Sammenslåing av Vestfold og Telemark fylkeskommune Prosjektplan Oppdatert 15.06.2018 1
1. Grunnlaget for en ny region, mål og ambisjoner 1.1 Grunnlaget for en ny region Endringene i det regionale folkevalgte nivået skal utløse vekstpotensialet og styrke vekstkraften i den enkelte region og gi merverdi for innbyggere og næringsliv. I mange sammenhenger vil en enkelt geografisk enhet være for liten eller utilstrekkelig til å nå fram i konkurransen om etableringer, investeringer og arbeidskraft. Tilgangen til og tilfanget av et arbeidsmarked, kunnskapsmiljøer og et næringsliv med tilstrekkelig bredde og innovasjonskraft forutsetter en viss geografisk størrelse og bredde. Vestfold og Telemark har som region en rekke felles utfordringer og muligheter, bl.a. når det gjelder næringsutvikling og samferdsel. Dette er utfordringer og muligheter som krever regional samordning og som enkeltaktører vanskelig kan få til hver for seg. Sammenslåingen av Vestfold og Telemark gir en region som i større grad samsvarer med endrede transportmønstre og næringsstrukturer, som i sterkere grad vil kunne påvirke samfunnsutviklingen. Det gir muligheter til bedre regional tilpasning av offentlige virkemidler, bedre samordning for mer helhetlige løsninger. Det skal samtidig gi bedre tjenesteproduksjon gjennom større bredde i fagmiljøene, større muligheter for spesialisering og mindre sårbarhet. 1.2 Mål og ambisjoner I forhandlingene om en avtale om sammenslåing har følgende mål og ambisjoner vært en del av grunnlaget. Disse er ikke politisk vedtatt. Det vil i løpet av 2018 bli utviklet et strategidokument for den nye fylkeskommunen. Bærekraftig vekst: Økt vekstkraft og sysselsetting i alle deler av regionen Utdanning og arbeid er avgjørende forutsetninger for gode levekår og folkehelse. Flere unge må få en bedre inngang til voksenlivet. Vekstkraften skal utvikles ved å mobilisere næringsliv, innbyggere, FoUinstitusjoner og offentlig virksomhet i et tett samarbeid. Bedre infrastruktur: Flere skal nå et større arbeidsmarked Flere valgmuligheter på arbeidsmarkedet krever bedre veger og raskere/hyppigere kollektivtransport. Ny infrastruktur og utbedringer av den gamle skal binde regionen sammen og åpne regionen for verden utenfor. Attraktive samfunn: Flere skal kunne bo på steder med gode bo- og oppvekstmiljøer og et rikt kulturtilbud Attraktive lokalsamfunn i byene og distriktene krever trivelige bomiljøer, tilgang til et variert tilbud av arbeidsplasser og et interessant kulturtilbud lokalt og regionalt. 1.3 10 ambisjoner for den nye regionen Større utviklingskraft: 2
Styrke verdiskapingen i regionen ved å videreutvikle samspillet mellom næringsliv, FoUmiljøer og myndigheter. Regionen skal ta en større andel av veksten på sentrale Østlandet og bidra til å redusere trengselskostnader i Oslo-regionen. Regionen skal bli ledende på helhetlig kompetanseutvikling. Næringsliv og elever skal oppleve at kommuner og fylkeskommunen ser utdanningsløpet fra barnehage til høgskole i sammenheng. Tettere regional integrasjon: Arbeidstakere skal kunne nå flere attraktive arbeidsplasser innenfor rimelig pendlingsavstand. En fortsatt utvikling av veg- og jernbanetilbudet er avgjørende for å skape ett attraktivt boog arbeidsmarked og tilgang til viktige tjenester. By og distrikt skal spille hverandre gode. Det skal planlegges for en framtidsrettet by- og tettstedsutvikling, aktivt kulturliv og levedyktige distrikter. Mer åpenhet mot omverden: Internasjonal orientering og effektive innfallsporter utenlands og nasjonalt (Torp og havnene i Larvik og Grenland) En ny forbindelse Vestfoldbanen Sørlandsbanen vil binde sammen sentrale Østlandet og Sørlandet samt øke samarbeidet med næringsliv, FoU-miljø og myndigheter sørover. Mer effektiv forvaltning og bedre tjenester: Stordriftsfordelene skal utnyttes slik at det frigjøres administrative økonomiske ressurser til videreutvikling av tjenestene. Brukerne skal oppleve et tettere og mer forpliktende samarbeid mellom den nye fylkeskommunen på den ene siden og kommunene og regionale statsetater på den andre. Brukerne skal kunne nytte langt flere digitale tjenester, og digital dialog med den nye fylkeskommunen skal være naturlig og effektiv. I tillegg skal den nye fylkeskommunen sikre at nye oppgaver som måtte bli overført det regionale nivået blir håndtert på en måte som bidrar til mer helhetlige løsninger og mer samordnet ressursbruk, basert på regionale forutsetninger og muligheter. 2. Viktige verdier i sammenslåingsprosessen Erfaringer fra kommune- og fylkeskommunesammenslåinger (Trøndelag) er samlet i KMD-veilederen «Etablering av nye kommuner og fylkeskommuner». Denne er relevant for svært mange som skal arbeide med sammenslåingsprosjektet (se særlig oppsummeringen i 20 punkter). En gjennomgang av gruppearbeid og plenumsdiskusjoner på ledersamlingen i Horten høsten 2017 viser at følgende faktorer (som delvis hører sammen) pekes på som særlig kritiske for å kunne nå positive resultater i sammenslåingsprosessen: a) Felles forståelse av overordnede mål og gevinster ved sammenslåingen. Det bidrar til å vise retning i forkant av de ulike arbeidsoppgavene, gir ett grunnlag for utformingen av organiseringen og kan skape begeistring. 3
b) God kommunikasjon mellom alle relevante parter gjennom hele sammenslåingsprosessen. (Informasjon er envegs, men viktig forutsetning for gjensidig kommunikasjon og involvering). c) Involvering av ansatte i alle faser av sammenslåingsprosessen og på tvers av de to fylkeskommunene. Det forutsetter blant annet en tydelig prosjektplan med klare bestillinger til grupper/personer. På grunnlag av dette skal følgende verdier ivaretas i sammenslåingsprosessen: Ivareta god medvirkning i prosessen Sikre en ryddig og forutsigbar prosess i omstillingen Skape felles plattform og spilleregler for organisasjonsendring Bidra til trygghet i arbeidsforholdet under omstillingsarbeidet 3. Organisering ansvar og roller i sammenslåingsprosjektet Fellesnemnd Fellesnemnda er sammensatt av 18 medlemmer fra Vestfold og 16 medlemmer fra Telemark. Fylkesordfører i Vestfold er leder i fellesnemnda. Fylkesordfører i Telemark er nestleder. Fellesnemnda er gitt følgende mandat (reglement): 1. KONSTITUERING OG FUNKSJONSPERIODE A. Fellesnemnda konstituerer seg selv og velger selv leder og nestleder. B. Fellesnemndas funksjonsperiode varer fram til konstituering av fylkestinget i Vestfold og Telemark fylkeskommune etter fylkestingsvalget høsten 2019 C. Lederen i fellesnemnda kaller sammen til konstituerende møte i det nye fylkestinget høsten 2019. Leder av fellesnemnda leder møtet fram til ny fylkesordfører er valgt. 2. FELLESNEMNDAS OPPGAVER I FØLGE INNDELINGSLOVEN A. Fellesnemnda skal samordne og forberede iverksettingen av sammenslåingen fram til konstituering av nytt fylkesting i det nye fylket. Herunder ligger ikke styringen av den daglige driften i de to fylkeskommunene fram til sammenslåingstidspunktet. B. Fellesnemnda har ansvaret for det forberedende arbeidet med budsjettet for 2020 samt økonomiplanen. C. Fellesnemnda skal gi uttalelse til departementet om årsbudsjettene for 2019 for de to fylkeskommunene. D. Hver av fylkeskommunene har ansvar for sin drift frem til sammenslåingen. Saker av prinsipiell eller stor økonomisk betydning for Vestfold og Telemark fylkeskommune, bør likevel, i henhold til bestemmelsene i reglementet her, drøftes i fellesnemnda før vedtak fattes i vedkommende fylkeskommune. 3. FELLESNEMNDAS FULLMAKTER Fellesnemnda skal ta avgjørelser i prinsipielle saker knyttet til sammenslåingsprosessen: 4
A. Velger medlemmer til arbeidsutvalget, partssammensatt utvalg og eventuelle andre utvalg og vedtar reglement for utvalgene samt reglement for arbeidsvilkårene for fylkets politikere. B. Ansetter prosjektleder for omstillingsprosessen, som senere blir fylkesrådmann i det nye fylket fra 1.1.2010. C. Ansetter revisor for den nye fylkeskommunen. D. Utformer og fatter vedtak av hovedmodell for politisk organisering i den nye fylkeskommunen etter formannskapsmodellen. E. Godkjenner prosjektplan inkludert omstillingsdokument, kommunikasjonsplan, budsjett, for sammenslåingsprosessen og eventuelle andre planer for gjennomføringen av omstillingsprosessen F. Godkjenner strategidokument med overordnede ambisjoner og mål for det politiske arbeidet i fellesnemnda og i det nye fylkestingets første år. Fellesnemnda kan også utarbeide planer/strategier på andre felt fellesnemnda finner nødvendig. G. Kan inngå avtaler på vegne av den nye fylkeskommunen H. Kan videredelegere myndighet til prosjektleder. I. Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt fylkesting er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til, avgjøres av alminnelig flertall. 4. SAKSFORBEREDELSE Prosjektleder forbereder og innstiller til fellesnemnda, partssammensatt utvalg og arbeidsutvalget. Prosjektleder har møte- og talerett i fellesnemnda, partssammensatt utvalg og arbeidsutvalget. Fullmakt til fylkesordførerne Det etableres ikke et arbeidsutvalg. Fylkesordførerne får delegert fullmakt til mellom møtene i fellesnemda å fatte beslutninger av praktisk og begrenset politisk karakter. Partssammensatt utvalg Det er etablert et partssammensatt utvalg sammensatt av 10 politikere og 8 tillitsvalgte. Partssammensatt utvalg skal behandle saker som gjelder forholdet mellom den nye fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte, jf Hovedavtalen 4. Partssammensatt utvalg skal uttale seg i saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med den nye fylkeskommunen. 5
Temakomiteer Det er etablert seks temakomiteer innenfor følgende temaområder: - Politisk organisering/fylkesvåpen - Samfunnsutviklerrollen - Samferdsel - Videregående opplæring - Kultur - Eierskap Temakomiteene er gitt nærmere definerte mandat. Prosjektledelse De to fylkesrådmennene har i fellesskap fått rollen som prosjektleder fram til ny prosjektleder/ påtroppende fylkesrådmann er på plass. Ny prosjektleder/påtroppende fylkesrådmann tiltrer 1.august. Rådgivere/koordinatorer for prosjektledelsen Hver fylkeskommune stiller minimum en ressurs til koordinering, saksbehandling og rådgivning overfor prosjektlederne Politisk sekretariat Hver av fylkeskommunene stiller en ressurs til disposisjon for politisk sekretariat (sekretær for fellesnemnd og partssammensatt utvalg). Telemark fylkeskommune har sekretariatsleder/sekretær for fellesnemnd og partssammensatt utvalg. Intern administrativ referansegruppe Det er etablert en intern administrativ referansegruppe satt sammen av toppledergruppene, inkl. lederne for HR og økonomi, kommunikasjonslederne, inntil fire hovedtillitsvalgte og de to hovedverneombudene. De to rådgiverne/koordinatorene deltar som sekretærer. Referansegruppen har fått følgende mandat: Referansegruppen skal være et rådgivende organ for prosjektlederne/senere prosjektlederen når det gjelder regionreformen. Gruppen skal kunne gi råd om alle sider ved oppstarten, planleggingen og gjennomføringen av sammenslåingsprosessen samt bidra til forankring av arbeidet i organisasjonen. Oppgavene er blant annet å: - Bidra til å utvikle et forslag til prosjektplan for organisering og gjennomføring av sammenslåingsprosessen - Vurdere løpende status i arbeidet og anbefale eventuelle initiativ - Diskutere og ta initiativ slik at medvirkningen i prosessen blir best mulig - Vurdere jevnlig informasjonen ut til ansatte og hvordan den eventuelt kan formidles - Informere hverandre og påpeke koordineringsbehov når det er nødvendig. Regnskap Regnskapsfunksjonen er lagt til Telemark fylkeskommune. Som revisor for sammenslåingsprosjektet er valgt Telemark Kommunerevisjon IKS. 6
4. Aktiviteter fremdriftsplan Nov/des. 2017 Administrative prosesser Etablering av foreløpig prosjektorganisasjon - Prosjektledelse - Intern referansegruppe - Politisk sekretariat Politiske prosesser Felles fylkesting Fylkestingsbehandling av saker etter Inndelingslovens 25 1. halvår 2018 Etablering av arbeidsgrupper for kartlegging av administrative strukturer, bemanning og kompetanse Sluttføre kartleggingsarbeidet 1.mars utarbeidelse av rapport Utarbeide kommunikasjonsplan Utarbeide grunnlag for en strategiprosess Medarbeidersamtale 1 om hvordan situasjonen oppleves (som del av ordinær medarbeidersamtale) Utrede fremtidig IT-arkitektur for den nye fylkeskommunen Gjennomføre en risikoanalyse med referanse til bl.a. arbeidsmiljøloven. Konstituering av fellesnemnd Behandling av saker - Valg av leder/nestleder - Valg av arbeidsutvalg - Valg av partssammensatt utvalg - Valg av tilsettingsutvalg - Omstillingsdokument - Møteplan - Prosjektplan/budsjett - Strategiprosess - Frikjøp tillitsvalgte - Kommunikasjonsplan - - Oppnevning av temakomiteer - Tilsetting av prosjektleder/fylkesrådmann 2. halvår 2018 Prosjektleder utreder prinsipper for administrativ organisering og utformer avdelingsstrukturen Rekruttering av toppledere, avklares innen 1.1.2019 Behandling av saker - Strategiplan Avklare øvrig organisasjonsstruktur 1. halvår 2019 Forberede budsjettprosess for 2020 Behandling av saker - Budsjettprosess for 2020 Rekruttering av mellomledere, avklares innen 1.3.2019 7
Utarbeide bemanningsplan Medarbeidersamtale 2 kartleggings- og innplasseringssamtale Innplassering av ansatte, avklares innen 1.6.2019 Budsjettprosess - Budsjett 2020/ Økonomiplan 2. halvår 2019 Forberede oppstart av regional planstrategi for den nye fylkeskommunen Behandling av saker - Budsjett for 2020/Økonomiplan 5. Budsjett for sammenslåingsprosjektet 2017 2018 2019 Samlet Administrative møter og 300.000 1.500.000 1.000.000 2.800.000 ledersamlinger Midlertidig grafisk profil 100.000 100.000 Midlertidig nettside 150.000 150.000 Frikjøp tillitsvalgte og 2.400.000 2.400.000 4.800.000 hovedverneombud Rekruttering 250.000 250.000 prosjektleder/fylkesrådmann Lønn 700.000 1.800.000 2.500.000 prosjektleder/fylkesrådmann Politiske møter 550.000 1.500.000 2.050.000 fellesnemnda, partsammensatt utvalg, temakomiteer Felles hovedutvalgsmøter 450.000 450.000 Kommunikasjonstiltak, ref. kommunikasjonsplan 250.000 250.000 Ny grafisk profil og nytt 400.000 400.000 fylkesvåpen Utredning IT-infrastruktur 1.500.000 1.500.000 (frikjøp prosjektleder og konsulentbistand) Konsulentbistand 1.000.000 1.000.000 2.000.000 IT-investeringer 6.250.000 6.250.000 Kommunikasjonstiltak 500.000 1.500.000 2.000.000 Frikjøp ansatte 1.000.000 3.500.000 4.500.000 8
30.000.000 Status regnskap pr. juni 2018: Administrative møter (felles ledersamlinger og kartleggingsarbeidet i 13 arbeidsgrupper) 2017 2018 279.969 1.162.692 Midlertidig grafisk profil 95.000 Midlertidig nettside 129.995 Frikjøp tillitsvalgte og 727.782 hovedverneombud Rekruttering 296.307 prosjektleder/fylkesrådmann Politiske møter 182.939 Konsulentbistand 178.200 279.969 2.772.915 9