Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30. mai 2013 GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO 2 1
BRUKEN AV NOARK5 3 DAGENS SITUASJON - FAGSYSTEMER Ansvaret for a lage fagsystem uttrekk ligger hos kommunen kommunene har ofte ikke kompetansen som trengs for a lage slike uttrekk Ofte ikke-standardiserte system med ingen dokumentasjon Primærbehovet er a sikre danning, mens bevaring er ofte glemt. Kompetansen til a lage slik uttrekk finnes til en viss grad hos IKAene, men det er varierende i hvilken grad dette er en rolle IKA ønsker a pa ta seg. Omfanget av et slikt arbeid er ukjent og hvordan dette materialet egentlig skal forvaltes i depot er også usikkert. Tilgjengelighet etter avlevering til depot? NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO 4 2
BEVARING AV FAGSYSTEM Bevaringssituasjonen er spesielt kritisk for dokumentasjon i spesialiserte fagsystemer Ingen fagsystemer (eller noark 4 sak/arkivsystem) har hittil har blitt godkjent av Riksarkivaren Det samlede antallet bevarte datauttrekk utgjør om lag ett uttrekk per norske kommune for hele perioden på de 30 årene systemene har vært i bruk Av totalt 666 fagsystemer i Oslo kommune var få av systemene spesifisert med sikte på at det skulle foretas uttrekk av data NXC AS Oslo Ålesund www.nxc.no 5 BRUKSOMRÅDER FOR DOTS Uttrekk fra eldre fagsystem for langtidslagring og tilgjengeliggjøring av data. Digitalisering av papirarkiver Tilgjengelighet Forenklet saksbehandling Frigjøring av plass hos kommunene Mindre slitasje på papirarkivene Langtidsbevaring Noark 5 kjerne for fagsystem og sakbehandlersystem 6 3
NOARK5 FELLESKJERNE 7 DOTS NOARK 5 Fokuserer på standarden en åpen kildekode kjerne for NOARK 5 Støtter alle strukturer i NOARK 5 standarden Databasen er enkel å forstå Opererer på 2 nivåer Deponering Dag til dag arkivdanning NXC supportere, vedlikeholder og videreutvikler 4
DOTS NOARK 5 Avansert søkefunksjonalitet Full tekst søk Amazon stil på søkeforslag Søkeforslag for alle databasefelt Muligheter for å indeksere ulike typer dokumenter Skalérbar HVORDAN ER NOARK 5-STANDARDEN FULGT I DOTS? 10 5
FORDELER MED ÅPEN KJERNE Kommunene/IKA tar eierskap til sine egne arkivsystemer og data Ytelse > 263 000 saker/time Fleksibilitet Kostnadseffektivt (ingen lisenser, kan dele på kostnader for utvikling) Sikrer NOARK5 for alle fagsystemer Felles innlogging Felles søkemotor Integrasjon mot depotsystemer 11 NXC OG ARKIV Vår visjon: Gjøre alt av dokumenter søkbare for publikum Ta vare på historien for fremtiden Supportere og vedikeholde dotskjernen Hovedutfordringer Store mengder gamle dokumenter er enten på papir eller innlåst i gamle saksbeh-/fagsystemer (behov for kostnadseffektive løsninger for dette skippertaket ) Daglig produksjon av dokumenter i mange fagsystemer er ikke koblet med en NOARK5 kjerne Mengden av ikke-tilgjengelige dokumenter øker hver dag 12 6
DIGITALISERING AV PAPIRARKIV 13 14 7
DOCUMASTER SKANNING 100% webbasert skanningløsning Lagrer dataene i ønsket noark5 struktur Avanserte søkefunksjonalitet Full tekst søk Amazon stil på søkeforslag Søkeforslag for alle databasefelt Muligheter for å indeksere ulike typer dokumenter Skalérbar 3 LAGS ARKITEKTUR 16 8
PROSESS DOCUMASTER I PRAKSIS 18 9
SAMARBEIDSPROSJEKT SKANNING OG INNSYN 1. Samarbeidsprosjekt mellom IKA Trøndelag, Trondheim kommune, Klæbu kommune, Malvik kommune og NXC AS 2. Digitalisering av byggesakarkiv 1. Registrering 2. Skanning 3. OCR 4. Lagring i åpen noark 5 kjerne 5. Innsyn 19 DEMO http://dots.documaster.com/noark/byggesak Brukernavn: admin Passord: publish Dersom du vil teste det for din kommune, klikk på Admin og endre kommunenummeret. NXC AS Oslo Ålesund www.nxc.no 20 10
NXC AS Industrigata 36 0357 Oslo Norge Christian Lundvang Daglig leder 41 08 40 83 cl@nxcgroup.com 11