer enn et lager som er definert/opprettet i Profil, må man velge lageret man skal jobbe i forhold til. Dette gjør du ved å velge fra rullegardinmenyen: Lager-> Velg lager Marker lageret du vil arbeide i og bekreft med OK. 5
4.0 Produktkatalog Produktkatalogen er oversikt over hjelpemidler som finnes på markedet, den kan sammenlignes med Hjelpemiddeldatabasen NAV har på nettet (http://www.hjelpemiddeldatabasen.no/). Når vi oppretter en produktkatalog i Profil er det for at vi vil velge hjelpemidler som vi skal registrere på vårt lokale lager. Registreringsbildet finner du ved å velge fra rullegardinmenyen: Ajourhold -> Produkt Hjelpemiddelnummer Hjelpemiddelnummer oppretter fortløpende L1, L2 etc dersom du ikke selv angir et hjelpemiddelnummer i feltet. Status I feltet kan du velge: Aldri hatt prisavtale Har prisavtale Har hatt prisavtale Ute av produksjon Feltet er ikke obligatorisk Type I feltet kan du velge tre alternativ: Hovedprodukt Reservedel Tilbehør Feltet er ikke obligatorisk Artikkelnummer I feltet er det vanlig å registrere leverandørens artikkelnummer. Pris Angi pris på hjelpemiddel, feltet er ikke obligatorisk. Produktnavn Skriv inn hjelpemidlets navn, obs feltet er søkbart når man skal finne registrerte hjelpemidler. Leverandør Feltet henter verdi fra leverandørregistret, feltet er ikke obligatorisk. ISO-kode Feltet henter verdier fra ISO-register for Iso-kode, undergruppe, gruppe og hovedgruppe Registreringsdato/Ajourhold dato Angi dato for registrering og ajourhold. Feltet er ikke obligatorisk. 6
4.1 Minimum registrering Når du oppdaterer lagret med hvilke produkter du har på lager, er feltene vist i registreringsbildet de felt du må ha med for å kunne lagre. Som vist i bildet er feltene med registrering minimum registreringsbehov for å kunne lagre informasjonen. Leverandørens artikkelnummer og hjelpemiddelets navn anbefales brukt ved registrering, disse er også søkbare når man senere skal søke frem hjelpemidler. 4.2 Leverandør register Man kan opprette et leverandørregister i modulen tekniske hjelpemidler. Leverandør kan knyttes til produktet man registrerer. Det er ikke et krav å opprette et leverandørregister. Du finner bildet hvor du registrerer leverandører ved å velge fra rullegardinmenyen: Ajourhold -> Leverandører Leverandør Profil legger inn kode selv L1, L2 etc. Angi navn på leverandør Kontakt Dersom det er angitt en kontakt for leverandøren registreres navnet. Adresse (post- og besøksadresse) Angi adresse Postnummer (post- og besøksadresse) Angi postnummer Telefon Angi telefonnummer Registrert dato/ajourført dato Angi registreringsdato for leverandør og når du har ajourført leverandøropplysningene 7
5.0 Oppdatere lager med beholdning Når man har opprettet en produktkatalog (se kap. 4) kan man begynne å registrere hvilke av hjelpemidlene som skal finnes på det/de lokale lager(ene). 5.1 Produkt på lager Du finner registreringsbildet ved å velge fra rullegardinmenyen: Lager -> Produkt på lager Start med å sette inn en ny rad. Lager Har du definert mer enn et lokalt lager, må du starte med å velge hvilket lager du skal jobbe med. Velg fra rullegardinmenyen Lager -> Velg lager (i feltet lager vil du se hvilket lager du oppdaterer beholdning for). Hjelpemiddelnummer I feltet hjelpemiddelnummer kan du med F5-tasten hente frem et søkebilde hvor du kan søke frem det hjelpemiddelet du vil registrere inn på ditt lokale lager. Du kan også slå inn hjelpemiddelnummeret direkte dersom har dette. I bildet «Plukk hjelpemiddel fra produktkatalog» kan du søke i alle felt med hvit bakgrunn. De to enkleste å søke på er: Produktnavn Skriv navnet på produktet eller en del av navnet for eksempel Champ%. Prosenttegnet fungerer slik at du ber Profil søke på alle navn som begynner med Champ og deretter hvilke bokstaver som helst. Leverandør Du kan søke på samme måte i feltet for leverandør Når du finner hjelpemiddelet du søkte etter, merker du det og bekrefter med OK. Merknad I feltet kan merknader knyttet til hjelpemiddelet du har tatt inn på lager angis. Kontroll Setter du en hake i hakeboksen vil du kunne ta ut rapporter over hjelpemidler som skal kontrolleres. Intervall kontroll I feltet angir du antall dager det skal være mellom hver kontroll. Når du har registrert hjelpemidler inn på lager har du fortalt Profil at hjelpemiddelet er klar til å registreres med antall, for å gjøre det, må man bruke neste rutine. 8
5.2 Registrere lagerbeholdning Når du skal oppdatere lagerbeholdningen din med antall av hvert hjelpemiddel, er det to måter å registrere dette på. 5.2.0 Oppdatere lagerbeholdning med rutinen Ajourhold av forekomst Start med å velge fra rullegardinmenyen: Lager -> Ajourhold av forekomst Start med å sette inn ny rad. Hjelpemiddelnummer I feltet hjelpemiddelnummer kan du med F5-tasten hente frem et søkebilde hvor du kan søke frem det hjelpemiddelet du vil registrere inn på ditt lokale lager. Du kan også slå inn hjelpemiddelnummeret direkte dersom har dette. I bildet «Plukk hjelpemiddel fra produktkatalog» kan du søke i alle felt med hvit bakgrunn. De to enkleste å søke på er: Produktnavn Skriv navnet på produktet eller en del av navnet for eksempel Aqua% som vist Leverandør Du kan søke på samme måte i feltet for leverandør Når du finner hjelpemiddelet du søkte etter, merker du det og bekrefter med OK. Serienummer Serienummer opprettes automatisk fordi jeg i definisjon av lager under punkt 3.0 har angitt at nummerering skal skje automatisk. I dette bildet vil du ikke kunne opprette serienummer manuelt. Innkjøpt dato Angi dato for innkjøp av hjelpemiddel, feltet er ikke obligatorisk. Klargjort Sett en hake i klargjort dersom det er et hjelpemiddel som faktisk er klargjort for utlevering. 9
5.2.1 Oppdatere lagerbeholdning med rutinen Lager transaksjoner Start med å velge fra rullegardinmenyen: Transaksjoner -> Lager - Transaksjon Start med å sette inn ny rad. Hjelpemiddelnummer Se forklaring under punkt 5.2.0 tilsvarende felt. Kode Det er flere koder å velge mellom, her er kun koden Innkjøp/Ny til lager aktuell. Serienummer Feltet brukes ikke til setting av serienummer i denne sammenhengen, derfor må du sette serienummer i Antall Angi antall av hjelpemiddelet du vil registrere inn på lageret som varebeholdning. Merknad Fritekstfelt. 10
5.2.2 Sette serienummer med rutinen Registrer forekomst Start med å velge fra rullegardinmenyen: Lager -> Ajourhold forekomst Du kommer inn i bildet når det er i søkemodus. Du kan søke i alle felt med hvit bakgrunn. Søk som vist etter hjelpemiddelnavn eller du kan angi hjelpemiddelnummer direkte i feltet hjelpemiddelnummer. Klikk på F2- tasten for å uføre søket. Når du finner hjelpemiddelet du søker etter, ser du at det er satt et serienummer, men at lagerbeholdningen er på fire. Man må ikke serienummerere hjelpemidler. Dersom jeg nå vil sette serienummer på de tre gjenstående hjelpemiddelene, velger jeg Sett inn ny detaljrad. De tre gjenstående hjelpemiddelene har nå også blitt tildelt serienummer. 11
6.0 Tildele hjelpemiddel Registrering av hjelpemidler som lånes ut, gjøres i tjenestebildet i Brukermodulen. Det er viktig at tjenestebildet er satt opp rett med kobling til riktig bildetype (det skal være bildetype 3 Tekniske hjelpemidler, dette gjøres i systemadministrasjon i bildet hvor man definerer tjenester). Dette heftet viser en enklest mulig rutine for registrering av hjelpemiddel som skal lånes ut og når de leveres tilbake. 6.1 Registrere og utlevere hjelpemiddel Start i brukerlisten og søk frem riktig bruker. Dobbeltklikk på bruker du skal registrere utlånt hjelpemiddel og velg skillekortet Tjenester. I skillekortet Tjenester velger du sett inn ny rad. 12
Tjeneste I feltet kan du bruke mikrosøk for å finne lovlige tjenestekoder. Du kan også slå inn kode direkte i feltet dersom du vet hvilken kode tjenesten har. Dato Angi dato for når tjenesten ble opprettet. Senere vil du kunne angi dato for utlån (fra til dato) når du registrerer det enkelte hjelpemiddel. Sett inn Med knappen Sett inn, oppretter du en ny rad i tjenestebildet hvor du kan registrere hjelpemiddelet du skal låne ut. Hjelpemiddelnummer I feltet kan du bruke F5-tasten for å hente opp et plukkbilde hvor du kan søke frem hjelpemiddelet du skal låne ut til bruker. Punkt 5.1 forklarer hvordan du kan søke i bildet. Når du finner rett hjelpemiddel, merket dette og bekreft med OK. Lager Dersom man antar at det er kun et lager, klikk på drop-down boksen og velg lageret du skal låne ut fra. Dersom du ikke angir lager, vil teksten i feltet Beskrivelse av hjelpemiddel vises i rødt, dette betyr at Profil oppfatter at hjelpemiddelet lånes ut av NAV og ikke fra lokalt lager. Dato (utlånt) Dato du låner ut hjelpemiddelet Eget lager Hake settes når du velger et lager i feltet lager. Serienummer I feltet serienummer, vil du se hvilke hjelpemidler som har serienummer som er på lager og kan lånes ut, velg det du vil låne ut. Antall Angi hvor mange av hjelpemiddelet du låner ut. Status Velg status, her utlevert til bruker Til dato (når hjelpemiddelet innleveres eller er planlagt innlevert) Dersom man låner ut og vil kjøre rapporter for forfall for innlevering av hjelpemiddel, må man angi estimert innleveringsdato. Beskrivelse av hjelpemiddel Hentes fra produktkatalogen. 13
6.2 Innlevering av hjelpemidler Når et hjelpemiddel skal leveres inn fra bruker, registreres dette i samme bilde som man registrerte utlånet. I modulen Tekniske Hjelpemidler ligger det også rapporter som viser hvilke brukere som har hjelpemiddel til lån og om det er forfallsdato med tanke på innlevering av hjelpemiddelet. Søk opp bruker i brukerlisten, dobbeltklikk på bruker og velg skillekortet tjenester. Merk og deobbelt klikk på tjenesten for hjelpemidler. I tjenestebildet merker du hjelpemiddelet du vil registrere som innlevert Til dato I feltet til dato endrer du dato til dato for innlevering, dette må du gjøre før du kan endre status til Innlevert fra bruker. Status Endre status til Innlevert fra bruker, bekreft med ok for å lagre registreringen. 14
7.0 Rapporter knyttet til lager/tekniske hjelpemidler Under valget rapporter i modulen for Tekniske hjelpemidler kan du kjøre ut oversikt over diverse forhold knyttet til administrering av hjelpemiddelene i kommunen. 7.1 Lagerrapporter Lager rapporter viser oversikter over hjelpemidler du har på lager, som er rekvirert og er utlånt. 7.2 Forfallsrapport Rapporten viser utlånte hjelpemidler med dato for planlagt retur. NB viktig at det registreres en dato for innlevering på hjelpemiddelet når du vil se forfall per hjelpemiddel.1 15
7.3 Forfallsrapporter per rekvirent Denne rapporten er den samme som den du finner under punkt 7.2 Forfallsrapport, en endring er at du kan bestillerapporten per rekvirent/saksbehandler. 7.4 Hjelpemiddel innvilget Rapporten lister hjelpemidler som er innvilget eller innvilget/rekvirert, men ikke utlevert til bruker. NB to valg: Eget lager HMS transaksjon (Dette er valg for å se NAV hjelpemiddelsentralen sine utlån). 7.5 Utlånte hjelpemidler Rapporten lister hjelpemidler som er utlånt til bruker. Rapporten tar med alt fra dagens- dato og bakover. Legger du noe i lenge (antall mnd.) så trekker den antallet i fra dagens dato og henter alle før den datoen. 16
7.6 Utleveringsseddel Rapporten utleveringsseddel gir deg mulighet til å skrive ut en kvittering som den som låner hjelpemiddelet kan signere for mottatt hjelpemiddel på. Pass på at du i feltet Fra dato i bildet hvor du bestiller rapporten (Bestill utleveringsseddel), henter samme dato som er angitt i feltet Fra dato i bildet hvor du registrer utlån av hjelpemiddelet. Skriv ut Utleveringsseddelen og få underskrift fra bruker. 17
8.0 Registrering av hjelpemidler fra NAV Hjelpemiddelmodulen i Profil kan også brukes til å registrere utlånte hjelpemidler fra NAV. Når denne type registrering gjøres, vil det skille seg fra registrering av hjelpemiddel fra lokalt/eget lager ved at man ikke registrerer hjelpemiddelet som utlånt fra et lager, man henter hjelpemiddelet fra produktkatalogen og registrerer det uten å knytte det til et lager. 8.1 Registrere utlånt NAV hjelpemiddel Finn bruker du skal registrere NAV hjelpemiddel på, dobbeltklikk på bruker og velg skillekort Tjenester. Registrere tjeneste for tekniske hjelpemiddel som er satt opp med bildetype nr. 3 Tekniske hjelpemiddel. Følgende felt fylles ikke ut: Lager Serienummer Fordi dette utlånet kun er en registrering av et hjelpemiddel som lånes ut uten at man skal styre et lager og en varebeholdning, vil det ikke være aktuelt å velge lager og serienummer, for dette utlånet er ikke disse verdiene relevante. Følgende felt fylles ut: Hjelpemiddelnummer i feltet kan du med F5-tasten hente frem et plukkbilde hvor du kan søke på for eksempel hjelpemiddelets navn. Antall - angi hvor mange av hjelpemiddelet du låner ut Status For så enkel administrasjon av HMS hjelpemiddel som mulig anbefales brukt kun Utlevert til bruker og Innlevert fra bruker. Fra dato angi fra dato utlånet er gitt, for NAV hjelpemiddel vil ofte til dato ikke være aktuelt. Rekvirent Angi initialer på den som effektuerer utlånet Beskrivelse av hjelpemiddel Som det vises i bildeutklippet er teksten her rød, det vil den alltid være for å understreke at dette utlånet ikke er fra eget lager. 8.2 Rapporter utlån hjelpemidler fra NAV Rapporter som kan kjøres for HMS transaksjoner: Hjelpemidler innvilget Utlånte hjelpemidler Transaksjonsrapporter Utleveringsseddel 18