Møteinnkalling Bystyret 2015-2019 Dato: 02.03.2017 kl. 17:00 Sted: Bystyresalen Forfall meldes snarest til formannskapskontoret telefon 69108810 eller mobil 92062980 - evt. e-post: hoe@sarpsborg.com. Varamedlemmer møter kun etter nærmere beskjed. Gruppemøter Arbeiderpartiet tirsdag 28.02.2017 kl 1800 Bystyresalen - samt på møtedagen ½ time før møtestart - møterom Formannskapssalen Høyre tirsdag 28.02.2017 kl 1730 møterom Formannskapssalen. Fremskrittspartiet mandag 27.02.2017 kl 1730 Formannskapssalen Kristelig Folkeparti mandag 27.02.2017 kl 1800 Møterom Olav den Hellige Senterpartiet tirsdag 28.02.2017 kl 1830 Møterom John Joseph Anderson Miljøpartiet De Grønne mandag 27.02.2017 kl. 18.00 Møterom Robert Normann Pensjonistpartiet mandag 27.02.2017 kl 1600 Møterom Roald Dahl Sosialistisk Venstreparti mandag 27.02.2017 kl 1800 Møterom John Joseph Anderson Venstre mandag 27.02.2017 kl 1800 Møterom Asbjørn Halvorsen ******* Servering Det blir enkel servering fra kl. 16.30 i møterom Roald Dahl (ved Formannskapssalen). SAKSKART Side Saker til behandling 1/17 16/04890-26 Revisjonsrapport kontroll av en rammeavtale gatelys 3 2/17 16/06237-4 Eierskapskontroll Østfold interkommunale arkivselskap IKS 3/17 16/02044-47 Fastsetting av planprogram for kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad - Sarpsborg, rv 110 Simo - St.Croix og fv 118 Ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund (NB! Nye vedlegg er lagt til i saken ifbm. ny behandling) 4 5 4/17 15/06049-10 Revidering av innkjøpsreglement - Sluttbehandling 14 5/17 15/02230-8 Plattform for eiendomsforvaltning i Sarpsborg kommune 20 6/17 15/00286-181 Behandling av begjæring om utsatt iverksetting av reguleringsplanvedtak for Storgata terrasse 24 1
7/17 16/02426-5 Innløsning av festetomter til bolig- og fritidsformål der Sarpsborg kommune er grunneier 8/17 16/00784-1 Tilleggsbevilgning vann- og avløpsarbeider Tunejordet vest 9/17 17/00505-1 Nye korttidsplasser på Helsehuset fremskyndet oppstart 27 33 35 10/17 17/00133-1 Utvikling Olavsdagene 38 11/17 16/00050-22 Søknad fra Elise Bjørnebekk-Waagen om fritak fra verv som utvalgsleder i perioden 10.03.2017-02.10.2017 43 12/17 13/01194-180 Interpellasjon: Reklame på barnekino 46 Referatsaker 1/17 16/00080-18 Protokoll Bystyret 07.12.2016 47 2/17 16/00080-19 Protokoll Bystyret 08.12.2016 47 3/17 10/00912-98 Protokoll fra kontrollutvalget Sarpsborg 121216 47 4/17 17/01175-2 Protokoll kontrollutvalget Sarpsborg - 14.02.2017 47 5/17 15/06879-39 Årsrapport kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 2016 47 6/17 16/00550-2 Årsrapport salgs- og skjenkebevillinger 2016 47 7/17 17/00867-1 Skatteregnskap - Årsrapport og årsregnskap 2016 47 8/17 13/03983-52 Fylkesmannen avviser lovlighetsklage over Sarpsborg bystyres vedtak om å klassifisere del av Harebakkveien som privat vei 9/17 13/03983-53 Kopi av vedtak i klagesak - Fylkesmannen avviser klage over vedtak om klassifisering av Harebakkveien som privat vei 47 47 Formannskapskontoret 21.02.2017 Sindre Martinsen-Evje Ordfører Hilde Øisang Formannskapssekretær 2
Saker til behandling Sak 1/17 Revisjonsrapport kontroll av en rammeavtale gatelys Arkivsak-dok. 16/04890-26 Saksbehandler Ellen Terese Bråtekas Saksgang Møtedato Saknr 1 Bystyret 2015-2019 02.03.2017 1/17 Saken er fremmet etter prinsippet om fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Vedlegg: 1. Møtebok for Kontrollutvalg Sarpsborg, møte 12.12.2016, sak 16/45 2. Revisjonsrapport: Kontroll av mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale 3. Resultater av kontrollmålinger som ikke var gjennomført før Kontrollutvalgets behandling Utredning: Kontrollutvalget Sarpsborg gjorde i møte 12.12.2016, sak 16/45 følgende vedtak: 1.Kontrollutvalget tar revisjonsrapport «Kontroll av mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale», til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget ser med alvor på revisjonens konklusjon om at anskaffelsesprosessen for den aktuelle rammeavtalen ikke har tilfredsstilt de grunnleggende kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget merker seg også med positivt fortegn at rådmannen foreslår flere tiltak til forbedringer slik at kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet i Lov om offentlige anskaffelser vil bli tilstrekkelig tatt hensyn til i framtiden. 2. Saken oversendes bystyre med følgende forslag til vedtak: Bystyret ber kontrollutvalget følge opp med en bestilling om forvaltningsrevisjon på området anskaffelsesrutiner og etterlevelse/oppfølging av disse, for å følge opp at rådmannens tiltak etterleves. Kontrollutvalget bestemmer tidspunkt uavhengig av bystyrets vedtak om forvaltningsrevisjoner. Som etterfølgende informasjon i saken fremlegger rådmannen resultater av kontrollmålinger som ikke var gjennomført før Kontrollutvalgets behandling. Resultatene er oversendt Østfold kontrollutvalgssekretariat og ble fremlagt for kontrollutvalget i møte i februar. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: Bystyret ber kontrollutvalget følge opp med en bestilling om forvaltningsrevisjon på området anskaffelsesrutiner og etterlevelse/oppfølging av disse, for å følge opp at rådmannens tiltak etterleves. Kontrollutvalget bestemmer tidspunkt uavhengig av bystyrets vedtak om forvaltningsrevisjoner. 3
Sak 2/17 Eierskapskontroll Østfold interkommunale arkivselskap IKS Arkivsak-dok. 16/06237-4 Saksbehandler Ellen M. Juliussen Saksgang Møtedato Saknr 1 Bystyret 2015-2019 02.03.2017 2/17 Saken er fremmet etter prinsippet om fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Vedlegg: Møtebok fra Kontrollutvalget Sarpsborg 12.12.2016, sak 2016/119 Rapport Eierskapskontroll av Østfold interkommunale arkivselskap IKS Sarpsborg kommune 2016 med vedlegg. Utredning: Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 16.02 2016 i sak 16/2 at det skulle gjennomføres en eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS. Bystyret vedtok planen den 17.03 2016 i sak 13/16. Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS er et interkommunalt selskap, organisert etter Lov om interkommunale selskaper. Selskapet har pr. 2015-18 deleiere. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser utøver denne myndighet på den måten som er fastsatt i virksomhetens lovverk, og at kommunens valgte representant ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunes vedtak og forutsetninger. Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, i dialog med administrasjonen for Østfold Interkommunale Arkivselskap og gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet, blant annet styre- og representantskapsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap. Den framlagte rapporten om eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap har vært til høring hos selskapets ledelse og hos kommunen ved ordfører. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 12.12.2016: 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering. Miljømessige konsekvenser: Økonomiske konsekvenser: Kontrollutvalgets innstilling: Rapport Eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering. 4
Sak 3/17 Fastsetting av planprogram for kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad - Sarpsborg, rv 110 Simo - St.Croix og fv 118 Ny Sarpsbru med eventuell omlegginga v rv 111 øst for Hafslund Arkivsak-dok. 16/02044-47 Saksbehandler Laila Vestby Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 2015-2019 24.11.2016 130/16 2 Formannskapet 2015-2019 06.12.2016 140/16 3 Bystyret 2015-2019 07.12.2016 101/16 4 Bystyret 2015-2019 02.03.2017 3/17 Saken er fremmet etter prinsippet om fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Saksordfører: Svein Larsen (AP) Vedlegg: 1. Sammendrag av og kommentarer til uttalelse til «varsling av oppstart og offentlig ettersyn av forslag til planprogram - Kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, rv 110 Simo St.Croix og fv 118 ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund, september 2016». 2. Forslag til planprogram for fastsettelse Kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, rv 110 Simo St.Croix og fv 118 ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund, september 2016. Sammendrag: Dette er et felles likelydende saksframlegg for Fredrikstad og Sarpsborg kommuner samt Østfold fylkeskommune. Utkast til «Planprogram for kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, rv 110 Simo St.Croix og fv 118 ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund» har ligget ute til offentlig ettersyn i perioden 12.05.2016 27.06.2016. Det har kommet inn 82 uttalelser som er oppsummert og vurdert i et eget merknadsdokument, jf. vedlegg 1. En del av merknadene går på valg som er gjort i tidligere planfase gjennom konseptvalgutredningen for InterCity. Det er tatt inn et eget kapittel i merknadsdokumentet som oppsummerer anbefalingene i Konseptvalgutredningen. Det er foretatt enkelte endringer i planprogrammet etter offentlig ettersyn. Disse er beskrevet i et eget kapittel både i merknadsdokumentet, jf. kapittel 6 og i forslag til planprogram til fastsettelse, jf. kapittel 7.4. Det er ikke gjort endringer i utredningskorridorer eller alternativer som skal vurderes. Rådmannen stiller seg bak de vurderingene og de endringene som er gjort etter høringen. Rådmannen støtter vurderingene fra Jernbaneverket og faglig samarbeidsgruppe i at det ikke har kommet innspill som har gjort det nødvendig å gjøre endringer i utredningskorridorer eller alternativer som skal utredes. 5
Rådmannen anbefaler at planprogrammet fastsettes. For å forsterke og tydeliggjøre innholdet på noen punkter i planprogrammet anbefaler rådmannen at det vedtas følgende tillegg til planprogrammet: 1. Etablering av dobbeltspor i ny korridor må forutsette at eksisterende jernbanespor ikke lenger skal benyttes til jernbaneformål. Planlegging av nytt dobbeltspor må derfor ivareta alle funksjoner knyttet til framtidig jernbanedrift. Kommunedelplanen må sette klare tidsfrister for når eksisterende spor skal frigis. 2. Dobbeltsporet må medføre minst mulig barrierevirkning i by- og nærmiljøområdene. Løsninger som ivaretar gode bomiljøer og muligheter for byutvikling på tvers av dobbeltsporet må prioriteres høyt. Dette kan være tunneler, kulverter og over- og underganger. 3. Planarbeidet skal legge vekt på å finne en løsning med minst mulig negative konsekvenser for kulturminnene, spesielt i området ved Sarpsfossen. Utredning: Dette er et felles likelydende saksframlegg for Fredrikstad og Sarpsborg kommuner og Østfold fylkeskommune. Saken gjelder fastsetting av planprogram for «Kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, rv 110 Simo St.Croix og fv 118 ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund». Jernbaneverket har nå igangsatt planlegging av dobbeltspor for Østfoldbanens Vestre linje. Det legges til grunn at InterCity-strekningen mellom Oslo og Seut ved Fredrikstad skal være ferdig utbygd innen 2024. Strekningen Seut Sarpsborg skal bygges innen 2026. Videre skal det planlegges med sikte på ferdigstilling til Halden i 2030. I forbindelse med kommunedelplanen for ny Sarpsbru har plan- og økonomiutvalget i Sarpsborg gjort vedtak om utarbeidelse av felles plan for veg og bane over Sarpsfossen. I Fredrikstad vil det gjennomføres felles planlegging av veg og bane for strekningen Simo St.Croix for å ivareta veg, bane og byutvikling. Dette plan- og utredningsarbeidet har som formål å avklare trase for det nye dobbeltsporet på strekningen Seut Sarpsborg. I tillegg skal planarbeidet avklare trase for ny 4-felts forbindelse over Glomma i Sarpsborg og 4 felt på strekningen Simo St. Croix i Fredrikstad. Det skal også avklares framtidig løsning for rv 111, for å sikre ønsket framkommelighet for buss på strekningen Gatedalen Hafslund. Løsninger for gående og syklende på de aktuelle strekningene skal også avklares. Vedlagte planprogram beskriver hvordan planarbeidet for kommunedelplan for dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, fv 118 ny Sarpsbru, inkludert rv 111 og rv 110 gjennom Fredrikstad sentrum skal gjennomføres. Planprogrammet er utarbeidet av Jernbaneverket i samarbeid med Fredrikstad og Sarpsborg kommuner, Østfold fylkeskommune, Statens vegvesen og Riksantikvaren. Jernbaneverket fremmer forslag til planprogram. Fredrikstad og Sarpsborg kommuner er planmyndighet og skal fastsette planprogrammet. Fylkesutvalget skal også behandle saken, som vegeier og regional planmyndighet. Forslag til planprogram for kommunedelplanen ble behandlet av Fredrikstads formannskap 14.04.2016, Sarpsborgs plan og økonomiutvalg 21.04.2016 samt Østfold fylkeskommunes fylkesutvalg 14.04.2016 og ble vedtatt lagt ut på høring. Forslag til planprogram har ligget ute til offentlig ettersyn i perioden 12.05.2016 27.06.2016. Det har kommet inn 82 uttalelser, derav ni fra statlige og regionale instanser og foretak, 1 fra Halden kommune, 17 fra interesseorganisasjoner og 55 fra privatpersoner og foretak. 6
Uttalelsene er oppsummert og vurdert i et eget merknadsdokument, jf. vedlegg 1. Det redegjøres for om merknadene tas til følge, til orientering eller om de ikke tas til følge og med en begrunnelse for dette. Merknadsbehandlingen er gjennomført i samarbeid mellom Jernbaneverket, Statens vegvesen, Østfold fylkeskommune, Fylkesmannen i Østfold, Riksantikvar og Fredrikstad og Sarpsborg kommuner. Disse utgjør den faglige samarbeidsgruppen som er beskrevet i planprogrammet. Hensikten med en slik gruppe er å sikre godt faglig grunnlag i planarbeidet. En del av uttalelsene omhandler valg som er gjort i tidligere planfase gjennom konseptvalgutredningen for InterCity. I merknadsdokumentet er det derfor tatt inn et kapittel, som oppsummerer anbefalingene i Konseptvalgutredningen, jf. kapittel 4. I tillegg er de mest gjentatte spørsmålene oppsummert og besvart i merknadsdokumentet, jf. kapittel 5. Endringer i forslag til planprogram etter høring Alle endringene i planprogrammet er beskrevet i et eget kapittel både i merknadsdokumentet, jf. kapittel 6 og i planprogrammet, jf. kapittel 7.4. Det er ikke gjort endringer i utredningskorridorer eller alternativer som skal vurderes. Rådmannens vurdering: Rådmannens vurdering er at alle innspillene som har kommet til varsel om oppstart og offentlig ettersyn av forslag til planprogram er gitt en grundig vurdering i merknadsdokumentet. Rådmannen støtter vurderingene fra Jernbaneverket og faglig samarbeidsgruppe i at det ikke har kommet innspill som har gjort det nødvendig å gjøre endringer i utredningskorridorer eller alternativer som skal utredes. Rådmannen stiller seg bak de vurderingene og de endringene som er gjort etter høringen og anbefaler at planprogrammet fastsettes. Rådmannen mener likevel at det bør vedtas enkelte tillegg til planprogrammet, for å forsterke og tydeliggjøre innholdet på noen punkter. Dette gjelder framtidig bruk av eksisterende baneareal og dobbeltsporets barrierevirkning. Etter høringen er det tatt inn et nytt kapittel om framtidig bruk av eksisterende baneareal, jf. kapittel 3.1.3. Etter rådmannens oppfatning bør det allerede ved fastsetting av planprogrammet avklares at eksisterende baneareal ikke skal benyttes til jernbaneformål i framtiden. Planlegging av nytt dobbeltspor må ivareta alle funksjoner knyttet til framtidig jernbanedrift, slik at eksisterende spor kan utgå som jernbanespor på varig basis. Rådmannen ser at det kan være behov for overgangsløsninger da det kan være funksjoner som må ivaretas på gammelt jernbanespor mens utbygging av Østfoldbanen pågår. Det er i så fall viktig at kommunedelplanen setter klare tidsfrister for når eksisterende spor skal frigis. Planprogrammet har nå en tydeligere beskrivelse av forventet bredde på eksisterende spor enn i høringsforslaget. Generelt forutsettes det at et nytt dobbeltspor vil ha ca 25 meter bredde (mellom sikkerhetsgjerdene). Imidlertid vil for eksempel stasjoner, geotekniske tiltak og store fyllinger/skråninger kunne føre til at bredden på deler av parsellen vil bli større. Rådmannen vil understreke at dobbeltsporet må medføre minst mulig barrierevirkning i byområdet og nærmiljøene. Løsninger som ivaretar gode bomiljøer og muligheter for byutvikling på tvers av dobbeltsporet må prioriteres høyt. Dette kan være tunneler, kulverter og over- og underganger. Rådmannen vil også vise til at fv 111/fv 118 Skjebergveien Nordbyveien (fra Meieri-krysset til Hafslund-skolene) i Sarpsborg er tatt ut av arbeidet med kommunedelplan med konsekvensutredning. Ny informasjon om igangsetting av arbeid med reguleringsplan for kollektivfelt og gang- og sykkelvei på rv 111 Skjebergveien Nordbyveien er tatt inn i planprogrammet, jf. kapittel 2.3.2. Formannskapet i Sarpsborg er orientert om arbeidet 7
gjennom sak 19/16 til møte 01.09.2016. Bakgrunnen er planarbeidet som allerede er gjort gjennom kommunedelplan Ny Sarpsbru. Gjennom dette planarbeidet er det lagt til grunn at alternativer for ny Sarpsbru og for eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund nå er innsnevret. Det er derfor mulig å gå direkte til regulering og utbygging av strekningen rv 111/fv 118 Skjebergveien - Nordbyveien. Statens vegvesen er nå i gang med en forstudie for hvordan kollektiv-/sambruksfelt inkludert bedring av tilbudet for gående og syklende bør løses. Rådmannen mener dette er svært positivt da det muliggjør tidligere regulering og utbygging av strekningen. Selv om tiltaket er av mindre omfang vil det bedre framkommeligheten for trafikantene på strekningen mellom Hafslund og sentrum. Det er i revidert forslag til planprogram også tydeliggjort beskrivelsen av tidligere arbeid i Sarpsborg med kommunedelplan for fv 118 ny bru- og vegløsning over Glomma inkludert rv 111. Rådmannen mener planprogrammet nå gir en god beskrivelse av de politiske føringene fra arbeidet med denne kommunedelplanen og hvordan de skal ivaretas som en del av planarbeidet.; «Som del av planarbeidet skal det utvikles konseptuelle løsninger for ( ) fv 118 ny Sarpsbru, i kombinasjon med traseer for bane. For fv 118 skal prinsippene for konsept A og A nord fra tidligere konsekvensutredning for ny bru over Glomma legges til grunn. Det er ikke tatt endelig stilling til hvorvidt rv 111 i Statsminister Torps vei skal utvides til tre eller fire felt eller om det skal etableres en ny vegforbindelse fra Gatedalen til fv 583 Haugeveien og videre i kryssing over jernbanen og inn i eksisterende rundkjøring ved Hafslund skole, og med det gjøre rv 111 til kollektivtrase.», jf. planprogrammet kapittel 1. Høringsrunden viser også at det er mange som er opptatt av kulturminnene og kulturmiljøene innenfor planområdet. Rådmannen poengterer at hensynet til kulturminnene er hovedårsaken til at det er igangsatt et felles planarbeid for vei og jernbane over Sarpsfossen. I det videre planleggingsarbeidet vil det jobbes med å optimalisere tekniske løsninger. Konsekvenser for kulturminner og kulturmiljø vil være blant forholdene som vil påvirke optimaliseringsarbeidet. Konsekvenser for kulturmiljø er også et av temaene som skal vurderes under ikke-prissatte konsekvenser i den samfunnsøkonomiske analysen som er beskrevet under kapittel 5 i planprogrammet. Rådmannen mener at tiltakenes konsekvenser på kulturminner og kulturmiljøer vil bli godt belyst gjennom planprosessen. Rådmannen vil også vise til at det er lagt vekt på en god og tett dialog med Fylkeskonservator og Riksantikvar under planarbeidet. Både fylkeskonservator og Riksantikvar deltar i den faglige samarbeidsgruppen for planarbeidet. Videre planprosess Det er Fredrikstad og Sarpsborg kommuner som planmyndighet som legger forslag til kommunedelplan ut på høring og som skal vedta kommunedelplanen. Det legges til grunn at det skal gis politiske orienteringer om den faglige tilrådningen på bakgrunn av konsekvensutredningen før kommunedelplan med plankart, bestemmelser og beskrivelse utarbeides. Rådmannen mener det bør vurderes nærmere gjennom arbeidet med planen om det bør være politiske behandlinger underveis. I henhold til planprogrammets framdriftsplan skal forslag til kommunedelplan foreligge høsten 2017 og kommunedelplan være vedtatt sommeren 2018. Dette er en komplisert planprosess og det er lagt opp til et stramt løp. Dersom det blir behov for endringer og flytting av milepæler vil dette bli kommunisert. Rådmannen vil gjøre oppmerksom på at dersom forslag til bevilgning til planarbeidet i statsbudsjett 2017 blir vedtatt, vil det bety at planlagt framdrift ikke kan følges. I forslag til statsbudsjettet for 2017 er strekningene Fredrikstad (Seut) Sarpsborg tildelt 40 millioner kr. Dette er mindre enn tidligere forutsatt og rådmannen mener det er bekymringsfullt. Det er svært viktig å holde framdriften i planarbeidet dersom dobbeltsporet skal stå ferdig til Fredrikstad i 2024 og Sarpsborg i 2026. Det er for øvrig foreslått 12 millioner kr til hensetting 8
både i Sarpsborg og i Moss. Dette arbeidet vil kunne starte på nyåret. Det betyr bedre samordning av planleggingen mellom InterCity og hensettingsplasser. Rådmannsutvalget i Bypakke Nedre Glomma anbefalte styringsgruppa å gjøre følgende vedtak: «Forslag til planprogram for kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, rv 110 Simo St.Croix og fv 118 ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund» fastsettes med følgende tillegg: 1. Etablering av dobbeltspor i ny korridor må forutsette at eksisterende jernbanespor ikke lenger skal benyttes til jernbaneformål. Planlegging av nytt dobbeltspor må derfor ivareta alle funksjoner knyttet til framtidig jernbanedrift. Kommunedelplanen må sette klare tidsfrister for når eksisterende spor skal frigis. 2. Dobbeltsporet må medføre minst mulig barrierevirkning i by- og nærmiljøområdene. Løsninger som ivaretar gode bomiljøer og muligheter for byutvikling på tvers av dobbeltsporet må prioriteres høyt. Dette kan være tunneler, kulverter og over- og underganger. 3. Planarbeidet skal legge vekt på å finne løsninger med minst mulig negative konsekvenser for kulturminnene i området ved Sarpsfossen. Styringsgruppa i Bypakke Nedre Glomma behandlet saken 21.10.2016 og gjorde følgende vedtak: «Forslag til planprogram for kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, rv. 110 Simo St. Croix og fv. 118 ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv. 111 øst for Hafslund fastsettes med følgende tillegg: 1. Etablering av dobbeltspor i ny korridor må forutsette at eksisterende jernbanespor ikke lenger skal benyttes til jernbaneformål. Planlegging av nytt dobbeltspor må derfor ivareta alle funksjoner knyttet til framtidig jernbanedrift. Kommunedelplanen må sette klare tidsfrister for når eksisterende spor skal frigis. 2. Dobbeltsporet må medføre minst mulig barrierevirkning i by- og nærmiljøområdene. Løsninger som ivaretar gode bomiljøer og muligheter for byutvikling på tvers av dobbeltsporet må prioriteres høyt. Dette kan være tunneler, kulverter og over- og underganger. 3. Planarbeidet skal legge vekt på å finne en løsning med minst mulige negative konsekvenser for kulturminnene, spesielt i området ved Sarpsfossen.» Styringsgruppas vedtak er identisk med rådmannsutvalgets anbefaling med unntak av en justering av ordlyden i tilleggspunkt 3. Rådmannen anbefaler bystyret å fatte samme vedtak som styringsgruppa. Miljømessige konsekvenser: De miljømessige konsekvensene for de ulike alternativene vil bli beskrevet gjennom planprosessen, blant annet i konsekvensutredningen. Økonomiske konsekvenser: For arbeidet med kommunedelplanen med konsekvensutredning vil Jernbaneverket ha ansvaret for kostnadene knyttet til planlegging av dobbeltspor. Kostnader for felles planlegging av veg og jernbane på Grønli og over Sarpsfossen inkludert kostnader for planlegging av veg på Hafslund vil bli fordelt mellom de berørte aktørene. For Grønli vil kostnadene fordeles mellom Jernbaneverket og Statens vegvesen. For felles planlegging over Sarpsfossen samt for planlegging av veg på Hafslund vil kostnadene fordeles mellom Jernbaneverket, Sarpsborg kommune og Østfold 9
fylkeskommune. Sarpsborg kommune har gjennom behandling av tertialrapport 1. kvartal 2016 bevilget 3,5 millioner kroner som Sarpsborg kommunes andel til felles kommunedelplan for veg og jernbane over Sarpsfossen. Østfold fylkeskommune har intensjon om å legge fram en sak for fylkesutvalget for å bevilge fylkeskommunens økonomiske bidrag. Rådmannens innstilling: Saksordførersak ingen innstilling. Behandling i Formannskapet 24.11.2016 Varaordfører Linda Engsmyr (AP) ba om å bli erklært inhabil ved behandlingen av saken. Formannskapet ga sin tilslutning til at hun erklæres inhabil iht. forvaltningsloven 6 b og hun fratrådte ved behandlingen av saken. Det var 10 stemmeberettigede representanter til stede ved behandlingen. Saksordfører Svein Larsen orienterte om saken. Følgende hadde ordet ved behandlingen av saken: Harald Rønneberg (H), Svein Larsen (AP), Rolf Agnalt (FRP), ordfører Sindre Martinsen-Evje (AP) Saksordfører Svein Larsen fremmet følgende forslag til innstilling: Forslag til planprogram for kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, rv 110 Simo St.Croix og fv 118 ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund» fastsettes med følgende tillegg: 1. Etablering av dobbeltspor i ny korridor må forutsette at eksisterende jernbanespor ikke lenger skal benyttes til jernbaneformål. Planlegging av nytt dobbeltspor må derfor ivareta alle funksjoner knyttet til framtidig jernbanedrift. Kommunedelplanen må sette klare tidsfrister for når eksisterende spor skal frigis. 2. Dobbeltsporet må medføre minst mulig barrierevirkning i by- og nærmiljøområdene. Løsninger som ivaretar gode bomiljøer og muligheter for byutvikling på tvers av dobbeltsporet må prioriteres høyt. Dette kan være tunneler, kulverter og over- og underganger. 3. Planarbeidet skal legge vekt på å finne løsninger med minst mulig negative konsekvenser for kulturminnene, spesielt i området ved Sarpsfossen. Representanten Harald Rønneberg (H) fremmet følgende forslag på vegne av Høyre og Fremskrittspartiet: 1. Forslaget til planprogram med konsekvensutredning InterCity fastsettes ikke. 2. Sarpsborg kommune ber om at det utarbeides et nytt planprogram for en kommunedelplan med to alternative InterCity-løsninger: En løsning med direkte linje fra Råde til Sarpsborg og videre til Halden, med et sidespor til Fredrikstad (Konseptvalgutredningens alternativ 4F). En løsning med linje innom alle bysentraene Moss, Fredrikstad, Sarpsborg og Halden (Konseptvalgutredningens alternativ 4B). 3. Som del av løsningen med direkte linje fra Råde til Sarpsborg må det vurderes/utredes om eksisterende jernbanespor skal benyttes til bybane/jernbaneformål 4. Som saksordførers punkt 2 5. Som saksordførers punkt 3 Votering Punkt 1, 2 og 3 i forslaget fra Høyre og Fremskrittspartiet ble satt opp mot punkt 1 i forslaget fra saksordfører. Punkt 1 i saksordførers forslag ble vedtatt med 6 mot 4 stemmer. (Mindretallet H 2, FRP 2) Punkt 2 og 3 i saksordførers forslag ble enstemmig vedtatt. 10
Formannskapets innstilling Forslag til planprogram for kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, rv 110 Simo St.Croix og fv 118 ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund» fastsettes med følgende tillegg: 1. Etablering av dobbeltspor i ny korridor må forutsette at eksisterende jernbanespor ikke lenger skal benyttes til jernbaneformål. Planlegging av nytt dobbeltspor må derfor ivareta alle funksjoner knyttet til framtidig jernbanedrift. Kommunedelplanen må sette klare tidsfrister for når eksisterende spor skal frigis. 2. Dobbeltsporet må medføre minst mulig barrierevirkning i by- og nærmiljøområdene. Løsninger som ivaretar gode bomiljøer og muligheter for byutvikling på tvers av dobbeltsporet må prioriteres høyt. Dette kan være tunneler, kulverter og over- og underganger. 3. Planarbeidet skal legge vekt på å finne løsninger med minst mulig negative konsekvenser for kulturminnene, spesielt i området ved Sarpsfossen. Behandling i Formannskapet 06.12.2016 Saken ble tatt opp til ny behandling da det ved behandlingen i Formannskapets møte den 24.11.2016 ikke var innkalt vararepresentant for Linda M. Engsmyr (AP) som ble erklært inhabil. ***** Varaordfører Linda Engsmyr (AP) ba om å bli erklært inhabil ved behandlingen av saken. Formannskapet ga enstemmig tilslutning til at hun erklæres inhabil iht. forvaltningsloven 6 b - og hun fratrådte ved behandlingen av habilitetsspørsmålet og ved behandlingen av saken. Vararepresentant Annar Hasle (KRF) tiltrådte ved behandlingene. Følgende hadde ordet ved behandlingen av saken: Svein Larsen (AP), Harald Rønneberg (H), Stig Hansen (AP), Stein Erik Westlie (FRP) Saksordfører Svein Larsen fremmet følgende forslag til innstilling: Forslag til planprogram for kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, rv 110 Simo St.Croix og fv 118 ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund» fastsettes med følgende tillegg: 1. Etablering av dobbeltspor i ny korridor må forutsette at eksisterende jernbanespor ikke lenger skal benyttes til jernbaneformål. Planlegging av nytt dobbeltspor må derfor ivareta alle funksjoner knyttet til framtidig jernbanedrift. Kommunedelplanen må sette klare tidsfrister for når eksisterende spor skal frigis. 2. Dobbeltsporet må medføre minst mulig barrierevirkning i by- og nærmiljøområdene. Løsninger som ivaretar gode bomiljøer og muligheter for byutvikling på tvers av dobbeltsporet må prioriteres høyt. Dette kan være tunneler, kulverter og over- og underganger. 3. Planarbeidet skal legge vekt på å finne løsninger med minst mulig negative konsekvenser for kulturminnene, spesielt i området ved Sarpsfossen. 4. Det må legges vekt på jordvern og eksisterende kulturlandskap i planarbeidet. Representanten Harald Rønneberg (H) fremmet følgende forslag på vegne av Høyre, Fremskrittspartiet og Kristelig Folkeparti: 1. Forslaget til planprogram med konsekvensutredning InterCity fastsettes ikke. 2. Sarpsborg kommune ber om at det utarbeides et nytt planprogram for en kommunedelplan med tre alternative InterCity-løsninger: - En løsning med direkte linje fra Råde til Sarpsborg og videre til Halden, med et sidespor til Fredrikstad (Konseptvalgutredningens alternativ 4F). - En løsning med direkte linje fra Råde retning Rolvsøy og Halden. Ny stasjon på Rolvsøy. Samtidig oppgradering av eksisterende spor. (Omtalt som 4E i Konseptvalgutredningen) 11
- En løsning med linje innom alle bysentraene Moss, Fredrikstad, Sarpsborg og Halden (Konseptvalgutredningens alternativ 4B). 3. Som del av løsningen med direkte linje fra Råde til Sarpsborg, (4F) og Rolvsøyalternativet, (4E) må det vurderes/utredes om eksisterende jernbanespor skal benyttes til bybane/jernbaneformål. 4. Som saksordførers punkt 2 5. Som saksordførers punkt 3 6. Som saksordførers punkt 4 Votering Punkt 1 i forslaget fra saksordfører ble satt opp mot punkt 1, 2 og 3 i forslaget fra Høyre, Fremskrittspartiet og Kristelig Folkeparti. Saksordførers forslag ble vedtatt med 6 mot 5 stemmer. (Mindretallet H 3, FRP 1, KRF 1) Punkt 2 i saksordførers forslag ble enstemmig vedtatt. Punkt 3 i saksordførers forslag ble enstemmig vedtatt. Punkt 4 i saksordførers forslag ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling Forslag til planprogram for kommunedelplan med konsekvensutredning for InterCity dobbeltspor Fredrikstad Sarpsborg, rv 110 Simo St.Croix og fv 118 ny Sarpsbru med eventuell omlegging av rv 111 øst for Hafslund» fastsettes med følgende tillegg: 1. Etablering av dobbeltspor i ny korridor må forutsette at eksisterende jernbanespor ikke lenger skal benyttes til jernbaneformål. Planlegging av nytt dobbeltspor må derfor ivareta alle funksjoner knyttet til framtidig jernbanedrift. Kommunedelplanen må sette klare tidsfrister for når eksisterende spor skal frigis. 2. Dobbeltsporet må medføre minst mulig barrierevirkning i by- og nærmiljøområdene. Løsninger som ivaretar gode bomiljøer og muligheter for byutvikling på tvers av dobbeltsporet må prioriteres høyt. Dette kan være tunneler, kulverter og over- og underganger. 3. Planarbeidet skal legge vekt på å finne løsninger med minst mulig negative konsekvenser for kulturminnene, spesielt i området ved Sarpsfossen. 4. Det må legges vekt på jordvern og eksisterende kulturlandskap i planarbeidet. Behandling i Bystyret 07.12.2016 Representanten Anny-Guro Bjørnstad Gustavsen (SP) ba om å bli erklært inhabil ved behandlingen av saken. Representanten fratrådte ved behandlingen av habilitetsspørsmålet og vararepresentant Helge Skår (SP) tiltrådte ved behandlingen. Kommuneadvokaten har vurdert habilitetsspørsmålet og gitt følgende tilrådning: En part er etter forvaltningsloven 2, bokstav e en person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. Planene berører direkte hennes eiendom slik at hun må anses å ha partsstatus i saken. Det vurderes slik at hun vil bli inhabil etter 6, 1. ledd bokstav a så fremt hun treffer avgjørelse i saken eller tilrettelegger grunnlaget for avgjørelse. Ved at bystyret skal vedta planprogrammet er det relativt klart at hun i egenskap av bystyremedlem er med på å tilrettelegge grunnlaget/treffer avgjørelse, og følgelig bør fratre som inhabil. Habilitetsspørsmålet avgjøres på vanlig måte av bystyret selv, se forvaltningsloven 8, 2. Bystyret ga enstemmig tilslutning til at representanten Anny-Guro Bjørnstad Gustavsen (SP) ble erklært inhabil iht. forvaltningslovens 6, 1 ledd bokstav a. Vararepresentant Helge Skår (SP) deltok ved behandlingen av saken. ****** 12
Saksordfører Svein Larsen (AP) orienterte om saken. Følgende hadde ordet ved behandlingen av saken: Ståle Solberg (KRF), Ann-Hege Indrevoll (H), ordfører Sindre Martinsen-Evje (AP), Harald Rønneberg (H), Kai Roger Hagen (valgt inn for FRP-nå uavh. repr.), Chiga Bisimwa Nyamugira (AP), Fredrik Bjørnebekk-Waagen (AP), Steinar Haakenstad (AP), Marit Kildedal (H), Annar Hasle (KRF), Svein Larsen (AP), rådmann Unni Skaar, Andreas Brännström (FRP), Sofie Tømmerås Lyshagen (valgt inn for AP-nå uavh. repr), Kristine Gustavsen (SV), Stein Erik Westlie (FRP) Representanten Ann-Hege Indrevoll (H) fremmet følgende forslag på vegne av Høyre, Fremskrittspartiet, Kristelig Folkeparti, Miljøpartiet De Grønne, Pensjonistpartiet, Venstre og Kai Roger Hagen (valgt inn for FRP-nå uavhengig repr.): 1. Forslaget til planprogram med konsekvensutredning InterCity fastsettes ikke. 2. Sarpsborg kommune ber om at det utarbeides et nytt planprogram for en kommunedelplan med tre alternative InterCity-løsninger: - En løsning med direkte linje fra Råde til Sarpsborg og videre til Halden, med et sidespor til Fredrikstad (Konseptvalgutredningens alternativ 4F). - En løsning med direkte linje fra Råde retning Rolvsøy og Halden. Ny stasjon på Rolvsøy. Samtidig oppgradering av eksisterende spor. (Omtalt som 4E i Konseptvalgutredningen) - En løsning med linje innom alle bysentraene Moss, Fredrikstad, Sarpsborg og Halden (Konseptvalgutredningens alternativ 4B). 3. Som del av løsningen med direkte linje fra Råde til Sarpsborg, (4F) og Rolvsøyalternativet, (4E) må det vurderes/utredes om eksisterende jernbanespor skal benyttes til bybane/jernbaneformål. 4. Som saksordførers punkt 2 5. Som saksordførers punkt 3 6. Som saksordførers punkt 4 Gruppeleder for Arbeiderpartiet ba om å få avholde gruppemøte. Dette ble innvilget. Det ble avholdt to gruppemøter. Gruppeleder for Høyre ba om å få avholde gruppemøte. Dette ble innvilget. Representanten Svein Larsen (AP) fremmet følgende forslag: Saken utsettes. I forkant av neste behandling av saken vurderer rådmannen konsekvensene av fellesforslaget fra Høyre, Fremskrittspartiet, Kristelig Folkeparti, Miljøpartiet De Grønne, Venstre, Pensjonistpartiet og Kai Roger Hagen (valgt inn for FRP-når uavh. repr.) Votering Utsettelsesforslaget ble vedtatt med 22 mot 21 stemmer. (Mindretallet H 7, FRP 5, KRF 2, MDG 1, PP 1, V 1, SP 1, AP 1, valgt inn for AP-nå uavh. repr. 1, valgt inn for FRP-nå uavh. repr. 1) Bystyrets vedtak Saken utsettes. I forkant av neste behandling av saken vurderer rådmannen konsekvensene av fellesforslaget fra Høyre, Fremskrittspartiet, Kristelig Folkeparti, Miljøpartiet De Grønne, Venstre, Pensjonistpartiet og Kai Roger Hagen (valgt inn for FRP-når uavh. repr.) NB! Nye vedlegg er lagt til i saken ifbm. ny behandling i bystyret 02.03.2017. 13
Sak 4/17 Revidering av innkjøpsreglement - Sluttbehandling Arkivsak-dok. 15/06049-10 Saksbehandler Oddveig Åsegg Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 2015-2019 16.02.2017 8/17 2 Bystyret 2015-2019 02.03.2017 4/17 Saken er fremmet etter prinsippet om fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Håvard Qvam, rådgiver enhet eiendom. Saksordfører: Trine Jørgensen Vedlegg: Gjeldende innkjøpsreglement Forslag til anskaffelsesstrategi Forslag til nytt anskaffelsesreglement Lenke til Ny anskaffelseslov Lenke til Ny anskaffelsesforskrift Lenke til Ny forsyningsforskrift Lenke til Ny konsesjonskontraktforskrift Lenke til Ny forskrift om plikt til å stille krav om lærlinger i off. kontrakter Lenke til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Underveismeldingen behandlet i formannskapet 15.12.2016 sak 153/16 Notat - tiltakspakke mot sosial dumping og bruk av lærlinger i forhold til nytt regelverk. Sammendrag: Rådmannen fremmer forslag til nytt anskaffelsesreglement og anskaffelsesstrategi. Dette gjøres med bakgrunn i endret nasjonalt anskaffelsesregelverk gjeldende fra 1.1.2017. Det er gjort en rekke forenklinger i dette, samtidig som regelverket nå setter tydeligere rammer for det offentliges ivaretagelse av samfunnsansvar ved anskaffelser. Den største forenklingen er at den nasjonale kunngjøringsterskelen heves. Følgende foreslås: - Anskaffelsesstrategi med overordnede mål og strategier for alle faser ved alt anskaffelsesarbeid i kommunen - Anskaffelsesreglement med fokus på anskaffelser under nasjonale terskelverdier og forhold for motvirkning av sosial dumping og fremme bruken av lærlinger. - Gjeldende innkjøpsreglement oppheves samtidig som nytt reglement og strategi vedtas I tillegg til strategien og reglementet vil det, som i dag, være prosedyrer og rutiner på administrativt nivå. Utredning: Endringer i anskaffelsesregelverket Siden forenklingsutvalget la fram sin NOU 4:2014 i juni 2014, har Nærings- og fiskeridepartementet arbeidet med revisjon av det nasjonale anskaffelsesregelverket. Det har vært en rekke høringer på ulike forslag til endringer siden juni 2014. Ny anskaffelseslov ble vedtatt i Stortinget i juni og ble publisert 17.6.2016. Nye forskrifter som følger av ny lov ble offentliggjort 18.8.2016. Det nye regelverket gjelder fra 1.1.2017. 14
Det nye regelverket må leses i sammenheng med forarbeidene, departementets høringsnotater og Næringskomiteens innstilling til ny lov, for å forstå hvordan det skal tolkes. De videre vurderingene i denne sluttbehandlingen er basert på disse samlet sett. Bakgrunnen for endringene i nasjonalt regelverk er dels tre nye EU-direktiver som skal innføres i norsk rett, dels ønske om forenklinger i den nasjonale delen av regelverket, og dels ønske om endringer i håndhevelsesreglene. Det er gjort en rekke forenklinger, samtidig som regelverket nå setter tydeligere rammer for det offentliges ivaretagelse av samfunnsansvar ved anskaffelser. Den største forenklingen er at den nasjonale kunngjøringsterskelen heves. Hovedtrekkene i endringene i ny anskaffelseslov med forskrifter er: a. Den nasjonale terskelverdien øker fra 500 000 kroner til 1,1 millioner kroner. b. Det innføres enklere og mer fleksible regler for helse- og sosialtjenester, samtidig som det er først anskaffelser over 6,3 millioner som må kunngjøres c. Forsyningsforskriften vil igjen gjelde for kommunens arbeider med vann- og avløpsrensing og ledningsnett. Nedre grense for pliktig kunngjøring for bygge- og anleggskontrakter innen forsyningssektorene er 44 millioner kroner ekskl. mva. d. Kommunene skal ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter. Offentlige kontrakter skal fremme hensyn til arbeidsforhold og sosiale forhold, forutsatt at kravene og kriteriene har tilknytning til leveransen e. Kommunen skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Det skal videre stilles krav til universell utforming både med tanke på publikum og med tanke på egne ansatte f. Det nye regelverket krever at all informasjonsutveksling i forbindelse med konkurranser skal foregå via elektronisk kommunikasjon etter visse regler fra og med 1.7.2018. Det krever at kommuner anskaffer og benytter såkalt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). g. Oppdragsgiver skal stille krav om at leverandørene kan ha maksimalt to ledd i leverandørkjeden under seg når leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider i kontrakter som har en anslått verdi som er lik eller overstiger 1,75 millioner kroner ekskl. mva. Oppdragsgiver kan godta flere ledd i leverandørkjeden dersom det er nødvendig for å sikre tilstrekkelig konkurranse. Det maksimale antallet ledd oppdragsgiveren kan godta, skal angis i anskaffelsesdokumentene. Etter at kontrakten er inngått, kan oppdragsgiveren godta flere ledd dersom det på grunn av uforutsette omstendigheter er nødvendig for å få gjennomført kontrakten. h. Ny forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærlinger i visse kontrakter, hvor kommunen må stille krav om lærlinger når: Kontraktens verdi er over 1,75 mill.kr, har en varighet på mer enn 3 måneder, kontraktens hovedelement omfatter arbeider der det er relevant å benytte arbeidskraft med fag- eller svennebrev, kravet ikke er uforholdsmessig i den konkrete kontrakten, og det er særlig behov for læreplasser i den aktuelle bransje. i. Forholdsmessighet har kommet inn som et nytt prinsipp i tillegg til hensynet til høy integritet, likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet. Omfanget av kommunens anskaffelser Foreløpige regnskapstall viser at Sarpsborg kommune kjøpte varer og tjenester til driften for ca. 913 millioner kroner i 2016. Driftskjøp favner et vidt spekter som eksempelvis utgifter til 15
inventar og utstyr, oppvarming og drivstoff, medikamenter og medisinsk forbruksmateriell, undervisningsmateriell og matvarer. Som eksempler på tjenestekjøp kan nevnes ulike driftog vedlikeholdsavtaler innen IT, serviceavtaler, renovasjonstjenester, veterinærvakttjenester, kjøp av avlastnings- og omsorgsplasser, vedlikehold av bygg, og konsulenttjenester av ulike slag. Det store omfanget og vide spekteret av varer og tjenester kommunen kjøper inn årlig indikerer at kommunen bør ha overordnede strategier og mål for anskaffelsesarbeidet. I arbeidet er forslag og innspill fra Arbeiderpartiet og Høyre vurdert, se behandlingen av underveismeldingen sak 153/16 i FS 15.12.2016. Anskaffelsesstrategi Rådmannen ser at endringene i anskaffelsesregelverket samlet sett øker behovet for en politisk vedtatt overordnet anskaffelsesstrategi for Sarpsborg kommune. Formålet med en anskaffelsesstrategi er etter rådmannens syn å sette premisser og mål for gode og profesjonelle anskaffelsesprosesser i Sarpsborg kommune. Den skal sammen med et tilhørende anskaffelsesreglement, bidra til god økonomistyring, god internkontroll og god kontraktsoppfølging. Videre skal det sette målene for anskaffelsesarbeidet i sammenheng med de overordnede målene og verdiene kommunen har. I tillegg til strategien og reglementet vil det, som i dag, være prosedyrer og rutiner på administrativt nivå. Ordet «innkjøp» foreslås byttet ut med «anskaffelse» for å tydeliggjøre at strategien gjelder alle faser, og ikke bare selve innkjøpet I utkast til anskaffelsesstrategi er bystyrets hovedoppgave å sette mål, fastsette rammebetingelser, tildele ressurser, gi ansvar, og evaluere om tiltakene har gitt ønsket effekt. Forslag til overordnede strategier og mål Forslaget til overordnet strategi for anskaffelsesarbeidet i Sarpsborg er basert på kommunens verdisett, Framtidsrettet, Åpen, Respektfull, Troverdig (FÅRT), og kommunens viktigste planer: «Sarpsborg kommune gjør gode, framtidsrettede, verdiskapende og bærekraftige anskaffelser» Videre foreslår rådmannen følgende mål med utgangspunkt i de ulike fasene i anskaffelsesarbeidet: a) Sarpsborg kommune skal definere behov på en måte som også ivaretar morgendagens brukere b) Sarpsborg kommune skal gjøre relevante og gode avveininger av kvalitet, miljøhensyn og kostnadene ved anskaffelsen c) Sarpsborg kommune skal gjennomføre effektive og profesjonelle anskaffelsesprosesser d) Sarpsborg kommune skal følge opp kontrakter på en profesjonell måte, og samtidig ha fokus på samfunnshensyn e) Sarpsborg kommune skal legge vekt på systematisk læring og forbedring i anskaffelsesarbeidet Anskaffelsesreglement I det nasjonale regelverket er grensene for pliktig kunngjøring (s.k. terskelverdier) hevet fra 500 000 kr. til henholdsvis 1,1 mill. kr, 6,3 mill. kr og 44 mill. kr avhengig av anskaffelsens innhold og omfang. Under disse terskelverdiene er det etter nasjonalt regelverk i hovedsak 16
bare de grunnleggende prinsipper som gjelder. Anskaffelser med total verdi under 100 000 kr er nå helt unntatt nasjonalt regelverk. For å kunne tilfredsstille kravet til gode anskaffelsesprosesser, god økonomistyring og internkontroll foreslår rådmannen i hovedsak å videreføre beløpsgrenser slik eksisterende innkjøpsreglement legger opp til, men på en måte som hensyntar det nye forholdsmessighetsprinsippet i lovverket. I forslagets punkt 6 foreslås det derfor 3 trinn, hvor 100 000,- kr og 600 000,- kr utgjør verdigrensene mellom trinnene. Kravet til prosedyrer øker i takt med verdien på trinnene. Rådmannen foreslår at anskaffelsesreglementet skal være et supplement til anskaffelsesstrategien og anskaffelsesloven med forskrifter, og derfor skal ha fokus på anskaffelsene under terskelverdiene, jf. forslagets punkt 1. Ordet «innkjøp» forslås byttet ut med «anskaffelse» slik som i anskaffelsesstrategien. Det foreslås at følgende viktige prinsipper skal gjelde -, jf. forslagets punkt 5: - Alle anskaffelser gjennomføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og i henhold til kommunens anskaffelsesstrategi. - Alle anskaffelser utføres i henhold til Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer, administrative rutiner, prosedyrer og verktøy for anskaffelsesarbeidet. - Alle anskaffelser skal være basert på konkurranse. - Alle anskaffelser skal ivareta hensynet til høy integritet, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. Videre foreslår rådmannen at anskaffelsesreglementet inneholder tiltak for motvirkning av sosial dumping og bruk av lærlinger, jf. forslagets punkt 7 og vedlegg 1. Rådmannen foreslår at disse punktene skal gjelde for alle kontrakter som omfattes av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, og forskrift om plikt til å stille krav om lærlinger, og skal stilles som kontraktkrav utover de krav som nevnte forskrifter angir. I praksis foreslås tiltakspakken for motvirkning av sosial dumping og økt bruk av lærlinger av 24.9.2015 flyttet inn i anskaffelsesreglementet, med noen justeringer som følge av nytt regelverk og nasjonale veiledere. Gjennomgangen nedenfor angir hvilke endringer som foreslås. Rådmannen foreslår at eksisterende innkjøpsreglement oppheves samtidig som nytt anskaffelsesreglement og anskaffelsesstrategi vedtas. Vurdering av vedtatt tiltakspakke opp mot nytt regelverk Rådmannen har foretatt en gjennomgang av tiltakspakken vedtatt 24.9.2015 i forhold til det nye regelverket, se eget vedlegg. I gjennomgangen framgår det at kommunens vedtatte tiltakspakke er nesten identisk med «Telemarksmodellen», som er en forsterket utgave av Skiensmodellen utarbeidet av Telemark fylkeskommune. I konklusjonen foreslås det å endre ordlyden i tiltakspakken punkt 5 vedrørende lærlinger og punkt 15 vedrørende antall ledd i kontraktskjeden, slik at punktene blir i samsvar med det nasjonale anskaffelsesregelverket. Videre foreslås det å endre ordlyden i punkt 4 om språkkrav, og punkt 2 om innleie av arbeidskraft slik at de blir i samsvar med Telemarkmodellen. Det er også foreslått enkelte språklige korreksjoner av øvrige punkter i tiltakspakken (for eksempel er benevnelsen «tilbyder» byttet ut med «leverandør» og benevnelsen «byggherre» er byttet ut med «oppdragsgiver»). Forslag til endringer fremkommer av notatet samt av vedlegg 1 til anskaffelsesreglementet. 17
Miljømessige konsekvenser: Føringer for å finne klimavennlige løsninger vil gi positive miljøeffekter på lang sikt. Økonomiske konsekvenser: Ikke vurdert, da det vises til den årlige behandlingen i bystyret av handlingsplan, økonomiplan og årsbudsjett Rådmannens innstilling: Saksordførersak ingen innstilling Behandling i Formannskapet 16.02.2017 Saksordfører Trine Jørgensen orienterte om saken. Følgende hadde ordet ved behandlingen av saken: Rådmann Unni Skaar, Stig Hansen (AP), Harald Rønneberg (H), Svein Larsen (AP) Saksordfører Trine Jørgensen fremmet følgende forslag til innstilling - Anskaffelsesstrategien vedtas. - Anskaffelsesreglementet vedtas med følgende endringer og tillegg i «Vedlegg 1: Kontraktklausuler for motvirkning av sosial dumping og økt bruk av lærlinger» : Punkt 4 siste setning: «Dersom det er arbeidstagere på byggeplassen som ikke forstår norsk, er det leverandørs ansvar at disse får sikkerhetsinstruksjoner på et språk de forstår.» byttes ut med: «Ved bruk av flerspråklig arbeidskraft skal leverandørene beskrive tiltak for å unngå at manglende felles språkkunnskaper skal gi økt sikkerhetsrisiko. Spesielt gjelder dette arbeidsoperasjoner med risiko for alvorlige hendelser (ref. Arbeidstilsynets publikasjon best.nr. 615 Forstår du hva jeg sier?). Alle involverte skal ha tilstrekkelig felles språkkunnskap slik at muntlige beskjeder både kan gis og forstås» Punkt 5: Siste setning første avsnitt endres til «Kravet skal oppfylles av Leverandør og en eller flere av hans underleverandører» Punkt 15 endres til: «Oppdragsgiver tillater ikke mer enn ett ledd i kontraktskjeden under leverandør. Oppdragsgiver kan likevel godta ytterligere ett ledd i kontraktskjeden dersom det foreligger en god begrunnelse. Bemanningsforetak etter Arbeidsmiljøloven 14.2 regnes som ett ledd i kontraktskjeden.» Nytt punkt 17: «Dersom det oppstår behov for å fravike «Kontraktklausuler for motvirkning av sosial dumping og økt bruk av lærlinger», fremmes dette for formannskapet» 18